परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र चरण: चरण क्या हैं?
जोनाथन रीड
⚡ स्मार्ट सारांश
परियोजना प्रबंधन जीवनचक्र आवश्यक गतिविधियों का एक ढांचा है जो एक विचार को पूर्ण परियोजना में परिवर्तित करता है। इसमें चार चरण होते हैं—आरंभ, योजना, क्रियान्वयन, निगरानी, नियंत्रण और समापन—प्रत्येक चरण की अपनी परिभाषित प्रक्रियाएं, इनपुट और आउटपुट होते हैं।
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र क्या है?
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र परियोजना के उद्देश्यों या लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों की एक श्रृंखला है। यह एक ढांचा है जिसमें किसी विचार को वास्तविकता में बदलने के चरण शामिल हैं। परियोजनाओं के अलग-अलग आयाम और कठिनाई स्तर हो सकते हैं, लेकिन उन्हें परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र संरचना में मैप किया जा सकता है, चाहे परियोजना का आकार कुछ भी हो।
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र चरण
परियोजना प्रबंधन जीवनचक्र प्रक्रिया को चार मुख्य भागों में विभाजित किया गया है: आरंभिक चरण, योजना चरण, निष्पादन चरण और निगरानी, नियंत्रण और समापन चरण, जैसा कि नीचे दिए गए आरेख में दिखाया गया है।
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के चार चरण
हम नीचे परियोजना जीवन चक्र के प्रत्येक चरण पर नज़र डालेंगे।
परियोजना आरंभिक चरण
आरंभिक चरण उन प्रक्रियाओं को परिभाषित करता है जो किसी नए प्रोजेक्ट को शुरू करने के लिए आवश्यक होती हैं। प्रोजेक्ट आरंभिक चरण का उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि प्रोजेक्ट से क्या हासिल होना चाहिए।
इस चरण में मुख्य रूप से दो प्रमुख गतिविधियाँ शामिल हैं:
- एक प्रोजेक्ट चार्टर विकसित करें, और
- हितधारकों की पहचान करें
परियोजना से संबंधित सभी जानकारी परियोजना चार्टर और हितधारक रजिस्टर में दर्ज की जाती है। परियोजना चार्टर के स्वीकृत होने पर परियोजना आधिकारिक रूप से अधिकृत हो जाती है।
परियोजना चार्टर
प्रोजेक्ट चार्टर परियोजना के मुख्य तत्वों को परिभाषित करता है:
- परियोजना के लक्ष्य
- परियोजना की बाधाएं और समस्या विवरण
- प्रोजेक्ट मैनेजर असाइन करें
- हितधारक सूची
- उच्च स्तरीय कार्यक्रम और बजट
- उपलब्धियां
- स्वीकृति
यह दस्तावेज़ परियोजना प्रबंधक को परियोजना के लिए संगठनात्मक संसाधनों का उपयोग करने की अनुमति देता है। परियोजना चार्टर बनाने के लिए आवश्यक इनपुट उद्यम परिवेश कारक, एक व्यावसायिक योजना, समझौते, कार्य का परियोजना विवरण और संगठनात्मक प्रक्रिया संसाधन होंगे।
हितधारकों की पहचान
A हितधारकों परियोजना की सफलता और असफलता को प्रभावित कर सकता है। हितधारक के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए, हितधारक रजिस्टर का उपयोग किया जाता है।
हितधारक रजिस्टर में निम्नलिखित जानकारी होगी:
- हितधारक का प्रकार
- हितधारक की अपेक्षा
- परियोजना में भूमिका (बिजनेस एनालिस्ट, तकनीकी आर्किटेक्ट, क्लाइंट पीएम)
- पदनाम (निदेशक, बिजनेस लीड, आदि)
- संचार का प्रकार (साप्ताहिक/मासिक)
- परियोजना पर प्रभाव (आंशिक/सहयोगी/प्रभावशाली)
आरंभिक प्रक्रिया समूह में शामिल अन्य गतिविधियाँ इस प्रकार हैं:
- प्रोजेक्ट मैनेजर को असाइन करना
- हितधारकों की जरूरतों, अपेक्षाओं और उच्च-स्तरीय आवश्यकताओं का निर्धारण करना
- परियोजना सफलता मानदंड परिभाषित करें
- किसी विशेष चरण के लिए एक विशिष्ट बजट निर्धारित करें।
- सुनिश्चित करें कि परियोजना संगठन के रणनीतिक लक्ष्य के अनुरूप हो।
हितधारक रजिस्टर और परियोजना चार्टर का उपयोग अन्य विकास समूहों, जैसे कि योजना प्रक्रिया समूह, के लिए इनपुट के रूप में किया जाता है।
