Szacowanie kosztów projektu i budżetowanie w zarządzaniu projektami

Zarządzanie kosztami projektu

Zarządzanie kosztami projektu jest definiowany jako proces efektywnego i wydajnego planowania i kontrolowania kosztów i budżetu projektu. Określa on koszty wymagane dla każdego elementu projektu. Obejmuje różne funkcje zarządzania projektem, takie jak szacowanie, kontrola zadań, zbieranie danych terenowych, harmonogramowanie, rozliczanie, projektowanie i inne.

Koszt projektu można oszacować na podstawie różnych źródeł procesowych (przykłady poniżej):

• Tworzenie struktury podziału pracy (WBS)
• Opracuj harmonogram
• Planuj zasoby ludzkie
• Identyfikacja ryzyka

Nakłady na zarządzanie kosztami obejmują:

• Plan zarządzania projektem
• Karta projektu
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynik tego jest następujący:

• Plan zarządzania kosztami

Tworzenie szacunków i kalkulacji kosztów projektu jest niezwykle istotną częścią każdego Zarządzanie projektamiPrzy obliczaniu budżetu projektu brane są pod uwagę różne czynniki, takie jak koszty pracy, koszty zakupu niezbędnego sprzętu, koszty materiałów i inne.

Co to jest kosztorysowanie projektu?

Szacowanie kosztów projektu definiuje się jako proces przybliżania całkowitych wydatków projektu. Dokładność kosztorysu i budżetowania w Zarządzanie projektami Zależy to od dokładności i szczegółowości zakresu projektu, który stanowi punkt odniesienia. Zakres określa również wszelkie ograniczenia, takie jak data, zasoby czy budżet. Rejestr ryzyka pomoże oszacować rodzaje kosztów, wydatki poniesione na działania warunkowe oraz wydatki poniesione na radzenie sobie z ryzykiem.

Aby oszacować koszt projektu, należy podzielić różne rodzaje kosztów na kategorie, takie jak:

• Koszt pracy
• Koszt wyposarzenia
• Koszt dostaw
• Koszt podróży
• Koszt szkolenia
• Koszty ogólne itp.

Techniki stosowane do szacowania kosztów projektu

Istnieją pewne techniki wykorzystywane do szacowania kosztów projektu, takie jak ocena ekspercka, szacowanie trzypunktowe, analiza rezerw i koszt jakości.

Jednakże, aby oszacować koszt projektu, formalnie stosuje się kilka głównych metod (technik), jak poniżej:

Szacowanie analogiczne

Ta technika szacowania opiera się na ocenie ekspertów i informacjach pochodzących z podobnych, poprzednich projektów, gdzie koszt wcześniej zrealizowanego podobnego projektu rozpatruje się z plusem lub minusem 20% w odniesieniu do bieżącego projektu.

Szacowanie parametryczne

Do oszacowania kosztów bieżącego projektu wykorzystuje się dane i zapisy z przeszłości.

Szacowanie od dołu do góry

Po zdefiniowaniu zakresu projektu jest to najpewniejsza metoda. W oparciu o WBS szacuje się koszt każdego zasobu lub elementu dostarczanego.

Podobnie istnieją inne metody (techniki), które mogą okazać się przydatne przy szacowaniu kosztów, na przykład szacowanie PERT, analiza ofert dostawców i inne.

Planowanie budżetu projektu

Głównym celem tego działania jest alokacja i autoryzacja zasobów finansowych niezbędnych do ukończenia projektu. Głównym rezultatem ustalania budżetu jest poziom bazowy efektywności kosztowej. Określa on nie tylko, jakie koszty zostaną poniesione, ale także kiedy zostaną poniesione. Dane wejściowe do ustalania budżetu obejmują następujące metody budżetowania w zarządzaniu projektem:

• Szacunki kosztów działalności
• Podstawa szacunków
• Linia bazowa zakresu
• Harmonogram projektu
• Kalendarze zasobów
• Kontrakty
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynikiem tego procesu jest:

• Bazowa wydajność kosztowa
• Wymagania dotyczące finansowania projektu
• Aktualizacje dokumentów projektu

Budżetowanie projektu odbywa się równolegle z procesem harmonogramowania projektu. Jest ono w dużym stopniu zależne od trzech komponentów:

• Oszacowanie kosztów
• Czas trwania zadań
• Przydzielone zasoby

Podczas ustalania budżetu i kosztów projektu kierownik projektu komunikuje się z różnymi osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie nakładami pracy, a także za szacowanie kosztów projektu.

Osoba ta będzie korzystać z różnych perspektyw projektu, takich jak struktura podziału prac, szacunki kosztów, dane historyczne i zapisy, informacje o zasobach i zasady.

Bez oceny ryzyka proces budżetowania nie jest kompletny. Proces oceny ryzyka uwzględnia takie czynniki, jak niedobór czasu, dostępność zasobów, doświadczenie zespołu programistów, zastosowana technologia i inne. Ocena ryzyka może stanowić od 25 do 30 procent całkowitego kosztu projektu.

Plan Zarządzania Jakością Projektu

Grupa procesów zarządzania jakością składa się z trzech procesów.

Jakość planu

Proces Jakości Planu obejmuje identyfikację standardów jakości istotnych dla projektu i sposobów ich spełnienia. Obejmuje on również identyfikację metryk jakości i standardowych mierników dla procesów projektowych, wymogów zgodności z przepisami, funkcjonalności produktu, dokumentacji i innych.

