Переписка в SAP – Конфигурация и типы

Доступны различные стандартные типы корреспонденции, такие как печать счетов, выписка со счета и т. д. Также можно создавать собственные типы корреспонденции.

Корреспонденции могут создаваться во время обработки конкретной бизнес-операции или на более позднем этапе для уже созданных проводок транзакции.

Корреспонденция может быть отправлена клиенту/поставщику в различных форматах, таких как электронная почта и факс. Корреспонденция в основном представляет собой письма и т. д., которые отправляются из SAP продавцу/клиенту и т. д.

Корреспонденция может создаваться индивидуально или коллективно, ситуативно или посредством автоматического пакетного задания.

Виды переписки

Ниже приведен пример списка различных стандартных типов корреспонденции, которые можно скопировать для создания определенной пользовательской формы, программы и т. д.

Тип корреспонденции	Переписка Descriptион	Программа печати	Необходимые данные	Образец стандарта SAP Форма сценария
SAP01	Уведомления об оплате	RFKORD00	Номер документа	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Выписки со счета	RFKORD10	Номер счета и дата	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill ведомостей по курсовым сборам	RFKORD20	Номер документа	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Внутренние документы	RFKORD30	Номер документа	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Отдельные буквы	RFKORD40	Номер счета	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Выдержки из документов	RFKORD50	Номер документа	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Заявления клиентов	RFKORD11	Номер и дата клиента	F140_CUS_STAT_01

Как сделать настройку переписки

Настройка переписки в SAP может быть выполнено в следующие шаги ниже

Шаг 1) Определите тип корреспонденции

Путь: – SPRO > Финансовый учет (новое) > Дебиторская и кредиторская задолженность > Счета клиентов > Отдельные позиции > Корреспонденция > Создать и проверить настройки для корреспонденции > Определить типы корреспонденции

Код операции:-OB77

Здесь различные SAP доступны стандартные типы корреспонденции. Вы также можете создавать свои собственные типы корреспонденции. Вы можете указать, какие данные необходимы для создания корреспонденции, например, для выписки по счету вы можете указать, что для выписки необходима основная запись клиента/поставщика. Также вы можете указать параметры даты и текст, который будет отображаться при выборе даты.

Шаг 2) Назначьте программу типу корреспонденции

Путь: -SPRO > Финансовый учет (новое) > Дебиторская и кредиторская задолженность > Счета клиентов > Отдельные позиции > Корреспонденция > Создание и проверка настроек корреспонденции > Назначение программ для типов корреспонденции

Код операции: -OB78

Здесь необходимо привязать программу генератора корреспонденции к типу корреспонденции. Вы также можете указать разные программы для разных балансовых единиц. (Кроме того, здесь вы можете указать вариант по умолчанию для выполнения программы. Вы можете создать такой вариант из транзакции SE38/ SA38 за программу.)

Вы также можете создать свою собственную программу как копию стандартной программы и внести соответствующие изменения для удовлетворения любых конкретных потребностей вашего клиента.

Шаг 3) Определите функции вызова для типа корреспонденции

Путь: -SPRO > Финансовый учет (новое) > Дебиторская и кредиторская задолженность > Счета клиентов > Отдельные позиции > Корреспонденция > Создание и проверка настроек для корреспонденции > Определение функций вызова

Код операции:-OB79

Здесь необходимо указать, в какой момент времени можно сформировать тот или иной вид корреспонденции. Вы также можете указать разные настройки для разных балансовых единиц. Доступны различные варианты: -

Во время ввода документа (например, FB50, FB60 и т. д.)
Во время проводки платежей (например, F-28, F-26 и т. д.)
Во время отображения или изменения документа (например, FB02, FB03 и т. д.)
В момент отображения счета (например, FBL1N, FBL5N и т. д.)

Шаг 4) Назначьте форму корреспонденции программе печати корреспонденции

Путь: -SPRO > Финансовый учет (новое) > Дебиторская и кредиторская задолженность > Счета клиентов > Корреспонденция отдельных статей > Создание и проверка параметров корреспонденции > Определить имена форм для печати корреспонденции

Код операции: -OB96

Здесь необходимо указать, определение каких форм будет использоваться программой печати корреспонденции. Вы также можете указать разные настройки для разных балансовых единиц. ( SAP Форма скрипта определяется с помощью транзакции SE71, где различные данные упорядочиваются в выходном формате для обработки. Этот SAP Форма сценария определяет макет вывода.)

Вы также можете использовать двухзначные идентификаторы форм, с помощью которых можно вызывать разные формы для разных идентификаторов форм в одной и той же балансовой единице.

Этот идентификатор формы можно указать на экране выбора программы печати, генерирующей корреспонденцию. Для типа корреспонденции одновременно можно выбрать только один идентификатор формы. Вы можете создать несколько типов корреспонденции, вызывая разные идентификаторы форм.

