Vad är en Softphone? Översikt, definition och hur du skaffar en

Vad är en Softphone?

Softphone är ett program på en persondator eller mobil enhet som används för att ringa röstsamtal över VOIP istället för att använda en telefon.

När en softphone-applikation har laddats ner och installerats på din smartphone eller stationära dator kommer skärmen att ha en telefonknappsats som kommer att se ut som en vanlig knappsats på en fast telefon. Affärsanvändare kan ringa var som helst där det finns tillgång till internet, vilket ökar mobiliteten och produktiviteten för interna och distansanställda.

Hur fungerar en softphone?

Mjuktelefoner fungerar på samma sätt som en vanlig smartphone. När du har startat programmet använder du den virtuella knappsatsen för att slå ett mobilnummer. Du kan också välja någon från din mobiltelefon eller dators kontaktlista och sedan invänta anslutning.

VoIP-telefonsystem förmedlar röstdata till mottagare via internet. De använder en codec, ett program som delar upp ljuddata i bitar och omvandlar det till binär kod. Denna kod flyttas från en dator till en annan och "dekrypteras" i mottagarens ände.

Följande är förutsättningarna för att ringa telefonsamtal över internet:

• VoIP hörlurar
• En stationär dator, en persondator och en mobiltelefon
• Internetanslutning
• VoIP-tjänst som Skype, RingCentral och så vidare

Softphone-applikationer är inte begränsade till persondatorer. Kraven kommer att variera mellan hårdvara, men alla kräver tillgång till internet.

Hur använder man en SoftPhone?

Här är viktiga steg som hjälper dig att lära dig hur du använder Softphones:

Steg 1) Ladda ner mjukvaran

Ladda först ner och installera VoIP-applikationen från din företagsdator eller mobila enhet. När du har slutfört installationsproceduren och konfigurerat dina enhetsinställningar är appen redo att användas inom några minuter.

Steg 2) Se till att ditt internet är stabilt

En instabil internetanslutning (DSL eller kabeltjänst) kan frustrera dig när du ringer eller tar emot VoIP-samtal. Så du måste se till att du är ansluten till ett stabilt internet för att förhindra att du upplever osammanhängande eller avbrutna samtal.

Du kan ändra din routers servicekvalitet för att gynna röstpaket mot mindre tidskänsliga data. De flesta leverantörer av VoIP-programtelefoner kan åstadkomma detta praktiskt taget åt dig.

Steg 3) Slutför alla tekniska krav

Det finns ytterligare några tekniska krav som du måste uppfylla.

• Minst en codec bör vara standard i båda ändarna
• Mjuktelefoner interagerar endast med andra enheter som använder liknande VoIP protokoll
• Mjuktelefoner fungerar inte bara på stationära datorer och smartphones utan kan fungera med en mängd olika plattformar.

Softphone-programvaran ger en relativt enkel användarupplevelse. Det gör att telefonsamtal kan överföras, hållas och röstmeddelanden kan hanteras snabbt.

Funktioner hos Softphone

Här är viktiga funktioner hos en Softphone:

• Delade kontaktlistor: Dessa listor delar dina kontakter med dina kollegor eller gå med i en databas för affärskontakter.
• Less Utrustning: Mjuktelefoner behöver mycket mindre hårdvara än traditionella bordstelefoner.
• Ingen dedikerad linje: En betydande kostnadsminskning för ditt företag är frånvaron av en dedikerad linje.
• Kontaktkatalog: Du bör kunna se en kontaktlista på din Softphone.
• Anknytningsuppringning: Företagstelefoner är användbara som bordstelefoner, så de bör kunna ansluta till kollegor via anknytningsnummer, särskilt för telefonkonferenser.
• Överlägsen samtalskvalitet: Med högre bandbreddsprioritet och förbättrad routerteknik är obegripliga tal- och ljudfördröjningar inga problem, och du kan njuta av överlägsen samtalskvalitet.
• Direktmeddelande: Du kan använda omedelbar chatt via en datortelefon för att samordna snabbare och svara på problem snabbt samtidigt som du avsevärt minskar att vara tillgänglig hela tiden.
• Videosamtal: Videosamtal låter dig interagera med ditt team. För att öka samarbetet kan teammedlemmar använda verktyg som virtuell whiteboarding, skärmdelning, fjärrkontroll av skärm, etc.
• Parkera samtal och nummerpresentation: Närhelst en agent tar emot ett inkommande samtal medan han är i telefon med någon annan, varnar funktionen för samtal väntar dem.
• Volymkontroll och avstängning: En datortelefon är bra för att ta emot samtal när du inte är på en lämplig plats. Du kan stänga av ljudet och justera volymen.
• Trevägskonferens: Du kan ha ett trevägskonferenssamtal med två extra kontakter samtidigt som du använder en datortelefon.

