13 BESTE documentbeheersoftware in 2025

Documentbeheersysteem is een cloudgebaseerde geautomatiseerde oplossing voor het maken, organiseren, delen en beveiligen van zakelijke documenten en bestanden. Hiermee kunt u probleemloos uw documentversie volgen. Dit cloudopslagsysteem biedt een snellere beoordelings- en goedkeuringsworkflow voor verschillende belanghebbenden op meerdere geografische locaties. Hiermee kunt u eenvoudig toegang krijgen tot uw zakelijke documenten van tablets en smartphones.

Hieronder volgt een zorgvuldig samengestelde lijst met Topdocumentbeheersystemen met hun populaire functies en websitelinks. De lijst bevat zowel open source (gratis) als commerciële (betaalde) software. Lees meer ...

BESTE documentbeheersysteem

Naam	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Openbaar delen	Ja	Ja	Ja	Ja
Free Trial	15 dagen gratis op proef	30 dagen gratis op proef	Levenslang gratis basisplan	Gratis voor 5 gebruikers
Mobile Apps	Ja	Ja	Ja	Ja
Lokaal bestandssysteem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
Groepsmachtigingen	Ja	Ja	Ja	Nee
Beheer van bestandsconflicten	Ja	Nee	Ja	Ja
DigiTal van rechtenbeheer	Nee	Ja	Nee	Ja
Cloudopslag zonder lokaal bestandssysteem Sync	Ja	Ja	Ja	NB
platforms	Windows, Mac en Linux	Windows, Mac en Linux	Windows, Mac, Linux, Androiden iOS	Windows, Mac en Linux
Link	Meer informatie	Meer informatie	Meer informatie	Meer informatie

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive is een online platform voor bestandsopslag en content-samenwerking voor moderne teams, kleine bedrijven en grote ondernemingen. Of de teams nu vanuit kantoor, thuis of beide werken, WorkDrive helpt hen gegevens te creëren, te delen, samen te werken en op te slaan vanuit een gecentraliseerde console. Bestandsbeheer is meer dan alleen een opslagoplossing. Het combineert document- en teambeheer, bestandsversiebeheer, geavanceerd zoeken, mobiliteit en nog veel meer. Zoho WorkDriveHet doel van het bedrijf is om snellere toegang tot informatie mogelijk te maken, zodat gebruikers tijdig beslissingen kunnen nemen en meer gedaan kunnen krijgen.

Zoho WorkDrive Hiermee kunt u bestanden efficiënt delen, beheren en beveiligen. Het biedt een slimme zoekfunctie voor het direct ophalen van bestanden en een onbeperkte versiegeschiedenis om documenten te herstellen. Met WorkDrive Snap, asynchrone samenwerking is gestroomlijnd. Beveiliging krijgt prioriteit met encryptie- en nalevingsnormen zoals HIPAA en GDPR. De tool is geweldig voor het synchroniseren van cloudbestanden rechtstreeks naar uw desktop en integreert met meer dan 5000+ applicaties. Aangepaste branding en MFA zorgen voor de veiligheid en professionaliteit van uw gegevens.

Kenmerken:

• Zoho WorkDrive werd gelanceerd in 2019 en heette voorheen Zoho Docs en werd in 2008 gemaakt.
• Creëer een virtuele werkruimte voor uw team met WorkDrive's Teammappen.
• Biedt gedetailleerde toegangscontroles voor gebruikers.
• Zoho WorkDrive wordt geleverd met een ingebouwd kantoorpakket.
• 24/7 ondersteuning via livechat, telefoon en e-mail.
• ondersteunde Operasystemen: Windows, iOS, Linux, Android.
• Ondersteunde browsers: Google Chrome, Firefoxsafari, Microsoft Edge, Opera.

Prijzen:

Zoho WorkDrive is een online platform voor bestandsopslag, synchronisatie en samenwerking. Abonnementen beginnen bij $ 2.5/gebruiker/maand, met een gratis proefperiode van 15 dagen beschikbaar. Ideaal voor teamproductiviteit.

