Φάσεις κύκλου ζωής διαχείρισης έργου: Ποια είναι τα στάδια;

Τι είναι ο κύκλος ζωής διαχείρισης έργου;

Κύκλος ζωής διαχείρισης έργου είναι μια σειρά από βασικές δραστηριότητες για την επίτευξη στόχων ή στόχων του έργου. Είναι ένα πλαίσιο που περιλαμβάνει τα στάδια για να μετατρέψει μια ιδέα σε πραγματικότητα. Τα έργα μπορεί να έχουν διαφορετικές διαστάσεις και επίπεδα δυσκολίας, αλλά μπορούν να αντιστοιχιστούν στη δομή του κύκλου ζωής του Project Management, ανεξάρτητα από το μέγεθος του έργου.

Φάσεις Κύκλου Ζωής Διαχείρισης Έργου

Η διαδικασία Κύκλου Ζωής Διαχείρισης Έργου χωρίζεται σε τέσσερα κύρια μέρη: Φάση έναρξης, φάση προγραμματισμού, φάση εκτέλεσης και φάση παρακολούθησης, ελέγχου και κλεισίματος όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα.

Θα εξετάσουμε κάθε Φάσεις Κύκλου Ζωής Έργου:

Στάδιο Έναρξης Έργου

Η φάση έναρξης ορίζει τις διαδικασίες που απαιτούνται για την έναρξη ενός νέου έργου. Ο σκοπός της φάσης έναρξης του έργου είναι να καθοριστεί τι πρέπει να επιτύχει το έργο.

Αυτή η φάση αποτελείται κυρίως από δύο κύριες δραστηριότητες

• Αναπτύξτε έναν Χάρτη Έργου και
• Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη

Όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο καταχωρούνται στον Χάρτη του Έργου και στο Μητρώο Ενδιαφερομένων. Όταν εγκριθεί ο χάρτης του έργου, το έργο εγκρίνεται επίσημα.

Χάρτης έργου

Ο Χάρτης του Έργου ορίζει τα κύρια στοιχεία του έργου

• Στόχοι του έργου
• Περιορισμοί έργου και δηλώσεις προβλημάτων
• Αναθέστε διαχειριστή έργου
• Λίστα ενδιαφερομένων
• Πρόγραμμα και προϋπολογισμός υψηλού επιπέδου
• Ορόσημα
• Εγκρίσεις

Αυτό το έγγραφο επιτρέπει σε έναν διαχειριστή έργου να χρησιμοποιεί οργανωτικούς πόρους για χάρη του έργου. Για τη δημιουργία ενός καταστατικού έργου, τα στοιχεία που απαιτούνται θα είναι ο παράγοντας περιβάλλοντος της επιχείρησης, η επιχειρηματική υπόθεση, οι συμφωνίες, η δήλωση εργασίας του έργου και τα περιουσιακά στοιχεία της οργανωτικής διαδικασίας.

Προσδιορισμός Ενδιαφερομένων Μερών

A φορέα μπορεί να επηρεάσει την επιτυχία και την αποτυχία του έργου. Για να σημειωθούν οι πληροφορίες σχετικά με το ενδιαφερόμενο μέρος, χρησιμοποιείται ένα μητρώο ενδιαφερομένων.

Το μητρώο ενδιαφερομένων θα έχει πληροφορίες όπως

• Τύπος ενδιαφερόμενου μέρους
• Προσδοκία του ενδιαφερόμενου
• Ρόλος στο Project ( Business Analyst, Tech architect, Client PM)
• Ορισμός (Διευθυντής, Επικεφαλής Επιχείρησης, κ.λπ.)
• Τύπος επικοινωνίας (εβδομαδιαία/μηνιαία)
• Επιρροή στο έργο (Μερική/Υποστηρικτική/Επηρεαστική)

Οι άλλες δραστηριότητες που εμπλέκονται στην έναρξη της ομάδας διαδικασίας είναι:

• Ανάθεση του διαχειριστή έργου
• Προσδιορισμός των αναγκών, των προσδοκιών και των απαιτήσεων υψηλού επιπέδου των ενδιαφερομένων
• Καθορίστε τα κριτήρια επιτυχίας του έργου
• Προσδιορίστε συγκεκριμένο προϋπολογισμό για συγκεκριμένο στάδιο
• Βεβαιωθείτε ότι το έργο είναι ευθυγραμμισμένο με τον στρατηγικό στόχο του οργανισμού

Το μητρώο ενδιαφερομένων και ο χάρτης του έργου χρησιμοποιούνται ως εισροές για τις άλλες ομάδες ανάπτυξης, όπως η ομάδα διαδικασιών σχεδιασμού.

Στάδιο Σχεδιασμού Έργου

Η φάση του Σχεδιασμού Έργου καλύπτει περίπου το 50% της όλης διαδικασίας. Η φάση σχεδιασμού καθορίζει το εύρος του έργου καθώς και τον στόχο του έργου. Ξεκινά με τα αποτελέσματα της φάσης έναρξης (χάρτης, προκαταρκτική δήλωση πεδίου εφαρμογής και διαχειριστής έργου). Η έξοδος της φάσης σχεδιασμού χρησιμεύει ως είσοδος για τη φάση εκτέλεσης.

