परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र चरण: चरण क्या हैं?
जोनाथन रीड
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र क्या है?
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र परियोजना के उद्देश्यों या लक्ष्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों की एक श्रृंखला है। यह एक ढांचा है जिसमें किसी विचार को वास्तविकता में बदलने के चरण शामिल हैं। परियोजनाओं के अलग-अलग आयाम और कठिनाई स्तर हो सकते हैं, लेकिन उन्हें परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र संरचना में मैप किया जा सकता है, चाहे परियोजना का आकार कुछ भी हो।
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र चरण
परियोजना प्रबंधन जीवनचक्र प्रक्रिया को चार मुख्य भागों में विभाजित किया गया है: आरंभिक चरण, योजना चरण, निष्पादन चरण और निगरानी, नियंत्रण और समापन चरण, जैसा कि नीचे चित्र में दिखाया गया है।
हम प्रत्येक परियोजना जीवन चक्र चरण को देखेंगे:
परियोजना आरंभिक चरण
दीक्षा चरण उन प्रक्रियाओं को परिभाषित करता है जो एक नई परियोजना शुरू करने के लिए आवश्यक हैं। परियोजना दीक्षा चरण का उद्देश्य यह निर्धारित करना है कि परियोजना को क्या पूरा करना चाहिए।
यह चरण मुख्य रूप से दो मुख्य गतिविधियों से बना है
- एक प्रोजेक्ट चार्टर विकसित करें और
- हितधारकों की पहचान करें
परियोजना से संबंधित सभी जानकारी परियोजना चार्टर और स्टेकहोल्डर रजिस्टर में दर्ज की जाती है। जब परियोजना चार्टर को मंजूरी मिल जाती है, तो परियोजना आधिकारिक रूप से अधिकृत हो जाती है।
परियोजना चार्टर
प्रोजेक्ट चार्टर परियोजना के मुख्य तत्वों को परिभाषित करता है
- परियोजना के लक्ष्य
- परियोजना की कमी और समस्या विवरण
- प्रोजेक्ट मैनेजर असाइन करें
- हितधारक सूची
- उच्च स्तरीय कार्यक्रम और बजट
- उपलब्धियां
- स्वीकृति
यह दस्तावेज़ परियोजना प्रबंधक को परियोजना के लिए संगठनात्मक संसाधनों का उपयोग करने की अनुमति देता है। परियोजना चार्टर बनाने के लिए, आवश्यक इनपुट उद्यम पर्यावरण कारक, व्यावसायिक मामला, समझौते, कार्य का एक परियोजना विवरण और संगठनात्मक प्रक्रिया परिसंपत्तियाँ होंगी।
हितधारकों की पहचान
A हितधारकों परियोजना की सफलता और असफलता को प्रभावित कर सकता है। हितधारक के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए, हितधारक रजिस्टर का उपयोग किया जाता है।
हितधारक रजिस्टर में जानकारी होगी जैसे
- हितधारक का प्रकार
- हितधारक की अपेक्षा
- परियोजना में भूमिका (बिजनेस एनालिस्ट, टेक आर्किटेक्ट, क्लाइंट पीएम)
- पदनाम (निदेशक, बिजनेस लीड, आदि)
- संचार प्रकार (साप्ताहिक/मासिक)
- परियोजना पर प्रभाव (आंशिक/सहायक/प्रभावशाली)
प्रक्रिया समूह शुरू करने में शामिल अन्य गतिविधियाँ हैं:
- प्रोजेक्ट मैनेजर को असाइन करना
- हितधारक की जरूरतों, अपेक्षाओं और उच्च-स्तरीय आवश्यकताओं का निर्धारण
- परियोजना सफलता मानदंड परिभाषित करें
- विशेष चरण के लिए विशेष बजट की पहचान करें
- सुनिश्चित करें कि परियोजना संगठन के रणनीतिक लक्ष्य के साथ संरेखित है
हितधारक रजिस्टर और परियोजना चार्टर का उपयोग अन्य विकास समूहों, जैसे नियोजन प्रक्रिया समूह, के लिए इनपुट के रूप में किया जाता है।
परियोजना नियोजन चरण