Bezoek Zoho WorkDrive

15 dagen gratis op proef

---

2) SmartSheet

Smartsheet is een documentbeheersysteem dat samenwerking en werkbeheer biedt. Het automatiseert repetitieve processen door waarschuwingen te verzenden, updates aan te vragen en rijgebaseerde wijzigingen te vergrendelen.

SmartSheet, opgericht in 2005, stelt u in staat eenvoudig bronnen te beheren en domeinen te delen. Met 256-AES- en TLS 1.2-codering, het garandeert de veiligheid van uw gegevens en biedt compatibele standaarden zoals SOC en HIPAA. Integratie met applicaties zoals Google, Salesforce en Slack is naadloos. Het biedt sjablonen voor verschillende behoeften, waaronder marketing, en ondersteunt meerdere bestandsformaten. Functies voor het uitchecken en inchecken van documenten zijn essentieel voor het op koers houden van projectplannen en planningen.

Kenmerken:

• Met Smartsheet kunt u uw workflow automatiseren, inclusief formulieren.
• U kunt snel schakelen tussen kaartweergave, rasterweergave en kalenderweergave.
• Het ondersteunt live rapportage.
• Je kunt gemakkelijk samenwerken met anderen.
• Het biedt klantenondersteuning via chat en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Windows, macOS, Android, iOS en Linux

Prijzen:

Smartsheet is een dynamische werkruimte die teams in staat stelt om projecten te beheren, workflows te automatiseren en snel doelen te bereiken. Abonnementen beginnen bij $ 9 per maand. Geniet van een gratis proefperiode van 30 dagen. Er is geen creditcard vereist.

Bezoek SmartSheet >>

Gratis proefperiode van 30 dagen (geen creditcard vereist)

---

3) Icedrive

Icedrive biedt veel functies voor het delen en samenwerken van bestanden en mappen. Het maakt gebruik van een intelligent cachingsysteem om ervoor te zorgen dat al uw bestanden direct beschikbaar zijn en met ongeëvenaarde snelheden kunnen worden gedownload. Het is een van de beste alternatieven voor Google Drive, met zero-knowledge-encryptie om ervoor te zorgen dat alleen u toegang heeft tot uw gegevens en deze kunt decoderen.

Het is een gratis cloudopslagtool die je het gevoel geeft dat je een fysieke harde schijf gebruikt. Je krijgt alle functies voor bestandshostingservices zoals bewerken, verwijderen, uploaden, openen, etc. Het is een van de beste cloudopslagplatforms die wordt geleverd met een slimme cachecontrolebewerking waarmee je direct na installatie toegang hebt tot je bestanden zonder te wachten op synchronisatie.

Kenmerken:

• Icedrive biedt een schone en eenvoudig te gebruiken interface om uw bestanden te beheren.
• Hiermee kunt u media streamen vanuit de cloudopslag en deze delen met vrienden.
• Biedt Twofish-encryptie, Zero-knowledge-privacy en encryptie aan de clientzijde
• Het biedt klantenondersteuning via livechat, telefoon en contactformulier
• Ondersteunt nalevingsnormen zoals GDPR
• Er is geen tijdrovende synchronisatie nodig, u kunt IceDrive met één simpele klik koppelen.
• Biedt een gratis uploadlimiet van 10 GB en een betaalde uploadlimiet van 150 GB
• Ondersteunde platforms: iOS, Android, Windows, Mac en Linux

Prijzen:

Icedrive aanbiedingen Abonnementen beginnen bij $ 1.67 per maand voor 150 GB opslag. 0.25% korting op jaarlijkse betaling.

Bezoek Icedrive >>

Levenslang gratis basisabonnement met 10 GB gratis opslagruimte

---

4) bit.ai

Bit.ai is een slim documentbeheersysteem dat bedrijven helpt kennis te organiseren in projecten, teams en afdelingen. Met deze tool kunt u probleemloos een onbeperkt aantal werkruimten creëren. U kunt de inhoud van uw document in mappen en submappen ordenen. Dit programma biedt thema's waarmee u uw documenten met slechts één muisklik in een nieuw uiterlijk kunt veranderen.

