MS Access-handledning

Viktiga villkor och grundläggande objekt

Nu i detta Microsoft Access tutorial, vi kommer att lära oss om några viktiga termer och grundläggande objekt i MS Access:

Databasfil

Det är en fil som lagrar hela databasen. Databasfilen sparas på din hårddisk eller andra lagringsenheter.

Datatyper

Datatyper är egenskaperna för varje fält. Varje fält har en datatyp som text, nummer, datum, etc.

Bord

• En tabell är ett objekt som lagrar data i rad- och kolumnformat för att lagra data.
• En tabell är vanligtvis relaterad till andra tabeller i databasfilen.
• Varje kolumn måste ha ett unikt namn
• Vi kan också definiera primärnyckel i en tabell.

Fråga

• Frågor besvarar en fråga genom att välja och sortera och filtrera data baserat på sökkriterier.
• Frågor visar ett urval av data baserat på kriterier (begränsningar) du anger.
• Frågor kan hämtas från en eller flera relaterade tabeller och andra frågor.
• Typer av frågor kan vara SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Form

• Ett formulär är ett databasobjekt som du kan använda för att skapa ett användargränssnitt för en databasapplikation.
• Formulär hjälper dig att visa livedata från tabellen. Det används främst för att underlätta processen för inmatning eller redigering av data.

Rapport

• En rapport är ett objekt i skrivbordsdatabaser som främst används för att formatera, beräkna, skriva ut och sammanfatta utvalda data.
• Du kan till och med anpassa rapportens utseende och känsla.

Makron

Makron är mini datorprogrammeringskonstruktioner. De låter dig ställa in kommandon och processer i dina formulär, som att söka, flytta till en annan post eller köra en formel.

Moduler

Moduler är procedurer (funktioner) som du kan skriva med Visual Basic för applikationer (VBA).

Microsoft Få åtkomst till datatyper

MS Access vanliga datatyper listas nedan:

Typ av data	BESKRIVNING	Storlek
Kort text	Text, inklusive siffror som inte behöver beräkning. (t.ex. mobilnummer).	Upp till 255 tecken.
Lång text	Denna datatyp används för lång text eller alfanumerisk data.	Högst 63 999 tecken.
Antal	Numerisk datatyp som används för att lagra matematiska beräkningar.	1, 2, 4, 8 och 16 byte.
Datum / Tid	Butiksdatum/tid för åren 100 till 9999.	8 byte.
Valuta	Den låter dig lagra valutavärden och numeriska data med en till fyra decimaler.	8 byte.
Autonummer	Tilldela ett unikt nummer eller tilldelas av Microsoft Åtkomst när en ny post skapas. Används vanligtvis som primärnyckel	Fyra byte (16 byte om det är inställt som ett replikerings-ID).
Ja Nej	Den lagrar bara logiska värden Ja och Nej.	1 bitars
Attachment	Den lagrar filer, till exempel digitala bilder. Flera filer kan bifogas per post.	Upp till 2 GB Data kan lagras.
OLE-objekt	OLE-objekt kan lagra ljud, video, andra binära stora objekt.	Upp till 2 GB data kan lagras.
Hyperlänk	Text eller kombinationer av text och siffror lagras. Den texten används som hyperlänkadress.	Varje del av en hyperlänksdatatyp låter dig lagra maximalt 2048 tecken.
Beräknat	Hjälper dig att skapa ett uttryck som använder data från ett eller flera fält.	Du kan skapa ett uttryck som använder data från ett eller flera fält.

Skillnader mellan Access och Excel

Microsoft Access och Excel är väldigt lika men ändå väldigt olika. Här är några viktiga skillnader mellan dem båda-

Få åtkomst till	excel
Hanterar text, siffror, filer och alla typer av data	Microsoft Excel hanterar i allmänhet numeriska data
All data lagras en gång, på ett ställe.	Många kalkylblad eller dokument är en butik med liknande, upprepade data.
Hjälper dig att bygga mycket funktionella datainmatningsformulär och rapportmallar.	Endast den primära datainmatningsskärmen är tillgänglig.
Användare kommer att kunna ange uppgifterna mer effektivt och korrekt.	Datanoggrannhet och hastighet är inte mycket på grund av formatet.

