ผังกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ: บทช่วยสอนทีละขั้นตอน

ขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามในกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจมีอะไรบ้าง

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ ซึ่งจะแนะนำคุณตั้งแต่กระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจวันแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายของการวางแผน

ขั้นตอนที่ 1) รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ

มันคือ นักวิเคราะห์ธุรกิจ มีหน้าที่รวบรวมรายละเอียดทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการโดยการสอบถามบุคคลที่เกี่ยวข้อง (ผู้จัดการโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการ ผู้จัดการฝ่าย หรือเจ้าของธุรกิจ)

ข้อมูลที่รวบรวมควรครอบคลุมหัวข้อเหล่านี้:

• ขอบเขตและขอบเขตของโครงการ
• ปัจจัยปัจจุบันที่มีอิทธิพลต่อองค์กร
• ความเสี่ยงและข้อจำกัดของโครงการ
• บริบทองค์กรที่กว้างขึ้น

ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในโครงการ นี่เป็นช่วงเวลาที่ดีที่จะดำเนินการสำรวจความคิดเห็นด้วยเช่นกัน การวิเคราะห์ความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย.

หลังจากรวบรวมข้อมูลเหล่านี้แล้ว ให้วิเคราะห์บทบาทของคุณในโครงการและสร้างรายการตรวจสอบที่คุณในฐานะนักวิเคราะห์ธุรกิจสามารถนำไปใช้ได้ เช่น:

• คุณสามารถนำบทเรียนใดจากประสบการณ์ที่ผ่านมามาประยุกต์ใช้กับโครงการปัจจุบันได้บ้าง
• เอกสารและการวางแผนที่จำเป็นสำหรับโครงการปัจจุบัน
• หารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ของโครงการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ระบุสมาชิกที่เกี่ยวข้องในโครงการ
• จัดประชุมกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
• ผลลัพธ์ที่คาดหวังและรูปแบบที่ต้องการ
• เอกสารที่มีอยู่แล้วที่คุณสามารถตรวจสอบเพื่อทำความเข้าใจโครงการได้ดียิ่งขึ้น
• ระเบียบวิธี (เปรียวหรือน้ำตก) ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการ

ขั้นตอนที่ 2) ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดตั้งกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย Revการประชุมวิว

ในขั้นตอนที่สอง ให้ตั้งค่า การประชุมทบทวน ร่วมกับผู้จัดการโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสมาชิกในทีม วาระที่ไม่ชัดเจนมักนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการ

• ระบุให้ชัดเจนว่าคาดหวังอะไรจากโครงการนี้
• ควรเชิญผู้จัดการโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และสมาชิกในทีมเข้าร่วมการประชุม และตั้งคำถามที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
• หากคุณกำลังทำงานในโครงการใหม่เอี่ยม ให้สอบถามผู้จัดการโครงการหรือผู้ติดต่อที่มีประสบการณ์ทำงานในด้านนั้นมาก่อน

ขั้นตอนที่ 3) วิเคราะห์เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

ต่อไป อย่างถูกต้อง การวิเคราะห์ เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เช่น:

• เอกสารกระบวนการทางธุรกิจ
• เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจและระบบ
• กรณีธุรกิจ
• แผนภูมิและไดอะแกรมการไหล
• แผนโครงการ
• แผนผังองค์กร
• เอกสารยุทธศาสตร์และแผนธุรกิจ
• นโยบายและกฎหมาย

ค้นหาข้อมูลที่ซ่อนอยู่ทั้งหมดในเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจและ tracพบช่องว่างในระบบ กระบวนการ ขั้นตอน และการดำเนินงานในปัจจุบัน เอกสารที่ส่งให้คุณอาจไม่ทันสมัย ​​ดังนั้นโปรดตรวจสอบความถูกต้องของทุกข้อเท็จจริงที่พบก่อนที่จะนำไปใช้เป็นข้อมูลสุดท้าย

