Integracja projektu i zarządzanie zakresem: co to jest, definicja
Jonathan Reed
⚡ Inteligentne podsumowanie
Zarządzanie integracją projektów koordynuje każdą czynność, plan i zmianę w ramach projektu, podczas gdy zarządzanie zakresem projektu definiuje i kontroluje dokładną wymaganą pracę, aby zespoły mogły dostarczyć odpowiedni produkt na czas i w ramach budżetu.
Czym jest zarządzanie integracją projektów?
Zarządzanie integracją projektów dotyczy głównie procesów niezbędnych do zapewnienia właściwej koordynacji różnych działań w ramach projektu.
Innymi słowy, proces zarządzania integracją projektu obejmuje działania takie jak identyfikacja, definiowanie, łączenie i koordynowanie różnych procesów związanych z projektem.
Zarządzanie integracją projektu obejmuje następujące działania.
| Przetwarzanie | Etap projektu | Kluczowe elementy dostawy |
|---|---|---|
| Opracowanie karty projektu | Inicjowanie | Karta Projektu |
| Opracuj plan zarządzania projektem | Planowanie | Plan zarządzania projektem |
| Kieruj pracą projektową i zarządzaj nią | Egzekucja | Dostarczane |
| Monitoruj i kontroluj prace projektowe | Monitorowanie i kontrolowanie | Prośby o zmianę |
| Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian | Monitorowanie i kontrolowanie | Zmień aktualizacje statusu żądania |
| Zamknij projekt lub fazę | Zamknięcie projektu | Produkt finalny |
Poniżej przedstawimy każdy proces krok po kroku:-
Karta Projektu
Karta projektu jest integralną częścią Zarządzania Integracją Projektów, bez karty projektu projekt nie może się rozpocząć. Formalnie autoryzuje i definiuje cele projektu. Zawiera nazwę, opis i elementy projektu, zwykle napisane przez osobę wyższą niż kierownik projektu.
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|---|---|---|
| Oświadczenie o pracy projektu | Wyrok biegłego | Karta Projektu |
| Przypadek biznesowy | ||
| ztract | ||
| Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa | ||
| Zasoby procesu organizacyjnego |
Plan zarządzania projektem
Opracowanie planu projektu wykorzystuje wyniki innych procesów planowania w celu stworzenia spójnego, logicznego dokumentu, który można wykorzystać do kierowania zarówno kontrolą projektu, jak i jego realizacją. Plan Zarządzania Projektem służy do kierowania realizacją projektu, dokumentowania założeń planowania projektu, komunikacji pomiędzy interesariuszami, dla lepszej kontroli projektu itp.
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|---|---|---|
| Karta projektu | Wyrok biegłego | Plan zarządzania projektem |
| Dane wyjściowe z procesów planowania | ||
| Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa | ||
| Zasoby procesu organizacyjnego |
Kieruj pracą projektową i zarządzaj nią
Jest to proces, w którym praca zostanie wykonana zgodnie z planem zarządzania projektem i wprowadzeniem zmian w odniesieniu do wymagań projektu.
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|---|---|---|
| Plan zarządzania projektem | Wyrok biegłego | Dostarczane |
| Zatwierdzone prośby o zmianę | System informatyczny zarządzania projektami | Informacje o wydajności pracy |
| Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa | Prośby o zmianę | |
| Zasoby procesu organizacyjnego | Aktualizacje planów zarządzania projektami | |
| Aktualizacje dokumentów projektu |
Monitoruj i kontroluj prace projektowe
Ten etap obejmuje trackról, przeglądanie i raportowanie postępów projektu w celu osiągnięcia celów wydajnościowych zdefiniowanych w planie zarządzania projektem.
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|---|---|---|
| Plan zarządzania projektem | Wyrok biegłego | Prośby o zmianę |
| Raporty wydajności | Aktualizacje planów zarządzania projektami | |
| Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa | Aktualizacje dokumentów projektu | |
| Zasoby procesu organizacyjnego |
Wykonaj zintegrowaną kontrolę zmian
Jest to faza, w której wpływ każdej zmiany jest oceniany w odniesieniu do projektu. Wymaga to oceny w całym projekcie. W tym procesie rzeczywista praca jest analizowana w odniesieniu do projektowanego planu i wprowadzana jest korekta, jeśli nie są one zgodne lub zsynchronizowane.