Οι σημαντικές πτυχές της διαδικασίας σχεδιασμού είναι

• Η φάση προγραμματισμού δεν πρέπει να εκτελείται πριν ολοκληρωθεί ο αρχικός σας σχεδιασμός
• Μέχρι να μην ξεκινήσει η διαδικασία εκτέλεσης, δεν πρέπει να σταματήσετε να αναθεωρείτε τα σχέδια

Δημιουργία δομής ανάλυσης εργασίας (WBS)

Για κάθε επιτυχημένο έργο το WBS (Work Breakdown Structure) είναι σημαντικό. Ακολουθούν βήματα για τη δημιουργία WBS.

• Διεξάγετε μια καταιγίδα ιδεών για να απαριθμήσετε όλες τις εργασίες
• Συμμετέχετε ολόκληρη την ομάδα σας για καταιγισμό ιδεών
• Καταγράψτε το δέντρο δομής της εργασίας που είναι επίσης γνωστό ως WBS (δομή ανάλυσης εργασίας)
• Περαιτέρω κατανομή του κορυφαίου WBS σας σε ένα ιεραρχικό σύνολο δραστηριοτήτων, για παράδειγμα, κατηγορίες, υποκατηγορίες κ.λπ. Για παράδειγμα υλικό, λογισμικό, εκπαιδευόμενος, ομάδες διαχείρισης κ.λπ.
• Καθορίστε τον τρόπο εγγραφής των στοιχείων στο WBS σας
• Ρωτήστε άλλους ανθρώπους – μπορεί να είναι ειδικός, έμπειρο προσωπικό κ.λπ.
• Ευκρίνεια - πόσο λεπτομερής πρέπει να έχετε την εργασία σας; Η εκτίμηση του κόστους και του χρόνου για μεγαλύτερη ευαισθησία είναι δύσκολη, ενώ για χαμηλότερη ευκρίνεια θα κολλήσει με πολύ λεπτομερείς πληροφορίες
• Η κοκκοποίηση πρέπει να είναι του σωστού επιπέδου, όχι πολύ υψηλή ή όχι πολύ χαμηλή

Διαχείριση χρονοδιαγράμματος προγραμματισμού

Ο Προγραμματισμός Σχεδίου είναι η διαδικασία καθορισμού της διαδικασίας, των πολιτικών και της τεκμηρίωσης για τον σχεδιασμό, τη διαχείριση, την εκτέλεση και τον έλεγχο του χρονοδιαγράμματος του έργου. Οι εισροές σε αυτές τις δραστηριότητες περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Χάρτης έργου
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα της Διαχείρισης Προγραμματισμού περιλαμβάνει

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος

Καθορισμός Δραστηριοτήτων

Ο καθορισμός Δραστηριοτήτων είναι η διαδικασία για την τεκμηρίωση και τον προσδιορισμό συγκεκριμένων ενεργειών που πρέπει να εκτελεστούν για την παραγωγή των παραδοτέων του έργου.

Σε καθορισμένες δραστηριότητες, κάθε πακέτο εργασίας αναλύεται σε μεμονωμένες δραστηριότητες χρονοδιαγράμματος εργασίας. Οι εισροές των καθοριστικών δραστηριοτήτων περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Βασική γραμμή πεδίου
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ οι εκροές αυτών των δραστηριοτήτων είναι

• Λίστα δραστηριοτήτων
• Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
• Λίστα ορόσημων

Δραστηριότητες ακολουθίας

Οι δραστηριότητες ακολουθίας δεν είναι παρά η λογική οργάνωση του αποτελέσματος των «καθορισμένων δραστηριοτήτων». Καθορίζει τη σειρά με την οποία πρέπει να εκτελεστούν οι δραστηριότητες.

Η κύρια έξοδος από τη διαδικασία δραστηριότητας ακολουθίας είναι "Διάγραμμα δικτύου".

Διάγραμμα δικτύου δεν είναι τίποτα άλλο από την ανάρτηση της εργασίας σε έναν πίνακα με λογική σειρά.

Για παράδειγμα, θέλετε να ξεκινήσετε μια επιχείρηση σε ξένη χώρα ποια θα είναι η λίστα των δραστηριοτήτων σας και ποια θα είναι η σειρά που πρέπει να γίνει;

Θα εκτελέσετε δραστηριότητες με αυτή τη σειρά

1. Διάλεξε μία χώρα
2. Λάβετε επαγγελματική άδεια
3. Πρόσληψη μάνατζερ
4. Αγορά ακινήτου
5. Αγορά επίπλων κλπ.
6. Άνοιγμα της επιχείρησης

Εκτίμηση πόρων δραστηριότητας

Αυτό το στάδιο εξηγεί τη διαδικασία εκτίμησης της προσπάθειας εργασίας και των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Ο άλλος παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη σε αυτό το στάδιο είναι η διαθεσιμότητα των πόρων.