Bit.ai, opgericht in 2016, is een veelzijdige tool die ideaal is voor het beheren en creëren van inhoud. Het ondersteunt meer dan 100 bestandsformaten en biedt 1 GB gratis opslagruimte. Gebruikers profiteren van naadloos integratie met Tableau, Box, Luchttafel, Figma en Dropbox. Daarnaast biedt Bit.ai sjablonen voor verschillende sectoren, waaronder marketing en onderwijs, en zorgt het voor de veiligheid van uw gegevens met 256-AES- en TLS-codering, in overeenstemming met de AVG- en PCI-normen.

Kenmerken:

• Het helpt u om nuttige informatie over documenten te krijgen.
• U kunt een analyserapport voor elk document uitvoeren.
• Met deze clouddocumentbeheersoftware kunt u gebruikersrollen en machtigingen beheren.
• Met Bit.ai kunt u de workflow aanpassen.
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Windows, MacOS en Linux

Prijzen:

Tool Bit.ai biedt abonnementen vanaf $ 12 per maand, met 30% korting op jaarlijkse betalingen. Je kunt het ook uitproberen met een gratis proefperiode van 7 dagen.

Link: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs is een tool waarmee u het beheer van documenten voor exporteurs en handelsbedrijven kunt digitaliseren. Met deze applicatie kunt u sneller verkoop- en verzendbestanden aanmaken. Hiermee kunt u handmatige gegevensinvoer en kostbare vertragingen bij verzendingen elimineren. Met IncoDocs kunt u uw team verbinden in één gedeelde werkruimte voor werken op afstand. Het biedt documentsjablonen die eenvoudig kunnen worden opgeslagen in een veilige cloudomgeving. Deze applicatie helpt u het inefficiënte documentexportproces te minimaliseren.

IncoDocs is veelzijdige documentbeheersoftware, opgericht in 2016, toegankelijk vanaf elk apparaat. Het staat je toe eenvoudig commerciële facturen maken en biedt sjablonen voor diverse verkoopdocumenten. De tool kan naadloos worden geïntegreerd met Xero en QuickBooks en ondersteunt meerdere bestandsformaten. Met 256-AES- en TLS-codering zorgt het ervoor dat uw gegevens veilig zijn en voldoen aan de AVG-normen.

Kenmerken:

• Biedt digitale handtekeningen en stempels.
• Hiermee kunt u gegevens uit bestaande bronnen importeren.
• Met dit product kunt u integreren met uw bestaande software.
• Biedt exportdocumentatie, facturering, online betalingen, inkooporders, automatisch aanvullen, veilig delen van documenten en meer
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail, chat en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Windows

Prijzen:

IncoDocs vereenvoudigt import-/exportdocumentatie, waardoor de mondiale handelsefficiëntie wordt verbeterd. Prijs: $ 18/maand, 20% korting op jaarbasis. Geniet van een levenslang gratis basisabonnement. Stroomlijn, organiseer en versnel uw handel.

Link: https://incodocs.com/

---

6) Templafy

Templafy is een documentbeheersysteem dat bedrijven helpt taken te stroomlijnen. Deze software toont iedere medewerker automatisch de meest relevante content op basis van functie en gebruik. Hiermee kunt u inhoud beheren vanaf een eenvoudig dashboard. Met Templafy kunt u alles met elkaar verbinden DMS-gegevens rechtstreeks naar documenten. Het biedt een snellere workflow voor het maken van zakelijke documenten. Deze applicatie zorgt ervoor dat alle documenten die via DMS zijn aangemaakt, correct worden opgeslagen.

Met Templafy, opgericht in 2016, kunt u gegevens uit het DMS verbinden en combineren en biedt u een oplossing voor cloudopslag waarmee u toegang heeft tot documenten vanaf verschillende apparaten, zoals tablets en smartphones. Het integreert naadloos met platforms zoals Salesforce en Microsoft Teams en ondersteunt meerdere bestandsformaten, waaronder PPTX, DOCX en JPG. Bovendien ondersteunt de software 256-AES-encryptie en voldoet aan de GDPR- en ISO 27001-normen. Het biedt ook versiebeheer, wat de documentcontrole verbetert.

