Fazy cyklu życia zarządzania projektem: Jakie są etapy?
Jonathan Reed
Co to jest cykl życia zarządzania projektem?
Cykl życia zarządzania projektami to szereg działań niezbędnych do osiągnięcia celów lub zadań projektu. Jest to struktura obejmująca etapy przekształcania pomysłu w rzeczywistość. Projekty mogą mieć różne wymiary i poziomy trudności, ale można je przypisać do struktury cyklu życia Zarządzania Projektami, niezależnie od wielkości projektu.
Fazy cyklu życia zarządzania projektem
Proces cyklu życia zarządzania projektem jest podzielony na cztery główne części: faza inicjacji, faza planowania, faza realizacji oraz faza monitorowania, kontrolowania i zamykania, jak pokazano na poniższym schemacie.
Przyjrzymy się każdej fazie cyklu życia projektu:
Etap inicjacji projektu
Faza inicjacji określa te procesy, które są wymagane do rozpoczęcia nowego projektu. Celem fazy inicjowania projektu jest określenie, co projekt powinien osiągnąć.
Ta faza składała się głównie z dwóch głównych działań
- Opracuj Kartę Projektu i
- Zidentyfikuj interesariuszy
Wszystkie informacje związane z projektem są wpisane do Karty Projektu i Rejestru Interesariuszy. Po zatwierdzeniu karty projektu projekt zostaje oficjalnie zatwierdzony.
Karta Projektu
Karta Projektu określa główne elementy projektu
- Cele projektu
- Ograniczenia projektu i stwierdzenia problemów
- Przypisz kierownika projektu
- Lista interesariuszy
- Harmonogram i budżet na wysokim poziomie
- Kamienie milowe
- Dopuszczenia
Dokument ten umożliwia kierownikowi projektu wykorzystanie zasobów organizacji na rzecz projektu. Aby utworzyć kartę projektu, wymaganymi danymi wejściowymi będą czynniki środowiska przedsiębiorstwa, uzasadnienie biznesowe, umowy, opis prac nad projektem i aktywa procesu organizacyjnego.
Identyfikacja interesariuszy
A interesariuszy może mieć wpływ na sukces i porażkę projektu. Do zapisywania informacji o interesariuszu wykorzystywany jest Rejestr Interesariuszy.
Rejestr interesariuszy będzie zawierał informacje takie jak
- Typ interesariusza
- Oczekiwania interesariuszy
- Rola w projekcie (analityk biznesowy, architekt techniczny, kierownik ds. klienta)
- Oznaczenie (dyrektor, lider biznesowy itp.)
- Rodzaj komunikacji (tygodniowo/miesięcznie)
- Wpływ na projekt ( Częściowy/Wspierający/Wpływowy)
Inne czynności związane z inicjowaniem grupy procesowej to:
- Przypisanie kierownika projektu
- Określenie potrzeb, oczekiwań i wymagań interesariuszy
- Zdefiniuj kryteria sukcesu projektu
- Zidentyfikuj konkretny budżet dla konkretnego etapu
- Upewnij się, że projekt jest zgodny z celem strategicznym organizacji
Rejestr interesariuszy i karta projektu są wykorzystywane jako dane wejściowe dla innych grup zajmujących się rozwojem, takich jak grupa ds. procesu planowania.
Etap planowania projektu
Faza planowania projektu obejmuje około 50% całego procesu. Faza planowania określa zakres projektu, a także cel projektu. Rozpoczyna się od wyników fazy inicjacji (karta, wstępne określenie zakresu i kierownik projektu). Wyniki fazy planowania służą jako dane wejściowe dla fazy realizacji.
Ważnymi aspektami procesu planowania są
- Fazy planowania nie należy wykonywać przed zakończeniem wstępnego planowania
- Dopóki proces realizacji się nie rozpocznie, nie należy przerywać rewizji planów
Utwórz strukturę podziału pracy (SPP)
Dla każdego udanego projektu WBS (Work Breakdown Structure) jest ważny. Poniżej przedstawiono kroki tworzenia WBS.
- Przeprowadź burzę mózgów, aby wymienić wszystkie zadania
- Zaangażuj cały zespół do burzy mózgów
- Zapisz drzewo struktury zadania znane również jako WBS (struktura podziału pracy)
- Następnie podziel najważniejsze struktury podziału pracy na hierarchiczny zestaw działań, na przykład kategorie, podkategorie itd. Na przykład sprzęt, oprogramowanie, stażyści, zespoły zarządzające itd.
