Rodzaje systemów informacyjnych: MIS, TPS, DSS, diagram piramidowy

Typowa organizacja jest podzielona na poziom operacyjny, średni i wyższy. Wymagania informacyjne dla użytkowników na każdym poziomie są różne. W tym celu istnieje wiele systemów informatycznych, które obsługują każdy poziom w organizacji.

W tym samouczku omówione zostaną różne typy systemów informatycznych, poziom organizacyjny, który z nich korzysta, oraz cechy charakterystyczne konkretnego systemu informacyjnego.

Schemat piramidy poziomów organizacyjnych i wymagań informacyjnych

Zrozumienie różnych poziomów organizacji jest niezbędne do zrozumienia informacji potrzebnych użytkownikom działającym na poszczególnych poziomach.

Poniższy diagram ilustruje różne poziomy typowej organizacji.

Operapoziom zarządzania

Poziom operacyjny zajmuje się wykonywaniem codziennych transakcji biznesowych organizacji.

Przykładowymi użytkownikami na tym poziomie zarządzania są kasjerzy w punkcie sprzedaży, kasjerzy bankowi, pielęgniarki w szpitalu, pracownicy obsługi klienta itp.

Użytkownicy na tym poziomie podejmują ustrukturyzowane decyzje. Oznacza to, że mają określone zasady, którymi kierują się przy podejmowaniu decyzji.

Na przykład, jeśli sklep sprzedaje towary na kredyt i ma politykę kredytową, która ma ustalony limit pożyczania. Wszystko, czego potrzebuje sprzedawca, aby zdecydować, czy udzielić kredytu klientowi, czy nie, opiera się na bieżących informacjach kredytowych z systemu.

Poziom zarządzania taktycznego

Na tym poziomie organizacji dominują kierownicy średniego szczebla, kierownicy działów, kierownicy itp. Użytkownicy na tym poziomie zazwyczaj nadzorują działania użytkowników na poziomie zarządzania operacyjnego.

Użytkownicy taktyczni podejmują częściowo ustrukturyzowane decyzje. Decyzje są częściowo oparte na ustalonych wytycznych i wezwaniach do osądu. Przykładowo menedżer taktyczny może sprawdzić limit kredytowy i historię płatności klienta i podjąć decyzję o zrobieniu wyjątku w celu podniesienia limitu kredytowego dla konkretnego klienta. Decyzja jest częściowo ustrukturyzowana w tym sensie, że menedżer taktyczny musi wykorzystać istniejące informacje w celu zidentyfikowania historii płatności, która przyniesie korzyści organizacji, oraz dozwolonego procentu wzrostu.

Poziom zarządzania strategicznego

Jest to najwyższy szczebel w organizacji. Użytkownicy na tym poziomie podejmują nieustrukturyzowane decyzje. Menedżerowie wyższego szczebla zajmują się długoterminowym planowaniem organizacji. Wykorzystują informacje od menedżerów taktycznych i dane zewnętrzne, aby kierować nimi podczas podejmowania nieustrukturyzowanych decyzji.

System przetwarzania transakcji (TPS)

Systemy przetwarzania transakcji służą do rejestrowania codziennych transakcji biznesowych organizacji. Są używane przez użytkowników na poziomie zarządzania operacyjnego. Głównym celem systemu przetwarzania transakcji jest udzielanie odpowiedzi na rutynowe pytania, takie jak:

• Jak dziś sprzedawano drukarki?
• Ile zapasów mamy pod ręką?
• Jaka jest zaległa należność Johna Doe?

Rejestrując bieżące transakcje biznesowe, system TPS w odpowiednim czasie udziela odpowiedzi na powyższe pytania.

• Decyzje podejmowane przez menedżerów operacyjnych są rutynowe i wysoce ustrukturyzowane.
• Informacje generowane przez system przetwarzania transakcji są bardzo szczegółowe.

Na przykład banki udzielające pożyczek wymagają, aby firma, dla której dana osoba pracuje, miała memorandum o porozumieniu (MoU) z bankiem. Jeśli osoba, której pracodawca ma MoU z bankiem, ubiega się o pożyczkę, wszystko, co musi zrobić personel operacyjny, to zweryfikować złożone dokumenty. Jeśli spełniają wymagania, dokumenty wniosku o pożyczkę są przetwarzane. Jeśli nie spełniają wymagań, klientowi zaleca się skontaktowanie się z personelem zarządzania taktycznego w celu sprawdzenia możliwości podpisania MoU.

Przykłady systemów przetwarzania transakcji obejmują;

• Point of Sale Systems – rejestruje dzienną sprzedaż
• Systemy płacowe – przetwarzanie wynagrodzeń pracowników, zarządzanie pożyczkami itp.
• Systemy kontroli zapasów – śledzenie stanów magazynowych
• Systemy rezerwacji linii lotniczych – zarządzanie rezerwacjami lotów

System informacji zarządczej (MIS)

Management Information Systems (MIS) są wykorzystywane przez menedżerów taktycznych do monitorowania bieżącego stanu wydajności organizacji. Dane wyjściowe z systemu przetwarzania transakcji są wykorzystywane jako dane wejściowe do systemu informacji zarządczej.

System MIS analizuje dane wejściowe za pomocą rutynowych algorytmów, tzn. agreguje, porównuje i podsumowuje wyniki w raportach, które menedżerowie taktyczni wykorzystują do monitorowania, kontrolowania i przewidywania przyszłych wyników.

