11 Phần mềm quản lý tài liệu TỐT NHẤT năm 2025

Hệ thống quản lý tài liệu là một giải pháp tự động dựa trên đám mây để tạo, sắp xếp, chia sẻ và bảo mật các tài liệu và tệp kinh doanh. Nó cho phép bạn theo dõi phiên bản tài liệu của mình mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Hệ thống lưu trữ đám mây này cung cấp quy trình đánh giá và phê duyệt nhanh hơn cho các bên liên quan khác nhau ở nhiều vị trí địa lý. Nó cho phép bạn dễ dàng truy cập tài liệu kinh doanh từ máy tính bảng và điện thoại thông minh.

Sau khi dành hơn 110 giờ để nghiên cứu, tôi đã xem xét 39+ hệ thống quản lý tài liệu và đã chọn lọc cẩn thận những cái tốt nhất, bao gồm cả tùy chọn miễn phí và trả phí. Hướng dẫn toàn diện và được nghiên cứu kỹ lưỡng này cung cấp cái nhìn sâu sắc về các tính năng, ưu và nhược điểm cũng như giá cả của từng hệ thống. Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin chi tiết đáng tin cậy, bài viết của tôi sẽ cung cấp tất cả các chi tiết bạn cần để đưa ra quyết định sáng suốt. Đừng bỏ lỡ việc khám phá các công cụ tối ưu có thể biến đổi cách bạn quản lý tài liệu. Đọc thêm ...

BEST DigiHệ thống quản lý tài liệu (kiểm soát)

Họ tên	Zoho WorkDrive	Tờ thông tin	Icedrive	bit.ai
Chia sẻ công khai	Có	Có	Có	Có
Dùng thử miễn phí	Dùng thử miễn phí 15 ngày	Dùng thử miễn phí 30 ngày	Hoàn tiền trong vòng 14 ngày	Miễn phí cho 5 người dùng
ứng dụng di động	Có	Có	Có	Có
Hệ thống tập tin cục bộ Sync	Có	Có	Có	Có
Quyền nhóm	Có	Có	Có	Không
Quản lý xung đột tệp	Có	Không	Có	Có
Digiquản lý quyền tal	Không	Có	Không	Có
Lưu trữ đám mây không có hệ thống tệp cục bộ Sync	Có	Có	Có	N/A
Nền tảng	Windows, Mac và Linux	Windows, Mac và Linux	Windows, Mac, Linux, Androidvà iOS	Windows, Mac và Linux
liên kết	Tìm hiểu thêm	Tìm hiểu thêm	Tìm hiểu thêm	Tìm hiểu thêm

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive là một tuyệt vời nền tảng lưu trữ và cộng tác tập tin trực tuyến cho các nhóm và doanh nghiệp. Tôi đặc biệt đánh giá cao cách nó hỗ trợ cả các tình huống làm việc tại văn phòng và từ xa, khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm kết hợp. Công cụ này giúp bạn dễ dàng tạo, chia sẻ và cộng tác bằng cách sử dụng bảng điều khiển tập trung. Nó không chỉ là một nền tảng lưu trữ. Trên thực tế, nó cung cấp phiên bản tệp, tìm kiếm nâng cao và tổ chức nhóm, những yếu tố cần thiết cho quản lý nhiệm vụ hiệu quả. Trong quá trình đánh giá, tôi thấy rằng khả năng cung cấp quyền truy cập thông tin nhanh chóng giúp bạn theo dõi công việc và đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn.

Zoho WorkDrive cho phép bạn chia sẻ, quản lý và bảo mật các tập tin một cách hiệu quả. Nó cung cấp Tìm kiếm thông minh để truy xuất tập tin tức thời và lịch sử phiên bản không giới hạn để khôi phục tài liệu. Với WorkDrive Snap, cộng tác không đồng bộ được sắp xếp hợp lý. Công cụ này tuyệt vời để đồng bộ hóa các tệp đám mây trực tiếp vào máy tính để bàn của bạn và tích hợp với hơn 5000 ứng dụng. Thương hiệu tùy chỉnh và MFA đảm bảo tính an toàn và tính chuyên nghiệp của dữ liệu của bạn.

Tính năng, đặc điểm:

• Thư mục nhóm: Tôi có thể cộng tác liền mạch với nhóm của mình bằng cách sử dụng Team Folders, đây là giải pháp hoàn hảo để chia sẻ tệp và đảm bảo cập nhật theo thời gian thực, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tập trung quản lý tài liệu.
• Mẫu bộ sưu tập tập tin: Tính năng này giúp bạn tạo các mẫu tùy chỉnh để sắp xếp dữ liệu, cải thiện quy trình làm việc và thu thập tài liệu theo cách có cấu trúc, rất hữu ích cho các nhóm quản lý các dự án lớn.
• Bảo mật dữ liệu nâng cao: Tôi cho rằng việc tuân thủ GDPR và HIPAA đối với dữ liệu nhạy cảm là điều cần thiết. Giải pháp này giúp bạn tránh rủi ro với lưu trữ an toàn, được thiết kế riêng cho nhu cầu của doanh nghiệp.
• Zoho WorkDrive Tích hợp với ứng dụng: Zoho WorkDrive tích hợp với Salesforce, Slack, Jira và Gmail, cho phép bạn tạo quy trình làm việc tùy chỉnh. Rất phù hợp cho các doanh nghiệp hướng đến hoạt động đa nền tảng hợp lý.
• Zoho WorkDrive Bảng điều khiển dành cho quản trị viên: Zoho WorkDriveBảng điều khiển quản trị của cho phép bạn theo dõi hoạt động của người dùng, quản lý quyền truy cập dữ liệu và đảm bảo tuân thủ. Đây là một trong những công cụ tốt nhất để kiểm soát tập trung.
• Lưu trữ có thể mở rộng: Thật tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp lưu trữ linh hoạt. Với các gói phân tầng từ 1TB đến 5TB trở lên, Zoho WorkDrive dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Giá cả:

Zoho WorkDrive là nền tảng lưu trữ, đồng bộ và cộng tác tệp trực tuyến. Các gói bắt đầu từ $2.5/người dùng/tháng, có bản dùng thử miễn phí 15 ngày. Lý tưởng cho năng suất nhóm.