परियोजना नियोजन चरण
परियोजना नियोजन चरण पूरी प्रक्रिया का लगभग 50% हिस्सा होता है। नियोजन चरण परियोजना के दायरे और उद्देश्य दोनों को निर्धारित करता है। इसकी शुरुआत आरंभिक चरण के परिणामों (चार्टर, प्रारंभिक कार्यक्षेत्र विवरण और परियोजना प्रबंधक) से होती है। नियोजन चरण के परिणाम क्रियान्वयन चरण के लिए आधार का काम करते हैं।
योजना प्रक्रिया के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं:
- प्रारंभिक योजना पूरी होने से पहले योजना चरण को क्रियान्वित नहीं किया जाना चाहिए।
- क्रियान्वयन प्रक्रिया शुरू होने तक, आपको योजनाओं में संशोधन करना बंद नहीं करना चाहिए।
कार्य विखंडन संरचना (WBS) बनाएं
किसी भी सफल परियोजना के लिए वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस) महत्वपूर्ण है। डब्ल्यूबीएस बनाने के चरण निम्नलिखित हैं:
- सभी कार्यों की सूची बनाने के लिए विचार-मंथन करें।
- विचार-विमर्श के लिए अपनी पूरी टीम को शामिल करें।
- कार्य का संरचना वृक्ष लिख लें, जिसे वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर (डब्ल्यूबीएस) भी कहा जाता है।
- अपने शीर्ष वर्कबेस को गतिविधियों के पदानुक्रमित समूह में विभाजित करें, उदाहरण के लिए, श्रेणियां, उप-श्रेणियां आदि। उदाहरण के लिए, हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर, प्रशिक्षु, प्रबंधन टीमें आदि।
- अपने वर्कबेस (WBS) में इन मदों को रिकॉर्ड करने का तरीका परिभाषित करें।
- अन्य लोगों से पूछें - यह एक विशेषज्ञ, अनुभवी कर्मचारी आदि हो सकता है।
- बारीकी – आपका कार्य कितना विस्तृत होना चाहिए? उच्च स्तर की बारीकी के लिए लागत और समय का अनुमान लगाना कठिन है, जबकि निम्न स्तर की बारीकी के लिए अत्यधिक विस्तृत जानकारी के कारण कार्य जटिल हो जाएगा।
- कणिकता का स्तर उचित होना चाहिए, न तो बहुत अधिक और न ही बहुत कम।
योजना अनुसूची प्रबंधन
योजना निर्धारण परियोजना अनुसूची की योजना बनाने, प्रबंधन करने, उसे क्रियान्वित करने और नियंत्रित करने के लिए प्रक्रियाओं, नीतियों और दस्तावेज़ीकरण को स्थापित करने की प्रक्रिया है। इन गतिविधियों में शामिल इनपुट हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- परियोजना चार्टर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
प्लानिंग शेड्यूल मैनेजमेंट के आउटपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- अनुसूची प्रबंधन योजना
गतिविधियों को परिभाषित करना
क्रियाकलापों को परिभाषित करना परियोजना के सुपुर्दगी के उत्पादन के लिए किए जाने वाले विशिष्ट कार्यों के दस्तावेजीकरण और पहचान करने की प्रक्रिया है।
परिभाषित गतिविधियों में, प्रत्येक कार्य पैकेज को अलग-अलग कार्य अनुसूची गतिविधियों में विभाजित किया जाता है। परिभाषित गतिविधियों के इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- व्यापक आधार रेखा
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इन गतिविधियों के परिणाम इस प्रकार हैं:
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- मील का पत्थर सूची
अनुक्रम गतिविधियां
गतिविधियों का क्रम निर्धारित करना, "परिभाषित गतिविधियों" के परिणाम को तार्किक रूप से व्यवस्थित करने के अलावा और कुछ नहीं है। यह उन गतिविधियों के क्रम को निर्धारित करता है जिन्हें निष्पादित करने की आवश्यकता है।
अनुक्रम गतिविधि प्रक्रिया का मुख्य परिणाम "नेटवर्क आरेख" है।
A नेटवर्क आरेख यह और कुछ नहीं बल्कि कार्यों को एक बोर्ड पर तार्किक क्रम में पोस्ट करना है।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विदेशी देश में व्यवसाय शुरू करना चाहते हैं, तो आपकी गतिविधियों की सूची क्या होगी और उन्हें किस क्रम में किया जाना चाहिए?
