11 BESTE documentbeheersoftware in 2025

Documentbeheersysteem is een cloudgebaseerde geautomatiseerde oplossing voor het maken, organiseren, delen en beveiligen van zakelijke documenten en bestanden. Hiermee kunt u probleemloos uw documentversie volgen. Dit cloudopslagsysteem biedt een snellere beoordelings- en goedkeuringsworkflow voor verschillende belanghebbenden op meerdere geografische locaties. Hiermee kunt u eenvoudig toegang krijgen tot uw zakelijke documenten van tablets en smartphones.

Nadat ik meer dan 110 uur aan onderzoek heb besteed, heb ik meer dan 39 documentbeheersystemen en zorgvuldig de beste geselecteerd, inclusief zowel gratis als betaalde opties. Deze uitgebreide en goed onderzochte gids biedt een diepgaande blik op de functies, voor- en nadelen en prijzen van elk systeem. Als u op zoek bent naar betrouwbare inzichten, biedt mijn artikel alle details die u nodig hebt om een ​​weloverwogen beslissing te nemen. Mis de kans niet om de ultieme tools te ontdekken die de manier waarop u documenten beheert, kunnen transformeren. Lees meer ...

BEST Digital Document Management (Controle) Systemen

Naam	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	DocHub
Openbaar delen	Ja	Ja	Ja	Ja
Free Trial	15 dagen gratis op proef	30 dagen gratis op proef	14 dagen geld terug	Levenslang gratis basisplan
Mobile Apps	Ja	Ja	Ja	Ja
Lokaal bestandssysteem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
Groepsmachtigingen	Ja	Ja	Ja	Ja
Beheer van bestandsconflicten	Ja	Nee	Ja	Ja
DigiTal van rechtenbeheer	Nee	Ja	Nee	Ja
Cloudopslag zonder lokaal bestandssysteem Sync	Ja	Ja	Ja	Ja
platforms	Windows, Mac en Linux	Windows, Mac en Linux	Windows, Mac, Linux, Androiden iOS	Windows, Mac, Linux, iOS, Android
Link	Meer lezen	Meer lezen	Meer lezen	Meer lezen

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive een uitstekende online bestandsopslag- en samenwerkingsplatform voor teams en bedrijven. Ik waardeer vooral hoe het zowel op kantoor als op afstand werkt, waardoor het een geweldige optie is voor hybride teams. De tool maakt het eenvoudig om te creëren, delen en samenwerken met behulp van een gecentraliseerde console. Het is niet alleen een opslagplatform. Het biedt namelijk bestandsversies, geavanceerd zoeken en teamorganisatie, die essentieel zijn voor taken beheren efficiënt. Tijdens mijn evaluatie ontdekte ik dat het vermogen om snelle toegang tot informatie te bieden, u helpt om uw werk onder controle te houden en sneller weloverwogen beslissingen te nemen.

Zoho WorkDrive stelt u in staat om bestanden efficiënt te delen, beheren en beveiligen. Het biedt een Smart Search voor direct ophalen van bestanden en onbeperkte versiegeschiedenis om documenten te herstellen. Met WorkDrive Snap, asynchrone samenwerking is gestroomlijnd. De tool is geweldig voor het synchroniseren van cloudbestanden rechtstreeks naar uw desktop en integreert met meer dan 5000+ applicaties. Aangepaste branding en MFA zorgen voor de veiligheid en professionaliteit van uw gegevens.

Kenmerken:

• Teammappen: Ik kan naadloos samenwerken met mijn team via teammappen. Deze zijn ideaal voor het delen van bestanden en zorgen voor realtime updates. Ook stroomlijnen ze workflows en centraliseren ze documentbeheer.
• Bestandsverzamelingssjablonen: Hiermee kunt u aangepaste sjablonen maken voor het ordenen van gegevens, het verbeteren van workflows en het op een gestructureerde manier verzamelen van documenten. Dit is handig voor teams die grote projecten beheren.
• Geavanceerde gegevensbeveiliging: Ik vind het essentieel om GDPR- en HIPAA-compliance te hebben voor gevoelige gegevens. Deze oplossing helpt u risico's te vermijden met veilige opslag, afgestemd op de behoeften van ondernemingen.
• Zoho WorkDrive Integratie met apps: Zoho WorkDrive integreert met Salesforce, Slack, Jira en Gmail, waarmee u aangepaste workflows kunt maken. Het is geweldig voor bedrijven die streven naar gestroomlijnde cross-platform-activiteiten.
• Zoho WorkDrive Beheerdersconsole: Zoho WorkDriveMet de Admin Console van kunt u gebruikersactiviteit monitoren, gegevenstoegang beheren en naleving garanderen. Dit is een van de beste tools voor gecentraliseerde controle.
• Schaalbare opslag: Het is geweldig voor bedrijven die op zoek zijn naar flexibele opslag. Met gelaagde plannen van 1TB tot 5TB en meer, Zoho WorkDrive kan moeiteloos worden geschaald om aan de behoeften van ondernemingen te voldoen.

