Microsoft Учебное пособие по Access: MS Access с примером [Простые заметки]

Важные термины и основные объекты

Теперь в этом Microsoft В учебнике Access мы узнаем о некоторых важных терминах и основных объектах MS Access:

Файл базы данных

Это файл, в котором хранится вся база данных. Файл базы данных сохраняется на жестком диске или другом устройстве хранения данных.

Типы данных

Типы данных — это свойства каждого поля. Каждое поле имеет один тип данных, например текст, число, дату и т. д.

Таблица

• Таблица — это объект, который хранит данные в формате строк и столбцов для хранения данных.
• Таблица обычно связана с другими таблицами в файле базы данных.
• Каждый столбец должен иметь уникальное имя
• Мы также можем определить первичный ключ в таблице.

запрос

• Запросы отвечают на вопрос, отбирая, сортируя и фильтруя данные на основе критериев поиска.
• Запросы отображают выборку данных на основе предоставленных вами критериев (ограничений).
• Запросы могут извлекаться из одной или нескольких связанных таблиц и других запросов.
• Типы запросов могут быть SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

форма для заполнения

• Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса приложения базы данных.
• Формы помогают отображать текущие данные из таблицы. В основном он используется для облегчения процесса ввода или редактирования данных.

Отчет

• Отчет — это объект в настольных базах данных, который в основном используется для форматирования, расчета, печати и обобщения выбранных данных.
• Вы даже можете настроить внешний вид отчета.

Макрос

Макросы — это мини-компьютерные программные конструкции. Они позволяют вам настраивать в формах команды и процессы, такие как поиск, переход к другой записи или запуск формулы.

Модули

Модули — это процедуры (функции), которые вы можете написать, используя Visual Basic для приложений (ВБА).

Microsoft Доступ к типам данных

Общие типы данных MS Access перечислены ниже:

Тип данных	Описание	Размер
Краткий текст	Текст, включающий числа, не требующие вычислений. (например, мобильные номера).	До 255 символов.
Длинный текст	Этот тип данных используется для длинных текстовых или буквенно-цифровых данных.	Максимум 63 999 символов.
Номер регистрации	Числовой тип данных, используемый для хранения математических вычислений.	1, 2, 4, 8 и 16 байт.
Дата / время	Сохраните дату/время в диапазоне от 100 до 9999.	8 байт.
Валюта	Он позволяет хранить значения валют и числовые данные с точностью до четырех знаков после запятой.	8 байт.
Авто номер	Присвоить уникальный номер или назначить Microsoft Доступ при создании любой новой записи. Обычно используется в качестве первичного ключа	Четыре байта (16 байт, если он установлен как идентификатор репликации).
Да нет	Он хранит только логические значения Да и Нет.	1 бит
прикрепление	Он хранит файлы, например цифровые фотографии. К одной записи можно прикрепить несколько файлов.	Можно хранить до 2 ГБ данных.
OLE-объекты	Объекты OLE могут хранить аудио, видео и другие большие двоичные объекты.	Можно хранить до 2 ГБ данных.
Гиперссылка	Сохраняется текст или комбинации текста и цифр. Этот текст используется в качестве адреса гиперссылки.	Каждая часть типа данных «Гиперссылка» позволяет хранить до 2048 символов.
Рассчитанный	Помогает вам создать выражение, использующее данные из одного или нескольких полей.	Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей.

Различия между Access и Excel

Microsoft Access и Excel очень похожи, но очень разные. Вот некоторые важные различия между ними:

О компании	Excel
Работает с текстом, числами, файлами и всеми видами данных.	Microsoft Excel обычно имеет дело с числовыми данными.
Все данные хранятся один раз, в одном месте.	Множество рабочих листов или документов представляют собой хранилище одинаковых, повторяющихся данных.
Помогает создавать высокофункциональные формы ввода данных и шаблоны отчетов.	Доступен только основной экран ввода данных.
Пользователи смогут вводить данные более эффективно и точно.	Точность и скорость передачи данных не так велики из-за формата.