आप निम्नलिखित क्रम में गतिविधियाँ करेंगे:
- एक देश चुनें
- व्यवसाय परमिट प्राप्त करें
- एक प्रबंधक नियुक्त करें
- एक संपत्ति खरीदें
- फर्नीचर आदि खरीद लें।
- व्यवसाय खोलें
गतिविधि संसाधनों का आकलन
यह चरण कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य प्रयास और संसाधनों का अनुमान लगाने की प्रक्रिया को समझाता है। इस चरण में विचार करने वाला दूसरा कारक संसाधनों की उपलब्धता है।
संसाधनों का अनुमान लगाते समय, योजना के सबसे लंबे मार्ग (क्रिटिकल पाथ) पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए, जिसमें अधिक समय और धन लगने वाला है।
आपको दो कार्यों के लिए संसाधनों का अनुमान लगाना होगा:
- महत्वपूर्ण कार्य
- अस्थायी कार्य
सुनिश्चित करें कि आपके महत्वपूर्ण कार्यों का सटीक अनुमान लगाया गया है (पूर्णता समय)।
गतिविधि संसाधनों का अनुमान लगाने के लिए पाँच इनपुट का उपयोग किया जाता है:
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- गतिविधि सूची
- संसाधन कैलेंडर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इस चरण का परिणाम यह है:
- गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
- संसाधन टूटने की संरचना
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नोट: अब तक की गई सभी गतिविधियाँ (गतिविधियों को परिभाषित करना + गतिविधियों का क्रम निर्धारित करना + गतिविधि संसाधनों का अनुमान लगाना) "अनुसूची विकसित करने" में सहायक होंगी।
गतिविधि अवधि का अनुमान लगाना
गतिविधि अवधि का आकलन अनुमानित संसाधनों के साथ व्यक्तिगत कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य अवधि (सप्ताह/महीने) की संख्या का अनुमान लगाने की प्रक्रिया है। यह चरण परिभाषित करता है कि किसी व्यक्तिगत कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा।
कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक श्रम और संसाधनों की गणना किए बिना आप गतिविधि की अवधि की गणना नहीं कर सकते। अनुमान लगाने की प्रक्रिया इस क्रम में की जानी चाहिए:
- पहले काम के प्रयास का अनुमान लगाएं
- संसाधनों का आकलन करके पीछा किया
- इसके बाद कार्य की अवधि का अनुमान लगाया जाता है।
गतिविधि की अवधि का अनुमान लगाने के लिए, आपको निम्नलिखित इनपुट की आवश्यकता होगी:
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- संसाधन कैलेंडर
- परियोजना दायर बयान
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
इसके दो मुख्य परिणाम हैं:
- गतिविधि की अवधि का अनुमान लगाएं
- गतिविधि की अनुमानित अवधि – परियोजना दस्तावेज़ अपडेट
इस तकनीक को PERT (प्रोजेक्ट इवैल्यूएशन एंड) भी कहा जाता है। Review तकनीक) अनुमान.
अनुसूची विकसित करें
शेड्यूल तैयार करना, गतिविधि अनुक्रम, संसाधन आवश्यकताओं, अवधियों और शेड्यूल संबंधी बाधाओं का विश्लेषण करके परियोजना शेड्यूल मॉडल बनाने की प्रक्रिया है। प्रत्येक कार्य को शेड्यूल करते समय तीन मुख्य कारकों को ध्यान में रखा जाता है:
- अवधि
- कार्य निर्भरता
- की कमी
इन कारकों का उपयोग करके, परियोजना प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ तिथि और समाप्ति तिथि की गणना करती है।
शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करके एक शेड्यूल बनाया जा सकता है। यह प्रोजेक्ट गतिविधियों को पूरा करने के लिए निर्धारित तिथियों के साथ एक शेड्यूल मॉडल तैयार करता है।
इस टूल के इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- परियोजना अनुसूची – नेटवर्क आरेख
- गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
- संसाधन कैलेंडर
- गतिविधि अवधि अनुमान
- परियोजना दायर बयान
- जोखिम रजिस्टर
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन टूटने की संरचना
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इसका परिणाम यह होगा:
- परियोजना सूचीपत्र
- परियोजना नेटवर्क आरेख
- गैंट चार्ट या बार चार्ट
- मील का पत्थर चार्ट
- शेड्यूल बेसलाइन
- अनुसूचित डेटा
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण अनुसूची
