Co to jest MIS? Wprowadzenie i definicja

Co to jest MIS?

MIS to wykorzystanie technologii informatycznych, ludzi i procesów biznesowych do rejestrowania, przechowywania i przetwarzania danych w celu wygenerowania informacji, które decydenci mogą wykorzystać do podejmowania codziennych decyzji. Pełna forma MIS to Systemy informacyjne zarządzania. Celem MIS jest wyodrębnianie danych z różnych źródeł i wyciąganie wniosków, które napędzają rozwój firmy.

Potrzeba MIS

Poniżej przedstawiono niektóre uzasadnienia posiadania systemu MIS.

Decydenci potrzebują informacji, aby podejmować skuteczne decyzje. Umożliwiają to systemy informacji zarządczej (MIS).
Systemy MIS ułatwiają komunikację wewnątrz i na zewnątrz organizacji – pracownicy organizacji mają łatwy dostęp do informacji wymaganych do codziennych operacji. Ułatwienia takie jak Short Message Service (SMS) i Email umożliwiają komunikację z klientami i dostawcami z poziomu systemu MIS, z którego korzysta organizacja.
Ewidencjonowanie – systemy informacji zarządczej rejestrują wszystkie transakcje biznesowe organizacji i stanowią dla nich punkt odniesienia.

Składniki MIS

Główne elementy typowego, długiego systemu MIS (systemu informacji zarządczej) to:

Ludzie – osoby korzystające z systemu informatycznego
Dane – dane, które rejestruje system informatyczny
Procedury biznesowe – wprowadzone procedury dotyczące sposobu rejestrowania, przechowywania i analizowania danych
sprzęt komputerowy – zaliczają się do nich serwery, stacje robocze, sprzęt sieciowy, drukarki itp.
Oprogramowanie – są to programy służące do obsługi danych. Należą do nich programy takie jak programy do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, oprogramowanie baz danych itp.

Rodzaje systemów informatycznych

Typ systemu informacyjnego, z którego korzysta użytkownik, zależy od jego poziomu w organizacji. Poniższy diagram przedstawia trzy główne poziomy użytkowników w organizacji i typ systemu informacyjnego, z którego korzystają.

Systemy Przetwarzania Transakcji (TPS)

Ten typ systemu informacyjnego służy do rejestrowania codziennych transakcji biznesowych. Przykładem systemu przetwarzania transakcji jest system punktu sprzedaży (POS). System POS służy do rejestrowania dziennej sprzedaży.

Management Information Systems (MIS)

Systemy informacji zarządczej, w skrócie MIS, służą do kierowania menedżerami taktycznymi w podejmowaniu częściowo ustrukturyzowanych decyzji. Dane wyjściowe z systemu przetwarzania transakcji wykorzystywane są jako dane wejściowe do systemu MIS.

Systemy wspomagania decyzji (DSS)

Systemy wspomagania decyzji są wykorzystywane przez menedżerów najwyższego szczebla do podejmowania częściowo ustrukturyzowanych decyzji. Dane wyjściowe z Systemu Informacji Zarządczej wykorzystywane są jako dane wejściowe do systemu wspomagania decyzji. Systemy DSS pobierają również dane wejściowe ze źródeł zewnętrznych, takich jak obecne siły rynkowe, konkurencja itp.

Ręczne systemy informacyjne a skomputeryzowane systemy informacyjne (MIS)

Dane to krwioobieg każdego podmiotu gospodarczego. Każdy w organizacji potrzebuje informacji, aby podejmować decyzje. System informacyjny to zorganizowany sposób rejestrowania, przechowywania danych i wyszukiwania informacji.

W tej sekcji przyjrzymy się ręcznym systemom informacyjnym i skomputeryzowanym systemom informacyjnym.

Ręczny system informacyjny

Ręczny system informacyjny nie wykorzystuje żadnych urządzeń skomputeryzowanych. Rejestracja, przechowywanie i odzyskiwanie danych odbywa się ręcznie przez osoby odpowiedzialne za system informatyczny.

Poniżej przedstawiono główne elementy ręcznego systemu informacyjnego

Ludzie -Odbiorcami systemu informacyjnego są ludzie
Procedury biznesowe –są to środki wprowadzane, które określają zasady przetwarzania danych, ich przechowywania, analizowania i wytwarzania informacji
Dane -są to rejestrowane transakcje codzienne
System archiwizacji - jest to zorganizowany sposób przechowywania informacji
Raporty –raporty powstają po ręcznej analizie danych ze zbioru i ich skompilowaniu.

