บทช่วยสอน Excel VLOOKUP สำหรับผู้เริ่มต้น: ตัวอย่างทีละขั้นตอน

VLOOKUP คืออะไร?

Vlookup (V ย่อมาจาก 'Vertical') เป็นฟังก์ชันที่สร้างขึ้นใน Excel ซึ่งช่วยสร้างความสัมพันธ์ระหว่างคอลัมน์ต่างๆ ของ Excel กล่าวอีกนัยหนึ่ง ช่วยให้คุณค้นหา (ค้นหา) ค่าจากคอลัมน์หนึ่งของข้อมูล และส่งกลับค่าที่เกี่ยวข้องหรือค่าที่เกี่ยวข้องจากคอลัมน์อื่น

การใช้งาน VLOOKUP

เมื่อคุณต้องการค้นหาข้อมูลบางอย่างในสเปรดชีตข้อมูลขนาดใหญ่ หรือต้องการค้นหาข้อมูลประเภทเดียวกันทั่วทั้งสเปรดชีต ให้ใช้ฟังก์ชัน Vlookup

ลองใช้ตัวอย่าง Vlookup เป็น:

ตารางเงินเดือนของบริษัท ซึ่งบริหารงานโดยทีมงานการเงินของบริษัท-อิน ตารางเงินเดือนของบริษัทคุณเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่ทราบอยู่แล้ว (หรือเรียกค้นได้ง่าย) ข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นดัชนี

ดังนั้นเป็นตัวอย่าง:

คุณเริ่มต้นด้วยข้อมูลที่มีอยู่แล้ว:

(ในกรณีนี้คือชื่อพนักงาน)

หากต้องการค้นหาข้อมูลที่คุณไม่ทราบ ให้ทำดังนี้

(ในกรณีนี้เราต้องการค้นหาเงินเดือนพนักงาน)

Excel Spreadsheet สำหรับอินสแตนซ์ด้านบน:

ดาวน์โหลดไฟล์ Excel ข้างต้น

ในสเปรดชีตด้านบน เพื่อค้นหาเงินเดือนของพนักงานที่เราไม่รู้ –

เราจะใส่รหัสพนักงานที่มีอยู่แล้ว

ยิ่งไปกว่านั้น โดยการใช้ VLOOKUP จะแสดงค่า(เงินเดือนพนักงาน) ของรหัสพนักงานที่เกี่ยวข้อง

วิธีใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Excel

ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Excel:

ขั้นตอนที่ 1) นำทางไปยังเซลล์ที่คุณต้องการดู

เราจำเป็นต้องนำทางไปยังเซลล์ที่คุณต้องการดูเงินเดือนของพนักงานรายนั้น- (ในกรณีนี้ คลิกเซลล์ที่มีดัชนี 'H3')

ขั้นตอนที่ 2) เข้าสู่ฟังก์ชัน VLOOKUP =VLOOKUP ()

ป้อนฟังก์ชัน VLOOKUP ในเซลล์ด้านบน: เริ่มต้นด้วย เครื่องหมายเท่ากับซึ่งแสดงว่ามีการป้อนฟังก์ชัน, 'คำหลักของ VLOOKUP ใช้หลังเครื่องหมายเท่ากับที่แสดงฟังก์ชัน VLOOKUP =VLOOKUP ()

วงเล็บจะมีชุดของอาร์กิวเมนต์ (อาร์กิวเมนต์คือส่วนของข้อมูลที่ฟังก์ชันต้องการเพื่อดำเนินการ)

VLOOKUP ใช้อาร์กิวเมนต์หรือชิ้นส่วนข้อมูลสี่รายการ:

ขั้นตอนที่ 3) อาร์กิวเมนต์แรก – ป้อนค่าการค้นหาที่คุณต้องการค้นหาหรือค้นหา

อาร์กิวเมนต์แรกจะเป็นการอ้างอิงเซลล์ (เป็นตัวยึดตำแหน่ง) สำหรับค่าที่ต้องค้นหาหรือค่าการค้นหา ค่าการค้นหาหมายถึงข้อมูลที่มีอยู่แล้วหรือข้อมูลที่คุณทราบ (ในกรณีนี้ รหัสพนักงานถือเป็นค่าการค้นหา ดังนั้นอาร์กิวเมนต์แรกจะเป็น H2 กล่าวคือ ค่าที่ต้องค้นหาหรือค้นหา จะปรากฏบนการอ้างอิงเซลล์ 'H2')

