Rodzaje systemów informacyjnych: MIS, TPS, DSS, diagram piramidowy

Typowa organizacja dzieli się na poziom operacyjny, średni i wyższy. Wymagania informacyjne użytkowników na każdym poziomie są różne. W tym celu istnieje wiele systemów informatycznych, które wspierają każdy poziom w organizacji.

W tym samouczku omówione zostaną różne rodzaje systemów informatycznych, szczeble organizacyjne, na których są wykorzystywane, oraz cechy poszczególnych systemów informatycznych.

Schemat piramidy poziomów organizacyjnych i wymagań informacyjnych

Zrozumienie różnych poziomów organizacji jest niezbędne do zrozumienia informacji potrzebnych użytkownikom działającym na poszczególnych poziomach.

Poniższy diagram ilustruje różne poziomy typowej organizacji.

Operapoziom zarządzania

Poziom operacyjny zajmuje się wykonywaniem codziennych transakcji biznesowych organizacji.

Przykładowymi użytkownikami na tym poziomie zarządzania są kasjerzy w punkcie sprzedaży, kasjerzy bankowi, pielęgniarki w szpitalu, pracownicy obsługi klienta itp.

Użytkownicy na tym poziomie podejmują decyzje w sposób ustrukturyzowany. Oznacza to, że mają zdefiniowane reguły, którymi kierują się podczas podejmowania decyzji.

Na przykład, jeśli sklep sprzedaje towary na kredyt i ma politykę kredytową określającą limity pożyczki, wówczas sprzedawca musi podjąć decyzję o udzieleniu klientowi kredytu, opierając się jedynie na aktualnych informacjach kredytowych z systemu.

Poziom zarządzania taktycznego

Na tym poziomie organizacji dominują kierownicy średniego szczebla, kierownicy działów, kierownicy itp. Użytkownicy na tym poziomie zwykle nadzorują działania użytkowników na poziomie zarządzania operacyjnego.

Użytkownicy taktyczni podejmują częściowo ustrukturyzowane decyzje. Decyzje są częściowo oparte na ustalonych wytycznych i wezwaniach do osądu. Przykładowo menedżer taktyczny może sprawdzić limit kredytowy i historię płatności klienta i podjąć decyzję o zrobieniu wyjątku w celu podniesienia limitu kredytowego dla konkretnego klienta. Decyzja jest częściowo ustrukturyzowana w tym sensie, że menedżer taktyczny musi wykorzystać istniejące informacje w celu zidentyfikowania historii płatności, która przyniesie korzyści organizacji, oraz dozwolonego procentu wzrostu.

Poziom zarządzania strategicznego

Jest to najwyższy szczebel w organizacji. Użytkownicy na tym poziomie podejmują nieustrukturyzowane decyzje. Menedżerowie wyższego szczebla zajmują się długoterminowym planowaniem organizacji. Wykorzystują informacje od menedżerów taktycznych i dane zewnętrzne, aby kierować nimi podczas podejmowania nieustrukturyzowanych decyzji.

System przetwarzania transakcji (TPS)

Systemy przetwarzania transakcji służą do rejestrowania codziennych transakcji biznesowych organizacji. Korzystają z nich użytkownicy na poziomie zarządzania operacyjnego. Głównym celem systemu przetwarzania transakcji jest udzielanie odpowiedzi na rutynowe pytania, takie jak:

• Ile drukarek sprzedano dzisiaj?
• Ile zapasów mamy pod ręką?
• Jaka jest zaległa należność Johna Doe?

Rejestrując codzienne transakcje biznesowe, system TPS umożliwia terminowe udzielanie odpowiedzi na powyższe pytania.

• Decyzje podejmowane przez menedżerów operacyjnych są rutynowe i wysoce ustrukturyzowane.
• Informacje generowane przez system przetwarzania transakcji są bardzo szczegółowe.

Na przykład banki udzielające pożyczek wymagają, aby firma, w której pracuje dana osoba, posiadała memorandum o porozumieniu (MoU) z bankiem. Jeśli osoba, której pracodawca ma podpisane MoU z bankiem, ubiega się o pożyczkę, personel operacyjny musi jedynie zweryfikować złożone dokumenty. Jeśli spełniają one wymagania, dokumenty wniosku o pożyczkę są przetwarzane. Jeśli nie spełniają wymagań, klient jest proszony o kontakt z kadrą zarządzającą w celu rozważenia możliwości podpisania MoU.

Przykłady systemów przetwarzania transakcji obejmują:

• Point of Sale Systems – rejestruje dzienną sprzedaż.
• Systemy płacowe – przetwarzanie wynagrodzeń pracowników, zarządzanie pożyczkami itp.
• Systemy kontroli zapasów – trzymaćping track poziomów zapasów.
• Systemy rezerwacji linii lotniczych – zarządzanie rezerwacją lotów.

System informacji zarządczej (MIS)

Management Information Systems (MIS) są wykorzystywane przez menedżerów taktycznych do monitorowania bieżącego stanu wydajności organizacji. Dane wyjściowe z systemu przetwarzania transakcji są wykorzystywane jako dane wejściowe do systemu informacji zarządczej.

System MIS analizuje dane wejściowe za pomocą rutynowych algorytmów, tj. agreguje, porównuje i podsumowuje wyniki, aby generować raporty, które menedżerowie taktyczni wykorzystują do monitorowania, kontrolowania i przewidywania przyszłych wyników.

