Estimación de costos del proyecto y presupuestación en la gestión de proyectos

Project Cost Management

Project Cost Management Se define como el proceso de planificar y controlar el costo y el presupuesto del proyecto de manera eficaz y eficiente. Define los costos necesarios para cada entregable del proyecto. Incluye diversas funciones de la gestión de proyectos, como la estimación, el control de tareas, la recopilación de datos de campo, la programación, la contabilidad, el diseño y más.

El coste del proyecto puede estimarse a partir de diversas fuentes de información del proceso (ejemplos a continuación):

• Creación de una estructura de desglose del trabajo (WBS)
• Desarrollar cronograma
• Planificar recursos humanos
• Identificando riesgos

Los insumos para la gestión de costos incluyen:

• Plan de gestión de proyectos
• Carta del proyecto
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

Mientras que el resultado de esto es:

• Plan de gestión de costes

Crear estimaciones y costos para un proyecto es una parte extremadamente crucial de cualquier gestión de proyectosAl calcular el presupuesto de un proyecto, se tienen en cuenta diversos factores, como los costes laborales, la adquisición del equipo necesario, los costes de los materiales, entre otros.

¿Qué es la estimación de costos del proyecto?

La estimación de costos del proyecto se define como el proceso de aproximar el gasto total del proyecto. La exactitud de la estimación de costos y del presupuesto en gestión de proyectos Depende de la precisión y los detalles del alcance del proyecto, que constituye la línea base del alcance. El alcance también definirá cualquier restricción, como la fecha, los recursos o el presupuesto. El registro de riesgos ayudará a calcular los tipos de costos estimados, los gastos incurridos en acciones de contingencia y los gastos realizados para hacer frente a los riesgos.

Para estimar el costo de un proyecto, debe categorizar los distintos tipos de costos en categorías como:

• Coste laboral
• Costo del equipo
• costo de suministros
• Precio de viaje
• Costo de formación
• Costos generales, etc.

Técnicas utilizadas para estimar el costo del proyecto.

Existen diversas técnicas para estimar el coste de un proyecto, como el juicio de expertos, la estimación de tres puntos, el análisis de reservas y el coste de la calidad.

Sin embargo, para estimar el costo del proyecto, formalmente se utilizan algunos métodos (técnicas) principales, como se indica a continuación:

Estimación análoga

Esta técnica de estimación se basa en el juicio de expertos y en la información de proyectos similares anteriores, donde se considera el costo de un proyecto similar realizado previamente con un margen de error de más o menos el 20% para el proyecto existente.

Estimación paramétrica

Los datos o registros anteriores se utilizan para estimar el costo del proyecto actual.

Estimación ascendente

Una vez definido el alcance del proyecto, esta es la técnica más fiable. Con esta técnica, basándose en la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT), se estima el coste de cada recurso o entregable.

Asimismo, existen otros métodos (técnicas) que podrían ser útiles para estimar los costos, como la estimación PERT, el análisis de ofertas de proveedores, entre otros.

Planificación del presupuesto del proyecto

El objetivo principal de esta actividad es asignar y autorizar los recursos monetarios necesarios para completar el proyecto. El principal resultado para determinar el presupuesto incluye la línea base de desempeño de costos. Esta no solo especifica qué costos se incurrirán, sino también cuándo se incurrirán. Los insumos para determinar el presupuesto incluyen los siguientes métodos de presupuestación de gestión de proyectos:

• Estimaciones de costos de actividad
• Base para las estimaciones
• Línea base del alcance
• Cronograma del proyecto
• Calendarios de recursos
• Contratos
• Activos de los procesos organizativos

El resultado de este proceso es:

• Línea base de desempeño de costos
• Requisitos de financiación del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto

La elaboración del presupuesto del proyecto se realiza en paralelo con el proceso de planificación del proyecto. Depende en gran medida de tres componentes:

• Estimación de costos.
• Duraciones de las tareas
• Recursos asignados

Durante la elaboración del presupuesto y el cálculo de costes del proyecto, el director del proyecto se comunica con las diferentes personas responsables de gestionar las tareas y de estimar los costes del proyecto.

Utilizará diversas perspectivas del proyecto, como la estructura de desglose del trabajo, las estimaciones de costos, los datos y registros históricos, la información sobre recursos y las políticas.

Sin una evaluación de riesgos, el proceso de presupuestación queda incompleto. Esta evaluación considera factores como la falta de tiempo, la disponibilidad de recursos, la experiencia del equipo de desarrollo, la tecnología utilizada, entre otros. El costo de la evaluación de riesgos puede oscilar entre el 25 y el 30 por ciento del costo total del proyecto.

Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto

El grupo de procesos de gestión de la calidad consta de tres procesos.

Calidad del plan

El proceso de Planificación de la Calidad implica identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto y cómo cumplirlos. También incluye la identificación de métricas de calidad y medidas estándar para los procesos del proyecto, los requisitos de cumplimiento normativo, la funcionalidad del producto, la documentación y otros aspectos.

