Φάσεις κύκλου ζωής διαχείρισης έργου: Ποια είναι τα στάδια;

Τι είναι ο κύκλος ζωής διαχείρισης έργου;

Κύκλος ζωής διαχείρισης έργου είναι μια σειρά από βασικές δραστηριότητες για την επίτευξη στόχων ή στόχων του έργου. Είναι ένα πλαίσιο που περιλαμβάνει τα στάδια για να μετατρέψει μια ιδέα σε πραγματικότητα. Τα έργα μπορεί να έχουν διαφορετικές διαστάσεις και επίπεδα δυσκολίας, αλλά μπορούν να αντιστοιχιστούν στη δομή του κύκλου ζωής του Project Management, ανεξάρτητα από το μέγεθος του έργου.

Φάσεις Κύκλου Ζωής Διαχείρισης Έργου

Η διαδικασία του Κύκλου Ζωής Διαχείρισης Έργου χωρίζεται σε τέσσερα κύρια μέρη: τη φάση Έναρξης, τη φάση Σχεδιασμού, τη φάση Εκτέλεσης και τη φάση Παρακολούθησης, Ελέγχου και Ολοκλήρωσης, όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα.

Τέσσερις φάσεις του κύκλου ζωής της διαχείρισης έργου

Παρακάτω θα εξετάσουμε κάθε φάση του Κύκλου Ζωής του Έργου.

Στάδιο Έναρξης Έργου

Η φάση έναρξης καθορίζει τις διαδικασίες που απαιτούνται για την έναρξη ενός νέου έργου. Σκοπός της φάσης έναρξης του έργου είναι να καθοριστεί τι πρέπει να επιτύχει το έργο.

Αυτή η φάση αποτελείται κυρίως από δύο κύριες δραστηριότητες:

• Αναπτύξτε ένα Καταστατικό Έργου, και
• Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη

Όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο καταχωρούνται στον Καταστατικό του Έργου και στο Μητρώο Ενδιαφερομένων. Όταν εγκριθεί ο καταστατικός χάρτης του έργου, το έργο εγκρίνεται επίσημα.

Χάρτης έργου

Ο Χάρτης του Έργου ορίζει τα κύρια στοιχεία του έργου:

• Στόχοι του έργου
• Περιορισμοί έργου και δηλώσεις προβλημάτων
• Αναθέστε διαχειριστή έργου
• Λίστα ενδιαφερομένων
• Πρόγραμμα και προϋπολογισμός υψηλού επιπέδου
• Ορόσημα
• Εγκρίσεις

Αυτό το έγγραφο επιτρέπει σε έναν διαχειριστή έργου να αξιοποιήσει τους οργανωτικούς πόρους για το καλό του έργου. Για τη δημιουργία ενός καταστατικού έργου, τα απαιτούμενα στοιχεία θα είναι παράγοντες του επιχειρηματικού περιβάλλοντος, μια επιχειρηματική πρόταση, συμφωνίες, μια δήλωση εργασίας του έργου και τα περιουσιακά στοιχεία της οργανωτικής διαδικασίας.

Προσδιορισμός Ενδιαφερομένων Μερών

A φορέα μπορεί να επηρεάσει την επιτυχία και την αποτυχία του έργου. Για να σημειωθούν οι πληροφορίες σχετικά με το ενδιαφερόμενο μέρος, χρησιμοποιείται ένα μητρώο ενδιαφερομένων.

Το μητρώο ενδιαφερομένων θα περιέχει πληροφορίες όπως:

• Τύπος ενδιαφερόμενου μέρους
• Προσδοκία του ενδιαφερόμενου
• Ρόλος στο έργο (Αναλυτής Επιχειρήσεων, Τεχνικός Αρχιτέκτονας, Διαχειριστής Πελατών)
• Ορισμός (Διευθυντής, Επικεφαλής Επιχείρησης, κ.λπ.)
• Είδος επικοινωνίας (Εβδομαδιαία/Μηνιαία)
• Επιρροή στο έργο (Μερική/Υποστηρικτική/Επιδραστική)

Οι άλλες δραστηριότητες που εμπλέκονται στην ομάδα έναρξης της διαδικασίας είναι:

• Ανάθεση του διαχειριστή έργου
• Προσδιορισμός των αναγκών, των προσδοκιών και των απαιτήσεων υψηλού επιπέδου των ενδιαφερόμενων μερών
• Καθορίστε τα κριτήρια επιτυχίας του έργου
• Προσδιορίστε έναν συγκεκριμένο προϋπολογισμό για ένα συγκεκριμένο στάδιο
• Βεβαιωθείτε ότι το έργο ευθυγραμμίζεται με τον στρατηγικό στόχο του οργανισμού

Το μητρώο ενδιαφερόμενων μερών και ο χάρτης του έργου χρησιμοποιούνται ως εισροές στις άλλες ομάδες ανάπτυξης, όπως η ομάδα διαδικασίας σχεδιασμού.

