วิธีเปิดและแปลงไฟล์ XML เป็น Excel
ชาร์ล็อตต์มิลเลอร์
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
การนำเข้า XML ไปยัง Excel คือการเชื่อมโยงสเปรดชีตกับข้อมูลที่อยู่ภายนอก เช่น บริการเว็บ ฐานข้อมูล หรือไฟล์ข้อความ หน้านี้อธิบายแหล่งข้อมูลภายนอก การนำเข้าฟีดข้อมูลสกุลเงิน XML แบบเรียลไทม์จากเว็บ การเปิดไฟล์ XML ในเครื่อง และการอัปเดตข้อมูล
ข้อมูลคือกระแสเลือดขององค์กรธุรกิจใดๆ ธุรกิจต่างๆ ใช้โปรแกรมและรูปแบบที่แตกต่างกันในการบันทึกข้อมูล ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดในการจัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจ คุณสามารถมีโปรแกรมบัญชีเงินเดือนที่ขับเคลื่อนโดยกลไกฐานข้อมูล คุณสามารถมีข้อมูลในรูปแบบไฟล์ CSV หรือแม้แต่จากเว็บไซต์ที่คุณต้องการวิเคราะห์ใน Excel บทความนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถบรรลุเป้าหมายข้างต้นได้อย่างไร
แหล่งข้อมูลภายนอกคืออะไร?
ข้อมูลภายนอกคือข้อมูลที่คุณลิงก์/นำเข้าไปยัง Excel จากแหล่งที่อยู่ภายนอก Excel
ตัวอย่างของภายนอกมีดังต่อไปนี้
- ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ใน Microsoft เข้าถึงฐานข้อมูล นี่อาจเป็นข้อมูลจากแอปพลิเคชันที่กำหนดเองเช่น บัญชีเงินเดือน, จุดขาย, สินค้าคงคลัง, เป็นต้น
- ข้อมูลจาก SQL เซิร์ฟเวอร์หรือกลไกฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น MySQL, Oracleฯลฯ – นี่อาจเป็นข้อมูลจากแอปพลิเคชันที่กำหนดเอง
- จากเว็บไซต์/บริการบนเว็บ – นี่อาจเป็นข้อมูลจาก บริการเว็บ เช่น อัตราแลกเปลี่ยนเงินตราจากอินเทอร์เน็ต ราคาหุ้น เป็นต้น
- ไฟล์ข้อความ เช่น CSV, คั่นด้วยแท็บ ฯลฯ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลจากแอปพลิเคชันบุคคลที่สามที่ไม่มีลิงก์โดยตรง ข้อมูลดังกล่าวอาจรวมถึงการชำระเงินทางธนาคารที่ส่งออกเป็นไฟล์ CSV ที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค เป็นต้น
- ประเภทอื่นๆ เช่น ข้อมูล HTML Windows Azure ตลาดนัด ฯลฯ
ตัวอย่างแหล่งข้อมูลภายนอกของเว็บไซต์ (ข้อมูล XML)
ในตัวอย่างนี้เพื่อนำเข้า XML ลงใน Excel เราจะถือว่าเรากำลังซื้อขายสกุลเงินยูโร และต้องการรับอัตราแลกเปลี่ยนจากบริการบนเว็บของธนาคารกลางยุโรป ลิงค์ API อัตราแลกเปลี่ยนสกุลเงินคือ https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml
- เปิดสมุดงานใหม่
- คลิกที่แท็บ DATA บนแถบริบบิ้น
- คลิกที่ปุ่ม "จากเว็บ"
- คุณจะได้รับหน้าต่างต่อไปนี้
- เข้าสู่ https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml ในที่อยู่
- คลิกที่ปุ่ม Go คุณจะได้รับตัวอย่างข้อมูล XML
- คลิกที่ปุ่มนำเข้าเมื่อเสร็จสิ้น
คุณจะได้รับหน้าต่างข้อความตัวเลือกต่อไปนี้
- คลิกที่ปุ่มตกลง
- คุณจะได้รับข้อมูลนำเข้า XML ของ Excel ต่อไปนี้
วิธีนำเข้า XML ไปยัง Excel
ลองมาอีกตัวอย่างหนึ่งเกี่ยวกับวิธีนำเข้าไฟล์ XML ใน Excel คราวนี้คุณมี XML ในเครื่องที่ไม่อยู่ในรูปแบบเว็บลิงก์ คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ XML ด้านล่าง