Шаг 5) Определите данные отправителя для переписки

Код операции:-ОББ1

Здесь вы можете связать данные для верхнего и нижнего колонтитула, подписи и отправителя. Этот текст определяется с помощью транзакции SO10 с идентификатором текста, указанным выше (например, ADRS). Вы также можете указать разные настройки для разных балансовых единиц. (Также можно определить двухзначный вариант отправителя, который можно указать в параметрах выбора программы печати. Это позволит использовать разные сведения об отправителе в одной и той же балансовой единице.)

Шаг 6) Определите варианты сортировки для корреспонденции

Путь: -SPRO > Финансовый учет (новое) > Дебиторская и кредиторская задолженность > Счета клиентов > Отдельные позиции > Корреспонденция > Создание и проверка настроек корреспонденции > Определить варианты сортировки для корреспонденции

Код операции: -О7С4

Здесь вы можете указать, в каком порядке будут генерироваться письма корреспонденции. Например, если вы создаете выписку по счету для нескольких поставщиков, поставщики будут отсортированы в этом порядке, а затем будет создано письмо. Этот вариант сортировки можно указать на экране выбора программы печати, генерирующей корреспонденцию.

Шаг 7) Определите варианты сортировки для позиций в корреспонденции

Путь: -SPRO > Финансовый учет (новое) > Дебиторская и кредиторская задолженность > Счета клиентов > Отдельные позиции > Корреспонденция > Создание и проверка настроек корреспонденции > Определить варианты сортировки для отдельных позиций

Код операции: -О7С6

Здесь вы можете указать, в каком порядке различные позиции будут появляться в письмах корреспонденции. Например, если в выписке по счету поставщика имеется несколько счетов-фактур, то счета-фактуры будут отсортированы в этом порядке, а затем будет создано письмо.

Этот вариант сортировки можно указать на экране выбора программы печати, генерирующей корреспонденцию.

Генерация корреспонденции

Как показано ранее, при настройке точки вызова корреспонденция может быть создана в следующий момент времени:

Во время ввода документа (например, FB50, FB60 и т. д.)
Во время проводки платежей (например, F-28, F-26 и т. д.)
Во время отображения или изменения документа (например, FB02, FB03 и т. д.)
В момент отображения счета (например, FBL1N, FBL5N и т. д.)

Корреспонденция может быть создана для конкретного документа или для счета поставщика(ов)/клиента(ов). Последующие слайды объяснят формирование корреспонденции различными способами и ее печать.

Генерация корреспонденции (Метод А): -

Переписка может формироваться при создании, изменении или отображении документа.

Для этого перейдите в «Среда» > «Переписка» и выберите соответствующий тип корреспонденции, например, см. экран ниже в FB70 создание счета-фактуры клиента: -

Аналогично можно создать корреспонденцию из просмотра документа/изменения из транзакции, как в FB02/FB03/FBl1N/FLB5N и т.д.

Генерация корреспонденции (метод B)

Для существующих бухгалтерский учет документы, которые вы можете использовать код транзакции FB12.

После ввода кода компании будет задан тип корреспонденции. Выберите «Тип корреспонденции», и вам будет предложено ввести номер документа/номер счета. и т. д. в зависимости от настройки типа корреспонденции. После этого запрашивается переписка.

Генерация корреспонденции (метод C)

Из транзакции F.27 можно создать корреспонденцию (выписку по счету) для поставщиков/клиентов.

Здесь «Индикатор в основной записи» указанное значение должно совпадать со значением, указанным в основных данных клиента/поставщика > Балансовая единица > Корреспонденция.

Если вы установите флажок «Индивидуальный запрос», то если у одного и того же поставщика/клиента есть позиции в нескольких балансовых единицах, то для каждой балансовой единицы будет сформирована отдельная выписка.

Печать корреспонденции

Печать корреспонденции (Метод А): -

Использовать код транзакции F.61 для печати соответствующего типа корреспонденции, уже сгенерированной. При выполнении он просто распечатает корреспонденцию (если настроена электронная почта/факс и т. д., то вывод будет сгенерирован в этом формате)

Печать корреспонденции (Метод Б): -

Из транзакции F.64, вы можете просмотреть созданное письмо корреспонденции (катушку) и распечатать его. (Отличие от F.61 состоит в том, что в F.64 можно выполнять и другие операции (например, удаление, предварительный просмотр и т. д.) для уже сформированного запроса на переписку.)

Созданную катушку можно просмотреть и распечатать из транзакции. SP02 или Система > Собственный запрос спула.

Переписка по электронной почте

Сохраните адрес электронной почты в настройках в customer/ мастер поставщика > Общие данные > Вкладка «Адрес» > Связь и выберите способ связи — электронная почта.

Также сохраните идентификатор электронной почты в основной базе данных клиентов/поставщиков > Данные о коде компании > вкладка «Корреспонденция».

Тогда корреспонденция для этого клиента/поставщика будет генерироваться в формате электронной почты, а не в печатном виде (с учетом настроек пользовательской программы, заданных для определения метода связи в пользовательской программе, указанной на следующем слайде).

(Примечание. Аналогичным образом вы можете настроить вывод факса, выбрав стандартную связь как ФАКС и сохранив номер факса.)

Вы могли бы: