Achats et demandes d'achat à SAP MM
Équipe éditoriale
⚡ Résumé intelligent
Achats et demandes d'achat SAP Le service MM lance le cycle d'approvisionnement. Une demande d'achat enregistre un besoin interne, identifie un fournisseur et se transforme en bon de commande une fois validée.
Qu'est-ce que l'achat en SAP MM ?
Les achats sont une composante de SAP Le module MM et son processus peuvent être grossièrement représentés dans le diagramme ci-dessous.
MRP (planification des ressources matérielles) crée une proposition d'approvisionnement et est ensuite convertie en demande d'achat. L'étape suivante consiste à attribuer la source à la demande d'achat et à lancer la demande d'achat. Le PR est converti en bon de commande et dès la réception des marchandises, une réception de facture peut être effectuée pour terminer le processus d'achat. De plus, le paiement est traité (dans le module FI).
L'approvisionnement ne doit pas nécessairement commencer par le MRP, il peut être initié par une planification basée sur la consommation ou par la création directe d'un PR ou d'un bon de commande.
MRP est une fonction système permettant de déterminer les besoins en matériaux au niveau des articles et de la nomenclature. Une bombe (Bill des matériaux) est une liste de composants et de sous-composants qui composent un seul matériau.
L'un des simples documents de base des Achats en SAP est une demande d'achat.
Demande d'achat
Les demandes d'achat peuvent être créées automatiquement par le système ou manuellement. Ils peuvent être convertis en bons de commande mais uniquement lors du déblocage (approbation de la demande d'achat).
Nous aborderons dans cette leçon plusieurs sujets qui vous permettront de comprendre et de créer une demande d'achat.
Les tranches de numéros dans les demandes d'achat sont requises, tout comme dans les autres documents, afin d'attribuer le numéro de document aux nouveaux documents créés.
Later, ces tranches de numéros sont affectées à différents types de documents que nous pouvons définir pour être utilisés dans le traitement des demandes d'achat.
Nous aborderons également les exigences tracLe numéro de roi est essentiellement une combinaison de chiffres et de lettres qui peut être attribuée de manière unique à plusieurs documents afin de track certaines exigences importantes.
Vous verrez comment fonctionne la détermination de la source et pourquoi elle est utile, ainsi que la manière dont cette source peut être affectée à notre document d'achat.
Enfin, vous découvrirez comment traiter la demande d'achat, depuis sa création jusqu'à sa transformation en bon de commande.
Tranches de numéros pour la demande d'achat
L'attribution de tranches de numéros pour les demandes d'achat fonctionne sur le type de document. Plusieurs tranches de numéros différentes peuvent être créées et ensuite affectées à un type de demande d'achat spécifique.
Cela se fait lors de la personnalisation. Les types de documents de demande d'achat peuvent avoir deux tranches de numéros affectées. Une plage interne et une plage externe sont affectées à chaque type de document. Les tranches de numéros internes sont automatiquement incrémentées par le système et les tranches de numéros externes sont attribuées manuellement.
L'écran ci-dessous représente une liste de tranches de numéros pour la demande d'achat.
Le numéro de départ est le premier numéro de la plage, le numéro d'arrivée est le dernier numéro disponible et le numéro actuel est le dernier numéro attribué à un document.
De plus, une case à cocher indique s'il s'agit d'une tranche de numéros externe.
Par exemple, une tranche de numéros interne peut être définie comme une tranche allant de 20000000 à 30000000, dans ce cas les documents du type de document auquel est attribué cet intervalle seront numérotés à partir de 20000001 et seront incrémentés de 1 pour chaque nouveau document créé. Le dernier numéro disponible pour cet intervalle sera 30000000 10 , et si vos documents remplissent toute la plage de numéros, celle-ci devra être étendue. Cela arrivera rarement car cela signifierait que vous auriez millions de documents de demande d'achat.
Les plages de numéros ne prennent tout leur sens qu'une fois associées à un type de document, ce qui constitue l'étape de configuration suivante.
Définition du type de document
La définition du type de document consiste à définir les différents types de documents pour une demande d'achat. Elle est utile dans le cadre d'un groupe.ping Les demandes d'achat, en précisant leur utilisation, peuvent être standard ou destinées à des sous-traitants. Par exemple, on peut avoir des demandes d'achat standard, des demandes de sous-traitance, etc.tracTransferts de fonds et de stock. Chaque type de document répond à un besoin spécifique et est configuré pour être utilisé de cette manière.
Dans la définition du type de document, vous pouvez définir un certain nombre d'options. Intervalles numériques (internes et externes), intervalle de postes, touche de sélection de champ, indicateur de contrôle, indicateur de lancement global (définit si tous les postes de PR sont lancés simultanément ou individuellement).
Type de document de demande d'achat standard dans SAP est défini dans toutes les installations comme NB.
Exigence tracnombre roi
Ce numéro est utilisé pour tracLes exigences spécifiques de King sont définies par ce numéro. Il peut être saisi lors de la création d'une demande d'achat et est copié dans le bon de commande. Ce numéro est géré au niveau de l'article et les articles peuvent être sélectionnés par ce numéro dans plusieurs rapports. MLB.
- Exécution MLB transaction.
- Cliquez sur Choisissez .
Lorsque vous cliquez ContinuerVous serez redirigé vers l'écran de sélection initial. Vous disposez alors de plusieurs options de sélection ; choisissez celles qui vous conviennent le mieux pour affiner votre recherche.
- Saisir l'exigence tracnuméro(s) du roi.
- Exécuter.
Une liste de documents contenant les tracnuméro du roi.