ขั้นตอนที่ 4) บันทึกข้อเท็จจริงและข้อมูลทั้งหมดที่คุณค้นพบ

ในระหว่างการค้นคว้าและวิเคราะห์ คุณจะค้นพบข้อเท็จจริงที่มีประโยชน์มากมายเกี่ยวกับโครงการ ซึ่งจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงหรือนำไปปรับใช้ บันทึกทุกสิ่งที่ค้นพบไว้ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ในภายหลัง

• ข้อกำหนดทางธุรกิจรวมถึงข้อกำหนดการรายงาน
• กระบวนการทางธุรกิจและระบบสนับสนุน
• ข้อกำหนดเชิงหน้าที่และไม่ทำงาน
• ปัญหาและความเสี่ยงที่มีอิทธิพลต่อโครงการในปัจจุบัน

ขั้นตอนที่ 5) ทำความเข้าใจขอบเขตของปัญหา

มาถึงตอนนี้คุณมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับโครงการแล้ว ดังนั้นคุณจึงสามารถ ระบุโดเมนปัญหาคุณจำเป็นต้องหาคำตอบว่า:

• ฝ่ายธุรกิจใดจะได้รับผลกระทบ
• ความเสี่ยงและปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจ
• นโยบายและข้อจำกัดที่มีอิทธิพลต่อโครงการ
• คุณค่าที่ใช้กำหนดระดับความสำคัญของโครงการ
• ระบบที่สนับสนุนกิจกรรมทางธุรกิจในปัจจุบัน
• เอกสารที่สรุปขอบเขตของปัญหา ตัวอย่างเช่น รายงานประจำปี
• ปัญหาที่ขัดขวางไม่ให้ธุรกิจบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการในปัจจุบัน
• การเปลี่ยนแปลงที่เสนอจะส่งผลกระทบต่อขอบเขตของปัญหาหรือไม่

ขั้นตอนที่ 6) นำเสนอข้อกำหนดทางธุรกิจ

เมื่อคุณรวบรวมข้อกำหนดทางธุรกิจทั้งหมดและเข้าใจขอบเขตของปัญหาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การนำเสนอข้อกำหนดทางธุรกิจ ให้แก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือผู้จัดการโครงการ เทคนิคการนำเสนอที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่:

• ตารางหรือสเปรดชีต
• แผนภาพหรือกราฟ
• ต้นแบบหรือการจำลอง
• เทมเพลตข้อความที่มีโครงสร้างหรือประโยคที่มีโครงสร้าง

คำศัพท์ที่ให้ภาพรวมอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของนักวิเคราะห์ธุรกิจ:

• วัตถุประสงค์: กำหนดวัตถุประสงค์ของกิจกรรมการวิเคราะห์ธุรกิจที่จำเป็นสำหรับความคิดริเริ่มที่เสนอ
• ขอบเขต: กำหนดสิ่งที่ส่งมอบที่รวมและแยกออก
• สาเหตุ: ระบุสาเหตุหลักของปัญหาที่พบ
• สภาพปัจจุบัน: ระบุปัญหาที่ก่อให้เกิดความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลง
• กิจกรรมที่วางแผนไว้: กำหนดเหตุผลสำหรับกิจกรรม การส่งมอบ และวันที่จัดส่ง
• แผนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: นำเสนอภาพรวมของกระบวนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• การจัดการคุณภาพ: อธิบายถึงกิจกรรมที่จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงคุณภาพของผลลัพธ์ของโครงการ
• Target เงื่อนไข: ระบุวิธีการแก้ไขปัญหาสำคัญที่ระบุไว้

เคล็ดลับด่วนสำหรับนักวิเคราะห์ธุรกิจ

• ถามคำถามในการประชุม
• เตรียมพร้อมก่อนการประชุมหรือทบทวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงและประสบการณ์ใหม่ๆ
• จัดการความคาดหวัง
• ตอบสนองต่อข้อเสนอแนะ

ผลลัพธ์ทั่วไปที่ได้จากการวิเคราะห์ธุรกิจ

ทุกกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจจะทิ้งเอกสารชุดหนึ่งไว้ ซึ่งทีมงานโครงการ ผู้สนับสนุน และผู้ตรวจสอบบัญชีสามารถนำไปใช้ได้ tracกลับมาที่เรื่องเดิม การผลิตผลลัพธ์เหล่านี้อย่างสม่ำเสมอคือสิ่งที่ทำให้กระบวนการนี้สามารถทำซ้ำได้ในโครงการต่างๆ

