Estimación de costos del proyecto y presupuestación en la gestión de proyectos

El costo del proyecto se puede estimar a partir de varias fuentes de proceso (ejemplos a continuación)

• Creación de una estructura de desglose del trabajo (WBS)
• Desarrollar cronograma
• Planificar recursos humanos
• Identificando riesgos

Los insumos de la gestión de costos incluyen,

• Plan de gestión de proyectos
• Carta del proyecto
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

Si bien, el resultado de esto es

• Plan de Gestión de Costos.

Crear estimaciones y costos para el proyecto es una parte extremadamente crucial de cualquier gestión de proyectos. Se tienen en cuenta varias cosas al calcular el presupuesto del proyecto, como costos de mano de obra, adquisición de equipos necesarios, costos de materiales, etc.

¿Qué es la estimación de costos del proyecto?

La estimación de costos del proyecto se define como el proceso de aproximar el gasto total del proyecto. La exactitud de la estimación de costos y del presupuesto en gestión de proyectos Depende de la precisión y los detalles del alcance del proyecto, que es la línea base del alcance. El alcance también definirá las restricciones, como la fecha, los recursos o el presupuesto. El registro de riesgos ayudará a calcular los tipos de costos estimados, los gastos realizados detrás de la acción contingente y los gastos realizados para hacer frente a los riesgos.

Para estimar el costo del proyecto, debe clasificar varios tipos de costos en categorías como

• Coste laboral
• Costo del equipo
• costo de suministros
• Precio de viaje
• Costo de formación
• Costos generales, etc.

Técnicas utilizadas para estimar el costo del proyecto.

Existen algunas técnicas utilizadas para estimar el costo de un proyecto como: Juicio de Expertos, Estimación de Tres Puntos, Análisis de Reservas y Costo de Calidad.

Sin embargo, para estimar el costo del proyecto, formalmente existen algunos métodos (técnicas) principales que se utilizan a continuación:

Estimación análoga

Esta técnica de estimación se basa en juicios de expertos e información basada en proyectos anteriores similares. Cuando el costo de un proyecto similar se haya realizado anteriormente, se considera con más o menos un 20 % para el proyecto existente.

Estimación paramétrica

Los datos o registros anteriores se utilizan para estimar el costo del proyecto actual.

Estimación ascendente

Una vez que haya definido el alcance del proyecto, es la forma de técnica más confiable. En esta técnica, basada en WBS, se estima el costo de cada recurso o entregable.

Asimismo, existen otros métodos (técnicas) que podrían ser útiles para estimar costos, como la estimación PERT, el análisis de ofertas de proveedores, etc.

Planificación del presupuesto del proyecto

El objetivo principal de esta actividad es asignar y autorizar los recursos monetarios necesarios para completar el proyecto. El resultado principal para determinar el presupuesto incluye la línea base de desempeño de costos. No solo especifica qué costos se incurrirán, sino también cuándo se incurrirán. Los datos de entrada para determinar el presupuesto incluyen los siguientes métodos de presupuestación de gestión de proyectos:

• Estimaciones de costos de actividad
• Base para las estimaciones
• Línea base del alcance
• Cronograma del proyecto
• Calendarios de recursos
• Contratos
• Activos de los procesos organizativos

El resultado de este proceso es

• Línea base de desempeño de costos
• Requisitos de financiación del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto

La presupuestación del proyecto se realiza en paralelo con el proceso de programación del proyecto. Depende en gran medida de tres componentes:

• Estimación de costos.
• Duraciones de las tareas
• Recursos asignados

Durante el presupuesto y el cálculo de costos del proyecto, el gerente de proyecto se comunica con diferentes personas responsables de administrar los esfuerzos de trabajo y de estimar los costos del proyecto.

Utilizará varias perspectivas del proyecto, como la estructura desglosada del trabajo del proyecto, las estimaciones de costos, datos y registros históricos, información de recursos y políticas.

Sin una evaluación de riesgos, el proceso presupuestario no se completa. El proceso de evaluación de riesgos considera factores como la escasez de tiempo, la disponibilidad de recursos, la experiencia del equipo de desarrollo, la tecnología utilizada, etc. La evaluación de riesgos puede representar un monto entre el 25 y el 30 por ciento del costo total del proyecto.

Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto

El grupo de procesos de gestión de la calidad consta de tres procesos,

Calidad del plan

El proceso de Planificar la Calidad implica identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto y cómo cumplirlos. También incluye la identificación de métricas de calidad y medidas estándar para los procesos del proyecto, requisitos de cumplimiento normativo, funcionalidad del producto, documentación, etc.

Los insumos del plan de gestión de la calidad incluyen

• Plan de gestión de proyectos
• Registro de partes interesadas
• Registro de riesgo
• Documentación de requisitos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

El resultado de la gestión de calidad es

• plan de gestion de la calidad
• Plan de mejora de procesos
• Métricas de calidad
• Listas de control de calidad
• Actualizaciones de documentos del proyecto.