Na przykład dane wejściowe z systemu punktu sprzedaży można wykorzystać do analizy trendów dotyczących produktów, które radzą sobie dobrze i tych, które radzą sobie słabo. Informacje te można wykorzystać do składania przyszłych zamówień na zapasy, tj. zwiększania zamówień na produkty o dobrych wynikach i zmniejszania zamówień na produkty, które nie osiągają dobrych wyników.

Przykłady systemów informacji zarządczej obejmują;

• Systemy zarządzania sprzedażą – otrzymują dane wejściowe z systemu punktu sprzedaży
• Systemy budżetowania – daje przegląd tego, ile pieniędzy wydaje się w organizacji w krótkim i długim okresie.
• System zarządzania zasobami ludzkimi – ogólny dobrostan pracowników, rotacja personelu itp.

Menedżerowie taktyczni są odpowiedzialni za częściowo ustrukturyzowane decyzje. Systemy MIS dostarczają informacji potrzebnych do podjęcia ustrukturyzowanej decyzji i w oparciu o doświadczenie menedżerów taktycznych dokonują ocen, tj. przewidują, ile towarów lub zapasów należy zamówić w drugim kwartale na podstawie sprzedaży w pierwszym kwartale.

System wspomagania decyzji (DSS)

Systemy Wspomagania Decyzji są wykorzystywane przez wyższą kadrę kierowniczą do podejmowania nierutynowych decyzji. Systemy wspomagania decyzji korzystają z danych wejściowych z systemów wewnętrznych (systemów przetwarzania transakcji i systemów informacji zarządczej) oraz systemów zewnętrznych.

Głównym celem systemów wspomagania decyzji jest dostarczanie rozwiązań problemów, które są unikalne i często się zmieniają. Systemy wspomagania decyzji odpowiadają na pytania takie jak;

• Jaki wpływ na wydajność pracowników będzie miało podwojenie produkcji w fabryce?
• Co by się stało z naszą sprzedażą, gdyby na rynek wszedł nowy konkurent?

Systemy wspomagania decyzji wykorzystują wyrafinowane modele matematyczne i techniki statystyczne (prawdopodobieństwo, modelowanie predykcyjne itp.) do dostarczania rozwiązań i są bardzo interaktywne.

Przykłady systemów wspomagania decyzji obejmują;

• Systemy planowania finansowego – umożliwia menedżerom ocenę alternatywnych sposobów osiągania celów. Celem jest znalezienie optymalnego sposobu osiągnięcia celu. Na przykład zysk netto firmy oblicza się przy użyciu wzoru Całkowita sprzedaż minus (koszt towarów + wydatki). System planowania finansowego umożliwi kierownictwu wyższego szczebla zadawanie pytań „co by było, gdyby” i dostosowywanie wartości całkowitej sprzedaży, kosztu towarów itp., aby zobaczyć wpływ decyzji i zysku netto oraz znaleźć najbardziej optymalny sposób.
• Systemy zarządzania kredytami bankowymi – służy do weryfikacji zdolności kredytowej wnioskującego o pożyczkę i przewidywania prawdopodobieństwa odzyskania pożyczki.

Techniki sztucznej inteligencji w biznesie

AI systemy naśladują ludzką wiedzę w celu identyfikowania wzorców w dużych zbiorach danych. Firmy takie jak Amazon, Facebook, Google itp. korzystają z technik sztucznej inteligencji w celu identyfikacji danych, które są dla Ciebie najbardziej istotne.

Użyjmy Facebooka jako przykładu. Facebook zazwyczaj bardzo dokładnie prognozuje osoby, które możesz znać lub z którymi chodziłeś do szkoły. Wykorzystują dane, które im przekazujesz, dane przekazane przez Twoich znajomych i na podstawie tych informacji prognozują osoby, które możesz znać.

Amazon wykorzystuje również techniki sztucznej inteligencji, aby sugerować produkty, które powinieneś kupić, również na podstawie tego, co aktualnie otrzymujesz.

Google też korzysta AI aby zapewnić Ci najtrafniejsze wyniki wyszukiwania na podstawie Twoich interakcji z Google i Twojej lokalizacji.

Techniki te w ogromnym stopniu przyczyniły się do sukcesu tych firm, ponieważ są w stanie zapewnić wartość swoim klientom.

Przetwarzanie analityczne online (OLAP)

Przetwarzanie analityczne online (OLAP) służy do wykonywania zapytań i analizowania danych wielowymiarowych oraz tworzenia informacji, które można przeglądać na różne sposoby przy użyciu wielu wymiarów.

Załóżmy, że firma sprzedaje laptopy, komputery stacjonarne i Aplikacje mobilne urządzenie. Mają cztery (4) oddziały A, B, C i D. OLAP można wykorzystać do przeglądania całkowitej sprzedaży każdego produktu we wszystkich regionach i porównywania rzeczywistej sprzedaży ze sprzedażą prognozowaną.

Każda informacja taka jak produkt, liczba sprzedaży, wartość sprzedaży reprezentuje inny wymiar

Głównym celem systemów OLAP jest udzielanie odpowiedzi na zapytania doraźne w możliwie najkrótszym czasie, niezależnie od wielkości wykorzystywanych zbiorów danych.