Kontrollera också: - Microsoft Excel-handledning för nybörjare: Lär dig MS Excel på 7 dagar

Fördelar med MS Access

Nu i denna MS Access Tutorial kommer vi att lära oss fördelarna med att använda MS Access-applikationen:

• Access erbjuder ett fullt fungerande, relationsdatabashanteringssystem på några minuter.
• Lätt att importera data från flera källor till Access
• Du kan enkelt anpassa Access efter personliga och företagets behov
• Microsoft Access online fungerar bra med många av de utvecklingsspråk som fungerar på Windows OS
• Den är robust och flexibel, och den kan utföra alla utmanande kontors- eller industridatabasuppgifter.
• MS-Access låter dig länka till data på dess befintliga plats och använda den för visning, uppdatering, sökning och rapportering.
• Låter dig skapa tabeller, frågor, formulär och rapporter och ansluta med hjälp av makron
• Makron i Access är en enkel programmeringskonstruktion som du kan använda för att lägga till funktionalitet till din databas.
• Microsoft Access online kan utföra heterogena sammankopplingar mellan olika datamängder lagrade på olika plattformar

Nackdelar med MS Access

Här är nackdelarna med att använda MS Access

• Microsoft Access-databas är användbar för små och medelstora företagssektorer. Det är dock inte användbart för stora organisationer
• Saknar robusthet jämfört med dbms system som MS SQL Server or Oracle
• All information från din databas sparas i en fil. Detta kan sakta ner rapporter, frågor och formulär
• Den tekniska gränsen är 255 samtidiga användare. Den verkliga gränsen är dock bara 10 till 80 (beroende på vilken typ av applikation du använder)
• Det kräver mycket mer lärande och träning jämfört med andra Microsoft program

Hur man börjar Microsoft Få åtkomst till

Obs: Vi antar att du har det senaste Microsoft Access installerad som medföljer Microsoft Office 365-paket.

Det finns två sätt att starta MS Access.

1. Från Windows, 'Startknapp.
2. Från skrivbordet, högerklicka> "Ny" alternativ.

Nu i detta Microsoft Access handledning, låt oss ta en titt på hur du startar MS Access på båda sätten:

Alternativ 1) Från Windows, Startknapp.

Steg 1) Klicka på 'Windows'-ikonen. Du hittar listan över installerade program.

Steg 2) Ikonen Hitta åtkomst. Markera och klicka på åtkomstikonen.

Steg 3) Kontrollera fönstret. MS Access Application-fönstret visas.

Steg 4) Tryck på 'Esc'.

Resultat: Detta öppnar Windows-programmet MS Access.

Alternativ 2) Från skrivbordet, alternativet "Ny".

Steg 1) Högerklicka från skrivbordet och klicka på "Ny"

Steg 2) Klicka på 'Microsoft Åtkomst till databasalternativ'

Steg 3) Nedanför MS Access Application-fönstret visas

Steg 4) Tryck på 'Esc'

Resultat: Detta öppnar Windows-programmet MS Access

Hur man skapar en databas

Innan vi skapar en databas, låt oss snabbt förstå den holistiska bilden av vad databas är, med särskild hänvisning till MS Access.

Låt oss börja med några verkliga Microsoft Exempel på Access-databaser:

• Vi har en bokhylla där Books finns,
• Vi har i-pods där vi har en samling musik & fodral är otaliga.

På samma sätt har vi MS Access Database är ett slags hem för alla dina tabeller, frågor, formulär, rapporter, etc. i MS Access som är sammanlänkade.

Tekniskt sett lagrar Databas data på ett välorganiserat sätt för enkel åtkomst och hämtning.