- Zdefiniuj sposób rejestrowania pozycji w WBS
- Zapytaj innych – może to być ekspert, doświadczony personel itp.
- Szczegółowość – jak szczegółowe powinno być Twoje zadanie? Oszacowanie kosztów i czasu w przypadku większej szczegółowości jest trudne, natomiast w przypadku niższej szczegółowości będzie ugrzęznięte w zbyt szczegółowych informacjach
- Ziarnistość powinna być na odpowiednim poziomie, nie za wysoka ani nie za niska
Zarządzanie harmonogramem planowania
Planowanie harmonogramu to proces ustalania procedury, zasad i dokumentacji dotyczącej planowania, zarządzania, wykonywania i kontrolowania harmonogramu projektu. Nakłady na te działania obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Karta Projektu
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wyjście zarządzania harmonogramem planowania obejmuje
- Plan zarządzania harmonogramem
Definiowanie działań
Definiowanie działań to procedura dokumentowania i identyfikowania konkretnych działań, które należy wykonać, aby wytworzyć rezultaty projektu.
W zdefiniowanych działaniach każdy pakiet pracy jest podzielony na poszczególne czynności harmonogramu pracy. Dane wejściowe działań definiujących obejmują
- Plan zarządzania harmonogramem
- Linia bazowa zakresu
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy wyniki tych działań są
- Lista aktywności
- Atrybuty aktywności
- Lista kamieni milowych
Działania sekwencyjne
Sekwencja działań to nic innego jak logiczna organizacja wyników „zdefiniowania działań”. Określa kolejność wykonywania czynności.
Głównym wynikiem procesu działania sekwencji jest „Diagram sieciowy”.
Schemat sieci to nic innego jak umieszczenie zadania na tablicy w logicznej kolejności.
Na przykład chcesz rozpocząć działalność gospodarczą za granicą, jaka będzie lista działań i jaka będzie kolejność ich wykonywania?
Czynności będziesz wykonywać w tej kolejności
- Wybierz kraj
- Uzyskaj zezwolenie na prowadzenie działalności
- Zatrudnienie kierownika
- Kupowanie nieruchomości
- Zakup mebli itp.
- Otwarcie firmy
Szacowanie zasobów aktywności
Na tym etapie wyjaśniono proces szacowania nakładu pracy i zasobów potrzebnych do wykonania zadania. Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę na tym etapie, jest dostępność zasobów.
Przy szacowaniu zasobów należy skupić się na najdłuższej ścieżce planu (ścieżce krytycznej), która pochłonie więcej czasu i pieniędzy.
Musisz oszacować zasoby na dwa zadania
- Zadania krytyczne
- Pływające zadania
Upewnij się, że Twoje krytyczne zadania są dokładnie oszacowane (czas wykonania).
Istnieje pięć danych wejściowych używanych do szacowania zasobów aktywności
- Plan zarządzania harmonogramem
- Lista aktywności
- Kalendarz zasobów
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wyjściem tego etapu jest
- Wymagania dotyczące zasobów działania
- Struktura podziału zasobów
- Aktualizacje dokumentów projektowych
UWAGA: Wszystkie działania, które zostały wykonane do tej pory (zdefiniowanie działań + sekwencja działań + oszacowanie zasobów działań) pomogą w „Opracowaniu harmonogramu”.
Szacowanie czasu trwania aktywności
Szacowanie czasu trwania czynności to proces szacowania liczby okresów pracy (tygodni/miesięcy) wymaganych do wykonania poszczególnych zadań przy szacowanych zasobach. Ten krok określa, ile czasu zajmie wykonanie pojedynczego zadania.
Nie da się obliczyć czasu działania bez obliczenia nakładu pracy i zasobów potrzebnych do wykonania zadania. Proces szacowania powinien odbywać się w tej kolejności
- Najpierw oszacuj nakład pracy
- Następnie oszacowano zasoby
- Następnie Szacowanie czasu trwania zadania
Aby oszacować czas trwania aktywności, potrzebujesz danych wejściowych
- Lista aktywności
- Atrybuty aktywności
- Kalendarze zasobów
- Oświadczenie o zakresie projektu
- Zasoby procesu organizacyjnego
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
Chociaż istnieją dwa główne wyjścia
- Oszacuj czas trwania aktywności
- Oszacuj czas trwania działań — aktualizacje dokumentów projektu
Technika ta jest również nazywana PERT (ocena projektu i Revie Techniki) szacunki.