Dane wejściowe zarządzania jakością planu obejmują:

• Plan zarządzania projektem
• Rejestr interesariuszy
• Rejestr ryzyka
• Dokumentacja wymagań
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynikiem zarządzania jakością jest:

• Plan zarządzania jakością
• Plan doskonalenia procesu
• Metryki jakości
• Listy kontrolne jakości
• Aktualizacje dokumentów projektowych

Zapewnienie jakości:

Etap ten obejmuje głównie dwa działania: po pierwsze, analizę jakości projektu, a po drugie, poprawę jakości projektu. Jest to proces audytu wymagań jakościowych i wyników pomiarów kontroli jakości w celu zapewnienia utrzymania standardów jakości w całym procesie. Dane wejściowe będą takie same jak dane wyjściowe z zarządzania jakością planu.

Wynikiem tego procesu będzie:

• Żądanie zmiany
• Plan zarządzania projektem
• Aktualizacje dokumentów projektowych
• Aktualizacje zasobów procesów organizacji

Kontrola jakości

Będzie to przeprowadzane w celu kontroli jakości w całym cyklu życia projektu. Określa ono, w jaki sposób standard jakości może być zgodny z określonymi standardami jakości. Wynik Zapewnienie jakości: będzie stanowić dane wejściowe dla Kontroli Jakości.

Wyjście będzie wyglądać następująco:

• Pomiary kontroli jakości
• Zatwierdź zmiany
• Zweryfikowane dostawy
• Informacje o wydajności pracy
• Żądanie zmiany
• Plan zarządzania projektem
• Aktualizacje dokumentów projektowych
• Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych

Zarządzanie zasobami ludzkimi projektu

Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje proces organizacji, zarządzania i kierowania zespołem projektowym. Składa się ono z osób z przydzielonymi rolami i obowiązkami związanymi z realizacją projektu. Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje cztery procesy.

Opracuj plan zasobów ludzkich

Na tym etapie określa się role i obowiązki w projekcie, schematy organizacyjne projektu i plan zarządzania personelem.

Dane wejściowe będą następujące:

• Plan zarządzania projektem
• Wymagania dotyczące zasobów działania
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynik tego będzie następujący:

• Plan zarządzania zasobami ludzkimi

Pozyskaj zespół projektowy

Ten etap potwierdza dostępność zasobów ludzkich i umożliwia pozyskanie zespołu niezbędnego do realizacji działań projektowych. Dane wejściowe dla tego etapu będą stanowić dane wyjściowe z poprzedniego kroku. Dane wyjściowe tego etapu będą następujące:

• Zadania personelu projektu
• Kalendarze zasobów
• Aktualizacje planu zarządzania projektami

Rozwijaj zespół projektowy

Na tym etapie nacisk kładzie się na poprawę efektywności zespołu, interakcji między członkami zespołu oraz ogólną poprawę wyników zespołu i projektu. Dane wejściowe dla tego etapu będą stanowić dane wyjściowe z poprzedniego kroku. Dane wyjściowe dla tego etapu będą następujące:

• Oceny wydajności zespołu
• Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa

Zarządzaj zespołem projektowym

Proces ten obejmuje tracWydajność członków zespołu, rozwiązywanie problemów, udzielanie informacji zwrotnej i zarządzanie zespołem w celu optymalizacji realizacji projektu. Dane wejściowe dla tego etapu będą stanowić dane wyjściowe z poprzedniego kroku. Dane wyjściowe dla tego etapu będą następujące:

• Żądanie zmiany
• Aktualizacje planu zarządzania projektami
• Aktualizacje dokumentów projektu
• Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa
• Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych

Zarządzanie komunikacją w projekcie

W tym przypadku komunikacja w projekcie nie oznacza werbalnej interakcji między sobą, lecz transmitEfektywne przekazywanie informacji związanych z projektem zespołowi projektowemu, interesariuszom, kierownikom projektów i innym osobom. Powinno ono obejmować działania i oceny ryzyka, plany projektów, zarządzanie spotkaniami i działania, przeglądy i przeglądy itp.

Ten segment obejmuje następujące kluczowe obszary:

Komunikacja z interesariuszami

To proces rozwojuping Podejście umożliwiające skuteczną komunikację z interesariuszami i zrozumienie ich potrzeb. Dane wejściowe do tego celu to:

• Plan zarządzania projektem
• Rejestr interesariuszy
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynik tego będzie następujący:

• Plan zarządzania komunikacją
• Aktualizacje dokumentów projektowych

Zarządzaj komunikacją

Jest to proces przechowywania, dystrybucji, gromadzenia i wyszukiwania informacji o projekcie zgodnie z planem komunikacji. Dane wejściowe tego etapu to:

• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego
• Raporty wydajności pracy
• Plan zarządzania komunikacją

Podczas gdy wynik będzie wyglądał następująco:

• Komunikacja projektu
• Aktualizacje planu zarządzania projektami
• Aktualizacje dokumentów projektowych
• Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych

Komunikacja kontrolna

To proces kontrolowania i monitorowania komunikacji w całym cyklu życia projektu. Dane wejściowe na tym etapie to:

• Plan zarządzania projektem
• Komunikacja projektu
• Dziennik problemów
• Dane dotyczące wydajności pracy
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynikiem tego etapu będzie:

• Informacje o wydajności pracy
• Zmień prośby
• Aktualizacje planu zarządzania projektami
• Aktualizacje dokumentów projektu
• Aktualizacje procesów organizacyjnych

FAQ