Κατά την εκτίμηση των πόρων, η εστίαση θα πρέπει να είναι στη μεγαλύτερη διαδρομή του σχεδίου (Critical Path), η οποία θα καταναλώσει περισσότερο χρόνο και χρήμα.

Πρέπει να υπολογίσετε τους πόρους για δύο εργασίες

• Κρίσιμες εργασίες
• Κυμαινόμενες εργασίες

Βεβαιωθείτε ότι οι κρίσιμες εργασίες σας έχουν εκτιμηθεί με ακρίβεια (χρόνος ολοκλήρωσης).

Υπάρχουν πέντε εισροές που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση των πόρων δραστηριότητας

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Λίστα δραστηριοτήτων
• Ημερολόγιο πόρων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Η έξοδος αυτού του σταδίου είναι

• Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
• Δομή ανάλυσης πόρων
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

ΣΗΜΕΊΩΣΗ: Όλη η δραστηριότητα που έχει γίνει μέχρι τώρα (καθορισμός δραστηριοτήτων + αλληλουχίας δραστηριοτήτων + Εκτίμηση πόρων δραστηριότητας) πρόκειται να βοηθήσει στην "Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος".

Εκτίμηση Διάρκειας Δραστηριότητας

Εκτίμηση της διάρκειας δραστηριότητας είναι η διαδικασία εκτίμησης του αριθμού των περιόδων εργασίας (εβδομάδες/μήνες) που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της μεμονωμένης εργασίας με εκτιμώμενους πόρους. Αυτό το βήμα ορίζει πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί μια μεμονωμένη εργασία.

Δεν μπορείτε να υπολογίσετε τη διάρκεια της δραστηριότητας χωρίς να υπολογίσετε την προσπάθεια εργασίας και τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Η διαδικασία εκτίμησης πρέπει να γίνει με αυτή τη σειρά

• Υπολογίστε πρώτα την προσπάθεια εργασίας
• Ακολούθησε εκτίμηση των πόρων
• Ακολουθεί Εκτίμηση της διάρκειας της εργασίας

Για να υπολογίσετε τη διάρκεια δραστηριότητας, χρειάζεστε στοιχεία

• Λίστα δραστηριοτήτων
• Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
• Ημερολόγια πόρων
• Δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης

Ενώ υπάρχουν δύο κύριες εξόδους

• Εκτίμηση διάρκειας δραστηριότητας
• Εκτίμηση διάρκειας δραστηριότητας - ενημερώσεις εγγράφων έργου

Αυτή η τεχνική αναφέρεται επίσης ως PERT (Αξιολόγηση Έργου και Review Techniques) εκτιμήσεις.

Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος

Το χρονοδιάγραμμα ανάπτυξης είναι η διαδικασία ανάλυσης ακολουθιών δραστηριοτήτων, απαιτήσεων πόρων, διάρκειων και περιορισμών χρονοδιαγράμματος για τη δημιουργία του μοντέλου χρονοδιαγράμματος έργου. Για τον προγραμματισμό κάθε εργασίας λαμβάνονται υπόψη τρεις κύριοι παράγοντες

• Διάρκεια
• Εξαρτήσεις εργασιών
• Περιορισμοί

Χρησιμοποιώντας αυτούς τους παράγοντες, το έργο υπολογίζει την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης για κάθε εργασία.

Ένα λογισμικό προγραμματισμού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος. Δημιουργεί ένα μοντέλο χρονοδιαγράμματος με προγραμματισμένες ημερομηνίες για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του έργου.

Η είσοδος αυτού του εργαλείου περιλαμβάνει

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Λίστα δραστηριοτήτων
• Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
• Χρονοδιάγραμμα έργου – διαγράμματα δικτύου
• Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
• Ημερολόγια πόρων
• Εκτιμήσεις διάρκειας δραστηριότητας
• Δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου
• Μητρώο κινδύνου
• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Δομή ανάλυσης πόρων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα από αυτό θα ήταν

• Προγραμματισμός έργου
• Διάγραμμα δικτύου έργου
• Διαγράμματα Gantt ή Διαγράμματα ράβδων
• Διάγραμμα ορόσημο
• Πρόγραμμα βάσης
• Προγραμματισμένα δεδομένα
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Χρονοδιάγραμμα ελέγχου

Το τελευταίο στάδιο της φάσης σχεδιασμού είναι το Χρονοδιάγραμμα Ελέγχου. Είναι η διαδικασία παρακολούθησης της κατάστασης των δραστηριοτήτων του έργου για την ενημέρωση της διαδικασίας του έργου και τη διαχείριση αλλαγών στη γραμμή βάσης του χρονοδιαγράμματος.

Εάν απαιτούνται αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, πρέπει να περάσουν από το διαδικασία ελέγχου αλλαγής. Το πρόγραμμα θα πρέπει να διαχειρίζεται ή να ελέγχεται από τον διευθυντή προληπτικά.