Garantía de Calidad

Esta etapa incluye principalmente dos actividades, primero analizar la calidad del proyecto y mejorar la calidad del proyecto. Es un proceso de auditoría de los requisitos de calidad y los resultados de la medición del control de calidad para garantizar que se mantenga el estándar de calidad durante todo el proceso. La entrada para esto será la misma que la salida de la gestión de calidad del plan, mientras que la

El resultado de este proceso será

• Solicitud de cambio
• Plan de gestión de proyectos
• Actualizaciones de documentos del proyecto.
• Actualizaciones de activos de procesos de organización

Control de calidad

Esto se llevará a cabo para controlar la calidad durante todo el ciclo de vida del proyecto. Define cómo el estándar de calidad puede cumplir con los estándares de calidad definidos. La salida de Garantía de Calidad será el insumo para el Control de Calidad. Si bien la salida será

• Medidas de control de calidad.
• Validar cambios
• Entregables verificados
• Información de desempeño laboral
• Solicitud de cambio
• Plan de gestión de proyectos
• Actualizaciones de documentos del proyecto.
• Actualizaciones de activos de procesos organizacionales

Proyecto de Gestión de Recursos Humanos

La gestión de recursos humanos incluye el proceso de organización, gestión y liderazgo del equipo del proyecto. Está compuesto por personas con funciones y responsabilidades asignadas para completar el proyecto. La gestión de RRHH se ocupará de cuatro procesos.

Desarrollar un plan de recursos humanos.

Esta etapa define los roles y responsabilidades del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan de gestión del personal.

La entrada para esto será

• Plan de gestión de proyectos
• Requisitos de recursos de actividad
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

La salida para esto será

• Plan de gestión de recursos humanos

Adquirir equipo de proyecto

Esta etapa confirma la disponibilidad del recurso humano y la obtención del equipo necesario para completar las actividades del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida del paso anterior. Si bien el resultado de esta etapa sería

• Asignaciones del personal del proyecto
• Calendarios de recursos
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto

Desarrollar el equipo del proyecto.

En esta etapa, el objetivo es mejorar la eficiencia del equipo, la interacción de los miembros del equipo y mejorar el rendimiento general del equipo y del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida del paso anterior. Si bien el resultado de esta etapa sería

• Evaluaciones de desempeño del equipo
• Actualizaciones de factores ambientales empresariales

Gestionar el equipo del proyecto

Este proceso incluye el seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, la resolución de problemas, la provisión de comentarios y la gestión de un equipo para optimizar el desempeño del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida del paso anterior. Si bien el resultado de esta etapa sería

• Solicitud de cambio
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto
• Actualizaciones de factores ambientales empresariales
• Actualizaciones de activos de procesos organizacionales

Gestión de la comunicación del proyecto

Aquí, Comunicación del Proyecto no significa interactuar verbalmente entre sí, sino transmitir información relacionada con el proyecto de manera efectiva con el equipo del proyecto, las partes interesadas, los gerentes del proyecto, etc. Debe abordar acciones y evaluaciones de riesgos, planes del proyecto, gestión y acciones de reuniones, revisiones y caminatas. -pasantes, etc.

Este segmento cubre principalmente cinco áreas.

Comunicarse con las partes interesadas

Es el proceso de desarrollar un enfoque para comunicarse con las partes interesadas de manera eficiente y comprender sus requisitos. La entrada para esto sería

• Plan de gestión de proyectos
• Registro de partes interesadas
• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos

Si bien el resultado de esto será

• Plan de gestión de la comunicación.
• Actualizaciones de documentos del proyecto.

Gestionar comunicaciones

Es el proceso de almacenar, distribuir, recopilar y recuperar información del proyecto de acuerdo con un plan de comunicación. El insumo de esta etapa sería

• Factores ambientales de la empresa
• Activos de los procesos organizativos
• Informes de desempeño laboral
• Plan de gestión de la comunicación.

Si bien la salida sería

• comunicaciones del proyecto
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto.
• Actualizaciones de activos de procesos organizacionales

Comunicaciones de control

Es el proceso de controlar y monitorear la comunicación durante todo el ciclo de vida del proyecto. El insumo para esta etapa sería

• Plan de gestión de proyectos
• comunicaciones del proyecto
• Registro de problemas
• Datos de desempeño laboral
• Activos de los procesos organizativos

Si bien el resultado de esta etapa sería

• Información de desempeño laboral
• Solicitudes de cambio
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de documentos del proyecto
• Actualizaciones de procesos organizacionales

Resum

La gestión de costos es el proceso de planificar y controlar el proyecto de manera rentable. El presupuesto de costos en la gestión de proyectos le ayuda a registrar y realizar un seguimiento de los gastos realizados después del proyecto.

Para ver que su proyecto se complete en un cronograma y presupuesto determinados, veremos qué factor de riesgo debe mitigar en el próximo tutorial.

La estimación de costos y presupuestación del proyecto se define como el proceso de aproximación del gasto total del proyecto.