Εκτίμηση Κόστους Έργου και Προϋπολογισμός στη Διαχείριση Έργων

Το κόστος του έργου μπορεί να εκτιμηθεί από διάφορες πηγές διεργασιών (Παραδείγματα παρακάτω)

• Δημιουργία δομής ανάλυσης εργασίας (WBS)
• Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος
• Σχεδιάστε το ανθρώπινο δυναμικό
• Προσδιορισμός κινδύνων

Οι εισροές της διαχείρισης κόστους περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Χάρτης έργου
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ, η έξοδος αυτού είναι

• Σχέδιο Διαχείρισης Κόστους.

Η δημιουργία εκτίμησης και κοστολόγησης για το έργο είναι ένα εξαιρετικά κρίσιμο μέρος οποιουδήποτε έργου διαχείριση έργου. Διάφορα πράγματα λαμβάνονται υπόψη κατά τον υπολογισμό του προϋπολογισμού για το έργο, όπως το κόστος εργασίας, η απόκτηση απαραίτητου εξοπλισμού, το κόστος υλικών κ.λπ.

Τι είναι η εκτίμηση κόστους έργου;

Η Εκτίμηση Κόστους Έργου ορίζεται ως η διαδικασία προσέγγισης των συνολικών δαπανών του έργου. Η ακρίβεια της εκτίμησης κόστους και του προϋπολογισμού σε διαχείριση έργου εξαρτάται από την ακρίβεια και τις λεπτομέρειες του αντικειμένου του έργου, που είναι η βασική γραμμή πεδίου. Το πεδίο εφαρμογής θα καθορίσει επίσης τυχόν περιορισμούς όπως ημερομηνία, πόρους ή προϋπολογισμό. Το μητρώο κινδύνων θα βοηθήσει στον υπολογισμό των τύπων εκτίμησης του κόστους, των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν πίσω από την ενδεχόμενη ενέργεια και των δαπανών που πραγματοποιήθηκαν για την αντιμετώπιση των κινδύνων.

Για να υπολογίσετε το κόστος του έργου πρέπει να κατηγοριοποιήσετε διάφορους τύπους κόστους σε κατηγορίες όπως

• Κόστος εργασίας
• Το κόστος εξοπλισμού
• Κόστος προμηθειών
• Κόστος ταξιδιού
• Κόστος εκπαίδευσης
• Γενικά έξοδα κ.λπ.

Τεχνικές που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση του κόστους του έργου

Υπάρχουν ορισμένες τεχνικές που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση του κόστους ενός έργου, όπως: κρίση εμπειρογνωμόνων, εκτίμηση τριών σημείων, ανάλυση αποθεματικών και κόστος ποιότητας.

Ωστόσο, για την εκτίμηση του κόστους του έργου, τυπικά υπάρχουν λίγες κύριες μέθοδοι (τεχνικές) που χρησιμοποιούνται ως εξής:

Ανάλογη Εκτίμηση

Αυτή η τεχνική εκτίμησης βασίζεται σε κρίσεις ειδικών και σε πληροφορίες που βασίζονται σε παρόμοια προηγούμενα έργα. Όπου έχει γίνει προηγουμένως παρόμοιο κόστος έργου υπολογίζεται με συν ή πλην 20% για υπάρχον έργο.

Παραμετρική εκτίμηση

Προηγούμενα δεδομένα ή αρχεία χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση του κόστους για το τρέχον έργο.

Εκτίμηση από κάτω προς τα πάνω

Αφού ορίσετε το πεδίο εφαρμογής του έργου, είναι η πιο αξιόπιστη μορφή τεχνικής. Σε αυτήν την τεχνική, με βάση το WBS, υπολογίζετε το κόστος για κάθε πόρο ή παραδοτέο.

Ομοίως, υπάρχουν και άλλες μέθοδοι (τεχνικές) που θα μπορούσαν να είναι χρήσιμες για την εκτίμηση του κόστους όπως η εκτίμηση PERT, η ανάλυση προσφοράς προμηθευτή κ.λπ.