Στάδιο Σχεδιασμού Έργου

Η φάση Σχεδιασμού Έργου καλύπτει περίπου το 50% ολόκληρης της διαδικασίας. Η φάση σχεδιασμού καθορίζει το εύρος του έργου καθώς και τον στόχο του. Ξεκινά με τα αποτελέσματα της φάσης έναρξης (καταστατικός χάρτης, προκαταρκτική δήλωση πεδίου εφαρμογής και διαχειριστής έργου). Τα αποτελέσματα της φάσης σχεδιασμού χρησιμεύουν ως εισροή για τη φάση εκτέλεσης.

Οι σημαντικές πτυχές της διαδικασίας σχεδιασμού είναι:

• Η φάση σχεδιασμού δεν θα πρέπει να εκτελείται πριν ολοκληρωθεί ο αρχικός σας σχεδιασμός.
• Μέχρι να ξεκινήσει η διαδικασία εκτέλεσης, δεν πρέπει να σταματήσετε να αναθεωρείτε τα σχέδια.

Δημιουργία δομής ανάλυσης εργασίας (WBS)

Για κάθε επιτυχημένο έργο, η Δομή Ανάλυσης Εργασίας (WBS) είναι σημαντική. Ακολουθούν τα βήματα για τη δημιουργία μιας Δομής Ανάλυσης Εργασίας:

• Διεξάγετε μια καταιγίδα ιδεών για να απαριθμήσετε όλες τις εργασίες.
• Συμπεριλάβετε ολόκληρη την ομάδα σας για καταιγισμό ιδεών.
• Καταγράψτε το δέντρο δομής της εργασίας, γνωστό και ως WBS (δομή ανάλυσης εργασίας).
• Αναλύστε περαιτέρω το κορυφαίο WBS σας σε ένα ιεραρχικό σύνολο δραστηριοτήτων, για παράδειγμα, κατηγορίες, υποκατηγορίες κ.λπ. Για παράδειγμα, υλικό, λογισμικό, εκπαιδευόμενοι, ομάδες διαχείρισης κ.λπ.
• Ορίστε τον τρόπο καταγραφής των στοιχείων στο WBS σας.
• Ρωτήστε άλλους ανθρώπους – μπορεί να είναι ειδικός, έμπειρο προσωπικό κ.λπ.
• Λεπτομερής ανάλυση – πόσο λεπτομερής πρέπει να είναι η εργασία σας; Η εκτίμηση του κόστους και του χρόνου για υψηλότερη λεπτομέρεια είναι δύσκολη, ενώ για χαμηλότερη λεπτομέρεια θα είναι γεμάτη με πολύ λεπτομερείς πληροφορίες.
• Η κοκκοποίηση θα πρέπει να είναι του σωστού επιπέδου, ούτε πολύ υψηλή ούτε πολύ χαμηλή.

Διαχείριση χρονοδιαγράμματος προγραμματισμού

Ο Σχεδιασμός Χρονοδιαγράμματος είναι η διαδικασία καθορισμού των διαδικασιών, των πολιτικών και της τεκμηρίωσης για τον σχεδιασμό, τη διαχείριση, την εκτέλεση και τον έλεγχο του χρονοδιαγράμματος του έργου. Τα στοιχεία εισόδου σε αυτές τις δραστηριότητες περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Χάρτης έργου
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα της Διαχείρισης Χρονοδιαγράμματος Σχεδιασμού περιλαμβάνει:

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος

Καθορισμός Δραστηριοτήτων

Ο καθορισμός Δραστηριοτήτων είναι η διαδικασία για την τεκμηρίωση και τον προσδιορισμό συγκεκριμένων ενεργειών που πρέπει να εκτελεστούν για την παραγωγή των παραδοτέων του έργου.

Στις δραστηριότητες ορισμού, κάθε πακέτο εργασίας αναλύεται σε επιμέρους δραστηριότητες του χρονοδιαγράμματος εργασίας. Τα δεδομένα εισόδου των δραστηριοτήτων ορισμού περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Βασική γραμμή πεδίου
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ τα αποτελέσματα αυτών των δραστηριοτήτων είναι:

• Λίστα δραστηριοτήτων
• Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
• Λίστα ορόσημων

Δραστηριότητες ακολουθίας

Η αλληλουχία δραστηριοτήτων δεν είναι τίποτα άλλο παρά η λογική οργάνωση του αποτελέσματος του «ορισμού δραστηριοτήτων». Καθορίζει τη σειρά με την οποία πρέπει να εκτελεστούν οι δραστηριότητες.

Το κύριο αποτέλεσμα από τη διαδικασία ακολουθιακής δραστηριότητας είναι το «Διάγραμμα Δικτύου».

A διάγραμμα δικτύου δεν είναι τίποτα άλλο παρά η ανάρτηση των εργασιών σε έναν πίνακα με λογική σειρά.