Hur ställer du in en softphone?

Att sätta upp ett företags fasta telefonnätverk kan vara en tidskrävande och alltför knepig uppgift. Du kanske tycker att installationen är komplicerad och behöver experter för att komma åt din arbetsplats. Det kan hindra ditt team från att ringa under en lång, störande installationsprocedur.

Du kommer dock att få en smidig upplevelse när du använder ett datortelefonsystem, eftersom installationen på ditt teams telefon eller dator kan ske på några minuter.

Här är stegen för att förbättra Softphone:

Steg 1) Följ installationsinstruktionerna med ditt IT-team och ladda sedan ned filen med mjukvaruleverantören.

Steg 2) Starta installationsprocessen genom att välja filikonen.

Steg 3) Avsluta aktiveringen av programmet genom att trycka på softphone för att visa symbolen två gånger.

Att snabbt ställa in din Softphone och dess tillhörande funktioner kan låta knepigt, men efter tre enkla steg kommer du att kunna erbjuda en användarupplevelse i toppklass.

Viktiga egenskaper hos Softphone

Här är några viktiga egenskaper hos en Softphone

• Närvaro: Mjuktelefoner avslöjar om ett team är offline, online, i ett möte eller upptaget. Du kan ringa dem när du vet deras tillgänglighetstider eller flytta till en mer lämplig kanal, till exempel instant messenger.
• portabilitet: Distansanställda, intern kontorspersonal och frekventa resenärer kan ha med sig sina företagsmobiler överallt. Anställda behöver inte stanna kvar på sina arbetsstationer för att svara på telefonsamtal. De kan ringa och ta emot samtal var som helst som om de satt vid ett skrivbord.
• Sekretess: Anta att du vill hålla dina uppgifter privata kan du använda mjukvara för att svara på jobbsamtal från din smartphone, men lämna dina uppgifter och kontakter åtskilda. Med en softphone kommunicerar hela din organisation via en privat anslutning.
• Effektivitet: Mjuktelefoner hjälper dig att använda flera funktioner, inklusive visuella röstmeddelanden, dra-och-släpp-samtalsväxlar, aviseringar om inkommande samtal och konfiguration av röstbrevlåda till e-post via användargränssnittet (UI).
• Anslutningar: Möjligheten att bära din Softphone var som helst är en betydande fördel. Du kan installera din applikation på en ny dator och inkludera den på flera mobila enheter. Det bästa med det är att du måste vara orolig för kostnaderna för att överföra och byta ut utrustning.

Fördelar och nackdelar Softphone

Här är fördelarna/fördelarna med att använda en datortelefon:

• Samtal kan ringas eller tas från var som helst
• Anställda kan dölja telefonnummer och personlig information
• Erbjuder ytterligare funktioner som röst-till-e-postsamtal
• Du kan ladda ner den till flera enheter
• Det visar teamets tillgänglighet och om de är den mest tidseffektiva metoden

Här är nackdelarna/nackdelarna med att använda en softphone:

• Kvaliteten på din internetanslutning påverkar att ringa och ta emot samtal.
• Du kan få extra kostnader i förskott beroende på din VOIP-leverantör.
• Att bemästra hur en datortelefon fungerar kan kräva mycket tid.

Mjuktelefoner kontra bordstelefoner

Du kan vara osäker på om du ska välja en traditionell telefon eller en datortelefon. Här är jämförelserna som hjälper dig att välja:

Traditionella telefoner:

• Betydande förskottskostnader: Traditionella telefoner kräver dyra telefoner, avgifter för att etablera telefonlinjer och eventuellt en viss omkoppling i byggnaden för att passa systemet. Dessa initiala utgifter tar inte hänsyn till det belopp du måste spendera för att upprätthålla eller ersätta dem över tid.
• Begränsade basfunktioner och funktionalitet: En traditionell fast telefon hanterar bara ljudsamtal och kräver en uppgradering för konferenssamtal.
• Unified Communications: Att ha ett enda telefonsystem för all personal är fördelaktigt.
• Ger begränsad information om uppringare eftersom du bara kan se det grundläggande nummerpresentationen.