Opracuj harmonogram
Opracowanie harmonogramu to proces analizowania sekwencji działań, wymagań dotyczących zasobów, czasu trwania i ograniczeń harmonogramu w celu stworzenia modelu harmonogramu projektu. Przy planowaniu każdego zadania brane są pod uwagę trzy główne czynniki
- Czas trwania:
- Zależności zadań
- ograniczenia
Korzystając z tych czynników, projekt oblicza datę rozpoczęcia i datę zakończenia każdego zadania.
Do tworzenia harmonogramu można użyć oprogramowania do planowania. Generuje model harmonogramu z planowanymi terminami zakończenia działań projektowych.
Dane wejściowe tego narzędzia obejmują
- Plan zarządzania harmonogramem
- Lista aktywności
- Atrybuty aktywności
- Harmonogram projektu – schematy sieci
- Wymagania dotyczące zasobów działania
- Kalendarze zasobów
- Szacunki czasu trwania aktywności
- Oświadczenie o zakresie projektu
- Rejestr ryzyka
- Zadania personelu projektu
- Struktura podziału zasobów
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wyjście z tego byłoby
- Harmonogram projektu
- Schemat sieci projektu
- Wykresy Gantta lub wykresy słupkowe
- Wykres kamienia milowego
- Zaplanuj linię bazową
- Zaplanowane dane
- Aktualizacje dokumentów projektu
Harmonogram kontroli
Ostatnim etapem fazy planowania jest Harmonogram kontroli. Jest to proces monitorowania stanu działań projektowych w celu aktualizacji procesu projektowego i zarządzania zmianami w linii bazowej harmonogramu.
Jeśli wymagane są zmiany w harmonogramie, należy je przejść przez proces kontroli zmian. Harmonogram powinien być zarządzany lub kontrolowany przez menedżera w sposób proaktywny.
Istnieją cztery główne wyjścia procesu planowania sterowania
- Plan zarządzania projektem
- Zaplanuj linię bazową
- Plan zarządzania harmonogramem
- Harmonogram projektu
- Informacje o wydajności pracy
- Zasoby procesu organizacyjnego
Istnieje pięć wyjść harmonogramu sterowania
- Zarządzanie wydajnością pracy
- Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
Etap realizacji projektu
Faza wykonawcza składa się z działań określonych w planie zarządzania projektem. Proces ten obejmuje zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy, koordynację działań z ludźmi i zasobami, a także wykonywanie innych działań związanych z rezultatami projektu.
W fazie wykonania wynik może wymagać ponownego wyznaczenia i aktualizacji istniejących wymagań projektowych. Działania podjęte w fazie realizacji mogą mieć wpływ na plan zarządzania projektem lub dokumenty.
Kieruj i zarządzaj realizacją projektów
Ten etap pochłania większość koszt projektu, czasu i zasobów, ponieważ jest to proces, który generuje produkty cząstkowe projektu.
Istnieją cztery dane wejściowe do kierowania i zarządzania realizacją projektu
- Plan zarządzania projektem
- Zatwierdzona prośba o zmianę
- EEF (czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa)
- OPA (zasoby procesów organizacyjnych)
Chociaż istnieje pięć wyjść
- Dostarczane
- Dane dotyczące wydajności pracy
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektowych
Na tym etapie kluczowe znaczenie mają oceny ekspertów, spotkania i raportowanie KPI (Key Performance Indicators).
Przeprowadzanie kontroli jakości
Wykonywanie Zapewnienie jakości: to proces audytu wymagań jakościowych i wyników pomiarów kontroli jakości. Jest to proces rejestrowania i monitorowania wyników działań związanych z jakością w celu oceny wyników. W tym procesie można zastosować różne narzędzia, takie jak wykresy kontrolne, analiza kosztów i korzyści, schematy blokowe, wykresy uruchomieniowe, diagramy punktowe, inspekcje i przeglądy itp.
Głównym wkładem w to jest
- Plan zarządzania projektem
- Metryki jakości
- Pomiary kontroli jakości
- Informacje o wydajności pracy
Podczas gdy wynik tego jest
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
Pozyskiwanie zespołu projektowego
Na etapie realizacji ma miejsce pozyskiwanie zespołu projektowego, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że w trakcie procesu będą potrzebne osoby o różnych zestawach umiejętności.