Prijzen:

Zoho WorkDrive is een online platform voor bestandsopslag, synchronisatie en samenwerking. Abonnementen beginnen bij $ 2.5/gebruiker/maand, met een gratis proefperiode van 15 dagen beschikbaar. Ideaal voor teamproductiviteit.

Bezoek Zoho WorkDrive

15 dagen gratis op proef

---

2) SmartSheet

Smartsheet is een document management systeem Ik heb het beoordeeld en ik vond het een ideaal hulpmiddel voor teamwerk. Het is een oplossing die automatiseert repetitieve taken zoals het verzenden van waarschuwingen en het beheren van updates. Toen ik mijn evaluatie uitvoerde, merkte ik dat de encryptiemethoden (256-AES en TLS 1.2) zowel betrouwbaar als veilig waren. Smartsheet verbindt naadloos met tools zoals Google, Salesforce en Slack. De sjablonen voor marketing en de ondersteuning van multi-file formaten zijn handig voor projectmanagement. Naar mijn ervaring zijn de Check-Out en Check-In functies geweldig om taken georganiseerd te houden.

Kenmerken:

• Gecentraliseerde documentenopslag: SmartSheet biedt een uniform platform voor het opslaan en ordenen van documenten, zodat bestanden veilig zijn en vanuit een centrale opslagplaats kunnen worden opgehaald. Dit helpt bij het stroomlijnen van bestandsbeheer.
• Teammappen: Ik kan efficiënt samenwerken met mijn team met behulp van Team Folders, die geweldig zijn voor het organiseren van gedeelde documenten. Dit kan helpen om de communicatie te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de nieuwste bestanden.
• Versiebeheer: Ik streef ernaar om documentrevisies te beheren met SmartSheetversiebeheer van, zodat u verwarring kunt voorkomen door toegang te garanderen tot de meest recente bestanden en een volledige geschiedenis van bewerkingen bij te houden.
• Gedetailleerde toestemming: Hiermee kunt u de toegang tot bestanden beheren met essentiële machtigingsinstellingen. Zo zorgt u ervoor dat vertrouwelijke bestanden alleen door geautoriseerde gebruikers kunnen worden bekeken.
• Cloudgebaseerde toegankelijkheid: Met deze oplossing kunt u overal veilig toegang krijgen tot documenten en deze bewerken. Dit is de perfecte optie voor het verbeteren van realtime samenwerking tussen teams.
• Documentworkflows: Het automatiseert repetitieve taken zoals goedkeuringsherinneringen. Dit is een van de beste manieren om handmatige werkzaamheden te verminderen en processen te versnellen.
• Ondersteuning voor verschillende bestandstypen: Deze functie is ideaal voor teams met uiteenlopende taken, omdat het zowel traditionele als moderne formaten ondersteunt. Zo kunt u elk type document naadloos verwerken.

Prijzen:

Smartsheet is een dynamische werkruimte die teams in staat stelt om projecten te beheren, workflows te automatiseren en snel doelen te bereiken. Abonnementen beginnen bij $ 9 per maand. Geniet van een gratis proefperiode van 30 dagen. Er is geen creditcard vereist.

Bezoek SmartSheet >>

Gratis proefperiode van 30 dagen (geen creditcard vereist)

---

3) Icedrive

Icedrive biedt opmerkelijke functies voor samenwerken aan en delen van bestanden. Tijdens mijn evaluatie vond ik het slimme cachesysteem indrukwekkend in het leveren van snelle en gemakkelijke toegang tot bestanden. Het is een ideaal alternatief voor Google Drive, die zero-knowledge encryptie biedt die houdt uw informatie veilig en alleen voor u beschikbaar.

Het is een gratis cloudopslag tool die je het gevoel geeft dat je een fysieke harde schijf gebruikt. Je krijgt alle functies voor bestandshostingservices zoals bewerken, verwijderen, uploaden, openen, etc. Het is een van de beste cloudopslagplatforms die beschikt over een slimme cachecontrole waarmee u direct na de installatie toegang hebt tot uw bestanden, zonder dat u hoeft te wachten op synchronisatie.

Kenmerken:

• Versiebeheer van bestanden: Ik kon vertrouwen op File Versioning om eerdere bestandsversies te behouden, wat je helpt om terug te keren naar eerdere iteraties wanneer nodig. Dit is essentieel om wijzigingen efficiënt bij te houden.
• Integratie van virtuele schijven: Icedrive Hiermee kunt u cloudopslag koppelen als een virtueel station op uw computer. Zo krijgt u eenvoudig toegang tot bestanden alsof ze lokaal zijn opgeslagen en hoeft u ze niet handmatig te synchroniseren.
• Versleuteling aan clientzijde: Icedrive biedt de meest effectieve zero-knowledge encryptie. Het zorgt ervoor dat bestanden op uw apparaat worden gecodeerd voordat ze worden geüpload, wat essentieel is voor het behoud van vertrouwelijkheid en veiligheid.
• Document Viewer: Het bevat een ingebouwde documentviewer waarmee u populaire bestandsformaten kunt bekijken zonder ze te downloaden. Dit is een geweldige manier om de workflow-efficiëntie te verbeteren en tijd te besparen.
• Geavanceerd delen: Dit maakt het mogelijk om bestanden veilig te delen met wachtwoordbeveiliging en vervaldatums. Dit is de beste manier om ervoor te zorgen dat documenten alleen toegankelijk blijven voor de beoogde ontvangers.
• Intelligente caching: Het maakt gebruik van een intelligent cachemechanisme waarmee u snel toegang hebt tot veelgebruikte bestanden, terwijl het lokale opslaggebruik tot een minimum wordt beperkt. Dit is een geweldige optie voor het efficiënt ophalen van documenten.