Ghé thăm Zoho WorkDrive

Dùng thử miễn phí 15 ngày

---

2) SmartSheet

Tờ thông tin là một hệ thống quản lý tài liệu Tôi đã xem xét và thấy đây là một công cụ lý tưởng cho làm việc nhóm. Đây là một giải pháp tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại chẳng hạn như gửi cảnh báo và quản lý cập nhật. Khi tôi thực hiện đánh giá của mình, tôi nhận thấy các phương pháp mã hóa của nó (256-AES và TLS 1.2) đều đáng tin cậy và an toàn. Smartsheet kết nối liền mạch với các công cụ như Google, Salesforce và Slack. Các mẫu của nó dành cho tiếp thị và hỗ trợ nhiều định dạng tệp rất hữu ích cho việc quản lý dự án. Theo kinh nghiệm của tôi, các tính năng Check-Out và Check-In rất tuyệt vời để sắp xếp các tác vụ.

Tính năng, đặc điểm:

• Lưu trữ tài liệu tập trung: SmartSheet cung cấp một nền tảng thống nhất để lưu trữ và sắp xếp tài liệu, đảm bảo các tệp được an toàn và có thể truy xuất từ ​​kho lưu trữ trung tâm, hữu ích để hợp lý hóa việc quản lý tệp.
• Thư mục nhóm: Tôi có thể cộng tác hiệu quả với nhóm của mình bằng cách sử dụng Team Folders, rất tuyệt vời để sắp xếp các tài liệu được chia sẻ. Điều này có thể giúp hợp lý hóa giao tiếp và đảm bảo mọi người đều truy cập vào các tệp mới nhất.
• Kiểm soát phiên bản: Tôi muốn quản lý việc sửa đổi tài liệu với SmartSheetKiểm soát phiên bản, giúp bạn tránh nhầm lẫn bằng cách đảm bảo quyền truy cập vào các tệp được cập nhật nhất và lưu giữ toàn bộ lịch sử chỉnh sửa.
• Quyền chi tiết: Nó giúp bạn kiểm soát quyền truy cập tệp bằng các cài đặt quyền cần thiết, một cách tuyệt vời để đảm bảo các tệp nhạy cảm chỉ được người dùng được ủy quyền xem.
• Khả năng truy cập dựa trên đám mây: Giải pháp này cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa tài liệu một cách an toàn từ mọi nơi, một lựa chọn hoàn hảo để tăng cường khả năng cộng tác theo thời gian thực giữa các nhóm.
• Quy trình làm việc của tài liệu: Nó tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như lời nhắc phê duyệt, đây là một trong những cách tốt nhất để giảm bớt công sức thủ công và tăng tốc quy trình.
• Hỗ trợ các loại tệp khác nhau: Tính năng này rất phù hợp để hỗ trợ nhiều nhóm khác nhau vì nó hỗ trợ các định dạng truyền thống và hiện đại, giúp xử lý mọi loại tài liệu một cách liền mạch.

Giá cả:

Smartsheet là không gian làm việc năng động hỗ trợ các nhóm quản lý dự án, tự động hóa quy trình làm việc và nhanh chóng đạt được mục tiêu. Các kế hoạch bắt đầu ở mức 9 đô la một tháng. Tận hưởng bản dùng thử miễn phí 30 ngày. Không cần thẻ tín dụng.

Ghé Vào SmartSheet >>

Dùng thử miễn phí 30 ngày (Không cần thẻ tín dụng)

---

3) Icedrive

Icedrive cung cấp các tính năng đáng chú ý cho cộng tác và chia sẻ tập tin. Trong quá trình đánh giá của mình, tôi thấy hệ thống lưu trữ đệm thông minh của nó rất ấn tượng khi cung cấp khả năng truy cập tệp nhanh chóng và dễ dàng. Đây là một giải pháp thay thế lý tưởng cho Google Drive, cung cấp mã hóa không kiến ​​thức giữ thông tin của bạn an toàn và chỉ dành cho bạn.

Nó là một lưu trữ đám mây miễn phí công cụ giúp bạn cảm thấy như đang sử dụng ổ cứng vật lý. Bạn có được tất cả các tính năng của dịch vụ lưu trữ tệp như chỉnh sửa, xóa, tải lên, mở, v.v. Đây là một trong những nền tảng lưu trữ đám mây tốt nhất có chức năng kiểm soát bộ nhớ đệm thông minh giúp bạn truy cập tệp ngay sau khi cài đặt mà không cần chờ đồng bộ hóa.

Tính năng, đặc điểm:

• Phiên bản tệp: Tôi có thể dựa vào File Versioning để duy trì các phiên bản tệp trước đó, giúp bạn quay lại các phiên bản trước đó khi cần. Điều này rất cần thiết để theo dõi các thay đổi một cách hiệu quả.
• Tích hợp ổ đĩa ảo: Icedrive cho phép bạn gắn bộ nhớ đám mây dưới dạng ổ đĩa ảo trên máy tính, cung cấp một trong những cách dễ nhất để truy cập tệp một cách liền mạch như thể chúng được lưu trữ cục bộ, tránh phải đồng bộ hóa thủ công.
• Mã hóa phía máy khách: Icedrive cung cấp mã hóa không kiến ​​thức hiệu quả nhất. Nó đảm bảo các tệp được mã hóa trên thiết bị của bạn trước khi tải lên, điều này rất cần thiết để duy trì tính bảo mật và an toàn.
• Trình xem tài liệu: Nó bao gồm trình xem tài liệu tích hợp cho phép bạn xem trước các định dạng tệp phổ biến mà không cần tải xuống. Đây là một cách tuyệt vời để nâng cao hiệu quả quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.
• Chia sẻ nâng cao: Tính năng này cho phép chia sẻ tệp an toàn với mật khẩu bảo vệ và ngày hết hạn, đây là cách tốt nhất để đảm bảo rằng tài liệu chỉ có thể được truy cập bởi người nhận dự định.
• Bộ nhớ đệm thông minh: Nó sử dụng cơ chế lưu trữ đệm thông minh giúp bạn truy cập nhanh vào các tệp thường dùng đồng thời giảm thiểu việc sử dụng bộ nhớ cục bộ, đây là lựa chọn tuyệt vời để đảm bảo truy xuất tài liệu hiệu quả.

