Интеграция проекта и управление содержанием: что такое, определение
Редакционная коллегия
⚡ Умное резюме
Управление интеграцией проекта координирует каждую деятельность, план и изменение в рамках проекта, а управление объемом работ определяет и контролирует точный объем необходимой работы, чтобы команды могли предоставить нужный продукт вовремя и в рамках бюджета.
Что такое управление интеграцией проектов?
Управление интеграцией проекта в основном связано с процессами, необходимыми для обеспечения правильной координации различных действий проекта.
Иными словами, процесс управления интеграцией проекта включает в себя такие действия, как выявление, определение, объединение и координация различных процессов, связанных с проектом.
Управление интеграцией проекта включает в себя следующие мероприятия.
| Разработка | Этап проекта | Ключевые результаты |
|---|---|---|
| Разработать устав проекта | Инициирование | Устав проекта |
| Разработать план управления проектом | Планирование | План управления проектом |
| Направлять и управлять проектной работой | Типы | Результат |
| Мониторинг и контроль работы проекта | Мониторинг и контроль | Запросы на изменение |
| Выполнение комплексного контроля изменений | Мониторинг и контроль | Обновления статуса запроса на изменение |
| Закрыть проект или фазу | Закрытие проекта | Конечный продукт |
Ниже мы рассмотрим каждый этап процесса шаг за шагом:
Устав проекта
Устав проекта является неотъемлемой частью управления интеграцией проекта, без устава проекта проект не может начаться. Он официально утверждает и определяет цели проекта. Он включает название, описание и результаты проекта, обычно написанные вышестоящим лицом, чем руководитель проекта.
| входные | Инструменты и методы | Выходы |
|---|---|---|
| Техническое задание проекта | Экспертное суждение | Устав проекта |
| Деловой случай | ||
| В лице tract | ||
| Факторы среды предприятия | ||
| Активы организационного процесса |
План управления проектом
При разработке плана проекта используются результаты других процессов планирования для создания последовательного и логичного документа, который можно использовать как для управления проектом, так и для его выполнения. План управления проектом используется для управления выполнением проекта, документирования предположений о планировании проекта, общения между заинтересованными сторонами, для лучшего контроля проекта и т. д.
| входные | Инструменты и методы | Выходы |
|---|---|---|
| Устав проекта | Экспертное суждение | План управления проектом |
| Результаты процессов планирования | ||
| Факторы среды предприятия | ||
| Активы организационного процесса |
Направлять и управлять проектной работой
Это процесс, в котором работа будет выполняться в соответствии с планом управления проектом и вносить изменения в соответствии с требованиями проекта.
| входные | Инструменты и методы | Выходы |
|---|---|---|
| План управления проектом | Экспертное суждение | Результат |
| Утвержденные запросы на изменение | Информационная система управления проектами | Информация о результатах работы |
| Факторы среды предприятия | Запросы на изменение | |
| Активы организационного процесса | Обновления планов управления проектами | |
| Обновления проектной документации |
Мониторинг и контроль работы проекта
Этот этап включает в себя tracруководитель проекта, осуществляющий анализ и отчетность о ходе выполнения проекта с целью достижения целевых показателей, определенных в плане управления проектом.
| входные | Инструменты и методы | Выходы |
|---|---|---|
| План управления проектом | Экспертное суждение | Запросы на изменение |
| Отчеты о производительности | Обновления планов управления проектами | |
| Факторы среды предприятия | Обновления проектной документации | |
| Активы организационного процесса |
Выполнение комплексного контроля изменений
Это этап, на котором оценивается влияние любого изменения на проект. Его необходимо оценивать на протяжении всего проекта. В этом процессе фактическая работа анализируется по сравнению с запланированным планом и вносится корректировка, если они не совпадают или не синхронизированы.
Разница между «мониторингом и контролем работы проекта» и «интегрированным контролем изменений» заключается в том, что комплексный контроль изменений фокусируется на управлении любыми изменениями в объеме проекта, тогда как первый фокусируется на управлении способом реализации такого объема.
| входные | Инструменты и методы | Выходы |
|---|---|---|
| План управления проектом | Экспертное суждение | Обновления статуса запросов на изменение |
| Информация о результатах работы | Встречи по контролю изменений | Обновления плана управления проектом |
| Запросы на изменение | Обновления проектной документации | |
| Факторы среды предприятия | ||
| Активы организационного процесса |
Закрыть проект или фазу
Это этап формального завершения деятельности, связанной с проектом.
| входные | Инструменты и методы | Выходы |
|---|---|---|
| План управления проектом | Экспертное суждение | Конечный продукт, услуга или переход результата |
| Принятые результаты | Обновления активов процессов организации | |
| Активы организационного процесса |
Что такое управление содержанием проекта?