Kenmerken:

• Biedt gemakkelijke toegang tot relevante bedrijfsinhoud uit het document.
• Hiermee kunt u snel nauwkeurige inhoud samenstellen.
• Het corrigeert automatisch inconsistenties in de inhoud met een enkele muisklik.
• U kunt deze tool integreren met Dropbox, Verkoopsteam, Box, G Suite en meer.
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail, chat en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Windows en Mac

Prijzen:

Templafy biedt efficiëntie bij het creëren en beheren van documenten. Plannen beginnen bij $ 1 per maand, met een gratis proefperiode van 14 dagen beschikbaar.

Link: https://www.templafy.com/document-management-software/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 is een samenwerkingstool voor documentbeheer voor teams van grote en kleine omvang. Deze software is zowel in de cloud als op locatie beschikbaar met toegang tot de broncode. Hiermee kunt u documenten, presentaties en video's plaatsen om te downloaden of voor privégebruik. Bitrix24 beheert de versie van eerdere documenten. Hiermee kunt u probleemloos de bestanden op uw pc bewerken. Deze applicatie kan worden geïntegreerd met externe online opslagsites zoals Dropbox, OneDrive, Google Drive, Etc.

Bitrix24, opgericht in 2012, biedt een hub voor documentbeheer met 5 GB gratis opslagruimte. Het slaat automatisch documenten op in uw account, ondersteunt meerdere bestandsformaten en biedt configureerbare toegangsrechten. Integratie met platforms zoals MailChimpansee en Slack zorgt ervoor dat uw documenten gemakkelijk toegankelijk en veilig zijn. Naleving van de AVG- en SOC-normen is een grote garantie voor de veiligheid van gegevens. Bitrix24 is perfect voor wie op zoek is naar een uitgebreide, veilige en efficiënte oplossing voor documentbeheer.

Kenmerken:

• Dit digitale archiefsysteem is volledig aanpasbaar.
• Medewerkers van uw organisatie kunnen bestanden uploaden vanuit persoonlijke accounts.
• Het helpt u bij het creëren van een aangepaste workflow voor conceptinzendingen en contractherzieningen.
• Met Bitrix24 kunt u documenten openen met behulp van OpenOffice en MS-office.
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail
• Ondersteunde platforms: Windows, iOS en Android

Prijzen:

Bitrix24 biedt betaalbare abonnementen vanaf $ 5 per maand. Profiteer van 35% korting op jaarlijkse betalingen. Ontdek het met een gratis proefperiode van 30 dagen.

Link: https://www.bitrix24.com/features/docs.php

---

8) Bijnder

Bynder is een CMS met meer dan een miljoen gebruikers over de hele wereld. Het biedt verschillende functies voor documentbeheer. Het helpt professionals om de creatie van video en andere inhoud te versnellen en de juiste middelen bij de mensen en systemen te krijgen die ze nodig hebben, en merkcompliance te garanderen.

Bynder werd opgericht in 2013 en wordt geprezen vanwege het versnellen en mogelijk maken van de levenscyclus van creatieve content veilig delen van bestanden, intern en extern. Het integreert met platforms zoals SAP en Salesforce, ondersteunt meerdere bestandsformaten en voldoet aan strenge beveiligingsnormen, waaronder 256-AES-encryptie. Voordelen zijn onder meer directe zoekresultaten en uitgebreide toegangscontrole. Documentbeheer is uitgebreid met functies zoals uitchecken en inchecken en versiebeheer. Het is geweldig voor organisaties die streven naar efficiënt, veilig contentbeheer en samenwerking.

Kenmerken:

• Geweldige samenwerkingstools
• Eenvoudig deelbare stijlgidsen maken.
• Ideaal voor marketing
• Digitalrijk vermogensbeheer
• Biedt creatieve workflow.
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail, chat, telefoon en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Windows, iOS en Android

Prijzen:

Bynder biedt een reeks functies voor merk- en digitaal activabeheer. Plannen beginnen bij $ 59 per maand, met een gratis proefperiode van 14 dagen beschikbaar.

