Как создать разового клиента FD01 в SAP
Мейсон Гарсия
⚡ Умное резюме
Разовые записи в базе данных основных данных клиентов SAP Финансовые учреждения не могут учитывать нечастых покупателей, не поддерживая отдельные постоянные основные данные. В этом пошаговом руководстве объясняется, как транзакционный код FD01 и группа счетов в стиле CPDA позволяют финансовым отделам фиксировать адресные данные, информацию о переписке и данные счетов сверки во время проводки.
Что такое разовая база данных клиентов в... SAP ФИ?
Одноразовый справочник клиентов в SAP FI — это особый тип клиентской базы данных, используемый для покупателей, которые не часто совершают покупки и, следовательно, не нуждаются в собственных постоянных основных данных. Вместо создания отдельной записи для каждого посетителя или случайного клиента, создается единая общая база данных, а фактическое имя, адрес, номер телефона и другие общие данные вводятся позже, во время совершения транзакции.
Запись создается с помощью кода транзакции. FD01 и относится к группе счетов разовых клиентов (как правило). CPDAВыбор этой группы учетных записей и дает указание. SAP Это позволяет оставлять поля общих данных открытыми во время проводки счетов-фактур, вместо того чтобы брать их из основных данных клиента. В результате получается оптимизированная вспомогательная книга учета дебиторской задолженности, которая поддерживает продажи в розничных магазинах без увеличения объемов основных данных.
Почему следует использовать одноразовую основную запись о клиенте?
Ведение полной основной записи для каждого нечасто обращающегося клиента вносит лишний шум в субсчет дебиторской задолженности, замедляет формирование отчетов и увеличивает трудозатраты на поддержку данных. Одноразовая основная запись о клиенте решает эту проблему, выступая в качестве заполнителя, который принимает новый набор общих данных при каждой проводке, при этом корректно отражаясь на том же счете главной книги для сверки.
Этот подход предпочтительнее стандартных проводок в главной книге, поскольку он сохраняет аналитику на уровне клиента, поддерживает определение налогов и сохраняет логику открытых позиций в таких транзакциях, как FB70 (счет-фактура клиента) и F-28 (входящий платеж). Таким образом, финансовые отделы получают преимущества учета денежных средств, обеспечиваемые проводками по дебиторской задолженности, без необходимости создания постоянных основных данных для каждого случайного покупателя.
Шаги по созданию разового клиента в SAP
Для создания одноразовой записи о клиенте выполните следующие действия: SAP Для запуска FI используйте транзакцию FD01. Перед началом убедитесь, что группа счетов «Разовые клиенты» (CPDA) и счет сверки ГК уже настроены в целевом коде компании.
Шаг 1) Откройте транзакцию FD01
Для создания разовой записи о клиенте введите код транзакции. FD01 в SAP В командной строке нажмите Enter.
Шаг 2) Откройте обзор групп учетных записей.
На начальном экране FD01 выберите Группа учетных записей Кнопка «Обзор» позволяет выбрать правильную группу учетных записей клиентов для разовых покупок.
Шаг 3) Выберите группу учетных записей разовых клиентов.
В диалоговом окне выберите группу учетных записей, в которой... Разовый клиент Проверяется объект недвижимости (обычно это группа счетов CPDA). Это гарантирует, что поля адреса останутся открытыми при проведении счета-фактуры.
Шаг 4) Введите идентификатор клиента и название компании. Code
Вернувшись на главный экран FD01, введите следующее:
- Введите идентификатор клиента в соответствии с диапазоном номеров, присвоенным группе счетов «Разовые клиенты».
- Войти в компанию Code в которой должна быть создана основная запись.
Шаг 5) Заполните вкладку «Общие данные» в разделе «Адрес».
На следующем экране, на вкладке «Общие данные — Адрес», введите следующее:
- Введите название для базы данных разовых клиентов.
- Введите поисковый запрос.
- Вступаем в мир языка общения.
Шаг 6) Переключитесь на компанию Code Раздел
В меню приложения выберите O компании Code раздел для ведения данных, специфичных для финансового учреждения, по разовым клиентам.
Шаг 7) Введите счет сверки в Главной книге.
В компании Code раздел:
- Выберите Управление счетами меню.
- Приступить к примирению Главный счет номер, на который следует произвести проводку в субсчете дебиторской задолженности.
Шаг 8) Сохраните данные о разовом клиенте.
Штамповочный пресс Сохранено создать новую запись в базе данных разовых клиентов в выбранном коде компании.
Шаг 9) Подтвердите создание в строке состояния.
Проверьте строку состояния в нижней части экрана, чтобы увидеть подтверждающее сообщение, сгенерированное транзакцией FD01. Сообщение содержит новый номер клиента, подтверждающий создание базы данных разовых клиентов.
Теперь справочник разовых клиентов готов к использованию в последующих операциях финансового учета и дебиторской задолженности.
Как проверить и использовать одноразовую запись о клиенте
После сохранения используйте FD03 or XD03 Чтобы отобразить новые данные о разовых клиентах и подтвердить группу счетов, счет сверки и поле-заполнитель для вкладки адреса, необходимо проверить, не хранятся ли в этих данных постоянные адресные данные: адрес должен оставаться пустым или общим, чтобы каждая проводка по счету-фактуре содержала фактические данные клиента.
При проведении счета-фактуры клиента с помощью FB70 для этой записи, SAP Вам будет предложено ввести одноразовые данные: имя, адрес и банковские реквизиты покупателя. Проводка по-прежнему будет отражена на настроенном счете главной книги для сверки, поэтому запись корректно поступит в общую книгу. Ledger а также в отчеты, такие как FBL5N и анализ старения AR.
Распространенные ошибки и советы по устранению неполадок
При создании или проведении операций с разовыми данными о клиентах может появляться несколько сообщений об ошибках проверки. Ниже перечислены наиболее часто встречающиеся ошибки, а также типичные способы их устранения.
- «Группа учетных записей не допускается»: Для кода компании отсутствует группа счетов «Разовые клиенты» в стиле CPDA; настройте ее через транзакцию OBD2.
- «Диапазон номеров не соблюден»: Перед созданием основного элемента присвойте группе учетных записей «Разовые клиенты» допустимый диапазон номеров через XDN1.
- «Отсутствует счет сверки»: На вкладке «Управление счетами» укажите счет сверки в главной книге; это поле обязательно для проводок по дебиторской задолженности.
- «Клиент XXXX не распространяется на компанию с кодом YYYY»: Повторно запустите транзакцию FD01 в отсутствующем коде компании, чтобы разовый клиент мог внести записи в эту книгу.
Лучшие практики для разового внесения основных данных о клиентах.
Для поддержания актуальности и готовности к аудиту базы данных разовых клиентов применяйте следующие методы. Они позволяют сократить количество дубликатов, предотвратить ошибки при проводках и обеспечить надежность субсчета дебиторской задолженности.
- Используйте выделенную группу учетных записей в стиле CPDA только для покупателей, которым действительно не требуется постоянная запись; постоянных клиентов направляйте в общую базу данных.
- Оставьте поля «Адрес» и «Банковский счет» пустыми в основной форме, чтобы каждая проводка FB70 содержала фактические данные покупателя.
- Для упрощения отчетности и сверки данных по разовым клиентам используйте единый счет главной книги для сверки.
- Ограничьте права на создание одноразовых баз данных клиентов посредством SAP Роли авторизации позволяют избежать дублирования или несанкционированного доступа к записям.
- Периодически проверяйте разовые проводки через транзакцию FBL5N, чтобы выявить постоянных покупателей, которых следует перевести в список постоянных клиентов.