Υπάρχουν τέσσερα κύρια αποτελέσματα της διαδικασίας χρονοδιαγράμματος ελέγχου

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Πρόγραμμα βάσης
• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Προγραμματισμός έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Υπάρχουν πέντε αποτελέσματα του χρονοδιαγράμματος ελέγχου

• Διαχείριση εργασιακής απόδοσης
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Στάδιο Εκτέλεσης Έργου

Η φάση εκτέλεσης αποτελείται από εκείνες τις δραστηριότητες που ορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης έργου. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερομένων, το συντονισμό με τους ανθρώπους και τους πόρους, καθώς και την εκτέλεση άλλων δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τα παραδοτέα του έργου.

Κατά τη φάση εκτέλεσης, το αποτέλεσμα ενδέχεται να απαιτεί επαναφορά της βάσης και ενημερώσεις στις υπάρχουσες απαιτήσεις του έργου. Οι ενέργειες που λαμβάνονται κατά τη φάση εκτέλεσης ενδέχεται να επηρεάσουν το σχέδιο ή τα έγγραφα διαχείρισης του έργου.

Άμεση και διαχείριση της εκτέλεσης του έργου

Αυτό το στάδιο καταναλώνει το μεγαλύτερο μέρος του κόστος του έργου, χρόνο και πόρους καθώς αυτή είναι η διαδικασία που παράγει τα παραδοτέα του έργου.

Υπάρχουν τέσσερις εισροές για την άμεση και διαχείριση της εκτέλεσης έργου

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Εγκεκριμένο αίτημα αλλαγής
• EEFs (Enterprise Environmental Factors)
• OPA (Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας)

Ενώ υπάρχουν πέντε έξοδοι

• Παραδοτέα
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Σε αυτό το στάδιο, οι κρίσεις των ειδικών, οι συναντήσεις και οι αναφορές KPI (Key Performance Indicators) είναι πρωταρχικής σημασίας.

Εκτέλεση Διασφάλισης Ποιότητας

Εκτέλεση Διασφάλιση Ποιότητας είναι η διαδικασία ελέγχου των απαιτήσεων ποιότητας και των αποτελεσμάτων από μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου. Είναι η διαδικασία καταγραφής και παρακολούθησης των αποτελεσμάτων των ποιοτικών δραστηριοτήτων για την αξιολόγηση της απόδοσης. Διάφορα εργαλεία όπως διαγράμματα ελέγχου, ανάλυση κόστους-οφέλους, διαγράμματα ροής, διαγράμματα εκτέλεσης, διαγράμματα διασποράς, επιθεώρηση και αναθεωρήσεις κ.λπ., μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτή τη διαδικασία.

Η κύρια συμβολή σε αυτό είναι

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μετρήσεις ποιότητας
• Μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας

Ενώ, η έξοδος αυτού είναι

• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Απόκτηση Ομάδας Έργου

Κατά τη φάση της εκτέλεσης, λαμβάνει χώρα η απόκτηση της ομάδας έργου, αυτό συμβαίνει επειδή είναι πιο πιθανό να απαιτηθούν άτομα με διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.

Υπάρχουν τρεις κύριες εισροές για την απόκτηση της ομάδας έργου

• Ρόλοι και ευθύνες
• Οργανόγραμμα έργου
• Σχέδιο διαχείρισης προσωπικού

Ενώ υπάρχουν τρεις έξοδοι

• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Ημερολόγια πόρων
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Αναπτύξτε την Ομάδα Έργου

Η πλειονότητα των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνει την εκτέλεση της διαδικασίας, ενώ η ανάπτυξη της ομάδας έργου είναι επίσης μέρος της. Ο κύριος σκοπός της ανάπτυξης της ομάδας έργου είναι η βελτίωση της συνολικής απόδοσης των μελών της ομάδας. Αυτό το στάδιο πρέπει να ξεκινήσει νωρίς στο έργο.

Οι εισροές στην ομάδα ανάπτυξης έργου περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού
• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Ημερολόγια πόρων

Τα αποτελέσματα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνουν

• Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
• Ενημερώσεις EEFs

Διαχείριση της ομάδας έργου

Η διαχείριση της ομάδας έργου είναι ένα από τα σημαντικά μέρη της διαχείρισης έργου. Είναι ο πιο σύνθετος τομέας της διαχείρισης έργου, διότι πολλές φορές οι μάνατζερ δεν θα ήταν σε άμεση επαφή με τα μέλη της ομάδας, σε μια τέτοια κατάσταση η ανάλυση της απόδοσής τους και η απόφαση για την αμοιβή τους καθίσταται δύσκολη.

Υπάρχουν πέντε εισροές για τη διαχείριση της διαδικασίας της ομάδας έργου

• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
• Αναφορές απόδοσης
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Υπάρχουν τέσσερις κύριες έξοδοι

• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Ενημερώσεις περιβαλλοντικών παραγόντων της επιχείρησης
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Διαχείριση Επικοινωνιών

Από τα τρία χαρακτηριστικά επικοινωνίας, ένα εμπίπτει στη διαδικασία εκτέλεσης. Στο πρόγραμμα διαχείρισης επικοινωνίας, υπάρχουν τρεις κύριες πτυχές επικοινωνίας που πρέπει να παρακολουθούνται.

