Hur man skapar engångsleverantör FK01 i SAP
Mason Garcia
⚡ Smart sammanfattning
Engångsleverantörsstamregister i SAP betjäna leverantörer som bara faktureras sporadiskt. Ett enda samlat konto innehåller redovisningsinställningarna, och namn, adress och bankuppgifter registreras istället på varje dokument.
Inte alla leverantörer förtjänar en masterregister. SAP, en leverantör som faktureras en eller två gånger per år kan bokföras via ett delat engångskonto, och de uppgifter som gör betalningen traceable registreras i själva dokumentet.
Vad är en engångsleverantör i SAP?
En engångsleverantör är en samlad stamdatapost som används för leverantörer som inte har några frekventa transaktioner och inte motiverar en egen datapost. Eftersom samma data betjänar många olika leverantörer lagras inga leverantörsspecifika data i den. Namn, adress, telefonnummer och bankuppgifter anges när dokumentet bokförs.
Posten beter sig fortfarande som ett vanligt leverantörskonto i alla andra avseenden. Den tillhör en företagskod, den har ett avstämningskonto och dess öppna poster visas i den vanliga leverantörsskulder rapporter.
| Aspect | Regelbunden leverantör | Engångsleverantör |
|---|---|---|
| Huvudregister behövs | En per leverantör | Ett gemensamt konto för många leverantörer |
| Namn och adress | Lagras i huvudposten | Inmatad på varje dokument |
| bankuppgifter | Lagras i huvudposten | Inmatad på varje dokument |
| Passar bäst till | Återkommande leverantörer, contracts, schemalagda betalningar | Enstaka köp, återbetalning av utlägg, enstaka leveranser |
| Rapportering per leverantör | Enkelt, efter leverantörsnummer | Kräver att adressuppgifterna på dokumenten läses |
Avvägningen är bekvämlighet kontra synlighet. Färre huvudregister innebär mindre underhåll, men utgiftsanalys per leverantör blir svårare, eftersom varje bokföring hamnar under samma kontonummer.
Kontogruppen för engångsleverantörer och dess indikator
En engångsleverantör kan inte skapas från en vanlig kontogrupp. Beteendet kommer från en enda anpassningsinställning, så kontogruppen måste finnas innan transaktion FK01 startas.
I leverantörskontogrupp definitionen, som uppnås med transaktionen OBD3, ställs en engångskontoindikator in för gruppen. Indikatorn gör två saker: den undertrycker de leverantörsspecifika fälten på huvuddataskärmarna och den anger att bokföringstransaktionerna ska begära dessa uppgifter i dokumentet istället. Inställningen lagras för varje leverantörspost i fältet XCPDK i tabellen LFA1.
SAP levererar färdiga grupper för detta ändamål, och de flesta system använder en av dem istället för att definiera en ny.
- CPD: Engångsleverantörsgrupp med intern nummertilldelning, så att systemet utfärdar kontonumret.
- CPDL: Engångsleverantörsgrupp med extern nummertilldelning, så numret skrivs in.
- 0099: Engångsleverantörsgruppen som används i genomgången nedan, visas med dess indikator markerad i kontogrupplistan.
Två ytterligare förutsättningar är värda att kontrollera innan man börjar. Nummerintervallet som tilldelats gruppen avgör om leverantörsnumret överhuvudtaget kan skrivas in, och avstämningskontot som ska anges senare måste finnas i kontoplanen för den företagskod som används.
Hur man skapar en engångsleverantör i SAP Använda FK01
Med kontogruppen på plats skapas posten i leverantörsreskontrabasdatatransaktionen.
Steg 1) Ange transaktionskoden FK01 i SAP kommandofält, enligt nedanstående.
Steg 2) På skärmen Skapa leverantör: Startskärm, placera markören i fältet Kontogrupp och tryck på F4 för att öppna sökhjälpen, markerad nedan.
Steg 3) I dialogrutan som öppnas väljer du den kontogrupp vars egenskap för engångskonto är markerad. I listan nedan markerar OTA-kolumnen engångsgrupperna, och grupp 0099 "Engångsleverantörer" är den som väljs.
Steg 4) Tillbaka till startskärmen, ange följande, enligt markeringen nedan.
- Ange leverantörs-ID enligt det nummerintervall som tilldelats kontogruppen.
- Ange företagskoden där huvudposten ska skapas.
Steg 5) På nästa skärm, Skapa leverantör: Adress, ange följande i de allmänna uppgifterna, enligt nedan.
- Ange ett namn som identifierar den samlade posten, till exempel ”Engångsleverantör Ny”.
- Ange ett sökord så att kontot snabbt kan hittas under publiceringen.
- Ange kommunikationsspråket.
Gatu- och postfälten förblir avsiktligt tomma här, eftersom de tillhör den enskilda leverantören snarare än det kollektiva kontot.
Steg 6) På skärmen för företagskodsdata, Skapa leverantör: Redovisningsinformation Redovisning, ange följande, enligt nedan.
- Ange avstämningen HB-konto nummer, som länkar leverantörsbokningarna till huvudboken.
- Ange den kassahanteringsgrupp som används för likviditetsprognoser.
Steg 7) Tryck på "Spara" i standardverktygsfältet, som visas nedan, för att skapa den nya engångsleverantörsstamdatan.
Steg 8) Kontrollera statusfältet för bekräftelsemeddelandet. Exemplet nedan visar att leverantör 0000088888 skapades i företagskod 1000.
Kontot är nu klart att användas och leverantörsuppgifterna anges första gången det bokförs.
Så här bokför du en faktura till en engångsleverantör
Inget speciellt händer förrän samlingskontot används. Att registrera det som leverantör på en säljarens faktura i FB60, eller på F-43, gör att systemet öppnar en extra adressskärm innan radposterna kan slutföras.
Skärmen frågar efter de detaljer som avsiktligt utelämnades från huvudposten.
- Namn och adress: Titel, namn, gata, postnummer, stad och land för den faktiska leverantören.
- Kommunikation: Telefon och andra kontaktfält, där de är relevanta.
- Bankuppgifter: Land, banknyckel och kontonummer, som betalningsprogrammet sedan använder.
- Skattenummer: Fälten för skatteidentifiering, där lokal rapportering kräver dem.
Dessa poster lagras per dokument i tabell BSEC, datasegmentet för engångskonton, snarare än i leverantörsstamtabellerna. Det är det som gör att samma konto kan användas av många leverantörer, och det är också anledningen till att en rapport på leverantörsnivå inte bara kan läsa LFA1. Adressen måste hämtas från dokumentet, och utgående betalning hämtar bankuppgifterna på samma sätt.
Två konsekvenser följer. Dubbletter av betalningar är svårare att upptäcka, eftersom två fakturor från samma leverantör har två oberoende adressposter, och eventuella kontroller som bygger på leverantörens stamdata – till exempel en kontroll av ändringar i bankuppgifter – gäller inte. Många ekonomiteam begränsar därför engångskonton till bokningar med lågt värde och granskar dem separat under processen. periodslutsrapportering cykel.
In SAP S/4HANA, engångskontot, finns kvar, men det skapas som en affärspartner. En dedikerad affärspartnergruppping mappas till engångsleverantörskontogruppen i kund-/leverantörsintegrationens anpassning, posten underhålls med transaktions-BP i leverantörsrollen och adressskärmen på dokumentnivå beter sig exakt som den gör i SAP ERP. Motsvarande objekt på kundsidan fungerar på samma sätt i kundfordringar.