Link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Docuware

Docuware is een documentbeheer- en workflowautomatiseringstool. Hiermee kunt u uw kritieke bedrijfsinformatie veilig en toegankelijk houden. Met deze applicatie kunt u contracten delen, bewerken en archiveren. Het gebruikt gegevensversleuteling om veilig toegang te krijgen tot de inhoud. Met deze tool kunt u notities, opmerkingen en handtekeningen toevoegen aan documenten.

DocuWare, opgericht in 1988, beschikt over positieve feedback van klanten en een schat aan functies. Hiermee kunt u documenten efficiënt beheren met tools zoals Intelligent Indexing en Workflow AutomationDe software integreert naadloos met SAP, Oracle, en meer en ondersteunt verschillende bestandsformaten. Met 256-AES-codering zorgt het ervoor dat uw documenten voldoen aan compliancenormen zoals AVG en HIPAA. De klantenondersteuning van DocuWare is op verschillende manieren toegankelijk, zodat er altijd hulp beschikbaar is wanneer dat nodig is.

Kenmerken:

• Dit digitale archiefsysteem biedt geautomatiseerde factuurverwerking.
• U heeft vanaf elk apparaat toegang tot uw inhoud.
• Hiermee kunt u uw personeelsdossiers eenvoudig ordenen.
• Hiermee kunt u al uw documenten opslaan op cloudgebaseerde opslag.
• Ondersteunde platforms: Windows en Linux

Prijzen:

Docuware biedt abonnementen vanaf $ 40 per maand, met 25% korting op jaarlijkse betalingen. Er is een gratis proefperiode van 30 dagen beschikbaar voor evaluatie.

Link: https://start.docuware.com/

---

10) Buiten

Alfresco is een tool die uw documentbeheerproces eenvoudig en gemakkelijk maakt. Hiermee kunt u uw document met minimale inspanning volgen. Deze tool groepeert bestanden om gemakkelijk inhoud te ontdekken. Hiermee kunt u uw documenten beheren in meer dan 60 applicaties zoals FileNet, Documentum en OpenText. Deze software heeft een ingebouwde workflow om de goedkeuring en beoordeling van documenten te vereenvoudigen. Het biedt filters waarmee u sneller relevante inhoud kunt ophalen.

Alfresco werd opgericht in 2005. Het is een krachtige tool die het versiebeheer van documenten vereenvoudigt en integreert met platforms zoals SAP en Salesforce. Het ondersteunt verschillende bestandsformaten en zorgt voor gegevensbeveiliging met 256-AES-codering. Alfresco houdt zich aan de internationale nalevingsnormen en biedt ook functies zoals documenttagging, krachtig zoeken en veilig inhoudsbeheer.

Kenmerken:

• U heeft offline toegang tot uw documenten.
• Hiermee kunt u index aan uw document toevoegen.
• Hiermee kunt u uw document archiveren.
• Deze software is toegankelijk vanaf mobiel, internet en desktop.
• Het biedt klantenondersteuning via telefoon, chat en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Windows en Linux

Prijzen:

Alfresco biedt robuust contentbeheer en samenwerking tegen een betaalbaar tarief. Plannen beginnen bij $ 5 per maand, met een gratis proefperiode van 30 dagen beschikbaar.

Link: https://www.alfresco.com/ecm-software/document-management

---

11) Openkm

Openkm is een van de beste documentbeheersystemen om uw inhoud op te slaan en te beheren. Deze applicatie maakt de distributie van bestanden eenvoudig en gemakkelijk. Hiermee kunt u de workflowstatus, taken en processen bewaken. Openkm-software kan al uw papieren documenten scannen en veilig opslaan. Hiermee kunt u voor elke gebruiker een persoonlijk document maken. Deze app kan een virusscan uitvoeren op alle geüploade documenten.

Met OpenKM, opgericht in 2005, kunt u moeiteloos documenten vinden en becommentariëren, waardoor een samenwerkende en efficiënte werkruimte wordt gegarandeerd. Het ondersteunt meerdere bestandsformaten en kan naadloos worden geïntegreerd met Google Drive, en biedt SSL-codering voor beveiliging. Documenteer het uitchecken en inchecken en conforme normen zoals HIPAA en ISO onderstrepen de voordelen ervan. Het taggen van documenten en de toegang tot eerdere versies worden ook vergemakkelijkt, waardoor het een alomvattend hulpmiddel is voor het effectief beheren en beveiligen van uw documenten.

