Integracja projektu i zarządzanie zakresem: co to jest, definicja

Czym jest zarządzanie integracją projektów?

Zarządzanie integracją projektów dotyczy głównie procesów niezbędnych do zapewnienia właściwej koordynacji różnych działań w ramach projektu.

Innymi słowy, proces Zarządzania Integracją Projektu obejmuje działania takie jak identyfikacja, definiowanie, łączenie i koordynowanie różnych procesów związanych z projektem.

Zarządzanie integracją projektu obejmuje następujące działania.

Przetwarzanie	Etap projektu	Kluczowe elementy dostawy
Opracowanie karty projektu	Inicjowanie	Karta Projektu
Opracuj plan zarządzania projektem	Planowanie	Plan zarządzania projektem
Kieruj pracą projektową i zarządzaj nią	Egzekucja	Dostarczane
Monitoruj i kontroluj prace projektowe	Monitorowanie i kontrolowanie	Prośby o zmianę
Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian	Monitorowanie i kontrolowanie	Zmień aktualizacje statusu żądania
Zamknij projekt lub fazę	Zamknięcie projektu	Produkt finalny

Poniżej zobaczymy cały proces krok po kroku: -

Karta Projektu

Karta projektu jest integralną częścią Zarządzania Integracją Projektów, bez karty projektu projekt nie może się rozpocząć. Formalnie autoryzuje i definiuje cele projektu. Zawiera nazwę, opis i elementy projektu, zwykle napisane przez osobę wyższą niż kierownik projektu.

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Oświadczenie o pracy projektu	Wyrok biegłego	Karta Projektu
Przypadek biznesowy
Umowa
Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
Zasoby procesu organizacyjnego

Plan zarządzania projektem

Opracowanie planu projektu wykorzystuje wyniki innych procesów planowania w celu stworzenia spójnego, logicznego dokumentu, który można wykorzystać do kierowania zarówno kontrolą projektu, jak i jego realizacją. Plan Zarządzania Projektem służy do kierowania realizacją projektu, dokumentowania założeń planowania projektu, komunikacji pomiędzy interesariuszami, dla lepszej kontroli projektu itp.

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Karta projektu	Wyrok biegłego	Plan zarządzania projektem
Dane wyjściowe z procesów planowania
Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
Zasoby procesu organizacyjnego

Kieruj pracą projektową i zarządzaj nią

Jest to proces, w którym praca zostanie wykonana zgodnie z planem zarządzania projektem i wprowadzeniem zmian w odniesieniu do wymagań projektu.

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Plan zarządzania projektem	Wyrok biegłego	Dostarczane
Zatwierdzone prośby o zmianę	System informatyczny zarządzania projektami	Informacje o wydajności pracy
Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa		Prośby o zmianę
Zasoby procesu organizacyjnego		Aktualizacje planów zarządzania projektami
		Aktualizacje dokumentów projektu

Monitoruj i kontroluj prace projektowe

Etap ten obejmuje śledzenie, przeglądanie i raportowanie postępów projektu w celu osiągnięcia celów wydajnościowych określonych w planie zarządzania projektem.

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Plan zarządzania projektem	Wyrok biegłego	Prośby o zmianę
Raporty wydajności		Aktualizacje planów zarządzania projektami
Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa		Aktualizacje dokumentów projektu
Zasoby procesu organizacyjnego

Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian

Jest to faza, w której wpływ każdej zmiany jest oceniany w odniesieniu do projektu. Wymaga to oceny w całym projekcie. W tym procesie rzeczywista praca jest analizowana w odniesieniu do projektowanego planu i wprowadzana jest korekta, jeśli nie są one zgodne lub zsynchronizowane.

Różnica między „monitorowaniem i kontrolą pracy nad projektem” a „zintegrowaną kontrolą zmian” polega na tym, że program Perform Integrated Change Control kładzie nacisk na zarządzanie wszelkimi zmianami w zakresie projektu, podczas gdy ten pierwszy koncentruje się na zarządzaniu sposobem realizacji takiego zakresu.

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Plan zarządzania projektem	Wyrok biegłego	Zmień żądania aktualizacji statusu
Informacje o wydajności pracy	Zmień spotkania kontrolne	Aktualizacje planu zarządzania projektami
Prośby o zmianę		Aktualizacje dokumentów projektu
Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
Zasoby procesu organizacyjnego

Zamknij projekt lub fazę

Jest to faza formalnego zakończenia działań związanych z projektem.

Wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia
Plan zarządzania projektem	Wyrok biegłego	Końcowy produkt, usługa lub przejście wyniku
Przyjęte dostawy		Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych
Zasoby procesu organizacyjnego

Co to jest zarządzanie zakresem projektu?

Procesy zarządzania zakresem określają, jakie prace należy wykonać i zapewniają, że projekt obejmuje tylko tę pracę, która jest niezbędna do jego ukończenia.

Dlaczego menedżerowie potrzebują zarządzania zakresem projektu

• Bez określenia zakresu projektu nie można oszacować czasu ani kosztów, jakie zajmie realizacja projektu
• Zarządzanie zakresem buduje procesy kontrolne w celu uwzględnienia elementów, które mogą zmienić projekt w trakcie Cykl życia projektu
• Pomaga uniknąć wyzwań, które projekt może napotkać przy stale rosnącym zakresie i niespójnej liście wymagań.

