Mi az a Softphone? Áttekintés, meghatározás és a beszerzés módja

Mi az a Softphone?

A Softphone egy szoftverprogram személyi számítógépen vagy mobileszközön, amellyel VOIP-on keresztül hanghívásokat kezdeményeznek kézibeszélő használata helyett.

Miután letöltötte és telepítette okostelefonjára vagy asztali számítógépére egy softphone-alkalmazást, a képernyőn megjelenik egy telefon tárcsázógombja, amely úgy néz ki, mint egy vezetékes telefon normál tárcsázója. Az üzleti felhasználók bárhol kezdeményezhetnek hívást, ahol van internet-hozzáférés, így nő a mobilitás és a termelékenység a házon belüli és távoli alkalmazottak számára.

Hogyan működik a softphone?

A szoftveres telefonok ugyanúgy működnek, mint egy átlagos okostelefon. A program elindítása után a virtuális tárcsázó segítségével tárcsázzon egy mobilszámot. Választhat valakit mobiltelefonja vagy számítógépe névjegyzékéből is, majd várja meg a csatlakozást.

A VoIP telefonrendszerek hangadatokat továbbítanak a vevőkészülékekhez az interneten keresztül. Kodeket használnak, egy szoftverprogramot, amely a hangadatokat darabokra osztja, és bináris kóddá alakítja. Ez a kód egyik számítógépről a másikra kerül, és a vevő végén „fejtődik”.

Az interneten keresztüli telefonálás előfeltételei a következők:

• VoIP fejhallgató
• Asztali számítógép, személyi számítógép és mobiltelefon
• Internetkapcsolat
• VoIP szolgáltatás, mint Skype, RingCentral stb.

A softphone alkalmazások nem korlátozódnak a személyi számítógépekre. A követelmények hardverenként változnak, de mindegyikhez internet-hozzáférés szükséges.

Hogyan kell használni a SoftPhone-t?

Íme a fontos lépések, amelyek segítenek megtanulni a Softphones használatát:

1. lépés) Töltse le a Softphone szoftvert

Először töltse le és telepítse a VoIP alkalmazást üzleti számítógépéről vagy mobileszközéről. Miután befejezte a beállítási eljárást és konfigurálta az eszköz beállításait, az alkalmazás néhány percen belül használatra kész lesz.

2. lépés: Győződjön meg arról, hogy az internet stabil

Az instabil internetkapcsolat (DSL vagy kábeles szolgáltatás) zavarhatja Önt VoIP-hívások kezdeményezése vagy fogadása során. Ezért gondoskodnia kell arról, hogy stabil internethez csatlakozzon, hogy elkerülje a szétszakadt vagy megszakadt hívásokat.

Módosíthatja az útválasztó szolgáltatási minőségét, hogy előnyben részesítse a hangcsomagokat a kevésbé időérzékeny adatokkal szemben. A legtöbb VoIP-szoftver-szolgáltató ezt gyakorlatilag meg tudja valósítani Ön helyett.

3. lépés) Teljesítse az összes műszaki követelményt

Van még néhány technikai követelmény, amelyeket teljesítenie kell.

• Minimum egy kodek legyen szabványos mindkét végén
• A softphone-ok csak más, hasonlót használó eszközökkel működnek együtt VoIP protokoll
• A szoftveres telefonok nem csak asztali számítógépeken és okostelefonokon működnek, hanem számos platformon működhetnek.

A Softphone szoftver viszonylag egyszerű felhasználói élményt biztosít. Lehetővé teszi a telefonhívások átvitelét, visszatartását, valamint a hangpostaüzenetek gyors kezelését.