Kenmerken:

• Het helpt u uw bedrijfsinhoud onder controle te houden.
• U kunt met andere mensen samenwerken aan projecten en documenten.
• Biedt add-ons voor Excel, Outlooks, PowerPoint en Word.
• Hiermee kunt u een document verzenden als e-mailbijlage of via de document-URL.
• Biedt administratie, zoekmachine, beveiliging, documentprevisualisatie en hoofdlettergebruik
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail, telefoon en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Linux, Windows en Mac OS

Prijzen:

OpenKM biedt oplossingen voor documentbeheer vanaf $ 29 per maand. Gebruikers kunnen de functies ervan verkennen met een gratis proefperiode van 30 dagen.

Link: https://www.openkm.com/

---

12) FileNet Inhoudsbeheer

FileNet Content Manager is een tool waarmee u eenvoudig nuttige informatie uit documenten kunt halen. Deze applicatie combineert zakelijke inhoud, beveiliging en opslagfuncties met een kant-en-klare workflow. Het biedt veilige toegang tot meer dan één inhoudopslag en automatiseert de classificatie van bestanden. Met deze applicatie kunt u snel samenwerken met andere mensen.

FileNet Content Manager, opgericht in 1982, stelt u in staat om naadloos content services te bouwen en te integreren in uw bedrijf via de API. Het profiteert van integraties zoals Salesforce en biedt sjablonen voor PowerPoint en e-mail. De tool ondersteunt meerdere bestandsformaten zoals JPEG, BMP en TIFF. Met 256-AES en end-to-end-codering, het zorgt voor de veiligheid van uw gegevens. Bovendien biedt het functies zoals het uitchecken en inchecken van documenten en voldoet het aan normen zoals ISO/IEC 9075-10:2003.

Kenmerken:

• Het helpt u bij het beheren van de versiebeheer van de documenten.
• Deze applicatie past documenten automatisch aan, afhankelijk van de rol van de gebruiker.
• Het kan indexvelden en inhoudstypen maken.
• Biedt veilig delen, cloud-native beheer, low-code ontwikkelaarstools en GraphQL API's en meer
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail, chat, telefoon en contactformulier
• Ondersteunde platforms: Windows en Linux

Prijzen:

FileNet Content Manager is een robuuste oplossing voor contentbeheer. Prijs: Vraag een offerte aan bij Sales. Gratis proefperiode: Geniet van een gratis proefperiode van 30 dagen.

Link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager/details

---

13) Zoho-projecten

Zoho Projects is een tool voor samenwerking en documentbeheer gemaakt door Zoho. Deze software helpt u uw projecten te plannen, taken toe te wijzen en effectief te communiceren. Hiermee kunt u documenten, afbeeldingen, videoclips, rapporten en spreadsheets op één plek samenvoegen. Met Zoho Projects kunt u bestanden van uw organisatie met andere mensen delen. Het helpt u ook om uw documentversies bij te houden. Met deze tool kunt u naar bestanden zoeken met behulp van de woorden die in de inhoud of titel zijn geschreven en direct het resultaat bekijken.

Zoho Projects, opgericht in 1996, wordt geprezen om goede klantrecensies en biedt 5 GB gratis opslagruimte. Het ondersteunt 2FA-, MFA-, 256-AES- en TLS 1.2/1.3-codering, waardoor de veiligheid van uw gegevens wordt gegarandeerd. Nalevingsnormen zoals AVG, CCPA en meer. Hiermee kunt u eenvoudig projecten beheren, naadloze integratie bieden met verschillende platforms en meerdere bestandsformaten ondersteunen. De tool biedt gespecialiseerde sjablonen voor diverse sectoren en zorgt voor efficiënt documentbeheer met functies voor uitchecken en inchecken, tagging en versiebeheer.

