Correspondencia en SAP – Configuración y tipos

Hay varios tipos de correspondencia estándar disponibles, como impresión de facturas, extractos de cuenta, etc. También se pueden crear tipos de correspondencia personalizados.

Las correspondencias se pueden crear en el momento del procesamiento de una transacción comercial particular o en un later etapa para contabilizaciones de transacciones ya creadas.

La correspondencia se puede enviar al cliente/proveedor en varios formatos como emaily fax. La correspondencia son básicamente cartas, etc. que se envían desde SAP al proveedor/cliente, etc.

La correspondencia se puede crear individual o colectivamente, ad hoc o mediante un trabajo por lotes automatizado.

tipos de correspondencia

Following Es una lista de ejemplo de varios tipos de correspondencia estándar, que se pueden copiar para crear un formulario, programa, etc. personalizado específico.

Tipo de correspondencia Descripción de correspondencia Programa de impresión Datos requeridos Ejemplo de formulario de script SAP estándar
SAP01 Avisos de pago RFKORD00 Número del Documento F140_PAY_CONF_01
SAP06 Estados de cuenta RFKORD10 Número de cuenta y fecha F140_ACC_STAT_01
SAP07 Bill de declaraciones de cargos cambiarios RFKORD20 Número del Documento F 140_BILL_CHA_01
SAP09 Documentos internos RFKORD30 Número del Documento F140_INT_DOCU_01
SAP10 cartas individuales RFKORD40 Número de cuenta F140_IND_TEXT_01
SAP11 Extractos de documentos RFKORD50 Número del Documento F140_DOCU_EXC_01
SAP13 Declaraciones de clientes RFKORD11 Número de cliente y fecha F140_CUS_STAT_01

Cómo hacer la configuración de correspondencia

Configuración de Correspondencia en SAP se puede realizar a continuaciónwing pasos a continuación

Paso 1) Definir el tipo de correspondencia

Ruta: – SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Configurar y verificar la correspondencia > Definir tipos de correspondencia

Codigo de transacción:-OB77

Aquí están disponibles varios tipos de correspondencia estándar de SAP. También puede crear sus tipos de correspondencia personalizados. Puede especificar qué datos se requieren para generar una correspondencia, p. para el extracto de cuenta, puede especificar que el maestro de clientes/proveedores es necesario para el extracto. Además, puede especificar los parámetros de fecha y el texto que aparecerá para la selección de fecha.

Configuración de correspondencia

Paso 2) Asignar programa al tipo de correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Realizar y verificar configuraciones para correspondencia > Asignar programas para tipos de correspondencia

Codigo de transacción: -OB78

Configuración de correspondencia

Aquí necesitas vincular la correspondencia. generator programa al tipo de correspondencia. También puede especificar diferentes programas para diferentes sociedades. (Además, puede especificar aquí la variante predeterminada para que se ejecute el programa. Puede crear dicha variante a partir de la transacción SE38/ SA38 para el programa.)

También puede crear su propio programa personalizado como una copia del programa estándar y realizar cambios adecuados para satisfacer cualquiera de las necesidades específicas de su cliente.

Paso 3) Determinar las funciones de llamada para el tipo de correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Realizar y verificar configuraciones para correspondencia > Determinar funciones de llamada

Codigo de transacción:-OB79

Configuración de correspondencia

Aquí debe especificar en qué momento puede generar el tipo de correspondencia particular. También puede especificar una configuración diferente para diferentes códigos de empresa. Las diversas opciones disponibles son: -

  • En el momento de la entrada de documentos (por ejemplo, FB50, FB60, etc.)
  • Al momento de contabilizar los pagos (por ejemplo, F-28, F-26, etc.)
  • En el momento de la visualización o cambio del documento (por ejemplo, FB02, FB03, etc.)
  • En el momento de visualización de la cuenta (por ejemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)

Paso 4) Asignar formulario de correspondencia al programa de impresión de correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Correspondencia de partidas individuales > Realizar y verificar configuraciones para correspondencia > Definir nombres de formulario para impresión de correspondencia

Codigo de transacción: -OB96

Configuración de correspondencia

Aquí debe especificar qué definición de formularios utilizará el programa de impresión de correspondencia. También puede especificar una configuración diferente para diferentes códigos de empresa. (El formulario SAP Script se define mediante la transacción SE71, donde los diversos datos se organizan en el formato de salida para ser procesados. Este formulario de SAP Script define el diseño en la salida).

También puede utilizar ID de formulario de dos dígitos, mediante los cuales puede llamar a diferentes formularios para diferentes ID de formulario en el mismo código de empresa.

Este ID de formulario se puede proporcionar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera la correspondencia. Puede seleccionar solo un ID de formulario a la vez para un tipo de correspondencia. Puede crear varios tipos de correspondencia, lo que activa diferentes identificadores de formulario.

Paso 5) Definir el remitente Details Por correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Configurar y verificar la correspondencia > Definir remitentetails para formulario de correspondencia

Codigo de transacción:-OBB1

Configuración de correspondencia

Aquí puedes vincular el details para encabezado, pie de página, firma y remitente. Este texto se define utilizando la transacción SO10 con el ID de texto vinculado anteriormente (por ejemplo, ADRS). También puede especificar una configuración diferente para diferentes códigos de empresa. (También se puede definir una variante de remitente de dos dígitos, que puede asignar a los parámetros de selección del programa de impresión. Esto permitirá diferentes remitentestails dentro del mismo código de empresa.)