Mjuktelefoner:

• Låga förskottskostnader: Mjuktelefoner kräver bara headset för alla användare, och det kommer med konferens- och videofunktioner utan extra kostnad. Dessutom behöver du inte köpa ytterligare programvara eftersom softphones är kompatibla med befintliga CRM.
• Omfattande basfunktioner: Mjuktelefoner inkluderar fortfarande delning av snabbmeddelanden under kritiska samtal, schemaläggning av telefonkonferenser snabbt och röstbrevlåda-till-e-post-möjligheter erbjuder en ny sfär av anslutningar som rootade telefoner inte kan matcha.
• Fjärrfunktioner: Mjuktelefoner kan vara till hjälp om du har personal som arbetar på distans. Ditt team kan aktivera vidarekoppling av samtal till sin smartphone, komma åt softphone-appen från vilken del av världen som helst och ändra inställningar genom att bara trycka på en knapp. Med möjligheten att ringa var som helst, kommer även fjärranslutna teammedlemmar att delta i konferenssamtal.
• Ger användbar information: Den ger viktig information om uppringare, inklusive data om tidigare samtal.

Vad är skillnaden mellan VoIP och Softphones?

Här är några stora skillnader mellan VOIP och Softphones:

• VoIP tillåter en fysisk IP-telefon att fungera och ansluta till ett nätverk.
• En softphone är ett program som ger den vanliga telefonupplevelsen med din smartphone, handhållna enhet eller persondator.
• A Fysisk VoIP telefonen ansluts till en Ethernet-port och kräver en fysisk telefon.
• Mjuktelefoner är billiga att använda, och alla teammedlemmar kan komma åt dem utan att behöva vara fysiskt där.

Så här väljer du rätt mjukvaruleverantör för ditt företag

Här är viktiga saker att komma ihåg när du väljer rätt Softphone-leverantör för ditt företag:

• Integrerade mobilapplikationer: En softphone bör baseras på ett integrerat, användarvänligt softphone-program. Det bör inkludera kommunikationsvägar, såsom samtal, videomöten och snabbmeddelanden. Det gör att du kan hålla kontakten med dina medarbetare.
• Tillräckliga telefonlinjer: Bestäm hur många telefonlinjer ditt företag vill ha och se även till att den datortelefonleverantör du väljer kan leverera det antalet linjer.
• Bestäm anpassningsförmågan: En softphone ska kunna erbjuda personlig kontaktinformation och anpassa sig till kulturen i verksamheten den arbetar i. Anpassningar inkluderar att kunna arbeta under press och under högtrafik.
• Operasystemkompatibilitet: Alla datortelefoner fungerar inte med alla operativsystem (OS), och du måste välja en datortelefon som är kompatibel med ditt nuvarande operativsystem. (Windows, macOS, iOS och Android.
• VoIP-protokollkompatibilitet: Kontrollera att din datortelefon använder det exakta protokollet som din föredragna VoIP-tjänst. Protokoll bestämmer hur data hanteras och flyttas över vilket nätverk som helst. Så det är viktigt att verifiera att den nya mjukvaran uppfyller VOIP-kompatibilitet.
• Felsökning dygnet runt:Du bör också se till att din föredragna leverantör tillhandahåller adekvat teknisk hjälp. Du vill vara säker på att någon kommer att vara där för att vägleda dig, oavsett vad som händer.
• Säkerhet: Det är viktigt att undersöka de säkerhetsåtgärder som används av varje enskild leverantör. Även om det förekommer attacker är säkerhetshotet inte större än nedladdningshanterare, snabbmeddelanden eller internetutforskare. Vissa softphones är benägna att hacka. Att ignorera Softphones säkerhetsmekanismer kan leda till frustrationer senare. Ta reda på vilka säkerhetsåtgärder som mjukvaruleverantören har implementerat. Resultatet kan bli en betydande exponering av dina känsliga data, vilket resulterar i massiva förluster.
• Prisstruktur och betalningsalternativ:Mjuktelefoner är billiga. Varje leverantör erbjuder olika prisplaner och betalningsalternativ. Undersök och utvärdera priserna för olika leverantörer och deras tjänster och funktioner. Du bör överväga prisnivåerna för antalet anslutningar och om det finns övre gränser för hur många minuter företaget kan använda. Du bör be om en testperiod i kontraktet och kontrollera om tjänsten uppfyller dina förväntningar.
• Lokal och internationell täckning:För att hålla kontakten med dina konsumenter är det fördelaktigt att få dina telefonnummer och Softphone på en plats och från en enda tjänsteleverantör. Det kan hjälpa till att spara tid och pengar på två separata leverantörer och system.

Sammanfattning

• Ett mjukvarusystem är ett program som fungerar som en traditionell telefon på en persondator, surfplatta eller smartphone.
• Den erbjuder integrerade funktioner som snabbmeddelanden, nummerpresentation, konferenssamtal och delade kontaktlistor.
• Företag kanske föredrar en datortelefon framför en bordstelefon för distansarbetare för att minska de initiala installationskostnaderna.
• Du bör välja en mjukvaruleverantör som erbjuder en provperiod.