Также проверьте: - Microsoft Учебник по Excel для начинающих: изучите MS Excel за 7 дней

Преимущества MS Access

Теперь в этом руководстве по MS Access мы узнаем плюсы и преимущества использования приложения MS Access:

• Access предлагает полнофункциональную систему управления реляционными базами данных за считанные минуты.
• Легко импортировать данные из нескольких источников в Access.
• Вы можете легко настроить Access в соответствии с личными потребностями и потребностями компании.
• Microsoft Доступ онлайн хорошо работает со многими языками разработки, которые работают на Windows OS
• Он надежный и гибкий и может выполнять любые сложные офисные или промышленные задачи по работе с базами данных.
• MS-Access позволяет вам ссылаться на данные в их существующем местоположении и использовать их для просмотра, обновления, запроса и составления отчетов.
• Позволяет создавать таблицы, запросы, формы и отчеты и подключаться с помощью макросов.
• Макросы в Access — это простая программная конструкция, которую можно использовать для расширения функциональности вашей базы данных.
• Microsoft Доступ в режиме онлайн может выполнять гетерогенные соединения между различными наборами данных, хранящимися на разных платформах.

Недостатки MS Access

Вот минусы использования MS Access

• Microsoft База данных Access полезна для малого и среднего бизнеса. Однако для крупных организаций это бесполезно.
• Недостаточная надежность по сравнению с СУБД такие системы, как MS SQL Server or Oracle
• Вся информация из вашей базы данных сохраняется в один файл. Это может замедлить работу с отчетами, запросами и формами.
• Технический лимит — 255 одновременных пользователей. Однако реальный предел составляет всего от 10 до 80 (в зависимости от типа приложения, которое вы используете).
• Это требует гораздо больше обучения и подготовки по сравнению с другими Microsoft программы

Условия Microsoft О компании

Примечание. Мы предполагаем, что у вас установлена ​​последняя версия Microsoft Установлен Access, который идет в комплекте Microsoft Пакет Office 365.

Есть два способа запустить MS Access.

1. от Windows, 'Кнопка Пуск.
2. На рабочем столе щелкните правой кнопкой мыши> параметр «Новый».

Теперь в этом Microsoft Руководство по Access, давайте посмотрим, как запустить MS Access обоими способами:

Вариант 1) Откуда Windows, Кнопка Пуск.

Шаг 1) Нажать на 'Windows' икона. Вы найдете список установленных программ.

Шаг 2) Найдите значок доступа. Проверьте и нажмите значок доступа.

Шаг 3) Проверьте окно. Появится окно приложения MS Access.

Шаги 4) Нажмите «Esc».

Результат: откроется приложение Windows MS Access.

Вариант 2) С рабочего стола, опция «Новый».

Шаг 1) Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе и выберите «Создать».

Шаг 2) Нажмите на 'Microsoft Доступ к базе данных»

Шаг 3) Ниже появится окно приложения MS Access.

Шаг 4) Нажмите «Esc»

Результат: откроется приложение Windows MS Access.

Как создать базу данных

Прежде чем создавать базу данных, давайте быстро поймем целостную картину того, что такое база данных, с особым упором на MS Access.

Начнем с нескольких реальных событий Microsoft Пример доступа к базам данных:

• У нас есть книжный шкаф, где хранятся книги,
• У нас есть i-pods, в которых хранится коллекция музыки, а чехлов бесчисленное множество.

Точно так же у нас есть база данных MS Access, которая является своего рода домом для всех ваших таблиц, запросов, форм, отчетов и т. д. в MS Access, которые связаны между собой.

Технически база данных хранит данные хорошо организованным образом, что обеспечивает легкий доступ и извлечение.