A Softphone jellemzői

Íme a Softphone fontos tulajdonságai:

• Megosztott névjegylisták: Ezek a listák megosztják kapcsolatait kollégáival, vagy csatlakozhatnak egy üzleti kapcsolattartó adatbázishoz.
• Less Felszerelés: A szoftveres telefonokhoz sokkal kevesebb hardver kell, mint a hagyományos asztali telefonokhoz.
• Nincs dedikált vonal: Jelentős kiadáscsökkentést jelent cége számára a dedikált vonal hiánya.
• Kapcsolattartó címtár: Látnia kell egy névjegyzéket a Softphone-ján.
• Mellékhívás: A céges softphone-ok hasznosak asztali telefonként, így lehetővé kell tenni, hogy melléktárcsázással kapcsolódjanak a kollégákhoz, különösen telekonferenciák alkalmával.
• Kiváló hívásminőség: A nagyobb sávszélesség-prioritás és a továbbfejlesztett útválasztó technológia révén az érthetetlen beszéd- és hangkésések nem jelentenek problémát, és kiváló hívásminőséget élvezhet.
• Azonnali üzenetküldés: Használhatja az azonnali csevegést a softphone segítségével, hogy gyorsabban koordináljon és gyorsan válaszoljon a problémákra, miközben jelentősen csökkenti az állandó elérhetőséget.
• Videohívások: A videohívások segítségével kapcsolatba léphet a személyzettel. Az együttműködés fokozása érdekében a csapattagok olyan eszközöket használhatnak, mint a virtuális tábla, képernyőmegosztás, képernyő távvezérlés stb.
• Hívástartás és hívóazonosító: Amikor egy ügyintéző bejövő hívást kap, miközben éppen mással telefonál, a hívásvárakoztatás funkció figyelmezteti őt.
• Hangerőszabályozás és némítás: A softphone alkalmas arra, hogy hívásokat fogadjon, amikor éppen nincs megfelelő helyen. Elnémíthatja és beállíthatja a hangerőt.
• Háromoldalú konferencia: Háromirányú konferenciahívást bonyolíthat le két plusz kapcsolattal, miközben softphone-t használ.

Hogyan állíts be egy softphone-t?

Egy vállalat vezetékes telefonhálózatának beállítása időigényes és túlságosan bonyolult feladat lehet. Előfordulhat, hogy bonyolultnak találja a telepítést, és szakértőkre van szüksége ahhoz, hogy elérje munkahelyét. Ez megakadályozhatja, hogy csapata felhívja a hosszadalmas, zavaró telepítési folyamat során.

A softphone rendszer használata során azonban zökkenőmentes élményben lesz része, mivel a beállítás a csapat telefonján vagy számítógépén percek alatt megtörténik.

Íme a Softphone fokozásának lépései:

Step 1) Kövesse a telepítési utasításokat informatikai csapatával, majd töltse le a softphone-szolgáltató fájlját.

Step 2) Indítsa el a telepítési folyamatot a fájl ikon kiválasztásával.

Step 3) Fejezze be a program aktiválását a softphone megérintésével, hogy kétszer adja meg a szimbólumot.

A Softphone és a kapcsolódó funkciók gyors beállítása bonyolultnak tűnhet, de három egyszerű lépés után a legmagasabb szintű felhasználói élményt nyújthatja.

A Softphone fontos jellemzői

Íme néhány fontos jellemzője a Softphone-nak

• Jelenlét: A softphone-ok megmutatják, hogy egy csapat offline, online, egy értekezleten van-e vagy elfoglalt. Felhívhatja őket, ha ismeri a rendelkezésre állási idejüket, vagy áttérhet egy megfelelőbb csatornára, például az azonnali üzenetküldőre.
• Hordozhatóság: A távoli alkalmazottak, a házon belüli irodai alkalmazottak és a gyakran utazók bárhová magukkal hordhatják céges mobiltelefonjaikat. Az alkalmazottaknak nem kell a munkaállomásukon maradniuk, hogy válaszoljanak a telefonhívásokra. Bárhonnan kezdeményezhetnek és fogadhatnak hívásokat, mintha egy asztalnál ülnének.
• Privacy: Tegyük fel, hogy adatait bizalmasan szeretné megőrizni, használhat softphone szoftvert, hogy válaszoljon a munkahelyi hívásokra az okostelefonjáról, de hagyja külön adatait és névjegyeit. A softphone segítségével az egész szervezet privát kapcsolaton keresztül kommunikál.
• Hatékonyság: A softphones segítségével számos funkciót használhat, beleértve a vizuális hangpostaüzeneteket, a fogd és vidd híváskapcsolókat, a bejövő hívásokról szóló értesítéseket és a hangposta-e-mail beállítást a felhasználói felületen (UI).
• Csatlakoztathatóság: Jelentős előny, hogy bárhová magával viheti Softphone készülékét. Az alkalmazást telepítheti egy új számítógépre, és több mobileszközre is felveheti. A legjobb az egészben az, hogy aggódnia kell a berendezések áthelyezésének és cseréjének költségei miatt.