Giá cả:

Icedrive cung cấp các gói bắt đầu ở mức 3.99 USD một tháng cho Bộ nhớ 150GB. Chiết khấu 20% khi thanh toán hàng năm.

Ghé Vào Icedrive >>

Gói cơ bản miễn phí trọn đời với 10GB dung lượng lưu trữ miễn phí

---

4) bit.ai

Bit.ai là một Hệ thống quản lý tài liệu thông minh giúp các công ty quản lý thông tin trên các dự án, nhóm và phòng ban. Trong quá trình nghiên cứu, tôi thấy rằng công cụ này giúp tạo ra không gian làm việc không giới hạn một cách dễ dàng. Điều quan trọng là sắp xếp tài liệu của bạn vào các thư mục và thư mục con, và Bit.ai cung cấp một cách đơn giản để thực hiện việc này. Các chủ đề do chương trình này cung cấp rất tuyệt vời để mang đến cho tài liệu của bạn một thiết kế mới và hiện đại.

Bit.ai, được thành lập vào năm 2016, là một công cụ đa năng tuyệt vời để quản lý và tạo nội dung. Nó hỗ trợ hơn 100 định dạng tệp và cung cấp 1GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Người dùng được hưởng lợi từ sự liền mạch tích hợp với Tableau, Box, Máy bay, Figmavà Dropbox. Ngoài ra, Bit.ai cung cấp các mẫu phục vụ cho nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm Tiếp thị và Giáo dục, đồng thời đảm bảo bảo mật dữ liệu của bạn bằng mã hóa 256-AES và TLS, tuân thủ các tiêu chuẩn GDPR và PCI.

Tính năng, đặc điểm:

• Không gian làm việc có thể mở rộng: Tốt nhất là sử dụng không gian làm việc có thể mở rộng của Bit.ai để sắp xếp các dự án giữa các nhóm. Điều này cho phép bạn duy trì hiệu quả, cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ hay một tổ chức lớn.
• Tìm kiếm chung: Tính năng tìm kiếm chung của Bit.ai hoàn hảo để nhanh chóng tìm thấy nội dung và tài liệu nhúng. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp mọi thứ bạn cần ở một nơi.
• Chia sẻ nâng cao: Bit.ai cung cấp các tùy chọn chia sẻ nâng cao như liên kết có thể theo dõi và tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu, rất phù hợp để chia sẻ an toàn và kiểm soát thông tin nhạy cảm.
• Tài liệu thông minh tương tác: Tôi có thể dễ dàng tạo các tài liệu “sống” tương tác với Bit.ai, hoàn hảo để tích hợp video, hình ảnh và các phương tiện truyền thông phong phú khác. Điều này có thể giúp tăng cường sự hợp tác của nhóm.
• Nhà văn AI Genius: AI Genius Writer của Bit.ai là giải pháp tuyệt vời để tạo nội dung. Nó giúp bạn tạo mẫu, lên ý tưởng và hợp lý hóa nghiên cứu, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Hợp tác thời gian thực: Tôi muốn cộng tác với nhóm của mình theo thời gian thực bằng Bit.ai, cho phép tôi làm việc cùng nhau một cách dễ dàng, bất kể ở đâu. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao năng suất.
• Mẫu có thể tùy chỉnh: Tính năng này cung cấp hàng trăm mẫu có sẵn cho SOP, ghi chú cuộc họp và hướng dẫn. Đây là cách tuyệt vời để tạo nội dung vừa nhanh vừa chuyên nghiệp.

Giá cả:

Tool Bit.ai cung cấp các gói bắt đầu từ $8 hàng tháng, với mức giảm giá 25% cho các khoản thanh toán hàng năm. Bạn cũng có thể dùng thử với bản dùng thử miễn phí 7 ngày.

Link: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs là giải pháp giúp bạn quản lý tài liệu kỹ thuật số cho các công ty xuất khẩu và thương mại. Trong quá trình phân tích, tôi thấy đây là một trong những công cụ tốt nhất để tạo tệp bán hàng và vận chuyển trong thời gian ngắn hơn. Nó giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công và giúp tránh sự chậm trễ trong các lô hàng. IncoDocs giúp các nhóm có thể làm việc cùng nhau trong không gian làm việc chung, điều này rất cần thiết cho các tác vụ từ xa. Nó cũng lưu trữ các mẫu tài liệu một cách an toàn trên đám mây, cung cấp quy trình xuất hiệu quả hơn.

IncoDocs là phần mềm quản lý tài liệu đa năng, được thành lập vào năm 2016, có thể truy cập từ mọi thiết bị. Nó cho phép bạn dễ dàng tạo hóa đơn thương mại và cung cấp các mẫu cho nhiều tài liệu bán hàng khác nhau. Công cụ này tích hợp liền mạch với Xero và QuickBooks và hỗ trợ nhiều định dạng tệp.