Процессы управления содержанием определяют, какую работу необходимо выполнить, и гарантируют, что проект включает только эту работу для завершения проекта.
Зачем менеджерам нужно управление содержанием проекта
- Без определения масштаба проекта невозможно оценить время или затраты, необходимые для реализации проекта.
- Управление содержанием строит процессы контроля для устранения элементов, которые могут изменить проект в ходе его реализации. жизненный цикл проекта
- Это помогает избежать трудностей, с которыми может столкнуться проект при постоянно растущем объеме работ и неупорядоченном списке требований.
Этот этап включает в себя как
- Управление объемом проекта
- Управление объемом продукта
Процесс управления содержанием проекта включает в себя следующие действия.
| Разработка | Проектная группа | Ключевые результаты |
|---|---|---|
| Управление содержанием плана | Планирование | |
| Соберите требования | Планирование | Требуемый документ |
| Определить область действия | Планирование | Заявление о содержании проекта |
| Создать СДР | Планирование | Каталог WBS, WBS |
| Подтвердите область действия | Мониторинг и контроль | Результаты приемки |
| Область управления | Мониторинг и контроль | Запрос на изменение |
Ниже мы рассмотрим каждый этап процесса шаг за шагом:
Управление содержанием плана
План управления содержанием будет определять, как объем будет определяться, проверяться и контролироваться.
| Основные входы | Инструменты и методы | Основные выходы |
|---|---|---|
| Предварительное описание содержания проекта | ||
| Устав проекта | Встречи | Планы управления требованиями |
| План управления проектом | Экспертная оценка | Планы управления содержанием |
| Факторы среды предприятия | ||
| Активы организационного процесса |
Соберите требования
В ходе этого процесса менеджеры используют различные методы и инструменты для сбора требований к проекту от заинтересованных сторон. Этот этап очень важен, и при правильном выполнении вероятность ошибок в ходе проекта будет минимальной.
| Основные входы | Инструменты и методы | Основные выходы |
|---|---|---|
| Устав проекта | Интервью | Требования к документации |
| Реестр заинтересованных сторон | Фокус группы | План управления требованиями |
| Техники группового творчества. | Требования tracматрица возможностей | |
| Проведение семинаров | ||
| Опросы и анкеты | ||
| Прототипы | ||
| Наблюдения | ||
| Техники группового принятия решений |
Процесс определения объема
Этот процесс четко определяет, как проект должен развиваться и чего он не может делать. В ходе этого процесса обеспечивается, чтобы проект оставался в рамках заданных параметров. track путем анализа подтверждающих документов. В результате будет определен объем работ, в котором будут указаны требования и ожидания заинтересованных сторон.
| Основные входы | Инструменты и методы | Основные выходы |
|---|---|---|
| Устав проекта | Экспертная оценка | Заявление о содержании проекта |
| Документация по требованиям | Анализ продукта | Обновления проектной документации |
| Активы организационного процесса | Альтернативная идентификация | |
| Проведение семинаров |
Создание WBS (структуры иерархии работ)
WBS позволяет менеджеру проекта и его команде разбивать результаты проекта высокого уровня на более мелкие, управляемые единицы работы, называемые рабочими пакетами.
| Основные входы | Инструменты и методы | Основные выходы |
|---|---|---|
| Заявление о содержании проекта | декомпозиция | WBS |
| Документация по требованиям | словарь WBS | |
| Активы организационного процесса | Базовый план масштаба | |
| Обновления проектной документации |
Подтвердите область действия
Процесс подтверждения объема работ включает в себя приемку заказчиком. Это момент, когда заказчик официально принимает все результаты проекта. Этот процесс происходит в конце каждого этапа. В ходе этого процесса заказчик дает обратную связь по выполненной работе.
| Основные входы | Инструменты и методы | Основные выходы |
|---|---|---|
| Заявление о содержании проекта | Инспекция | Приемка результатов |
| План управления проектом | Запрос на изменение | |
| Требование TracМатрица возможностей | Обновления проектной документации | |
| Подтвержденные результаты |
Контроль объема
Этот процесс или этап включает в себя мониторинг состояния проекта и управление изменениями объема работ. Помимо этого, он также включает в себя оценку дополнительных требований заказчика или заблаговременный контроль за объемом работ по проекту.
| Основные входы | Инструменты и методы | Основные выходы |
|---|---|---|
| План управления проектом | Анализ отклонений | Измерения производительности труда |
| Документация по требованиям | Запросы на изменение | |
| Требование tracматрица возможностей | ||
| Активы организационного процесса | ||
| Информация о результатах работы | Обновления проектной документации |
Ключевые моменты, которые следует помнить при управлении объемом
- Чтобы избежать перерасхода средств и срывов графика, объем работ должен быть полным и точным.
- Необходимо четко определить объем работ, чтобы избежать ненужной работы и путаницы.
