¿Qué es RPA? Formulario completo, beneficios, herramientas de diseño y aplicación

¿Qué es RPA?

RPA (Automatización de Procesos Robóticos) que permite a las organizaciones automatizar tareas como si las estuviera realizando un ser humano en todas las aplicaciones y sistemas. El objetivo de RPA es transferir la ejecución de procesos de humanos a robots. La automatización robótica de procesos interactúa con la arquitectura de TI existente sin necesidad de una integración compleja de sistemas.

La automatización de RPA puede automatizar el flujo de trabajo, la infraestructura y los procesos administrativos, que requieren mucha mano de obra. Estos robots de software pueden interactuar con una aplicación interna, un sitio web, un portal de usuario, etc. RPA significa Automatización Robótica de Procesos. La automatización robótica de procesos es un programa de software que se ejecuta en la PC, computadora portátil o dispositivo móvil de un usuario final. Es una secuencia de comandos que los Bots ejecutan según un conjunto definido de reglas comerciales.

El objetivo principal del proceso de automatización de procesos robóticos es reemplazar las tareas administrativas repetitivas y aburridas realizadas por humanos con una fuerza laboral virtual. La automatización RPA no requiere el desarrollo de código, ni requiere acceso directo al código o base de datos de las aplicaciones.

En este tutorial de RPA para principiantes, cubriremos varios temas sobre la tecnología RPA.

¿Por qué la automatización robótica de procesos?

Considere el siguiente escenario en una empresa típica

1. El clima de negocios está en constante cambio. Una empresa necesita evolucionar continuamente sus procesos de productos, ventas, marketing, etc. para crecer y seguir siendo relevante.
2. Una empresa típica utiliza sistemas de TI múltiples y desconectados para ejecutar sus operaciones. Cuando el proceso de negocio cambia, estos sistemas de TI no se modifican con frecuencia debido a problemas de presupuesto, tiempo y complejidad de implementación. Por lo tanto, el proceso de negocio no refleja el proceso técnico reflejado en el sistema de TI.
3. Para superar esta deuda técnica y organizativa, se contrata una fuerza laboral humana para llenar el vacío entre los sistemas y los procesos. Ejemplo: Una empresa realizó cambios en el proceso de ventas de modo que se requiere un anticipo obligatorio del 50 % para confirmar la reserva de su producto. Pero esto aún no está codificado en el sistema informático. Un trabajador humano tendrá que verificar manualmente la factura y los detalles de pago y procesar el pedido de venta solo si se realiza un anticipo del 50 %.

¿El problema? — Humanos

Con cualquier cambio en el proceso de negocio, una empresa necesitaría contratar nuevos empleados o capacitar a los empleados existentes para mapear el sistema de TI y el proceso de negocio. Ambas soluciones requieren tiempo y dinero. Además, cualquier cambio exitoso en el proceso empresarial requerirá contratación o reentrenamiento.

Introduzca RPA

Con Robotic Automation, la empresa puede implementar trabajadores virtuales que imitan a los trabajadores humanos. En caso de un cambio en el proceso, un cambio en unas pocas líneas de código de software siempre es más rápido y económico que volver a capacitar a cientos de empleados.

Aquí hay algunas razones por las que la automatización robótica de procesos es ventajosa

• Un humano puede trabajar un promedio de 8 horas al día, mientras que los robots pueden trabajar 24 horas sin cansarse.
• La productividad promedio de los humanos es del 60%, con pocos errores en comparación con la productividad de los robots, que es 100% sin errores.
• Los robots realizan muy bien múltiples tareas en comparación con un ser humano.

Ejemplo de RPA

Considere el siguiente ejemplo en este tutorial de RPA sobre el proceso comercial de procesamiento de facturas

Descripción	¿Se puede automatizar mediante RPA?
Abra el correo electrónico de la factura del proveedor e imprímalo para tener registros	Sí
Escaneo de código de barras	Manual
Crear elemento de trabajo en un sistema de software heredado	Sí
Ingrese la orden de compra para recuperar facturas	Sí
¿Verificar que el nombre del proveedor sea correcto o no?	Sí
Factura clave, datos y monto	Sí
Emparejar orden de compra y factura	Sí
Compruebe si la cantidad coincide o no.	Sí
Si el monto coincide con la factura, calcule el impuesto	Sí
Procesamiento completo de facturas	Sí
Elemento de trabajo cerrado	Sí
Si el monto no coincide con Retener, siga con el proveedor	Sí
El proveedor acepta o reenvía la factura	Sí
Si el nombre del proveedor es incorrecto para retener un pase al equipo de excepción	Sí
Bandera para manejo de excepciones	Sí