Tính năng, đặc điểm:

• Thư viện dữ liệu có thể tái sử dụng: Tôi thấy việc sử dụng Thư viện dữ liệu có thể tái sử dụng rất hữu ích, cho phép bạn lưu trữ thông tin chi tiết về sản phẩm và thông tin liên hệ. Đây là một trong những cách dễ nhất để tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu lặp lại.
• Digichữ ký tal: Giải pháp tuyệt vời này giúp bạn ký và đóng dấu tài liệu kỹ thuật số bằng DigiChữ ký và con dấu công ty, loại bỏ việc in ấn và quét để có quy trình làm việc liền mạch, không cần giấy tờ.
• Hội nhập: Một ý tưởng hay là cân nhắc đến API và Tích hợp hệ thống, cho phép bạn kết nối với ERP, TMS và các hệ thống khác. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm khối lượng công việc thủ công.
• Mẫu tài liệu: Điều cần thiết là phải có quyền truy cập vào hơn 30 mẫu liên kết với UNLK, bao gồm Hóa đơn thương mại, BillVận đơn và Giấy chứng nhận xuất xứ. Điều này giúp bạn đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.
• Ngày Syncđồng ngữ hóa: Tính năng này giúp bạn giảm thiểu lỗi bằng cách nhập thông tin chi tiết về lô hàng một lần vào Tệp chính, sau đó dữ liệu sẽ tự động đồng bộ hóa trên các tài liệu liên quan.
• Không gian làm việc trên nền tảng đám mây: Công cụ này hoàn hảo để cộng tác với các thành viên trong nhóm trong môi trường chia sẻ trên nền tảng đám mây, cho phép bạn truy cập tài liệu theo thời gian thực và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động.
• Chia sẻ tài liệu an toàn: Tính năng này rất hữu ích khi truyền thông tin nhạy cảm tới đối tác và khách hàng một cách an toàn, giúp bạn tránh vi phạm dữ liệu và đảm bảo hiệu quả.

Giá cả:

IncoDocs đơn giản hóa chứng từ xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả thương mại toàn cầu. Giá: $29/tháng, giảm 20% mỗi năm. Tận hưởng gói cơ bản miễn phí trọn đời. Hợp lý hóa, tổ chức và đẩy nhanh giao dịch của bạn.

Link: https://incodocs.com/

---

6) Đền thờ

Templafy là một giải pháp quản lý tài liệu tuyệt vời. Tôi đã phân tích các tính năng của nó và nó gây ấn tượng với tôi về khả năng hiển thị nội dung phù hợp cho nhân viên dựa trên vai trò của họ. bảng điều khiển dễ điều hướng và cho phép bạn quản lý nội dung mà không gặp rắc rối. Trong quá trình đánh giá, tôi thấy cách nó liên kết dữ liệu DMS trực tiếp với tài liệu, tạo ra quy trình làm việc nhanh hơn. Tôi khuyên dùng cho các doanh nghiệp muốn lưu trữ tài liệu chính xác và đáng tin cậy.

Templafy, được thành lập vào năm 2016, cho phép bạn kết nối và kết hợp dữ liệu từ DMS, cung cấp giải pháp lưu trữ đám mây đảm bảo bạn có thể truy cập tài liệu từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính bảng và điện thoại thông minh.

Tính năng, đặc điểm:

• Tạo tài liệu tự động: Tôi có thể biên soạn các tài liệu hoàn chỉnh bằng cách sử dụng tự động hóa dựa trên quy tắc và GenAI. Đây là một trong những cách dễ nhất để lấy nội dung cập nhật từ các thư viện nội bộ hoặc tích hợp của bên thứ ba.
• Thư viện nội dung tập trung: Templafy cho phép bạn truy cập tất cả tài sản ở một nơi, rất tuyệt vời để xây dựng thư viện cá nhân. Điều này có thể giúp tăng hiệu quả mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.
• Quản lý chữ ký email: Templafy giúp bạn tạo và quản lý chữ ký email trong môi trường mã thấp. Tốt nhất là triển khai các bản cập nhật hoặc chiến dịch nhanh chóng mà không cần sự hỗ trợ của CNTT.
• Mẫu thông minh: Tôi có thể đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ bằng cách tự động kết hợp nhận dạng trực quan, hướng dẫn về thương hiệu và tuyên bố từ chối trách nhiệm pháp lý vào các mẫu. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh các lỗi thủ công trên các loại tài liệu.
• Tích hợp nội dung động: Đây là một cách tuyệt vời để tự động hóa các thành phần cần thiết bằng cách kéo nội dung từ các thư viện bên trong và bên ngoài. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh hiệu quả trong khi vẫn duy trì sự tuân thủ khi cần thiết.
• Quản lý mẫu theo thời gian thực: Điều này giúp bạn cập nhật mọi thứ với quản lý mẫu tập trung. Có thể hữu ích khi đảm bảo tất cả người dùng có thể truy cập phiên bản mới nhất theo thời gian thực.
• Quản lý người dùng: Điều cần thiết là quản lý hồ sơ người dùng và cấp độ truy cập thông qua bảng quản trị tập trung. Điều này cho phép bạn mở rộng và bảo mật quản lý nội dung một cách trực quan.

Giá cả:

Templafy nâng cao hiệu quả trong việc tạo và quản lý tài liệu. Liên hệ với nhóm bán hàng để biết giá.

Link: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 cung cấp một giải pháp tuyệt vời cho các nhóm cần phần mềm quản lý tài liệu. Tôi đã xem xét các tính năng của nó và chúng là hoàn hảo cho cả nhóm nhỏ và lớn. Nó hỗ trợ cả hệ thống đám mây và tại chỗ và cung cấp quyền truy cập mã nguồn. Công cụ này hữu ích để lưu trữ các tệp quan trọng, bao gồm video, tài liệu và bản trình bày, để sử dụng riêng tư hoặc chia sẻ. Tôi thấy hệ thống theo dõi phiên bản của nó rất ấn tượng để sắp xếp các tệp.