Существует два способа создания базы данных в SQL Access:

1. Создать базу данных из шаблона
2. Создать пустую базу данных

Давайте подробно остановимся на каждом:

Создать базу данных из шаблона

• Есть много ситуаций, когда нам нужно начать с какого-то готового шаблона базы данных под заданные требования.
• MS Access предоставляет множество готовых к использованию шаблонов для таких типов баз данных, где структура данных уже определена.
• Вы можете продолжить настройку структуры шаблона в соответствии с нашими требованиями.
• Пример баз данных MS Access включает в себя контакты, студентов, отслеживание времени и т. д.

Шаги по созданию базы данных из шаблона

Шаг 1) Открыв приложение MS Access, нажмите «Файл».

Результат: Появится окно ниже. Все Шаблоны баз данных отображаются ниже.

Шаг 2) Мы можем выбрать любой шаблон, нажав на него. Нажмите на Контактный шаблон для дальнейшего почтения.

Шаг 3) Появится поле имени файла с именем файла по умолчанию.

Шаг 4) Введите новый Имя.

Шаг 5) Нажмите на 'Создавать.'

Результат: Guru99_Contact База данных создана, и появится окно ниже.

Шаг 6) При желании вы можете щелкнуть любой объект на левой панели навигации и открыть этот объект для дальнейших ссылок и работы.

Например, при нажатии на форму «Контактные данные» откроется форма «Контактные данные», как показано ниже.

Создать пустую базу данных

Шаг 1) Открыв приложение MS Access, нажмите «Файл» > «Создать».

Шаг 2) Нажмите «Пустая база данных».

Шаг 3) Появится поле имени файла с именем файла по умолчанию.

Шаг 4) Введите новое имя.

Шаг 5) Нажмите на 'Создавать.'

Результат: База данных Guru99 создана, и появится окно ниже.

Как создать таблицу

Первый шаг в этом Microsoft В учебнике Access для хранения данных в базе данных создается таблица, в которой будут храниться данные. После создания таблицы мы можем продолжать вставлять строки в таблицу.

Существует два способа создания базы данных в MS Access.

1. Создать таблицу из Просмотр дизайна
2. Создать таблицу из Просмотр таблицы

Создать таблицу — вид таблицы

Шаг 1) Первый клик Создавай вкладка. Затем из таблицы группу, нажмите Таблица.

Шаг 2) Система отобразит таблицу по умолчанию, созданную с именем «Таблица1».

Шаг 3) к Переименовывать Столбец, дважды щелкните заголовок столбца и введите имя нового столбца.

Обратите внимание, что тип данных Course_ID 'Автономер.Следовательно, это также уникальный ключ таблицы.

Шаг 4) Ты можешь Добавить столбец нажав на любую категорию из «Добавить и удалить» группа. Кроме того, вы также можете добавить столбец, нажав «Нажмите, чтобы добавить».

Например, нажмите «Короткий текст» в "Добавить и удалить».

Шаг 5) Столбец будет добавлен с именем по умолчанию: «Поле1.»

Шаг 6) Нажмите на заголовок и переименуйте как 'НАЗВАНИЕ КУРСА.'

Шаг 7) Нажмите «Ctrl + S» и введите новое имя таблицы, чтобы сохранить ее.

Шаг 8) Вы также можете сохранить новое имя, заголовок и краткое описание для любого столбца, нажав «Имя и подпись». Нажмите на нее,

Шаг 9) Диалог Box появится. Добавьте следующее и нажмите «ОК»

• «Имя» — это фактическое имя столбца.
• «Заголовок» — это имя столбца, представленное пользователем.
• "Description' – это краткое описание имени столбца.

Результат: Имя, подпись и Descriptион сейчас существует.

Создать таблицу — представление «Дизайн»

Шаг 1) Сначала нажмите вкладку «Создать». Затем в группе «Таблицы» нажмите «Таблица».

Шаг 2) Появится диалоговое окно Таблица. Для каждого поля введите Имя файла, тип данных и Descriptион.