Diferencias entre automatización de pruebas y RPA

Existen múltiples superposiciones entre una herramienta de automatización de pruebas y una herramienta de RPA. Por ejemplo, ambas controlan pantallas, teclados, mouse, etc., y tienen una arquitectura tecnológica similar. Pero a continuación se presentan las diferencias clave entre las dos.

Parámetro	Automatización de Pruebas	RPA
Objetivo	Reduzca el tiempo de ejecución de las pruebas mediante la automatización	Reducir el número de empleados a través de la automatización
Tarea	Automatizar casos de prueba repetitivos	Automatizar procesos comerciales repetitivos
Codificación	Conocimientos de codificación necesarios para crear scripts de prueba	No se requieren conocimientos de codificación ni guiados por asistentes.
Enfoque tecnológico	Admite un entorno de software limitado. Ejemplo: Selenium solo puede admitir aplicaciones web.	Admite una amplia gama de entornos de software
Ejemplo	Los casos de prueba están automatizados	La entrada de datos, formularios y procesamiento de préstamos están automatizados.
Applicación	La automatización de pruebas se puede ejecutar en entornos de control de calidad, producción, rendimiento y UAT.	La RPA generalmente se ejecuta solo en entornos de producción.
Implementación	Puede automatizar un producto.	Puede automatizar tanto un producto como un servicio.
Usuarios	Limitado a usuarios técnicos.	Puede ser utilizado de forma generalizada por todas las partes interesadas.
Rol	Actúa como asistente virtual.	Actúa como una fuerza laboral virtual.
AI	Puede ejecutar sólo lo que está codificado.	Muchas herramientas RPA vienen con un motor de inteligencia artificial que puede procesar información como un humano.

Nuevamente, las herramientas RPA como UIPath y Blueprism se pueden utilizar para la automatización de pruebas. Viceversa, las herramientas de automatización avanzadas como UFT se pueden utilizar para la automatización robótica de procesos si tiene buenas habilidades de codificación. Pero las herramientas RPA son más adecuadas para su propósito.

Metodología de implementación de RPA

En este tutorial de Automatización Robótica de Procesos, aprenderemos la metodología de implementación de RPA.

Metodología de implementación de RPA

Planificación

En esta fase, debe identificar los procesos que desea automatizar. La siguiente lista de verificación le ayudará a identificar el proceso correcto.

• ¿El proceso es manual y repetitivo?
• ¿El proceso está basado en reglas?
• ¿Los datos de entrada están en formato electrónico y son legibles?
• ¿Se puede utilizar el sistema existente tal como está sin cambios?

A continuación, se detallan los pasos de la fase de planificación.

• El equipo del proyecto de configuración finaliza los cronogramas y el enfoque de implementación.
• Acordar el diseño de soluciones para la realización de procesos de Automatización Robótica de Procesos.
• Identifique un mecanismo de registro que debería implementarse para encontrar problemas con los bots en ejecución.
• Se debe definir una hoja de ruta clara para ampliar la implementación de RPA.

Desarrollo

En esta fase, usted desarrolla los flujos de trabajo de automatización según el plan acordado. Al estar guiada por un asistente, la implementación es rápida.

Pruebas

En esta fase, ejecuta ciclos de pruebas de RPA para que la automatización dentro del alcance identifique y corrija defectos.

Soporte y mantenimiento

Proporcione soporte continuo después de la puesta en funcionamiento y ayude en la resolución inmediata de defectos. Siga las pautas generales de mantenimiento con roles y responsabilidades con los equipos de soporte empresarial y de TI.

Mejores prácticas de implementación de RPA

Este tutorial de RPA enseñará sobre las mejores prácticas para implementar la automatización de RPA.