योजना चरण का अंतिम चरण नियंत्रण अनुसूची है। यह परियोजना की गतिविधियों की स्थिति की निगरानी करने, परियोजना की प्रगति को अद्यतन करने और अनुसूची आधाररेखा में परिवर्तनों को प्रबंधित करने की प्रक्रिया है।
यदि कार्यक्रम में परिवर्तन की आवश्यकता है, तो उन्हें निम्नलिखित बातों पर विचार करना होगा: परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रियाकार्यक्रम का प्रबंधन या नियंत्रण प्रबंधक द्वारा सक्रिय रूप से किया जाना चाहिए।
नियंत्रण अनुसूची प्रक्रिया के मुख्य इनपुट निम्नलिखित हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- शेड्यूल बेसलाइन
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- परियोजना सूचीपत्र
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
नियंत्रण अनुसूची के पाँच आउटपुट हैं:
- कार्य प्रदर्शन प्रबंधन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
परियोजना निष्पादन चरण
क्रियान्वयन चरण में वे गतिविधियाँ शामिल होती हैं जो परियोजना प्रबंधन योजना में परिभाषित होती हैं। इस प्रक्रिया में हितधारकों की अपेक्षाओं का प्रबंधन करना, लोगों और संसाधनों के साथ समन्वय करना, साथ ही परियोजना के अपेक्षित परिणामों से संबंधित अन्य गतिविधियाँ करना शामिल है।
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र का परियोजना निष्पादन चरण
क्रियान्वयन चरण के दौरान, परिणाम स्वरूप मौजूदा परियोजना आवश्यकताओं का पुनः आधारभूत निर्धारण और अद्यतन करना आवश्यक हो सकता है। क्रियान्वयन चरण में की गई कार्रवाई परियोजना प्रबंधन योजना या दस्तावेजों को प्रभावित कर सकती है।
परियोजना निष्पादन को प्रत्यक्ष और प्रबंधित करें
इस चरण में सबसे अधिक खपत होती है परियोजना की लागतइसमें समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है, क्योंकि यही वह प्रक्रिया है जो परियोजना के परिणाम उत्पन्न करती है।
परियोजना निष्पादन को निर्देशित और प्रबंधित करने के लिए चार इनपुट हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- ईईएफ (उद्यम पर्यावरण कारक)
- ओपीए (संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति)
इसके पाँच आउटपुट हैं:
- वितरणयोग्य
- कार्य प्रदर्शन डेटा
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
इस चरण के दौरान, विशेषज्ञों के निर्णय, बैठकें और प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों (केपीआई) की रिपोर्टिंग का विशेष महत्व होता है।
गुणवत्ता आश्वासन का प्रदर्शन
प्रदर्शन क्वालिटी एश्योरेंस गुणवत्ता संबंधी आवश्यकताओं और गुणवत्ता नियंत्रण उपायों के परिणामों का ऑडिट करने की प्रक्रिया है। यह प्रदर्शन का आकलन करने के लिए गुणवत्ता गतिविधियों के परिणामों को रिकॉर्ड करने और उनकी निगरानी करने की प्रक्रिया है। इस प्रक्रिया के लिए नियंत्रण चार्ट, लागत-लाभ विश्लेषण, फ्लोचार्टिंग, रन चार्ट, स्कैटर डायग्राम, निरीक्षण और समीक्षा आदि जैसे विभिन्न उपकरणों का उपयोग किया जा सकता है।
इसका मुख्य आधार यह है:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- गुणवत्ता मीट्रिक
- गुणवत्ता नियंत्रण माप
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
इसका आउटपुट यह है:
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
प्रोजेक्ट टीम का अधिग्रहण
क्रियान्वयन चरण के दौरान, परियोजना टीम का गठन होता है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि इस प्रक्रिया के दौरान विभिन्न कौशल वाले व्यक्तियों की आवश्यकता होने की अधिक संभावना होती है।
किसी प्रोजेक्ट टीम को गठित करने के लिए तीन मुख्य इनपुट होते हैं:
- भूमिका और जिम्मेदारियां
- परियोजना संगठन चार्ट
- स्टाफिंग प्रबंधन योजना
इसके तीन आउटपुट हैं:
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन कैलेंडर
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
प्रोजेक्ट टीम विकसित करें