Шаги 3) Чтобы добавить Course_ID в качестве первичного ключа, выберите его и нажмите «Первичный ключ». Course_Id будет предшествовать KEY ICON, как показано ниже:

Шаги 4) Нажмите «Ctrl+S». Введите имя таблицы и нажмите «ОК».

Результат:

Как переключать представления между таблицей данных и дизайном

Теперь в этом руководстве по MS Access мы научимся переключать представления между таблицей данных и дизайном:

Чтобы переключиться между представлением таблицы (вид электронной таблицы) и представлением дизайна, щелкните значок 'Посмотреть' в верхнем левом углу ленты доступа (отображается на вкладках «Главная», «Справка» и «Дизайн»). И нажмите на вид, который вам нужно отобразить.

Например: предположим, что вы хотите переключиться на вновь созданную таблицу «Course_strength» из «Представления дизайна» в представление «Таблица данных».

Шаг 1) Нажмите «Просмотр таблицы».

Результат:

MS Access – добавление данных

• Вы создали таблицы Course и Course_Strength.
• Есть два способа добавить данные. Один из них — представление таблицы, а другой — форма. В этом разделе мы научимся добавлять данные из режима таблицы.
• Нет необходимости сохранять данные вручную. Когда вы щелкаете другие строки, Access автоматически сохраняет данные.
• Единственное, о чем вам нужно позаботиться при добавлении данных, это ввести правильный тип данных, т. е. если столбец определен как число, мы можем добавить только число, а не текст.

Давайте добавить некоторые данные в своей таблице, открыв созданную ранее базу данных Access.

Шаг 1) Выберите таблицу «Курс»

Шаги 2) Выберите Просмотр таблицы вариант на ленте и добавить некоторые данные, введя значения в него. Обновленные данные будут автоматически сохранены.

Теперь предположим, что вы хотите удалить 4^th строка с «My SQL» в качестве имени курса.

Шаг 3) Выберите строку, щелкнув крайний левый столбец и щелкнув правой кнопкой мыши по строке. Появится меню опций с опцией «Удалить запись».

Шаг 4) Появится всплывающее окно для подтверждения удаления записи. Нажмите 'ЛАДНО'

Результат:

Обобщение просмотров

Просмотр таблицы

Отображается в представлении, которое позволяет вводить необработанные данные в таблицу базы данных.

Вид дизайна:

Отображает представление, позволяющее вводить поля, типы данных и описания в таблицу базы данных.

Формы в MS Access

• Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса приложения базы данных.
• В основном он используется для облегчения процесса ввода или редактирования данных.
• Данные в форме можно выбирать из одной или нескольких таблиц.
• Формы также можно использовать для управления доступом к данным, например, какие поля или строки данных видны каким пользователям.
• Формы имеют представление формы.
• Поможет вам отображать живые данные с легким созданием новых данных.

Чтобы понять форму, давайте сначала создадим два новых рекорда в Таблица контактов (из предварительно созданной базы данных контактов, обсуждаемой здесь)

Шаг 1) Выберите таблицу «Контакты» на левой панели навигации.

Шаг 2) Создайте две строки, введя соответствующие данные в две строки.

создайте форму, а затем мы увидим, как можно использовать формы для удобного отображения, редактирования и создания новых данных.

Как создать форму

Существует четыре основных способа создания формы, как указано ниже:

• Мастер форм
• форма для заполнения
• Несколько предметов
• Разделить форму

Давайте рассмотрим каждый вариант создания формы один за другим:

1. Создайте с помощью мастера форм.

Этот параметр позволяет пользователю создать форму с помощью мастера и выбрать столбец из доступного списка форм столбцов в устаревшем формате окна выбора.

Шаг 1) Нажмите на «Мастер форм».

Шаг 2) Система отобразит под экраном.

Шаг 3) Выберите столбцы, которые вы хотите видеть в окончательном виде.