Poniższy diagram ilustruje sposób działania typowego ręcznego systemu informatycznego

Zalety i wady ręcznego systemu informacyjnego

Zalety:

Oto zalety ręcznych systemów informatycznych

Opłacalny - jest tańszy w porównaniu do systemu skomputeryzowanego, ponieważ nie ma konieczności zakupu drogiego sprzętu, takiego jak serwery, stacje robocze, drukarki itp.
Elastyczne -zmieniające się wymagania biznesowe można łatwo wdrożyć w procedurach biznesowych i natychmiast wdrożyć

Niedogodności:

Poniżej przedstawiono niektóre wady ręcznego systemu informatycznego.

Czasochłonne –wszystkie wpisy danych muszą zostać zweryfikowane przed złożeniem, jest to czasochłonne zadanie, gdy jest wykonywane przez ludzi. Pobieranie danych z bazy danych również zajmuje dużo czasu
Skłonność do błędu - dokładność danych weryfikowanych i zatwierdzanych przez ludzi jest bardziej podatna na błędy w porównaniu z weryfikacją i walidacją przeprowadzaną przez systemy komputerowe.
Brak zabezpieczeń - bezpieczeństwo systemów ręcznych jest realizowane poprzez ograniczenie dostępu do pokoju plików. Doświadczenie pokazuje, że osoby nieupoważnione mogą łatwo uzyskać dostęp do pomieszczenia z aktami
Powielanie danych –większość działów w organizacji musi mieć dostęp do tych samych danych. W systemie ręcznym często duplikuje się te dane, aby ułatwić dostęp do nich wszystkim autoryzowanym użytkownikom. Wyzwanie pojawia się, gdy te same dane wymagają aktualizacji
Niespójność danych – ze względu na duplikację danych bardzo często zdarza się, że aktualizujesz dane w jednym pliku, a nie aktualizujesz pozostałych plików. Prowadzi to do niespójności danych
Brak kopii zapasowych – jeśli plik zaginie lub zostanie niewłaściwie obsłużony, szanse na odzyskanie danych są prawie zerowe.

Skomputeryzowany system informatyczny

Systemy komputerowe opracowano, aby sprostać wyzwaniom stojącym przed ręcznymi systemami informacyjnymi. Główna różnica między ręcznym a skomputeryzowanym systemem informacyjnym polega na tym, że system skomputeryzowany wykorzystuje kombinację oprogramowania i sprzętu do rejestrowania, przechowywania, analizowania i wyszukiwania informacji.

Zalety i wady skomputeryzowanego systemu informacyjnego (MIS)

Poniżej przedstawiono niektóre wady skomputeryzowanego systemu informacyjnego.

Zalety:

Oto zalety skomputeryzowanych systemów informatycznych

Szybkie przetwarzanie danych i wyszukiwanie informacji – jest to jedna z największych zalet skomputeryzowanego systemu informacyjnego. Przetwarza dane i pobiera informacje w szybszym tempie. Prowadzi to do poprawy obsługi klienta/klienta
Większa dokładność danych – łatwe do wdrożenia kontrole walidacji i weryfikacji danych w systemie komputerowym w porównaniu z systemem ręcznym.
Większe bezpieczeństwo – oprócz ograniczania dostępu do serwera bazy danych, skomputeryzowany system informacyjny może wdrożyć inne mechanizmy kontroli bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie użytkownika, systemy uwierzytelniania biometrycznego, kontrola praw dostępu itp.
Mniejsza duplikacja danych – systemy bazodanowe projektowane są w sposób minimalizujący powielanie danych. Oznacza to, że aktualizacja danych w jednym dziale powoduje automatyczne udostępnienie ich innym działom
Ulepszone systemy tworzenia kopii zapasowych – dzięki nowoczesnej technologii kopie zapasowe można przechowywać w chmurze, co ułatwia odzyskanie danych, jeśli coś stanie się ze sprzętem i oprogramowaniem używanym do przechowywania danych
Łatwy dostęp do informacji – większość dyrektorów przedsiębiorstw musi podróżować i nadal być w stanie podjąć decyzję na podstawie informacji. Sieć i Mobile technologie umożliwiają dostęp do danych z dowolnego miejsca.