Cách tạo bản ghi nhớ ghi nợ trong SAP
Jessica Blake
⚡ Tóm tắt thông minh
Tạo phiếu ghi nợ trong SAP Yêu cầu ghi nợ (debit memo) tính thêm tiền cho khách hàng khi thực tế họ đã bị tính thiếu. Tài liệu này giải thích ghi nợ là gì, khác với ghi có (credit memo) như thế nào và cách tạo ra một ghi nợ.
Giấy báo nợ là gì? SAP SD?
Giấy báo nợ là một tài liệu ghi nhận số tiền khách hàng nợ. SAP Quy trình Bán hàng và Phân phối bắt đầu bằng yêu cầu ghi nợ, đây là một chứng từ bán hàng được tạo ra để yêu cầu khoản phí bổ sung. Khi yêu cầu được lập hóa đơn, nó trở thành một ghi nợ làm tăng khoản phải thu của khách hàng.
Phiếu ghi nợ thường được lập để điều chỉnh khoản phí bị tính thiếu. Một ví dụ phổ biến là khi giá được tính trên hóa đơn gốc quá thấp do chọn sai mức giá, vì vậy khách hàng cần phải trả thêm khoản chênh lệch. Để kiểm soát, yêu cầu phiếu ghi nợ có thể được chặn bằng lệnh chặn thanh toán, để nó được kiểm tra và phê duyệt trước khi xử lý. Chỉ sau khi được phê duyệt, khi lệnh chặn được gỡ bỏ, yêu cầu mới có thể được lập hóa đơn. Điều này làm cho phiếu ghi nợ trở thành một cách có kiểm soát để điều chỉnh hóa đơn mà không cần chỉnh sửa hóa đơn gốc, và nó giữ được dấu vết kiểm toán rõ ràng về lý do tại sao khoản phí bổ sung được tạo ra.
Phiếu ghi nợ so với phiếu ghi có trong SAP
Phiếu ghi nợ và phiếu ghi có là những điều chỉnh ngược chiều nhau trong SAP Cả hai phương pháp đều cố định một khoản tiền sau khi lập hóa đơn ban đầu, nhưng chúng điều chỉnh số dư tài khoản của khách hàng theo những hướng khác nhau, vì vậy việc lựa chọn phương pháp phù hợp là rất quan trọng.
| Cơ sở so sánh | Giấy báo nợ | Bản ghi nhớ tín dụng |
|---|---|---|
| Ảnh hưởng đến khách hàng | Tính phí khách hàng cao hơn | Hoàn tiền hoặc giảm phí |
| Lý do điển hình | Khách hàng bị tính thiếu tiền. | Khách hàng bị tính tiền quá cao hoặc hàng hóa bị trả lại. |
| Loại đơn đặt hàng yêu cầu | Yêu cầu ghi nợ (L2) | Yêu cầu ghi nhận tín dụng (G2) |
| Tạo ra trong | VA01 | VA01 |
| Kết quả lập hóa đơn | Tăng khoản phải thu | Giảm khoản phải thu |
Tóm lại, hãy sử dụng phiếu ghi nợ khi khách hàng cần thanh toán nhiều hơn, và phiếu ghi có khi khách hàng cần thanh toán ít hơn. Cả hai đều được tạo trong VA01 với loại đơn đặt hàng tương ứng và sau đó được lập hóa đơn. Lựa chọn này cũng ảnh hưởng đến kế toán: phiếu ghi nợ ghi nhận khoản phải thu bổ sung vào tài khoản khách hàng, trong khi phiếu ghi có ghi nhận khoản giảm trừ, do đó bộ phận kế toán có thể đối chiếu cả hai với hóa đơn gốc.
Các bước để tạo bản ghi nhớ ghi nợ
Hãy làm theo các bước sau để tạo yêu cầu ghi nợ trong giao dịch VA01, có tham chiếu đến đơn đặt hàng bán hàng.
Bước 1) Nhập mã giao dịch (T-code).
- Nhập mã T VA01 vào trường lệnh.
- Nhập loại đơn hàng “Yêu cầu ghi nợ”.
- Nhập Tổ chức bán hàng, Kênh phân phối và Bộ phận vào tab tổ chức bán hàng.
- Nhấp vào nút “Tạo với tham chiếu”.
Bước 2) Nhập số đơn đặt hàng.
- Nhập số đơn đặt hàng để tham chiếu khi tạo yêu cầu ghi nợ trong tab đơn hàng của cửa sổ bật lên.
- Nhấp vào nút Sao chép.
Bước 3) Tạo yêu cầu ghi nợ.
- Nhập số đơn đặt hàng.
- Nhập BillKhối ghi nợ (lý do của phiếu ghi nợ).
- Nhập Ngày Định Giá (ngày mà các bản ghi điều kiện được truy cập).
- Nhập Billngày.
- Nhập Target số lượng (số lượng mà bạn đang tạo phiếu ghi nợ).
Bước 4) Nhấp vào nút Lưu.
Nhấp vào Lưu 
nút bấm. Một thông báo "Yêu cầu ghi nợ 700000 đã được lưu" sẽ hiển thị.
Khi nào thì cần sử dụng phiếu ghi nợ? Các trường hợp thường gặp
Giấy báo nợ rất hữu ích khi cần phải thanh toán thêm cho khách hàng sau khi đã thanh toán hóa đơn ban đầu. Các trường hợp phổ biến nhất bao gồm:
- Giá bán thấp hơn giá thị trường: Hóa đơn gốc sử dụng mức giá quá thấp, vì vậy cần phải tính thêm khoản chênh lệch.
- Các khoản phí bị bỏ sót: Phí vận chuyển, phụ phí hoặc phí xử lý đã bị bỏ sót trong hóa đơn đầu tiên.
- Điều chỉnh số lượng: Khách hàng đã bị tính phí ít hơn số tiền đã thỏa thuận và còn nợ số tiền còn lại.
- Tiền lãi hoặc phí phạt: Cần phải đưa ra mức phí trả chậm hoặc mức phạt đã thỏa thuận.
- vớitracđiều chỉnh t: Việc tăng giá được thỏa thuận sau khi lập hóa đơn chỉ áp dụng cho số lượng hàng đã giao.
Trong mỗi trường hợp, yêu cầu ghi nợ sẽ ghi lại số tiền thừa và lý do, và việc chặn thanh toán đảm bảo khoản phí được xem xét trước khi khách hàng nhận hóa đơn. Việc ghi lại tình huống trên yêu cầu cũng giúp kiểm toán viên hiểu lý do tại sao số dư của khách hàng thay đổi sau khi hóa đơn đầu tiên được phát hành.