Det finns två sätt att skapa databas i SQL Access:

1. Skapa databas från mall
2. Skapa en tom databas

Låt oss gå in på detaljerna för var och en:

Skapa databas från mall

• Det finns många situationer där vi måste börja med någon färdig databasmall för givna krav.
• MS Access tillhandahåller många färdiga mallar för sådana typer av databaskrav där datastrukturen redan är definierad.
• Du kan fortsätta anpassa mallstrukturen ytterligare enligt våra krav.
• Exempel på MS Access-databaser inkluderar kontakter, student, tidsspårning, etc.

Steg för att skapa databas från mall

Steg 1) Med MS Access-programmet öppet klickar du på Arkiv.

Resultat: Fönstret nedan kommer att visas. Alla Databasmallar visas nedan.

Steg 2) Vi kan välja vilken mall som helst genom att klicka på den. Klicka på Kontaktmall för ytterligare vördnad.

Steg 3) Filnamnsrutan visas med standardfilnamnet.

Steg 4) Ange det nya Namn.

Steg 5) Klicka på 'Skapa.'

Resultat: Guru99_Contact Database skapad och nedanstående fönster kommer att visas.

Steg 6) Alternativt kan du klicka på något av objekten från den vänstra navigeringsrutan och öppna det objektet för ytterligare referenser och arbete.

Till exempel, genom att klicka på formuläret "Kontaktinformation" öppnas formuläret "Kontaktinformation" som visas nedan.

Skapa en tom databas

Steg 1) Med MS Access-programmet öppet klickar du på Arkiv > Ny

Steg 2) Klicka på "Tom databas".

Steg 3) Filnamnsrutan visas med standardfilnamnet.

Steg 4) Ange det nya namnet.

Steg 5) Klicka på 'Skapa.'

Resultat: Guru99 Databas skapad och nedanstående fönster kommer att visas.

Hur man skapar en tabell

Det första steget i detta Microsoft Åtkomsthandledning för att lagra data i databasen skapar en tabell där data kommer att finnas. Efter skapandet av tabellen kan vi fortsätta att infoga raderna i tabellen.

Det finns två sätt att skapa databas i MS Access

1. Skapa en tabell från Designvy
2. Skapa en tabell från Databladsvy

Skapa tabell – Databladvy

Steg 1) Första klick Skapa flik. Sedan från Bord grupp, klicka Bord.

Steg 2) Systemet kommer att visa standardtabellen skapad med "Tabell1"-namnet.

Steg 3) Till Byt namn Kolumn, dubbelklicka på Kolumnrubrik och ange det nya kolumnnamnet.

Observera att datatypen för Course_ID är 'AutoNumber.' Därför är detta också den unika nyckeln till bordet.

steg 4) Du kan Lägg till kolumn genom att klicka på valfri kategori från "Lägg till och ta bort" grupp. Alternativt kan du också lägga till en kolumn genom att klicka på "Klicka för att lägga till"

Till exempel, klicka på "Kort text" från 'Lägg till och ta bort' grupp.

Steg 5) Kolumn kommer att läggas till med standardnamnet som "Fält1."

Steg 6) Klicka på Header och byt namn på som 'KURSNAMN.'

Steg 7) Tryck på 'Ctrl + S' och ange det nya tabellnamnet för att spara tabellen.

Steg 8) Du kan också spara nytt namn, bildtext och kort beskrivning för valfri kolumn genom att klicka på 'Namn och bildtext.' Klicka på det

Steg 9) dialog Box kommer att visas. Lägg till följande och klicka på "OK"

• 'Namn' – Detta är det faktiska namnet på kolumnen.
• 'Caption' – Detta är användarvyns namn för kolumnen.
• 'Description' – Detta är den korta beskrivningen av kolumnnamnet.

Resultat: Namn, bildtext och Description finns nu.

Skapa tabell – Designvy

Steg 1) Klicka först på fliken Skapa. Klicka sedan på Tabell från gruppen Tabeller.

Steg 2) Dialogrutan Tabell visas. Ange för varje fält Filnamn, datatyp och Descriptjon.