Istnieją trzy główne dane wejściowe do pozyskania zespołu projektowego
- Role i obowiązki
- Schemat organizacyjny projektu
- Plan zarządzania personelem
Chociaż istnieją trzy wyjścia
- Zadania personelu projektu
- Kalendarze zasobów
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
Rozwój zespołu projektowego
Większość procesów kadrowych polega na realizacji procesu, którego częścią jest także rozwój zespołu projektowego. Głównym celem rozwoju zespołu projektowego jest poprawa ogólnej wydajności jego członków. Ten etap należy rozpocząć na wczesnym etapie projektu.
Dane wejściowe w zespole rozwoju projektu obejmują
- Plan zarządzania zasobami ludzkimi
- Zadania personelu projektu
- Kalendarze zasobów
Dane wyjściowe tego procesu obejmują
- Oceny wydajności zespołu
- Aktualizacje EEF
Zarządzaj zespołem projektowym
Zarządzanie zespołem projektowym jest jedną z ważnych części zarządzania projektami. Jest to najbardziej złożony obszar zarządzania projektami, ponieważ często menedżerowie nie mają bezpośredniego kontaktu z członkami zespołu, w takiej sytuacji analiza ich wyników i decydowanie o ich wynagrodzeniu staje się trudne.
Istnieje pięć danych wejściowych do zarządzania procesem zespołu projektowego
- Zadania personelu projektu
- Oceny wydajności zespołu
- Raporty wydajności
- Plan zarządzania projektem
- Zasoby procesu organizacyjnego
Istnieją cztery główne wyjścia
- Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
- Aktualizacje czynników środowiskowych przedsiębiorstwa
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
Zarządzaj komunikacją
Spośród trzech atrybutów komunikacyjnych jeden przypada na proces realizacji. W programie do zarządzania komunikacją istnieją trzy główne aspekty komunikacji, które należy monitorować.
- Członkowie zespołu projektowego do kierownika projektu
- Kierowników projektów do kierownika programu
- Menedżer programu dla interesariuszy lub innych sponsorów
Wkład zarządzania komunikacją obejmuje
- Plan zarządzania komunikacją
- Raporty wydajności pracy
- EEF
- OPA
Wyjściem z tego etapu będzie
- Komunikacja projektu
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektowych
- Aktualizacje OPA
Przeprowadzaj Zamówienia
Na tym etapie kupujący i sprzedający odgrywają dwie główne role. W procesie udzielania zamówień zaangażowane są następujące działania
- Wydaj pakiet ofert potencjalnym sprzedawcom
- Organizuj konferencje oferentów
- Oceń potencjalne propozycje sprzedawców
- Wybierz zwycięskie propozycje sprzedawców
Wyjście procesu zakupowego obejmuje
- Plan zarządzania projektem
- Przeprowadzaj dokumenty zamówienia
- Kryteria wyboru źródła
- Lista kwalifikowanych sprzedawców
- Propozycje sprzedawcy
- Dokumenty projektowe
- Podejmuj lub kupuj decyzje
- Umowa partnerska (umowa zespołowa)
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy będziesz mieć sześć wyjść
- Wybrani sprzedawcy
- Udzielenie zamówienia na zamówienie
- Kalendarze zasobów
- Zmień prośby
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
Zarządzaj zaangażowaniem interesariuszy
Ten etap obejmuje aktywne zarządzanie interesariuszami w całym projekcie. Aby uniknąć nieoczekiwanego opóźnienia projektu lub porzucenia projektu w międzyczasie, oczekiwania interesariuszy są identyfikowane i szybko rozwiązywane.
Istnieje pięć danych wejściowych do zarządzania procesem interesariuszy
- Rejestr interesariuszy
- Strategia zarządzania interesariuszami
- Plan zarządzania projektem
- Dziennik problemów
- Zmian
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wynikiem tego procesu są m.in
- Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
- Żądanie zmiany
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentacji projektowej
Faza projektu Review
Pod koniec fazy realizacji przeprowadzany jest przegląd fazy projektu. Pomaga on w dokumentowaniu następujących działań
- Udokumentuj wynik przeglądu zarządzania projektem
- Poinformuj sponsora o postępach w projekcie
- Identyfikacja wszelkich zagrożeń lub problemów, które miały wpływ na projekt
- Przedstawia materiały dostarczane interesariuszom, które powstały w trakcie projektu
- Poproś o zgodę, aby przejść do następnej fazy
Monitorowanie i kontrola projektu oraz etap końcowy
Po fazie realizacji, aby sprawdzić, czy projekt zmierza we właściwym kierunku, aktywna staje się faza monitorowania i kontroli. Na tym etapie przeprowadzane są różne zmiany i przeglądy mające na celu poprawę wydajności projektu.