• แผนการวิเคราะห์ธุรกิจ: อธิบายถึงแนวทาง ระยะเวลา และแผนการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับงานวิเคราะห์
• ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: ระบุรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด พร้อมบทบาท อิทธิพล ความคาดหวัง และช่องทางการติดต่อที่ต้องการ
• เอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ (BRD): สามารถถ่ายทอดความต้องการทางธุรกิจ วัตถุประสงค์ และเกณฑ์ความสำเร็จในระดับสูงได้ด้วยภาษาที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคเข้าใจได้
• ข้อกำหนดด้านฟังก์ชันและข้อกำหนดที่ไม่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชัน: แปลงเอกสาร BRD ให้เป็นพฤติกรรมของระบบ คุณลักษณะด้านคุณภาพ และข้อจำกัดต่างๆ ที่นักพัฒนาและผู้ทดสอบสามารถนำไปใช้ในการสร้างระบบได้
• แบบจำลองกระบวนการและกรณีศึกษา: แสดงขั้นตอนการทำงานในปัจจุบันและอนาคตโดยใช้แผนภาพ BPMN, กรณีการใช้งาน UML หรือแผนภาพกิจกรรม
• ข้อกำหนด Tracเมทริกซ์ความน่าจะเป็น (RTM): เชื่อมโยงข้อกำหนดทุกข้อเข้ากับแหล่งที่มา องค์ประกอบการออกแบบ และการทดสอบที่ใช้ตรวจสอบความถูกต้อง
• บันทึกคำขอเปลี่ยนแปลง: บันทึกทุกการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงาน พร้อมผลกระทบ การตัดสินใจ และผู้ที่อนุมัติ เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างสมบูรณ์

ผลลัพธ์เหล่านี้ควรจัดเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง เช่น Confluence, SharePoint หรือเครื่องมือจัดการข้อกำหนดเฉพาะ เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนทำงานจากเวอร์ชันเดียวกัน

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ

แม้แต่นักวิเคราะห์ธุรกิจที่มีประสบการณ์ก็ยังพลาดพลั้งได้ภายใต้แรงกดดันด้านการส่งมอบงาน การระวังข้อผิดพลาดต่อไปนี้จะช่วยป้องกันการทำงานซ้ำและปัญหาที่ไม่คาดคิดในภายหลังของโครงการได้

• จุ๋มping เพื่อหาทางออกก่อนที่จะกำหนดปัญหา: การเสนอระบบ เครื่องมือ หรือฟีเจอร์ก่อนที่จะเข้าใจสาเหตุที่แท้จริง จะนำไปสู่การแก้ไขงานที่สิ้นเปลืองและได้ผลลัพธ์ที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการทางธุรกิจที่แท้จริง
• ข้ามไปping การตรวจสอบความถูกต้องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: การบันทึกข้อกำหนดโดยไม่ได้รับการอนุมัติจากผู้ที่จะใช้งานระบบ จะสร้างช่องโหว่ที่ปรากฏให้เห็นเฉพาะในระหว่างการทดสอบการยอมรับของผู้ใช้เท่านั้น
• การมองว่าข้อกำหนดต่างๆ เป็นแบบคงที่: ความต้องการทางธุรกิจอาจเปลี่ยนแปลงไปในระหว่างโครงการ นักวิเคราะห์ธุรกิจที่ไม่ดูแลรักษาคลังข้อกำหนดและ tracเมทริกซ์ความสามารถจะสูญเสียการควบคุมขอบเขตในไม่ช้า
• การจัดทำเอกสารมากเกินไปแทนที่จะร่วมมือกัน: การจัดทำเอกสาร BRD ความยาว 200 หน้าที่ไม่มีใครอ่านนั้นแย่กว่าเอกสารฉบับสั้นที่ใช้ร่วมกับการประชุมเชิงปฏิบัติการและการสร้างแบบจำลองภาพอย่างสม่ำเสมอ
• มุ่งเน้นเฉพาะเส้นทางแห่งความสุขเท่านั้น: การขาดกรณีพิเศษ การจัดการข้อผิดพลาด และข้อกำหนดที่ไม่ใช่ฟังก์ชันการทำงาน จะผลักดันข้อบกพร่องไปสู่การใช้งานจริงและบั่นทอนความไว้วางใจของผู้ใช้
• การทำงานแบบแยกส่วน: การวิเคราะห์ข้อกำหนดโดยปราศจากนักพัฒนา นักทดสอบ และทีมปฏิบัติการ จะทำให้พลาดความเสี่ยงด้านความเป็นไปได้และข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นในภายหลัง ซึ่งจะถูกตรวจพบได้ในการตรวจสอบร่วมกัน
• การใช้ภาษาที่ไม่ชัดเจนหรือกำกวม: คำต่างๆ เช่น “ใช้งานง่าย” “รวดเร็ว” หรือ “ยืดหยุ่น” หากไม่มีเกณฑ์การยอมรับที่วัดผลได้ จะก่อให้เกิดความขัดแย้งซึ่งปรากฏขึ้นเฉพาะเมื่อมีการสาธิตคุณสมบัตินั้นแล้วเท่านั้น