1. Μέλη της ομάδας έργου στον διαχειριστή έργου
2. Υπεύθυνοι έργου στον διαχειριστή προγράμματος
3. Διαχειριστής προγράμματος σε ενδιαφερόμενα μέρη ή άλλους χορηγούς

Η συμβολή της διαχείρισης των επικοινωνιών περιλαμβάνει

• Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• EEFs
• ΟΠΑ

Το αποτέλεσμα αυτού του σταδίου θα ήταν

• Επικοινωνίες έργου
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Διενέργεια Προμηθειών

Σε αυτό το στάδιο, υπάρχουν δύο κύριοι ρόλοι που εμπλέκονται ο αγοραστής και ο πωλητής. Κατά τη διαδικασία της προμήθειας οι δραστηριότητες που εμπλέκονται είναι

1. Εκδώστε το πακέτο προσφοράς σε πιθανούς πωλητές
2. Διεξαγωγή διασκέψεων πλειοδόχων
3. Αξιολογήστε πιθανές προτάσεις πωλητών
4. Επιλέξτε τις νικητήριες προτάσεις πωλητών

Τα αποτελέσματα της διαδικασίας προμήθειας περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Εκτέλεση εγγράφων προμήθειας
• Κριτήρια επιλογής πηγής
• Κατάλογος πιστοποιημένων πωλητών
• Προτάσεις πωλητών
• Έγγραφα έργου
• Πάρτε ή αγοράστε αποφάσεις
• Συμφωνία συνεργασίας (συμφωνία ομαδικότητας)
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ, θα έχετε έξι εξόδους

• Επιλεγμένοι πωλητές
• Ανάθεση σύμβασης προμήθειας
• Ημερολόγια πόρων
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Διαχείριση εμπλοκής ενδιαφερομένων

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την ενεργή διαχείριση των ενδιαφερομένων σε όλο το έργο. Για να αποφευχθεί η απροσδόκητη καθυστέρηση του έργου ή η εγκατάλειψη του έργου ενδιάμεσα, οι προσδοκίες των ενδιαφερομένων προσδιορίζονται και επιλύονται γρήγορα.

Υπάρχουν πέντε εισροές για τη διαχείριση της διαδικασίας των ενδιαφερομένων

• Μητρώο ενδιαφερομένων
• Στρατηγική διαχείρισης ενδιαφερομένων
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μητρώο ζητημάτων
• Αλλαγή Log
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Τα αποτελέσματα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνουν

• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις τεκμηρίωσης του έργου

Φάση Έργου Review

Στο τέλος της φάσης εκτέλεσης, γίνεται επισκόπηση της φάσης του έργου. Σας βοηθά να τεκμηριώσετε τις ακόλουθες δραστηριότητες

• Τεκμηριώστε το αποτέλεσμα της αξιολόγησης της διαχείρισης του έργου σας
• Ενημερώστε τον χορηγό για την πορεία του έργου
• Προσδιορισμός τυχόν κινδύνου ή ζητημάτων που επηρέασαν το έργο
• Εμφανίζει το παραδοτέο στο ενδιαφερόμενο μέρος που παράγεται κατά τη διάρκεια του έργου
• Ζητήστε έγκριση για να προχωρήσετε στην επόμενη φάση

Στάδιο παρακολούθησης και ελέγχου και κλεισίματος έργου

Μετά τη φάση εκτέλεσης, για να ελέγξετε ότι το έργο είναι στο σωστό δρόμο, η φάση παρακολούθησης και ελέγχου ενεργοποιείται. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης γίνονται διάφορες αλλαγές και αναθεωρήσεις για τη βελτίωση της απόδοσης του έργου.

Παρακολούθηση και Έλεγχος Εργασιών Έργου

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει παρακολούθηση, επανεξέταση και ρύθμιση της προόδου προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος του έργου. Διασφαλίζει επίσης ότι τα παραδοτέα είναι σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης του έργου. Ο κύριος στόχος αυτού του βήματος είναι να εντοπίσει τυχόν αλλαγές που έγιναν από το σημείο του σχεδίου διαχείρισης έργου για τον καθορισμό της κατάλληλης προληπτικής δράσης.

Οι εισροές για αυτό το στάδιο περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Αναφορές απόδοσης
• Προβλέψεις κόστους
• Προγραμματίστε προβλέψεις
• Επικύρωση αλλαγών
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει

• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγής

Είναι μια από τις πιο σημαντικές διαδικασίες διαχείρισης έργου. Σε αυτό το στάδιο αξιολογείται ο αντίκτυπος οποιασδήποτε αλλαγής σε σχέση με το έργο. Εάν συμβεί αλλαγή σε αυτό το στάδιο σε οποιοδήποτε μέρος ενός έργου, θα αξιολογηθεί ολόκληρο το έργο. Είναι προτιμότερο να εφαρμόζονται αλλαγές σε πρώιμο στάδιο του έργου, γιατί όσο προχωρά το έργο αυξάνεται και το κόστος εφαρμογής των αλλαγών.