Monitoruj i kontroluj prace projektowe
Ten etap obejmuje śledzenie, przeglądanie i regulowanie postępów w celu osiągnięcia celu projektu. Zapewnia również, że produkty są zgodne z planem zarządzania projektem. Głównym celem tego etapu jest zidentyfikowanie wszelkich zmian wprowadzonych od punktu planu zarządzania projektem w celu określenia odpowiednich działań zapobiegawczych.
Wejścia dla tego etapu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Raporty wydajności
- Prognozy kosztów
- Zaplanuj prognozy
- Zatwierdź zmiany
- Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy dane wyjściowe obejmują
- Zmień prośby
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian
Jest to jeden z najważniejszych procesów zarządzania projektami. To właśnie na tym etapie oceniany jest wpływ wszelkich zmian na projekt. Jeśli na tym etapie nastąpi zmiana w którejkolwiek części projektu, ocenie zostanie poddany cały projekt. Lepiej wdrożyć zmiany już na wczesnym etapie projektu, gdyż wraz z postępem projektu wzrastają także koszty wdrożenia zmian.
Wejście tego etapu obejmuje
- Plan zarządzania projektem
- Raporty wydajności pracy
- Zmień prośby
- EEF
- OPA
Podczas gdy wyjścia są
- Zatwierdzone prośby o zmianę
- Zmian
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
Zweryfikuj zakres
Walidacja zakresu polega na sprawdzeniu, czy produkty spełniają kryteria akceptacji klienta. Zewnętrzne kontrole z klientem lub interesariuszami są częścią walidacyjnego zarządzania zakresem.
Dane wejściowe do walidacji zakresu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- wymagania
- Dokumenty
- Macierz identyfikowalności wymagań
- Zweryfikowane dostawy
- Dane dotyczące wydajności pracy
Podczas gdy dane wyjściowe walidacji zakresu obejmują
- Przyjęte dostawy
- Zmień prośby
- Informacje o wydajności pracy
- Aktualizacje dokumentów projektu
Zakres kontroli
Zakres kontroli zapewnia, że jest to jedyna praca zidentyfikowana jako będąca w zakresie, która jest dostarczana. Rzeczywisty wynik jest porównywany z linią bazową zakresu i zapewnia, że cały zatwierdzony zakres jest rzeczywiście realizowany.
Wejścia do kontroli zakresu procesu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Informacje o wydajności pracy
- Dokumentacja wymagań
- Macierz identyfikowalności wymagań
- Zasoby procesu organizacyjnego
Podczas gdy dane wyjściowe obejmują
- Pomiary wydajności pracy
- Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
- Zmień prośby
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
Harmonogram kontroli
Proces harmonogramu kontroli pomaga na wiele sposobów. Pomaga uchwycić bieżący stan harmonogramu, określić odchylenia od linii bazowej harmonogramu, zrozumieć charakter odchyleń i zareagować, podejmując odpowiednie działania.
Jeśli w harmonogramie potrzebne są zmiany, muszą one przejść przez proces kontroli zmian, zmianę należy ponownie ocenić i dopiero wtedy należy ją wykorzystać do aktualizacji linii bazowej harmonogramu.
Istnieją cztery główne dane wejściowe do harmonogramu kontroli
- Plan zarządzania projektem
- Zaplanuj linię bazową
- Plan zarządzania harmonogramem
- Harmonogram projektu
- Informacje o wydajności pracy
- Zasoby procesu organizacyjnego
Wyjście zawiera
- Pomiary wydajności pracy
- Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
- Zmień prośby
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
Koszt kontroli
Koszt kontrolny polega na porównaniu kosztu bazowego każdego produktu z kosztem rzeczywistym. Linia bazowa kosztów powinna zmieniać się tylko w odpowiedzi na żądanie zmiany, które przeszło proces Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian. Kontrola kosztów zapewnia, że projekt mieści się w ramach ograniczeń finansowych.