Bitrix24, được thành lập vào năm 2012, cung cấp một trung tâm quản lý tài liệu với 5 GB dung lượng miễn phí. Tự động lưu tài liệu vào tài khoản của bạn, hỗ trợ nhiều định dạng tệp và cung cấp quyền truy cập có thể cấu hình. Bitrix24 hoàn hảo cho những ai đang tìm kiếm giải pháp quản lý tài liệu toàn diện, an toàn và hiệu quả.

Tính năng, đặc điểm:

• Hợp tác thời gian thực: Điều cần thiết là phải có tinh thần làm việc nhóm liền mạch. Bitrix24 cho phép bạn đồng chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp hoặc người dùng bên ngoài cùng lúc, đảm bảo các dự án luôn được cập nhật và có tổ chức.
• Lưu trữ và chia sẻ tập tin: Một cách tuyệt vời để bảo mật tệp là sử dụng tùy chọn lưu trữ tệp của Bitrix24. Nó giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tệp dễ dàng trong khi vẫn đảm bảo truy cập từ máy tính để bàn và thiết bị di động.
• Lịch sử Phiên bản: Tính năng này cho phép bạn theo dõi các chỉnh sửa thông qua lịch sử phiên bản và khóa tài liệu giúp bạn tránh các thay đổi vô tình trong quá trình cập nhật quan trọng. Tính năng này tốt nhất để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
• Quyền truy cập: Một ý tưởng hay là cấu hình quyền truy cập để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm. Bitrix24 giúp bạn đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể xem và chỉnh sửa các tài liệu quan trọng.
• Tạo và chỉnh sửa tài liệu: Tôi có thể tạo và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày theo thời gian thực với Bitrix24, hỗ trợ các định dạng như docx, pptx và xlsx. Điều này có thể giúp tăng cường hiệu quả cộng tác giữa các nhóm.
• Truy cập Di động: Sử dụng ứng dụng di động Bitrix24 rất hữu ích để truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu khi đang di chuyển. Điều này hoàn hảo để duy trì năng suất làm việc bên ngoài văn phòng.
• Quy trình làm việc tài liệu tự động: Một trong những cách hiệu quả nhất để hợp lý hóa việc phê duyệt tài liệu là thông qua quy trình làm việc tự động của Bitrix24. Nó giúp bạn đảm bảo tính nhất quán và xử lý kịp thời giữa các nhóm.

Giá cả:

Bitrix24 cung cấp các gói giá cả phải chăng bắt đầu từ $49 một tháng. Tận hưởng mức giảm giá lên đến 20% cho các khoản thanh toán hàng năm. Khám phá với bản dùng thử miễn phí 30 ngày.

Link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) Bynder

Bynder là lựa chọn được đánh giá cao nhất cho quản lý nội dung. Tôi đã thử nghiệm khả năng quản lý tài liệu của nó và nó giúp quy trình làm việc của tôi nhanh hơn và hiệu quả hơn. Nó rất tuyệt vời cho các chuyên gia cần tạo video nhanh chóng và gửi chúng cho nhóm của họ. Tôi khuyên bạn nên chú ý đến khả năng đảm bảo tuân thủ thương hiệu của nó. Theo kinh nghiệm của tôi, công cụ này rất tuyệt vời để đơn giản hóa việc quản lý tài sản.

Bynder được thành lập vào năm 2013, được ca ngợi vì đã đẩy nhanh vòng đời nội dung sáng tạo và cho phép chia sẻ tệp an toàn, bên trong và bên ngoài. Rất phù hợp cho các tổ chức hướng tới mục tiêu quản lý nội dung và cộng tác hiệu quả, an toàn.

Tính năng, đặc điểm:

• DigiQuản lý tài sản (DAM): Bynder giúp bạn sắp xếp và kiểm soát các tài sản như hình ảnh, video và tài liệu trong một hệ thống. Điều này có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và đảm bảo sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất.
• Hỗ trợ đa phương tiện: Tôi có thể tự tin nói rằng Bynder rất tuyệt vời để quản lý các loại tệp phức tạp. Nó cho phép bạn xử lý hình ảnh và video dễ dàng, tăng cường tính linh hoạt của việc quản lý tài liệu.
• Tự động gắn thẻ hình ảnh: Bynder cho phép bạn tự động gắn thẻ hình ảnh bằng AI, giúp phân loại và tìm kiếm tệp hiệu quả hơn. Nó tốt nhất để đơn giản hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
• Xem lại video: Tôi có thể sử dụng Bynder để xem lại và cộng tác trên nội dung video một cách dễ dàng, nhờ tính năng phát lại trực tiếp của nó. Đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm cần chia sẻ video liền mạch.
• Thư viện tập trung: Điều cần thiết là phải có một kho lưu trữ thống nhất và Bynder giúp bạn duy trì một thư viện an toàn để nhóm có thể truy cập và tổ chức tài sản một cách nhất quán.
• Tính nhất quán của thương hiệu: Giải pháp này rất tuyệt vời để đảm bảo nhận diện thương hiệu với các công cụ cho phép bạn căn chỉnh tài liệu theo hướng dẫn về thương hiệu của mình. Giải pháp này có thể hữu ích cho việc truyền tải thông điệp nhất quán.

Giá cả:

Bynder cung cấp nhiều tính năng quản lý thương hiệu và tài sản kỹ thuật số. Liên hệ với nhóm bán hàng để nhận báo giá.

Link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Phần mềm tài liệu

Docuware là một công cụ quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình làm việc. Trong quá trình đánh giá của tôi, tôi thấy nó tuyệt vời để giữ dữ liệu kinh doanh quan trọng an toàn và dễ truy cập. Ứng dụng này cho phép bạn chia sẻ, cập nhật và lưu hợp đồng mà không gặp rắc rối. Ứng dụng này sử dụng mã hóa dữ liệu, đây là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo quyền truy cập an toàn vào tệp.