Kenmerken:

• Iedereen die aan een project werkt, kan zijn/haar factureerbare en niet-factureerbare uren registreren met behulp van urenstaten.
• Hiermee kunt u een probleem creëren en deze volgen terwijl deze worden opgelost en getest.
• Het team heeft altijd toegang tot de nieuwste versie van alle projectdocumenten.
• Kan eenvoudig worden geïntegreerd met apps van derden, zoals Google, Zapier, GitHub en Dropbox.
• Biedt ingebouwde documenteditors, samenwerking en beheerdersbeheer
• Het biedt klantenondersteuning via e-mail en telefoon
• Ondersteunde platforms: Windows, iOS en Android

Prijzen:

Zoho Projects biedt abonnementen vanaf $ 4.25 per maand, met een korting van 20% op jaarlijkse betalingen. Probeer het gratis met een proefperiode van 10 dagen. Er is geen creditcard vereist.

Link: https://www.zoho.com/projects/

Hoe kiest u voor documentbeheersoftware?

Hier zijn de belangrijke aspecten die u helpen bij het kiezen van Document Management Software:

• Zoeken: U moet zoeken naar een grote verscheidenheid aan opties om snel de benodigde bestanden te vinden. Het is goed dat je hiermee documenten kunt zoeken op naam, inhoud, type en wijzigingsdatum.
• Eenvoudige bestandsstructuur: Het Document Management Systeem moet een eenvoudig te gebruiken bestandsstructuur hebben.
• Versiebeheer: Versiebeheer of versiebeheer is een belangrijke functie van documentbeheersoftware waarmee u wijzigingen in bestanden kunt bijhouden. Het beste DMS zou ook een archief van oude versies moeten bijhouden. Daarom kunt u de wijzigingen in documenten eenvoudig zien.
• Mobiele toegang: Je moet op zoek naar het Document Management Systeem dat toegankelijk is via tablets en smartphones. Hierdoor kun je vanaf elke plek bestanden bekijken, wijzigen en delen.
• integratie: Het documentbeheersysteem moet eenvoudig te integreren zijn met andere software die u al gebruikt, zoals CRM-software en e-mailclients.
• scanning: De documentbeheersoftware moet een functie voor het scannen van documenten bieden.
• Beveiliging: Het documentbeheersysteem moet u in staat stellen om aan een bepaalde gebruiker machtigingen toe te wijzen voor toegang tot mappen en bestanden.

Wat is de beste manier om documenten te archiveren?

Dit zijn de beste manieren om documenten te archiveren:

• Alfabetisch archiefsysteem: De beste manier om documenten te archiveren is door uw documenten alfabetisch te ordenen. De naam van een map moet overeenkomen met de naam van de documenten.
• Numeriek archiveringssysteem: Bedrijven die een aantal documenten zoals facturen nodig hebben, moeten een numeriek archiveringssysteem opzetten.
• Categorie archiefsysteem: U moet uw bestanden ordenen op basis van categorieën zoals persoonlijke gegevens, marketinggegevens, administratiegegevens en klantgegevens. Het is ook mogelijk om voor elke categorie subonderwerpen op te nemen, afhankelijk van uw behoefte.

Hoe werkt een elektronisch documentbeheersysteem?

Hier ziet u het werkproces van een documentbeheersysteem:

• Documenten vastleggen: De document capture-functie helpt u uw bestanden op te slaan, zodat u ze later gemakkelijk kunt vinden. Dit is mogelijk dankzij de indexeringsfunctie van DMS. U kunt ook wat metadata toevoegen om ze zonder gedoe te doorzoeken.
• Centrale documentopslag: Een DMS heeft een centrale documentopslag. Dit is belangrijk voor het beheren en bewaren van documenten die van meerdere plaatsen komen.
• Ophalen en distribueren van documenten: Een DMS omvat het ophalen en distribueren van documenten. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat u uw documenten probleemloos kunt gebruiken en delen.

Wat zijn de implementatieopties voor documentbeheersoftware?

Er zijn twee implementatieopties voor Document Management Software: 1) Cloudgebaseerde software en 2) On-premise software.

1. Cloudgebaseerde software:

Cloudgebaseerde software wordt gehost via internet in plaats van op uw pc te worden geïnstalleerd. Hiermee kunt u vanaf elke locatie toegang krijgen tot uw documenten.

