correspondencia en SAP – Configuración y tipos

Hay varios tipos de correspondencia estándar disponibles, como impresión de facturas, extractos de cuenta, etc. También se pueden crear tipos de correspondencia personalizados.

Las correspondencias se pueden crear en el momento del procesamiento de una transacción comercial particular o en una etapa posterior para contabilizaciones de transacciones ya creadas.

La correspondencia se puede enviar a un cliente o proveedor en varios formatos, como correo electrónico y fax. La correspondencia consiste básicamente en cartas, etc., que se envían desde SAP al proveedor/cliente, etc.

La correspondencia se puede crear individual o colectivamente, ad hoc o mediante un trabajo por lotes automatizado.

tipos de correspondencia

A continuación se muestra una lista de ejemplo de varios tipos de correspondencia estándar, que se pueden copiar para crear un formulario personalizado específico, un programa, etc.

Tipo de correspondencia	Correspondencia Description	Programa de impresión	Datos requeridos	Estándar de muestra SAP Formulario de guión
SAP01	Avisos de pago	RFKORD00	Número del Documento	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Estados de cuenta	RFKORD10	Número de cuenta y fecha	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill de declaraciones de cargos cambiarios	RFKORD20	Número del Documento	F140_FACTURA_CHA_01
SAP09	Documentos internos	RFKORD30	Número del Documento	F140_INT_DOCU_01
SAP10	cartas individuales	RFKORD40	Número de cuenta	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Extractos de documentos	RFKORD50	Número del Documento	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Declaraciones de clientes	RFKORD11	Número de cliente y fecha	F140_CUS_STAT_01

Cómo hacer la configuración de correspondencia

Configuración de Correspondencia en SAP se puede llevar a cabo en los siguientes pasos a continuación

Paso 1) Definir el tipo de correspondencia

Ruta: – SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Configurar y verificar la correspondencia > Definir tipos de correspondencia

Codigo de transacción:-OB77

Aquí varios SAP Hay tipos de correspondencia estándar disponibles. También puede crear sus tipos de correspondencia personalizados. Puede especificar qué datos se requieren para generar una correspondencia, por ejemplo, para el estado de cuenta, puede especificar que el maestro de clientes/proveedores es necesario para el estado de cuenta. Además, puede especificar los parámetros de fecha y el texto que aparecerá para la selección de fecha.

Paso 2) Asignar programa al tipo de correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Realizar y verificar configuraciones para correspondencia > Asignar programas para tipos de correspondencia

Codigo de transacción: -OB78

Aquí debe vincular el programa generador de correspondencia al tipo de correspondencia. También puede especificar diferentes programas para diferentes códigos de empresa. (Además, puede especificar la variante predeterminada aquí para que la ejecute el programa. Puede crear dicha variante a partir de la transacción SE38/ SA38 para el programa.)

También puede crear su propio programa personalizado como una copia del programa estándar y realizar cambios adecuados para satisfacer cualquiera de las necesidades específicas de su cliente.

Paso 3) Determinar las funciones de llamada para el tipo de correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Realizar y verificar configuraciones para correspondencia > Determinar funciones de llamada

Codigo de transacción:-OB79

Aquí debe especificar en qué momento puede generar el tipo de correspondencia particular. También puede especificar una configuración diferente para diferentes códigos de empresa. Las diversas opciones disponibles son: -

• En el momento de la entrada de documentos (por ejemplo, FB50, FB60, etc.)
• Al momento de contabilizar los pagos (por ejemplo, F-28, F-26, etc.)
• En el momento de la visualización o cambio del documento (por ejemplo, FB02, FB03, etc.)
• En el momento de visualización de la cuenta (por ejemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)

Paso 4) Asignar formulario de correspondencia al programa de impresión de correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Correspondencia de partidas individuales > Realizar y verificar configuraciones para correspondencia > Definir nombres de formulario para impresión de correspondencia

Codigo de transacción: -OB96

Aquí debe especificar qué definición de formularios utilizará el programa de impresión de correspondencia. También puede especificar una configuración diferente para diferentes códigos de empresa. (El SAP El formulario del script se define mediante la transacción. SE71, donde los diversos datos se organizan en el formato de salida para ser procesados. Este SAP La forma del script define el diseño en la salida).

También puede utilizar ID de formulario de dos dígitos, mediante los cuales puede llamar a diferentes formularios para diferentes ID de formulario en el mismo código de empresa.

Este ID de formulario se puede proporcionar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera la correspondencia. Puede seleccionar solo un ID de formulario a la vez para un tipo de correspondencia. Puede crear varios tipos de correspondencia, lo que activa diferentes identificadores de formulario.

Paso 5) Definir los datos del remitente para la correspondencia

Ruta: -SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Partidas > Correspondencia > Realizar y verificar configuraciones para correspondencia > Definir detalles del remitente para el formulario de correspondencia

Codigo de transacción:-OBB1

Aquí puede vincular los detalles de encabezado, pie de página, firma y remitente. Este texto se define utilizando la transacción SO10 con ID de texto como se vinculó anteriormente (por ejemplo, ADRS). También puede especificar una configuración diferente para diferentes códigos de empresa. (También se puede definir una variante de remitente de dos dígitos, que puede proporcionar a los parámetros de selección del programa de impresión. Esto habilitará diferentes detalles de remitente dentro del mismo código de empresa).