DocuWare, được thành lập vào năm 1988, tự hào có phản hồi tích cực của khách hàng và nhiều tính năng. Nó cho phép bạn quản lý tài liệu hiệu quả với các công cụ như Lập chỉ mục thông minh và Tự động hóa quy trình làm việc. Phần mềm tích hợp liền mạch với SAP, Oracle, và nhiều hơn nữa và hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau. Bộ phận hỗ trợ khách hàng của DocuWare có thể truy cập thông qua nhiều phương tiện khác nhau, đảm bảo luôn sẵn sàng trợ giúp khi cần.

Tính năng, đặc điểm:

• Lập chỉ mục thông minh: Tôi có thể nói rằng Intelligent Indexing trong Docuware là một trong những cách tốt nhất để đảm bảo truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Nó cho phép bạn tự động lập chỉ mục, tránh nhập dữ liệu thủ công để tăng hiệu quả.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Với Docuware, tôi có thể hướng đến mục tiêu nâng cao năng suất bằng cách sử dụng Workflow Automation. Nó giúp bạn giảm các tác vụ lặp lại bằng cách tự động hóa phê duyệt và thông báo, một cách tuyệt vời để đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
• Tài liệu an toàn Archiving: Việc giữ thông tin nhạy cảm được an toàn là điều cần thiết. Tài liệu bảo mật của Docuware Archiving cung cấp một giải pháp với mã hóa và kiểm soát truy cập, hoàn hảo để tuân thủ các quy định.
• Khả năng tích hợp: Điều này có thể giúp thống nhất quy trình làm việc của bạn. Docuware cho phép bạn tích hợp liền mạch với Microsoft Teams, Outlookvà SAP, một lựa chọn tuyệt vời cho luồng thông tin trôi chảy.
• Xử lý tài liệu thông minh: Có thể hữu ích khi hợp lý hóa việc nhập dữ liệu. Intelligent Document Processing của Docuware thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và tự động hóa các quy trình, đảm bảo quy trình làm việc có cấu trúc và hiệu quả.
• Biểu mẫu điện tử: Một trong những cách dễ nhất để tăng tốc thu thập dữ liệu là sử dụng Electronic Forms của Docuware. Nó cho phép bạn tùy chỉnh biểu mẫu để chia sẻ thông tin hiệu quả nhất.
• Tìm kiếm toàn văn: Một ý tưởng hay để tìm thông tin nhanh chóng là thông qua Tìm kiếm toàn văn của Docuware. Nó giúp bạn tạo các truy vấn tìm kiếm chính xác, có thể tùy chỉnh để truy xuất tài liệu hiệu quả nhất.

Giá cả:

Vui lòng liên hệ với nhóm bán hàng Docuware để biết thông tin về giá.

Link: https://start.docuware.com/

---

10) Trình quản lý nội dung FileNet

FileNet Content Manager là một công cụ đáng chú ý cho phép bạn lấy thông tin có giá trị từ các tài liệu. Tôi đã xem xét các tính năng của nó và thấy rằng nó cung cấp các giải pháp bảo mật, lưu trữ và nội dung cấp doanh nghiệp cùng với quy trình làm việc dễ triển khai. Tôi có thể truy cập nhiều kho lưu trữ nội dung một cách an toàn và nhận thấy cách nó tự động phân loại tệp một cách liền mạch. Điều này có thể giúp các nhóm muốn cộng tác nhanh hơn và ít rắc rối hơn, khiến nó trở thành lựa chọn vượt trội cho việc quản lý tài liệu.

FileNet Content Manager, được thành lập vào năm 1982, cho phép bạn xây dựng và tích hợp liền mạch các dịch vụ nội dung vào doanh nghiệp của mình thông qua API của nó. Được hưởng lợi từ các tích hợp như Salesforce, nó cung cấp các mẫu cho PowerPoint và Email.

Tính năng, đặc điểm:

• Thu thập và lập chỉ mục nội dung: Với FileNet Content Manager, tôi có thể tự động thu thập, lập chỉ mục và sắp xếp tài liệu, giảm bớt công sức thủ công. Điều này rất tuyệt để đảm bảo truy cập và truy xuất liền mạch, đặc biệt là khi xử lý lượng dữ liệu lớn.
• Khả năng tìm kiếm nâng cao: FileNet Content Manager cho phép bạn nhanh chóng định vị tài liệu bằng siêu dữ liệu và tìm kiếm toàn văn. Điều này giúp bạn tìm nội dung cụ thể một cách hiệu quả, rất tuyệt vời để tiết kiệm thời gian trong các tác vụ quản lý tài liệu.
• Thông tin chi tiết về nội dung được hỗ trợ bởi AI: Phân tích dữ liệu phi cấu trúc là điều cần thiết và FileNet Content Manager giúp bạn thực hiện điều này bằng cách tận dụng các công cụ hỗ trợ AI. Điều này giúp bạn trích xuất thông tin chi tiết và tự động phân loại nội dung, đây là một cách tuyệt vời để nâng cao năng suất.
• Hợp tác nội dung: Tính năng này hoàn hảo để tạo điều kiện cho sự cộng tác theo thời gian thực. Tôi có thể dễ dàng chia sẻ, chỉnh sửa và chú thích tài liệu trong FileNet Content Manager mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ. Đây là một trong những lựa chọn tốt nhất để hợp lý hóa làm việc nhóm.
• Lưu trữ tài liệu an toàn: Sẽ rất hữu ích khi đảm bảo an ninh dữ liệu bằng các biện pháp kiểm soát truy cập dựa trên vai trò và mã hóa. FileNet Content Manager hướng đến mục tiêu bảo vệ thông tin nhạy cảm trong khi vẫn tuân thủ các quy định của ngành.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Giải pháp này rất tuyệt vời để tự động hóa quy trình làm việc tập trung vào tài liệu. FileNet Content Manager cho phép bạn cải thiện hiệu quả và quản lý các tác vụ một cách nhất quán, đây là cách hiệu quả nhất để đơn giản hóa các quy trình lặp đi lặp lại.
• Quản lý nội dung có thể mở rộng: Tôi coi khả năng mở rộng là điều cần thiết khi quản lý nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng. FileNet Content Manager cung cấp một cách tuyệt vời để xử lý khối lượng tài liệu lớn với kiến ​​trúc có thể mở rộng, khiến nó trở thành giải pháp hoàn hảo cho các tổ chức ở mọi quy mô.