Prijzen:

Icedrive aanbiedingen Abonnementen beginnen bij $ 3.99 per maand voor 150 GB opslag. 20% korting op jaarlijkse betaling.

Bezoek Icedrive >>

Levenslang gratis basisabonnement met 10 GB gratis opslagruimte

---

4) DocHub

DocHub is een uitgebreid platform voor documentbeheer en PDF-bewerking. Tijdens mijn evaluatie vond ik het uitstekend geschikt voor het stroomlijnen van documentworkflows en het verbeteren van de productiviteit. Met deze applicatie kunt u documenten naadloos bewerken, ondertekenen en delen zonder te hoeven schakelen tussen meerdere tools. Het maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen, wat een van de beste manieren is om veilige documentverwerking en naleving van industrienormen te garanderen.

Hiermee kunt u PDF-documenten efficiënt beheren met tools zoals elektronische handtekeningen, formulieren invullen en realtime samenwerking. De klantenservice van DocHub is toegankelijk via meerdere kanalen, zodat hulp altijd beschikbaar is wanneer nodig.

Kenmerken:

• PDF-bewerking en -annotatie: Ik kan wel zeggen dat de PDF-bewerkingsmogelijkheden van DocHub een van de beste manieren zijn om documenten efficiënt te bewerken. Je kunt er tekst, afbeeldingen en annotaties rechtstreeks aan toevoegen, zonder dat je extra software nodig hebt.
• Elektronische handtekeningen: Met DocHub kon ik de documentverwerking verbeteren met juridisch bindende elektronische handtekeningen. Het helpt je de doorlooptijden te verkorten door de noodzaak van printen en fysieke handtekeningen te elimineren, een geweldige manier om bedrijfsprocessen te versnellen.
• Formulier aanmaken en invullen: Het is essentieel om de gegevensverzameling te stroomlijnen. De functies voor het maken en invullen van formulieren van DocHub bieden een oplossing met aanpasbare sjablonen en automatische velddetectie, perfect voor efficiënte documentverwerking.
• Cloud-integratie: Dit kan helpen om uw workflow te verenigen. Met DocHub kunt u naadloos integreren met Google Drive, Dropbox, OneDriveen Box, een geweldige optie voor soepele documentsynchronisatie op verschillende platforms.
• Realtime samenwerking: Het kan nuttig zijn om teamwork te verbeteren. Dankzij de realtime samenwerkingsfuncties van DocHub kunnen meerdere gebruikers tegelijkertijd aan documenten werken, wat zorgt voor gestructureerde en efficiënte workflows.
• Documentsjablonen: Een van de gemakkelijkste manieren om het maken van documenten te versnellen, is door gebruik te maken van de uitgebreide sjabloonbibliotheek van DocHub. Hiermee kunt u sjablonen aanpassen voor de meest effectieve documentstandaardisatie.
• Geavanceerd zoeken: Een goed idee om snel informatie te vinden is via de geavanceerde zoekfunctie van DocHub. Hiermee kunt u specifieke content in documenten vinden met behulp van trefwoorden en metadata voor de meest effectieve documentopvraging.

Prijzen:

DocHub biedt een gratis abonnement met basisfuncties. Pro-abonnementen beginnen bij $ 8 per maand per gebruiker met geavanceerde functionaliteit en onbeperkte documenten.

Bezoek DocHub >>

Levenslang gratis basisplan

---

5) bit.ai

Bit.ai is een slim documentbeheersysteem die bedrijven helpt informatie te beheren over projecten, teams en afdelingen heen. Tijdens mijn onderzoek ontdekte ik dat deze tool het mogelijk maakt om onbeperkte werkruimtes met gemak. Het is belangrijk om organiseer uw documenten in mappen en submappen, en Bit.ai biedt een eenvoudige manier om dit te doen. De thema's die dit programma biedt, zijn uitstekend om uw documenten een nieuw en modern ontwerp te geven.

Bit.ai, opgericht in 2016, is een veelzijdige tool die ideaal is voor het beheren en creëren van inhoud. Het ondersteunt meer dan 100 bestandsformaten en biedt 1 GB gratis opslagruimte. Gebruikers profiteren van naadloos integratie met Tableau, Box, Luchttafel, Figmaen Dropbox. Daarnaast biedt Bit.ai sjablonen voor verschillende sectoren, waaronder marketing en onderwijs, en zorgt het voor de veiligheid van uw gegevens met 256-AES- en TLS-codering, in overeenstemming met de AVG- en PCI-normen.

