Što je Softphone? Pregled, definicija i kako ga dobiti

Što je Softphone?

Softphone je softverski program na osobnom računalu ili mobilnom uređaju koji se koristi za glasovne pozive putem VOIP-a umjesto korištenja slušalice.

Nakon što se aplikacija za softverski telefon preuzme i instalira na vaš pametni telefon ili stolno računalo, zaslon će imati tipkovnicu za biranje telefona koja će izgledati kao normalna tipkovnica za biranje brojeva na telefonu s žičanom vezom. Poslovni korisnici mogu uputiti poziv bilo gdje gdje postoji pristup internetu, povećavajući mobilnost i produktivnost za unutarnje i udaljene zaposlenike.

Kako radi softphone?

Softphone funkcionira na isti način na koji radi tipični pametni telefon. Nakon što pokrenete program, koristite virtualnu tipkovnicu za biranje mobilnog broja. Također možete odabrati nekoga s popisa kontakata na svom mobilnom telefonu ili računalu, a zatim pričekati vezu.

VoIP telefonski sustavi prenose glasovne podatke prijemnicima putem interneta. Oni koriste kodek, softverski program koji dijeli zvučne podatke u dijelove i pretvara ih u binarni kod. Taj se kod premješta s jednog računala na drugo i "dešifrira" se na strani primatelja.

Slijede preduvjeti za obavljanje telefonskih poziva putem interneta:

• VoIP slušalice
• Stolno računalo, osobno računalo i mobitel
• Povezivanje s Internetom
• VoIP usluga poput Skype, RingCentral i tako dalje

Softphone aplikacije nisu ograničene na osobna računala. Zahtjevi će se razlikovati između hardvera, ali svi zahtijevaju pristup internetu.

Kako koristiti SoftPhone?

Evo važnih koraka koji će vam pomoći da naučite kako koristiti Softphones:

Korak 1) Preuzmite softver Softphone

Prvo preuzmite i instalirajte VoIP aplikaciju sa svog poslovnog računala ili mobilnog uređaja. Nakon što dovršite postupak postavljanja i konfigurirate postavke uređaja, aplikacija će biti spremna za korištenje za nekoliko minuta.

Korak 2) Provjerite je li vaš internet stabilan

Nestabilna internetska veza (DSL ili kabelska usluga) može vas frustrirati prilikom upućivanja ili primanja VoIP poziva. Dakle, morate osigurati da ste povezani na stabilan internet kako biste spriječili nepovezane ili prekinute pozive.

Možete promijeniti kvalitetu usluge svog usmjerivača kako biste dali prednost glasovnim paketima u odnosu na manje vremenski osjetljive podatke. Većina pružatelja VoIP softverskih telefona to može postići virtualno umjesto vas.

Korak 3) Ispunite sve tehničke zahtjeve

Postoji još nekoliko tehničkih zahtjeva koje morate ispuniti.

• Najmanje jedan kodek trebao bi biti standardan na oba kraja
• Softphone komunicira samo s drugim uređajima koji koriste slične VoIP protokol
• Softphone ne samo da rade na stolnim računalima i pametnim telefonima, već mogu raditi s različitim platformama.

Softphone softver pruža relativno jednostavno korisničko iskustvo. Omogućuje prijenos, zadržavanje telefonskih poziva i brzo upravljanje porukama govorne pošte.

