วิธีจัดระเบียบข้อกำหนดในฐานะนักวิเคราะห์ธุรกิจ

ข้อกำหนดทางธุรกิจคือเอกสารอย่างเป็นทางการที่ตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับโครงการหรือผลิตภัณฑ์ ไม่มีรูปแบบหรือเทมเพลตมาตรฐานในการนำเสนอข้อกำหนดทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ควรครอบคลุมคำอธิบายผลิตภัณฑ์หรือโครงการโดยละเอียดเพียงพอที่จะหารือ วิเคราะห์ จัดทำเอกสาร และตรวจสอบได้

ความต้องการทางธุรกิจสามารถนำเสนอได้ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งต่อไปนี้:

• ตารางหรือสเปรดชีต
• ไดอะแกรม (เวิร์กโฟลว์)
• กราฟ
• แบบจำลอง (แผนภาพความสัมพันธ์เอนทิตี)
• ต้นแบบหรือการจำลอง
• ประโยคที่มีโครงสร้างหรือเทมเพลตข้อความ

วิธีจัดระเบียบและนำเสนอข้อกำหนดทางธุรกิจ

ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนในการเขียนและจัดระเบียบข้อกำหนดตามก นักวิเคราะห์ธุรกิจ.

ขั้นตอน 1) จัดหมวดหมู่ข้อกำหนด

• วางข้อกำหนดเฉพาะลงในหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง
• สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้านเทคนิค ควรมีหมวดหมู่ข้อกำหนดทางเทคนิค สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค ควรมีหมวดหมู่ข้อกำหนดทั่วไป
• แต่ละองค์กรควรพิจารณาว่าหมวดหมู่ใดเหมาะสมกับมาตรฐานของตน
• การจัดหมวดหมู่สามารถทำได้ตามประเภท (เชิงหน้าที่เทียบกับธุรกิจ) ถึงแม้จะใช้ไม่ได้กับทุกกรณีก็ตาม

ขั้นตอน 2) จัดเรียงข้อกำหนด
รวบรวมและจัดเตรียมข้อกำหนดตามลำดับตรรกะ ดังนั้นเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตรวจสอบข้อกำหนด จึงง่ายต่อการนำทางและระบุรายการที่ขาดหายไปด้วย

ขั้นตอน 3) เตรียมรายชื่อ.
เตรียมรายการข้อกำหนดที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเฉพาะจะต้องทบทวน

ตัวอย่างเช่น หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาจากพื้นฐานทางเทคนิค เขาต้องการทราบเฉพาะด้านเทคนิคของผลิตภัณฑ์เท่านั้น

ขั้นตอน 4) ใช้ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน
หากข้อกำหนดในการติดตามซึ่งกันและกันเป็นเรื่องยาก ให้ใช้ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งจะทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอน 5) ข้อกำหนดปัจจุบันในวิธีที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการ
ในบางสถานการณ์ คุณอาจต้องนำเสนอข้อกำหนดเดียวกันในวิธีที่ต่างกันสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายหนึ่งชอบรูปแบบกราฟิก ในขณะที่อีกรายชอบรูปแบบประโยคที่มีโครงสร้าง

ขั้นตอน 6) เตรียมสารบัญ.
สร้างสารบัญสำหรับข้อกำหนดทั้งหมด ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียติดตามข้อกำหนดได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอน 7) ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ธุรกิจ
เครื่องมือวิเคราะห์ธุรกิจ ที่ช่วยในการนำเสนอและจัดหมวดหมู่ข้อกำหนด

ขั้นตอน 8) จัดระเบียบเอกสารความต้องการตามผังกระบวนการ
ในเอกสารความต้องการของคุณ ให้ลบข้อกำหนดที่ไม่จำเป็นทั้งหมด และจัดระเบียบเอกสารความต้องการตามโฟลว์กระบวนการ

ขั้นตอน 9) จัดทำแผนที่ข้อกำหนด
แมปข้อกำหนดที่คุณรวบรวมไว้กับขั้นตอนเฉพาะในโฟลว์กระบวนการ และสิ่งนี้จะช่วยให้ผู้ตรวจสอบเชื่อมโยงข้อกำหนดกับโฟลว์กระบวนการได้

ขั้นตอน 10) ใช้ตารางและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
ใช้ตารางในการนำเสนอข้อกำหนดที่ซับซ้อน ใช้จุดหัวข้อเพื่อเน้นประเด็นสำคัญของข้อกำหนด

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการเขียนและนำเสนอเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ

เพื่อการนำเสนอและการติดตามข้อกำหนดทางธุรกิจที่ดีขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับ BA (นักวิเคราะห์ธุรกิจ)

• ข้อกำหนดในการจัดหมวดหมู่นั้นใช้เวลานานและอาจไม่สามารถทำได้สำหรับทุกองค์กรในการสร้างหมวดหมู่ใหม่ในแต่ละครั้ง สำหรับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ขอแนะนำว่าควรมีชุดหมวดหมู่มาตรฐานที่ BA ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง และทีมงานด้านเทคนิคสามารถใช้ได้ทั่วไป
• ความต้องการของคุณควรจัดเตรียมให้สอดคล้องกับบริบทของผู้ชม ทำความเข้าใจว่าใครคือผู้เล่นหลัก ผู้มีอิทธิพล และผู้มีอำนาจตัดสินใจ (ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เจ้าหน้าที่ด้านเทคนิค นักพัฒนา ฯลฯ)
• กำหนดข้อกำหนดทีละข้อ แต่ละข้อควรเป็นอะตอม
• หลีกเลี่ยงความกำกวมโดยหลีกเลี่ยงคำย่อ เช่น ฯลฯ ประมาณ และอื่นๆ
• อย่าอ้างถึงข้อกำหนดที่ยังไม่ได้กำหนด
• หลีกเลี่ยงข้อความที่ซ้ำกันและขัดแย้งกัน
• แบ่งความต้องการที่ซับซ้อนให้เป็นประเด็นที่สามารถจัดการและตรวจสอบได้
• หลีกเลี่ยงการอธิบายว่าระบบจะทำอะไรบางอย่าง เพียงกล่าวถึงสิ่งที่ระบบจะทำเท่านั้น