Για παράδειγμα, αν θέλετε να ξεκινήσετε μια επιχείρηση σε μια ξένη χώρα, ποια θα είναι η λίστα με τις δραστηριότητές σας και ποια θα είναι η σειρά με την οποία θα πρέπει να γίνουν;

Θα εκτελέσετε τις δραστηριότητες με αυτήν τη σειρά:

1. Διάλεξε μία χώρα
2. Αποκτήστε άδεια επιχείρησης
3. Προσλάβετε έναν διευθυντή
4. Αγοράστε ένα ακίνητο
5. Αγοράστε έπιπλα κ.λπ.
6. Άνοιξε την επιχείρηση

Εκτίμηση πόρων δραστηριότητας

Αυτό το στάδιο εξηγεί τη διαδικασία εκτίμησης της προσπάθειας εργασίας και των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Ο άλλος παράγοντας που πρέπει να ληφθεί υπόψη σε αυτό το στάδιο είναι η διαθεσιμότητα των πόρων.

Κατά την εκτίμηση των πόρων, η εστίαση θα πρέπει να είναι στη μεγαλύτερη διαδρομή του σχεδίου (Κρίσιμη Διαδρομή), η οποία θα καταναλώσει περισσότερο χρόνο και χρήμα.

Πρέπει να εκτιμήσετε τους πόρους για δύο εργασίες:

• Κρίσιμες εργασίες
• Κυμαινόμενες εργασίες

Βεβαιωθείτε ότι οι κρίσιμες εργασίες σας έχουν εκτιμηθεί με ακρίβεια (χρόνος ολοκλήρωσης).

Υπάρχουν πέντε εισροές που χρησιμοποιούνται για την εκτίμηση των πόρων δραστηριότητας:

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Λίστα δραστηριοτήτων
• Ημερολόγιο πόρων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα αυτού του σταδίου είναι:

• Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
• Δομή ανάλυσης πόρων
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

ΣΗΜΕΊΩΣΗ: Όλη η δραστηριότητα που έχει γίνει μέχρι στιγμής (ορισμός δραστηριοτήτων + αλληλουχία δραστηριοτήτων + εκτίμηση πόρων δραστηριότητας) θα βοηθήσει στην «Ανάπτυξη Χρονοδιαγράμματος».

Εκτίμηση Διάρκειας Δραστηριότητας

Εκτίμηση της διάρκειας δραστηριότητας είναι η διαδικασία εκτίμησης του αριθμού των περιόδων εργασίας (εβδομάδες/μήνες) που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της μεμονωμένης εργασίας με εκτιμώμενους πόρους. Αυτό το βήμα ορίζει πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί μια μεμονωμένη εργασία.

Δεν μπορείτε να υπολογίσετε τη διάρκεια της δραστηριότητας χωρίς να υπολογίσετε την προσπάθεια εργασίας και τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Η διαδικασία εκτίμησης θα πρέπει να γίνει με την εξής σειρά:

• Υπολογίστε πρώτα την προσπάθεια εργασίας
• Ακολούθησε εκτίμηση των πόρων
• Ακολουθεί εκτίμηση της διάρκειας της εργασίας

Για να εκτιμήσετε τη διάρκεια των δραστηριοτήτων, χρειάζεστε δεδομένα εισόδου:

• Λίστα δραστηριοτήτων
• Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
• Ημερολόγια πόρων
• Δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης

Ενώ υπάρχουν δύο κύριες εκροές:

• Εκτίμηση διάρκειας δραστηριότητας
• Εκτίμηση διάρκειας δραστηριοτήτων – ενημερώσεις εγγράφων έργου

Αυτή η τεχνική αναφέρεται επίσης ως PERT (Αξιολόγηση Έργου και Review Techniques) εκτιμήσεις.

Ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος

Η Ανάπτυξη Χρονοδιαγράμματος είναι η διαδικασία ανάλυσης των ακολουθιών δραστηριοτήτων, των απαιτήσεων πόρων, των διαρκειών και των περιορισμών χρονοδιαγράμματος για τη δημιουργία του μοντέλου χρονοδιαγράμματος του έργου. Για τον προγραμματισμό κάθε εργασίας, λαμβάνονται υπόψη τρεις κύριοι παράγοντες:

• Διάρκεια
• Εξαρτήσεις εργασιών
• Περιορισμοί

Χρησιμοποιώντας αυτούς τους παράγοντες, το έργο υπολογίζει την ημερομηνία έναρξης και την ημερομηνία λήξης για κάθε εργασία.

Ένα λογισμικό προγραμματισμού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος. Δημιουργεί ένα μοντέλο χρονοδιαγράμματος με προγραμματισμένες ημερομηνίες για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων του έργου.

Η εισαγωγή αυτού του εργαλείου περιλαμβάνει:

• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Λίστα δραστηριοτήτων
• Χαρακτηριστικά δραστηριότητας
• Χρονοδιάγραμμα έργου – διαγράμματα δικτύου
• Απαιτήσεις πόρων δραστηριότητας
• Ημερολόγια πόρων
• Εκτιμήσεις διάρκειας δραστηριότητας
• Δήλωση πεδίου εφαρμογής του έργου
• Μητρώο κινδύνου
• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Δομή ανάλυσης πόρων
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Η έξοδος από αυτό θα ήταν:

• Προγραμματισμός έργου
• Διάγραμμα δικτύου έργου
• Διαγράμματα Gantt ή Διαγράμματα ράβδων
• Διάγραμμα ορόσημο
• Πρόγραμμα βάσης
• Προγραμματισμένα δεδομένα
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Χρονοδιάγραμμα ελέγχου

Το τελευταίο στάδιο της φάσης σχεδιασμού είναι το Χρονοδιάγραμμα Ελέγχου. Είναι η διαδικασία παρακολούθησης της κατάστασης των δραστηριοτήτων του έργου για την ενημέρωση της προόδου του έργου και τη διαχείριση των αλλαγών στη γραμμή βάσης του χρονοδιαγράμματος.