मानव संसाधन प्रक्रियाओं का अधिकांश भाग निष्पादन प्रक्रिया में शामिल होता है; विकासping परियोजना टीम भी इसका हिस्सा है। विकास का मुख्य उद्देश्य...ping परियोजना दल का उद्देश्य टीम सदस्यों के समग्र प्रदर्शन में सुधार करना है। यह चरण परियोजना की शुरुआत में ही शुरू होना चाहिए।
परियोजना विकास टीम में निम्नलिखित योगदान शामिल हैं:
- मानव संसाधन प्रबंधन योजना
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन कैलेंडर
इस प्रक्रिया के परिणाम स्वरूप निम्नलिखित शामिल हैं:
- टीम के प्रदर्शन का आकलन
- ईईएफ अपडेट
प्रोजेक्ट टीम प्रबंधित करें
परियोजना टीम का प्रबंधन परियोजना प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। यह परियोजना प्रबंधन का सबसे जटिल क्षेत्र है क्योंकि कई बार प्रबंधक टीम के सदस्यों के सीधे संपर्क में नहीं होते हैं; ऐसी स्थिति में, उनके प्रदर्शन का विश्लेषण करना और उनके पारिश्रमिक का निर्धारण करना कठिन हो जाता है।
प्रोजेक्ट टीम प्रबंधन प्रक्रिया में पाँच इनपुट होते हैं:
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- टीम के प्रदर्शन का आकलन
- प्रदर्शन रिपोर्ट
- परियोजना प्रबंधन योजना
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इसके चार मुख्य परिणाम हैं:
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
संचार प्रबंधित करें
संचार की तीन विशेषताओं में से एक निष्पादन प्रक्रिया के अंतर्गत आती है। संचार प्रबंधन कार्यक्रम में, संचार के तीन मुख्य पहलू हैं जिनकी निगरानी करना आवश्यक है:
- प्रोजेक्ट टीम के सदस्य प्रोजेक्ट मैनेजर को
- प्रोग्राम मैनेजर को प्रोजेक्ट मैनेजर
- हितधारकों या अन्य प्रायोजकों के लिए कार्यक्रम प्रबंधक
संचार प्रबंधन में निम्नलिखित शामिल हैं:
- संचार प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- ईईएफ
- ओपीए
इस चरण का परिणाम यह होगा:
- परियोजना संचार
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- ओपीए अपडेट
आचरण खरीद
इस चरण में दो मुख्य भूमिकाएँ होती हैं: क्रेता और विक्रेता। खरीद प्रक्रिया के दौरान निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल होती हैं:
- संभावित विक्रेताओं को बोली पैकेज जारी करें
- बोलीदाता सम्मेलन आयोजित करें
- संभावित विक्रेता प्रस्तावों का मूल्यांकन करें
- विजेता विक्रेता प्रस्तावों का चयन करें
खरीद प्रक्रिया में निम्नलिखित इनपुट शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद दस्तावेजों का संचालन करें
- स्रोत चयन मानदंड
- योग्य विक्रेता सूची
- विक्रेता प्रस्ताव
- परियोजना दस्तावेज
- निर्णय लें या खरीदें
- साझेदारी समझौता (टीमिंग समझौता)
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
आपको निम्नलिखित परिणाम प्राप्त होंगे:
- चयनित विक्रेता
- खरीद अनुबंधtracटी पुरस्कार
- संसाधन कैलेंडर
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
हितधारक जुड़ाव प्रबंधित करें
इस चरण में पूरे प्रोजेक्ट में सक्रिय रूप से हितधारकों का प्रबंधन शामिल है। अप्रत्याशित परियोजना विलंब या बीच में परियोजना को छोड़ने से बचने के लिए, हितधारक अपेक्षा की पहचान की जाती है और जल्दी से हल किया जाता है।
हितधारक प्रबंधन प्रक्रिया में निम्नलिखित इनपुट शामिल हैं:
- हितधारक रजिस्टर
- हितधारक प्रबंधन रणनीति
- परियोजना प्रबंधन योजना
- समस्या लॉग
- लॉग बदलें
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इस प्रक्रिया के परिणाम में निम्नलिखित शामिल हैं:
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना प्रलेखन अद्यतन
परियोजना चरण Review
क्रियान्वयन चरण के अंत में, परियोजना चरण की समीक्षा की जाती है। यह आपको निम्नलिखित गतिविधियों को दस्तावेज़ित करने में मदद करता है:
- अपनी परियोजना प्रबंधन समीक्षा के परिणाम का दस्तावेजीकरण करें
- परियोजना की प्रगति के बारे में प्रायोजक को सूचित करें
- परियोजना को प्रभावित करने वाले किसी भी जोखिम या मुद्दों की पहचान करना
- परियोजना के दौरान तैयार किए गए परिणाम हितधारकों को दिखाएं।
- अगले चरण में आगे बढ़ने के लिए स्वीकृति प्राप्त करें