Značajke Softphonea

Evo važnih značajki Softphonea:

• Dijeljeni popisi kontakata: Ovi popisi dijele vaše veze s vašim kolegama ili se pridružuju bazi podataka poslovnih kontakata.
• Less Oprema: Softphone-ovi trebaju daleko manje hardvera od tradicionalnih stolnih telefona.
• Nema namjenske linije: Značajno smanjenje troškova za vašu tvrtku je nepostojanje namjenske linije.
• Imenik kontakata: Trebali biste moći vidjeti popis kontakata na svom Softphoneu.
• Dodatno biranje: Poslovni telefoni korisni su kao stolni telefoni, tako da bi se trebali moći povezati s kolegama preko internog biranja, posebno za telekonferencije.
• Vrhunska kvaliteta poziva: S većim prioritetom propusnosti i poboljšanom tehnologijom usmjerivača, kašnjenja nerazumljivog govora i zvuka nisu problem, a možete uživati ​​u vrhunskoj kvaliteti poziva.
• Brzo slanje poruka: Možete koristiti trenutni razgovor putem softverskog telefona za bržu koordinaciju i brzo odgovaranje na probleme, dok značajno smanjujete dostupnost cijelo vrijeme.
• Video pozivi: Video pozivi vam omogućuju da komunicirate sa svojom posadom. Kako bi poboljšali suradnju, članovi tima mogu koristiti alate kao što su virtualna bijela ploča, dijeljenje zaslona, ​​daljinsko upravljanje zaslonom itd.
• Zadržavanje poziva i ID pozivatelja: Svaki put kada agent primi dolazni poziv dok trenutno razgovara s nekim drugim, značajka poziva na čekanju ga upozorava.
• Kontrola glasnoće i isključivanje zvuka: Softphone je dobar za primanje poziva kada niste na zgodnom mjestu. Možete isključiti zvuk i prilagoditi glasnoću.
• Trosmjerna konferencija: Možete imati trosmjerni konferencijski poziv s dva dodatna kontakta dok koristite softverski telefon.

Kako postaviti softphone?

Postavljanje ožičene telefonske mreže tvrtke može biti dugotrajan i previše zahtjevan zadatak. Možda će vam instalacija biti komplicirana i trebat će vam stručnjaci za pristup vašem radnom mjestu. To može spriječiti vaš tim da nazove tijekom dugotrajne, ometajuće procedure instalacije.

Međutim, imat ćete glatko iskustvo dok koristite sustav softphone, jer se postavljanje na telefonu ili računalu vašeg tima može dogoditi za nekoliko minuta.

Evo koraka za napredovanje Softphonea:

Korak 1) Slijedite upute za postavljanje sa svojim IT timom, a zatim preuzmite datoteku pružatelja softverskog telefona.

Korak 2) Pokrenite postupak instalacije odabirom ikone datoteke.

Korak 3) Završite aktivaciju programa tako da dvaput dodirnete softphone da biste dobili simbol.

Brzo postavljanje vašeg Softphonea i njegovih povezanih značajki može zvučati lukavo, ali nakon tri jednostavna koraka, moći ćete ponuditi vrhunsko korisničko iskustvo.

Važne karakteristike Softphonea

Evo nekoliko važnih karakteristika Softphonea

• Prisutnost: Softphones otkriva je li tim offline, online, na sastanku ili zauzet. Možete ih nazvati kada saznate njihova vremena dostupnosti ili prijeći na prikladniji kanal, kao što je instant messenger.
• prenosivost: Udaljeni zaposlenici, interno uredsko osoblje i česti putnici mogu nositi svoje poslovne telefone posvuda. Zaposlenici ne moraju ostati na svojim radnim stanicama da bi odgovorili na telefonske pozive. Mogu upućivati ​​i primati pozive s bilo kojeg mjesta kao da sjede za stolom.
• Privatnost: Pretpostavimo da želite zadržati svoje podatke privatnima, možete koristiti softver za softphone da biste odgovorili na poslovne pozive sa svog pametnog telefona, ali ostavite svoje podatke i kontakte odvojene. Uz softverski telefon, cijela vaša organizacija komunicira putem privatne veze.
• Učinkovitost: Softphones će vam pomoći u korištenju nekoliko značajki, uključujući vizualnu govornu poštu, prekidače poziva povuci i ispusti, obavijesti o dolaznim pozivima i postavljanje govorne pošte na e-poštu, putem korisničkog sučelja (UI).
• Povezivanje: Mogućnost da svoj Softphone nosite bilo gdje je značajna prednost. Svoju aplikaciju možete instalirati na novo računalo i uključiti je na više mobilnih uređaja. Najbolji dio toga je što morate biti zabrinuti zbog troškova prijenosa i zamjene opreme.