Εάν απαιτούνται αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, πρέπει να περάσουν από το διαδικασία ελέγχου αλλαγήςΤο πρόγραμμα θα πρέπει να διαχειρίζεται ή να ελέγχεται προληπτικά από τον διευθυντή.

Υπάρχουν οι ακόλουθες κύριες είσοδοι της διαδικασίας χρονοδιαγράμματος ελέγχου:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Πρόγραμμα βάσης
• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Προγραμματισμός έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Υπάρχουν πέντε έξοδοι του χρονοδιαγράμματος ελέγχου:

• Διαχείριση εργασιακής απόδοσης
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Στάδιο Εκτέλεσης Έργου

Η φάση εκτέλεσης αποτελείται από τις δραστηριότητες που ορίζονται στο σχέδιο διαχείρισης έργου. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη διαχείριση των προσδοκιών των ενδιαφερόμενων μερών, τον συντονισμό με το προσωπικό και τους πόρους, καθώς και την εκτέλεση άλλων δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τα παραδοτέα του έργου.

Φάση Εκτέλεσης Έργου Κύκλου Ζωής Διαχείρισης Έργου

Κατά τη φάση εκτέλεσης, το αποτέλεσμα ενδέχεται να απαιτεί επαναπροσδιορισμό της βάσης και ενημερώσεις στις υπάρχουσες απαιτήσεις του έργου. Οι ενέργειες που αναλαμβάνονται στη φάση εκτέλεσης ενδέχεται να επηρεάσουν το σχέδιο ή τα έγγραφα διαχείρισης του έργου.

Άμεση και διαχείριση της εκτέλεσης του έργου

Αυτό το στάδιο καταναλώνει το μεγαλύτερο μέρος του κόστος του έργου, χρόνο και πόρους, καθώς αυτή είναι η διαδικασία που παράγει τα παραδοτέα του έργου.

Υπάρχουν τέσσερις είσοδοι για την Κατεύθυνση και Διαχείριση Εκτέλεσης Έργου:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Εγκεκριμένο αίτημα αλλαγής
• EEFs (Enterprise Environmental Factors)
• OPA (Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας)

Ενώ υπάρχουν πέντε έξοδοι:

• Παραδοτέα
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου, οι κρίσεις των εμπειρογνωμόνων, οι συναντήσεις και η υποβολή εκθέσεων KPI (Βασικοί Δείκτες Απόδοσης) είναι πρωταρχικής σημασίας.

Εκτέλεση Διασφάλισης Ποιότητας

Εκτέλεση Διασφάλιση Ποιότητας είναι η διαδικασία ελέγχου των απαιτήσεων ποιότητας και των αποτελεσμάτων από τις μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου. Είναι η διαδικασία καταγραφής και παρακολούθησης των αποτελεσμάτων των δραστηριοτήτων ποιότητας για την αξιολόγηση της απόδοσης. Διάφορα εργαλεία όπως διαγράμματα ελέγχου, ανάλυση κόστους-οφέλους, διαγράμματα ροής, διαγράμματα εκτέλεσης, διαγράμματα διασποράς, επιθεώρηση και ανασκοπήσεις κ.λπ., μπορούν να χρησιμοποιηθούν για αυτήν τη διαδικασία.

Η κύρια εισαγωγή σε αυτό είναι:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μετρήσεις ποιότητας
• Μετρήσεις ποιοτικού ελέγχου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας

Ενώ η έξοδος αυτού είναι:

• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Απόκτηση Ομάδας Έργου

Κατά τη φάση εκτέλεσης, λαμβάνει χώρα η στελέχωση της ομάδας έργου. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι πιο πιθανό να απαιτηθούν άτομα με διαφορετικές δεξιότητες κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.

Υπάρχουν τρεις κύριες προϋποθέσεις για την απόκτηση μιας ομάδας έργου:

• Ρόλοι και ευθύνες
• Οργανόγραμμα έργου
• Σχέδιο διαχείρισης προσωπικού

Ενώ υπάρχουν τρεις έξοδοι:

• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Ημερολόγια πόρων
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Αναπτύξτε την Ομάδα Έργου

Η πλειονότητα των διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού εμπλέκεται στη διαδικασία εκτέλεσης.ping η ομάδα του έργου αποτελεί επίσης μέρος αυτού. Ο κύριος σκοπός της ανάπτυξηςping Η ομάδα έργου έχει ως στόχο να βελτιώσει τη συνολική απόδοση των μελών της. Αυτό το στάδιο πρέπει να ξεκινήσει νωρίς στο έργο.