เครื่องมือยอดนิยมที่สนับสนุนกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ

ชุดเครื่องมือที่เหมาะสมจะสนับสนุนทุกขั้นตอนของกระบวนการวิเคราะห์ธุรกิจ ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูลไปจนถึงการอนุมัติ ทีมส่วนใหญ่จะใช้เครื่องมือจัดการรายการงานค้าง (backlog tool) ที่ใช้งานง่าย เครื่องมือสร้างแบบจำลอง และแพลตฟอร์มจัดทำเอกสารร่วมกัน

• จิร่าและ Azure นักพัฒนาซอฟต์แวร์: Tracจัดการ epic, user stories และ defects ต่างๆ ในทีมส่งมอบงานแบบ Agile และเชื่อมโยงข้อกำหนดเข้ากับงานในแต่ละสปรินต์
• Confluence, SharePoint และ Notion: จัดเก็บแผนวิเคราะห์ธุรกิจ บันทึกการประชุม การตัดสินใจ และเอกสารข้อกำหนดทางธุรกิจ (BRD) ไว้ในพื้นที่ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้าถึงและค้นหาได้ง่าย
• Microsoft Visio, Lucidchartและ draw.io: วาดแผนผังกระบวนการ BPMN แผนภาพกรณีการใช้งาน และแบบจำลองข้อมูลที่ทำให้เห็นขั้นตอนการทำงานและการส่งต่อข้อมูลได้อย่างชัดเจน
• จามา คอนเน็กต์, IBM ประตู Modern Requirementsและวิซูร์: จัดการความต้องการในวงกว้างด้วยเกณฑ์มาตรฐาน tracการวิเคราะห์ความเป็นไปได้และผลกระทบสำหรับโครงการที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล
• Miro และภาพจิตรกรรมฝาผนัง: อำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลจากระยะไกล และแผนผังเส้นทางการใช้งานของผู้ใช้pingและแผนที่ความสัมพันธ์ping การอบรมเชิงปฏิบัติการแบบเรียลไทม์
• บัลซามิกและ Figma: สร้างโครงร่างหน้าจอแบบความละเอียดต่ำและต้นแบบความละเอียดสูงเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของหน้าจอที่เสนอร่วมกับผู้ใช้งานทางธุรกิจก่อนเริ่มการพัฒนา

ทีมขนาดเล็กมักเริ่มต้นด้วย Jira, Confluence และ Lucidchartโปรแกรมขนาดใหญ่หรือโปรแกรมที่มีข้อกำหนดเข้มงวดมักจะเพิ่มเครื่องมือบริหารจัดการข้อกำหนดโดยเฉพาะเข้าไป tracความสามารถในการใช้งาน ข้อมูลพื้นฐาน และบันทึกการตรวจสอบ กลายเป็นสิ่งจำเป็น

คำถามที่พบบ่อย