วิธีสร้างใบสั่งซื้อ ME21N ใน SAP
โอลิเวีย เทิร์นเนอร์
⚡ สรุปอย่างชาญฉลาด
การสร้างใบสั่งซื้อ ME21N ใน SAP กำหนดมาตรฐานการจัดซื้อจัดจ้างให้ครอบคลุมทั้งการโอนภายใน สินค้าและบริการจากภายนอก และการว่าจ้างผู้รับเหมาช่วงtracกระบวนการซื้อขายผ่านตัวแทนและฝากขาย คู่มือนี้จะอธิบายขั้นตอนการทำธุรกรรม ME21N ทีละขั้นตอน อธิบายแท็บส่วนหัวและแท็บระดับรายการทั้งหมด และแสดงวิธีการที่ข้อมูลหลักกรอกข้อมูลในแต่ละฟิลด์โดยอัตโนมัติ
ใบสั่งซื้อสินค้าคืออะไรใน SAP?
ใบสั่งซื้อใน SAP ใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order) คือเอกสารจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นทางการที่ยืนยันเจตนาของผู้ซื้อในการซื้อวัสดุหรือบริการจากผู้ขายตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ ใบสั่งซื้อสินค้าใช้ในสถานการณ์การจัดซื้อจัดจ้างหลายอย่าง เช่น การจัดซื้อภายใน (จากโรงงานหนึ่งไปยังอีกโรงงานหนึ่ง) การจัดซื้อสินค้าจากภายนอก (การบริโภคโดยตรงหรือการเก็บสต็อก) และบริการ นอกจากนี้ยังใช้เป็นตัวขับเคลื่อนการว่าจ้างผู้รับเหมาช่วงด้วยtracกระบวนการจัดซื้อ การขายผ่านบุคคลที่สาม และการฝากขาย ใบสั่งซื้อแต่ละใบสามารถสร้างขึ้นใหม่ทั้งหมด หรืออ้างอิงจากคำขอซื้อ ใบขอราคา ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้ออื่น หรือเอกสารอื่นๆ ที่มีอยู่แล้วtracหรือใบสั่งขาย ซึ่งช่วยให้สามารถตรวจสอบห่วงโซ่การจัดซื้อได้ตั้งแต่ต้นจนจบ
เหตุใดจึงต้องใช้ ME21N ในการสร้างใบสั่งซื้อ?
ธุรกรรม ME21N เป็นหน้าจอ "สไตล์ใช้งานง่าย" ที่ทันสมัยสำหรับการสร้างใบสั่งซื้อ และได้กลายเป็นอินเทอร์เฟซมาตรฐานสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างในระบบไอที SAPการเลือกใช้ ME21N แทนการทำธุรกรรม ME21 แบบเดิม จะทำให้ผู้ซื้อใช้งานหน้าจอเดียวที่มีส่วนหัวและส่วนรายการสินค้า การนำทางแท็บแบบลากและวาง และการกรอกข้อมูลหลักโดยอัตโนมัติ
- การป้อนข้อมูลที่รวดเร็วยิ่งขึ้น: ส่วนหัว ภาพรวมของสินค้า และรายละเอียดสินค้า จะแสดงอยู่บนหน้าจอเดียว ช่วยลดการสลับหน้าจอ
- การนำข้อมูลหลักกลับมาใช้ใหม่: ข้อมูลผู้ขาย วัสดุ และรายละเอียดการสั่งซื้อจะถูกกรอกลงในเอกสารโดยอัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงในการพิมพ์ผิด
- การตรวจสอบความถูกต้องที่ดีขึ้น: ช่องสถานะจะแสดงสถานะการจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ และการยืนยัน ณ ขณะที่บันทึกใบสั่งซื้อ
- เอกสารอ้างอิง: ME21N ช่วยให้คุณคัดลอกข้อมูลจากใบขอซื้อได้tracเข้าถึงเอกสารคำขอใบเสนอราคา (RFQ) หรือใบสั่งซื้อเก่า (PO) ได้ในไม่กี่คลิก
วิธีการสร้างใบสั่งซื้อใน SAP ME21N
ใบสั่งซื้อสินค้าจะถูกสร้างขึ้นโดยใช้ธุรกรรมมาตรฐาน ME21N (หรือ ME21(ซึ่งเป็นเวอร์ชันเดิมของการทำธุรกรรม) ทำตามขั้นตอนทั้งสี่ด้านล่างเพื่อสร้าง ตรวจสอบ และบันทึกใบสั่งซื้อให้เสร็จสมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 1) ป้อนข้อมูลส่วนหัวและส่วนรายการ
- ป้อนรหัสธุรกรรม ME21N.
- ป้อน ผู้ขาย.
- ป้อน หมายเลขวัสดุ จำเป็นต้องจัดหามาให้
- ป้อน ปริมาณ และหน่วยวัด (ไม่จำเป็น — ระบบจะใช้หน่วยวัดจากบันทึกข้อมูลการซื้อ)
- ข่าวประชาสัมพันธ์ ENTER เพื่อยืนยันข้อมูลที่คุณป้อน
การขอ รายการใบสั่งซื้อ ขณะนี้ข้อมูลได้ถูกเติมเต็มด้วยข้อมูลจากบันทึกข้อมูลการสั่งซื้อและข้อมูลหลักของวัสดุ รวมกับข้อมูลหลักของผู้ขายแล้ว สามารถดูได้ในหน้าจอถัดไป
วันที่ส่งมอบและราคาสุทธิจะถูกดึงมาจากข้อมูลที่ระบุไว้ในข้อมูลหลัก
ในภาพหน้าจอด้านล่าง บล็อกต่างๆ 1 และ 2 ข้อมูลถูกดึงมาจากบันทึกข้อมูลการซื้อ ในขณะที่บล็อก 3 ข้อมูลถูกดึงมาจากข้อมูลหลักของผู้ขาย
ข้อความเริ่มต้นจะถูกดึงมาจากข้อมูลหลักของบันทึกข้อมูลการซื้อ:
- ข้อมูลบันทึก PO ข้อความ — ข้อความที่ดึงมาจากข้อมูลหลักในระเบียน
- บันทึกข้อมูล — ดึงข้อมูลมาจากไฟล์ข้อมูลหลัก (info record master)
- ข้อความในช่องนี้ตรงกับข้อความที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลของเรา
ขั้นตอน 2) Revดูแท็บสถานะ
- ใบสั่งซื้อสินค้าประกอบด้วยแท็บหลายแท็บในส่วนหัว บนแท็บเหล่านี้... สถานะ ในแท็บนี้ คุณสามารถดูข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของใบสั่งซื้อได้
- ในส่วนนี้ คุณจะพบสถานะทั่วไป (ใช้งานอยู่) รวมถึงการยืนยันใบสั่งซื้อ (ยังไม่ส่ง) สถานะการจัดส่ง และสถานะใบแจ้งหนี้
- นอกจากนี้ ส่วนแสดงสถานะยังแสดงปริมาณและมูลค่าต่างๆ ได้แก่ ปริมาณและมูลค่าที่สั่งซื้อ ปริมาณและมูลค่าที่ส่งมอบแล้ว ปริมาณและมูลค่าที่ยังไม่ได้ส่งมอบ ปริมาณและมูลค่าที่ออกใบแจ้งหนี้ และสุดท้ายคือข้อมูลการชำระเงินดาวน์
แท็บส่วนหัวอื่นๆ จะมีข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลองค์กร การนำเข้า ข้อมูลเพิ่มเติม พันธมิตร การติดต่อสื่อสาร ที่อยู่ ข้อความ เงื่อนไข และการตั้งค่าการจัดส่ง/ใบแจ้งหนี้
ขั้นตอนที่ 3) กำหนดเงื่อนไขการจัดส่งและออกใบแจ้งหนี้
การขอ การจัดส่ง/ใบแจ้งหนี้ แท็บนี้เก็บข้อมูลเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินและเงื่อนไขการค้า คุณสามารถใส่เงื่อนไขการชำระเงินได้ที่นี่ (เช่น =D06 — ชำระเงิน 30 วันหลังจากการส่งมอบ) และเงื่อนไขการค้า (ในช่อง Incoterms สองช่อง — ตัวอย่างเช่น EXW Wien)
ขั้นตอนที่ 4) กำหนดค่าข้อมูลองค์กร
การขอ ข้อมูลองค์กร แท็บนี้แสดงข้อมูลเกี่ยวกับองค์กรจัดซื้อ กลุ่มจัดซื้อ และรหัสบริษัท คุณสามารถเลือกกลุ่มจัดซื้ออื่นได้ที่นี่หากจำเป็น
แท็บระดับส่วนหัวอื่นๆ
- การขอ เงื่อนไขเพิ่มเติมสำหรับการขอคืนเงิน (Refund Policy) แท็บนี้แสดงข้อมูลเกี่ยวกับราคาและเงื่อนไขในส่วนหัว
- การขอ ตำรา แท็บใช้สำหรับควบคุมข้อความระดับหัวเรื่อง
- การขอ ที่อยู่ แท็บเก็บข้อมูลที่อยู่ผู้ขาย
- การขอ ข้อมูลเพิ่มเติม แท็บนี้ประกอบด้วยหมายเลขกลุ่มและหมายเลขทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้ขาย
แท็บระดับรายการในใบสั่งซื้อ
ในระดับรายการสินค้า ใบสั่งซื้อจะมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละรายการดังนี้:
- เกี่ยวกับ กำหนดการส่งมอบ ในแท็บนี้ คุณสามารถป้อนกำหนดการจัดส่งที่ต้องการและปริมาณสินค้าที่จะจัดส่งในแต่ละวันได้
- การขอ ข้อมูลวัสดุ แท็บนี้ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขวัสดุของผู้ขาย ล็อตสินค้า ล็อตสินค้าของผู้ขาย รหัส EAN และคุณลักษณะที่คล้ายกัน ข้อมูลบางส่วนนี้ดึงมาจากบันทึกข้อมูลการสั่งซื้อ
- เกี่ยวกับ Delivery ในแท็บนี้ คุณสามารถตั้งค่าเปอร์เซ็นต์ความคลาดเคลื่อนในการจัดส่ง (เกินและขาด) สถานะการจัดส่ง การตั้งค่าการแจ้งเตือนการจัดส่ง และตัวเลือกการจัดส่งอื่นๆ ได้
- การขอ ใบกำกับสินค้า แท็บนี้เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้และช่อง "ภาษี" ซึ่งต้องกรอกหากมี (ในตัวอย่างของเราคือรหัสภาษี) V1 สำหรับทั้งสองรายการ)
- การขอ เงื่อนไขเพิ่มเติมสำหรับการขอคืนเงิน (Refund Policy) แท็บใช้สำหรับระบุเงื่อนไขในระดับรายการ
- การขอ ที่อยู่จัดส่ง โดยค่าเริ่มต้นจะใช้ที่อยู่บริษัทของเรา แต่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หากต้องการจัดส่งสินค้าไปยังที่อื่น
- การขอ การยืนยัน แท็บนี้เก็บข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการควบคุมการยืนยันรายการและตัวบ่งชี้การปฏิเสธ
เมื่อตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้งและป้อนข้อมูลอย่างถูกต้องแล้ว ให้บันทึกใบสั่งซื้อเพื่อยืนยันการสั่งซื้อ SAP ระบบ
