Apa itu Softphone? Ikhtisar, Definisi & Cara Mendapatkannya

Apa itu Softphone?

Softphone adalah program perangkat lunak pada komputer pribadi atau perangkat seluler yang digunakan untuk melakukan panggilan suara melalui VOIP alih-alih menggunakan handset.

Setelah aplikasi softphone diunduh dan diinstal pada ponsel cerdas atau desktop Anda, layar akan memiliki papan panggilan telepon yang akan terlihat seperti papan panggilan biasa pada telepon berkabel. Pengguna bisnis dapat melakukan panggilan di mana pun selama ada akses internet, sehingga meningkatkan mobilitas dan produktivitas bagi karyawan internal dan jarak jauh.

Bagaimana Cara Kerja Softphone?

Softphone berfungsi dengan cara yang sama seperti smartphone pada umumnya. Setelah Anda meluncurkan program, gunakan papan tombol virtual untuk menghubungi nomor ponsel. Anda juga dapat memilih seseorang dari daftar kontak ponsel atau komputer Anda, lalu menunggu koneksi.

Sistem telepon VoIP menyampaikan data suara ke penerima melalui internet. Mereka menggunakan codec, sebuah program perangkat lunak yang membagi data suara menjadi beberapa bagian dan mengubahnya menjadi kode biner. Kode ini berpindah dari satu komputer ke komputer lain dan “didekripsi” di pihak penerima.

Berikut ini adalah prasyarat untuk melakukan panggilan telepon melalui internet:

headphone VoIP
Desktop, komputer pribadi, dan ponsel
Konektivitas internet
Layanan VoIP seperti Skype, RingCentral dan sebagainya

Aplikasi softphone tidak terbatas pada komputer pribadi. Persyaratannya akan bervariasi antar perangkat keras, tetapi semuanya memerlukan akses ke internet.

Bagaimana cara menggunakan SoftPhone?

Berikut adalah langkah-langkah penting yang membantu Anda mempelajari cara menggunakan Softphone:

Langkah 1) Unduh Perangkat Lunak Softphone

Pertama, unduh dan instal aplikasi VoIP dari komputer bisnis atau perangkat seluler Anda. Setelah Anda menyelesaikan prosedur pengaturan dan mengonfigurasi pengaturan perangkat Anda, aplikasi akan siap digunakan dalam beberapa menit.

Langkah 2) Pastikan Internet Anda Stabil

Koneksi internet yang tidak stabil (DSL atau layanan kabel) dapat membuat Anda frustrasi saat melakukan atau menerima panggilan VoIP. Jadi, Anda perlu memastikan bahwa Anda terhubung ke internet yang stabil untuk mencegah Anda mengalami panggilan terputus-putus atau terputus.

Anda dapat mengubah kualitas layanan router Anda untuk memilih paket suara dibandingkan data yang tidak terlalu sensitif terhadap waktu. Kebanyakan penyedia softphone VoIP dapat melakukan hal ini secara virtual untuk Anda.

Langkah 3) Lengkapi semua persyaratan teknis

Ada beberapa persyaratan teknis lagi yang harus Anda penuhi.

Minimal satu codec harus menjadi standar di kedua ujungnya
Softphone hanya berinteraksi dengan perangkat lain yang menggunakan sejenis VoIP protokol
Softphone tidak hanya beroperasi pada komputer desktop dan telepon pintar tetapi dapat bekerja pada berbagai platform.

Perangkat lunak softphone memberikan pengalaman pengguna yang relatif sederhana. Perangkat lunak ini memungkinkan panggilan telepon ditransfer, ditahan, dan pesan suara dapat dikelola dengan cepat.