Na przykład dane z systemu sprzedaży detalicznej (PSP) można wykorzystać do analizy trendów dotyczących produktów, które sprzedają się dobrze, i tych, które sprzedają się gorzej. Informacje te można wykorzystać do tworzenia przyszłych zamówień magazynowych, tj. zwiększenia zamówień na produkty o dobrej sprzedaży i zmniejszenia zamówień na produkty o niskiej sprzedaży.

Przykłady systemów informacji zarządczej obejmują:

• Systemy zarządzania sprzedażą – otrzymują dane z systemu sprzedaży.
• Systemy budżetowania – daje przegląd tego, ile pieniędzy wydaje się w organizacji w krótkim i długim okresie.
• System zarządzania zasobami ludzkimi – ogólny dobrostan pracowników, rotacja personelu itp.

Menedżerowie taktyczni odpowiadają za decyzje półustrukturyzowane. Systemy MIS dostarczają informacji niezbędnych do podjęcia ustrukturyzowanej decyzji, a w oparciu o doświadczenie menedżerów taktycznych podejmują oni decyzje, tj. przewidują, ile towarów lub zapasów należy zamówić w drugim kwartale na podstawie sprzedaży z pierwszego kwartału.

System wspomagania decyzji (DSS)

Systemy Wspomagania Decyzji są wykorzystywane przez wyższą kadrę kierowniczą do podejmowania nierutynowych decyzji. Systemy wspomagania decyzji korzystają z danych wejściowych z systemów wewnętrznych (systemów przetwarzania transakcji i systemów informacji zarządczej) oraz systemów zewnętrznych.

Głównym celem systemów wspomagania decyzji jest dostarczanie rozwiązań dla problemów, które są unikalne i często się zmieniają. Systemy wspomagania decyzji odpowiadają na pytania takie jak:

• Jaki wpływ na wydajność pracowników będzie miało podwojenie produkcji w fabryce?
• Co by się stało z naszą sprzedażą, gdyby na rynek wszedł nowy konkurent?

Systemy wspomagania decyzji wykorzystują zaawansowane modele matematyczne i techniki statystyczne (rachunek prawdopodobieństwa, modelowanie predykcyjne itp.) w celu dostarczania rozwiązań. Są one bardzo interaktywne.

Przykłady systemów wspomagania decyzji obejmują:

• Systemy planowania finansowego – umożliwiają menedżerom ocenę alternatywnych sposobów osiągania celów. Celem jest znalezienie optymalnego sposobu osiągnięcia celu. Na przykład zysk netto firmy oblicza się za pomocą wzoru: całkowita sprzedaż pomniejszona o (koszt towarów + wydatki). System planowania finansowego umożliwi kadrze kierowniczej wyższego szczebla zadawanie pytań „co by było, gdyby” i korygowanie wartości całkowitej sprzedaży, kosztu towarów itp., aby zobaczyć wpływ decyzji na zysk netto i znaleźć najbardziej optymalny sposób.
• Systemy zarządzania kredytami bankowymi – służy do weryfikacji zdolności kredytowej wnioskującego o pożyczkę i przewidywania prawdopodobieństwa odzyskania pożyczki.

Techniki sztucznej inteligencji w biznesie

AI systemy naśladują ludzką wiedzę w celu identyfikowania wzorców w dużych zbiorach danych. Firmy takie jak Amazon, Facebook i Googleitp. wykorzystują techniki sztucznej inteligencji do identyfikowania danych, które są dla Ciebie najbardziej istotne.

Weźmy na przykład Facebooka. Facebook zazwyczaj bardzo trafnie prognozuje osoby, które możesz znać lub z którymi chodziłeś do szkoły. Korzysta z danych, które mu przekazujesz, danych, które podają Twoi znajomi, i na podstawie tych informacji tworzy prognozy dotyczące osób, które możesz znać.

Amazon korzysta również z technik sztucznej inteligencji, aby sugerować produkty, które powinieneś kupić, na podstawie tego, co aktualnie kupujesz.

Google również używa AI aby zapewnić Ci najbardziej trafne wyniki wyszukiwania na podstawie Twoich interakcji z Google i swoją lokalizację.

Techniki te w znacznym stopniu przyczyniły się do sukcesu tych firm, gdyż są one w stanie zapewnić swoim klientom wartość.

Przetwarzanie analityczne online (OLAP)

Przetwarzanie analityczne online (OLAP) służy do wykonywania zapytań i analizowania danych wielowymiarowych oraz tworzenia informacji, które można przeglądać na różne sposoby przy użyciu wielu wymiarów.

Załóżmy, że firma sprzedaje laptopy, komputery stacjonarne i Mobile Urządzenia. Mają cztery (4) gałęzie: A, B, C i D. OLAP umożliwia przeglądanie całkowitej sprzedaży każdego produktu we wszystkich regionach i porównywanie rzeczywistej sprzedaży ze sprzedażą prognozowaną.

Każda informacja, taka jak produkt, liczba sprzedaży i wartość sprzedaży, reprezentuje inny wymiar.

Głównym celem systemów OLAP jest udzielanie odpowiedzi na zapytania doraźne w możliwie najkrótszym czasie, niezależnie od wielkości wykorzystywanych zbiorów danych.

FAQ