Προγραμματισμός Προϋπολογισμού Έργου

Ο κύριος σκοπός αυτής της δραστηριότητας είναι η διάθεση και η εξουσιοδότηση των χρηματικών πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου. Το κύριο προϊόν για τον καθορισμό του προϋπολογισμού περιλαμβάνει τη βασική γραμμή απόδοσης κόστους. Δεν προσδιορίζει μόνο το κόστος που θα προκύψει αλλά και το πότε θα πραγματοποιηθεί το κόστος. Οι εισροές για τον προσδιορισμό του προϋπολογισμού περιλαμβάνουν τις ακόλουθες μεθόδους προϋπολογισμού διαχείρισης έργου:

• Εκτιμήσεις κόστους δραστηριότητας
• Βάση για εκτιμήσεις
• Βασική γραμμή πεδίου
• Προγραμματισμός έργου
• Ημερολόγια πόρων
• Συμβάσεις
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι

• Βασική γραμμή απόδοσης κόστους
• Απαιτήσεις χρηματοδότησης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Ο προϋπολογισμός του έργου πραγματοποιείται παράλληλα με τη διαδικασία προγραμματισμού του έργου. Εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τρία συστατικά –

• Εκτίμηση κόστους
• Διάρκεια εργασιών
• Κατανεμηθέντες πόροι

Κατά τη διάρκεια του προϋπολογισμού και της κοστολόγησης του έργου, ο διαχειριστής έργου επικοινωνεί με διαφορετικούς ανθρώπους που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση των εργασιακών προσπαθειών καθώς και για την εκτίμηση του κόστους του έργου.

Θα χρησιμοποιήσει διάφορες προοπτικές έργου, όπως η δομή ανάλυσης εργασιών του έργου, οι εκτιμήσεις κόστους, τα ιστορικά δεδομένα και αρχεία, οι πληροφορίες πόρων και οι πολιτικές.

Χωρίς αξιολόγηση κινδύνου, η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού δεν ολοκληρώνεται. Η διαδικασία αξιολόγησης κινδύνου λαμβάνει υπόψη παράγοντες όπως η έλλειψη χρόνου, η διαθεσιμότητα πόρων, η εμπειρία της ομάδας ανάπτυξης, η χρησιμοποιούμενη τεχνολογία κ.λπ. Η εκτίμηση κινδύνου μπορεί να είναι ένα ποσό μεταξύ 25 και 30 τοις εκατό του συνολικού κόστους του έργου.

Σχέδιο Διαχείρισης Ποιότητας Έργου

Η ομάδα διαδικασιών διαχείρισης ποιότητας αποτελείται από τρεις διαδικασίες,

Ποιότητα σχεδίου

Σχέδιο Η διαδικασία ποιότητας περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των προτύπων ποιότητας που σχετίζονται με το έργο και του τρόπου εκπλήρωσής τους. Περιλαμβάνει επίσης τον προσδιορισμό μετρήσεων ποιότητας και τυπικών μέτρων για τις διαδικασίες του έργου, τις απαιτήσεις συμμόρφωσης με τους κανονισμούς, τη λειτουργικότητα του προϊόντος, την τεκμηρίωση κ.λπ.

Οι εισροές της διαχείρισης ποιότητας του σχεδίου περιλαμβάνει

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μητρώο ενδιαφερομένων
• Μητρώο κινδύνου
• Τεκμηρίωση απαιτήσεων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα για τη διαχείριση ποιότητας είναι

• Σχέδιο διαχείρισης ποιότητας
• Σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας
• Μετρήσεις ποιότητας
• Λίστες ελέγχου ποιότητας
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Διασφάλιση Ποιότητας

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει κυρίως δύο δραστηριότητες, πρώτα την ανάλυση της ποιότητας του έργου και τη βελτίωση της ποιότητας του έργου. Είναι μια διαδικασία ελέγχου των απαιτήσεων ποιότητας και των αποτελεσμάτων από τη μέτρηση ποιοτικού ελέγχου για να διασφαλιστεί ότι τα πρότυπα ποιότητας διατηρούνται σε όλη τη διαδικασία. Η εισροή για αυτό θα είναι ίδια με την έξοδο της διαχείρισης ποιότητας του σχεδίου ενώ η

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας θα είναι

• Αλλαγή αιτήματος
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις στοιχείων της διαδικασίας του οργανισμού

Ποιότητα

Αυτό θα διεξαχθεί για τον έλεγχο της ποιότητας καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. Καθορίζει πώς το πρότυπο ποιότητας μπορεί να συμμορφωθεί με τα καθορισμένα πρότυπα ποιότητας. Η έξοδος του Διασφάλιση Ποιότητας θα είναι η είσοδος για τον ποιοτικό έλεγχο. Ενώ η έξοδος θα

• Μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου
• Επικύρωση αλλαγών
• Επαληθευμένα παραδοτέα
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού Έργου

Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει τη διαδικασία οργάνωσης, διαχείρισης και καθοδήγησης της ομάδας έργου. Αποτελείται από άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί ρόλοι και αρμοδιότητες για την ολοκλήρωση του έργου. Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού θα ασχοληθεί με τέσσερις διαδικασίες.