Różnica między „monitorowaniem i kontrolą pracy nad projektem” a „zintegrowaną kontrolą zmian” polega na tym, że program Perform Integrated Change Control kładzie nacisk na zarządzanie wszelkimi zmianami w zakresie projektu, podczas gdy ten pierwszy koncentruje się na zarządzaniu sposobem realizacji takiego zakresu.
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|---|---|---|
| Plan zarządzania projektem | Wyrok biegłego | Zmień żądania aktualizacji statusu |
| Informacje o wydajności pracy | Zmień spotkania kontrolne | Aktualizacje planu zarządzania projektami |
| Prośby o zmianę | Aktualizacje dokumentów projektu | |
| Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa | ||
| Zasoby procesu organizacyjnego |
Zamknij projekt lub fazę
Jest to faza formalnego zakończenia działań związanych z projektem.
| Wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia |
|---|---|---|
| Plan zarządzania projektem | Wyrok biegłego | Końcowy produkt, usługa lub przejście wyniku |
| Przyjęte dostawy | Aktualizacje zasobów procesów organizacyjnych | |
| Zasoby procesu organizacyjnego |
Co to jest zarządzanie zakresem projektu?
Procesy zarządzania zakresem określają, jakie prace należy wykonać i zapewniają, że projekt obejmuje tylko tę pracę, która jest niezbędna do jego ukończenia.
Dlaczego menedżerowie potrzebują zarządzania zakresem projektu
- Bez określenia zakresu projektu nie można oszacować czasu ani kosztów, jakie zajmie realizacja projektu
- Zarządzanie zakresem buduje procesy kontrolne w celu uwzględnienia elementów, które mogą zmienić projekt w trakcie Cykl życia projektu
- Pomaga uniknąć wyzwań, jakie projekt może napotkać w związku z ciągle rosnącym zakresem projektu i niespójną listą wymagań.
Ten etap obejmuje zarówno-
- Zarządzanie zakresem projektu
- Zarządzanie zakresem produktu
Proces zarządzania zakresem projektu obejmuje następujące czynności.
| Przetwarzanie | Grupa projektowa | Kluczowe elementy dostawy |
|---|---|---|
| Zarządzanie zakresem planu | Planowanie | |
| Zbierz wymagania | Planowanie | Wymagany dokument |
| Zdefiniuj zakres | Planowanie | Oświadczenie o zakresie projektu |
| Utwórz WBS | Planowanie | Katalog WBS, WBS |
| Zweryfikuj zakres | Monitorowanie i kontrolowanie | Materiały odbiorcze |
| Zakres kontroli | Monitorowanie i kontrolowanie | Żądanie zmiany |
Poniżej przedstawimy każdy proces krok po kroku:-
Zarządzanie zakresem planu
Plan zarządzania zakresem określi, w jaki sposób zakres zostanie zdefiniowany, zweryfikowany i kontrolowany.
| Podstawowe wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia podstawowe |
|---|---|---|
| Wstępne oświadczenie dotyczące zakresu projektu | ||
| Karta projektu | Spotkania | Plany zarządzania wymaganiami |
| Plan zarządzania projektem | Ocena eksperta | Plany zarządzania zakresem |
| Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa | ||
| Aktywa procesu organizacyjnego |
Zbierz wymagania
W trakcie tego procesu menedżerowie wykorzystują różne techniki i narzędzia do zbierania wymagań projektowych od interesariuszy. Ten etap jest bardzo ważny i jeśli zostanie przeprowadzony prawidłowo, ryzyko wystąpienia błędu w trakcie projektu będzie minimalne.
| Podstawowe wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia podstawowe |
|---|---|---|
| Karta Projektu | Wywiady | Dokumentacja wymagań |
| Rejestr interesariuszy | Grupa badawcza | Plan zarządzania wymaganiami |
| Techniki kreatywności grupowej | wymagania tracmacierz możliwości | |
| Ułatwione warsztaty | ||
| Ankiety i kwestionariusze | ||
| prototypy | ||
| Komentarze | ||
| Techniki grupowego podejmowania decyzji |
Proces definiowania zakresu
Proces ten jasno wskazuje, jak projekt powinien postępować, a czego nie może. Podczas tego procesu zapewnia się, że projekt pozostaje na swoim miejscu. track poprzez przegląd dokumentów uzupełniających. Powstały zakres będzie następnie uwzględniał wymagania i oczekiwania interesariuszy.
