SAP FB65: Bogfør leverandørkreditnota og købsreturnering
Murer Garcia
⚡ Smart opsummering
Købsreturneringer i SAP registreres med en leverandørkreditnota via transaktion FB65, som tilbagefører en del af eller hele en leverandørfaktura og reducerer den skyldige saldo sammen med den tilhørende indgående moms.
En købsreturnering udlignes i Finansregnskabet med en leverandørkreditnota. Transaktion FB65 bogfører denne kreditnota direkte hos leverandøren uden reference til en indkøbsordre og afspejler den postering, der oprindeligt blev foretaget, da fakturaen blev bogført.
Sådan bogfører du en købsreturnering i SAP Brug af FB65
Trin 1) Indtast transaktionskoden FB65 i kommandofeltet, som vist nedenfor.
Trin 2) På næste skærmbillede skal du indtaste den virksomhedskode, som dokumentet skal bogføres for. Pop-up-vinduet nedenfor vises første gang FB65 åbnes i en session.
Trin 3) Indtast følgende på fanen Grundlæggende data. Skærmbilledet efter listen viser, hvor hvert felt er placeret.
- Indtast leverandør-ID'et på den leverandør, der skal have udstedt kreditnotaen
- Indtast dokumentdatoen
- Indtast det beløb, der skal krediteres
- Indtast den momskode, der blev brugt på den originale faktura
- Markér afkrydsningsfeltet Beregn moms
Trin 4) Indtast følgende data i afsnittet med vareoplysninger. Gitteret vist nedenfor viser forskydningslinjen.
- Indtast købskonto hvortil den oprindelige faktura blev bogført
- Indtast det beløb, der skal debiteres
- Vælg Kredit
- Tjek skattekoden
Trin 5) Kontroller dokumentets status. En saldo på nul og et grønt trafiklys, som i striben nedenfor, betyder, at kreditnotaen er færdig.
Trin 6) Tryk på knappen Send på standardværktøjslinjen, som er fremhævet nedenfor.
Trin 7) Kontroller statuslinjen for det genererede dokumentnummer, som bekræftet i meddelelsen nedenfor.
Leverandørkreditnotaen for købsreturen er nu bogført, og den vises som en åben debetpost på leverandørkontoen.
Nøglefelter og dokumenttyper i FB65
FB65 deler sit skærmlayout med leverandørfakturatransaktionen, så et par felter afgør, om dokumentet overhovedet fungerer som en kreditnota. Tabellen nedenfor forklarer, hvad hvert felt styrer.
| Felt | Hvad den kontrollerer |
|---|---|
| Transaktion (header) | Standardindstillingen er Kreditnota i FB65. Hvis du skifter til Faktura, bliver den samme skærm til en FB60-lignende bogføring, så den bør ikke ændres ved en købsreturnering. |
| Dokumentdato | Den dato, der er trykt på leverandørkreditnotaen, normalt udløsende dato for basisdatoen. |
| Bogføringsdato | Den dato, hvor posteringen rammer finansbogholderiet, og dermed bogføringsperioden og regnskabsåret. |
| Henvisning | Leverandørens kreditnotanummer. Registrering af det originale fakturanummer her gør senere matchning meget nemmere. |
| Dokumenttype | KG for en leverandørkreditnota, mod KR for en leverandørfaktura. Typen styrer nummerintervallet. |
| Skat Code | Skal gentage den kode, der blev brugt på den oprindelige faktura, så den indgående moms tilbageføres med samme sats. |
Da kreditnotaen debiterer leverandøren og krediterer udgifts- eller lagerkontoen, er den den nøjagtige afspejling af den oprindelige faktura. Kun det beløb, der faktisk er returneret eller overfaktureret, skal indtastes, ikke den fulde fakturaværdi, medmindre hele leverancen blev returneret.
FB65 vs. MIRO kreditnota vs. efterfølgende kreditering
Tre forskellige dokumenter kaldes almindeligvis en "kreditnota" i SAP, og at vælge den forkerte fører til, at købsordrehistorikken bliver ude af trit.
| Aspect | FB65 kreditnota | MIRO-kreditnota | MIRO efterfølgende kredit |
|---|---|---|---|
| Moduler | Finansiel regnskab (FI) | Verifikation af logistikfakturaer (MM) | Verifikation af logistikfakturaer (MM) |
| Link til indkøbsordre | Ingen | Refererer til indkøbsordren eller varekvitteringen | Refererer til indkøbsordren |
| Effekt på indkøbsordrehistorik | ingen effekt | Reducerer den fakturerede mængde og værdi | Reducerer kun værdien; mængden forbliver uændret |
| Typisk brug | Ikke-indkøbsordre-returneringer, servicekreditter, overopkrævninger på FI-fakturaer | Varer, der fysisk returneres i henhold til en købsordre | Prisreduktion aftalt efter fakturabetaling |
Hvor Materials Management-modulet er aktivt, og varerne blev returneret ved en returlevering, hører kreditten hjemme i MIRO, så GR/IR-clearingkontoen og indkøbsordrehistorikken forbliver konsistente. FB65 er det rigtige valg, når ingen indkøbsordre ligger bag forbruget.
Sådan udligner du en leverandørkreditnota mod en faktura
Bogføring af kreditnotaen opretter kun en åben debetpost. Leverandørkontoen er ikke ryddet op, før posten er matchet med den faktura, den vedrører.
- Kør FBL1N for leverandøren, og bekræft, at både fakturaen og kreditnotaen vises som åbne poster.
- Indtast transaktion F-44, indtast leverandørkonto, firmakode, clearingdato og valuta, og vælg derefter Behandl åbne poster.
- Aktiver fakturaen og kreditnotaen, så kun disse to linjer er valgt.
- Markér feltet Ikke tildelt. En værdi på nul betyder, at de to beløb er præcist udlignet, og at dokumentet kan bogføres.
- Hvis kreditnotaen er mindre end fakturaen, skal du bruge fanen Delbetaling til at lade fakturaen være åben eller fanen Restposter til at lukke den og oprette en ny åben post for saldoen.
- Bogfør clearingdokumentet, og kør derefter FBL1N igen for at bekræfte, at begge elementer nu vises som clearede.
Sondringen mellem delvise og resterende forhold i forbindelse med aldersrapporter. En delvis udligning bevarer den oprindelige faktura og dermed dens oprindelige forfaldsdato på kontoen. En restudligning lukker originalen og opretter en ny post, hvis basisdato starter forfra, hvilket kan forvrænge aldersanalysen, hvis den bruges uforsigtigt.
Hvor kreditnotaen blot har til formål at reducere den næste betaling, er der slet ikke behov for manuel clearing. Den automatiske betalingskørsel i F110 udligner åbne kreditnotaer mod fakturaer for den samme leverandør, før den foreslår et betalingsbeløb, forudsat at betalingsbetingelserne og betalingsmetoderne stemmer overens.
Hvis selve kreditnotaen blev indtastet forkert, skal du tilbageføre den med FB08 i stedet for at bogføre en kompenserende faktura, og kontrollere leverandørposterne igen i gældsforpligtelser når omvendingen er gennemført.