ขั้นตอนที่ 4) อาร์กิวเมนต์ที่สอง - อาร์เรย์ของตาราง

หมายถึงบล็อกของค่าที่จำเป็นในการค้นหา ใน Excel บล็อกของค่านี้เรียกว่า อาร์เรย์ตาราง หรือตารางการค้นหา ในกรณีของเรา ตารางการค้นหา อยากจะเป็น จากการอ้างอิงเซลล์ B2 ถึง E25กล่าวคือ บล็อกที่สมบูรณ์ที่จะค้นหาค่าที่เกี่ยวข้อง

หมายเหตุ: ค่าการค้นหาหรือข้อมูลที่คุณทราบจะต้องอยู่ในคอลัมน์ด้านซ้ายมือของตารางการค้นหา เช่น ช่วงเซลล์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 5) อาร์กิวเมนต์ที่สาม – ไวยากรณ์ VLOOKUP คือ column_index_no

มันหมายถึงการอ้างอิงคอลัมน์ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบจะแจ้ง VLOOKUP ว่าคุณคาดว่าจะพบข้อมูลที่คุณต้องการดูที่ไหน (การอ้างอิงคอลัมน์คือดัชนีคอลัมน์ในตารางค้นหาของคอลัมน์ที่ควรพบค่าที่สอดคล้องกัน) ในกรณีนี้ การอ้างอิงคอลัมน์จะเป็น 4 เนื่องจากคอลัมน์เงินเดือนของพนักงานมีดัชนีเป็น 4 ตามตารางการค้นหา

ขั้นตอนที่ 6) อาร์กิวเมนต์ที่สี่ - การจับคู่แบบตรงทั้งหมดหรือการจับคู่โดยประมาณ

อาร์กิวเมนต์สุดท้ายคือการค้นหาช่วง มันบอกฟังก์ชัน VLOOKUP ว่าเราต้องการการจับคู่โดยประมาณหรือการจับคู่แบบตรงทั้งหมดกับค่าการค้นหา ในกรณีนี้ เราต้องการการทำงานแบบตรงทั้งหมด (คำหลัก 'FALSE')

1. เท็จ: หมายถึงการจับคู่แบบตรงทั้งหมด
2. จริง: หมายถึงการจับคู่โดยประมาณ

ขั้นตอนที่ 7) กด Enter!

กด 'Enter' เพื่อแจ้งเซลล์ว่าเราฟังก์ชันนี้เสร็จสิ้นแล้ว อย่างไรก็ตาม คุณได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดด้านล่างเนื่องจากไม่มีการป้อนค่าในเซลล์ H2i.e ไม่มีการป้อนรหัสพนักงานในรหัสพนักงานซึ่งจะอนุญาตให้ใช้ค่าในการค้นหา

อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณป้อนรหัสพนักงานใดๆ ใน H2 รหัสจะส่งคืนค่าที่สอดคล้องกัน เช่น เงินเดือนของพนักงาน

โดยสรุปสิ่งที่เกิดขึ้นคือผมบอกเซลล์ผ่านสูตร VLOOKUP ว่าค่าที่เรารู้นั้นอยู่ในคอลัมน์ด้านซ้ายมือของข้อมูล กล่าวคือ แสดงคอลัมน์สำหรับรหัสพนักงาน ตอนนี้ คุณต้องดูตารางค้นหาหรือช่วงเซลล์ของฉัน และในคอลัมน์ที่สี่ทางด้านขวาของตาราง ให้ค้นหาค่าในแถวเดียวกัน กล่าวคือ ค่าที่สอดคล้องกัน (เงินเดือนของพนักงาน) ในแถวเดียวกันของค่าของพนักงานที่เกี่ยวข้อง รหัส.