Οι εισροές στην ομάδα ανάπτυξης του έργου περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού
• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Ημερολόγια πόρων

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνει:

• Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
• Ενημερώσεις EEFs

Διαχείριση της ομάδας έργου

Η διαχείριση της ομάδας έργου είναι ένα από τα σημαντικά μέρη της διαχείρισης έργων. Είναι ο πιο περίπλοκος τομέας της διαχείρισης έργων, επειδή πολλές φορές οι διευθυντές δεν θα βρίσκονται σε άμεση επαφή με τα μέλη της ομάδας. Σε μια τέτοια περίπτωση, η ανάλυση της απόδοσής τους και ο καθορισμός της αμοιβής τους καθίσταται δύσκολος.

Υπάρχουν πέντε εισροές στη διαδικασία διαχείρισης της ομάδας έργου:

• Αναθέσεις προσωπικού έργου
• Αξιολογήσεις απόδοσης ομάδας
• Αναφορές απόδοσης
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Υπάρχουν τέσσερις κύριες εξόδους:

• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Ενημερώσεις περιβαλλοντικών παραγόντων της επιχείρησης
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Διαχείριση Επικοινωνιών

Από τα τρία χαρακτηριστικά επικοινωνίας, το ένα εμπίπτει στη διαδικασία εκτέλεσης. Στο πρόγραμμα διαχείρισης επικοινωνίας, υπάρχουν τρεις κύριες πτυχές επικοινωνίας που πρέπει να παρακολουθούνται:

1. Μέλη της ομάδας έργου στον διαχειριστή έργου
2. Υπεύθυνοι έργου στον διαχειριστή προγράμματος
3. Διαχειριστής προγράμματος σε ενδιαφερόμενα μέρη ή άλλους χορηγούς

Η συμβολή στη διαχείριση των επικοινωνιών περιλαμβάνει:

• Σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• EEFs
• ΟΠΑ

Το αποτέλεσμα αυτού του σταδίου θα είναι:

• Επικοινωνίες έργου
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Διενέργεια Προμηθειών

Σε αυτό το στάδιο, εμπλέκονται δύο κύριοι ρόλοι: ο αγοραστής και ο πωλητής. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας προμήθειας, οι δραστηριότητες που εμπλέκονται είναι:

1. Εκδώστε το πακέτο προσφοράς σε πιθανούς πωλητές
2. Διεξαγωγή διασκέψεων πλειοδόχων
3. Αξιολογήστε πιθανές προτάσεις πωλητών
4. Επιλέξτε τις νικητήριες προτάσεις πωλητών

Τα στοιχεία που εισέρχονται στη διαδικασία προμηθειών περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Εκτέλεση εγγράφων προμήθειας
• Κριτήρια επιλογής πηγής
• Κατάλογος πιστοποιημένων πωλητών
• Προτάσεις πωλητών
• Έγγραφα έργου
• Πάρτε ή αγοράστε αποφάσεις
• Συμφωνία συνεργασίας (συμφωνία ομαδικότητας)
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ θα έχετε τα ακόλουθα αποτελέσματα:

• Επιλεγμένοι πωλητές
• Συνωμοσία προμηθειώνtracβραβείο t
• Ημερολόγια πόρων
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου

Διαχείριση εμπλοκής ενδιαφερομένων

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την ενεργή διαχείριση των ενδιαφερομένων σε όλο το έργο. Για να αποφευχθεί η απροσδόκητη καθυστέρηση του έργου ή η εγκατάλειψη του έργου ενδιάμεσα, οι προσδοκίες των ενδιαφερομένων προσδιορίζονται και επιλύονται γρήγορα.

Υπάρχουν τα ακόλουθα στοιχεία εισόδου στη διαδικασία διαχείρισης των ενδιαφερόμενων μερών:

• Μητρώο ενδιαφερομένων
• Στρατηγική διαχείρισης ενδιαφερομένων
• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Μητρώο ζητημάτων
• Αλλαγή Log
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνει:

• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αλλαγή αιτήματος
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις τεκμηρίωσης του έργου

Φάση Έργου Review

Στο τέλος της φάσης εκτέλεσης, πραγματοποιείται μια ανασκόπηση της φάσης του έργου. Σας βοηθά να καταγράψετε τις ακόλουθες δραστηριότητες:

• Τεκμηριώστε το αποτέλεσμα της αξιολόγησης της διαχείρισης του έργου σας
• Ενημερώστε τον χορηγό για την πορεία του έργου
• Προσδιορισμός τυχόν κινδύνου ή ζητημάτων που επηρέασαν το έργο
• Παρουσίαση παραδοτέων προς τα ενδιαφερόμενα μέρη που παράγονται κατά τη διάρκεια του έργου
• Ζητήστε έγκριση για να προχωρήσετε στην επόμενη φάση

Στάδιο παρακολούθησης και ελέγχου και κλεισίματος έργου

Μετά τη φάση εκτέλεσης, για να ελέγξετε ότι το έργο είναι σωστό track, ενεργοποιείται η φάση παρακολούθησης και ελέγχου. Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, πραγματοποιούνται διάφορες αλλαγές και αναθεωρήσεις για τη βελτίωση της απόδοσης του έργου.