Paso 6) Definir variantes de clasificación para la correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Artículos de línea > Correspondencia > Configurar y verificar la correspondencia > Definir variantes de clasificación para la correspondencia

Codigo de transacción: -O7S4

Configuración de correspondencia

Aquí puede especificar en qué orden se generarán las cartas de correspondencia. P.ej. Si está generando un estado de cuenta para varios proveedores, los proveedores se ordenarán en este orden y luego se generará la carta. Esta variante de clasificación se puede indicar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera correspondencia.

Paso 7) Definir variantes de clasificación para partidas individuales en correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Artículos en línea > Correspondencia > Configurar y verificar correspondencia > Definir variantes de clasificación para artículos en línea

Codigo de transacción: -O7S6

Configuración de correspondencia

Aquí puede especificar en qué orden aparecerán las distintas líneas de pedido en una carta por correspondencia. P.ej. Si un extracto de cuenta de proveedor tiene varias facturas, las facturas se ordenarán en este orden y luego se generará la carta.

Esta variante de clasificación se puede indicar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera correspondencia.

Generación de correspondencia

Como se mostró anteriormente, también al configurar el punto de llamada, la correspondencia se puede generar en los siguientes momentos: -

  1. En el momento de la entrada de documentos (por ejemplo, FB50, FB60, etc.)
  2. Al momento de contabilizar los pagos (por ejemplo, F-28, F-26, etc.)
  3. En el momento de la visualización o cambio del documento (por ejemplo, FB02, FB03, etc.)
  4. En el momento de visualización de la cuenta (por ejemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)

La correspondencia se puede generar para un documento en particular o para una cuenta de proveedor/cliente. Las diapositivas siguientes explicarán la generación de correspondencia por diferentes vías y su impresión.

Generación de correspondencia (Método A): -

La correspondencia se puede generar mientras crea, modifica o muestra el documento.

Para ello, vaya a Entorno > Correspondencia y seleccione el tipo de correspondencia relevante, p. vea la siguiente pantalla en FB70 creación de facturas de clientes: -

Generación de correspondencia

Generación de correspondencia

De manera similar, puede crear la correspondencia a partir de la visualización/cambio del documento desde la transacción, como en FB02/FB03/FBl1N/FLB5N, etc.

Generación de correspondencia (Método B)

Por existir contabilidad documentos que puede utilizar el código de transacción FB12.

Luego ingresando el código de la empresa, le preguntará el tipo de correspondencia. Seleccione Tipo de correspondencia y le pedirá que ingrese el número de documento/número de cuenta. etc. según la configuración del tipo de correspondencia. Después de esto, se solicita la correspondencia.

Generación de correspondencia

Generación de correspondencia

Generación de correspondencia

Generación de correspondencia (Método C)

A partir de la transacción F.27, se puede generar la correspondencia (Estado de Cuenta) para proveedor(es) / cliente(s).

Generación de correspondencia

Generación de correspondencia

Generación de correspondencia

Aquí "Indicador en el registro maestro", el valor proporcionado debe coincidir con el valor proporcionado en los datos maestros del cliente/proveedor > Código de empresa > Correspondencia.

Si selecciona “Solicitud Individual” marque box, entonces, si el mismo proveedor/cliente tiene artículos en línea en múltiples códigos de compañía, entonces para cada código de compañía se generará una declaración separada.

Impresión de correspondencia

Impresión de correspondencia (Método A): –

Usar código de transacción F.61 para imprimir el tipo de correspondencia relevante ya generada. Al ejecutarse, simplemente imprimirá la correspondencia (si Email/Fax, etc. está configurado, entonces la salida se generará en ese formato)

Impresión de correspondencia

Impresión de correspondencia

Impresión de correspondencia (Método B): –

De la transacción F.64, podrá ver la carta de correspondencia (Spool) generada y podrá imprimirla. (La diferencia con F.61 es que en F.64 también puedes hacer otras opera(como eliminar, vista previa de impresión, etc.) para solicitudes de correspondencia ya generadas).

Impresión de correspondencia

Impresión de correspondencia

El spool generado se puede ver e imprimir desde la transacción. SP02 o Sistema > Solicitud de spool propio.

Correspondencia vía Email

mantener la email dirección en la configuración en cliente/ maestro vendedor > Datos generales > Pestaña Dirección > Comunicación y seleccione el método de comunicación como email.

También mantenga la email id en el maestro de cliente/proveedor > Datos de código de empresa > Pestaña Correspondencia.

Correspondencia vía Email

Correspondencia vía Email

Luego, la correspondencia para este cliente/proveedor se generará en email formato en lugar de salida impresa (teniendo en cuenta la configuración de salida del usuario realizada para determinar el método de comunicación en la salida del usuario que se muestra en la siguiente diapositiva).

(Nota: De manera similar, puede configurar la salida de fax seleccionando la comunicación estándar como FAX y manteniendo el número de fax).