परियोजना नियोजन चरण पूरी प्रक्रिया का लगभग 50% कवर करता है। नियोजन चरण परियोजना के दायरे के साथ-साथ परियोजना के उद्देश्य को भी निर्धारित करता है। यह आरंभिक चरण (चार्टर, प्रारंभिक दायरे का विवरण और परियोजना प्रबंधक) के आउटपुट से शुरू होता है। नियोजन चरण का आउटपुट निष्पादन चरण के लिए इनपुट के रूप में कार्य करता है।
नियोजन प्रक्रिया के महत्वपूर्ण पहलू हैं:
- आपकी प्रारंभिक योजना समाप्त होने से पहले नियोजन चरण निष्पादित नहीं किया जाना चाहिए
- जब तक निष्पादन प्रक्रिया शुरू नहीं होती है, तब तक आपको योजनाओं को संशोधित करना बंद नहीं करना चाहिए
कार्य विखंडन संरचना (WBS) बनाएं
किसी भी सफल परियोजना के लिए WBS (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) महत्वपूर्ण है। WBS बनाने के लिए निम्नलिखित चरण हैं।
- सभी कार्यों को सूचीबद्ध करने के लिए मंथन करें
- मंथन के लिए अपनी पूरी टीम को शामिल करें
- टास्क के स्ट्रक्चर ट्री को WBS (वर्क ब्रेकडाउन स्ट्रक्चर) के नाम से भी जाना जाता है।
- आगे अपने शीर्ष WBS को गतिविधियों के पदानुक्रमित सेट में विभाजित करें, उदाहरण के लिए, श्रेणियां, उप-श्रेणियाँ, आदि। उदाहरण के लिए हार्डवेयर, सॉफ़्टवेयर, प्रशिक्षु, प्रबंधन दल, आदि।
- परिभाषित करें कि आइटम को अपने WBS में कैसे रिकॉर्ड किया जाए
- अन्य लोगों से पूछें - यह एक विशेषज्ञ, अनुभवी कर्मचारी आदि हो सकता है।
- ग्रैन्युलैरिटी- आपको अपने काम को कितना विस्तृत रूप से करना चाहिए? उच्च ग्रैन्युलैरिटी के लिए लागत और समय का अनुमान लगाना कठिन है, जबकि कम ग्रैन्युलैरिटी के लिए यह बहुत विस्तृत जानकारी के साथ उलझ जाएगा
- ग्रैन्युलैरिटी सही स्तर की होनी चाहिए न बहुत अधिक या न बहुत कम
योजना अनुसूची प्रबंधन
योजना निर्धारण परियोजना अनुसूची की योजना बनाने, प्रबंधन करने, क्रियान्वयन करने और नियंत्रण करने के लिए प्रक्रिया, नीतियाँ और दस्तावेज़ीकरण स्थापित करने की प्रक्रिया है। इन गतिविधियों में इनपुट शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- परियोजना चार्टर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
योजना अनुसूची प्रबंधन के आउटपुट में शामिल हैं
- अनुसूची प्रबंधन योजना
गतिविधियों को परिभाषित करना
क्रियाकलापों को परिभाषित करना परियोजना के सुपुर्दगी के उत्पादन के लिए किए जाने वाले विशिष्ट कार्यों के दस्तावेजीकरण और पहचान करने की प्रक्रिया है।
गतिविधियों को परिभाषित करने में, प्रत्येक कार्य पैकेज को अलग-अलग कार्य अनुसूची गतिविधियों में विभाजित किया जाता है। परिभाषित गतिविधियों के इनपुट में शामिल हैं
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- व्यापक आधार रेखा
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि इन गतिविधियों के परिणाम हैं
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- मील का पत्थर सूची
अनुक्रम गतिविधियां
अनुक्रम गतिविधियाँ और कुछ नहीं बल्कि "गतिविधियों को परिभाषित करें" के आउटपुट को तार्किक रूप से व्यवस्थित करना है। यह उस क्रम को निर्धारित करता है जिसमें गतिविधियों को करने की आवश्यकता होती है।
अनुक्रम गतिविधि प्रक्रिया से मुख्य आउटपुट "नेटवर्क आरेख" है।
नेटवर्क आरेख तार्किक क्रम में कार्य को बोर्ड पर पोस्ट करने के अलावा और कुछ नहीं है।
उदाहरण के लिए, आप विदेश में एक व्यवसाय शुरू करना चाहते हैं, आपकी गतिविधियों की सूची क्या होगी और इसे किस क्रम में किया जाना चाहिए?