Steg 3) För att lägga till Course_ID som primärnyckel, välj den och klicka på 'Primärnyckel'. Course_Id kommer att föregås av KEY ICON som visas nedan:

Steg 4) Tryck på "Ctrl+S." Ange tabellnamnet och klicka på OK

Resultat:

Hur man växlar vyer mellan datablad och design

Nu i denna MS Access-handledning kommer vi att lära oss hur du växlar vyer mellan datablad och design:

För att byta vy, mellan databladet (kalkylbladsvy) och designvyn, klicka på 'Se' knappen i det övre vänstra hörnet av Access Ribbon (visas på flikarna Hem/Hjälp/Design). Och klicka på den vy du behöver visa.

Till exempel: Låt oss anta att du vill byta till den nyskapade tabellen 'Kursstyrka' från 'Designvy' till 'Datablad'-vy.

Steg 1) Klicka på Databladsvy

Resultat:

MS Access- Lägga till data

• Du har skapat tabellerna Course och Course_Strength.
• Det finns två sätt att lägga till data. Den ena är databladsvy och den andra från Form. Vi kommer att lära oss att lägga till data från databladsvyn i det här avsnittet.
• Det finns inget behov av att spara data manuellt. När du klickar på andra rader sparar Access automatiskt data.
• Det enda du behöver tänka på när du lägger till data är att du ska ange rätt datatyp, dvs om kolumn är definierad som nummer kan vi bara lägga till nummer och inte text.

låt oss lägga till lite data i din tabell genom att öppna Access-databasen som du har skapat tidigare.

Steg 1) Välj tabellen "Kurs".

Steg 2) Välj Databladvy alternativ i bandet och lägga till vissa data genom att ange värdena i It. Uppdaterad data kommer att sparas automatiskt.

Låt oss nu säga att du vill ta bort 4^th rad med 'My SQL' som kursnamn.

Steg 3) Välj raden genom att klicka på kolumnen längst till vänster och högerklicka på raden. Alternativmenyn visas med alternativet 'Radera post'

Steg 4) Popup-fönster visas för att bekräfta raderingen av posten. Klick 'OK'

Resultat:

Sammanfattande synpunkter

Databladsvy

Visas i vyn, som låter dig ange rådata i din databastabell.

Designvy:

Visar vyn som låter dig ange fält, datatyper och beskrivningar i din databastabell.

Formulär i MS Access

• Ett formulär är ett databasobjekt som du kan använda för att skapa ett användargränssnitt för en databasapplikation.
• Det används främst för att underlätta processen för inmatning eller redigering av data.
• Data i ett formulär kan väljas från en eller flera tabeller.
• Formulär kan också användas för att kontrollera åtkomst till data, som vilka fält eller rader med data som är synliga för vilka användare.
• Formulär har en formulärvy.
• Hjälp dig att visa livedata genom att enkelt skapa ny data.

För att förstå form kan vi först skapa två nya rekord in Kontakttabell (från den förbyggda kontaktdatabasen diskuteras här.)

Steg 1) Välj tabellen 'Kontakt' från vänster navigering.

Steg 2) Skapa två rader genom att ange relevant data i två rader.

skapa formulär, och sedan kommer vi att se hur formulär kan utnyttjas för enkel visning, redigering och skapande av ny data.

Hur man skapar ett formulär

Det finns fyra primära sätt att skapa formuläret enligt nedan:

• Form Wizard
• Form
• Flera objekt
• Delad form

Låt oss ta en titt på varje alternativ för att skapa formuläret, ett efter ett:

1. Skapa med hjälp av Form Wizard

Med det här alternativet kan användaren skapa formuläret med guiden och välja kolumnen från den tillgängliga listan med kolumnformulär i äldre format för Välj-fönster.

Steg 1) Klicka på "Formulärguiden."

Steg 2) Systemet kommer att visas under skärmen.

Steg 3) Välj de kolumner som du vill ska vara där i slutgiltig form.

