กำหนดและกำหนดเหตุผลในการบล็อกใน SAP โอวีวี4

เหตุผลในการบล็อกคืออะไร?

เหตุผลในการขัดขวางใน SAP ใช้เพื่อบล็อกการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้า เพื่อไม่ให้มีการสร้างใบแจ้งหนี้ในขณะที่การบล็อกยังมีผลอยู่ เหตุผลในการบล็อกจะถูกกำหนดตามความต้องการทางธุรกิจ และหลังจากสร้างเหตุผลในการบล็อกแล้ว จะถูกกำหนดให้กับประเภทเอกสารการเรียกเก็บเงินที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงนำไปใช้ในระหว่างการประมวลผลเอกสาร ลูกค้าสามารถถูกบล็อกได้โดยตรงในข้อมูลหลักของลูกค้า

มีหลายเหตุผลที่ทำให้ต้องบล็อกลูกค้า เหตุผลที่พบบ่อยบางประการ ได้แก่:

• ลูกค้ารายนี้ถูกขึ้นบัญชีดำเนื่องจากมีส่วนเกี่ยวข้องกับกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย
• ลูกค้าผิดนัดชำระเงิน

การตั้งค่าการระงับการเรียกเก็บเงินเป็นกระบวนการสองขั้นตอน: ขั้นแรก คุณต้องสร้างเหตุผลในการระงับ และจากนั้นกำหนดเหตุผลนั้นให้กับประเภทการเรียกเก็บเงินเพื่อให้สามารถใช้งานได้ในกระบวนการประมวลผลเอกสาร เหตุผลในการระงับที่กำหนดค่าไว้อย่างดีจึงช่วยปกป้องรายได้และการปฏิบัติตามกฎระเบียบ เนื่องจากจะหยุดการส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าที่ยังไม่ควรถูกเรียกเก็บเงิน มาดูขั้นตอนเหล่านี้โดยละเอียดกัน

ประเภทของการบล็อกใน SAP SD

บล็อกการเรียกเก็บเงินเป็นเพียงหนึ่งในหลายบล็อกเท่านั้น SAP ใช้เพื่อควบคุมกระบวนการขาย แต่ละบล็อกจะหยุดขั้นตอนที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรทราบว่าแต่ละบล็อกมีผลกับขั้นตอนใดก่อนที่จะกำหนดเหตุผลในการบล็อก

บทช่วยสอนนี้เน้นที่การบล็อกการเรียกเก็บเงิน ซึ่งจะป้องกันไม่ให้มีการสร้างใบแจ้งหนี้ การบล็อกนี้ถูกกำหนดด้วยรหัส S_ALR_87007670 และสามารถใช้งานได้โดยการกำหนดให้กับประเภทการเรียกเก็บเงิน การเลือกการบล็อกที่ถูกต้องมีความสำคัญ เพราะการบล็อกการเรียกเก็บเงินยังคงอนุญาตให้ดำเนินการสั่งซื้อและจัดส่งต่อไปได้ ในขณะที่การบล็อกการสั่งซื้อหรือการจัดส่งจะหยุดกระบวนการเร็วกว่านั้นมากในรอบการทำงาน

ขั้นตอนที่ 1) สร้างเหตุผลในการบล็อก

ขั้นแรก ให้กำหนดเหตุผลการระงับการเรียกเก็บเงินโดยใช้ธุรกรรม S_ALR_87007670

ขั้นตอน 1.1)

1. ป้อน T-code S_ALR_87007670 ในช่องคำสั่ง
2. คลิกที่ปุ่ม "เลือก"

ขั้นตอน 1.2) คลิกที่ปุ่ม "รายการใหม่"

ขั้นตอน 1.3)

1. ป้อนรหัสบล็อกและคำอธิบายบล็อกการเรียกเก็บเงิน
2. คลิกที่ปุ่มบันทึก

ขั้นตอน 1.4) คลิกที่ปุ่มบันทึก กดปุ่ม จากนั้นจะแสดงข้อความ “บันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว”

ขั้นตอนที่ 2) กำหนดเหตุผลในการบล็อก

ขั้นตอนต่อไป ให้กำหนดเหตุผลการระงับการเรียกเก็บเงินให้กับประเภทการเรียกเก็บเงินโดยใช้ธุรกรรม OVV4 เพื่อให้ปรากฏในขั้นตอนการประมวลผลเอกสาร

ขั้นตอน 2.1)

1. ป้อนรหัส T-code OVV4 ในช่องคำสั่ง
2. คลิกที่ปุ่ม "รายการใหม่"

ขั้นตอน 2.2)

1. ป้อนรหัสการบล็อก
2. ระบุประเภทการเรียกเก็บเงิน
3. บันทึกบันทึก

ขั้นตอน 2.3) จะแสดงข้อความ “บันทึกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว”

ประเด็นสำคัญและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ Billบล็อก

มีข้อควรปฏิบัติบางประการที่จะช่วยให้การจัดการบล็อกการเรียกเก็บเงินง่ายขึ้นและควบคุมการออกใบแจ้งหนี้ได้:

• กำหนดรายละเอียดก่อนมอบหมายงาน: เหตุผลการบล็อกจะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อมีการสร้างเหตุผลดังกล่าวใน S_ALR_87007670 และกำหนดให้กับประเภทการเรียกเก็บเงินใน OVV4 แล้วเท่านั้น
• กำหนดให้ตรงกับประเภทการเรียกเก็บเงินที่ถูกต้อง: บล็อกปรากฏอยู่ใน Billการบล็อกฟิลด์ของเอกสารจะทำได้เฉพาะกับประเภทการเรียกเก็บเงินที่กำหนดไว้เท่านั้น เช่น F2
• นำไปใช้ตามความจำเป็น: สามารถตั้งค่าการบล็อกได้ในข้อมูลหลักของลูกค้า โดยกำหนดค่าเริ่มต้นตามประเภทเอกสารการขาย หรือป้อนด้วยตนเองในเอกสารการขายก็ได้
• ลบออกเพื่อยกเลิกการออกใบแจ้งหนี้: เมื่อแก้ไขปัญหาเสร็จแล้ว ให้ยกเลิกการบล็อกการเรียกเก็บเงินในเอกสาร เพื่อให้สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้
• ใช้คำอธิบายที่ชัดเจน: ให้ระบุคำอธิบายที่มีความหมายสำหรับแต่ละเหตุผลที่เอกสารถูกระงับ เพื่อให้ผู้ใช้เข้าใจว่าเหตุใดเอกสารจึงถูกระงับ

ด้วยวิธีการเหล่านี้ การระงับการเรียกเก็บเงินจะช่วยให้สามารถหยุดการออกใบแจ้งหนี้สำหรับกรณีที่มีความเสี่ยงหรือยังไม่ได้รับการแก้ไขได้อย่างเป็นระบบ โดยไม่ต้องลบเอกสารต้นฉบับ

คำถามที่พบบ่อย