| Podstawowe wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia podstawowe |
|---|---|---|
| Karta projektu | Ocena eksperta | Oświadczenie dotyczące zakresu projektu |
| Dokumentacja wymagań | Analiza produktów | Aktualizacje dokumentów projektu |
| Aktywa procesu organizacyjnego | Alternatywna identyfikacja | |
| Ułatwione warsztaty |
Tworzenie WBS (Struktura podziału pracy)
WBS umożliwia kierownikowi projektu i jego zespołowi podzielenie elementów dostarczanych projektu wysokiego poziomu na mniejsze, łatwe w zarządzaniu jednostki pracy zwane pakietami prac.
| Podstawowe wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia podstawowe |
|---|---|---|
| Oświadczenie dotyczące zakresu projektu | Rozkład | WBS |
| Dokumentacja wymagań | Słownik WBS | |
| Aktywa procesu organizacyjnego | Linia bazowa zakresu | |
| Aktualizacje dokumentów projektu |
Zweryfikuj zakres
Proces walidacji zakresu obejmuje akceptację klienta. Następuje on, gdy klient formalnie akceptuje wszystkie elementy projektu. Proces ten odbywa się na końcu każdej fazy. W jego trakcie klient przekazuje swoją opinię na temat wykonanej pracy.
| Podstawowe wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia podstawowe |
|---|---|---|
| Oświadczenie o zakresie projektu | Kontrola | Materiały do odbioru |
| Plan zarządzania projektem | Żądanie zmiany | |
| Wymaganie Tracmacierz możliwości | Aktualizacje dokumentów projektu | |
| Zatwierdzone produkty |
Kontrola zakresu
Ten proces lub faza obejmuje monitorowanie stanu projektu i zarządzanie zmianami zakresu. Oprócz tego obejmuje również ocenę dodatkowych wymagań przez klienta lub proaktywne nadzorowanie zakresu projektu.
| Podstawowe wejścia | Narzędzia i techniki | Wyjścia podstawowe |
|---|---|---|
| Plan zarządzania projektem | Analiza wariancji | Pomiary wydajności pracy |
| Dokumentacja wymagań | Zmień prośby | |
| Wymaganie tracmacierz możliwości | ||
| Zasoby procesu organizacyjnego | ||
| Informacje o wydajności pracy | Aktualizacje dokumentów projektu |
Kluczowe punkty do zapamiętania przy zarządzaniu zakresem
- Aby uniknąć przekroczenia kosztów i opóźnień w harmonogramie, zakres musi być kompletny i dokładny.
- Zakres należy jasno określić, aby uniknąć niepotrzebnej pracy i zamieszania
- Dokument dotyczący zakresu należy udostępnić wszystkim zainteresowanym stronom, aby uniknąć błędów w projekcie i wymaganiach
- Dobrą praktyką w zarządzaniu zakresem jest to, że dokument dotyczący zakresu musi pozostać niezmieniony przez cały czas trwania projektu
Kluczowe różnice między integracją projektu a zarządzaniem zakresem projektu
Mimo że oba obszary wiedzy są częścią struktury PMBOK i mają wiele wspólnych danych wejściowych, odpowiadają na różne pytania.
Zarządzanie Integracją Projektów bada, jak każdy plan, element cząstkowy i zmiana są ze sobą powiązane w całym cyklu życia projektu. Zarządzanie Zakresem Projektu bada, jakie prace projekt dostarczy, a jakich nie.
Różnice są wyraźnie widoczne w poniższej tabeli.
| WYGLĄD | Zarządzanie integracją | Zarządzanie zakresem projektu |
|---|---|---|
| Główny cel | Koordynuj wszystkie obszary wiedzy w ramach jednego spójnego planu. | Określ, zatwierdź i kontroluj pracę niezbędną do dostarczenia produktu. |
| Kluczowy produkt końcowy | Karta projektu i plan zarządzania projektem. | Oświadczenie o zakresie, struktura podziału prac i zakres bazowy. |
| Typowy wynik | Zatwierdzono wnioski o zmianę i zaktualizowano plany. | Zaakceptowane produkty końcowe i prośby o zmiany odnoszące się wyłącznie do zakresu. |
| Właściciel | Kierownik projektu współpracujący ze sponsorem. | Kierownik projektu współpracuje z analitykiem biznesowym i interesariuszami. |
Krótko mówiąc, integracja sprawia, że poszczególne elementy projektu działają jak pojedynczy system, a zarządzanie zakresem sprawia, że granice prac są jasne i stabilne.