Результат: Идентификатор выбран

Шаг 4) Продолжайте выбирать все необходимые столбцы, как описано в шаге 3 выше, а затем нажмите «Далее».

Шаг 5) Появится поле выбора макета, которое позволяет пользователю выбрать другой тип макета формы. Нажмите «ДАЛЕЕ»

Шаг 6) Введите имя формы «Contact_Form» и нажмите «Готово».

Результат: Contact_Form теперь существует со всеми отображаемыми столбцами, которые есть на шаге 4 в списке «Выбранные столбцы».

2. Создайте с помощью формы

Это самый простой способ создать форму, которая будет:

• По умолчанию заполняются все столбцы из выбранной таблицы в «представлении формы».
• Пользователь может удалить ненужный столбец вручную.

Шаг 1) Выберите таблицу, для которой мы хотим создать форму, и нажмите «Форма».

Шаг 2) Ниже появится окно.

Шаг 3) Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку, которую мы не хотим использовать в окончательных формах, и нажмите «Удалить».

Результат: 'Номер факса' Поле сейчас не существует.

Шаг 4) Нажмите «Ctrl+S» и введите новое имя формы как «Contact_Form2». Нажмите «ОК».

Результат: Новая форма с именем as «Контактная_Форма2» находится в разделе «Формы».

3. Создайте форму по «Несколько элементов».

Это еще один тип, в котором все уже созданные записи будут отображаться в форме с возможностью добавления новой записи.

Шаг 1) На вкладке «Создать». Нажмите «Дополнительные формы» и выберите «Несколько элементов».

Результат: Под несколькими строками появится окно

Шаг 2) Нажмите «Ctrl+S». Введите новое имя формы и нажмите «ОК».

Результат: Новая форма с именем «Contact_Form_Multiple_Item» существует в разделе «Формы».

4. Создайте форму с помощью «Разделить из»

Это сочетание простой формы и разделенной формы таким образом, что эта форма обеспечивает представление о Форма и таблица данных в разделенном окне.

Все, что пользователь вводит в форму, сразу же отображается непосредственно в режиме таблицы, и наоборот.

Шаг 1) На вкладке «Создать» нажмите «Дополнительные формы» и выберите «Разделить форму».

Результат: Ниже появится окно с формой и таблицей данных вместе.

Шаг 2) Нажмите «Ctrl+S» и введите новое имя формы. Нажмите «ОК».

Результат: Новая форма с именем «Contact_Form_Split» существует в разделе «Формы».

Отредактируйте существующую запись через форму

• Одной из особенностей форм является то, что мы можем редактировать значения и данные непосредственно из формы.
• Это более удобно для пользователя, поскольку по сравнению с форматом строк в таблице формы имеют лучшую видимость выбранных полей, и пользователь может выполнять непосредственные обновления.
• Эти значения, обновленные из форм, также будут немедленно отражены в исходных таблицах.

Давайте посмотрим, как редактировать значение из формы:

Шаг 1) Нажмите на 'Форма обратной связи'

Шаг 2) Обновите некоторые значения значения Contact_Form.

Шаг 3) Double Нажмите на таблицу «Контакты».

Результат: Обновленное значение присутствует в исходной записи таблицы.

Добавить запись в форму

• Формы также дают возможность добавлять записи.
• Опять же, это удобный и привлекательный способ добавления записей по сравнению с добавлением записей в виде строки.
• Здесь мы возьмем Microsoft Пример доступа к базе данных Split из «Contact_Form_Split», созданного выше.

Шаг 1) Откройте «Contact_Form_Split».

Шаг 2) Чтобы добавить запись, нажмите «Значок новой (пустой) записи».

Результат: Окно новой записи появится в:

1. Вид формы и
2. Просмотр таблицы данных.

Шаг 3) Вручную заполните данные из формы. Обратите внимание, что в разделенной форме все данные также будут автоматически отражены в таблице ниже.