• Se debe considerar el impacto comercial antes de optar por el proceso RPA.
• Defina y céntrese en el ROI deseado.
• Concéntrese en dirigirse a grupos más grandes y automatizar procesos grandes e impactantes.
• Combine RPA atendida y desatendida.
• Un mal diseño y una gestión del cambio pueden causar estragos.
• No olvide el impacto en las personas.
• La gobernanza del proyecto es lo más importante en el proceso de RPA. Se debe garantizar el cumplimiento de las políticas, las empresas y el gobierno.

Uso general de RPA

A continuación se muestran algunos usos generales de la automatización robótica de procesos:

1. Emula la acción humana:

Emula la ejecución humana del proceso repetitivo utilizando diversas aplicaciones y sistemas.

2. Realizar tareas repetidas de gran volumen:

La automatización de procesos robóticos puede simular fácilmente la reintroducción de datos de un sistema a otro. Realiza tareas como entrada de datos, copiar y pegar.

3. Realizar múltiples tareas:

OperaPrueba múltiples y complejas tareas en varios sistemas. Esto ayuda a procesar transacciones, manipular datos y enviar informes.

4. Integración del sistema 'virtual':

En lugar de desarrollar una nueva infraestructura de datos, este sistema de automatización puede transferir datos entre sistemas dispares y heredados conectándolos a nivel de interfaz de usuario.

5. Generación automatizada de informes:

Automatiza la extracción de datos para desarrollar informes precisos, efectivos y oportunos.

6. Validación y auditoría de la información:

Resuelve y verifica datos entre diferentes sistemas para validar y verificar la información para proporcionar resultados de cumplimiento y auditoría.

7. Gestión técnica de la deuda:

Ayuda a reducir la deuda técnica al reducir la brecha entre sistemas, evitando la introducción de implementaciones personalizadas.

8. Gestión de productos:

Ayuda a cerrar la brecha entre los sistemas de TI y las plataformas de gestión de productos relacionados mediante la actualización de ambos sistemas.

9 Seguro de calidad:

Puede ser beneficioso para QA procesos que cubren pruebas de regresión y automatización de escenarios de casos de uso del cliente.

10. Migración de datos:

Permite la migración de datos automatizada a través de sistemas que no es posible utilizando medios tradicionales, como documentos, hojas de cálculo u otros archivos de datos de origen.

11. Soluciones para brechas:

La automatización robótica llena los vacíos con deficiencias en el proceso. Incluye muchas tareas sencillas, como restablecer contraseñas; Restablecimientos del sistema, etc.

12. Revpronóstico final:

Actualización automática de estados financieros para predecir la previsión de ingresos.

Aplicación de RPA

A continuación se presentan importantes aplicaciones de la automatización robótica de procesos.

Industria	Uso
Cuidado de la Salud	Registro de pacientes BillIng.
HR	Trámites de incorporación de nuevos empleados proceso de nómina Contratación de candidatos preseleccionados
Opciones	Procesamiento y liquidación de reclamaciones Información premium
Fabricación y venta minorista	Billde material Cálculo de Ventas
Telecon	Gestión de órdenes de servicio Informes de calidad
Viajes y logística	Reserva de entradas detalles del pasajero Contabilidad
Servicios bancarios y financieros	Activación de tarjetas Reclamaciones de fraude Descubrimiento
Gobierno	Cambio de dirección Renovación de licencia
Infrastructure	Procesamiento de problemas Configuración de cuenta y comunicación.

Herramientas RPA: automatización robótica de procesos

Selección de los Herramienta RPA Debe basarse en los siguientes 4 parámetros:

1. Data: Fácil de leer y escribir datos comerciales en múltiples sistemas

2. Tipo de Tareas realizadas principalmente: Facilidad para configurar procesos basados ​​en reglas o basados ​​en conocimiento.

3. Interoperabilidad: Las herramientas deberían funcionar en múltiples aplicaciones

4. AI: Soporte de IA incorporado para imitar a los usuarios humanos

Herramientas de automatización robótica populares:

1) prisma azul

Blue Prism es un software de automatización de procesos robóticos que ofrece a las empresas y organizaciones una fuerza laboral digital ágil.

Enlace de descarga:

2) Automatización en cualquier lugar

Automation Anywhere es un desarrollador de software de automatización de procesos robóticos (RPA).

Enlace de descarga:

Más información sobre Automation Anywhere.

3) UiPath

UiPath es un software de automatización robótica de procesos. Ayuda a las organizaciones a automatizar eficientemente los procesos comerciales.

