Εκτίμηση Κόστους Έργου και Προϋπολογισμός στη Διαχείριση Έργων

Διαχείριση Κόστους Έργου

Διαχείριση Κόστους Έργου ορίζεται ως η διαδικασία σχεδιασμού και ελέγχου του κόστους και του προϋπολογισμού του έργου αποτελεσματικά και αποδοτικά. Ορίζει το κόστος που απαιτείται για κάθε παραδοτέο του έργου. Περιλαμβάνει διάφορες λειτουργίες της διαχείρισης έργου, όπως εκτίμηση, έλεγχο εργασιών, συλλογή δεδομένων πεδίου, προγραμματισμό, λογιστική, σχεδιασμό και άλλα.

Το κόστος του έργου μπορεί να εκτιμηθεί από διάφορες πηγές διεργασίας (παραδείγματα παρακάτω):

• Δημιουργία δομής ανάλυσης εργασίας (WBS)
• Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος
• Σχεδιάστε το ανθρώπινο δυναμικό
• Προσδιορισμός κινδύνων

Τα στοιχεία που λαμβάνονται υπόψη για τη διαχείριση κόστους περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Χάρτης έργου
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος αυτού είναι:

• Σχέδιο Διαχείρισης Κόστους

Η δημιουργία εκτίμησης και κοστολόγησης για ένα έργο είναι ένα εξαιρετικά κρίσιμο μέρος οποιουδήποτε διαχείριση έργουΚατά τον υπολογισμό του προϋπολογισμού ενός έργου λαμβάνονται υπόψη διάφοροι παράγοντες, όπως το κόστος εργασίας, η απόκτηση του απαραίτητου εξοπλισμού, το κόστος των υλικών και άλλα.

Τι είναι η εκτίμηση κόστους έργου;

Η Εκτίμηση Κόστους Έργου ορίζεται ως η διαδικασία προσέγγισης των συνολικών δαπανών του έργου. Η ακρίβεια της εκτίμησης κόστους και του προϋπολογισμού σε διαχείριση έργου εξαρτάται από την ακρίβεια και τις λεπτομέρειες του πεδίου εφαρμογής του έργου, το οποίο αποτελεί τη γραμμή βάσης του πεδίου εφαρμογής. Το πεδίο εφαρμογής θα καθορίζει επίσης τυχόν περιορισμούς όπως ημερομηνία, πόρους ή προϋπολογισμό. Το μητρώο κινδύνων θα βοηθήσει στον υπολογισμό των εκτιμώμενων τύπων κόστους, των εξόδων που πραγματοποιούνται για την αντιμετώπιση των ενδεχόμενων ενεργειών και των εξόδων που πραγματοποιούνται για την αντιμετώπιση των κινδύνων.

Για να εκτιμήσετε το κόστος ενός έργου, πρέπει να κατηγοριοποιήσετε διάφορους τύπους κόστους σε κατηγορίες όπως:

• Κόστος εργασίας
• Το κόστος εξοπλισμού
• Κόστος προμηθειών
• Κόστος ταξιδιού
• Κόστος εκπαίδευσης
• Γενικά έξοδα κ.λπ.

Τεχνικές που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση του κόστους του έργου

Υπάρχουν ορισμένες τεχνικές που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση του κόστους ενός έργου, όπως η κρίση εμπειρογνωμόνων, η εκτίμηση τριών σημείων, η ανάλυση αποθεματικών και το κόστος ποιότητας.

Ωστόσο, για την εκτίμηση του κόστους του έργου, τυπικά χρησιμοποιούνται μερικές κύριες μέθοδοι (τεχνικές), ως εξής:

Ανάλογη Εκτίμηση

Αυτή η τεχνική εκτίμησης βασίζεται στην κρίση εμπειρογνωμόνων και σε πληροφορίες από παρόμοια προηγούμενα έργα, όπου το κόστος ενός παρόμοιου έργου που έχει ήδη εκτελεστεί λαμβάνεται υπόψη με συν ή πλην 20% για το υπάρχον έργο.

Παραμετρική εκτίμηση

Προηγούμενα δεδομένα ή αρχεία χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση του κόστους για το τρέχον έργο.

Εκτίμηση από κάτω προς τα πάνω

Μόλις ορίσετε το εύρος του έργου, αυτή είναι η πιο αξιόπιστη μορφή τεχνικής. Σε αυτήν την τεχνική, με βάση το WBS, εκτιμάτε το κόστος για κάθε πόρο ή παραδοτέο.

Ομοίως, υπάρχουν και άλλες μέθοδοι (τεχνικές) που θα μπορούσαν να είναι χρήσιμες για την εκτίμηση του κόστους, όπως η εκτίμηση PERT, η ανάλυση προσφορών προμηθευτών και άλλες.