Ανάπτυξη σχεδίου ανθρώπινου δυναμικού

Αυτό το στάδιο καθορίζει τους ρόλους και τις ευθύνες του έργου, τα οργανογράμματα του έργου και το σχέδιο διαχείρισης του προσωπικού

Η συμβολή για αυτό θα

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα για αυτό θα είναι

• Σχέδιο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού

Αποκτήστε ομάδα έργου

Αυτό το στάδιο επιβεβαιώνει τη διαθεσιμότητα του ανθρώπινου δυναμικού και την απόκτηση της απαραίτητης ομάδας για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του έργου. Η είσοδος για αυτό το στάδιο θα ήταν η έξοδος από το προηγούμενο βήμα. Ενώ η έξοδος αυτού του σταδίου θα ήταν

• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Ημερολόγια πόρων
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Αναπτύξτε την ομάδα έργου

Σε αυτό το στάδιο, η εστίαση είναι η βελτίωση της αποτελεσματικότητας της ομάδας, η αλληλεπίδραση των μελών της ομάδας και η βελτίωση της συνολικής απόδοσης της ομάδας και του έργου. Η είσοδος για αυτό το στάδιο θα ήταν η έξοδος από το προηγούμενο βήμα. Ενώ η έξοδος για αυτό το στάδιο θα ήταν

• Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
• Ενημερώσεις περιβαλλοντικών παραγόντων της επιχείρησης

Διαχείριση της ομάδας έργου

Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την παρακολούθηση της απόδοσης των μελών της ομάδας, την επίλυση προβλημάτων, την παροχή σχολίων και τη διαχείριση μιας ομάδας για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης του έργου. Η είσοδος για αυτό το στάδιο θα ήταν η έξοδος από το προηγούμενο βήμα. Ενώ η έξοδος για αυτό το στάδιο θα ήταν

• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιβαλλοντικών παραγόντων της επιχείρησης
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Διαχείριση Επικοινωνίας Έργου

Εδώ, Επικοινωνία Έργου δεν σημαίνει προφορική αλληλεπίδραση μεταξύ τους, αλλά αποτελεσματική μετάδοση πληροφοριών σχετικά με το έργο με την ομάδα του έργου, τους ενδιαφερόμενους φορείς, τους διαχειριστές του έργου, κ.λπ. -μέσω κ.λπ.

Αυτό το τμήμα καλύπτει κυρίως πέντε τομείς

Επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη

Είναι η διαδικασία ανάπτυξης μιας προσέγγισης για την αποτελεσματική επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη και την κατανόηση των απαιτήσεών τους. Η συμβολή για αυτό θα ήταν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μητρώο ενδιαφερομένων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος για αυτό θα είναι

• Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Διαχείριση Επικοινωνιών

Είναι η διαδικασία αποθήκευσης, διανομής, συλλογής και ανάκτησης πληροφοριών έργου σύμφωνα με ένα σχέδιο επικοινωνίας. Η συμβολή αυτού του σταδίου θα ήταν

• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας

Ενώ η έξοδος θα ήταν

• Επικοινωνίες έργου
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Επικοινωνίες ελέγχου

Είναι η διαδικασία ελέγχου και παρακολούθησης της επικοινωνίας σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου. Η εισαγωγή για αυτό το στάδιο θα ήταν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Επικοινωνίες έργου
• Μητρώο ζητημάτων
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος αυτού του σταδίου θα ήταν

• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις οργανωτικής διαδικασίας

Περίληψη

Η διαχείριση κόστους είναι η διαδικασία σχεδιασμού και αποτελεσματικού ελέγχου του κόστους του έργου. Ο προϋπολογισμός κόστους στη διαχείριση έργου σάς βοηθά να καταγράφετε και να παρακολουθείτε τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν μετά το έργο.

Για να δούμε ότι το έργο σας έχει ολοκληρωθεί σε ένα δεδομένο χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό, θα δούμε ποιος παράγοντας κινδύνου πρέπει να μετριαστεί στο επόμενο σεμινάριο.

Ως Εκτίμηση Κόστους και Προϋπολογισμός Έργου ορίζεται η διαδικασία προσέγγισης των συνολικών δαπανών του έργου.