Kenmerken:

• Schaalbare werkruimten: Het is het beste om de schaalbare werkruimten van Bit.ai te gebruiken om projecten over teams heen te organiseren. Zo kunt u de efficiëntie behouden, of u nu een kleine groep of een grote organisatie beheert.
• Universeel zoeken: De universele zoekfunctie van Bit.ai is perfect voor het snel vinden van ingebedde content en documenten. Het helpt u tijd te besparen door alles wat u nodig hebt op één plek te bieden.
• Geavanceerd delen: Bit.ai biedt geavanceerde opties voor delen, zoals traceerbare links en met een wachtwoord beveiligde documenten. Deze zijn ideaal voor veilig delen en het behouden van controle over gevoelige informatie.
• Interactieve slimme documenten: Ik kan naadloos interactieve 'levende' documenten maken met Bit.ai, die perfect zijn voor het integreren van video's, afbeeldingen en andere rijke media. Dit kan helpen om de samenwerking binnen teams te verbeteren.
• AI Geniale Schrijver: Bit.ai's AI Genius Writer is een geweldige oplossing voor het maken van content. Het helpt u bij het genereren van templates, brainstormen over ideeën en het stroomlijnen van onderzoek, wat tijd en moeite bespaart.
• Realtime samenwerking: Ik streef ernaar om in realtime met mijn team samen te werken met Bit.ai, waarmee ik moeiteloos kan samenwerken, ongeacht de locatie. Het is een van de meest effectieve manieren om de productiviteit te verbeteren.
• Aanpasbare sjablonen: Deze functie biedt honderden kant-en-klare sjablonen voor SOP's, vergadernotities en tutorials. Het is een geweldige manier om contentcreatie zowel snel als professioneel te maken.

Prijzen:

Tool Bit.ai biedt abonnementen vanaf $ 8 per maand, met 25% korting op jaarlijkse betalingen. Je kunt het ook uitproberen met een gratis proefperiode van 7 dagen.

Link: https://bit.ai/

---

6) IncoDocs

IncoDocs is een oplossing die u helpt documenten digitaal beheren voor exporteurs en handelsbedrijven. Tijdens mijn analyse vond ik het een van de beste tools om verkoop- en verzendbestanden in minder tijd te maken. Het minimaliseert handmatige gegevensinvoer en helpt vertragingen in verzendingen te voorkomen. IncoDocs maakt het mogelijk voor teams om samen te werken in een gedeelde werkruimte, wat essentieel is voor taken op afstand. Het slaat ook documentsjablonen veilig op in de cloud, wat een efficiënter exportproces biedt.

IncoDocs is veelzijdige documentbeheersoftware, opgericht in 2016, toegankelijk vanaf elk apparaat. Het staat je toe eenvoudig commerciële facturen maken en biedt sjablonen voor verschillende verkoopdocumenten. De tool integreert naadloos met Xero en QuickBooks en ondersteunt meerdere bestandsformaten.

Kenmerken:

• Herbruikbare gegevensbibliotheken: Ik vind het handig om Reusable Data Libraries te gebruiken, waarmee u productdetails en contactgegevens kunt opslaan. Dit is een van de makkelijkste manieren om tijd te besparen op repetitieve invoeren.
• Digihandtekening: Deze geweldige oplossing helpt u bij het digitaal ondertekenen en stempelen van documenten met DigiTal handtekeningen en bedrijfsstempels, waardoor printen en scannen overbodig wordt en u profiteert van een naadloze, papierloze workflow.
• integratie: Een goed idee om de API en systeemintegraties te overwegen, waarmee u verbinding kunt maken met ERP, TMS en andere systemen. Dit is een van de meest effectieve manieren om de handmatige werklast te verminderen.
• Documentsjablonen: Het is essentieel om toegang te hebben tot meer dan 30 UNLK-afgestemde sjablonen, waaronder commerciële facturen, Bills of Lading en Certificates of Origin. Dit helpt u te zorgen voor naleving van internationale standaarden.
• Data Synchronisatie: Met deze functie kunt u fouten minimaliseren doordat u de verzendgegevens één keer in het hoofdbestand invoert, waarna de gegevens automatisch worden gesynchroniseerd met gerelateerde documenten.
• Cloudgebaseerde werkruimte: Het is ideaal voor samenwerking met teamleden in een gedeelde, cloudgebaseerde omgeving, zodat u in realtime toegang hebt tot documenten en de operationele transparantie wordt verbeterd.
• Veilig delen van documenten: Deze functie is ideaal voor het veilig verzenden van vertrouwelijke informatie naar partners en klanten, zodat u datalekken kunt voorkomen en de efficiëntie kunt verbeteren.

Prijzen:

IncoDocs vereenvoudigt import-/exportdocumentatie, waardoor de mondiale handelsefficiëntie wordt verbeterd. Prijs: $ 29/maand, 20% korting op jaarbasis. Geniet van een levenslang gratis basisabonnement. Stroomlijn, organiseer en versnel uw handel.

Link: https://incodocs.com/

---

7) Templafy

Templafy is een uitstekende oplossing voor documentbeheer. Ik heb de functies geanalyseerd en het maakte indruk op me met zijn vermogen om de juiste content aan werknemers te tonen op basis van hun rollen. De het dashboard is eenvoudig te navigeren en stelt u in staat om inhoud zonder gedoe te beheren. Tijdens mijn evaluatie zag ik hoe het DMS-gegevens rechtstreeks aan documenten koppelt, wat zorgt voor snellere workflows. Ik raad het aan voor bedrijven die hun documentenopslag nauwkeurig en betrouwbaar willen houden.