परियोजना निगरानी एवं नियंत्रण एवं समापन चरण
क्रियान्वयन चरण के बाद, यह जांचने के लिए कि परियोजना सही दिशा में है या नहीं। track, निगरानी और नियंत्रण चरण सक्रिय हो जाता है। इस चरण के दौरान, परियोजना के प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए विभिन्न परिवर्तन और समीक्षाएँ की जाती हैं।
निगरानी और नियंत्रण परियोजना कार्य
इस चरण में शामिल है tracइस चरण में परियोजना के उद्देश्यों की पूर्ति के लिए प्रगति की समीक्षा, प्रबंधन और नियमन किया जाता है। साथ ही, यह सुनिश्चित किया जाता है कि परियोजना प्रबंधन योजना के अनुसार परिणाम प्राप्त हों। इस चरण का मुख्य उद्देश्य परियोजना प्रबंधन योजना में किए गए किसी भी बदलाव की पहचान करना और उचित निवारक कार्रवाई निर्धारित करना है।
इस चरण के लिए इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- प्रदर्शन रिपोर्ट
- लागत पूर्वानुमान
- अनुसूची पूर्वानुमान
- परिवर्तन मान्य करें
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
आउटपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण निष्पादित करें
यह परियोजना प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक है। इसी चरण में परियोजना पर किसी भी परिवर्तन के प्रभाव का आकलन किया जाता है। यदि इस चरण में परियोजना के किसी एक भाग में परिवर्तन होता है, तो पूरी परियोजना का आकलन किया जाएगा। परियोजना के प्रारंभिक चरण में ही परिवर्तन लागू करना बेहतर होता है, क्योंकि परियोजना के आगे बढ़ने के साथ-साथ परिवर्तन लागू करने की लागत भी बढ़ती जाती है।
इस चरण के इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- परिवर्तन अनुरोध
- ईईएफ
- ओपीए
आउटपुट इस प्रकार हैं:
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- लॉग बदलें
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
मान्य दायरा
कार्यक्षेत्र सत्यापन में यह जांचना शामिल है कि क्या डिलिवरेबल्स ग्राहक की स्वीकृति मानदंडों को पूरा करते हैं। ग्राहक या हितधारकों के साथ बाहरी जांच कार्यक्षेत्र सत्यापन प्रबंधन का हिस्सा है।
स्कोप को मान्य करने के लिए इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- आवश्यकताएँ
- दस्तावेज़ीकरण
- आवश्यकताएँ tracयोग्यता मैट्रिक्स
- सत्यापित डिलिवरेबल्स
- कार्य प्रदर्शन डेटा
स्कोप वैलिडेशन के आउटपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- स्वीकृत डिलिवरेबल्स
- परिवर्तन अनुरोध
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण का दायरा
नियंत्रण क्षेत्र यह सुनिश्चित करता है कि केवल वही कार्य पूरा किया जाए जो दायरे में आता है। वास्तविक परिणाम की तुलना दायरे के आधार से की जाती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि स्वीकृत दायरे का सारा कार्य वास्तव में पूरा किया जा रहा है।
नियंत्रण क्षेत्र प्रक्रिया के इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- आवश्यकता दस्तावेज
- आवश्यकताएँ tracयोग्यता मैट्रिक्स
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
आउटपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- कार्य प्रदर्शन माप
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण अनुसूची
कंट्रोल शेड्यूल प्रक्रिया कई तरह से आपकी मदद करती है। यह आपको वर्तमान शेड्यूल की स्थिति जानने, शेड्यूल बेसलाइन से विचलन का पता लगाने, विचलन की प्रकृति को समझने और उचित कार्रवाई करके प्रतिक्रिया देने में मदद करती है।
यदि अनुसूची में परिवर्तन की आवश्यकता है, तो उन्हें परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुजरना होगा; परिवर्तन का पुनर्मूल्यांकन किया जाना चाहिए, और उसके बाद ही इसका उपयोग अनुसूची के आधारभूत स्तर को अद्यतन करने के लिए किया जाना चाहिए।
नियंत्रण अनुसूची के मुख्य इनपुट निम्नलिखित हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- शेड्यूल बेसलाइन
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- परियोजना सूचीपत्र
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