ตัวอย่างข้างต้นอธิบายเกี่ยวกับการจับคู่แบบตรงทั้งหมดใน VLOOKUP เช่น คำหลัก FALSE เป็นพารามิเตอร์สุดท้าย

VLOOKUP สำหรับการจับคู่โดยประมาณ (คำหลัก TRUE เป็นพารามิเตอร์สุดท้าย)

พิจารณาสถานการณ์สมมติที่ตารางคำนวณส่วนลดสำหรับลูกค้าที่ไม่ต้องการซื้อสินค้าจำนวนสิบหรือหลายร้อยรายการ

ดังที่แสดงด้านล่าง บริษัทบางแห่งได้กำหนดส่วนลดสำหรับปริมาณของสินค้าตั้งแต่ 1 ถึง 10,000:

ดาวน์โหลดไฟล์ Excel ข้างต้น

ตอนนี้ไม่แน่ใจว่าลูกค้าซื้อสินค้าเป็นร้อยหรือพันรายการอย่างแน่นอน ในกรณีนี้ ส่วนลดจะถูกนำไปใช้ตามการจับคู่โดยประมาณของ VLOOKUP กล่าวอีกนัยหนึ่ง เราไม่ต้องการจำกัดการค้นหาที่ตรงกันเพียงค่าที่มีอยู่ในคอลัมน์ซึ่งได้แก่ 1, 10, 100, 1000, 10000 ต่อไปนี้เป็นขั้นตอน:

ขั้นตอนที่ 1) คลิกที่เซลล์ ที่ไหน จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP เช่น การอ้างอิงเซลล์ 'I2'.

ขั้นตอน 2) ป้อน '=VLOOKUP()' ในเซลล์ ในวงเล็บ เข้าสู่ชุดอาร์กิวเมนต์ สำหรับตัวอย่างข้างต้น

ขั้นตอน 3) ป้อนข้อโต้แย้ง:

อาร์กิวเมนต์ 1: ป้อนการอ้างอิงเซลล์ของเซลล์ที่จะใช้ค้นหาค่าปัจจุบันสำหรับค่าที่เกี่ยวข้องในตารางการค้นหา

ขั้นตอนที่ 4) ข้อโต้แย้งที่ 2: เลือกตารางค้นหาหรืออาร์เรย์ของตารางที่คุณต้องการให้ VLOOKUP ค้นหาค่าที่เกี่ยวข้อง (ในกรณีนี้ ให้เลือกคอลัมน์ ปริมาณ และ ส่วนลด)

ขั้นตอนที่ 5) ข้อโต้แย้งที่ 3: อาร์กิวเมนต์ที่สามจะเป็นดัชนีคอลัมน์ในตารางค้นหาที่คุณต้องการค้นหาค่าที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 5) อาร์กิวเมนต์ 4: อาร์กิวเมนต์สุดท้ายจะเป็นเงื่อนไขสำหรับ การจับคู่โดยประมาณหรือการจับคู่แบบตรงทั้งหมด ในกรณีนี้ เรากำลังมองหาการจับคู่โดยประมาณเป็นพิเศษ (คำหลักที่แท้จริง)

ขั้นตอน 6) กดปุ่มตกลง.' สูตร Vlookup จะใช้กับการอ้างอิงเซลล์ดังกล่าว และเมื่อคุณป้อนตัวเลขใดๆ ลงในช่องปริมาณ ก็จะแสดงส่วนลดที่กำหนดตาม การจับคู่โดยประมาณใน VLOOKUP

หมายเหตุ: หากคุณต้องการใช้ TRUE เป็นพารามิเตอร์สุดท้าย คุณสามารถปล่อยว่างไว้ได้ และตามค่าเริ่มต้นแล้วจะเลือก TRUE สำหรับการจับคู่โดยประมาณ

ฟังก์ชัน Vlookup ใช้ระหว่าง 2 แผ่นงานที่แตกต่างกันในสมุดงานเดียวกัน

เรามาดูตัวอย่างที่คล้ายกับสถานการณ์กรณีข้างต้น เราได้รับสมุดงานหนึ่งเล่มซึ่งมีแผ่นงานสองแผ่นที่แตกต่างกัน แผ่นหนึ่งที่รหัสของพนักงานพร้อมกับชื่อพนักงานและการกำหนดของพนักงานได้รับอีกแผ่นหนึ่งประกอบด้วยรหัสของพนักงานและเงินเดือนของพนักงานที่เกี่ยวข้อง (ดังแสดงด้านล่าง)

แผ่นที่ 1:

แผ่นที่ 2:

ดาวน์โหลดไฟล์ Excel ข้างต้น

ตอนนี้วัตถุประสงค์คือการดูข้อมูลทั้งหมดในหน้าเดียว เช่น แผ่นที่ 1 ดังนี้

VLOOKUP สามารถช่วยให้เรารวบรวมข้อมูลทั้งหมดเพื่อให้เราสามารถดูรหัสพนักงาน ชื่อ และเงินเดือนได้ในที่เดียวหรือในชีตเดียว

เราจะเริ่มงานของเราในชีตที่ 2 เนื่องจากชีตนั้นมีอาร์กิวเมนต์สองข้อของฟังก์ชัน VLOOKUP นั่นคือ – Employee's Salary แสดงอยู่ในชีตที่ 2 ซึ่งจะค้นหาโดย VLOOKUP และ การอ้างอิงดัชนีคอลัมน์คือ 2 (ตามตารางการค้นหา)

นอกจากนี้ เรารู้ว่าเราต้องการค้นหาเงินเดือนของพนักงานที่สอดคล้องกับรหัสพนักงาน

นอกจากนี้ ข้อมูลดังกล่าวเริ่มต้นใน A2 และสิ้นสุดใน B25 นั่นก็จะเป็นของเรา ตารางการค้นหาหรืออาร์กิวเมนต์อาร์เรย์ของตาราง

ขั้นตอน 1) ไปที่แผ่นงาน 1 และป้อนส่วนหัวตามลำดับตามที่แสดง

ขั้นตอน 2) คลิกเซลล์ที่คุณต้องการใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ในกรณีนี้ จะเป็นเซลล์ข้างๆ เงินเดือนของพนักงานที่มีการอ้างอิงเซลล์ 'F3'

ป้อนฟังก์ชัน Vlookup: =VLOOKUP ()

ขั้นตอนที่ 3) ข้อโต้แย้งที่ 1: ป้อนข้อมูลอ้างอิงเซลล์ที่มีค่าที่จะค้นหาในตารางค้นหา ในกรณีนี้ 'F2' คือดัชนีอ้างอิงซึ่งจะมีรหัสพนักงานเพื่อจับคู่เงินเดือนของพนักงานที่เกี่ยวข้องในตารางค้นหา

ขั้นตอนที่ 4) ข้อโต้แย้งที่ 2: ในอาร์กิวเมนต์ที่สอง เราป้อนตารางการค้นหาหรืออาร์เรย์ของตาราง อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ เรามีตารางการค้นหาที่อยู่ในแผ่นงานอื่นในสมุดงานเดียวกัน ดังนั้น ในการสร้างความสัมพันธ์ เราจำเป็นต้องป้อนที่อยู่ของตารางการค้นหาเป็น Sheet2!A2:B25 – (A2:B25 หมายถึงตารางการค้นหาในแผ่นที่ 2)

ขั้นตอนที่ 5) ข้อโต้แย้งที่ 3: อาร์กิวเมนต์ที่สามอ้างถึงดัชนีคอลัมน์ของคอลัมน์ที่มีอยู่ในตารางการค้นหาโดยที่ค่าควรจะปรากฏ

ขั้นตอนที่ 6) ข้อโต้แย้งที่ 4: อาร์กิวเมนต์สุดท้ายหมายถึง ตรงทั้งหมด (FALSE) or การแข่งขันโดยประมาณ (TRUE) ในกรณีนี้ เราต้องการดึงข้อมูลที่ตรงกันทั้งหมดสำหรับเงินเดือนของพนักงาน

ขั้นตอน 7) กด Enter และเมื่อคุณป้อนรหัสพนักงานในเซลล์ คุณจะได้รับผลตอบแทนพร้อมเงินเดือนของพนักงานที่เกี่ยวข้องสำหรับรหัสของพนักงานนั้น

สรุป

สถานการณ์ทั้ง 3 ข้างต้นอธิบายการทำงานของฟังก์ชัน VLOOKUP คุณสามารถเล่นโดยใช้อินสแตนซ์ได้มากขึ้น VLOOKUP เป็นคุณลักษณะสำคัญที่มีอยู่ใน MS-Excel ซึ่งช่วยให้คุณจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ตรวจสอบ PDF บทช่วยสอน Excel ของเราด้วย: - คลิกที่นี่