Dane wejściowe dla Kosztu Kontroli obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Wymagania dotyczące finansowania projektu
- Informacje o wydajności pracy
- Kontrola kosztów Zasoby procesu organizacyjnego
Dane wyjściowe dla tego obejmują
- Pomiary wydajności pracy wartości wypracowanej
- Prognozy budżetu wartości wypracowanej w kosztach kontroli
- Zmień prośby
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
Kontrola jakości
Kontrola jakości gwarantuje, że projekt i produkt zostaną dostarczone wraz z planem zarządzania jakością. Daje pewność, że praca zostanie wykonana prawidłowo. Głównym wynikiem jakości kontroli jest Plan zarządzania jakością. Podczas gdy inne informacje, które będą pomocne, to
- Istniejący schemat blokowy
- Górne i dolne granice kontrolne i specyfikacyjne zawarte w kartach kontrolnych
- Informacje są podawane w postaci odniesień do kryteriów pobierania próbek, liczby próbek, pomiarów i zmiennych próbek
- Metryki jakości – jest to standardowy pomiar mający na celu spełnienie wymagań jakościowych
- Zapewnia, że przestrzegane są odpowiednie kroki w celu zachowania zgodności z takimi aspektami, jak proces, polityka lub przepisy
Istnieją cztery główne wyniki procesu kontroli jakości wykonania:
- Zintegrowana kontrola zmian
- Zatwierdzone prośby o zmianę
- Przegląd zatwierdzonych próśb o zmianę
- Zatwierdzone zmiany
Komunikacja kontrolna
Komunikacja kontrolna gwarantuje, że do interesariusza dotrą odpowiednie informacje. Informacje o komunikacji kontrolnej obejmują dane wejściowe, narzędzia i techniki oraz dane wyjściowe, które należą do tego procesu.
Komunikacja kontrolna może być w dowolnym formacie, może być
- Trendy danych
- Informacje tabelaryczne
- Krzywa S
- Formaty pulpitu nawigacyjnego
- Użyj histogramu
W procesie komunikacji kontrolnej informacje o pracy są pobierane z różnych innych procesów, a raport wyników służy jako dane wejściowe dla różnych procesów monitorowania i zarządzania. Głównymi rezultatami procesu komunikacji sterującej jest zapis wyników.
Kontroluj ryzyko
Analiza ryzyka jest procesem ciągłym w całym cyklu projektowym. Ważne jest, aby stale analizować, identyfikować i reagować na ryzyko. Działalność ta obejmuje ryzyko kontrolne
- Śledzenie istniejących zagrożeń
- Monitorowanie ryzyka szczątkowego
- Identyfikacja nowych zagrożeń
- Wdrażanie planów reakcji na ryzyko
- Ciągła ocena procesu ryzyka
Danymi wejściowymi dla ryzyka kontroli są
- Rejestr ryzyka
- Informacje o wydajności pracy
- Raporty wydajności
- Analiza rezerw
- Audyty Ryzyka
Dane wyjściowe dla ryzyka kontroli to
- Aktualizacja rejestru ryzyka
- Ryzykowny plan zarządzania
Zamówienia kontrolne
Z czterech planów zamówień trzeci proces zamówień należy do grupy procesów Monitorowanie i realizacja. Ten etap polega na monitorowaniu wyników dostawcy i upewnieniu się, że wszystkie wymagania umowy są spełnione.
Proces zamówień kontrolnych obejmuje weryfikację
- Niezależnie od tego, czy dostarczane są towary, czy usługi
- Czy jest dostarczony na czas
- Czy naliczona faktura dotyczy prawidłowej ilości
- Czy wszystkie warunki umowy są spełnione
- Czy relacje między kupującym a sprzedającym są właściwie zarządzane
Głównymi danymi wejściowymi do procesu zamówień są
- Plan zarządzania projektem
- Dokumenty zamówienia
- Umowy
- Zatwierdzone prośby o zmianę
- Raporty wydajności pracy
- Dane dotyczące wydajności pracy
Wyjście dla zamówień są
- Informacje o wydajności pracy
- Zmień prośby
- Aktualizacje planu zarządzania projektami
- Aktualizacje dokumentów projektu
- Aktualizacje OPA
Zarządzanie interesariuszami kontroli
Wiele projektów potknie się z powodu niewłaściwego zarządzania interesariuszami. Jeśli interesariuszami zarządza się właściwie, szanse na sukces projektu są większe. W tym procesie monitorujemy aktualny poziom zaangażowania interesariuszy i na tej podstawie podejmujemy działania.
