Introduction aux achats et aux demandes d'achat en SAP

Les achats sont une composante de SAP Le module MM et son processus peuvent être grossièrement représentés dans le diagramme ci-dessous.

MRP (planification des ressources matérielles) crée une proposition d'approvisionnement et est ensuite convertie en demande d'achat. L'étape suivante consiste à attribuer la source à la demande d'achat et à lancer la demande d'achat. Le PR est converti en bon de commande et dès la réception des marchandises, une réception de facture peut être effectuée pour terminer le processus d'achat. De plus, le paiement est traité (dans le module FI).

L'approvisionnement ne doit pas nécessairement commencer par le MRP, il peut être initié par une planification basée sur la consommation ou par la création directe d'un PR ou d'un bon de commande.

MRP est une fonction système permettant de déterminer les besoins en matériaux au niveau des articles et de la nomenclature. Une bombe (Bill des matériaux) est une liste de composants et de sous-composants qui composent un seul matériau.

L'un des simples documents de base des Achats en SAP est une demande d'achat.

Demande d'achat

Les demandes d'achat peuvent être créées automatiquement par le système ou manuellement. Ils peuvent être convertis en bons de commande mais uniquement lors du déblocage (approbation de la demande d'achat).

Nous aborderons plusieurs sujets dans cette leçon qui peuvent aider à comprendre et à créer la demande d'achat.

Les tranches de numéros dans les demandes d'achat sont requises, tout comme dans les autres documents, afin d'attribuer le numéro de document aux nouveaux documents créés.

Later, ces tranches de numéros sont affectées à différents types de documents que nous pouvons définir pour être utilisés dans le traitement des demandes d'achat.

Nous couvrirons également le numéro de suivi des exigences, qui est essentiellement une combinaison de chiffres/lettres qui peut être attribuée de manière unique à plusieurs documents afin de suivre certaines exigences importantes.

Vous verrez comment fonctionne la détermination de la source et pourquoi elle est utile, ainsi que comment cette source peut être affectée à notre document d'achat.

Enfin, vous découvrirez comment traiter la demande d'achat, depuis sa création jusqu'à sa transformation en bon de commande.

Tranches de numéros pour la demande d'achat

L'attribution de tranches de numéros pour les demandes d'achat fonctionne sur le type de document. Plusieurs tranches de numéros différentes peuvent être créées et ensuite affectées à un type de demande d'achat spécifique.

Cela se fait lors de la personnalisation. Les types de documents de demande d'achat peuvent avoir deux tranches de numéros affectées. Une plage interne et une plage externe sont affectées à chaque type de document. Les tranches de numéros internes sont automatiquement incrémentées par le système et les tranches de numéros externes sont attribuées manuellement.

L'écran ci-dessous représente une liste de tranches de numéros pour la demande d'achat.

Le numéro Du est le premier numéro de la plage, le numéro To est le dernier numéro disponible et le numéro actuel est le dernier numéro attribué à un document.

De plus, une case à cocher indique s'il s'agit d'une tranche de numéros externe.

Par exemple, une tranche de numéros interne peut être définie comme une tranche allant de 20000000 à 30000000, dans ce cas les documents du type de document auquel est attribué cet intervalle seront numérotés à partir de 20000001 et seront incrémentés de 1 pour chaque nouveau document créé. Le dernier numéro disponible pour cet intervalle sera 30000000 10 , et si vos documents remplissent toute la plage de numéros, celle-ci devra être étendue. Cela arrivera rarement car cela signifierait que vous auriez millions de documents de demande d'achat.

Définition du type de document

La définition du type de document est une action consistant à définir différents types de documents pour une demande d'achat. Il est utile pour regrouper les demandes d'achat et préciser plus en détail son utilisation. Par exemple, nous pouvons avoir des PR standards, de la sous-traitance et du transfert de stock. Chaque type de document répond à un besoin particulier et est configuré pour être utilisé de cette manière.

Dans la définition du type de document, vous pouvez définir un certain nombre d'options. Intervalles numériques (internes et externes), intervalle de postes, touche de sélection de champ, indicateur de contrôle, indicateur de lancement global (définit si tous les postes de PR sont lancés simultanément ou individuellement).

Type de document de demande d'achat standard dans SAP est défini dans toutes les installations comme NB.

Numéro de suivi des besoins

Ce numéro est utilisé pour suivre des besoins spécifiques. Il peut être saisi lors de la création de la demande d'achat et est copié dans le document de commande d'achat. Il est géré au niveau des articles et les articles peuvent être sélectionnés par ce numéro dans plusieurs rapports comme MLB.

• Exécution MLB transaction.
• Cliquez sur Choisissez .

Lorsque vous cliquez Continuer, vous reviendrez à l'écran de sélection initial. Vous disposez également d'une variété d'options de sélection et devez choisir les options les plus appropriées pour affiner la recherche.

• Entrez le(s) numéro(s) de suivi des exigences.
• Exécuter.

Une liste de documents contenant le numéro de suivi vous sera présentée.

Détermination de la source

La détermination de la source aide à trouver la source la plus appropriée pour un besoin, par exemple, elle peut suggérer quel accord-cadre, quelle source d'approvisionnement interne (usine) ou quel fournisseur peut être utilisé pour commander des articles spécifiques à un moment donné.

La détermination de la source prend diverses données comme paramètres pour le processus de détermination proprement dit. Ceux-ci incluent l'accord-cadre, l'enregistrement des informations d'achat, l'usine dans notre entreprise, l'accord de quota, la liste des sources.

Tout cela est pris en compte lors de la détermination de la meilleure source possible pour un besoin.

La première vérification s'effectue via Disposition des quotas où le système détermine s'il existe une source appropriée avec l'accord de quota approprié pour le matériau, et si une source appropriée est trouvée, elle est sélectionnée et la recherche supplémentaire de la source est abandonnée.

Sinon, le système prend Liste des sources en compte et j'y ai recherché des sources valides. Une liste source se compose d'enregistrements fixes et bloqués. Enregistrements corrigés sont destinés à des fournisseurs fixes pour un matériel spécifique, valables pour une certaine période. Enregistrements bloqués ne peuvent pas être utilisés comme source tant qu’ils sont dans ce statut.

Enfin, le système recherche le accord-cadre et enregistrement d'informations des sources crédibles et leur assigne la réquisition. Vous avez vu dans la leçon précédente ce qu'est une fiche infos-achats, et le contrat-cadre est un programme de livraisons ou un contrat qui est également utilisé dans le processus de détermination de la source comme informations d'entrée.

Pour utiliser la détermination de la source, vous devez cocher la case Déterminer la source dans l'écran initial de la demande d'achat.

Affectation de la source

Le système peut effectuer une attribution de source en arrière-plan ou au premier plan.

Si la recherche est effectuée en mode premier plan et que plusieurs sources valides sont trouvées, une liste de sélection apparaît dans laquelle l'utilisateur doit sélectionner la source appropriée. Si une seule source appropriée est trouvée, elle est automatiquement attribuée.

Si la recherche est effectuée en arrière-plan, une seule source doit être déterminée et pour ce faire, le système exécutera diverses fonctions lors de la recherche.

Par exemple, les contrats-cadres ont la priorité sur la source de la fiche d'informations d'achat et, en cas de conflit, une source de contrat-cadre est sélectionnée.

Si plusieurs sources valides sont trouvées dans les accords-cadres, la seule source valide sera celle du fournisseur régulier, et si aucun des enregistrements ne concerne un fournisseur régulier, la source devra être déterminée manuellement.

Vous pouvez voir comment deux sources sont proposées par le système, parmi lesquelles nous devons choisir manuellement la meilleure.