Szacowanie kosztów projektu i budżetowanie w zarządzaniu projektami

Koszt projektu można oszacować na podstawie różnych źródeł procesowych (Przykłady poniżej)

• Tworzenie struktury podziału pracy (WBS)
• Opracuj harmonogram
• Planuj zasoby ludzkie
• Identyfikacja ryzyka

Do czynników wejściowych zarządzania kosztami zalicza się m.in.

• Plan zarządzania projektem
• Karta projektu
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Podczas gdy wynik tego jest

• Plan zarządzania kosztami.

Tworzenie szacunków i kosztów projektu jest niezwykle istotną częścią każdego projektu Zarządzanie projektami. Przy obliczaniu budżetu projektu brane są pod uwagę różne rzeczy, takie jak koszty pracy, zakup niezbędnego sprzętu, koszty materiałów itp.

Co to jest kosztorysowanie projektu?

Szacowanie kosztów projektu definiuje się jako proces przybliżania całkowitych wydatków projektu. Dokładność kosztorysu i budżetowania w Zarządzanie projektami zależy od dokładności i szczegółów zakresu projektu, który jest bazą zakresu. Zakres określi również wszelkie ograniczenia, takie jak data, zasoby lub budżet. Rejestr ryzyka pomoże obliczyć szacunkowe rodzaje kosztów, wydatki poniesione za działaniami warunkowymi i wydatki poniesione w celu poradzenia sobie z ryzykiem.

Aby oszacować koszt projektu, należy podzielić różne rodzaje kosztów na kategorie, np

• Koszt pracy
• Koszt wyposarzenia
• Koszt dostaw
• Koszt podróży
• Koszt szkolenia
• Koszty ogólne itp.

Techniki stosowane do szacowania kosztów projektu

Istnieje kilka technik stosowanych do szacowania kosztów projektu, takich jak: ocena ekspercka, estymacja trzypunktowa, analiza rezerw i koszt jakości.

Jednakże, aby oszacować koszt projektu, formalnie istnieje kilka głównych metod (technik) stosowanych w następujący sposób:

Szacowanie analogiczne

Ta technika szacowania opiera się na ocenach ekspertów i informacjach uzyskanych z podobnych poprzednich projektów. Tam, gdzie wcześniej wykonano podobny koszt projektu, uwzględnia się plus lub minus 20% dla istniejącego projektu.

Szacowanie parametryczne

Do oszacowania kosztów bieżącego projektu wykorzystywane są dane lub zapisy z przeszłości.

Szacowanie od dołu do góry

Po zdefiniowaniu zakresu projektu jest to najbardziej niezawodna forma techniki. W tej technice, w oparciu o WBS, szacujesz koszt każdego zasobu lub rezultatu.

Podobnie, istnieją inne metody (techniki), które mogą okazać się przydatne przy szacowaniu kosztów, na przykład szacowanie PERT, analiza ofert dostawców itp.

Planowanie budżetu projektu

Głównym celem tej aktywności jest przydzielenie i autoryzacja zasobów pieniężnych wymaganych do ukończenia projektu. Głównym wynikiem określania budżetu jest linia bazowa efektywności kosztów. Określa ona nie tylko, jaki koszt zostanie poniesiony, ale także kiedy koszty zostaną poniesione. Dane wejściowe do określania budżetu obejmują następujące metody budżetowania zarządzania projektami:

• Szacunki kosztów działalności
• Podstawa szacunków
• Linia bazowa zakresu
• Harmonogram projektu
• Kalendarze zasobów
• Kontrakty
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynikiem tego procesu jest

• Bazowa wydajność kosztowa
• Wymagania dotyczące finansowania projektu
• Aktualizacje dokumentów projektu

Budżetowanie projektu odbywa się równolegle z procesem planowania projektu. Zależy to w dużym stopniu od trzech elementów –

• Oszacowanie kosztów
• Czas trwania zadań
• Przydzielone zasoby

Podczas budżetowania i kalkulacji kosztów projektu kierownik projektu komunikuje się z różnymi osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie nakładami pracy, a także szacowanie kosztów projektu.

Będzie wykorzystywał różne perspektywy projektu, takie jak struktura podziału pracy w projekcie, szacunki kosztów, dane i zapisy historyczne, informacje o zasobach i zasady.

Bez oceny ryzyka proces budżetowania nie jest zakończony. Proces oceny ryzyka uwzględnia takie czynniki, jak brak czasu, dostępność zasobów, doświadczenie zespołu programistów, zastosowana technologia itp. Ocena ryzyka może obejmować kwotę od 25 do 30 procent całkowitego kosztu projektu.

Plan Zarządzania Jakością Projektu

Grupa procesów zarządzania jakością składa się z trzech procesów,

Jakość planu

Proces Planowania Jakości polega na określeniu, które standardy jakości są istotne dla projektu i w jaki sposób je spełnić. Obejmuje także identyfikację wskaźników jakości i standardowych miar procesów projektowych, wymogów zgodności z przepisami, funkcjonalności produktu, dokumentacji itp.