Előnyök és hátrányok Softphone

Íme a softphone használatának előnyei/előnyei:

• A hívások bárhonnan kezdeményezhetők vagy fogadhatók
• Az alkalmazottak megtehetik telefonszámok elrejtése és személyes adatok
• További funkciókat kínál, mint például a hang-e-mail hívás
• Több eszközre is letöltheti
• Megmutatja a csapat rendelkezésre állását, és azt, hogy a meghívásuk a legidőhatékonyabb módszer-e

Íme a softphone használatának hátrányai/hátrányai:

• Az internetkapcsolat minősége befolyásolja a hívások kezdeményezését és fogadását.
• A VOIP-szolgáltatótól függően további előzetes költségek merülhetnek fel.
• A softphone működésének elsajátítása sok időt igényelhet.

Softphones kontra asztali telefonok

Bizonytalan lehet, hogy a hagyományos telefont vagy a softphone-t választja. Íme az összehasonlítások, amelyek segítenek a választásban:

Hagyományos telefonok:

• Jelentős előzetes költségek: A hagyományos telefonok drága kézibeszélőket igényelnek, a telefonvonalak létesítéséért díjat kell fizetni, és esetleg át kell huzalozni az épületben a rendszerhez. Ezek a kezdeti kiadások nem veszik figyelembe azt az összeget, amelyet idővel fenntartani vagy helyettesíteni kell.
• Korlátozott alapfunkciók és funkciók: A hagyományos vezetékes telefon csak hanghívásokat kezel, a konferenciahívásokhoz pedig frissítésre van szükség.
• Egységes kommunikáció: Hasznos, ha egyetlen telefonrendszerrel rendelkezik az összes alkalmazottja számára.
• Korlátozott mennyiségű információt nyújt a hívókról, mert csak az alap hívóazonosítót láthatja.

Puhatelefonok:

• Alacsony előzetes költségek: A softphone-okhoz csak fejhallgató szükséges minden felhasználó számára, és további költségek nélkül jár hozzá konferencia- és videofunkciók is. Sőt, nem kell további szoftvert vásárolnia, mert a szoftverek kompatibilisek a meglévőkkel CRM.
• Kiterjedt alapfunkciók: A softphone-ok továbbra is tartalmazzák az azonnali üzenetek megosztását kritikus hívások során, a telekonferenciák gyors ütemezését, és a hangposta-e-mailek közötti kapcsolatok olyan új birodalmat kínálnak, amelyhez a rootolt telefonok nem férnek hozzá.
• Távoli képességek: A szoftveres telefonok hasznosak lehetnek, ha olyan munkatársai vannak, akik távolról dolgoznak. Csapata aktiválhatja a hívásátirányítást az okostelefonjára, elérheti a softphone alkalmazást a világ bármely pontjáról, és egy gombnyomással módosíthatja a beállításokat. A bárhonnan való hívás lehetőségével még távoli csapattagok is részt vehetnek a konferenciahívásokon.
• Hasznos információkkal szolgál: Fontos információkat nyújt a hívókról, beleértve a korábbi hívások adatait is.

Mi a különbség a VoIP és a softphones között?