Προγραμματισμός Προϋπολογισμού Έργου

Ο κύριος σκοπός αυτής της δραστηριότητας είναι η κατανομή και η έγκριση των χρηματικών πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου. Το κύριο αποτέλεσμα για τον καθορισμό του προϋπολογισμού περιλαμβάνει τη βασική τιμή κόστους-απόδοσης. Δεν καθορίζει μόνο ποιο κόστος θα προκύψει, αλλά και πότε θα προκύψουν. Τα δεδομένα εισόδου για τον καθορισμό του προϋπολογισμού περιλαμβάνουν τις ακόλουθες μεθόδους προϋπολογισμού διαχείρισης έργου:

• Εκτιμήσεις κόστους δραστηριότητας
• Βάση για εκτιμήσεις
• Βασική γραμμή πεδίου
• Προγραμματισμός έργου
• Ημερολόγια πόρων
• μεtracts
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας είναι:

• Βασική γραμμή απόδοσης κόστους
• Απαιτήσεις χρηματοδότησης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Ο προϋπολογισμός του έργου πραγματοποιείται παράλληλα με τη διαδικασία προγραμματισμού του έργου. Εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τρία στοιχεία:

• Εκτίμηση κόστους
• Διάρκεια εργασιών
• Κατανεμηθέντες πόροι

Κατά τη διάρκεια του προϋπολογισμού και της κοστολόγησης του έργου, ο διαχειριστής του έργου επικοινωνεί με διαφορετικά άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διαχείριση των προσπαθειών εργασίας καθώς και για την εκτίμηση του κόστους του έργου.

Θα χρησιμοποιήσει διάφορες προοπτικές έργου, όπως τη δομή ανάλυσης εργασιών του έργου, τις εκτιμήσεις κόστους, τα ιστορικά δεδομένα και αρχεία, τις πληροφορίες πόρων και τις πολιτικές.

Χωρίς αξιολόγηση κινδύνου, η διαδικασία προϋπολογισμού δεν ολοκληρώνεται. Η διαδικασία αξιολόγησης κινδύνου λαμβάνει υπόψη παράγοντες όπως η έλλειψη χρόνου, η διαθεσιμότητα πόρων, η εμπειρία της ομάδας ανάπτυξης, η τεχνολογία που χρησιμοποιείται και άλλα. Η αξιολόγηση κινδύνου μπορεί να κυμαίνεται μεταξύ 25 και 30 τοις εκατό του συνολικού κόστους του έργου.

Σχέδιο Διαχείρισης Ποιότητας Έργου

Η ομάδα διαδικασιών διαχείρισης ποιότητας αποτελείται από τρεις διαδικασίες.

Ποιότητα σχεδίου

Η διαδικασία Σχεδιασμού Ποιότητας περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των προτύπων ποιότητας που είναι σχετικά με το έργο και τον τρόπο τήρησής τους. Περιλαμβάνει επίσης τον προσδιορισμό μετρήσεων ποιότητας και τυποποιημένων μέτρων για τις διαδικασίες του έργου, τις απαιτήσεις συμμόρφωσης με τους κανονισμούς, τη λειτουργικότητα του προϊόντος, την τεκμηρίωση και άλλα.

Τα στοιχεία που εισέρχονται στη διαχείριση ποιότητας του σχεδίου περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μητρώο ενδιαφερομένων
• Μητρώο κινδύνου
• Τεκμηρίωση απαιτήσεων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα για τη διαχείριση ποιότητας είναι:

• Σχέδιο διαχείρισης ποιότητας
• Σχέδιο βελτίωσης της διαδικασίας
• Μετρήσεις ποιότητας
• Λίστες ελέγχου ποιότητας
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Διασφάλιση Ποιότητας

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει κυρίως δύο δραστηριότητες: πρώτον, την ανάλυση της ποιότητας του έργου και δεύτερον, τη βελτίωση της ποιότητας του έργου. Πρόκειται για μια διαδικασία ελέγχου των απαιτήσεων ποιότητας και των αποτελεσμάτων από τις μετρήσεις ελέγχου ποιότητας, ώστε να διασφαλιστεί ότι το πρότυπο ποιότητας διατηρείται καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Τα δεδομένα εισόδου για αυτό θα είναι τα ίδια με τα δεδομένα εξόδου της διαχείρισης ποιότητας του σχεδίου.