Шаг 4) Double Нажмите на таблицу «Контакты».

Результат: Новая запись обновлена ​​в таблицу «Контакт», добавлена ​​из формы «Contact_Form_Multiple_Item».

Отчет

• Отчет — это объект в MS Access, предназначенный для организованного форматирования, расчета и печати выбранных данных.
• Он содержит информацию из таблиц, а также информацию, которая присутствует в дизайне отчета.
• Отчеты полезны, поскольку позволяют представить всю информацию о вашей базе данных в удобном для чтения формате.

Давайте возьмем пример базы данных MS Access. 'Контакт' Отчет БД по умолчанию – «Телефонная книга».

Шаг 1) Нажмите «Телефонная книга» в разделе «Отчет». Система откроет встроенный отчет «Телефонная книга».

Он будет отображать имя контакта, домашнее, рабочее и мобильное имя.

для каждой присутствующей записи.

Шаг 2) Теперь предположим, что мы хотим изменить заголовок отчета с «Домой» на «Домашний номер». Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Просмотр дизайна».

Система откроет отчет в представлении «Дизайн».

Шаг 3) Отредактируйте имя, которое хотите обновить, и нажмите «Ctrl+S».

Шаг 4) Double нажмите «Телефонная книга» в отчетах

Результат: Ярлык изменен с «Домашний» на «Домашний телефон».

Макрос

• Макросы в MS Access — это функция, экономящая время и позволяющая добавлять функциональные возможности или автоматизировать простые задачи.
• Часто используемые шаги можно автоматизировать с помощью макроса.
• Он может добавить быстрый и простой способ связать все остальные объекты вместе для создания простого приложения базы данных.

Давайте возьмем Microsoft Пример доступа к базам данных 'Контакт' Макрос БД по умолчанию – «AutoExec».

Шаг 1) Нажмите «AutoExec» в разделе «Отчет». Система откроет встроенный макрос «Добро пожаловать». Будет отображено приветственное сообщение и другие данные, относящиеся к базе данных контактов, код которой находится в макросе AutoExec по умолчанию.

Шаг 2) Если вы хотите увидеть код этого макроса, щелкните правой кнопкой мыши.

Результат:

Модули

• Это набор определяемых пользователем функций, объявлений, операторов и процедур, которые хранятся вместе как единое целое.
• Возможно, это отдельный объект, имеющий функции, которые вы можете вызывать из любого места базы данных Access.

Пример базы данных MS Access из БД «Контакт»

Шаг 1) Нажмите «modMapping».

Результат:

Резюме

• Microsoft Доступ — это Система управления базами данных предложено Microsoft.
• Позволяет создавать таблицы, запросы, формы и отчеты и подключаться с помощью макросов.
• MS-Access позволит вам ссылаться на данные в их существующем местоположении и использовать их для просмотра, обновления, запроса и составления отчетов.
• Доступ состоит из четыре основных объекта базы данных: Таблицы, запросы, формы и отчеты.
• Существуют два пути в создать базу данных в SQL Access:
• Создать базу данных из шаблон
• Создайте Пустая база данных
• Существуют два пути в создать базу данных в MS Access
• Создать таблицу из Просмотр дизайна
• Создать таблицу из Просмотр таблицы
• Вы можете переключаться между таблицей данных и представлением дизайна, просто нажав кнопку «Просмотр» в верхнем левом углу программы Access.
• Форму можно создать с помощью мастера форм, формы, нескольких элементов, разделенной формы.
• Макросы в базе данных MS Access — это функция, экономящая время и позволяющая добавлять функциональные возможности или автоматизировать простые задачи.
• Отчет — это объект в MS Access, предназначенный для организованного форматирования, расчета и печати выбранных данных.
• Модуль — это набор определяемых пользователем функций, объявлений, операторов и процедур, которые хранятся вместе как единое целое.

Также проверьте: - Как писать макросы в Excel: Учебник по макросам – что такое и как использовать