आप इन क्रम में गतिविधियों का प्रदर्शन करेंगे
- एक देश चुनें
- बिजनेस परमिट प्राप्त करें
- एक प्रबंधक को किराए पर लेना
- एक संपत्ति खरीदना
- फर्नीचर आदि खरीदना।
- व्यवसाय खोलना
गतिविधि संसाधनों का आकलन
यह चरण कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य प्रयास और संसाधनों का अनुमान लगाने की प्रक्रिया को समझाता है। इस चरण में विचार करने वाला दूसरा कारक संसाधनों की उपलब्धता है।
संसाधनों का आकलन करते समय, योजना के सबसे लंबे पथ (क्रिटिकल पाथ) पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए, जो अधिक समय और धन की खपत करने वाला हो।
आपको दो कार्यों के लिए संसाधनों का अनुमान लगाना होगा
- महत्वपूर्ण कार्य
- अस्थायी कार्य
सुनिश्चित करें कि आपके महत्वपूर्ण कार्यों का सटीक अनुमान लगाया गया है (पूर्णता समय)।
गतिविधि संसाधनों का अनुमान लगाने के लिए पांच इनपुट का उपयोग किया जाता है
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- गतिविधि सूची
- संसाधन कैलेंडर
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इस चरण का आउटपुट है
- गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
- संसाधन टूटने की संरचना
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
ध्यान दें: अब तक की गई सभी गतिविधियाँ (गतिविधियाँ परिभाषित करें + अनुक्रम गतिविधियाँ + गतिविधि संसाधनों का अनुमान लगाएं) "शेड्यूल विकसित करने" में मदद करने वाली हैं।
गतिविधि अवधि का अनुमान लगाना
गतिविधि अवधि का आकलन अनुमानित संसाधनों के साथ व्यक्तिगत कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य अवधि (सप्ताह/महीने) की संख्या का अनुमान लगाने की प्रक्रिया है। यह चरण परिभाषित करता है कि किसी व्यक्तिगत कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा।
आप कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कार्य प्रयास और संसाधनों की गणना किए बिना गतिविधि अवधि की गणना नहीं कर सकते। अनुमान लगाने की प्रक्रिया इस क्रम में की जानी चाहिए
- पहले काम के प्रयास का अनुमान लगाएं
- संसाधनों का आकलन करके पीछा किया
- कार्य की अवधि का अनुमान लगाने के बाद
गतिविधि की अवधि का अनुमान लगाने के लिए, आपको इनपुट की आवश्यकता है
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- संसाधन कैलेंडर
- परियोजना दायर बयान
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
जबकि दो मुख्य आउटपुट हैं
- गतिविधि की अवधि का अनुमान लगाएं
- गतिविधि की अवधि का अनुमान लगाएं-प्रोजेक्ट दस्तावेज़ अपडेट
इस तकनीक को PERT (प्रोजेक्ट मूल्यांकन और मूल्यांकन) भी कहा जाता है Review तकनीक) अनुमान.
अनुसूची विकसित करें
शेड्यूल विकसित करना परियोजना शेड्यूल मॉडल बनाने के लिए गतिविधि अनुक्रम, संसाधन आवश्यकताओं, अवधि और शेड्यूल बाधाओं का विश्लेषण करने की प्रक्रिया है। प्रत्येक कार्य को शेड्यूल करने के लिए, तीन मुख्य कारकों को ध्यान में रखा जाता है
- अवधि
- कार्य निर्भरता
- की कमी
इन कारकों का उपयोग करके परियोजना प्रत्येक कार्य के लिए प्रारंभ तिथि और समाप्ति तिथि की गणना करती है।
शेड्यूल बनाने के लिए शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल किया जा सकता है। यह प्रोजेक्ट गतिविधियों को पूरा करने के लिए नियोजित तिथियों के साथ एक शेड्यूल मॉडल तैयार करता है।
इस टूल के इनपुट में शामिल हैं
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- गतिविधि सूची
- गतिविधि विशेषताएँ
- प्रोजेक्ट शेड्यूल-नेटवर्क डायग्राम
- गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
- संसाधन कैलेंडर
- गतिविधि अवधि अनुमान
- परियोजना दायर बयान
- जोखिम रजिस्टर
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन टूटने की संरचना
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इससे आउटपुट होगा
- परियोजना सूचीपत्र
- परियोजना नेटवर्क आरेख
- गैंट चार्ट या बार चार्ट
- मील का पत्थर चार्ट
- शेड्यूल बेसलाइन
- अनुसूचित डेटा
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण अनुसूची
नियोजन चरण का अंतिम चरण नियंत्रण अनुसूची है। यह परियोजना प्रक्रिया को अद्यतन करने और शेड्यूल बेसलाइन में परिवर्तनों का प्रबंधन करने के लिए परियोजना गतिविधियों की स्थिति की निगरानी की प्रक्रिया है।
यदि कार्यक्रम में परिवर्तन की आवश्यकता है, तो उन्हें निम्नलिखित बातों पर विचार करना होगा: परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया. शेड्यूल को प्रबंधक द्वारा सक्रिय रूप से प्रबंधित या नियंत्रित किया जाना चाहिए।