Παρακολούθηση και Έλεγχος Εργασιών Έργου

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει tracέλεγχος, αναθεώρηση και ρύθμιση της προόδου προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος του έργου. Επίσης, διασφαλίζει ότι τα παραδοτέα είναι σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης του έργου. Το κύριο επίκεντρο αυτού του βήματος είναι ο εντοπισμός τυχόν αλλαγών που έγιναν από το σημείο του σχεδίου διαχείρισης του έργου, ώστε να προσδιοριστούν τα κατάλληλα προληπτικά μέτρα.

Τα δεδομένα εισόδου για αυτό το στάδιο περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Αναφορές απόδοσης
• Προβλέψεις κόστους
• Προγραμματίστε προβλέψεις
• Επικύρωση αλλαγών
• Περιβαλλοντικοί παράγοντες της επιχείρησης
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει:

• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Εκτελέστε ολοκληρωμένο έλεγχο αλλαγής

Είναι μια από τις πιο σημαντικές διαδικασίες της διαχείρισης έργων. Σε αυτό το στάδιο αξιολογείται ο αντίκτυπος οποιασδήποτε αλλαγής σε σχέση με το έργο. Εάν μια αλλαγή σε αυτό το στάδιο συμβεί σε οποιοδήποτε μέρος ενός έργου, θα αξιολογηθεί ολόκληρο το έργο. Είναι καλύτερο να εφαρμόζονται οι αλλαγές σε πρώιμο στάδιο του έργου, επειδή καθώς το έργο προχωρά, το κόστος εφαρμογής των αλλαγών αυξάνεται επίσης.

Η εισαγωγή αυτού του σταδίου περιλαμβάνει:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• EEFs
• ΟΠΑ

Ενώ οι έξοδοι είναι:

• Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
• Αλλαγή Log
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Επικύρωση πεδίου

Η επικύρωση του πεδίου εφαρμογής περιλαμβάνει την επαλήθευση του κατά πόσον τα παραδοτέα πληρούν τα κριτήρια αποδοχής του πελάτη. Ο εξωτερικός έλεγχος με τον πελάτη ή τα ενδιαφερόμενα μέρη αποτελεί μέρος της Επικύρωσης της Διαχείρισης Πεδίου Εφαρμογής.

Τα δεδομένα εισόδου για την επικύρωση του πεδίου εφαρμογής περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• απαιτήσεις
• Απόδειξη με έγγραφα
• απαιτήσεις tracπίνακας ικανότητας
• Επαληθευμένα παραδοτέα
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας

Ενώ το αποτέλεσμα της επικύρωσης πεδίου εφαρμογής περιλαμβάνει:

• Αποδεκτά παραδοτέα
• Αιτήματα αλλαγής
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Πεδίο ελέγχου

Το πεδίο εφαρμογής ελέγχου διασφαλίζει ότι παραδίδεται μόνο η εργασία που έχει προσδιοριστεί ότι εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής. Το πραγματικό αποτέλεσμα συγκρίνεται με την τιμή βάσης του πεδίου εφαρμογής, διασφαλίζοντας ότι όντως παραδίδεται όλο το εγκεκριμένο πεδίο εφαρμογής.

Τα δεδομένα εισόδου στη διαδικασία εύρους ελέγχου περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Απαιτούμενη τεκμηρίωση
• απαιτήσεις tracπίνακας ικανότητας
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει:

• Μετρήσεις απόδοσης εργασίας
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Χρονοδιάγραμμα ελέγχου

Η διαδικασία Χρονοδιαγράμματος Ελέγχου σας βοηθά με πολλούς τρόπους. Σας βοηθά να καταγράψετε την τρέχουσα κατάσταση του χρονοδιαγράμματος, να προσδιορίσετε την απόκλιση από τη γραμμή βάσης του χρονοδιαγράμματος, να κατανοήσετε τη φύση της απόκλισης και να αντιδράσετε λαμβάνοντας τα κατάλληλα μέτρα.

Εάν απαιτούνται αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, τότε αυτές πρέπει να υποβληθούν στη διαδικασία ελέγχου αλλαγών. Η αλλαγή θα πρέπει να επαναξιολογηθεί και μόνο τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την ενημέρωση της γραμμής βάσης του χρονοδιαγράμματος.

Υπάρχουν οι ακόλουθες κύριες εισόδους στο χρονοδιάγραμμα ελέγχου:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Πρόγραμμα βάσης
• Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος
• Προγραμματισμός έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Η έξοδος περιλαμβάνει:

• Μετρήσεις απόδοσης εργασίας
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου

Κόστος Ελέγχου

Το κόστος ελέγχου συγκρίνει το βασικό κόστος για κάθε παραδοτέο με το πραγματικό κόστος. Το βασικό κόστος θα πρέπει να αλλάζει μόνο σε απάντηση σε ένα αίτημα αλλαγής που έχει περάσει από τη διαδικασία Εκτέλεσης Ολοκληρωμένου Ελέγχου Αλλαγών. Το κόστος ελέγχου διασφαλίζει ότι το έργο σας παραμένει εντός των περιορισμών χρηματοδότησης.