Ten etap obejmuje zarówno-

• Zarządzanie zakresem projektu
• Zarządzanie zakresem produktu

Proces zarządzania zakresem projektu obejmuje następujące czynności.

Przetwarzanie	Grupa projektowa	Kluczowe elementy dostawy
Zarządzanie zakresem planu	Planowanie
Zbierz wymagania	Planowanie	Wymagany dokument
Zdefiniuj zakres	Planowanie	Oświadczenie o zakresie projektu
Utwórz WBS	Planowanie	Katalog WBS, WBS
Zweryfikuj zakres	Monitorowanie i kontrolowanie	Materiały odbiorcze
Zakres kontroli	Monitorowanie i kontrolowanie	Żądanie zmiany

Poniżej zobaczymy cały proces krok po kroku: -

Zarządzanie zakresem planu

Plan zarządzania zakresem określi, w jaki sposób zakres zostanie zdefiniowany, zweryfikowany i kontrolowany.

Podstawowe wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Wstępne oświadczenie dotyczące zakresu projektu
Karta projektu	Spotkania	Plany zarządzania wymaganiami
Plan zarządzania projektem	Decyzja eksperta	Plany zarządzania zakresem
Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa
Aktywa procesu organizacyjnego

Zbierz wymagania

Podczas tego procesu menedżerowie wykorzystują różne techniki i narzędzia do zbierania wymagań projektowych od interesariuszy. Ten etap jest bardzo ważny i jeśli zostanie wykonany dokładnie, ryzyko błędu podczas projektu będzie minimalne.

Podstawowe wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Karta Projektu	Wywiady	Dokumentacja wymagań
Rejestr interesariuszy	Grupa badawcza	Plan zarządzania wymaganiami
	Techniki kreatywności grupowej	Macierz identyfikowalności wymagań
	Ułatwione warsztaty
	ankiety i kwestionariusze
	prototypy
	Komentarze
	Techniki grupowego podejmowania decyzji

Proces definiowania zakresu

Proces ten jasno wskazuje, jak projekt ma postępować i czego nie może zrobić. Podczas tego procesu zapewnia się, że projekt pozostaje na dobrej drodze, poprzez przeglądanie dokumentów pomocniczych. Wynikowy zakres będzie następnie wspominał o wymaganiach i oczekiwaniach interesariuszy.

Podstawowe wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Karta projektu	Ocena eksperta	Oświadczenie dotyczące zakresu projektu
Dokumentacja wymagań	Analiza produktów	Aktualizacje dokumentów projektu
Aktywa procesu organizacyjnego	Alternatywna identyfikacja
	Ułatwione warsztaty

Tworzenie WBS (Struktura podziału pracy)

WBS umożliwia kierownikowi projektu i jego zespołowi podzielenie elementów dostarczanych projektu wysokiego poziomu na mniejsze, łatwe w zarządzaniu jednostki pracy zwane pakietami prac.

Podstawowe wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Oświadczenie dotyczące zakresu projektu	Rozkład	WBS
Dokumentacja wymagań		Słownik WBS
Aktywa procesu organizacyjnego		Linia bazowa zakresu
		Aktualizacje dokumentów projektu

Zweryfikuj zakres

Proces walidacji zakresu obejmuje akceptację klienta. To moment, w którym klient formalnie akceptuje wszystkie produkty projektu. Na końcu każdej fazy następuje ten proces. W trakcie tego procesu Klient przekazuje swoją opinię na temat wykonanej pracy.

Podstawowe wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Oświadczenie o zakresie projektu	Kontrola	Materiały do ​​odbioru
Plan zarządzania projektem		Żądanie zmiany
Matryca identyfikowalności wymagań		Aktualizacje dokumentów projektu
Zatwierdzone produkty

Kontrola zakresu

Ten proces lub faza obejmuje monitorowanie statusu projektu i zarządzanie zmianami zakresu. Oprócz tego wiąże się to również z oceną dodatkowych wymagań klienta lub proaktywnym pomijaniem zakresu projektu.

Podstawowe wejścia	Narzędzia i techniki	Wyjścia podstawowe
Plan zarządzania projektem	Analiza wariancji	Pomiary wydajności pracy
Dokumentacja wymagań		Zmień prośby
Macierz identyfikowalności wymagań
Zasoby procesu organizacyjnego
Informacje o wydajności pracy		Aktualizacje dokumentów projektu

Kluczowe punkty do zapamiętania przy zarządzaniu zakresem

• Aby uniknąć przekroczenia kosztów i opóźnień w harmonogramie, zakres musi być kompletny i dokładny.
• Zakres należy jasno określić, aby uniknąć niepotrzebnej pracy i zamieszania
• Dokument dotyczący zakresu należy udostępnić wszystkim zainteresowanym stronom, aby uniknąć błędów w projekcie i wymaganiach
• Dobrą praktyką w zarządzaniu zakresem jest to, że dokument dotyczący zakresu musi pozostać niezmieniony przez cały czas trwania projektu

Podsumowanie

Zarządzanie zakresem służy do określenia sposobu zarządzania pozostałymi procesami planowania zakresu.

Kluczowy aspekt tego etapu

• Analiza wymagań projektu
• Poinformuj o zmianie zakresu wszystkich interesariuszy
• Role i obowiązki związane z zakresem