Cách thêm, cập nhật và thay đổi chữ ký trong Outlook: 4 phương pháp
Nô-ê Robinson
Outlook là một ứng dụng email và trình quản lý thông tin cá nhân được phát triển bởi Microsoft Tập đoàn. Outlook cung cấp nhiều tính năng để quản lý email. Khả năng thêm chữ ký vào Outlook email là một trong những tính năng hữu ích nhất. Nếu bạn sử dụng tính năng chữ ký, có lẽ bạn hiểu được tầm quan trọng của việc duy trì chữ ký email chuyên nghiệp. Chữ ký của bạn thể hiện tính cách và hình ảnh bạn muốn truyền tải đến người khác, vì vậy, việc cập nhật thường xuyên là rất quan trọng.
Chữ ký email là một khối văn bản thường được thêm vào cuối email. Nó thường bao gồm tên, chức danh, tên công ty, thông tin liên lạc và địa chỉ email của người gửi. Nó cũng có thể bao gồm logo hoặc các yếu tố thương hiệu khác. Chữ ký email của bạn có thể đóng vai trò là công cụ xây dựng thương hiệu và truyền thông bất kể nghề nghiệp của bạn là gì.
Người ta có thể dễ dàng chỉnh sửa chữ ký trong Outlook bằng cách làm theo một vài bước đơn giản. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thay đổi Microsoft Outlook từng bước ký tên.
Cách 1: Cách thay đổi chữ ký trong Outlook trên web
Outlook trên web có thể truy cập thông qua bất kỳ trình duyệt web nào, giúp bạn dễ dàng truy cập email của mình từ bất kỳ đâu. Để cập nhật chữ ký trong Outlook ứng dụng web, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1) Ghé Vào đăng nhập.microsoftonline.com trên trình duyệt của bạn và đăng nhập vào Microsoft tài khoản. Nhập của bạn Microsoft email và nhấp vào 'Tiếp theo'.
Bước 2) Nhập mật khẩu tài khoản của bạn và nhấp vào 'đăng nhập'.
Bước 3) Nhấp hoặc Chạm vào Outlook biểu tượng từ menu bên trái của “Microsoft trang 365”. Nó sẽ đưa bạn đến tài khoản Outlook của bạn.
Bước 4) Nhấp vào biểu tượng bánh răng nằm ở góc trên cùng bên phải của trang để mở menu cài đặt Outlook.
Bước 5) Trong cửa sổ “Cài đặt”, chọn “Xem tất cả Outlook cài đặt,” nằm ở cuối danh sách.
Bước 6) Ở phía bên trái của trang
- Chọn "Mail".
- Chọn “Soạn và trả lời” từ các tùy chọn xuất hiện.
Bước 7) Chọn chữ ký bạn muốn thay đổi bằng cách nhấp vào menu thả xuống bên dưới “Chữ ký mới”.
Bước 8) Nhấp vào nút “Lưu” ở cuối hộp chỉnh sửa chữ ký sau khi bạn thay đổi phần chữ ký. Nó sẽ lưu chữ ký mới của bạn.
Lưu ý: Có rất nhiều trang web và tài nguyên trên Internet cung cấp nhiều loại Outlook mẫu chữ ký. Bạn có thể sao chép bất kỳ mẫu chữ ký nào và dán vào hộp soạn thảo chữ ký.
Cách 2: Cách thay đổi chữ ký trong ứng dụng Outlook Desktop
Outlook Ứng dụng dành cho máy tính để bàn có nhiều tính năng và khả năng tùy chỉnh hơn Outlook trên web.
Dưới đây là các bước để thay đổi chữ ký trong ứng dụng Outlook dành cho máy tính để bàn:
Bước 1) Khởi chạy hoặc mở Outlook ứng dụng trên máy tính để bàn của bạn.
Bước 2) Nhấp vào tab “Tệp” nằm ở góc trên cùng bên trái của Outlook thanh menu ứng dụng.
Bước 3) Ở phía bên trái của màn hình, chọn “Tùy chọn” từ menu.
Bước 4) Chọn vào mục "Mail” tùy chọn trong cửa sổ Tùy chọn bật lên.
Bước 5) Trong phần “Soạn tin nhắn”, nhấp vào nút “Chữ ký”.
Bước 6) Trong cửa sổ Chữ ký và Văn phòng phẩm, chọn chữ ký bạn muốn chỉnh sửa từ danh sách.
Bước 7) Chỉnh sửa khối chữ ký trong 'Hộp văn bản chữ ký'/'Hộp chỉnh sửa chữ ký' theo ý muốn.
Bước 8) Nếu được nhắc, hãy chọn xem bạn có muốn đặt chữ ký đã chỉnh sửa làm mặc định cho thư mới, thư trả lời hoặc chuyển tiếp hay không.
Bước 9) Sau khi chỉnh sửa xong chữ ký của mình, hãy nhấp vào “OK” để lưu các thay đổi.
Chữ ký đã chỉnh sửa của bạn bây giờ sẽ được lưu và sẵn sàng để sử dụng trong Outlook tin nhắn email.
Cách 3: Cách thay đổi chữ ký trong ứng dụng Outlook Mobile
Sản phẩm Outlook ứng dụng có sẵn cho cả iOS và Android thiết bị. Sử dụng ứng dụng di động, bạn có thể dễ dàng kiểm tra email và cập nhật chữ ký email của mình trong outlook nhanh hơn. Quá trình cập nhật chữ ký của bạn trong Outlook Android và ứng dụng iOS về cơ bản là giống nhau.