आउटपुट में शामिल हैं:
- कार्य प्रदर्शन माप
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण लागत
लागत नियंत्रण का अर्थ है प्रत्येक उत्पाद की आधारभूत लागत की तुलना वास्तविक लागत से करना। लागत आधारभूत लागत में परिवर्तन केवल तभी होना चाहिए जब एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुजरा हुआ कोई परिवर्तन अनुरोध प्राप्त हो। लागत नियंत्रण यह सुनिश्चित करता है कि आपकी परियोजना निधि सीमाओं के भीतर रहे।
नियंत्रण लागत के लिए इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- परियोजना के वित्तपोषण की आवश्यकताएं
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- नियंत्रण लागत संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इसका आउटपुट इस प्रकार है:
- अर्जित मूल्य कार्य प्रदर्शन माप
- नियंत्रण लागत में अर्जित मूल्य बजट पूर्वानुमान
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
नियंत्रण गुणवत्ता
गुणवत्ता नियंत्रण यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना और उत्पाद गुणवत्ता प्रबंधन योजना के अनुरूप वितरित किए जाएं। यह सुनिश्चित करता है कि कार्य सही ढंग से किया गया है या नहीं। गुणवत्ता नियंत्रण का प्रमुख परिणाम यह है कि... गुणवत्ता प्रबंधन योजनाअन्य उपयोगी जानकारी इस प्रकार है:
- मौजूदा फ़्लोचार्ट
- नियंत्रण चार्ट में निहित ऊपरी और निचले नियंत्रण और विनिर्देश सीमाएं
- इसमें नमूना मानदंड, नमूना संख्या, माप और चर नमूनाकरण जैसी जानकारी का संदर्भ दिया गया है।
- गुणवत्ता मापदंड – यह गुणवत्ता आवश्यकताओं को पूरा करने का एक मानक माप है।
- यह सुनिश्चित करता है कि प्रक्रिया, नीतियों या विनियमों जैसे पहलुओं का अनुपालन करने के लिए उचित चरणों का पालन किया जा रहा है।
प्रदर्शन गुणवत्ता नियंत्रण प्रक्रिया से चार मुख्य आउटपुट हैं:
- एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोधों की समीक्षा
- मान्य परिवर्तन
संचार पर नियंत्रण रखें
नियंत्रण संचार यह सुनिश्चित करता है कि सही जानकारी हितधारकों तक पहुंचे। नियंत्रण संचार जानकारी में इस प्रक्रिया से संबंधित इनपुट, उपकरण और तकनीकें, और आउटपुट शामिल होते हैं।
नियंत्रण संचार किसी भी प्रारूप में हो सकता है। यह निम्न प्रकार का हो सकता है:
- रुझान डेटा
- सारणीबद्ध जानकारी
- एस कर्व
- डैशबोर्ड प्रारूप
- हिस्टोग्राम का प्रयोग करें
नियंत्रण संचार प्रक्रिया में, विभिन्न अन्य प्रक्रियाओं से कार्य संबंधी जानकारी ली जाती है, और प्रदर्शन रिपोर्ट का उपयोग विभिन्न निगरानी और प्रबंधन प्रक्रियाओं के लिए इनपुट के रूप में किया जाता है। नियंत्रण संचार प्रक्रिया का मुख्य परिणाम प्रदर्शन रिकॉर्ड होता है।
नियंत्रण जोखिम
परियोजना चक्र के दौरान, जोखिम विश्लेषण एक सतत प्रक्रिया है। यह महत्वपूर्ण है कि आप जोखिमों का निरंतर विश्लेषण करें, उनकी पहचान करें और उन पर प्रतिक्रिया दें। जोखिम नियंत्रण में शामिल गतिविधियाँ इस प्रकार हैं:
- Tracking मौजूदा जोखिम
- अवशिष्ट जोखिमों की निगरानी
- नए जोखिमों की पहचान
- जोखिम प्रतिक्रिया योजनाओं को लागू करना
- जोखिम प्रक्रिया का निरंतर मूल्यांकन
जोखिम नियंत्रण के लिए इनपुट इस प्रकार है:
- जोखिम रजिस्टर
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- प्रदर्शन रिपोर्ट
- रिजर्व विश्लेषण
- जोखिम लेखा परीक्षा
नियंत्रण जोखिम का परिणाम इस प्रकार है:
- जोखिम रजिस्टर अपडेट करना
- जोखिम प्रबंधन की योजना
नियंत्रण खरीद
चार खरीद योजनाओं में से, खरीद की तीसरी प्रक्रिया निगरानी और निष्पादन प्रक्रिया समूह के अंतर्गत आती है। इस चरण में विक्रेता के प्रदर्शन की निगरानी करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी संबंधित कार्य सुचारू रूप से चल रहे हैं।tracआवश्यकताओं को पूरा किया जा रहा है।
नियंत्रण खरीद प्रक्रिया में निम्नलिखित का सत्यापन शामिल है:
- चाहे वस्तुओं की डिलीवरी हो रही हो या सेवाओं की।
- क्या यह समय पर वितरित किया जाता है
- क्या बिल में दर्ज राशि सही है?