ต่อไปนี้เป็นกระบวนการทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการเปิดไฟล์ XML Excel:
ขั้นตอนที่ 1) สร้างสมุดงานใหม่ใน Excel
- เปิดสมุดงานใหม่
- คลิกที่แท็บ DATA บนแถบริบบิ้น
- คลิกที่ “จากแหล่งอื่น”
ขั้นตอนที่ 2) เลือก XML เป็นแหล่งข้อมูล
- จากนั้นคลิกที่ “จากการนำเข้าข้อมูล XML”
ขั้นตอนที่ 3) ค้นหาและเลือกไฟล์ XML
- ตอนนี้เลือก ไฟล์ XML ไปยังแผ่นงาน Excel
คุณจะได้รับหน้าต่างโต้ตอบตัวเลือกตามตัวอย่างด้านบน
- คลิกที่ปุ่มตกลง
- คุณจะได้รับข้อมูลดังต่อไปนี้
วิธีการรีเฟรชข้อมูลภายนอกที่นำเข้า
ข้อได้เปรียบหลักของการนำเข้าข้อมูลเมื่อเทียบกับการคัดลอกและวางคือ การรักษาการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลแบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถอัปเดตข้อมูลได้โดยไม่ต้องนำเข้าใหม่ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลจากเว็บฟีดอย่างอัตราแลกเปลี่ยนของ ECB เปลี่ยนแปลงทุกวัน และการรีเฟรชเพียงครั้งเดียวก็จะนำตัวเลขใหม่เข้ามาได้
- รีเฟรชการเชื่อมต่อหนึ่งรายการ: คลิกที่เซลล์ใดก็ได้ภายในตารางที่นำเข้า เปิดแท็บข้อมูล และเลือก รีเฟรช
- รีเฟรชทุกอย่าง: เลือก "รีเฟรชทั้งหมด" ในแท็บ "ข้อมูล" เพื่ออัปเดตการเชื่อมต่อทั้งหมดในเวิร์กบุ๊กพร้อมกัน
- รีเฟรชอัตโนมัติ: เปิดคุณสมบัติการเชื่อมต่อ แล้วเลือก “รีเฟรชทุกๆ” จำนวนนาที หรือ “รีเฟรชข้อมูลเมื่อเปิดไฟล์” เพื่อให้รายงานอัปเดตโดยอัตโนมัติ
- จัดการการเชื่อมต่อ: ใช้ฟังก์ชัน "การสืบค้นและการเชื่อมต่อ" เพื่อดูแหล่งข้อมูลทั้งหมด เปลี่ยนชื่อ หรือลบการเชื่อมต่อที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป
💡 เคล็ดลับ: หากการรีเฟรชล้มเหลว ที่อยู่แหล่งที่มาอาจมีการเปลี่ยนแปลงหรือย้ายไปอยู่หลังการเข้าสู่ระบบ เปิดคุณสมบัติการเชื่อมต่อเพื่อตรวจสอบ URLและตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟีดยังคงเปิดในเบราว์เซอร์ได้
Power Query: วิธีการนำเข้าข้อมูลแบบทันสมัย
ใน Excel 2016 และเวอร์ชันที่ใหม่กว่า กลุ่ม Get & Transform บนแท็บ DATA ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า Power Query จะเข้ามาแทนที่ปุ่มนำเข้าแบบเก่าส่วนใหญ่ โดยจะนำเข้าข้อมูลจากแหล่งเดียวกัน แต่เพิ่มขั้นตอนการทำความสะอาดและจัดรูปแบบข้อมูลใหม่ก่อนที่จะนำเข้าลงในชีต
- รับข้อมูล: เลือก "รับข้อมูล" จากนั้นเลือก "จากไฟล์" "จากฐานข้อมูล" หรือ "จากแหล่งข้อมูลอื่นๆ" ซึ่งรวมถึง XML และเว็บ
- แปลง: ใน Power Query Editor คุณสามารถลบคอลัมน์ กรองแถว แยกข้อความ และเปลี่ยนประเภทข้อมูล ซึ่งทั้งหมดนี้จะถูกบันทึกเป็นขั้นตอนที่ทำซ้ำได้
- โหลด: โหลดผลลัพธ์ที่ทำความสะอาดแล้วลงในตารางหรือลงในโมเดลข้อมูลโดยตรง และรีเฟรชในภายหลังได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
ปุ่มนำเข้าข้อมูลจากเว็บ (From Web) และจากข้อมูล XML (From XML Data Import) เวอร์ชันเก่า ยังคงใช้งานได้และแสดงอยู่ด้านบน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมทั้งสองวิธีจึงยังคงมีประโยชน์ที่จะทราบ