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας θα είναι:

• Αλλαγή αιτήματος
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις στοιχείων της διαδικασίας του οργανισμού

Ποιότητα

Αυτό θα διεξαχθεί για τον έλεγχο της ποιότητας καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. Καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο το πρότυπο ποιότητας μπορεί να συμμορφώνεται με τα καθορισμένα πρότυπα ποιότητας. Το αποτέλεσμα του Διασφάλιση Ποιότητας θα αποτελέσει την εισροή για τον Έλεγχο Ποιότητας.

Ενώ η έξοδος θα είναι:

• Μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου
• Επικύρωση αλλαγών
• Επαληθευμένα παραδοτέα
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού Έργου

Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει τη διαδικασία οργάνωσης, διαχείρισης και καθοδήγησης της ομάδας έργου. Αποτελείται από άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί ρόλοι και ευθύνες για την ολοκλήρωση του έργου. Η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού θα ασχοληθεί με τέσσερις διαδικασίες.

Ανάπτυξη σχεδίου ανθρώπινου δυναμικού

Αυτό το στάδιο καθορίζει τους ρόλους και τις αρμοδιότητες του έργου, τα οργανογράμματα του έργου και το σχέδιο διαχείρισης προσωπικού.

Η εισαγωγή για αυτό θα είναι:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Η έξοδος για αυτό θα είναι:

• Σχέδιο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού

Αποκτήστε ομάδα έργου

Αυτό το στάδιο επιβεβαιώνει τη διαθεσιμότητα του ανθρώπινου δυναμικού και την απόκτηση της ομάδας που είναι απαραίτητη για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του έργου. Τα δεδομένα εισόδου για αυτό το στάδιο θα είναι τα αποτελέσματα του προηγούμενου βήματος. Τα αποτελέσματα αυτού του σταδίου θα είναι:

• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Ημερολόγια πόρων
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Αναπτύξτε την ομάδα έργου

Σε αυτό το στάδιο, η εστίαση είναι η βελτίωση της αποτελεσματικότητας της ομάδας, η αλληλεπίδραση των μελών της ομάδας και η βελτίωση της συνολικής απόδοσης της ομάδας και του έργου. Τα δεδομένα εισόδου για αυτό το στάδιο θα είναι τα αποτελέσματα του προηγούμενου βήματος. Τα αποτελέσματα για αυτό το στάδιο θα είναι:

• Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
• Ενημερώσεις περιβαλλοντικών παραγόντων της επιχείρησης

Διαχείριση της ομάδας έργου

Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει tracέλεγχος της απόδοσης των μελών της ομάδας, επίλυση προβλημάτων, παροχή ανατροφοδότησης και διαχείριση μιας ομάδας για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης του έργου. Η είσοδος για αυτό το στάδιο θα είναι η έξοδος από το προηγούμενο βήμα. Η έξοδος για αυτό το στάδιο θα είναι:

• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιβαλλοντικών παραγόντων της επιχείρησης
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Διαχείριση Επικοινωνίας Έργου

Εδώ, η Επικοινωνία Έργου δεν σημαίνει λεκτική αλληλεπίδραση μεταξύ τους, αλλά transmitΑποτελεσματική ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με το έργο με την ομάδα του έργου, τα ενδιαφερόμενα μέρη, τους διαχειριστές έργων και άλλους. Θα πρέπει να καλύπτει τις δράσεις και τις αξιολογήσεις κινδύνων, τα σχέδια του έργου, τη διαχείριση και τις δράσεις των συναντήσεων, τις αξιολογήσεις και τις επισκέψεις σε αυτά, και άλλα.

Αυτό το τμήμα καλύπτει τους ακόλουθους βασικούς τομείς:

Επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη

Είναι η διαδικασία ανάπτυξηςping μια προσέγγιση για την αποτελεσματική επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη και την κατανόηση των απαιτήσεών τους. Τα στοιχεία που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη για αυτό θα είναι:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μητρώο ενδιαφερομένων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος για αυτό θα είναι:

• Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Διαχείριση Επικοινωνιών

Είναι η διαδικασία αποθήκευσης, διανομής, συλλογής και ανάκτησης πληροφοριών έργου σύμφωνα με ένα σχέδιο επικοινωνίας. Τα δεδομένα εισόδου αυτού του σταδίου θα ήταν:

• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας

Ενώ η έξοδος θα ήταν:

• Επικοινωνίες έργου
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Επικοινωνίες ελέγχου

Είναι η διαδικασία ελέγχου και παρακολούθησης της επικοινωνίας καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου. Τα δεδομένα εισόδου για αυτό το στάδιο θα ήταν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Επικοινωνίες έργου
• Μητρώο ζητημάτων
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ το αποτέλεσμα αυτού του σταδίου θα ήταν:

• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις οργανωτικής διαδικασίας

Συχνές Ερωτήσεις