Jak zapobiegać rozszerzeniu zakresu projektu
Rozrost zakresu (scope creep) to niekontrolowane rozszerzenie prac nad projektem po zatwierdzeniu jego bazowego zakresu. Powoduje to wyczerpanie budżetu, przesunięcie harmonogramów i obniżenie jakości, jeśli nie zostanie zidentyfikowane na wczesnym etapie.
Poniższe praktyki pomagają kierownikowi projektu kontrolować rozrost zakresu projektu od jego rozpoczęcia do zamknięcia.
- Napisz jasne oświadczenie zakresu. Opisz każdy produkt końcowy, wykluczenie, założenie i ograniczenie w oświadczeniu o zakresie, aby interesariusze mieli jedną interpretację pracy.
- Utwórz szczegółową strukturę podziału prac. Rozłóż produkty na pakiety zadań, które są na tyle małe, że można je oszacować w godzinach lub dniach. Precyzyjna struktura podziału pracy (WBS) sprawia, że nowe zlecenia są oczywiste, ponieważ nie pasują do żadnego istniejącego pakietu zadań.
- Określ zakres na wczesnym etapie. Zamroź polecenie zakresu, WBS i słownik WBS jako linię bazową zakresu i zapisz je w systemie kontroli wersji, aby można było zmierzyć wszelkie odchylenia.
- Przekieruj każde żądanie przez zintegrowaną kontrolę zmian. Gdy interesariusz poprosi o nową funkcję, zarejestruj prośbę, oceń jej wpływ na koszty, harmonogram, jakość i ryzyko, a następnie zatwierdź ją lub odrzuć w tablicy kontroli zmian.
- Tracwymagania k z tracmacierz możliwości. Powiąż każde wymaganie z potrzebą biznesową, produktem końcowym i testem akceptacyjnym. Żądania, których nie można tracz powrotem do potrzeb biznesowych są kandydatami do odrzucenia.
- Komunikuj decyzje dotyczące zakresu. Podziel się każdą zatwierdzoną i odrzuconą zmianą z całym zespołem, aby nikt nie rozpoczął przypadkowo nieprzewidzianych w budżecie prac.
Te kroki nie eliminują zmian. Utrzymują je widocznymi i opłacalnymi, co stanowi różnicę między zdrową ewolucją a destrukcyjnym rozszerzaniem zakresu.
Popularne narzędzia do integracji projektów i zarządzania zakresem
Współcześni kierownicy projektów rzadko tracIntegracja i zakres k w samych arkuszach kalkulacyjnych. Poniższe narzędzia pokrywają typowe potrzeby w obu obszarach wiedzy.
- Microsoft Project: Planer na komputery stacjonarne i w chmurze z rozbudowanym wykresem Gantta, zasobami i linią bazową trackról dla średnich i dużych projektów.
- Jira i Jira Align: Używane powszechnie w zespołach Agile do zarządzania eposami, historiami i zależnościami międzyzespołowymi, przy jednoczesnym utrzymywaniu rejestru zakresu.
- Arkusz inteligentny: Narzędzie oparte na siatce, które obsługuje struktury podziału pracy, rejestry zmian i zintegrowane pulpity nawigacyjne bez konieczności intensywnego uczenia się.
- Asana i monday.com: Platformy współpracy łączące listy zadań, widoki portfolio i przepływy pracy dotyczące żądań zmian w jednym obszarze roboczym.
- Confluence i SharePoint: Platformy dokumentów umożliwiające wyszukiwanie w jednym miejscu karty projektu, oświadczenia o zakresie projektu i decyzji o zmianach.
Właściwy wybór zależy od wielkości zespołu, metody dostarczania informacji i standardu raportowania stosowanego przez sponsora.