Giá cả:

FileNet Content Manager là giải pháp quản lý nội dung mạnh mẽ. Yêu cầu báo giá từ bộ phận bán hàng.

Link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Dự án Zoho

Zoho Projects là một công cụ tuyệt vời để quản lý tài liệu và cộng tác. Tôi đã thử nghiệm công cụ này và thấy nó rất tuyệt vời cho lập kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ và giữ liên lạc với nhóm của tôi. Theo tôi, đây là một trong những giải pháp tốt nhất để quản lý các loại tệp khác nhau như tài liệu, đồ họa, video, báo cáo và bảng tính tại một nơi. Thật hữu ích khi chia sẻ các tệp của tổ chức bạn mà không gặp bất kỳ sự phức tạp nào. Tôi đề xuất công cụ này cho theo dõi và quản lý các phiên bản tài liệu một cách dễ dàng. Tính năng tìm kiếm cho phép bạn tìm tệp nhanh chóng theo từ khóa trong tiêu đề hoặc nội dung, khiến đây trở thành lựa chọn ưu việt.

Tính năng, đặc điểm:

• Lưu trữ tập tin tập trung: Zoho Projects cho phép bạn quản lý tất cả các tệp của mình, bao gồm tài liệu, bảng tính và đồ họa, tại một vị trí tập trung. Điều này giúp bạn tránh lộn xộn và giữ mọi thứ được sắp xếp ở một nơi.
• Kiểm soát phiên bản: Tôi có thể xác nhận rằng Zoho Projects cung cấp một trong những cách tốt nhất để theo dõi các thay đổi, sửa đổi và cập nhật. Nó giúp bạn duy trì sự rõ ràng về các phiên bản tệp với các ghi chú chi tiết và thông tin tác giả.
• Công cụ tìm kiếm mạnh mẽ: Việc nhanh chóng xác định vị trí các tệp là điều cần thiết và các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ của Zoho Projects cho phép bạn tìm tài liệu bằng tiêu đề hoặc từ khóa. Điều này có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của dự án.
• Hợp tác thời gian thực: Tính năng này cho phép bạn chú thích, bình luận và xem lại các tệp theo thời gian thực. Đây là một cách tuyệt vời để giảm thiểu hiểu lầm và đảm bảo làm việc nhóm liền mạch.
• Tổ chức thư mục phân cấp: Sử dụng thư mục phân cấp trong Zoho Projects là một ý tưởng hay. Điều này cho phép bạn sắp xếp các tệp dựa trên quy trình làm việc của nhóm, giúp việc điều hướng trở nên dễ dàng và trực quan.
• Nhật ký kiểm tra: Nhật ký kiểm toán trong Zoho Projects giúp bạn duy trì tính minh bạch và tuân thủ. Điều này có thể giúp theo dõi mọi hoạt động của tài liệu, bao gồm chỉnh sửa và truy cập, theo cách có cấu trúc.
• Quản lý quy trình làm việc tự động: Tự động hóa các tác vụ lặp lại như theo dõi sửa đổi là một trong những cách dễ nhất để tiết kiệm thời gian. Zoho Projects giúp bạn nâng cao hiệu quả bằng cách quản lý quy trình làm việc một cách liền mạch.

Giá cả:

Zoho Projects cung cấp các gói bắt đầu từ 4.25 USD hàng tháng, với mức giảm giá 20% cho các khoản thanh toán hàng năm. Dùng thử miễn phí với bản dùng thử 10 ngày. Không cần thẻ tín dụng.

Link: https://www.zoho.com/projects/

Hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Hệ thống quản lý tài liệu là một giải pháp tự động dựa trên đám mây để tạo, sắp xếp, chia sẻ và bảo mật các tài liệu và tệp kinh doanh. Nó cho phép bạn theo dõi phiên bản tài liệu của mình mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Hệ thống lưu trữ đám mây này cung cấp quy trình đánh giá và phê duyệt nhanh hơn cho các bên liên quan khác nhau ở nhiều vị trí địa lý. Nó cho phép bạn dễ dàng truy cập các tài liệu kinh doanh từ máy tính bảng và điện thoại thông minh.

Chúng tôi đã chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất như thế nào?

At Guru99, chúng tôi ưu tiên độ tin cậy và cố gắng cung cấp thông tin chính xác, có liên quan và khách quan. Sau khi dành hơn 110 giờ để nghiên cứu 39+ hệ thống quản lý tài liệu tốt nhất, Tôi đã cẩn thận lựa chọn các tùy chọn hàng đầu, cả miễn phí và trả phí. Toàn diện này hướng dẫn cung cấp một cách sâu sắc hãy xem xét các tính năng, ưu và nhược điểm cũng như giá cả của từng hệ thống, đảm bảo bạn có thông tin đáng tin cậy cần thiết để đưa ra quyết định sáng suốt. Khi lựa chọn phần mềm quản lý hoặc kiểm soát tài liệu tốt nhất, các yếu tố như bảo mật, giao diện người dùng và khả năng tích hợp là rất quan trọng. Hãy xem các yếu tố quan trọng bên dưới để đảm bảo phần mềm phù hợp với các yêu cầu cụ thể của bạn.