Η είσοδος αυτού του σταδίου περιλαμβάνει

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• EEFs
• ΟΠΑ

Ενώ οι έξοδοι είναι

• Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
• Αλλαγή Log
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Επικύρωση πεδίου

Το εύρος επικύρωσης περιλαμβάνει την επαλήθευση εάν τα παραδοτέα πληρούν τα κριτήρια αποδοχής από τον πελάτη. Ο εξωτερικός έλεγχος με τον πελάτη ή τα ενδιαφερόμενα μέρη αποτελούν μέρος της Διαχείρισης Πεδίου Επικύρωσης.

Οι εισροές για το εύρος επικύρωσης περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• απαιτήσεις
• Απόδειξη με έγγραφα
• Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
• Επαληθευμένα παραδοτέα
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας

Ενώ η έξοδος της επικύρωσης πεδίου περιλαμβάνει

• Αποδεκτά παραδοτέα
• Αιτήματα αλλαγής
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Πεδίο ελέγχου

Το εύρος ελέγχου διασφαλίζει ότι είναι το μόνο έργο που προσδιορίζεται ως εντός πεδίου που παραδίδεται. Το πραγματικό αποτέλεσμα συγκρίνεται με τη γραμμή βάσης του εύρους και διασφαλίζει ότι όλο το εγκεκριμένο εύρος πράγματι παραδίδεται.

Οι εισροές για τον έλεγχο της διαδικασίας πεδίου περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Απαιτούμενη τεκμηρίωση
• Πίνακας ιχνηλασιμότητας απαιτήσεων
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει

• Μετρήσεις απόδοσης εργασίας
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Χρονοδιάγραμμα ελέγχου

Η διαδικασία του χρονοδιαγράμματος ελέγχου σάς βοηθά με πολλούς τρόπους. Σας βοηθά να καταγράψετε την τρέχουσα κατάσταση χρονοδιαγράμματος, να προσδιορίσετε τη διακύμανση από τη γραμμή βάσης του χρονοδιαγράμματος, να κατανοήσετε τη φύση της διακύμανσης και να ανταποκριθείτε λαμβάνοντας τα κατάλληλα μέτρα.

Εάν απαιτούνται αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, τότε πρέπει να περάσουν από τη διαδικασία ελέγχου αλλαγών, η αλλαγή θα πρέπει να επαναξιολογηθεί και μόνο τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την ενημέρωση της γραμμής βάσης του χρονοδιαγράμματος.

Υπάρχουν τέσσερις κύριες εισροές στο χρονοδιάγραμμα ελέγχου

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Πρόγραμμα βάσης
• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Προγραμματισμός έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Η έξοδος περιλαμβάνει

• Μετρήσεις απόδοσης εργασίας
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Κόστος Ελέγχου

Το κόστος ελέγχου είναι η σύγκριση του βασικού κόστους για κάθε παραδοτέο με το πραγματικό κόστος. Η γραμμή βάσης κόστους θα πρέπει να αλλάξει μόνο ως απόκριση σε ένα αίτημα αλλαγής που έχει περάσει από τη διαδικασία "Εκτέλεση ολοκληρωμένου ελέγχου αλλαγής". Το κόστος ελέγχου διασφαλίζει ότι το έργο σας παραμένει εντός των περιορισμών χρηματοδότησης.

Οι εισροές για το Κόστος Ελέγχου περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Απαιτήσεις χρηματοδότησης έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Κόστος Ελέγχου Περιουσιακά στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Η έξοδος για αυτό περιλαμβάνει

• Μετρήσεις απόδοσης εργασίας κερδισμένης αξίας
• Προβλέψεις προϋπολογισμού κερδισμένης αξίας στο κόστος ελέγχου
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Ποιότητα ελέγχου

Η ποιότητα ελέγχου διασφαλίζει ότι το έργο και το προϊόν παραδίδονται με το σχέδιο διαχείρισης ποιότητας. Διασφαλίζει ότι η εργασία εκτελείται σωστά. Το κύριο αποτέλεσμα της ποιότητας ελέγχου είναι Σχέδιο διαχείρισης ποιότητας. Ενώ οι άλλες πληροφορίες που θα βοηθήσουν είναι

• Υπάρχον διάγραμμα ροής
• Ανώτατα και κατώτερα όρια ελέγχου και προδιαγραφών που περιέχονται στα διαγράμματα ελέγχου
• Αναφέρονται πληροφορίες όπως κριτήρια δειγματοληψίας, αριθμοί δειγματοληψίας, μετρήσεις και μεταβλητή δειγματοληψία
• Μετρήσεις ποιότητας- είναι μια τυπική μέτρηση για την κάλυψη των απαιτήσεων ποιότητας
• Διασφαλίζει ότι ακολουθούνται τα κατάλληλα βήματα για τη συμμόρφωση με πτυχές όπως η διαδικασία, οι πολιτικές ή οι κανονισμοί

Υπάρχουν τέσσερα κύρια αποτελέσματα από τη διαδικασία ελέγχου ποιότητας:

• Ενσωματωμένος έλεγχος αλλαγών
• Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
• Έλεγχος εγκεκριμένων αιτημάτων αλλαγής
• Επικυρωμένες αλλαγές

Επικοινωνίες ελέγχου

Η επικοινωνία ελέγχου διασφαλίζει ότι οι σωστές πληροφορίες φτάνουν στον ενδιαφερόμενο. Οι πληροφορίες επικοινωνίας ελέγχου περιλαμβάνουν εισόδους, εργαλεία και τεχνικές και εξόδους που ανήκουν σε αυτή τη διαδικασία.