Dane wejściowe do zarządzania jakością planu obejmują

• Plan zarządzania projektem
• Rejestr interesariuszy
• Rejestr ryzyka
• Dokumentacja wymagań
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynikiem zarządzania jakością jest

• Plan zarządzania jakością
• Plan doskonalenia procesu
• Metryki jakości
• Listy kontrolne jakości
• Aktualizacje dokumentów projektowych

Zapewnienie jakości:

Ten etap obejmuje głównie dwie czynności, pierwszą analizę jakości projektu i poprawę jakości projektu. Jest to proces audytu wymagań jakościowych i wyników pomiarów kontroli jakości, mający na celu zapewnienie utrzymania standardów jakości w całym procesie. Dane wejściowe będą takie same, jak dane wyjściowe zarządzania jakością planu, podczas gdy

Wynikiem tego procesu będzie

• Żądanie zmiany
• Plan zarządzania projektem
• Aktualizacje dokumentów projektowych
• Aktualizacje zasobów procesów organizacji

Kontrola jakości

Zostanie to przeprowadzone w celu kontroli jakości przez cały cykl życia projektu. Określa, w jaki sposób standard jakości może być zgodny z określonymi standardami jakości. Wyjście Zapewnienie jakości: będzie podstawą kontroli jakości. Podczas gdy wyjście będzie

• Pomiary kontroli jakości
• Zatwierdź zmiany
• Zweryfikowane dostawy
• Informacje o wydajności pracy
• Żądanie zmiany
• Plan zarządzania projektem
• Aktualizacje dokumentów projektowych
• Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych

Zarządzanie zasobami ludzkimi projektu

Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje proces organizowania, zarządzania i kierowania zespołem projektowym. Składa się z osób, którym przydzielono role i obowiązki związane z realizacją projektu. Zarządzanie zasobami ludzkimi będzie zajmować się czterema procesami.

Opracuj plan zasobów ludzkich

Na tym etapie określane są role i obowiązki w projekcie, schematy organizacyjne projektu i plan zarządzania personelem

Dane wejściowe dla tej woli

• Plan zarządzania projektem
• Wymagania dotyczące zasobów działania
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Wynikiem tego będzie

• Plan zarządzania zasobami ludzkimi

Pozyskaj zespół projektowy

Etap ten potwierdza dostępność zasobów ludzkich i pozyskanie zespołu niezbędnego do realizacji działań projektowych. Dane wejściowe dla tego etapu będą wynikami z poprzedniego kroku. Chociaż wyjście tego etapu byłoby

• Zadania personelu projektu
• Kalendarze zasobów
• Aktualizacje planu zarządzania projektami

Rozwijaj zespół projektowy

Na tym etapie nacisk kładziony jest na poprawę efektywności zespołu, interakcji członków zespołu oraz poprawę ogólnej wydajności zespołu i projektu. Dane wejściowe dla tego etapu będą wynikami z poprzedniego kroku. Chociaż wyjściem dla tego etapu byłoby

• Oceny wydajności zespołu
• Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa

Zarządzaj zespołem projektowym

Proces ten obejmuje śledzenie wydajności członków zespołu, rozwiązywanie problemów, przekazywanie informacji zwrotnych i zarządzanie zespołem w celu optymalizacji wydajności projektu. Dane wejściowe dla tego etapu będą wynikami z poprzedniego kroku. Chociaż wyjściem dla tego etapu byłoby

• Żądanie zmiany
• Aktualizacje planu zarządzania projektami
• Aktualizacje dokumentów projektu
• Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa
• Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych

Zarządzanie komunikacją w projekcie

W tym przypadku komunikacja w ramach projektu nie oznacza werbalnej interakcji między sobą, ale skuteczne przekazywanie informacji związanych z projektem zespołowi projektowemu, interesariuszom, kierownikom projektów itp. Powinna dotyczyć działań i ocen ryzyka, planów projektu, zarządzania spotkaniami i działaniami, przeglądów i spacerów -przeloty itp.

Segment ten obejmuje głównie pięć obszarów

Komunikacja z interesariuszami

Jest to proces wypracowywania podejścia umożliwiającego efektywną komunikację z interesariuszami i zrozumienie ich wymagań. Dane wejściowe do tego będą

• Plan zarządzania projektem
• Rejestr interesariuszy
• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego

Chociaż wynik tego będzie

• Plan zarządzania komunikacją
• Aktualizacje dokumentów projektowych

Zarządzaj komunikacją

Jest to proces przechowywania, rozpowszechniania, gromadzenia i wyszukiwania informacji o projekcie zgodnie z planem komunikacji. Wejściem na tym etapie byłoby

• Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
• Zasoby procesu organizacyjnego
• Raporty wydajności pracy
• Plan zarządzania komunikacją

Chociaż wyjście byłoby

• Komunikacja projektu
• Aktualizacje planu zarządzania projektami
• Aktualizacje dokumentów projektowych
• Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych

Komunikacja kontrolna

Jest to proces kontrolowania i monitorowania komunikacji przez cały cykl życia projektu. Dane wejściowe na tym etapie będą

• Plan zarządzania projektem
• Komunikacja projektu
• Dziennik problemów
• Dane dotyczące wydajności pracy
• Zasoby procesu organizacyjnego

Chociaż wyjście tego etapu byłoby

• Informacje o wydajności pracy
• Zmień prośby
• Aktualizacje planu zarządzania projektami
• Aktualizacje dokumentów projektu
• Aktualizacje procesów organizacyjnych

Podsumowanie

Zarządzanie kosztami to proces planowania i kontrolowania projektu w sposób efektywny kosztowo. Budżetowanie kosztów w zarządzaniu projektami pomaga rejestrować i śledzić wydatki poniesione po zakończeniu projektu.

Aby upewnić się, że Twój projekt został ukończony w określonym czasie i budżecie, w następnym samouczku zobaczymy, jaki czynnik ryzyka należy złagodzić.

Szacowanie kosztów projektu i budżetowanie definiuje się jako proces przybliżania całkowitych wydatków projektu.