• Đang tìm kiếm: Bạn phải tìm kiếm nhiều tùy chọn khác nhau để nhanh chóng tìm thấy các tệp cần thiết. Điều tốt là nó cho phép bạn tìm kiếm tài liệu theo tên, nội dung, loại và ngày sửa đổi.
• Cấu trúc tập tin đơn giản: Hệ thống quản lý tài liệu phải có cấu trúc tệp dễ sử dụng.
• Kiểm soát phiên bản: Kiểm soát phiên bản hoặc quản lý phiên bản là tính năng quan trọng của phần mềm quản lý tài liệu cho phép bạn theo dõi các thay đổi trong tệp. DMS tốt nhất cũng nên lưu trữ các phiên bản cũ. Do đó, bạn có thể dễ dàng xem các sửa đổi trong tài liệu.
• Truy cập Di động: Bạn phải tìm Hệ thống quản lý tài liệu có thể truy cập được qua máy tính bảng và điện thoại thông minh. Điều này sẽ cho phép bạn xem, thay đổi và chia sẻ tập tin từ mọi nơi.
• Hội nhập: Hệ thống quản lý tài liệu phải dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác mà bạn đang sử dụng, như phần mềm CRM và ứng dụng email.
• Quét: Phần mềm quản lý tài liệu phải cung cấp tính năng quét tài liệu.
• An ninh: Hệ thống quản lý tài liệu phải cho phép bạn gán quyền cho một người dùng cụ thể khi truy cập các thư mục và tệp.

Cách tốt nhất để nộp tài liệu là gì?

Dưới đây là những cách tốt nhất để nộp tài liệu:

• Hệ thống lưu trữ theo chữ cái: Cách tốt nhất để nộp tài liệu là nộp tài liệu của bạn theo thứ tự bảng chữ cái. Tên của thư mục phải theo tên của tài liệu.
• Hệ thống lưu trữ số: Các doanh nghiệp cần một số tài liệu như hóa đơn nên tạo một hệ thống lưu trữ số.
• Hệ thống lưu trữ danh mục: Bạn cần sắp xếp các tệp của mình theo các danh mục như dữ liệu cá nhân, tiếp thị, quản trị và khách hàng. Cũng có thể bao gồm các chủ đề phụ cho từng danh mục theo nhu cầu của bạn.

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử hoạt động như thế nào?

Đây là quy trình làm việc của Hệ thống quản lý tài liệu:

• Chụp tài liệu: Tiện ích chụp tài liệu sẽ giúp bạn lưu các tệp của mình để bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng sau này. Điều này có thể thực hiện được nhờ tính năng lập chỉ mục của DMS. Bạn cũng có thể thêm một số siêu dữ liệu để tìm kiếm chúng mà không gặp rắc rối.
• Lưu trữ tài liệu trung tâm: DMS có bộ lưu trữ tài liệu trung tâm. Điều này rất quan trọng để quản lý và lưu giữ các tài liệu đến từ nhiều nơi.
• Truy xuất và phân phối tài liệu: DMS bao gồm việc truy xuất và phân phối tài liệu. Điều quan trọng là đảm bảo rằng bạn sử dụng và chia sẻ tài liệu của mình mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.

Các tùy chọn triển khai cho Phần mềm quản lý tài liệu là gì?

Có hai tùy chọn triển khai cho Phần mềm quản lý tài liệu: 1) Phần mềm dựa trên đám mây và 2) Phần mềm tại chỗ.

1. Phần mềm dựa trên đám mây:

Phần mềm dựa trên đám mây được lưu trữ qua internet thay vì được cài đặt trên PC của bạn. Nó cho phép bạn truy cập tài liệu của bạn từ bất cứ nơi nào.

Phần mềm dựa trên đám mây có các tùy chọn triển khai sau:

• Nó có chi phí quản lý tài liệu thấp hơn và cung cấp khả năng mở rộng dễ dàng.
• Dữ liệu được lưu trữ trong máy chủ của bên thứ ba. Điều này sẽ làm giảm gánh nặng kiểm soát nó.
• Có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị kết nối internet.

2. Phần mềm tại chỗ:

Phần mềm tại chỗ thường là các ứng dụng được cài đặt trên hệ thống cục bộ. Nó cho phép bạn định cấu hình, quản lý và kiểm soát dữ liệu của mình một cách dễ dàng.

Phần mềm tại chỗ có các tùy chọn triển khai sau:

• Loại phần mềm này có chi phí trả trước cao hơn nhưng không có bất kỳ chi phí định kỳ nào.
• Phải mất một thời gian dài thực hiện.
• Cập nhật là trách nhiệm của người dùng.
• Tất cả dữ liệu của bạn được lưu trữ trên các máy chủ tự quản lý giúp người dùng kiểm soát tốt dữ liệu đó.
• Nó có thể tùy chỉnh về mặt kiểm soát dữ liệu và bảo mật.

Phán quyết

Phần mềm quản lý tài liệu đơn giản hóa việc sắp xếp, lưu trữ và truy cập các tập tin một cách an toàn. Tôi thấy nó cần thiết cho các doanh nghiệp muốn hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hợp tác của nhóm. Đây là giải pháp an toàn, đáng tin cậy cung cấp các tính năng kiểm soát phiên bản, tuân thủ và tích hợp. Kiểm tra phán quyết của tôi bên dưới để biết các công cụ được đánh giá cao nhất trong danh mục này.

• Zoho WorkDrive: Một nền tảng mạnh mẽ cung cấp Tìm kiếm thông minh, phiên bản không giới hạn, cộng tác liền mạch và tích hợp với hơn 5000 ứng dụng. Nền tảng này an toàn, thân thiện với người dùng và lý tưởng cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô.
• Tờ thông tin: Một công cụ toàn diện để tự động hóa quy trình làm việc và quản lý dự án với các tùy chọn tích hợp và báo cáo trực tiếp.
• Icedrive: Một giải pháp an toàn và tiết kiệm với tính năng mã hóa không lưu thông tin, bộ nhớ đệm thông minh và các tính năng chia sẻ tệp đáng tin cậy.

Câu Hỏi Thường Gặp