Détermination de la source
La détermination de la source aide à trouver la source la plus appropriée pour un besoin, par exemple, elle peut suggérer quel accord-cadre, quelle source d'approvisionnement interne (usine) ou quel fournisseur peut être utilisé pour commander des articles spécifiques à un moment donné.
La détermination des fournisseurs prend en compte diverses données comme paramètres pour le processus de sélection proprement dit. Il s'agit notamment de l'accord-cadre, de la fiche d'information sur l'achat, des usines de notre entreprise, des accords de quotas et de la liste des fournisseurs.
Tout cela est pris en compte lors de la détermination de la meilleure source possible pour un besoin.
La première vérification s'effectue via Disposition des quotas où le système détermine s'il existe une source appropriée avec l'accord de quota approprié pour le matériau, et si une source appropriée est trouvée, elle est sélectionnée et la recherche supplémentaire de la source est abandonnée.
Sinon, le système prend Liste des sources Il prend en compte ces sources et y recherche des sources valides. Une liste de sources comprend des enregistrements autorisés et bloqués. Enregistrements corrigés sont destinés à des fournisseurs fixes pour un matériel spécifique, valables pour une certaine période. Enregistrements bloqués ne peuvent pas être utilisés comme source tant qu’ils sont dans ce statut.
Enfin, le système recherche le accord-cadre et enregistrement d'informations pour des sources crédibles et leur attribue la réquisition. Vous avez vu dans la leçon précédente ce qu'est un fiche d'information sur l'achatUn accord-cadre est un accord de planification ou un contrat.tract qui est également utilisé comme information d'entrée dans le processus de détermination de la source.
Pour utiliser la détermination de la source, vous devez cocher la case « Déterminer la source » sur l'écran initial de la demande d'achat.
Affectation de la source
Le système peut effectuer une attribution de source en arrière-plan ou au premier plan.
Si la recherche est effectuée en mode premier plan et que plusieurs sources valides sont trouvées, une liste de sélection apparaît dans laquelle l'utilisateur doit sélectionner la source appropriée. Si une seule source appropriée est trouvée, elle est automatiquement attribuée.
Si la recherche est effectuée en arrière-plan, une seule source doit être déterminée et pour ce faire, le système exécutera diverses fonctions lors de la recherche.
Par exemple, les contrats-cadres ont la priorité sur la source de la fiche d'informations d'achat et, en cas de conflit, une source de contrat-cadre est sélectionnée.
Si plusieurs sources valides sont trouvées dans les accords-cadres, la seule source valide sera celle du fournisseur régulier, et si aucun des enregistrements ne concerne un fournisseur régulier, la source devra être déterminée manuellement.
Vous pouvez voir comment deux sources sont proposées par le système, parmi lesquelles nous devons choisir manuellement la meilleure.
Comment créer et traiter une demande d'achat
La configuration étant terminée, la demande peut être créée. La transaction ME51N est le point d'entrée standard et suit une séquence fixe de cinq actions.
- Ouvrez ME51N et choisissez le type de document. Le type sélectionné en haut de l'écran détermine la plage de numéros, la sélection des champs et si la validation s'effectue article par article ou pour l'ensemble du document. NB correspond à la demande standard par défaut.
- Saisissez les données de l'article. Chaque ligne doit comporter un numéro d'article, une quantité, une date de livraison et une usine. Pour un article sans fiche de base, utilisez une catégorie d'imputation avec un texte court et un groupe d'articles.
- Remplissez les onglets de détails de l'article. L'onglet « Source d'approvisionnement » contient le fournisseur ou l'accord-cadre issu de la détermination de la source. L'onglet « Évaluation » indique le prix utilisé pour les limites d'approbation. L'exigence tracLe numéro de roi décrit ci-dessus est également indiqué dans le détail de l'article.
- Vérifiez et enregistrez. Le bouton Vérifier valide l'affectation du compte, la date de livraison et la source avant l'enregistrement. Lors de l'enregistrement, SAP attribue le numéro de document à partir de la plage configurée précédemment.
- Libérez la réquisition. La validation individuelle utilise ME54N et la validation collective utilise ME55. Une demande soumise à une stratégie de validation ne peut être convertie que lorsque tous les codes de validation ont été définis.
Une fois la commande validée, la conversion est simple. ME57 attribue une source et crée la commande de manière interactive, ME58 traite les demandes d'achat ayant déjà une source attribuée, et ME59N exécute la création automatique des commandes en arrière-plan pour les demandes d'achat disposant d'une source unique. Le résultat est systématiquement un document qui se poursuit jusqu'à la fin. traitement des bons de commande, réception des marchandises et vérification des factures.
Demande d'achat vs bon de commande
Les deux documents mentionnent un matériau, une quantité et une date, ce qui explique pourquoi les débutants les confondent souvent. La différence est d'ordre juridique et fonctionnel, et non purement formelle.
| Paramètres | Demande d'achat | Bon de commande |
|---|---|---|
| Nature | Demande interne d'approvisionnement | Engagement externe envers un fournisseur |
| Audience | Circule au sein de l'entreprise | Envoyé au fournisseur |
| Vendeur | Facultatif, peut être trouvé par détermination de la source | Obligatoire |
| Tarifs et Prix | Prix d'évaluation estimé | Prix convenu d'après la fiche d'information ou le contrattract |
| Créer une transaction | ME51N | ME21N |
| Type standard | NB | NB |
| Effet de la libération | Permet la conversion en une commande | Autorise la transmission au fournisseur |
En clair, la demande d'achat invite le service des achats à acquérir un produit, tandis que la commande indique au fournisseur de le livrer. Les étapes suivantes du cycle sont détaillées dans le reste du document. SAP Tutoriel MM série.