Τα δεδομένα εισόδου για το Κόστος Ελέγχου περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Απαιτήσεις χρηματοδότησης έργου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Κόστος Ελέγχου Περιουσιακά στοιχεία οργανωτικής διαδικασίας

Η έξοδος για αυτό περιλαμβάνει:

• Μετρήσεις απόδοσης εργασίας κερδισμένης αξίας
• Προβλέψεις προϋπολογισμού κερδισμένης αξίας στο κόστος ελέγχου
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις περιουσιακών στοιχείων οργανωτικής διαδικασίας

Ποιότητα ελέγχου

Ο έλεγχος ποιότητας διασφαλίζει ότι το έργο και το προϊόν παραδίδονται σύμφωνα με το σχέδιο διαχείρισης ποιότητας. Εξασφαλίζει ότι η εργασία εκτελείται σωστά. Το κύριο αποτέλεσμα του ελέγχου ποιότητας είναι η Σχέδιο διαχείρισης ποιότηταςΕνώ οι υπόλοιπες πληροφορίες που θα σας φανούν χρήσιμες είναι:

• Υπάρχον διάγραμμα ροής
• Ανώτατα και κατώτερα όρια ελέγχου και προδιαγραφών που περιέχονται στα διαγράμματα ελέγχου
• Αναφέρονται πληροφορίες όπως κριτήρια δειγματοληψίας, αριθμοί δειγματοληψίας, μετρήσεις και μεταβλητή δειγματοληψία
• Μετρήσεις ποιότητας – είναι μια τυπική μέτρηση για την εκπλήρωση των απαιτήσεων ποιότητας
• Διασφαλίζει ότι ακολουθούνται τα κατάλληλα βήματα για τη συμμόρφωση με πτυχές όπως οι διαδικασίες, οι πολιτικές ή οι κανονισμοί.

Υπάρχουν τέσσερα κύρια αποτελέσματα από τη διαδικασία ελέγχου ποιότητας:

• Ενσωματωμένος έλεγχος αλλαγών
• Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
• Έλεγχος εγκεκριμένων αιτημάτων αλλαγής
• Επικυρωμένες αλλαγές

Επικοινωνίες ελέγχου

Η επικοινωνία ελέγχου διασφαλίζει ότι οι σωστές πληροφορίες φτάνουν στα ενδιαφερόμενα μέρη. Οι πληροφορίες επικοινωνίας ελέγχου περιλαμβάνουν εισροές, εργαλεία και τεχνικές, καθώς και αποτελέσματα που ανήκουν σε αυτήν τη διαδικασία.

Η επικοινωνία ελέγχου μπορεί να έχει οποιαδήποτε μορφή. Μπορεί να είναι:

• Τάσεις δεδομένων
• Πινακοποιημένες πληροφορίες
• S-καμπύλη
• Μορφές ταμπλό
• Χρησιμοποιήστε ιστόγραμμα

Στη διαδικασία επικοινωνίας ελέγχου, οι πληροφορίες εργασίας λαμβάνονται από διάφορες άλλες διαδικασίες και η αναφορά απόδοσης χρησιμοποιείται ως είσοδος για διάφορες διαδικασίες παρακολούθησης και διαχείρισης. Το κύριο παραδοτέο από τη διαδικασία επικοινωνίας ελέγχου είναι το αρχείο απόδοσης.

Κίνδυνοι ελέγχου

Καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου του έργου, η ανάλυση κινδύνου είναι μια συνεχής διαδικασία. Είναι σημαντικό να αναλύετε, να εντοπίζετε και να αντιμετωπίζετε συνεχώς τους κινδύνους. Οι δραστηριότητες που περιλαμβάνονται στον έλεγχο κινδύνου είναι:

• Tracking υπάρχοντες κίνδυνοι
• Παρακολούθηση υπολειπόμενων κινδύνων
• Εντοπισμός νέων κινδύνων
• Εφαρμογή σχεδίων αντιμετώπισης κινδύνων
• Συνεχής αξιολόγηση της διαδικασίας κινδύνου

Τα δεδομένα εισόδου για τον έλεγχο του κινδύνου είναι:

• Μητρώο κινδύνου
• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αναφορές απόδοσης
• Ανάλυση αποθεματικών
• Έλεγχοι κινδύνου

Η έξοδος για τον κίνδυνο ελέγχου είναι:

• Ενημέρωση μητρώου κινδύνου
• Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων

Έλεγχος προμηθειών

Από τα τέσσερα σχέδια προμηθειών, η τρίτη διαδικασία προμηθειών εμπίπτει στην ομάδα διαδικασιών Παρακολούθησης & Εκτέλεσης. Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την παρακολούθηση της απόδοσης του προμηθευτή και τη διασφάλιση ότι όλες οι παραμέτρουςtracΟι απαιτήσεις t ικανοποιούνται.

