ผังกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ: บทช่วยสอนทีละขั้นตอน
ชาร์ลส มัวร์
สำหรับนักวิเคราะห์ธุรกิจ ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดหลังจากได้รับโปรเจ็กต์คือจะเริ่มต้นอย่างไร และจะเริ่มโปรเจ็กต์จากที่ไหน หรือสิ่งที่ส่งมอบอาจกำลังสร้างและจะทำให้โครงการสำเร็จได้อย่างไร?
เพื่อช่วยคุณตอบคำถามทุกประเภท เราได้จัดทำรายการเทคนิคสำคัญบางประการสำหรับการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามในกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจมีอะไรบ้าง
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ ซึ่งจะแนะนำคุณตั้งแต่กระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจวันแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายของการวางแผน
ขั้นตอนที่ 1) รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ
มันเป็น นักวิเคราะห์ธุรกิจ ความรับผิดชอบในการรวบรวมรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ โดยการถามคำถามกับผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ (ผู้จัดการโครงการ ผู้ให้การสนับสนุนโครงการ ผู้จัดการ หรือเจ้าของธุรกิจ)
ข้อมูลที่รวบรวมควรครอบคลุมหัวข้อเหล่านี้
- ขอบเขตและขอบเขตของโครงการ
- ปัจจัยปัจจุบันที่มีอิทธิพลต่อองค์กร
- ความเสี่ยงและข้อจำกัดของโครงการ
- บริบทองค์กรที่กว้างขึ้น
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน นี่คงเป็นเวลาที่ดีในการประพฤติปฏิบัติ การวิเคราะห์ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
หลังจากรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้แล้ว ให้วิเคราะห์ส่วนของคุณในโครงการและสร้างรายการตรวจสอบที่คุณสามารถรวมไว้ในฐานะนักวิเคราะห์ธุรกิจได้
- จากประสบการณ์เดิมของคุณ สิ่งที่คุณสามารถใช้ในโครงการปัจจุบันของคุณ
- เอกสารและการวางแผนที่จำเป็นสำหรับโครงการปัจจุบัน
- หารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- คัดแยกสมาชิกที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
- มองหาความช่วยเหลือจากลูกค้า - จัดการประชุมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- การส่งมอบที่คาดหวังคืออะไรและต้องใช้ในรูปแบบใด
- เอกสารที่มีอยู่ใดบ้างที่คุณสามารถตรวจสอบได้เพื่อแนวคิดโครงการที่ดีขึ้น
- ค้นหาวิธีการใด (เปรียวหรือน้ำตก) จะเหมาะสมกับโครงการของคุณ
ขั้นตอนที่ 2) ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดการประชุมทบทวน
ในขั้นตอนที่สอง ให้ตั้งค่าก การประชุมทบทวน กับผู้จัดการโครงการ/ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย/ สมาชิกในทีม วาระการประชุมที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้โครงการล้มเหลว
- เฉพาะเจาะจงในสิ่งที่คาดหวังจากโครงการ
- ให้ผู้จัดการโครงการ/ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย/ สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการประชุมและถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
- มีโอกาสมากที่คุณอาจกำลังทำงานในโครงการใหม่ทั้งหมด ในกรณีนี้ ให้สอบถามผู้จัดการโครงการหรือผู้ติดต่อที่เคยทำงานในโดเมนนั้นมาก่อน
ขั้นตอนที่ 3) วิเคราะห์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด
ต่อไป อย่างถูกต้อง วิเคราะห์ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดเช่น:
- เอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
- เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจและระบบ
- กรณีธุรกิจ
- แผนภูมิและไดอะแกรมการไหล
- แผนโครงการ
- แผนภูมิองค์กร
- เอกสารยุทธศาสตร์และแผนธุรกิจ
- นโยบายและกฎหมาย
เปิดเผยข้อมูลที่ซ่อนอยู่ในเอกสารความต้องการทางธุรกิจและติดตามช่องว่างใดๆ ในระบบ กระบวนการ ขั้นตอน และการดำเนินการปัจจุบัน เอกสารที่ส่งให้คุณอาจล้าสมัย ดังนั้นควรตรวจสอบข้อมูลที่คุณค้นพบ
ขั้นตอนที่ 4) บันทึกข้อเท็จจริงและข้อมูลทั้งหมดที่คุณค้นพบ
จากการวิจัยและการวิเคราะห์ของคุณ คุณอาจค้นพบข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากมายที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือดำเนินการในโครงการ บันทึกพวกเขา
- ข้อกำหนดทางธุรกิจรวมถึงข้อกำหนดการรายงาน
- กระบวนการทางธุรกิจและระบบสนับสนุน
- ข้อกำหนดเชิงหน้าที่และไม่ทำงาน
- ปัญหาและความเสี่ยงที่มีอิทธิพลต่อโครงการในปัจจุบัน
ขั้นตอนที่ 5) ทำความเข้าใจกับโดเมนปัญหา
ถึงตอนนี้คุณจะมีข้อมูลเชิงลึกที่ดีเกี่ยวกับโครงการแล้วตอนนี้คุณก็สามารถทำได้ ระบุโดเมนปัญหา ในโครงการ คุณจำเป็นต้องค้นหา
- ฟังก์ชันทางธุรกิจใดที่จะได้รับผลกระทบอย่างแน่นอน
- ความเสี่ยงและปัจจัยที่มีผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ
- นโยบายและข้อจำกัดที่มีอิทธิพลต่อโครงการ
- ค่าที่กำหนดระดับความสำคัญของโครงการ
- ปัจจุบันระบบรองรับกิจกรรมทางธุรกิจ
- เอกสารสรุปขอบเขตปัญหา เช่น รายงานประจำปี
- ปัญหาที่กำลังขัดขวางการดำเนินธุรกิจเพื่อให้บรรลุผลตามที่ต้องการ
- ในการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ มันสร้างความแตกต่างให้กับโดเมนปัญหาหรือไม่
ขั้นตอนที่ 6) การนำเสนอความต้องการทางธุรกิจของคุณ
เมื่อคุณรวบรวมความต้องการทางธุรกิจทั้งหมดและเข้าใจขอบเขตของปัญหาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ นำเสนอความต้องการทางธุรกิจของคุณ ถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้จัดการโครงการ มีเทคนิคมากมายที่สามารถนำไปใช้ในการนำเสนอความต้องการได้ เช่น
- ตารางหรือสเปรดชีต
- แผนภาพหรือกราฟ
- ต้นแบบหรือการจำลอง
- เทมเพลตข้อความที่มีโครงสร้างหรือประโยคที่มีโครงสร้าง
อภิธานคำศัพท์ที่จะให้ภาพรวมโดยย่อของกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ
- วัตถุประสงค์: กำหนดวัตถุประสงค์ของกิจกรรมการวิเคราะห์ธุรกิจที่จำเป็นสำหรับความคิดริเริ่มที่เสนอ
- ขอบเขต: กำหนดสิ่งที่ส่งมอบที่รวมและแยกออก
- สาเหตุ: กำหนดสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาที่ระบุ
- สภาพปัจจุบัน: กำหนดปัญหาที่ทำให้เกิดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง
- กิจกรรมที่วางแผนไว้: กำหนดเหตุผลสำหรับกิจกรรม การส่งมอบ และวันที่จัดส่ง
- แผนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้เสีย: โดยจะให้ภาพรวมของกระบวนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- การจัดการคุณภาพ: อธิบายถึงกิจกรรมที่จะรับประกันคุณภาพของการส่งมอบโครงการ
- Target เงื่อนไข: กำหนดวิธีการระบุประเด็นสำคัญที่จะได้รับการแก้ไข
เคล็ดลับด่วนสำหรับนักวิเคราะห์ธุรกิจ
- ถามคำถามในการประชุม
- เตรียมพร้อมก่อนการประชุมหรือทบทวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- สามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงและประสบการณ์ใหม่ได้
- จัดการความคาดหวัง
- ตอบสนองต่อข้อเสนอแนะ