Fitur Softphone

Berikut fitur-fitur penting dari Softphone:

Daftar Kontak Bersama: Daftar ini membagikan koneksi Anda dengan kolega Anda atau bergabung dengan database kontak bisnis.
Less Equipment: Softphone membutuhkan perangkat keras yang jauh lebih sedikit dibandingkan telepon meja tradisional.
Tidak Ada Jalur Khusus: Pengurangan biaya yang signifikan bagi perusahaan Anda adalah tidak adanya jalur khusus.
Direktori Kontak: Anda seharusnya dapat melihat daftar kontak di Softphone Anda.
Panggilan Ekstensi: Softphone perusahaan berguna sebagai telepon meja, sehingga harus dapat terhubung dengan rekan kerja melalui panggilan ekstensi, khususnya untuk telekonferensi.
Kualitas Panggilan Unggul: Dengan prioritas bandwidth yang lebih besar dan teknologi router yang ditingkatkan, penundaan ucapan dan audio yang tidak dapat dipahami tidak menjadi masalah, dan Anda dapat menikmati kualitas panggilan yang unggul.
Pesan singkat: Anda dapat menggunakan obrolan instan melalui softphone untuk berkoordinasi lebih cepat dan menjawab masalah dengan cepat sekaligus mengurangi aksesibilitas secara signifikan setiap saat.
Panggilan Video: Panggilan video memungkinkan Anda berinteraksi dengan kru Anda. Untuk meningkatkan kerja sama, anggota tim dapat menggunakan alat seperti papan tulis virtual, berbagi layar, kontrol layar jarak jauh, dll.
Penahanan Panggilan dan ID Penelepon: Setiap kali agen menerima panggilan masuk saat sedang bertelepon dengan orang lain, fitur panggilan tunggu akan memperingatkan mereka.
Kontrol Volume & Bisu: Softphone bagus untuk menerima panggilan saat Anda tidak berada di tempat yang nyaman. Anda dapat menonaktifkan dan mengatur volume.
Konferensi Tiga Arah: Anda dapat melakukan panggilan konferensi tiga arah dengan dua kontak tambahan saat menggunakan softphone.

Bagaimana Cara Mengatur Softphone?

Menyiapkan jaringan telepon kabel perusahaan mungkin merupakan tugas yang memakan waktu dan terlalu rumit. Anda mungkin merasa instalasinya rumit dan membutuhkan ahli untuk mengakses tempat kerja Anda. Ini mungkin menghalangi tim Anda untuk menelepon selama prosedur instalasi yang panjang dan mengganggu.

Namun, Anda akan mendapatkan pengalaman yang lancar saat menggunakan sistem softphone, karena pengaturan pada ponsel atau PC tim Anda dapat dilakukan dalam hitungan menit.

Berikut langkah-langkah untuk meningkatkan Softphone:

Langkah 1) Ikuti petunjuk pengaturan dengan tim IT Anda, lalu unduh file penyedia softphone.

Langkah 2) Mulai proses instalasi dengan memilih ikon file.

Langkah 3) Selesaikan pengaktifan program dengan mengetuk softphone untuk memberikan simbol dua kali.

Menyiapkan Softphone Anda dan fitur terkait dengan cepat mungkin terdengar rumit, namun setelah tiga langkah sederhana, Anda akan dapat menawarkan pengalaman pengguna tingkat atas.

Karakteristik Penting Softphone

Berikut adalah beberapa karakteristik penting dari Softphone

Kehadiran: Softphone mengungkapkan apakah tim sedang offline, online, sedang rapat, atau sibuk. Anda dapat menelepon mereka setelah mengetahui waktu ketersediaannya atau beralih ke saluran yang lebih sesuai, seperti pesan instan.
Portabilitas: Karyawan jarak jauh, staf kantor internal, dan sering bepergian mungkin membawa telepon seluler perusahaan mereka ke mana-mana. Karyawan tidak harus tetap berada di tempat kerja mereka untuk menjawab panggilan telepon. Mereka dapat membuat dan menerima panggilan dari mana saja seolah-olah mereka sedang duduk di depan meja.
Privasi: Misalkan Anda ingin merahasiakan detail Anda, Anda dapat menggunakan perangkat lunak softphone untuk menanggapi panggilan kerja dari telepon pintar Anda, tetapi pisahkan detail dan kontak Anda. Dengan softphone, seluruh organisasi Anda berkomunikasi melalui koneksi pribadi.
Efisiensi: Softphone akan membantu Anda menggunakan beberapa fitur, termasuk pesan suara visual, pengalihan panggilan drag-and-drop, notifikasi panggilan masuk, dan pengaturan pesan suara ke email, melalui antarmuka pengguna (UI).
Konektivitas: Kemampuan untuk membawa Softphone Anda ke mana saja merupakan keuntungan yang signifikan. Anda dapat menginstal aplikasi Anda di PC baru dan menyertakannya di beberapa perangkat seluler. Bagian terbaiknya adalah Anda perlu memikirkan biaya pemindahan dan penggantian peralatan.