Met Templafy, opgericht in 2016, kunt u gegevens uit het DMS verbinden en combineren en biedt u een oplossing voor cloudopslag die ervoor zorgt dat u vanaf verschillende apparaten, zoals tablets en smartphones, toegang heeft tot documenten.

Kenmerken:

• Geautomatiseerde documentgeneratie: Ik kon volledig gevormde documenten compileren met behulp van op regels gebaseerde automatisering en GenAI. Dit is een van de gemakkelijkste manieren om up-to-date content uit interne bibliotheken of integraties van derden te halen.
• Gecentraliseerde inhoudsbibliotheken: Met Templafy hebt u toegang tot alle assets op één plek, wat geweldig is voor het bouwen van gepersonaliseerde bibliotheken. Dit kan helpen de efficiëntie te verbeteren zonder te hoeven switchen tussen verschillende applicaties.
• Beheer van e-mailhandtekeningen: Templafy helpt u bij het maken en beheren van e-mailhandtekeningen in een low-code-omgeving. Het is het beste om updates of campagnes snel uit te rollen zonder dat u IT-assistentie nodig hebt.
• Slimme sjablonen: Ik kan consistentie en naleving garanderen door automatisch visuele identiteit, merkrichtlijnen en juridische disclaimers in sjablonen op te nemen. Dit helpt u tijd te besparen en handmatige fouten in documenttypen te voorkomen.
• Dynamische inhoudintegratie: Het is een geweldige manier om noodzakelijke elementen te automatiseren door content uit interne en externe bibliotheken te halen. Dit stelt u in staat om efficiënt aan te passen en tegelijkertijd naleving te behouden waar nodig.
• Realtime sjabloonbeheer: Dit helpt u alles up-to-date te houden met gecentraliseerd templatebeheer. Het kan handig zijn om ervoor te zorgen dat alle gebruikers in realtime toegang hebben tot de nieuwste versies.
• Gebruikersbeheer: Het is essentieel om gebruikersprofielen en toegangsniveaus te beheren via een gecentraliseerd admin-paneel. Hiermee kunt u contentbeheer op een intuïtieve manier schalen en beveiligen.

Prijzen:

Templafy verbetert de efficiëntie bij het maken en beheren van documenten. Neem contact op met het salesteam voor prijzen.

Link: https://www.templafy.com/home/platform/

---

8) Bitrix24

Bitrix24 biedt een uitstekende oplossing voor teams die behoefte hebben aan software voor documentbeheerIk heb de functies ervan bekeken en ze zijn perfect voor kleine of grote teams. Het ondersteunt zowel cloud- als on-premise-systemen en biedt toegang tot broncode. Deze tool is handig om belangrijke bestanden op te slaan, waaronder video's, documenten en presentaties, voor privé- of gedeeld gebruik. Ik vond het versietrackingsysteem indrukwekkend voor het organiseren van bestanden.

Bitrix24, opgericht in 2012, biedt een hub voor documentbeheer met 5 GB gratis opslagruimte. Het slaat automatisch documenten op in uw account, ondersteunt meerdere bestandsformaten en biedt configureerbare toegangsrechten. Bitrix24 is perfect voor degenen die op zoek zijn naar een uitgebreide, veilige en efficiënte oplossing voor documentbeheer.

Kenmerken:

• Realtime samenwerking: Het is essentieel om naadloos teamwerk te hebben. Met Bitrix24 kunt u documenten gelijktijdig met collega's of externe gebruikers bewerken, zodat projecten up-to-date en georganiseerd blijven.
• Bestandsopslag en delen: Een geweldige manier om bestanden te beveiligen is door gebruik te maken van Bitrix24's bestandsopslagopties. Het helpt u moeiteloos bestanden op te slaan en te delen, terwijl u toegang vanaf desktops en mobiele apparaten verzekert.
• Versie geschiedenis: Met deze functie kunt u bewerkingen bijhouden via de versiegeschiedenis en documentvergrendeling helpt u onbedoelde wijzigingen tijdens kritieke updates te voorkomen. Het is het beste om de integriteit van gegevens te waarborgen.
• Toegangsrechten: Een goed idee om toegangsrechten te configureren om gevoelige gegevens te beschermen. Bitrix24 helpt u ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel kritieke documenten kan bekijken en bewerken.
• Documenten maken en bewerken: Ik kan documenten, spreadsheets en presentaties in realtime maken en bewerken met Bitrix24, dat formaten als docx, pptx en xlsx ondersteunt. Dit kan helpen om de samenwerking tussen teams effectiever te maken.
• Mobiele toegang: Het is handig om de mobiele app van Bitrix24 te gebruiken om onderweg toegang te krijgen tot documenten, deze te bewerken en te delen. Dit is perfect om productief te blijven buiten kantoor.
• Geautomatiseerde documentworkflows: Een van de meest effectieve manieren om documentgoedkeuringen te stroomlijnen is via de geautomatiseerde workflows van Bitrix24. Het helpt u consistentie en tijdige verwerking tussen teams te garanderen.