Enlace de descarga:

Más información sobre UiPath.

Beneficios de RPA

Algunos beneficios que RPA puede brindarle a su organización:

1. Es posible automatizar fácilmente un gran número de procesos.
2. Los costos se reducen significativamente ya que la RPA se encarga de la tarea repetitiva y ahorra tiempo y recursos valiosos.
3. No se necesitan conocimientos de programación para configurar un robot de software. Por lo tanto, cualquier personal no técnico puede configurar un bot o incluso registrar sus pasos para automatizar el proceso.
4. La automatización robótica de procesos respalda y permite todos los procesos de cumplimiento regulares con auditorías sin errores.
5. El software robótico puede modelar e implementar rápidamente el proceso de automatización.
6. Se realiza un seguimiento de los defectos para cada historia de caso de prueba y el sprint.
7. Gestión eficaz y fluida de compilación y lanzamiento
8. Visibilidad en tiempo real del descubrimiento de errores/defectos
9. No hay actividad humana, lo que significa que no hay necesidad de tiempo para la formación.
10. Los robots de software no se cansan y aumentan, lo que ayuda a aumentar la escalabilidad.

Desventajas de la RPA

No olvidemos algunas desventajas del proceso RPA:

1. El bot está limitado a la velocidad de la aplicación.
2. Incluso los pequeños cambios realizados en la aplicación de automatización requerirán una reconfiguración de los robots.

Mitos de la RPA

1. Se requiere codificación para utilizar el software RPAEso no es cierto. Para utilizar las herramientas de automatización robótica de procesos, es necesario comprender cómo funciona el software en el front-end y cómo se puede utilizar para la automatización.

2. El software RPA no requiere supervisión humana, y esto es una ilusión porque se necesitan humanos para programar el robot RPA, darles tareas para la automatización y administrarlas.
3. Sólo las grandes empresas pueden permitirse el lujo de implementar RPA Las organizaciones pequeñas y medianas pueden implementar RPA para automatizar sus negocios. Sin embargo, el coste inicial será elevado pero se recuperará en 4-5 años.
4. RPA es útil sólo en industrias que dependen en gran medida del software.

RPA puede generar facturas automatizadas, recibos, servicios telefónicos, etc., que se utilizan en todas las industrias independientemente de su exposición al software.

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¿Cómo construyen las herramientas de diseño robots para aplicaciones de automatización robótica de procesos (RPA)?

Hay algunas formas en que las herramientas de diseño pueden construir robots para una aplicación RPA.

• Una forma es utilizar un lenguaje de programación para crear los robots. Este enfoque se utiliza cuando la herramienta de diseño tiene acceso a un sistema robótico preexistente o cuando el programador está familiarizado con el código base de la robótica.
• Otro método es utilizar un constructor de robots disponible en el mercado. Estas herramientas permiten a los diseñadores arrastrar y soltar objetos en una pantalla, y el robot creará automáticamente el código correspondiente. Este enfoque es útil cuando no existe un sistema robótico preexistente o cuando el programador no accede al código robótico.
• Finalmente, algunas herramientas de diseño incluyen robots integrados que permiten a los usuarios crear prototipos y probar sus diseños con robots rápidamente. Este enfoque es útil cuando ya existe un sistema robótico disponible.

Resum

• El significado de RPA o la forma completa de RPA es Automatización de procesos robóticos.
• La automatización robótica de procesos permite a las organizaciones automatizar tareas tal como las haría un ser humano en todas las aplicaciones y sistemas.
• El objetivo principal del proceso de automatización de procesos robóticos es reemplazar las tareas administrativas repetitivas y aburridas realizadas por humanos, con una fuerza laboral virtual.
• La productividad promedio de los humanos es del 60% con pocos errores en comparación con la productividad del robot, que es del 100% sin errores.
• Se debe considerar el impacto comercial antes de optar por el proceso RPA.
• Existen múltiples superposiciones entre una herramienta de automatización de pruebas y una herramienta RPA. Aunque siguen siendo diferentes
• La implementación de RPA tiene 4 fases 1) Planificación 2) Desarrollo 3) Pruebas 4) Soporte y mantenimiento
• RPA se utiliza en una amplia gama de industrias como atención médica, seguros, banca, TI, etc.