Kelebihan dan Kekurangan Softphone

Berikut kelebihan/kelebihan menggunakan softphone:

Panggilan dapat dilakukan atau diambil dari mana saja
Karyawan bisa menyembunyikan nomor telepon dan informasi pribadi
Menawarkan fitur tambahan seperti panggilan suara ke email
Anda dapat mengunduhnya ke beberapa perangkat
Ini menunjukkan ketersediaan tim dan apakah menyebutnya sebagai metode yang paling efisien waktu

Berikut kekurangan/kekurangan menggunakan softphone:

Kualitas koneksi internet Anda memengaruhi pembuatan dan penerimaan panggilan.
Anda dapat dikenakan biaya tambahan di muka tergantung pada penyedia VOIP Anda.
Menguasai cara kerja softphone mungkin memerlukan banyak waktu.

Softphone vs. Telepon Meja

Anda mungkin ragu apakah akan memilih telepon tradisional atau telepon lunak. Berikut perbandingan untuk membantu Anda memilih:

Telepon Tradisional:

Biaya awal yang besar: Telepon tradisional memerlukan telepon yang mahal, biaya untuk membangun saluran telepon, dan mungkin beberapa pemasangan kabel di gedung untuk mengakomodasi sistem. Pengeluaran awal ini tidak mempertimbangkan jumlah yang harus Anda keluarkan untuk mempertahankan atau menggantinya seiring waktu.
Fitur dan fungsionalitas dasar terbatas: Telepon rumah tradisional hanya menangani panggilan audio dan memerlukan peningkatan untuk panggilan konferensi.
Komunikasi terpadu: Memiliki sistem telepon tunggal untuk semua personel Anda sangatlah bermanfaat.
Memberikan informasi terbatas tentang penelepon karena Anda hanya dapat melihat ID penelepon dasar.

Ponsel lunak:

Biaya awal yang rendah: Softphone hanya memerlukan headset untuk semua pengguna, dan dilengkapi dengan fitur konferensi dan video tanpa biaya tambahan. Selain itu, Anda tidak perlu membeli software tambahan karena softphone sudah kompatibel dengan yang sudah ada CRMs.
Fitur dasar yang luas: Softphone masih mencakup berbagi pesan instan selama panggilan penting, penjadwalan telekonferensi dengan cepat, dan kemungkinan pesan suara ke email yang menawarkan ranah konektivitas baru yang tidak dapat ditandingi oleh ponsel yang sudah di-root.
Kemampuan jarak jauh: Softphone mungkin berguna jika Anda memiliki staf yang bekerja dari jarak jauh. Tim Anda dapat mengaktifkan penerusan panggilan ke ponsel cerdas mereka, mengakses aplikasi softphone dari belahan dunia mana pun, dan mengubah pengaturan hanya dengan menekan sebuah tombol. Dengan kemampuan menelepon dari mana saja, bahkan anggota tim jarak jauh pun akan menghadiri panggilan konferensi.
Memberikan informasi berguna: Ini memberikan informasi penting tentang penelepon, termasuk data panggilan sebelumnya.

Apa Perbedaan Antara VoIP dan Softphone?

Berikut beberapa perbedaan utama antara VOIP dan Softphone:

VoIP memungkinkan telepon IP fisik beroperasi dan terhubung ke jaringan.
Softphone adalah program perangkat lunak yang memberikan pengalaman bertelepon biasa menggunakan ponsel cerdas, perangkat genggam, atau komputer pribadi Anda.
A VoIP Fisik telepon dihubungkan ke port Ethernet dan memerlukan handset fisik.
Softphone murah untuk digunakan, dan setiap anggota tim dapat mengaksesnya tanpa perlu berada di sana secara fisik.