Để chỉnh sửa hoặc thêm chữ ký vào Outlook ứng dụng di động, bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1) Mở Outlook ứng dụng trên thiết bị di động của bạn.
Bước 2) Nhấn vào Microsoft Biểu tượng văn phòng nằm ở góc trên bên trái để mở menu thanh bên.
Bước 3) Cuộn xuống cuối menu và nhấn vào cài đặt hoặc biểu tượng bánh răng. Nó sẽ đưa bạn đến màn hình cài đặt Outlook.
Bước 4) Phía dưới cái "Mail” trong phần cài đặt, hãy nhấn vào tùy chọn “Chữ ký” để mở trình chỉnh sửa chữ ký.
Bước 5) Nhập chữ ký email mới hoặc chỉnh sửa chữ ký hiện có vào hộp văn bản trên màn hình chữ ký.
Bước 6) Sau khi chỉnh sửa xong, hãy nhấn vào ✓ ✓ hoặc nút đánh dấu để lưu các thay đổi của bạn.
trên màn hình Chữ ký được cập nhật trong Outlook sẽ được lưu và được thêm vào tin nhắn hoặc email mới bạn soạn.
Cách 4: Thêm “danh thiếp” vào tài khoản của bạn Outlook chữ ký
Một bản trình bày kỹ thuật số về thông tin cá nhân và thông tin liên hệ của bạn có thể được gọi là danh thiếp. Sử dụng danh thiếp trong Outlook chữ ký là một cách chuyên nghiệp để chia sẻ thông tin của bạn với người khác.
Bạn có thể làm theo các bước này để thêm danh thiếp vào Outlook Chữ ký:
Bước 1) Khởi động Outlook app, sau đó nhấp vào tab “Tệp”.
Bước 2) Bây giờ, hãy nhấp vào “Tùy chọn” từ menu để mở Outlook Cửa sổ bật lên tùy chọn.
Bước 3) Chọn vào mục "Mail” tùy chọn từ menu trong cửa sổ Tùy chọn bật lên.
Bước 4) Nhấp vào nút “Chữ ký” nằm trong phần “Soạn tin nhắn”.
Bước 5) Trong cửa sổ Signatures and Stationery, chọn một chữ ký hiện có từ hộp “Select signature to edit”. Nếu không có chữ ký nào tồn tại hoặc không có sẵn, bạn có thể tạo một chữ ký.
Bước 6) Trong hộp Chỉnh sửa chữ ký, nhấp vào nút “Danh thiếp” trên thanh công cụ.
Bước 7) Trong cửa sổ “Chèn danh thiếp”, chọn một liên hệ để đưa vào làm danh thiếp cho Outlook chữ ký.
Bước 8) Nhấp vào “OK” để lưu các sửa đổi cho chữ ký đã chọn của bạn sau khi thêm và chỉnh sửa danh thiếp.
Mẹo: Chữ ký mới của bạn với danh thiếp bây giờ sẽ được lưu. Ngoài ra, nó sẽ tự động được thêm vào bất kỳ tin nhắn hoặc email mới nào bạn soạn thảo. Outlook.
Lưu ý: Nếu không có danh thiếp trong Outlook Danh bạ, trước tiên bạn cần phải tạo nó.
Mẹo để có chữ ký email tốt
Sau đây là một số mẹo để tạo chữ ký email hay:
- Giữ nó đơn giản: Tốt nhất là giữ chữ ký email của bạn đơn giản. Sử dụng quá nhiều màu sắc, phông chữ và đồ họa có thể khiến chữ ký trông lộn xộn và kém tương tác.
- Bao gồm các thông tin liên quan: Bạn nên thêm thông tin chính xác về tên, chức danh, tên công ty, liên hệ, v.v.
- Sử dụng một bức ảnh chuyên nghiệp: Nếu bạn quyết định thêm ảnh vào chữ ký email của mình, hãy chọn một bức chân dung đẹp và trông chuyên nghiệp. Bạn cũng có thể sử dụng logo công ty nếu muốn.
- Sử dụng thương hiệu nhất quán: Một thói quen tốt là làm cho nội dung chữ ký email của bạn phù hợp với thương hiệu của công ty bạn. Điều này có thể bao gồm màu sắc và logo.
- Bao gồm lời kêu gọi hành động: Bao gồm liên kết đến hồ sơ mạng xã hội của bạn trong chữ ký email. Nó sẽ cung cấp cho khách hàng email hoặc người nhận nhiều lựa chọn hơn để tương tác hoặc tương tác với bạn.
- Làm cho nó thân thiện với thiết bị di động: Chữ ký email của bạn phải được tối ưu hóa cho màn hình di động. Điều này là do nhiều người dùng kiểm tra email của họ trên thiết bị di động.
Câu Hỏi Thường Gặp
Kết luận
- Outlook chữ ký phản ánh tính cách và hình ảnh của một người đối với người khác.
- Chúng tôi có thể thay đổi chữ ký Outlook cho dù sử dụng ứng dụng web trực tuyến, ứng dụng máy tính để bàn PC hay ứng dụng di động.
- Thêm danh thiếp vào chữ ký của bạn có thể là một cách tuyệt vời để chia sẻ thông tin liên hệ của bạn với người khác. Đây là danh sách các phần mềm chữ ký điện tử miễn phí tốt nhất bạn có thể thấy hữu ích.