Prednosti i nedostaci Softphone

Evo prednosti/prednosti korištenja softverskog telefona:

• Pozivi se mogu upućivati ​​ili primati s bilo kojeg mjesta
• Zaposlenici mogu sakriti brojeve telefona i osobni podaci
• Nudi dodatne značajke poput glasovnog pozivanja putem e-pošte
• Možete ga preuzeti na više uređaja
• Prikazuje dostupnost tima i je li njihovo pozivanje vremenski najučinkovitija metoda

Evo nedostataka/protivnosti korištenja softverskog telefona:

• Kvaliteta vaše internetske veze utječe na upućivanje i primanje poziva.
• Ovisno o vašem VOIP davatelju usluga, možete imati dodatne troškove unaprijed.
• Savladavanje rada softphonea može zahtijevati mnogo vremena.

Softphones vs. Stolni telefoni

Mogli biste biti neodlučni hoćete li odabrati tradicionalni telefon ili softverski telefon. Evo usporedbi koje će vam pomoći u odabiru:

Tradicionalni telefoni:

• Značajni početni troškovi: Tradicionalni telefoni zahtijevaju skupe slušalice, naknade za uspostavu telefonskih linija i eventualno ponovno ožičenje u zgradi kako bi se sustav prilagodio. Ovi početni troškovi ne uzimaju u obzir iznos koji ćete morati potrošiti da biste ih održali ili zamijenili tijekom vremena.
• Ograničene osnovne značajke i funkcionalnost: Tradicionalni fiksni telefon obrađuje samo audio pozive i zahtijeva nadogradnju za konferencijske pozive.
• Ujedinjene komunikacije: Korisno je imati jedinstven telefonski sustav za svo vaše osoblje.
• Pruža ograničene informacije o pozivateljima jer možete vidjeti samo osnovni ID pozivatelja.

Softfoni:

• Niski početni troškovi: Softphone zahtijeva samo slušalice za sve korisnike, a dolazi s konferencijskim i video značajkama bez dodatnih troškova. Štoviše, ne morate kupovati dodatni softver jer su softverski telefoni kompatibilni s postojećim CRM-ovi.
• Opsežne osnovne značajke: Softphone i dalje uključuje dijeljenje izravnih poruka tijekom kritičnih poziva, brzo zakazivanje telekonferencija, a mogućnosti govorne pošte u e-poštu nude novo područje povezivosti s kojim se rootani telefoni ne mogu mjeriti.
• Daljinske mogućnosti: Softphones bi mogli biti od pomoći ako imate osoblje koje radi na daljinu. Vaš tim može aktivirati prosljeđivanje poziva na svoj pametni telefon, pristupiti aplikaciji softphone s bilo kojeg dijela svijeta i promijeniti postavke samo pritiskom na gumb. Uz mogućnost pozivanja s bilo kojeg mjesta, čak će i udaljeni članovi tima prisustvovati konferencijskim pozivima.
• Pruža korisne informacije: Pruža važne informacije o pozivateljima, uključujući podatke o prethodnim pozivima.

Koja je razlika između VoIP-a i softverskih telefona?

Evo nekoliko glavnih razlika između VOIP-a i Softphone-a:

• VoIP omogućuje fizičkom IP telefonu rad i povezivanje s mrežom.
• Softphone je softverski program koji pruža uobičajeno telefonsko iskustvo pomoću vašeg pametnog telefona, ručnog uređaja ili osobnog računala.
• A Fizički VoIP telefon se priključuje na Ethernet priključak i zahtijeva fizičku slušalicu.
• Softphones su jeftini za korištenje, a svaki član tima može im pristupiti bez potrebe da fizički bude tamo.