Cara Memilih Penyedia Softphone yang Tepat untuk Bisnis Anda

Berikut adalah hal penting yang perlu diingat saat memilih penyedia Softphone yang tepat untuk bisnis Anda:

Aplikasi Seluler Terintegrasi: Softphone harus didasarkan pada program softphone yang terintegrasi dan mudah digunakan. Ini harus mencakup jalur komunikasi, seperti panggilan, rapat video, dan pesan instan. Ini akan memungkinkan Anda untuk tetap terhubung dengan rekan kerja.
Saluran Telepon yang Cukup: Tentukan berapa banyak saluran telepon yang diinginkan perusahaan Anda dan pastikan juga bahwa pemasok softphone yang Anda pilih dapat mengirimkan jumlah saluran tersebut.
Tentukan Kemampuan Beradaptasi: Softphone harus mampu menawarkan informasi kontak yang dipersonalisasi dan beradaptasi dengan budaya bisnis tempatnya bekerja. Adaptasi tersebut mencakup kemampuan beroperasi di bawah tekanan dan selama jam sibuk.
Operating Kompatibilitas Sistem: Tidak semua softphone berfungsi dengan semua perangkat sistem operasi (OS), dan Anda harus memilih softphone yang kompatibel dengan OS Anda saat ini. (Windows, macOS, iOS, dan Android.
Kompatibilitas Protokol VoIP: Periksa apakah softphone Anda menggunakan protokol yang sama persis dengan layanan VoIP pilihan Anda. Protokol menentukan bagaimana data ditangani dan dipindahkan melalui jaringan apa pun. Jadi, memverifikasi bahwa softphone baru akan memenuhi kepatuhan VOIP sangatlah penting.
Pemecahan Masalah 24/7:Anda juga harus memastikan bahwa pemasok pilihan Anda memberikan bantuan teknis yang memadai. Anda pasti ingin memastikan bahwa seseorang akan ada untuk membimbing Anda, apa pun yang terjadi.
Keamanan: Sangat penting untuk menyelidiki tindakan pencegahan keamanan yang digunakan oleh setiap pemasok tertentu. Bahkan jika ada serangan, ancaman keamanan tidak lebih besar dari pengelola unduhan, pesan instan, atau penjelajah internet. Softphone tertentu rentan terhadap peretasan. Mengabaikan mekanisme keamanan Softphone dapat menyebabkan frustrasi di kemudian hari. Cari tahu tindakan keamanan apa yang telah diterapkan oleh pemasok softphone. Hasilnya dapat berupa paparan signifikan terhadap data sensitif Anda, yang mengakibatkan kerugian besar.
Struktur Harga dan Opsi Pembayaran:Softphone tidak mahal. Setiap pemasok menawarkan rencana harga dan pilihan pembayaran yang berbeda. Teliti dan evaluasi tarif berbagai pemasok serta layanan dan fitur mereka. Anda harus mempertimbangkan tingkat harga untuk jumlah koneksi dan apakah ada batas atas jumlah menit yang dapat digunakan bisnis. Anda harus menanyakan periode pengujian dalam kontrak dan memeriksa apakah layanan tersebut memenuhi harapan Anda.
Cakupan Lokal dan Internasional:Untuk tetap terhubung dengan konsumen, mendapatkan nomor telepon dan Softphone di satu lokasi dan dari satu penyedia layanan adalah hal yang menguntungkan. Hal ini dapat membantu menghemat waktu dan uang yang dihabiskan untuk dua penyedia dan sistem yang terpisah.

Ringkasan

Sistem softphone adalah program perangkat lunak yang berfungsi seperti telepon tradisional di komputer pribadi, tablet, atau ponsel pintar.
Ia menawarkan fitur terintegrasi seperti pesan instan, ID penelepon, panggilan konferensi, dan daftar kontak bersama.
Perusahaan mungkin lebih memilih softphone dibandingkan telepon meja bagi pekerja jarak jauh untuk mengurangi biaya pengaturan awal.
Anda harus memilih penyedia perangkat lunak softphone yang menawarkan masa percobaan.