Cloudgebaseerde software kent de volgende implementatieopties:

• Het heeft lagere documentbeheerkosten en biedt eenvoudige schaalbaarheid.
• Gegevens worden opgeslagen op servers van derden. Dit zal de last van de controle ervan verminderen.
• Toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding.

2. Software op locatie:

On-premise software zijn over het algemeen applicaties die op het lokale systeem worden geïnstalleerd. Hiermee kunt u uw gegevens eenvoudig configureren, beheren en controleren.

On-premise software heeft de volgende implementatieopties:

• Dit type software heeft hogere initiële kosten, maar kent geen terugkerende kosten.
• Het vergt een lange implementatietijd.
• Updates zijn de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
• Al uw gegevens worden opgeslagen op zelfbeheerde servers, zodat gebruikers er goede controle over hebben.
• Het is aanpasbaar op het gebied van gegevenscontrole en beveiliging.

Wat zijn de gebruikelijke integraties van documentbeheersoftware?

Hier zijn enkele belangrijke software-integraties voor documentbeheer:

• Accounting: Het helpt u bij het beheren en opslaan van uw belastingdocumenten, financiële informatie, klantenrekeningen en projectbeheer.
• CRM: Hiermee kunt u de details van klantleads overdragen, opslaan en organiseren.
• E-mail: U kunt integreren Microsoft Outlook op uw pc, zodat u uw e-mails eenvoudig kunt opslaan en beheren.
• Digihandtekening: Hiermee kunt u automatisch een digitale handtekening op bestanden vastleggen.

Noem algemene toepassingen van documentbeheersoftware

Dit zijn de algemene toepassingen van documentbeheersoftware:

• Documentopname en beeldvorming: Het maakt gebruik van de nieuwste beeldtechnologie om uw afgedrukte documenten te digitaliseren. Deze toepassingen zijn geïntegreerd met bestandslezers en zoekfuncties.
• Recordbeheer: Met een modern documentbeheersysteem kunt u uw gegevens beveiligen door uw gevoelige informatie te classificeren en archiveren.
• Contract management: Documentbeheersoftware kan de workflow voor het maken en herzien van bepaalde soorten contracten vergemakkelijken.
• Indexeren: Het wijst gegevens toe aan documenten in een bibliotheek of archief om ze doorzoekbaar te maken. Deze metadata kunnen eigenschappen zijn zoals auteur en bestandsformaat.

Wat zijn de nieuwste trends op het gebied van documentbeheer?

Hier zijn enkele van de belangrijke trends die te zien zijn op de markt voor documentbeheersystemen:

• Mobielvriendelijke tools: Leveranciers van documentbeheersystemen ontwikkelen mobielvriendelijke tools die u een naadloze ervaring bieden tussen uw pc en smartphone. Daarom wordt het bieden van een intuïtieve interface op de telefoon ook cruciaal.
• Focus op samenwerkingsmogelijkheden: Documentbeheersoftware biedt samenwerkingsfuncties zoals toegang tot blokbestanden. Veel tools integreren ook sociale sites om teamwerkvaardigheden te verbeteren en fouten te verminderen wanneer meer dan één gebruiker aan hetzelfde document werkt.

Veelgestelde vragen

Beste documentbeheersoftware

Naam	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Openbaar delen	Ja	Ja	Ja	Ja
Free Trial	15 dagen gratis op proef	30 dagen gratis op proef	Levenslang gratis basisplan	Gratis voor 5 gebruikers
Mobile Apps	Ja	Ja	Ja	Ja
Lokaal bestandssysteem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
Groepsmachtigingen	Ja	Ja	Ja	Nee
Beheer van bestandsconflicten	Ja	Nee	Ja	Ja
DigiTal van rechtenbeheer	Nee	Ja	Nee	Ja
Cloudopslag zonder lokaal bestandssysteem Sync	Ja	Ja	Ja	NB
platforms	Windows, Mac en Linux	Windows, Mac en Linux	Windows, Mac, Linux, Androiden iOS	Windows, Mac en Linux
Link	Meer informatie	Meer informatie	Meer informatie	Meer informatie