Η διαδικασία ελέγχου προμηθειών περιλαμβάνει την επαλήθευση:

• Είτε παραδίδονται αγαθά είτε υπηρεσίες
• Είτε παραδίδεται έγκαιρα
• Εάν το χρεωμένο τιμολόγιο αφορά τη σωστή ποσότητα
• Είτε όλες οι προϋποθέσεις της συμφωνίαςtracπληρούνται
• Εάν η σχέση μεταξύ αγοραστή και πωλητή διαχειρίζεται σωστά

Τα κύρια στοιχεία που λαμβάνονται υπόψη για τη διαδικασία προμηθειών είναι:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Έγγραφα προμήθειας
• Συμφωνίες
• Εγκεκριμένα αιτήματα αλλαγής
• Εκθέσεις απόδοσης εργασίας
• Δεδομένα απόδοσης εργασίας

Το αποτέλεσμα για τις προμήθειες είναι:

• Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
• Αιτήματα αλλαγής
• Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
• Ενημερώσεις εγγράφων έργου
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Έλεγχος Διαχείρισης Ενδιαφερομένων Μερών

Πολλά έργα παραπατούν λόγω ανεπαρκούς διαχείρισης των ενδιαφερόμενων μερών. Εάν η διαχείριση των ενδιαφερόμενων μερών γίνεται σωστά, υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας του έργου. Σε αυτή τη διαδικασία, παρακολουθούμε το τρέχον επίπεδο εμπλοκής των ενδιαφερόμενων μερών και λαμβάνουμε τα κατάλληλα μέτρα.

Τα δεδομένα εισόδου και εξόδου για όλες αυτές τις δραστηριότητες περιλαμβάνουν:

Εισαγωγή	Παραγωγή
Σχέδιο Διαχείριση Ενδιαφερομένων Μερών	Πληροφορίες απόδοσης εργασίας
Μητρώο ζητημάτων	Αιτήματα αλλαγής
Δεδομένα απόδοσης εργασίας	Ενημερώσεις σχεδίου διαχείρισης έργου
Έγγραφα έργου	Ενημερώσεις εγγράφων έργου
	Ενημερώσεις ΟΠΑ

Φάση Κλεισίματος

Η φάση κλεισίματος είναι η διαδικασία που εκτελεί ελεγχόμενη διακοπή λειτουργίας του έργου στο τέλος. Σε ένα έργο, υπάρχουν τρεις δραστηριότητες κλεισίματος που βρίσκονται σε εξέλιξη:

• Κλείσιμο του προϊόντος – Εξασφάλιση της αποδοχής των τελικών παραδοτέων από τον πελάτη, εάν το έργο είναι εξωτερικό
• Κλείσιμο του έργου – Αυτό περιλαμβάνει το επίσημο κλείσιμο των διοικητικών διαδικασιών, την ενημέρωση των εγγράφων του έργου και την αρχειοθέτηση αυτών των βάσεων δεδομένων και εγγράφων.
• Κλείσιμο του πόρου πίσω από το έργο – Το οικονομικό κλείσιμο του έργου· οι πόροι που έχουν διατεθεί για το έργο θα πρέπει να επιστραφούν

Τα στοιχεία εισόδου για αυτήν τη διαδικασία περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Αποδεκτά Παραδοτέα
• ΟΠΑ

Το αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνει:

• Μετάβαση τελικής παραγωγής, υπηρεσίας ή αποτελέσματος
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Κλείσιμο προμηθειών

Για κάθε φάση του κύκλου ζωής ανάπτυξης του έργου – σχεδιασμός, εκτέλεση, παρακολούθηση και έλεγχος, και ολοκλήρωση – υπάρχει μία διαδικασία προμηθειών. Η τελική διαδικασία ολοκλήρωσης της προμήθειας πραγματοποιείται σύμφωνα με τη σύμβαση.tracτ μεταξύ πωλητή και αγοραστή.

Οι δραστηριότητες κλεισίματος και τα παραδοτέα περιλαμβάνουν:

• Αναθεωρήσεις απόδοσης έργου, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης κινδύνων και ζητημάτων
• Ενημερωμένο σχέδιο διαχείρισης έργου για να αντικατοπτρίζει τα πραγματικά αποτελέσματα
• Οι τελικές εκθέσεις διανέμονται στα κατάλληλα ενδιαφερόμενα μέρη

Τα στοιχεία που πρέπει να ληφθούν υπόψη για την ολοκλήρωση της προμήθειας περιλαμβάνουν:

• Σχέδιο διαχείρισης έργου
• Έγγραφα προμήθειας

Ενώ η έξοδος περιλαμβάνει:

• Κλειστές προμήθειες
• Ενημερώσεις ΟΠΑ

Διαχείριση Έργου Δεοντολογία κώδικα και συμπεριφοράς

Στο τέλος, θα συναντήσετε την ηθική του κώδικα και της δεοντολογίας στη διαχείριση έργων, η οποία ασχολείται με διάφορες πτυχές της ανθρώπινης συμπεριφοράς, όπως:

• Αρμοδιότητα
• Σεβασμός
• Δικαιοσύνη
• Τιμιότητα
• Πολιτιστική Ικανότητα

Αυτός ο κώδικας εφαρμόζεται για να εμπνεύσει εμπιστοσύνη και να φέρει ένα κοινό πλαίσιο συμπεριφοράς στον διαχειριστή του έργου.

Συχνές Ερωτήσεις