Cách tạo bản ghi nhớ tín dụng trong SAP
Jessica Blake
⚡ Tóm tắt thông minh
Tạo phiếu ghi nợ trong SAP Phiếu ghi nợ (credit memo) là một yêu cầu hoàn tiền hoặc giảm trừ phí cho khách hàng trong quá trình xử lý khiếu nại. Tài liệu này giải thích phiếu ghi nợ là gì, khác với phiếu ghi có (debit memo) như thế nào và cách tạo ra một phiếu ghi nợ.
Bản ghi nhớ Tín dụng là gì?
Phiếu ghi nợ là một tài liệu ghi giảm số tiền khách hàng nợ. Trong trường hợp này, SAP Bộ phận Bán hàng và Phân phối bắt đầu bằng yêu cầu ghi nợ, một loại chứng từ bán hàng được sử dụng trong quá trình xử lý khiếu nại để yêu cầu ghi có cho khách hàng. Khi yêu cầu này được lập hóa đơn, nó trở thành một ghi nợ làm giảm khoản phải thu của khách hàng.
Dưới đây là một số trường hợp cần lập phiếu ghi nợ:
- Giá tính cho khách hàng không chính xác — ví dụ, khoản giảm giá không được ghi trong chứng từ bán hàng.
- Số lượng ghi trong chứng từ bán hàng không chính xác.
Để kiểm soát tốt hơn, yêu cầu ghi nợ có thể được giữ lại bằng cách chặn thanh toán, để yêu cầu được kiểm tra và phê duyệt trước khi khoản tín dụng đến tay khách hàng. Chỉ sau khi được phê duyệt, khi việc chặn được gỡ bỏ, yêu cầu mới được lập hóa đơn. Điều này làm cho ghi nợ trở thành một cách có kiểm soát để điều chỉnh khoản phí vượt mức mà không cần thay đổi hóa đơn gốc, đồng thời ghi lại lý do tín dụng để kiểm toán sau này. Mã giao dịch được sử dụng là VA01 với loại đơn đặt hàng yêu cầu ghi nợ.
So sánh phiếu ghi nợ và phiếu ghi có trong SAP
Phiếu ghi nợ và phiếu ghi có là hai loại điều chỉnh ngược nhau trong tài chính. SAP Cả hai phương pháp đều điều chỉnh số tiền sau khi lập hóa đơn gốc, nhưng chúng tác động đến số dư tài khoản của khách hàng theo những hướng khác nhau, vì vậy việc lựa chọn phương pháp phù hợp là rất quan trọng.
| Cơ sở so sánh | Bản ghi nhớ tín dụng | Giấy báo nợ |
|---|---|---|
| Ảnh hưởng đến khách hàng | Hoàn tiền hoặc giảm phí | Tính phí khách hàng cao hơn |
| Lý do điển hình | Tính phí quá cao, bỏ lỡ giảm giá hoặc trả lại hàng | Tính phí thiếu hoặc phí bị bỏ sót |
| Loại đơn đặt hàng yêu cầu | Yêu cầu ghi nhận tín dụng (G2) | Yêu cầu ghi nợ (L2) |
| Tạo ra trong | VA01 | VA01 |
| Kết quả lập hóa đơn | Giảm khoản phải thu | Tăng khoản phải thu |
Tóm lại, hãy sử dụng phiếu ghi nợ khi khách hàng cần thanh toán ít hơn, và phiếu ghi có khi khách hàng cần thanh toán nhiều hơn. Cả hai đều được tạo trong VA01 với loại đơn đặt hàng tương ứng và sau đó được lập hóa đơn. Về mặt kế toán, phiếu ghi có ghi nhận khoản giảm trừ vào tài khoản khách hàng, trong khi phiếu ghi nợ ghi nhận khoản phí bổ sung, vì vậy cả hai đều có thể được sử dụng. tracHọ đã xem lại hóa đơn và sửa lại cho đúng.
Các bước tạo phiếu ghi nợ
Hãy làm theo các bước sau để tạo yêu cầu ghi nợ trong giao dịch VA01, có tham chiếu đến đơn đặt hàng bán hàng.
Bước 1) Nhập mã giao dịch (T-code) và dữ liệu tiêu đề.
- Nhập mã T VA01 vào trường lệnh.
- Nhập giá trị loại đơn hàng là “Yêu cầu ghi nợ”.
- Nhập Tổ chức bán hàng, Kênh phân phối và Phòng ban vào mục Dữ liệu tổ chức.
- Nhấp vào nút “Tạo với tham chiếu”.
Bước 2) Sao chép từ tài liệu tham khảo.
- Nhập số đơn hàng vào tab Đơn hàng trong cửa sổ bật lên.
- Nhấp vào nút Sao chép.
Bước 3) Hoàn tất yêu cầu ghi nợ.
- Nhập BillKhối giao dịch, Ngày định giá, Lý do đặt hàng và BillNgày giao hàng trong tab bán hàng.
- Nhập Vật liệu và Target Số lượng sản phẩm bạn muốn tạo phiếu ghi nợ.
Bước 4) Nhấp vào Lưu 
.
Thông báo “Yêu cầu ghi nợ 60000189 đã được lưu” sẽ hiển thị.
Khi nào cần sử dụng phiếu ghi nợ? Các trường hợp thường gặp
Phiếu ghi nợ rất hữu ích khi khách hàng cần được hoàn tiền hoặc cần giảm số dư sau khi thanh toán hóa đơn ban đầu. Các trường hợp phổ biến nhất bao gồm:
- Bỏ lỡ chương trình giảm giá: Khoản giảm giá đã được thỏa thuận trước đó đã bị bỏ sót, dẫn đến việc khách hàng bị tính giá cao hơn.
- Số lượng không đúng: Hóa đơn ghi số lượng sản phẩm nhiều hơn số lượng thực tế đã giao.
- Lỗi về giá: Mức phí đã áp dụng quá cao và cần phải được điều chỉnh lại.
- Trả về: Khách hàng đã trả lại hàng và được hoàn tiền cho số hàng đó.
- Thiện chí hay khiếu nại: Khoản tín dụng được cấp để giải quyết khiếu nại của khách hàng.
Trong mỗi trường hợp, yêu cầu ghi nợ sẽ ghi lại số tiền và lý do đặt hàng, và việc chặn thanh toán đảm bảo khoản tín dụng được xem xét trước khi đến tay khách hàng. Việc ghi lại lý do trên mỗi yêu cầu cũng cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu hữu ích về lý do tại sao các khoản tín dụng được tạo ra, giúp giảm thiểu các khiếu nại lặp lại theo thời gian.
