Введение в закупки и заявки на закупки в SAP

Закупки – это часть SAP Модуль ММ и его процесс можно примерно представить на схеме ниже.

MRP (планирование материальных ресурсов) создает предложение на закупку, а затем преобразуется в заявку на закупку. Следующим шагом является назначение источника заявки на закупку и выпуск заявки на закупку. PR преобразуется в заказ на поставку, и при поступлении товара можно выписать счет-фактуру для завершения процесса покупки. Дополнительно обрабатывается платеж (в модуле FI).

Закупки не обязательно должны начинаться с MRP, их можно инициировать путем планирования на основе потребления или путем прямого создания PR или ЗП.

ППМ — это системная функция для определения потребности в материалах как на уровне материала, так и на уровне спецификации. БМ (Bill материалов) — список компонентов и подкомпонентов, из которых состоит один материал.

Один из основных документов в сфере закупок в SAP это заявка на закупку.

Заявка на закупку

Заявки на закупку могут создаваться системой автоматически или вручную. Их можно конвертировать в заказы на поставку, но только после выпуска (утверждения заявки на поставку).

В этом уроке мы рассмотрим несколько тем, которые помогут понять и создать заявку на покупку.

Диапазоны номеров в заявках необходимы так же, как и в другом документе, с целью присвоения номера документа вновь созданным документам.

Later, эти диапазоны номеров назначаются различным типам документов, которые мы можем определить для использования при обработке заявок на покупку.

Мы также рассмотрим номер отслеживания требований, который по сути представляет собой комбинацию цифр и букв, которую можно уникальным образом назначать нескольким документам для отслеживания определенных важных требований.

Вы увидите, как работает определение источника и почему это полезно, а также как этот источник можно присвоить нашему документу закупки.

Наконец, вы узнаете, как обрабатывать заявку на покупку, от ее создания до преобразования в заказ на покупку.

Диапазоны номеров для заявки на закупку

Присвоение диапазонов номеров заявкам работает по типу документа. Можно создать несколько различных диапазонов номеров, которые впоследствии будут присвоены определенному типу заявки на закупку.

Это делается в настройке. Типам документов заявок можно назначить два диапазона номеров. Каждому типу документа назначается один внутренний и один внешний диапазон. Внутренние диапазоны номеров автоматически увеличиваются системой, а внешние назначаются вручную.

На экране ниже представлен список диапазонов номеров для заявки на покупку.

Номер «От» — это первый номер в диапазоне, «Номер до» — это последний доступный номер, а текущий номер — это последний номер, присвоенный документу.

Кроме того, имеется флажок, указывающий, является ли это внешним диапазоном номеров.

Например, диапазон внутренних номеров можно определить как диапазон от 20000000 до 30000000, в этом случае документы того типа документа, которому присвоен этот интервал, будут нумероваться начиная с 20000001 и будут увеличиваться на 1 для каждого нового созданного документа. Последний номер, доступный для этого интервала, будет 30000000, и если ваши документы заполняют весь диапазон номеров, его необходимо расширить. Это будет происходить редко, поскольку это будет означать, что у вас будет 10 миллионов документов заявок на покупку.

Определение типа документа

Определение типа документа — это действие по определению различных типов документов для заявки на закупку. Это полезно для группировки заявок на закупку и более подробного определения ее использования. Например, у нас могут быть стандартные PR, субподряд и передача запасов. Каждый тип документа соответствует особым потребностям и настроен для использования таким образом.

В определении типа документа вы можете определить ряд опций. Интервалы номеров (внутренние и внешние), интервал позиций, ключ выбора поля, индикатор контроля, индикатор общего выпуска (определяет, все ли позиции в PR выпускаются одновременно или по отдельности).

Тип документа «Стандартная заявка на закупку» SAP определяется во всех установках как NB.

Номер отслеживания требования

Этот номер используется для отслеживания конкретных требований. Его можно ввести во время создания заявки на закупку и скопировать в документ заказа на закупку. Он поддерживается на уровне элемента, и элементы можно выбирать по этому номеру в нескольких отчетах, например МЭЛБ.

• Выполнить МЭЛБ сделка.
• Нажмите Выберите .

Когда вы нажимаете Продолжить, вы вернетесь к начальному экрану выбора. У вас также есть множество вариантов выбора, и вам следует выбрать наиболее подходящие варианты, чтобы сузить поиск.

• Введите номера отслеживания требований.
• Выполнить.

Вам будет представлен список документов, содержащих номер для отслеживания.

Определение источника

Определение источника помогает найти наиболее подходящий источник для потребности, например, оно может подсказать, какое типовое соглашение, какой внутренний источник закупок (завод) или какого поставщика можно использовать для заказа определенных материалов в данный момент.

При определении источника в качестве параметров фактического процесса определения используются различные данные. К ним относятся Предварительное соглашение, Информационная запись о закупке, Завод в нашей компании, Установление квот, Список источников.

Все это учитывается при определении наилучшего источника для удовлетворения требований.

Первая проверка осуществляется через Порядок квот где система определяет, существует ли подходящий источник с соответствующей квотой на материал, и если подходящий источник найден, он выбирается, а дополнительный поиск источника прекращается.

Если нет, система принимает список источников во внимание и искал там действительные источники. Список источников состоит из фиксированных и заблокированных записей. Фиксированные рекорды предназначены для фиксированных поставщиков конкретного материала и действительны в течение определенного периода. Заблокированные записи не могут быть использованы в качестве источника, пока они находятся в этом статусе.

Наконец, система ищет рамочное соглашение и информационная запись для заслуживающих доверия источников и назначает им заявку. На предыдущем уроке вы узнали, что такое инфо-запись закупки, а схематическое соглашение — это соглашение о поставках или контракт, которое также используется в процессе выбора источника в качестве входной информации.

Чтобы использовать определение источника, вам необходимо установить флажок Определить источник на начальном экране заявки на закупку.

Назначение источника

Система может выполнять назначение источника фонового или переднего плана.

Если поиск выполняется в приоритетном режиме и найдено более одного допустимого источника, появляется список выбора, из которого пользователь должен выбрать соответствующий источник. Если найден только один подходящий источник, он назначается автоматически.

Если поиск выполняется в фоновом режиме, необходимо определить один источник, и для этого система будет выполнять различные функции при поиске.

Например, общие соглашения имеют приоритет над источником инфо-записи покупки, и в случае конфликта выбирается источник структурного соглашения.

Если в общих соглашениях обнаружено более одного допустимого источника, единственным действительным источником будет источник для обычного поставщика, а если ни одна запись не относится к обычному поставщику, источник придется определять вручную.

Вы можете видеть, как система предлагает два источника, из которых нам приходится вручную выбирать лучший.