Resultat: ID är valt

Steg 4) Fortsätt att välja alla obligatoriska kolumner enligt beskrivningen i steg 3 ovan och klicka sedan på "Nästa".

Steg 5) Valruta för layout visas som låter användaren välja olika typer av formulärlayout. Klicka på 'NÄSTA'

Steg 6) Ange namnet på formuläret som "Contact_Form" och klicka på "Slutför".

Resultat: Contact_Form existerar nu med alla kolumner som finns i steg 4 i listan Valda kolumner visas.

2. Skapa med Form

Det är det enklaste sättet att skapa formuläret som kommer:

• Som standard fyller du i alla kolumner från den valda tabellen i "formulärvy",
• Användaren kan radera icke-obligatoriska kolumner manuellt

Steg 1) Välj tabellen som vi vill skapa formuläret för och klicka på "Formulär".

Steg 2) Fönstret nedan kommer att visas.

Steg 3) Högerklicka på en cell som vi inte vill ska ingå i slutliga formulär och klicka på "Ta bort".

Resultat: 'FAXNUMMER'-fältet finns inte nu.

Steg 4) Tryck på 'Ctrl+S' och ange nytt formulärnamn som 'Kontakt_formulär2'. Klicka på 'OK'.

Resultat: Ny form med namnet som 'Contact_Form2' finns under avsnittet "Formulär".

3. Skapa formulär efter "Flera objekt"

Det är en annan typ där alla poster som redan skapats kommer att visas i formulär med ett alternativ för att lägga till ny post.

Steg 1) Från fliken "Skapa". Klicka på "Fler formulär" och välj "Flera artiklar".

Resultat: Under flera rader visas fönstret

Steg 2) Tryck på 'Ctrl+S'. Ange det nya formulärnamnet och klicka på "OK".

Resultat: Nytt formulär med namnet 'Contact_Form_Multiple_Item' finns under avsnittet "Formular".

4. Skapa formulär genom att "Dela från"

Det är en blandning av enkel form och delad form på ett sätt som denna form ger syn på Blankett och datablad i ett delat fönster.

Vad användaren än anger i formuläret syns direkt i databladsvyn omedelbart och vice versa.

Steg 1) Från fliken "Skapa", klicka på "Fler formulär" och välj "Dela formulär".

Resultat: Nedanstående fönster visas med formuläret och databladet tillsammans.

Steg 2) Tryck på "Ctrl+S" och ange det nya formulärnamnet. Klicka på "OK".

Resultat: Nytt formulär med namnet 'Contact_Form_Split' finns under avsnittet "Formular".

Redigera den befintliga posten via formulär

• En av funktionerna i formulär är att vi kan redigera värden och data direkt från formuläret.
• Det är mer användarvänligt eftersom jämfört med radformatet i tabellen har formulär bättre synlighet för utvalda fält och användaren kan göra de direkta uppdateringarna.
• Dessa värden uppdaterade från formulär kommer också att återspeglas i originaltabeller omedelbart.

Låt oss ta en titt på hur man redigerar värde från formuläret:

Steg 1) Klicka på 'Kontaktformulär'

Steg 2) Uppdatera några värden på "Contact_Form"-värdet

Steg 3) Double Klicka på tabellen "Kontakta".

Resultat: Uppdaterat värde finns i den ursprungliga tabellposten.

Lägg till en post i ett formulär

• Formulär ger också flexibiliteten att lägga till poster.
• Återigen, detta är ett användarvänligt och tilltalande sätt att lägga till poster jämfört med att lägga till poster i radform.
• Här tar vi Microsoft Access-databaser exempel på Split från "Contact_Form_Split" skapad ovan.

Steg 1) Öppna "Contact_Form_Split"

Steg 2) För att lägga till post, klicka på "New (tom) Record Icon".

Resultat: Nytt rekordfönster visas i:

1. Formulärvy och
2. Databladsvy.

Steg 3) Fyll i uppgifterna manuellt från Form. Observera att i delad form kommer all data automatiskt att återspeglas i databladet nedan.