Η επικοινωνία ελέγχου μπορεί να είναι σε οποιαδήποτε μορφή, μπορεί να είναι

• Τάσεις δεδομένων
• Πινακοποιημένες πληροφορίες
• S-καμπύλη
• Μορφές ταμπλό
• Χρησιμοποιήστε ιστόγραμμα

Στη διαδικασία επικοινωνίας ελέγχου, οι πληροφορίες εργασίας λαμβάνονται από διάφορες άλλες διαδικασίες και η αναφορά απόδοσης χρησιμοποιείται ως είσοδος για διάφορες διαδικασίες παρακολούθησης και διαχείρισης. Τα κύρια παραδοτέα από τη διαδικασία επικοινωνίας ελέγχου είναι το αρχείο απόδοσης.

Κίνδυνοι ελέγχου

Σε όλο τον κύκλο του έργου, η ανάλυση κινδύνου είναι μια συνεχής διαδικασία. Είναι σημαντικό να αναλύετε συνεχώς, να εντοπίζετε και να ανταποκρίνεστε σε κινδύνους. Οι δραστηριότητες που περιλαμβάνονται στον κίνδυνο ελέγχου είναι

• Παρακολούθηση υφιστάμενων κινδύνων
• Παρακολούθηση υπολειπόμενων κινδύνων
• Εντοπισμός νέων κινδύνων
• Εφαρμογή σχεδίων αντιμετώπισης κινδύνων
• Συνεχής αξιολόγηση της διαδικασίας κινδύνου

Οι εισροές για τον κίνδυνο ελέγχου είναι

• Μητρώο κινδύνου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αναφορές απόδοσης
• Ανάλυση αποθεματικών
• Έλεγχοι κινδύνου

Τα αποτελέσματα για τον κίνδυνο ελέγχου είναι

• Ενημέρωση μητρώου κινδύνου
• Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων

Έλεγχος προμηθειών

Από τα τέσσερα σχέδια προμηθειών, η τρίτη διαδικασία προμήθειας εμπίπτει στην ομάδα διαδικασιών παρακολούθησης και εκτέλεσης. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την παρακολούθηση της απόδοσης του πωλητή και τη διασφάλιση ότι πληρούνται όλες οι απαιτήσεις της σύμβασης.

Η διαδικασία προμήθειας ελέγχου περιλαμβάνει επαλήθευση

• Είτε παραδίδονται αγαθά είτε υπηρεσίες
• Είτε παραδίδεται έγκαιρα
• Εάν το τιμολόγιο χρεώνεται για τη σωστή ποσότητα
• Εάν πληρούνται όλοι οι όροι της σύμβασης
• Αν η διαχείριση της σχέσης μεταξύ αγοραστή ή πωλητή γίνεται σωστά

Τα κύρια στοιχεία για τη διαδικασία προμήθειας είναι

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Έγγραφα προμήθειας
• Συμφωνίες
• Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας

Τα αποτελέσματα για τις προμήθειες είναι

• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Έλεγχος Διαχείρισης Ενδιαφερομένων Μερών

Πολλά έργα παραπαίουν λόγω ανεπαρκούς διαχείρισης των ενδιαφερομένων. Εάν η διαχείριση των ενδιαφερομένων γίνεται σωστά, υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας του έργου. Σε αυτή τη διαδικασία, παρακολουθούμε το τρέχον επίπεδο δέσμευσης των ενδιαφερομένων και αναλαμβάνουμε τις ανάλογες ενέργειες.

Οι εισροές και οι εκροές για όλες αυτές τις δραστηριότητες περιλαμβάνουν

Εισαγωγή	Παραγωγή
Σχέδιο Διαχείριση Ενδιαφερομένων Μερών	Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
Μητρώο ζητημάτων	Αιτήματα αλλαγής
Δεδομένα απόδοσης εργασίας	Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
Έγγραφα έργου	Ενημερώσεις εγγράφων έργου
	Ενημερώσεις ΟΠΑ

Κλείσιμο- Φάση

Η φάση κλεισίματος είναι η διαδικασία που εκτελεί έναν ελεγχόμενο τερματισμό λειτουργίας του έργου στο τέλος. Σε ένα έργο, υπάρχουν τρεις δραστηριότητες κλεισίματος που βρίσκονται σε εξέλιξη