Wejście i wyjście dla wszystkich tych działań obejmują
| Wkład | Wydajność |
|---|---|
| Zaplanuj zarządzanie interesariuszami | Informacje o wydajności pracy |
| Dziennik problemów | Zmień prośby |
| Dane dotyczące wydajności pracy | Aktualizacje planu zarządzania projektami |
| Dokumenty projektowe | Aktualizacje dokumentów projektowych |
| Aktualizacje OPA |
Faza zamknięcia
Faza zamykania to proces, który na koniec przeprowadza kontrolowane zamknięcie projektu. W projekcie realizowane są trzy działania zamykające
- Zamknięcie produktu — uzyskanie od klienta akceptacji końcowych produktów, jeśli projekt jest zewnętrzny
- Zamknięcie projektu – obejmuje formalne zamknięcie procedur administracyjnych, aktualizację dokumentów projektu i archiwizację tych baz danych i dokumentów.
- Zamknięcie zasobu stojącego za projektem – Zamknięcie finansowe projektu, środki przeznaczone na projekt powinny zostać zwrócone
Dane wejściowe dla tego procesu obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Zaakceptowane elementy dostawy
- OPA
Wynikiem tego procesu są m.in
- Końcowy produkt, usługa lub zmiana wyniku
- Aktualizacje OPA
Zamknij zamówienia
Dla każdej fazy cyklu życia projektu – planowania, realizacji, monitorowania, kontrolowania i zamykania – istnieje jeden proces zaopatrzenia. Ostateczne zamówienie zamykające odbywa się zgodnie z umową pomiędzy sprzedającym a kupującym.
Działania końcowe i rezultaty obejmują:
-
Przeglądy wydajności projektu, w tym zarządzanie ryzykiem i problemami
-
Zaktualizowany plan zarządzania projektem w celu odzwierciedlenia rzeczywistych wyników
-
Raporty końcowe rozesłane do odpowiednich interesariuszy
Dane wejściowe do zamknięcia zamówienia obejmują
- Plan zarządzania projektem
- Dokumenty zamówienia
Podczas gdy dane wyjściowe obejmują
- Zamówienia zamknięte
- Aktualizacje OPA
Zarządzanie projektami Etyka kodeksu i postępowania
W końcu natkniesz się na etykę zarządzania projektami dotyczącą kodu i postępowania, która dotyczy różnych ludzkich aspektów behawioralnych, takich jak
- Odpowiedzialność
- Poszanowanie
- Uczciwość
- Uczciwość
- Kompetencje kulturowe
Ten kod jest praktykowany, aby wzbudzić zaufanie i wprowadzić wspólny schemat zachowań u kierownika projektu.
Podsumowanie
Faza inicjacji określa te procesy, które są wymagane do rozpoczęcia nowego projektu. Określa, co projekt powinien osiągnąć w odpowiednim czasie.
Faza inicjacji składała się głównie z dwóch głównych działań
- Opracuj Kartę Projektu
- Zidentyfikuj interesariuszy
Rejestr interesariuszy i karta projektu są również przydatne w innych grupach procesów zarządzania projektami, takich jak proces planowania.
Faza planowania określa zakres i cel projektu. Polega na stworzeniu zestawu planów, które poprowadzą Cię przez etapy realizacji i zamknięcia projektu.
Faza wykonawcza składa się z działań określonych w planie zarządzania projektem. Jest to najdłuższa faza cyklu życia projektu, pochłaniająca maksimum energii i zasobów. Działania podjęte na etapie realizacji mogą mieć wpływ na plan lub dokumenty zarządzania projektem.
Kluczowymi zadaniami w fazach cyklu życia projektu wykonawczego są
- Realizuj plany zarządzania projektami
- Kieruj i zarządzaj realizacją projektów
- Wykonaj przydzielone zadania
- Przeprowadzaj spotkania dotyczące stanu postępów itp.
W fazie wykonania wynik może wymagać ponownego wyznaczenia i aktualizacji istniejących wymagań projektowych.
Etap monitorowania i kontroli zapewnia, że rezultaty są zgodne z planem zarządzania projektem przed fazą zamknięcia.
Głównym celem tej fazy jest zidentyfikowanie wszelkich zmian wprowadzonych z punktu planu zarządzania projektem w celu określenia działań zapobiegawczych w przypadku nieoczekiwanych rezultatów.
Faza zamknięcia to proces, który na końcu przeprowadza kontrolowane zamknięcie projektu.