Steg 4) Double Klicka på tabellen "Kontakta".

Resultat: Ny post uppdaterad till tabellen "Kontakt" har lagts till från formuläret "Kontakt_formulär_flera_objekt"

Rapport

• En rapport är ett objekt i MS Access som är designat för att formatera, beräkna och skriva ut valda data på ett organiserat sätt.
• Den innehåller information från tabeller och även information som finns där i rapportdesignen.
• Rapporter är användbara eftersom de låter dig presentera all information om din databas i ett lättläst format.

Låt oss ta ett exempel på MS Access-databaser 'Kontakt' DB standardrapport – "Telefonbok."

Steg 1) Klicka på "Telefonbok" under "Rapportera". Systemet kommer att öppna den inbyggda "Telefonbok"-rapporten.

Det kommer att visa kontaktnamn, hem, företag och mobilnamn

för varje närvarande rekord.

Steg 2) Anta nu att vi vill redigera rapporten Rubrik från "Hem" till "Hemnummer." Högerklicka och klicka på "Designvy".

Systemet öppnar rapporten i designvy.

Steg 3) Redigera namnet du vill uppdatera och tryck på 'Ctrl+S'.

Steg 4) Double klicka på "Telefonbok" under rapporter

Resultat: Etiketten uppdateras från "Hem" till "Hemtelefon".

Makro

• Makro i MS Access är en tidsbesparande funktion som låter dig lägga till funktionalitet eller automatisera enkla uppgifter.
• Steg som används ofta kan automatiseras med hjälp av ett makro
• Det kan lägga till en snabb och enkel metod för att länka alla andra objekt tillsammans för att skapa en enkel databasapplikation.

Låt ta en Microsoft Access-databaser exempel på 'Kontakt' DB standardmakro – 'AutoExec.'

Steg 1) Klicka på "AutoExec" under "Rapportera". Systemet kommer att öppna det inbyggda "Välkommen"-makrot. Den kommer att visa välkomstkommentar och andra data relaterade till kontaktdatabasen som har sin kod i standardmakro "AutoExec"

Steg 2) Om du vill se koden bakom detta makro högerklicka.

Resultat:

Modulerna

• Det är en samling användardefinierade funktioner, deklarationer, uttalanden och procedurer som lagras tillsammans som en enhet.
• Det kanske är ett fristående objekt med funktioner som du kan anropa var som helst i din Access-databas.

Exempel på MS Access-databaser från 'Contact' DB

Steg 1) Klicka på 'modMapping'

Resultat:

Sammanfattning

• Microsoft Tillgång är en Database Management System som erbjuds av Microsoft.
• Låter dig skapa tabeller, frågor, formulär och rapporter och ansluta med hjälp av makron
• MS-Access gör att du kan länka till data på dess befintliga plats och använda den för visning, uppdatering, sökning och rapportering.
• Access består av fyra huvuddatabasobjekt: Tabeller, frågor, formulär och rapporter.
• ikon två sätt till skapa databas i SQL Access:
• Skapa databas från Mall
• Skapa en Tom databas
• ikon två sätt till skapa en databas i MS Access
• Skapa en tabell från Designvy
• Skapa en tabell från Databladsvy
• Du kan växla mellan databladet och designvyn genom att bara klicka på knappen "Visa" i det övre vänstra hörnet av Access-programmet.
• Ett formulär kan skapas med hjälp av Form Wizard, Form, Multiple Item, Split Form
• Makro i MS Access-databasen är en tidsbesparande funktion som låter dig lägga till funktionalitet eller automatisera enkla uppgifter.
• En rapport är ett objekt i MS Access som är designat för att formatera, beräkna och skriva ut valda data på ett organiserat sätt.
• En modul är en samling användardefinierade funktioner, deklarationer, uttalanden och procedurer som lagras tillsammans som en enhet.

Kontrollera också: - Hur man skriver makron i Excel: Makrohandledning – vad är och använd