• Κλείσιμο του προϊόντος- Να κάνει τον πελάτη να αποδεχτεί τα τελικά παραδοτέα, εάν το έργο είναι εξωτερικό
• Κλείσιμο του έργου - Αυτό περιλαμβάνει επίσημο κλείσιμο των διοικητικών διαδικασιών, ενημέρωση των εγγράφων του έργου και αρχειοθέτηση αυτών των βάσεων δεδομένων και εγγράφων
• Κλείσιμο του πόρου πίσω από το έργο- Το οικονομικό κλείσιμο του έργου, οι πόροι που διατέθηκαν στο έργο πρέπει να επιστραφούν

Οι εισροές για αυτή τη διαδικασία περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Αποδεκτά Παραδοτέα
• ΟΠΑ

Τα αποτελέσματα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνουν

• Τελική έξοδος, υπηρεσία ή μετάβαση αποτελέσματος
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Κλείσιμο προμηθειών

Για κάθε φάση του κύκλου ζωής ανάπτυξης του έργου - σχεδιασμός, εκτέλεση, παρακολούθηση και έλεγχος και κλείσιμο υπάρχει μία διαδικασία προμήθειας. Η τελική προμήθεια κλεισίματος γίνεται σύμφωνα με τη σύμβαση μεταξύ πωλητή και αγοραστή.

Οι δραστηριότητες κλεισίματος και τα παραδοτέα περιλαμβάνουν:

• Ανασκοπήσεις απόδοσης έργων, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης κινδύνων και θεμάτων
• Ενημερωμένο σχέδιο διαχείρισης έργου για να αντικατοπτρίζει τα πραγματικά αποτελέσματα
• Οι τελικές εκθέσεις διανέμονται στα κατάλληλα ενδιαφερόμενα μέρη

Τα στοιχεία για το κλείσιμο της σύμβασης περιλαμβάνουν

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Έγγραφα προμήθειας

Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει

• Κλειστές προμήθειες
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Διαχείριση Έργου Δεοντολογία κώδικα και συμπεριφοράς

Στο τέλος, θα συναντήσετε την ηθική του κώδικα και συμπεριφοράς διαχείρισης έργου που ασχολείται με διάφορες πτυχές της ανθρώπινης συμπεριφοράς, όπως

• Αρμοδιότητα
• Σεβασμός
• Δικαιοσύνη
• Τιμιότητα
• Πολιτιστική Ικανότητα

Αυτός ο κώδικας εφαρμόζεται για να προκαλέσει εμπιστοσύνη και να φέρει ένα κοινό πλαίσιο συμπεριφοράς στον διαχειριστή έργου.

Περίληψη

Η φάση έναρξης ορίζει τις διαδικασίες που απαιτούνται για την έναρξη ενός νέου έργου. Καθορίζει τι έργο πρέπει να ολοκληρώσει σε εύθετο χρόνο.

Η φάση έναρξης αποτελείται κυρίως από δύο κύριες δραστηριότητες

• Αναπτύξτε έναν Χάρτη Έργου
• Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη

Το μητρώο ενδιαφερομένων και ο χάρτης του έργου είναι επίσης χρήσιμα σε άλλες ομάδες διαδικασιών διαχείρισης έργου, όπως η διαδικασία σχεδιασμού.

Η φάση σχεδιασμού καθορίζει το εύρος καθώς και τον στόχο του έργου. Περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός συνόλου σχεδίων που σας καθοδηγούν στις φάσεις εκτέλεσης και κλεισίματος του έργου.

Η φάση εκτέλεσης αποτελείται από εκείνες τις δραστηριότητες που ορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης έργου. Είναι η μεγαλύτερη φάση του κύκλου ζωής του έργου και καταναλώνει τη μέγιστη ενέργεια και πόρους. Οι ενέργειες που λαμβάνονται κατά τη φάση εκτέλεσης ενδέχεται να επηρεάσουν το σχέδιο ή τα έγγραφα διαχείρισης του έργου.

Βασικά καθήκοντα στις φάσεις του κύκλου ζωής του έργου εκτέλεσης είναι

• Εκτέλεση Σχεδίων Διαχείρισης Έργων
• Άμεση και διαχείριση της εκτέλεσης του έργου
• Εκτέλεση Εργασιών
• Διεξαγωγή συναντήσεων για την κατάσταση προόδου κ.λπ.

Κατά τη φάση εκτέλεσης, το αποτέλεσμα ενδέχεται να απαιτεί επαναφορά της βάσης και ενημερώσεις στις υπάρχουσες απαιτήσεις του έργου.

Το στάδιο παρακολούθησης και ελέγχου διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα είναι σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης του έργου πριν από τη φάση κλεισίματος.

Ο κύριος στόχος αυτής της φάσης είναι ο εντοπισμός τυχόν αλλαγών που έγιναν από το σημείο του σχεδίου διαχείρισης έργου για τον καθορισμό προληπτικών μέτρων έναντι οποιουδήποτε απροσδόκητου αποτελέσματος.

Η φάση κλεισίματος είναι η διαδικασία που εκτελεί έναν ελεγχόμενο τερματισμό λειτουργίας του έργου στο τέλος.