Prijzen:

Bitrix24 biedt betaalbare abonnementen vanaf $49 per maand. Profiteer van tot wel 20% korting op jaarlijkse betalingen. Ontdek met een gratis proefperiode van 30 dagen.

Link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

9) Bijnder

Bynder is een topkeuze voor contentbeheer. Ik heb de mogelijkheden voor documentbeheer getest en het maakte mijn workflows sneller en efficiënter. Het is geweldig voor professionals die snel video's moeten maken en deze aan hun teams moeten leveren. Ik raad aan om aandacht te besteden aan het vermogen om merkconformiteit te garanderen. Naar mijn ervaring is deze tool uitstekend voor het vereenvoudigen van assetbeheer.

Bynder werd opgericht in 2013 en wordt geprezen vanwege het versnellen en mogelijk maken van de levenscyclus van creatieve content veilig delen van bestanden, intern en extern. Het is geweldig voor organisaties die streven naar efficiënt, veilig contentbeheer en samenwerking.

Kenmerken:

• DigiTal Asset Management (DAM): Bynder helpt u bij het organiseren en beheren van assets zoals afbeeldingen, video's en documenten in één systeem. Dit kan helpen bij het stroomlijnen van workflows en het verzekeren van het meest effectieve gebruik van resources.
• Rich Media-ondersteuning: Ik kan met zekerheid zeggen dat Bynder geweldig is voor het beheren van complexe bestandstypen. Het stelt u in staat om afbeeldingen en video's met gemak te verwerken, wat de flexibiliteit van documentbeheer vergroot.
• Automatisch taggen van afbeeldingen: Met Bynder kunt u het taggen van afbeeldingen automatiseren met behulp van AI, waardoor het gemakkelijker wordt om bestanden efficiënt te categoriseren en te doorzoeken. Het is het beste voor het vereenvoudigen van repetitieve taken.
• Video afspelen: Ik kon Bynder gebruiken om moeiteloos videocontent te reviewen en eraan samen te werken, dankzij de directe afspeelfunctie. Dit is een geweldige optie voor teams die behoefte hebben aan naadloze videodeling.
• Gecentraliseerde bibliotheek: Het is essentieel om over een uniforme opslagplaats te beschikken. Met Bynder kunt u een veilige bibliotheek onderhouden voor consistente toegang door teams en een consistente organisatie van uw middelen.
• Merkconsistentie: Deze oplossing is geweldig om merkidentiteit te waarborgen met tools waarmee u materialen kunt afstemmen op uw merkrichtlijnen. Het kan nuttig zijn voor consistente berichtgeving.

Prijzen:

Bynder biedt een scala aan merk- en digitale asset managementfuncties. Neem contact op met het salesteam voor een prijsopgave.

Link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

10) FileNet Inhoudsbeheer

FileNet Content Manager is een opmerkelijke tool waarmee u waardevolle informatie uit documenten kunt halen. Ik heb de functies ervan bekeken en ontdekt dat het levert beveiligings-, opslag- en contentoplossingen op ondernemingsniveau naast workflows die eenvoudig te implementeren zijn. Ik kon veilig toegang krijgen tot meerdere content stores en merkte hoe het bestandsclassificatie naadloos automatiseert. Dit kan teams helpen die sneller en met minder gedoe willen samenwerken, waardoor het een superieure keuze is voor documentbeheer.

FileNet Content Manager, opgericht in 1982, stelt u in staat om naadloos contentservices te bouwen en te integreren in uw bedrijf via de API. Het profiteert van integraties zoals Salesforce en biedt sjablonen voor PowerPoint en e-mail.

Kenmerken:

• Inhoud vastleggen en indexeren: Met FileNet Content Manager kan ik automatisch documenten vastleggen, indexeren en organiseren, waardoor handmatige inspanning wordt verminderd. Dit is geweldig om naadloze toegang en ophalen te garanderen, vooral bij het werken met grote hoeveelheden data.
• Geavanceerde zoekmogelijkheden: Met FileNet Content Manager kunt u snel documenten vinden met behulp van metadata en full-text search. Dit helpt u om specifieke content efficiënt te vinden, wat geweldig is om tijd te besparen bij documentbeheertaken.
• AI-aangedreven contentinzichten: Het is essentieel om ongestructureerde data te analyseren, en FileNet Content Manager maakt dit mogelijk door AI-aangedreven tools te benutten. Dit helpt u inzichten te extraheren en contentclassificatie te automatiseren, wat een geweldige manier is om de productiviteit te verbeteren.
• Inhoudelijke samenwerking: Deze functie is perfect om realtime samenwerking te faciliteren. Ik kan eenvoudig documenten delen, bewerken en annoteren binnen FileNet Content Manager zonder te hoeven wisselen tussen tools. Het is een van de beste opties om teamwork te stroomlijnen.
• Veilige documentopslag: Het is nuttig om de beveiliging van gegevens te waarborgen met op rollen gebaseerde toegangscontroles en encryptie. FileNet Content Manager is gericht op het beschermen van gevoelige informatie en het handhaven van naleving van industriële regelgeving.
• Werkstroomautomatisering: Deze oplossing is geweldig voor het automatiseren van documentgerichte workflows. Met FileNet Content Manager kunt u de efficiëntie verbeteren en taken consistent beheren, wat de meest effectieve manier is om repetitieve processen te vereenvoudigen.
• Schaalbaar contentbeheer: Ik beschouw schaalbaarheid als essentieel bij het beheren van groeiende zakelijke behoeften. FileNet Content Manager biedt een geweldige manier om grote documentvolumes te verwerken met zijn schaalbare architectuur, waardoor het een perfecte oplossing is voor organisaties van alle groottes.