- Документ с содержанием должен быть предоставлен всем заинтересованным сторонам, чтобы избежать ошибок в проектировании и требованиях.
- Хорошая практика управления содержанием заключается в том, что документ по содержанию должен оставаться неизменным на протяжении всего проекта.
Основные различия между интеграцией проекта и управлением объемом работ по проекту.
Хотя обе области знаний относятся к структуре PMBOK и имеют ряд общих исходных данных, они отвечают на разные вопросы.
Управление интеграцией проекта задает вопрос о том, как каждый план, результат и изменение взаимосвязаны на протяжении всего жизненного цикла проекта. Управление объемом работ проекта задает вопрос о том, какие работы проект будет и не будет выполнять.
Различия наглядно показаны в следующей таблице.
| Аспект | Управление интеграцией проекта | Управление содержанием проекта |
|---|---|---|
| Главное предложение | Объединить все области знаний в единый, согласованный план. | Определить, проверить и контролировать работу, необходимую для создания продукта. |
| Ключевой результат | Устав проекта и план управления проектом. | Описание объема работ, структура декомпозиции работ и базовый план объема работ. |
| Типичный выход | Запросы на внесение изменений и обновленные планы утверждены. | Принятые результаты работы и запросы на изменения привязаны только к объему работ. |
| Владелец | Руководитель проекта, работающий со спонсором. | Руководитель проекта взаимодействует с бизнес-аналитиком и заинтересованными сторонами. |
Вкратце, интеграция обеспечивает функционирование всех частей проекта как единой системы, а управление объемом работ позволяет четко и стабильно определить границы выполняемой работы.
Как предотвратить расширение объема работ в проекте
Расширение объема работ — это неконтролируемое увеличение объема работ по проекту после утверждения базового плана. Если его не выявить на ранней стадии, это истощает бюджет, сдвигает сроки и снижает качество.
Следующие методы помогают руководителю проекта контролировать расширение объема работ на всех этапах, от начала до завершения.
- Четко сформулируйте область применения. В описании объема работ подробно опишите каждый результат, исключение, предположение и ограничение, чтобы заинтересованные стороны имели единое понимание предстоящей работы.
- Создайте подробную структуру декомпозиции работ. Разбейте задачи на рабочие пакеты, достаточно малые, чтобы их можно было оценить в часах или днях. Точная структура декомпозиции работ (WBS) делает новые запросы очевидными, поскольку они не вписываются ни в один из существующих рабочих пакетов.
- Определите первоначальный масштаб проекта на раннем этапе. Зафиксируйте описание области действия, структуру разбивки работ (WBS) и словарь WBS в качестве базового уровня области действия и сохраните их в системе контроля версий, чтобы любое отклонение можно было измерить.
- Все запросы следует направлять через интегрированную систему управления изменениями. Когда заинтересованная сторона запрашивает новую функцию, зарегистрируйте запрос, оцените его влияние на стоимость, сроки, качество и риски, а затем утвердите или отклоните его в совете по управлению изменениями.
- Track требований с a tracМатрица способностей. Свяжите каждое требование с бизнес-потребностью, результатом и приемочным тестированием. Запросы, которые не могут быть выполнены. tracВозвращаясь к производственной необходимости, такие предложения являются серьезными кандидатами на отклонение.
- Сообщите о принятых решениях относительно объема работ. Сообщайте всей команде обо всех утвержденных и отклоненных изменениях, чтобы никто случайно не начал работу, не предусмотренную бюджетом.
Эти шаги не предотвращают перемены. Они обеспечивают видимость перемен и их финансирование, что является разницей между здоровой эволюцией и разрушительным расширением масштабов.
Популярные инструменты для интеграции проектов и управления объемом работ
Современные менеджеры проектов редко tracИнтеграция и область применения k ограничены только электронными таблицами. Следующие инструменты охватывают общие потребности в обеих областях знаний.
- Microsoft Project: Настольный и облачный планировщик с мощными функциями диаграммы Ганта, планирования ресурсов и базового плана. tracкороль для средних и крупных проектов.
- Jira и Jira Align: Широко используется в гибких командах для управления эпиками, историями и межкомандными зависимостями, одновременно поддерживая список задач.
- Умный лист: Инструмент на основе сетки, поддерживающий структуры декомпозиции работ, журналы изменений и интегрированные панели мониторинга, не требующий значительного обучения.
- Asana и monday.com: Платформы для совместной работы, объединяющие списки задач, портфолио и рабочие процессы запросов на изменения в одном рабочем пространстве.
- Confluence и SharePoint: Платформы для работы с документами, позволяющие осуществлять поиск по уставу проекта, описанию объема работ и решениям об изменениях в одном месте.
Правильный выбор зависит от размера команды, метода выполнения и стандартов отчетности, используемых спонсором.