Íme néhány fő különbség a VOIP és a Softphone között:

• A VoIP lehetővé teszi a fizikai IP-telefon működését és hálózathoz való csatlakozását.
• A softphone egy olyan szoftver, amely a szokásos telefonélményt nyújtja okostelefonja, kézi eszköze vagy személyi számítógépe használatával.
• A Fizikai VoIP A telefon Ethernet-porthoz csatlakozik, és fizikai kézibeszélőt igényel.
• A softphone-ok használata olcsó, és a csapat bármely tagja hozzáférhet anélkül, hogy fizikailag ott kellene lennie.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő softphone-szolgáltatót vállalkozása számára

Íme néhány fontos dolog, amelyet észben kell tartania, amikor kiválasztja a vállalkozása számára megfelelő szoftverszolgáltatót:

• Integrált mobil alkalmazások: A softphone-nak integrált, felhasználóbarát softphone programon kell alapulnia. Tartalmaznia kell a kommunikációs útvonalakat, például hívást, videomegbeszéléseket és azonnali üzenetküldést. Lehetővé teszi, hogy kapcsolatban maradjon munkatársaival.
• Elegendő telefonvonal: Határozza meg, hány telefonvonalat szeretne a vállalata, és gondoskodjon arról is, hogy az Ön által választott softphone-szállító el tudja szállítani ennyi vonalat.
• Határozza meg az alkalmazkodóképességet: A softphone-nak képesnek kell lennie arra, hogy személyre szabott kapcsolatfelvételi információkat kínáljon, és alkalmazkodjon a vállalkozás kultúrájához, amelyben dolgozik. Az adaptációk közé tartozik, hogy nyomás alatt és csúcsidőben is működjön.
• Operating rendszer kompatibilitás: Nem minden softphone működik mindegyikkel operációs rendszer (OS), és ki kell választania az aktuális operációs rendszerrel kompatibilis szoftvert. (Windows, macOS, iOS és Android.
• VoIP protokoll kompatibilitás: Ellenőrizze, hogy a szoftver pontosan ezt a protokollt használja-e preferált VoIP-szolgáltatásként. A protokollok határozzák meg az adatok kezelésének és áthelyezésének módját bármely hálózaton. Ezért elengedhetetlen annak ellenőrzése, hogy az új softphone megfelel-e a VOIP-kompatibilitásnak.
• 24 órás hibaelhárítás:Győződjön meg arról is, hogy az Ön által előnyben részesített szállító megfelelő műszaki segítséget nyújt. Győződjön meg arról, hogy valaki ott lesz, hogy vezesse, bármi történjék is.
• Biztonság: Nagyon fontos megvizsgálni az egyes szállítók által alkalmazott biztonsági óvintézkedéseket. Még ha vannak is támadások, a biztonsági fenyegetés nem nagyobb, mint a letöltéskezelők, az azonnali üzenetküldés vagy az internetfelfedezők. Egyes softphone-ok hajlamosak a hackelésre. A Softphone biztonsági mechanizmusainak figyelmen kívül hagyása később frusztrációhoz vezethet. Tudja meg, milyen biztonsági intézkedéseket vezetett be a softphone-szállító. Az eredmény az érzékeny adatok jelentős feltárása lehet, ami hatalmas veszteségekhez vezethet.
• Árszerkezet és fizetési lehetőségek:A puha telefonok olcsók. Minden szállító különböző árterveket és fizetési lehetőségeket kínál. Kutasson és értékeljen különböző beszállítók díjait, szolgáltatásaikat és jellemzőit. Figyelembe kell vennie a kapcsolatok számának díjszabását, és azt, hogy van-e felső határa a vállalkozás által felhasználható percek számának. Kérjen tesztelési időszakot a szerződésben, és ellenőrizze, hogy a szolgáltatás megfelel-e az elvárásoknak.
• Helyi és nemzetközi lefedettség:A fogyasztókkal való kapcsolattartás érdekében előnyös, ha telefonszámait és Softphone-ját egy helyen, egyetlen szolgáltatótól szerezheti be. Ezzel időt és pénzt takaríthat meg két külön beszállítóra és rendszerre.

Összegzésként

• A softphone rendszer egy olyan szoftver, amely hagyományos telefonként működik személyi számítógépen, táblagépen vagy okostelefonon.
• Integrált funkciókat kínál, például azonnali üzenetküldést, hívóazonosítót, konferenciahívást és megosztott névjegyzékeket.
• A vállalkozások előnyben részesíthetik a szoftveres telefont az asztali telefonnal szemben a távoli dolgozók számára, hogy csökkentsék a kezdeti beállítási költségeket.
• Olyan szoftverszolgáltatót kell választania, amely próbaidőszakot kínál.