- क्या अनुबंध की सभी शर्तें पूरी होती हैं?tracटी को पूरा किया जा रहा है
- क्या खरीदार और विक्रेता के बीच संबंध का सही ढंग से प्रबंधन किया जाता है?
खरीद प्रक्रिया के लिए प्रमुख इनपुट निम्नलिखित हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद दस्तावेज
- करार
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- कार्य प्रदर्शन डेटा
खरीद प्रक्रिया का परिणाम इस प्रकार है:
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- ओपीए अपडेट
नियंत्रण हितधारक प्रबंधन
हितधारकों के अपर्याप्त प्रबंधन के कारण कई परियोजनाएँ विफल हो जाती हैं। यदि हितधारकों का उचित प्रबंधन किया जाए, तो परियोजना की सफलता की संभावना बढ़ जाती है। इस प्रक्रिया में, हम हितधारकों की वर्तमान सहभागिता के स्तर की निगरानी करते हैं और तदनुसार कार्रवाई करते हैं।
इन सभी गतिविधियों के लिए इनपुट और आउटपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
| निवेश | उत्पादन |
|---|---|
| योजना हितधारक प्रबंधन | कार्य प्रदर्शन की जानकारी |
| समस्या लॉग | परिवर्तन अनुरोध |
| कार्य प्रदर्शन डेटा | परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन |
| परियोजना दस्तावेज | परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन |
| ओपीए अपडेट |
समापन चरण
समापन चरण वह प्रक्रिया है जिसके तहत परियोजना के अंत में नियंत्रित तरीके से उसे बंद किया जाता है। किसी परियोजना में तीन समापन गतिविधियाँ चल रही होती हैं:
- उत्पाद का समापन – यदि परियोजना बाहरी है तो ग्राहक को अंतिम परिणाम स्वीकार करने के लिए राजी करना
- परियोजना का समापन – इसमें प्रशासनिक प्रक्रियाओं को औपचारिक रूप से बंद करना, परियोजना दस्तावेजों को अद्यतन करना और उन डेटाबेस और दस्तावेजों को संग्रहित करना शामिल है।
- परियोजना के लिए आवंटित संसाधनों का समापन – परियोजना का वित्तीय समापन; परियोजना को आवंटित संसाधन वापस किए जाने चाहिए।
इस प्रक्रिया के लिए आवश्यक इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्वीकृत डिलिवरेबल्स
- ओपीए
इस प्रक्रिया के परिणाम में निम्नलिखित शामिल हैं:
- अंतिम आउटपुट, सेवा या परिणाम संक्रमण
- ओपीए अपडेट
खरीद बंद करें
परियोजना विकास जीवन चक्र के प्रत्येक चरण – योजना बनाना, क्रियान्वयन करना, निगरानी और नियंत्रण करना, और समापन करना – के लिए एक ही खरीद प्रक्रिया होती है। अंतिम समापन खरीद अनुबंध के अनुसार की जाती है।tracविक्रेता और खरीदार के बीच का समझौता।
समापन गतिविधियों और डिलिवरेबल्स में शामिल हैं:
- जोखिमों और मुद्दों के प्रबंधन सहित परियोजना प्रदर्शन समीक्षा।
- वास्तविक परिणामों को दर्शाने के लिए अद्यतन परियोजना प्रबंधन योजना
- उपयुक्त हितधारकों को वितरित की गई अंतिम रिपोर्ट
खरीद प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद दस्तावेज
आउटपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:
- बंद खरीद
- ओपीए अपडेट
परियोजना प्रबंधन संहिता और आचरण की नैतिकता
अंत में, आपको आचार संहिता और व्यवहार के परियोजना प्रबंधन संबंधी सिद्धांतों का पता चलेगा, जो मानव व्यवहार के विभिन्न पहलुओं से संबंधित हैं, जैसे कि:
- उत्तरदायित्व
- सम्मान
- निष्पक्षता
- ईमानदारी
- सांस्कृतिक सक्षमता
इस आचार संहिता का अभ्यास परियोजना प्रबंधक में आत्मविश्वास जगाने और व्यवहार का एक समान ढांचा स्थापित करने के लिए किया जाता है।
