Hvad er en softphone? Oversigt, definition og hvordan man får en

Hvad er en softphone?

Softphone er et softwareprogram på en personlig computer eller mobilenhed, der bruges til at foretage taleopkald over VOIP i stedet for at bruge et håndsæt.

Når en softphone-applikation er blevet downloadet og installeret på din smartphone eller desktop, vil skærmen have en telefonopkaldstastatur, der vil ligne en normal opkaldstastatur på en fastkablet telefon. Forretningsbrugere kan foretage et opkald overalt, hvor der er internetadgang, hvilket øger mobiliteten og produktiviteten for interne og eksterne medarbejdere.

Hvordan virker en softphone?

Softphones fungerer på samme måde som en typisk smartphone gør. Når du starter programmet, skal du bruge det virtuelle tastatur til at ringe til et mobilnummer. Du kan også vælge en person fra din mobiltelefon eller computers liste over kontakter og derefter afvente forbindelse.

VoIP-telefonsystemer formidler stemmedata til modtagere via internettet. De bruger et codec, et softwareprogram, der opdeler lyddata i bidder og konverterer det til binær kode. Denne kode flyttes fra en computer til en anden og "dekrypteres" i modtagerens ende.

Følgende er forudsætningerne for at foretage telefonopkald over internettet:

• VoIP høretelefoner
• En desktop, personlig computer og mobiltelefon
• Internetforbindelse
• VoIP Service som Skype, RingCentral etc.

Softphone-applikationer er ikke begrænset til personlige computere. Kravene vil variere mellem hardware, men alle kræver adgang til internettet.

Hvordan bruger man en SoftPhone?

Her er vigtige trin, der hjælper dig med at lære, hvordan du bruger Softphones:

Trin 1) Download Softphone-softwaren

Først skal du downloade og installere VoIP-applikationen fra din virksomhedscomputer eller mobilenhed. Når du har fuldført opsætningsproceduren og konfigureret dine enhedsindstillinger, er appen klar til brug om et par minutter.

Trin 2) Sørg for, at dit internet er stabilt

En ustabil internetforbindelse (DSL eller kabeltjeneste) kan frustrere dig, når du foretager eller modtager VoIP-opkald. Så du skal sikre dig, at du er forbundet til et stabilt internet for at forhindre dig i at opleve usammenhængende eller mistede opkald.

Du kan ændre din routers servicekvalitet for at favorisere talepakker mod mindre tidsfølsomme data. De fleste VoIP-softphone-udbydere kan udføre dette virtuelt for dig.

Trin 3) Gennemfør alle tekniske krav

Der er nogle flere tekniske krav, som du skal opfylde.

• Mindst et codec skal være standard i begge ender
• Softphones interagerer kun med andre enheder, der bruger lignende VoIP protokol
• Softphones fungerer ikke kun på desktops og smartphones, men kan arbejde med en række forskellige platforme.

Softphone-software giver en forholdsvis enkel brugeroplevelse. Det giver mulighed for, at telefonopkald kan overføres, holdes, og voicemail-beskeder kan administreres hurtigt.

Funktioner af Softphone

Her er vigtige funktioner ved en Softphone:

• Delte kontaktlister: Disse lister deler dine forbindelser med dine kolleger eller tilmelder dig en virksomhedskontaktdatabase.
• Less Udstyr: Softphones har brug for langt mindre hardware end traditionelle bordtelefoner.
• Ingen dedikeret linje: En betydelig udgiftsreduktion for din virksomhed er fraværet af en dedikeret linje.
• Kontaktmappe: Du burde kunne se en kontaktliste på din Softphone.
• Udvidelsesopkald: Firma-softphones er nyttige som bordtelefoner, så de bør kunne oprette forbindelse til kolleger via lokalopkald, især til telekonferencer.
• Overlegen opkaldskvalitet: Med mere båndbreddeprioritet og forbedret routerteknologi er uforståelige tale- og lydforsinkelser ikke-problemer, og du kan nyde overlegen opkaldskvalitet.
• Øjeblikkelig udveksling af beskeder: Du kan bruge øjeblikkelig chat via en softphone til at koordinere hurtigere og besvare problemer hurtigt, samtidig med at du er betydeligt mindre tilgængelig hele tiden.
• Videoopkald: Videoopkald giver dig mulighed for at engagere dig med dit mandskab. For at øge samarbejdet kan teammedlemmer bruge værktøjer som virtuel whiteboarding, skærmdeling, fjernbetjening af skærme osv.
• Hold opkald og opkalds-id: Når en agent modtager et indgående opkald, mens han i øjeblikket taler i telefonen med andre, advarer funktionen opkald venter dem.
• Lydstyrkekontrol og mute: En softphone er god til at tage imod opkald, når du ikke er et bekvemt sted. Du kan slå lyden fra og justere lydstyrken.
• Tre-vejs konference: Du kan have et trevejs konferenceopkald med to ekstra kontakter, mens du bruger en softphone.

Hvordan konfigurerer du en softphone?

Opsætning af en virksomheds fastkablede telefonnetværk kan være en tidskrævende og alt for vanskelig opgave. Du kan finde installationen kompliceret og har brug for eksperter for at få adgang til din arbejdsplads. Det kan forhindre dit team i at ringe gennem en langvarig, forstyrrende installationsprocedure.

Du får dog en problemfri oplevelse, mens du bruger et softphone-system, da opsætningen på dit teams telefon eller pc kan ske på få minutter.

Her er trin til at opgradere Softphone:

Trin 1) Følg opsætningsinstruktionerne med dit it-team, og download derefter softphone-udbyderfilen.

Trin 2) Start installationsprocessen ved at vælge filikonet.

Trin 3) Afslut aktiveringen af ​​programmet ved at trykke på softphonen for at vise symbolet to gange.

Det kan lyde vanskeligt at konfigurere din Softphone og dens tilhørende funktioner hurtigt, men efter tre enkle trin vil du være i stand til at tilbyde en brugeroplevelse på højeste niveau.

Vigtige egenskaber ved Softphone

Her er nogle vigtige egenskaber ved en Softphone

• Tilstedeværelse: Softphones afslører, om et team er offline, online, til et møde eller har travlt. Du kan ringe til dem, når du kender deres tilgængelighedstider eller flytte til en mere passende kanal, såsom instant messenger.
• Overførsel: Fjernmedarbejdere, internt kontorpersonale og hyppige rejsende kan have deres firmamobiltelefoner med overalt. Medarbejdere behøver ikke at blive på deres arbejdsstationer for at besvare telefonopkald. De kan foretage og modtage opkald fra hvor som helst, som om de sad ved et skrivebord.
• Privacy: Antag, at du vil holde dine oplysninger private, kan du bruge softphone-software til at besvare arbejdsopkald fra din smartphone, men lade dine oplysninger og kontakter være adskilt. Med en softphone kommunikerer hele din organisation via en privat forbindelse.
• Effektivitet: Softphones hjælper dig med at bruge adskillige funktioner, herunder visuelle voicemails, træk-og-slip opkaldskontakter, indgående opkaldsmeddelelser og voicemail-til-e-mail-opsætning via brugergrænsefladen (UI).
• Tilslutning: Muligheden for at bære din Softphone overalt er en væsentlig fordel. Du kan installere din applikation på en ny pc og inkludere den på flere mobile enheder. Den bedste del af det er, at du skal være bekymret over udgifterne til at overføre og udskifte udstyr.

Fordele og ulemper Softphone

Her er fordelene/fordelene ved at bruge en softphone:

• Opkald kan foretages eller besvares fra hvor som helst
• Det kan medarbejderne skjule telefonnumre og personlige oplysninger
• Tilbyder yderligere funktioner som tale-til-e-mail-opkald
• Du kan downloade det til flere enheder
• Det viser holdets tilgængelighed, og om det er den mest tidseffektive metode

Her er ulemperne/ulemperne ved at bruge en softphone:

• Kvaliteten af ​​din internetforbindelse påvirker at foretage og modtage opkald.
• Du kan pådrage dig ekstra forudgående omkostninger afhængigt af din VOIP-udbyder.
• At mestre, hvordan en softphone fungerer, kan kræve meget tid.

Softphones vs. bordtelefoner

Du kan være i tvivl om, hvorvidt du skal vælge en traditionel telefon eller en softphone. Her er sammenligningerne, der hjælper dig med at vælge:

Traditionelle telefoner:

• Betydelige forudgående omkostninger: Traditionelle telefoner kræver dyre telefoner, gebyrer for at etablere telefonlinjer og muligvis nogle omledninger i bygningen for at imødekomme systemet. Disse indledende udgifter tager ikke højde for det beløb, du skal bruge for at opretholde eller erstatte dem over tid.
• Begrænsede basisfunktioner og funktionalitet: En traditionel fastnettelefon håndterer kun lydopkald og kræver en opgradering til konferenceopkald.
• Samlet kommunikation: Det er en fordel at have et enkelt telefonsystem til alt dit personale.
• Giver begrænset information om opkaldere, fordi du kun kan se det grundlæggende opkalds-id.

Softphones:

• Lave forudgående omkostninger: Softphones kræver kun headset til alle brugere, og det kommer med konference- og videofunktioner uden ekstra omkostninger. Desuden behøver du ikke købe yderligere software, fordi softphones er kompatible med eksisterende CRM.
• Omfattende basisfunktioner: Softphones inkluderer stadig deling af øjeblikkelige beskeder under kritiske opkald, planlægning af telekonferencer hurtigt, og voicemail-til-e-mail-muligheder tilbyder en ny verden af ​​tilslutningsmuligheder, som rootede telefoner ikke kan matche.
• Fjernbetjeningsfunktioner: Softphones kan være nyttige, hvis du har personale, der arbejder eksternt. Dit team kan aktivere viderestilling af opkald til deres smartphone, få adgang til softphone-appen fra enhver del af kloden og ændre indstillinger ved blot at trykke på en knap. Med muligheden for at ringe fra hvor som helst, vil selv eksterne teammedlemmer deltage i konferenceopkald.
• Giver nyttige oplysninger: Det giver vigtige oplysninger om opkald, herunder data om tidligere opkald.

Hvad er forskellen mellem VoIP og Softphones?

Her er nogle store forskelle mellem VOIP og softphones:

• VoIP gør det muligt for en fysisk IP-telefon at betjene og oprette forbindelse til et netværk.
• En softphone er et softwareprogram, der giver den sædvanlige telefonoplevelse ved brug af din smartphone, håndholdte enhed eller personlige computer.
• A Fysisk VoIP telefonen sluttes til en Ethernet-port og kræver et fysisk håndsæt.
• Softphones er billige at bruge, og ethvert teammedlem kan få adgang til dem uden at skulle være der fysisk.

Sådan vælger du den rigtige softphone-udbyder til din virksomhed

Her er vigtige ting at huske, når du vælger den rigtige Softphone-udbyder til din virksomhed:

• Integrerede mobilapplikationer: En softphone bør være baseret på et integreret, brugervenligt softphone-program. Det bør omfatte kommunikationsruter, såsom opkald, videomøder og instant messaging. Det giver dig mulighed for at holde kontakten med dine kolleger.
• Tilstrækkelige telefonlinjer: Bestem, hvor mange telefonlinjer din virksomhed vil have, og sørg også for, at den softphone-leverandør, du vælger, kan levere det antal linjer.
• Bestem tilpasningsevnen: En softphone skal kunne tilbyde personlig kontaktinformation og tilpasse sig kulturen i den virksomhed, den arbejder i. Tilpasninger omfatter at kunne operere under pres og i spidsbelastningsperioder.
• Operasystemkompatibilitet: Ikke alle softphones fungerer med alle operativsystem (OS), og du skal vælge en softphone, der er kompatibel med dit nuværende operativsystem. (Windows, macOS, iOS og Android.
• VoIP-protokolkompatibilitet: Kontroller, at din softphone bruger den nøjagtige protokol som din foretrukne VoIP-tjeneste. Protokoller bestemmer, hvordan data håndteres og flyttes over ethvert netværk. Så det er vigtigt at kontrollere, at den nye softphone opfylder VOIP-overensstemmelse.
• 24/7 fejlfinding:Du bør også sikre dig, at din foretrukne leverandør yder tilstrækkelig teknisk hjælp. Du vil gerne sikre dig, at nogen vil være der til at guide dig, uanset hvad der sker.
• Sikkerhed: Det er afgørende at undersøge de sikkerhedsforanstaltninger, der anvendes af hver enkelt leverandør. Selvom der er angreb, er sikkerhedstruslen ikke større end downloadadministratorer, instant messaging eller internet explorers. Visse softphones er tilbøjelige til at hacke. At ignorere Softphones sikkerhedsmekanismer kan føre til frustrationer senere. Find ud af, hvilke sikkerhedsforanstaltninger softphone-leverandøren har implementeret. Resultatet kan være en betydelig eksponering af dine følsomme data, hvilket resulterer i massive tab.
• Prisstruktur og betalingsmuligheder:Softphones er billige. Hver leverandør tilbyder forskellige prisplaner og betalingsvalg. Undersøg og evaluer priserne for forskellige leverandører og deres tjenester og funktioner. Du bør overveje prisniveauerne for antallet af forbindelser, og om der er øvre grænser for det antal minutter, virksomheden kan bruge. Du bør bede om en testperiode i kontrakten og tjekke, om tjenesten lever op til dine forventninger.
• Lokal og international dækning:For at holde kontakten med dine forbrugere er det en fordel at få dine telefonnumre og Softphone på ét sted og fra en enkelt tjenesteleverandør. Det kan hjælpe med at spare tid og penge brugt på to separate leverandører og systemer.

Resumé

• Et softphone-system er et softwareprogram, der fungerer som en traditionel telefon på en personlig computer, tablet eller smartphone.
• Det tilbyder integrerede funktioner som instant messaging, opkalds-id, konferenceopkald og delte kontaktlister.
• Virksomheder foretrækker muligvis en softphone frem for en fastnettelefon til fjernmedarbejdere for at reducere omkostningerne ved indledende opsætning.
• Du bør vælge en softphone-softwareudbyder, der tilbyder en prøveperiode.