Prijzen:

FileNet Content Manager is een robuuste content management oplossing. Vraag een prijsopgave aan bij Sales.

Link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Zoho-projecten

Zoho Projects is een geweldige tool voor documentbeheer en samenwerking. Ik heb deze tool getest en vond hem uitstekend voor projecten plannen, taken toewijzen en contact houden met mijn team. Naar mijn mening is het een van de beste oplossingen voor het beheren van verschillende soorten bestanden zoals documenten, afbeeldingen, video's, rapporten en spreadsheets op één plek. Het is handig om de bestanden van uw organisatie te delen zonder enige complexiteit. Ik raad deze tool aan voor documentversies bijhouden en beheren met gemak. De zoekfunctie stelt u in staat om bestanden snel te vinden op basis van trefwoorden in de titel of inhoud, waardoor het een superieure keuze is.

Kenmerken:

• Gecentraliseerde bestandsopslag: Met Zoho Projects kunt u al uw bestanden, waaronder documenten, spreadsheets en afbeeldingen, op één centrale locatie beheren. Dit helpt u rommel te voorkomen en alles op één plek georganiseerd te houden.
• Versiebeheer: Ik kan bevestigen dat Zoho Projects een van de beste manieren biedt om wijzigingen, revisies en updates bij te houden. Het helpt u duidelijkheid te behouden over bestandsversies met gedetailleerde notities en auteursinformatie.
• Krachtige zoekhulpmiddelen: Het is essentieel om snel bestanden te vinden, en de krachtige zoekhulpmiddelen van Zoho Projects stellen u in staat om documenten te vinden met behulp van titels of trefwoorden. Dit kan helpen om projectworkflows te stroomlijnen.
• Realtime samenwerking: Met deze functie kunt u bestanden in realtime annoteren, becommentariëren en beoordelen. Het is een geweldige manier om miscommunicatie te verminderen en naadloos teamwerk te garanderen.
• Hiërarchische maporganisatie: Het is een goed idee om hiërarchische mappen te gebruiken in Zoho Projects. Hiermee kunt u bestanden ordenen op basis van de workflow van uw team, waardoor navigatie moeiteloos en intuïtief wordt.
• Auditlogboeken: Auditlogs in Zoho Projects helpen u transparantie en naleving te behouden. Dit kan helpen alle documentactiviteiten, inclusief bewerkingen en bezoeken, op een gestructureerde manier bij te houden.
• Geautomatiseerd workflowbeheer: Het automatiseren van repetitieve taken zoals het bijhouden van revisies is een van de makkelijkste manieren om tijd te besparen. Zoho Projects helpt u de efficiëntie te verbeteren door workflows naadloos te beheren.

Prijzen:

Zoho Projects biedt abonnementen vanaf $ 4.25 per maand, met een korting van 20% op jaarlijkse betalingen. Probeer het gratis met een proefperiode van 10 dagen. Er is geen creditcard vereist.

Link: https://www.zoho.com/projects/

Wat is een documentbeheersysteem?

Documentbeheersysteem is een cloudgebaseerde geautomatiseerde oplossing voor het maken, organiseren, delen en beveiligen van zakelijke documenten en bestanden. Hiermee kunt u probleemloos uw documentversie volgen. Dit cloudopslagsysteem biedt een snellere beoordelings- en goedkeuringsworkflow voor verschillende belanghebbenden op meerdere geografische locaties. Hiermee kunt u eenvoudig toegang krijgen tot zakelijke documenten vanaf tablets en smartphones.

Hoe hebben we de beste software voor documentbeheer gekozen?

At Guru99, we geven prioriteit aan geloofwaardigheid en streven ernaar om nauwkeurige, relevante en objectieve informatie te verstrekken. Na meer dan 110 uur te hebben besteed aan het onderzoeken van 39+ beste documentbeheersystemen, Ik heb de beste opties zorgvuldig geselecteerd, zowel gratis als betaald. Deze uitgebreide gids biedt een diepgaande Bekijk de functies, voor- en nadelen en prijzen van elk systeem, zodat u zeker weet dat u de juiste keuze maakt. vertrouwde inzichten nodig om een ​​weloverwogen beslissing te nemen. Bij het selecteren van de beste software voor documentbeheer of -controle zijn factoren als beveiliging, gebruikersinterface en integratiemogelijkheden cruciaal. Bekijk hieronder belangrijke factoren om ervoor te zorgen dat de software aansluit bij uw specifieke vereisten.