Paso 6) Definir variantes de clasificación para la correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Artículos de línea > Correspondencia > Configurar y verificar la correspondencia > Definir variantes de clasificación para la correspondencia

Codigo de transacción: -O7S4

Aquí puede especificar en qué orden se generarán las cartas de correspondencia. P.ej. Si está generando un estado de cuenta para varios proveedores, los proveedores se ordenarán en este orden y luego se generará la carta. Esta variante de clasificación se puede indicar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera correspondencia.

Paso 7) Definir variantes de clasificación para partidas individuales en correspondencia

Ruta:-SPRO > Contabilidad financiera (nueva) > Cuentas por cobrar y cuentas por pagar > Cuentas de clientes > Artículos en línea > Correspondencia > Configurar y verificar correspondencia > Definir variantes de clasificación para artículos en línea

Codigo de transacción: -O7S6

Aquí puede especificar en qué orden aparecerán las distintas líneas de pedido en una carta por correspondencia. P.ej. Si un extracto de cuenta de proveedor tiene varias facturas, las facturas se ordenarán en este orden y luego se generará la carta.

Esta variante de clasificación se puede indicar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera correspondencia.

Generación de correspondencia

Como se mostró anteriormente, también al configurar el punto de llamada, la correspondencia se puede generar en los siguientes momentos: -

1. En el momento de la entrada de documentos (por ejemplo, FB50, FB60, etc.)
2. Al momento de contabilizar los pagos (por ejemplo, F-28, F-26, etc.)
3. En el momento de la visualización o cambio del documento (por ejemplo, FB02, FB03, etc.)
4. En el momento de visualización de la cuenta (por ejemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)

La correspondencia se puede generar para un documento en particular o para una cuenta de proveedor/cliente. Las diapositivas siguientes explicarán la generación de correspondencia por diferentes vías y su impresión.

Generación de correspondencia (Método A): -

La correspondencia se puede generar mientras crea, modifica o muestra el documento.

Para ello, vaya a Entorno > Correspondencia y seleccione el tipo de correspondencia relevante, p. vea la siguiente pantalla en FB70 creación de facturas de clientes: -

De manera similar, puede crear la correspondencia a partir de la visualización/cambio del documento desde la transacción, como en FB02/FB03/FBl1N/FLB5N, etc.

Generación de correspondencia (Método B)

Por existir contabilidad documentos que puede utilizar el código de transacción FB12.

Luego ingresando el código de la empresa, le preguntará el tipo de correspondencia. Seleccione Tipo de correspondencia y le pedirá que ingrese el número de documento/número de cuenta. etc. según la configuración del tipo de correspondencia. Después de esto, se solicita la correspondencia.

Generación de correspondencia (Método C)

A partir de la transacción F.27, se puede generar la correspondencia (Estado de Cuenta) para proveedor(es) / cliente(s).

Aquí "Indicador en el registro maestro", el valor proporcionado debe coincidir con el valor proporcionado en los datos maestros del cliente/proveedor > Código de empresa > Correspondencia.

Si selecciona la casilla de verificación “Solicitud individual”, entonces, si el mismo proveedor/cliente tiene artículos de línea en varios códigos de empresa, se generará un estado de cuenta separado para cada código de empresa.

Impresión de correspondencia

Impresión de correspondencia (Método A): –

Usar código de transacción F.61 para imprimir el tipo de correspondencia relevante ya generada. Al ejecutarlo, simplemente imprimirá la correspondencia (si se configura correo electrónico/fax, etc., entonces la salida se generará en ese formato)

Impresión de correspondencia (Método B): –

De la transacción F.64, podrá ver la carta de correspondencia (Spool) generada y podrá imprimirla. (La diferencia con F.61 es que en F.64 también puede realizar otras operaciones (como eliminar, vista previa de impresión, etc.) para solicitudes de correspondencia ya generadas).

El spool generado se puede ver e imprimir desde la transacción. SP02 o Sistema > Solicitud de spool propio.

Correspondencia vía correo electrónico

Mantener la dirección de correo electrónico en la configuración en cliente/ maestro vendedor > Datos Generales > Pestaña Dirección > Comunicación y seleccione el método de comunicación como correo electrónico.

Mantenga también la identificación del correo electrónico en el maestro de clientes/proveedores > Datos del código de empresa > Pestaña Correspondencia.

Luego, la correspondencia para este cliente/proveedor se generará en formato de correo electrónico en lugar de imprimirse (teniendo en cuenta la configuración de salida del usuario realizada para determinar el método de comunicación en la salida del usuario que se muestra en la siguiente diapositiva).

(Nota: De manera similar, puede configurar la salida de fax seleccionando la comunicación estándar como FAX y manteniendo el número de fax).