Kako odabrati pravog pružatelja softverskih telefona za svoju tvrtku

Evo važnih stvari koje morate zapamtiti pri odabiru pravog pružatelja softverskih telefona za svoju tvrtku:

• Integrirane mobilne aplikacije: Softphone bi se trebao temeljiti na integriranom, user-friendly programu za softphone. Trebao bi uključivati ​​komunikacijske rute, kao što su pozivi, videosastanci i razmjena izravnih poruka. To će vam omogućiti da ostanete povezani sa suradnicima.
• Dovoljno telefonskih linija: Odredite koliko će telefonskih linija vaša tvrtka željeti i osigurajte da dobavljač softverskih telefona kojeg odaberete može isporučiti taj broj linija.
• Odredite prilagodljivost: Softphone bi trebao biti u mogućnosti ponuditi personalizirane podatke za kontakt i prilagoditi se kulturi poslovanja u kojem radi. Prilagodbe uključuju mogućnost rada pod pritiskom i tijekom špica.
• OperaKompatibilnost sustava: Ne rade svi softverski telefoni sa svakim operativni sustav (OS) i morate odabrati softphone kompatibilan s vašim trenutnim OS-om. (Windows, macOS, iOS i Android.
• Kompatibilnost VoIP protokola: Provjerite koristi li vaš softphone točan protokol kao vašu preferiranu VoIP uslugu. Protokoli određuju kako se podacima rukuje i kako se premještaju preko bilo koje mreže. Dakle, bitna je provjera da li novi softphone zadovoljava VOIP zahtjeve.
• 24/7 Rješavanje problema:Također biste trebali osigurati da vaš željeni dobavljač pruža odgovarajuću tehničku pomoć. Htjet ćete biti sigurni da će netko biti tu da vas vodi, bez obzira što se dogodi.
• Sigurnost: Od ključne je važnosti istražiti sigurnosne mjere opreza koje koristi svaki pojedini dobavljač. Čak i ako postoje napadi, sigurnosna prijetnja nije ništa veća od upravitelja preuzimanja, razmjene trenutnih poruka ili internetskih istraživača. Određeni softverski telefoni skloni su hakiranju. Ignoriranje sigurnosnih mehanizama Softphonea može kasnije dovesti do frustracija. Saznajte koje je sigurnosne mjere implementirao dobavljač softphonea. Rezultat može biti značajno izlaganje vaših osjetljivih podataka, što može dovesti do velikih gubitaka.
• Struktura cijena i mogućnosti plaćanja:Softfoni su jeftini. Svaki dobavljač nudi različite planove cijena i mogućnosti plaćanja. Istražite i procijenite cijene raznih dobavljača i njihovih usluga i značajki. Trebali biste razmotriti razine cijena za broj veza i postoje li gornja ograničenja broja minuta koje tvrtka može koristiti. U ugovoru trebate zatražiti razdoblje testiranja i provjeriti ispunjava li usluga vaša očekivanja.
• Lokalna i međunarodna pokrivenost:Kako biste ostali u kontaktu sa svojim potrošačima, povoljno je dobiti svoje telefonske brojeve i Softphone na jednom mjestu i od jednog dobavljača usluga. Moglo bi uštedjeti vrijeme i novac potrošen na dva odvojena dobavljača i sustave.

rezime

• Softphone sustav je softverski program koji funkcionira kao tradicionalni telefon na osobnom računalu, tabletu ili pametnom telefonu.
• Nudi integrirane značajke kao što su izravna razmjena poruka, ID pozivatelja, konferencijski poziv i dijeljeni popisi kontakata.
• Tvrtke bi mogle preferirati softphone umjesto stolnog telefona za udaljene radnike kako bi smanjile početne troškove postavljanja.
• Trebali biste se odlučiti za dobavljača softvera za softphone koji nudi probno razdoblje.