• Zoeken: U moet zoeken naar een grote verscheidenheid aan opties om snel de benodigde bestanden te vinden. Het is goed dat je hiermee documenten kunt zoeken op naam, inhoud, type en wijzigingsdatum.
• Eenvoudige bestandsstructuur: Het Document Management Systeem moet een eenvoudig te gebruiken bestandsstructuur hebben.
• Versiebeheer: Versiebeheer of versiebeheer is een belangrijke functie van documentbeheersoftware waarmee u wijzigingen in bestanden kunt bijhouden. Het beste DMS zou ook een archief van oude versies moeten bijhouden. Daarom kunt u de wijzigingen in documenten eenvoudig zien.
• Mobiele toegang: Je moet op zoek naar het Document Management Systeem dat toegankelijk is via tablets en smartphones. Hierdoor kun je vanaf elke plek bestanden bekijken, wijzigen en delen.
• integratie: Het documentbeheersysteem moet eenvoudig te integreren zijn met andere software die u al gebruikt, zoals CRM-software en e-mailclients.
• scanning: De documentbeheersoftware moet een functie voor het scannen van documenten bieden.
• Beveiliging: Het documentbeheersysteem moet u in staat stellen om aan een bepaalde gebruiker machtigingen toe te wijzen voor toegang tot mappen en bestanden.

Wat is de beste manier om documenten te archiveren?

Dit zijn de beste manieren om documenten te archiveren:

• Alfabetisch archiveringssysteem: De beste manier om documenten te archiveren is door uw documenten alfabetisch te ordenen. De naam van een map moet overeenkomen met de naam van de documenten.
• Numeriek archiveringssysteem: Bedrijven die een aantal documenten zoals facturen nodig hebben, moeten een numeriek archiveringssysteem opzetten.
• Categorie-indelingssysteem: U moet uw bestanden ordenen op basis van categorieën zoals persoonlijke gegevens, marketinggegevens, administratiegegevens en klantgegevens. Het is ook mogelijk om voor elke categorie subonderwerpen op te nemen, afhankelijk van uw behoefte.

Hoe werkt een elektronisch documentbeheersysteem?

Hier ziet u het werkproces van een documentbeheersysteem:

• Documenten vastleggen: De document capture-functie helpt u uw bestanden op te slaan, zodat u ze later gemakkelijk kunt vinden. Dit is mogelijk dankzij de indexeringsfunctie van DMS. U kunt ook wat metadata toevoegen om ze zonder gedoe te doorzoeken.
• Centrale documentenopslag: Een DMS heeft een centrale documentopslag. Dit is belangrijk voor het beheren en bewaren van documenten die van meerdere plaatsen komen.
• Documentopvraging en distributie: Een DMS omvat het ophalen en distribueren van documenten. Het is belangrijk ervoor te zorgen dat u uw documenten probleemloos kunt gebruiken en delen.

Wat zijn de implementatieopties voor documentbeheersoftware?

Er zijn twee implementatieopties voor Document Management Software: 1) Cloudgebaseerde software en 2) On-premise software.

1. Cloudgebaseerde software:

Cloudgebaseerde software wordt gehost via internet in plaats van op uw pc te worden geïnstalleerd. Hiermee kunt u vanaf elke locatie toegang krijgen tot uw documenten.

Cloudgebaseerde software kent de volgende implementatieopties:

• Het heeft lagere documentbeheerkosten en biedt eenvoudige schaalbaarheid.
• Gegevens worden opgeslagen op servers van derden. Dit zal de last van de controle ervan verminderen.
• Toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding.

2. On-premise software:

On-premise software zijn over het algemeen applicaties die op het lokale systeem worden geïnstalleerd. Hiermee kunt u uw gegevens eenvoudig configureren, beheren en controleren.

On-premise software heeft de volgende implementatieopties:

• Dit type software heeft hogere initiële kosten, maar kent geen terugkerende kosten.
• Het vergt een lange implementatietijd.
• Updates zijn de verantwoordelijkheid van de gebruiker.
• Al uw gegevens worden opgeslagen op zelfbeheerde servers, zodat gebruikers er goede controle over hebben.
• Het is aanpasbaar op het gebied van gegevenscontrole en beveiliging.

Vonnis

Software voor documentbeheer vereenvoudigt het veilig organiseren, opslaan en openen van bestanden. Ik vind het essentieel voor bedrijven die workflows willen stroomlijnen en de samenwerking in teams willen verbeteren. Het is een veilige, betrouwbare oplossing die versiebeheer, compliance en integratiefuncties biedt. Bekijk hieronder mijn oordeel over de best beoordeelde tools in deze categorie.

• Zoho WorkDrive: Een robuust platform dat Smart Search, onbeperkte versiebeheer, naadloze samenwerking en integratie met meer dan 5000 applicaties biedt. Het is veilig, gebruiksvriendelijk en ideaal voor bedrijven van alle groottes.
• Smartsheet: Een uitgebreide tool voor het automatiseren van workflows en het beheren van projecten met live rapportage- en integratieopties.
• Icedrive: Een veilige en kosteneffectieve oplossing met zero-knowledge encryptie, intelligente caching en betrouwbare functies voor het delen van bestanden.

Veelgestelde vragen