Los insumos de la gestión de calidad del plan incluyen:

• Plan de gestión de proyectos
• Registro de partes interesadas
• Registro de riesgo
• Documentación de requisitos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

El resultado para la gestión de calidad es:

• plan de gestion de la calidad
• Plan de mejora de procesos
• Métricas de calidad
• Listas de control de calidad
• Actualizaciones de documentos del proyecto.

Garantía de Calidad

Esta etapa comprende principalmente dos actividades: primero, analizar la calidad del proyecto y, segundo, mejorarla. Se trata de un proceso de auditoría de los requisitos de calidad y de los resultados de las mediciones de control de calidad para garantizar que se mantenga el estándar de calidad durante todo el proceso. Los datos de entrada serán los mismos que los de salida de la gestión de la calidad del plan.

El resultado de este proceso será:

• Solicitud de cambio
• Plan de gestión de proyectos
• Actualizaciones de documentos del proyecto.
• Actualizaciones de activos de procesos de organización

Control de calidad

Esto se llevará a cabo para controlar la calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Define cómo el estándar de calidad puede cumplir con los estándares de calidad definidos. El resultado de Garantía de Calidad será la entrada para el Control de Calidad.

Mientras que el resultado será:

• Medidas de control de calidad.
• Validar cambios
• Entregables verificados
• Información de desempeño laboral
• Solicitud de cambio
• Plan de gestión de proyectos
• Actualizaciones de documentos del proyecto.
• Actualizaciones de activos de procesos organizacionales

Proyecto de Gestión de Recursos Humanos

La gestión de recursos humanos incluye el proceso de organizar, administrar y liderar el equipo del proyecto. Está compuesto por las personas con roles y responsabilidades asignadas para completar el proyecto. La gestión de recursos humanos abarcará cuatro procesos.

Desarrollar un plan de recursos humanos.

En esta etapa se definen las funciones y responsabilidades del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan de gestión del personal.

La entrada para esto será:

• Plan de gestión de proyectos
• Requisitos de recursos de actividad
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

El resultado será:

• Plan de gestión de recursos humanos

Adquirir equipo de proyecto

Esta etapa confirma la disponibilidad del recurso humano y la obtención del equipo necesario para completar las actividades del proyecto. El insumo para esta etapa sería el resultado del paso anterior. El resultado de esta etapa sería:

• Asignaciones del personal del proyecto
• Calendarios de recursos
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto

Desarrollar el equipo del proyecto.

En esta etapa, el enfoque se centra en mejorar la eficiencia del equipo, la interacción entre sus miembros y el rendimiento general del equipo y del proyecto. El insumo para esta etapa sería el resultado del paso anterior. El resultado para esta etapa sería:

• Evaluaciones de desempeño del equipo
• Actualizaciones de factores ambientales empresariales

Gestionar el equipo del proyecto

Este proceso incluye tracmejorar el rendimiento de los miembros del equipo, resolver problemas, proporcionar retroalimentación y gestionar un equipo para optimizar el rendimiento del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida del paso anterior. La salida para esta etapa sería:

• Solicitud de cambio
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto
• Actualizaciones de factores ambientales empresariales
• Actualizaciones de activos de procesos organizacionales

Gestión de la comunicación del proyecto

Aquí, la comunicación del proyecto no significa interactuar verbalmente entre sí, sino transmitComunicar eficazmente la información relacionada con el proyecto al equipo del proyecto, las partes interesadas, los gerentes del proyecto y otros. Debe abordar las acciones y evaluaciones de riesgos, los planes del proyecto, la gestión y las acciones de las reuniones, las revisiones y los recorridos, y más.

Este segmento abarca las siguientes áreas clave:

Comunicarse con las partes interesadas

Es el proceso de desarrolloping Un enfoque para comunicarse con las partes interesadas de manera eficiente y comprender sus necesidades. La información necesaria para ello sería:

• Plan de gestión de proyectos
• Registro de partes interesadas
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

Si bien el resultado será:

• Plan de gestión de la comunicación.
• Actualizaciones de documentos del proyecto.

Gestionar comunicaciones

Es el proceso de almacenar, distribuir, recopilar y recuperar información del proyecto de acuerdo con un plan de comunicación. Los datos de entrada de esta etapa serían:

• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos
• Informes de desempeño laboral
• Plan de gestión de la comunicación.

Mientras que el resultado sería:

• comunicaciones del proyecto
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto.
• Actualizaciones de activos de procesos organizacionales

Comunicaciones de control

Es el proceso de controlar y monitorear la comunicación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Los datos de entrada para esta etapa serían:

• Plan de gestión de proyectos
• comunicaciones del proyecto
• Registro de problemas
• Datos de desempeño laboral
• Activos de los procesos organizativos

Si bien el resultado de esta etapa sería:

• Información de desempeño laboral
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto
• Actualizaciones de procesos organizacionales

Preguntas Frecuentes