नियंत्रण अनुसूची प्रक्रिया के चार मुख्य आउटपुट हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- शेड्यूल बेसलाइन
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- परियोजना सूचीपत्र
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
नियंत्रण अनुसूची के पांच आउटपुट हैं
- कार्य प्रदर्शन प्रबंधन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
परियोजना निष्पादन चरण
निष्पादन चरण में वे गतिविधियाँ शामिल होती हैं जिन्हें परियोजना प्रबंधन योजना में परिभाषित किया जाता है। इस प्रक्रिया में हितधारकों की अपेक्षाओं का प्रबंधन, लोगों और संसाधनों के साथ समन्वय करना, साथ ही परियोजना के वितरण से संबंधित अन्य गतिविधियाँ करना शामिल है।
निष्पादन चरण के दौरान, परिणाम को पुन: आधारभूत बनाने और मौजूदा परियोजना आवश्यकताओं को अद्यतन करने की आवश्यकता हो सकती है। निष्पादन चरण में की गई कार्रवाई परियोजना प्रबंधन योजना या दस्तावेजों को प्रभावित कर सकती है।
परियोजना निष्पादन को प्रत्यक्ष और प्रबंधित करें
इस चरण में सबसे अधिक खपत होती है परियोजना की लागत, समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है क्योंकि यह वह प्रक्रिया है जो परियोजना के परिणाम उत्पन्न करती है।
परियोजना निष्पादन को निर्देशित और प्रबंधित करने के लिए चार इनपुट हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- ईईएफ (उद्यम पर्यावरण कारक)
- ओपीए (संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति)
जबकि पांच आउटपुट हैं
- वितरणयोग्य
- कार्य प्रदर्शन डेटा
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
इस चरण के दौरान, विशेषज्ञ के निर्णय, बैठकें और रिपोर्टिंग KPI (मुख्य प्रदर्शन संकेतक) प्रमुख महत्व के हैं।
गुणवत्ता आश्वासन का प्रदर्शन
प्रदर्शन क्वालिटी एश्योरेंस गुणवत्ता आवश्यकताओं और गुणवत्ता नियंत्रण माप से प्राप्त परिणामों की लेखा परीक्षा की प्रक्रिया है। यह प्रदर्शन का आकलन करने के लिए गुणवत्ता गतिविधियों के परिणामों को रिकॉर्ड करने और निगरानी करने की प्रक्रिया है। इस प्रक्रिया के लिए नियंत्रण चार्ट, लागत-लाभ विश्लेषण, फ्लोचार्टिंग, रन चार्ट, स्कैटर आरेख, निरीक्षण और समीक्षा आदि जैसे विभिन्न उपकरणों का उपयोग किया जा सकता है।
इसका मुख्य इनपुट है
- परियोजना प्रबंधन योजना
- गुणवत्ता मीट्रिक
- गुणवत्ता नियंत्रण माप
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
जबकि, इसका आउटपुट है
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
प्रोजेक्ट टीम का अधिग्रहण
निष्पादन चरण के दौरान, प्रोजेक्ट टीम का अधिग्रहण होता है, इसका कारण यह है कि प्रक्रिया के दौरान विभिन्न कौशल सेट वाले व्यक्तियों की आवश्यकता होगी।
प्रोजेक्ट टीम हासिल करने के लिए तीन मुख्य इनपुट हैं
- भूमिका और जिम्मेदारियां
- परियोजना संगठन चार्ट
- स्टाफिंग प्रबंधन योजना
जबकि तीन आउटपुट हैं
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन कैलेंडर
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
प्रोजेक्ट टीम विकसित करें
मानव संसाधन प्रक्रियाओं का अधिकांश हिस्सा प्रक्रिया को क्रियान्वित करने में शामिल होता है, प्रोजेक्ट टीम का विकास भी इसका एक हिस्सा है। प्रोजेक्ट टीम के विकास का मुख्य उद्देश्य टीम के सदस्यों के समग्र प्रदर्शन में सुधार करना है। यह चरण प्रोजेक्ट में जल्दी शुरू होना चाहिए।
परियोजना विकास टीम में इनपुट में शामिल हैं
- मानव संसाधन प्रबंधन योजना
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- संसाधन कैलेंडर
इस प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- टीम के प्रदर्शन का आकलन
- ईईएफ अपडेट
प्रोजेक्ट टीम प्रबंधित करें
प्रोजेक्ट टीम का प्रबंधन करना प्रोजेक्ट प्रबंधन के महत्वपूर्ण भागों में से एक है। यह प्रोजेक्ट प्रबंधन का सबसे जटिल क्षेत्र है क्योंकि कई बार प्रबंधक टीम के सदस्यों के सीधे संपर्क में नहीं होते हैं, ऐसी स्थिति में उनके प्रदर्शन का विश्लेषण करना और उनका पारिश्रमिक तय करना मुश्किल हो जाता है।
प्रोजेक्ट टीम प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए पाँच इनपुट हैं
- प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
- टीम के प्रदर्शन का आकलन
- प्रदर्शन रिपोर्ट
- परियोजना प्रबंधन योजना
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
चार मुख्य आउटपुट हैं
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
संचार प्रबंधित करें
तीन संचार विशेषताओं में से एक निष्पादन प्रक्रिया में आती है। संचार प्रबंधन कार्यक्रम में, तीन मुख्य संचार पहलू हैं जिन पर निगरानी रखने की आवश्यकता है।
- प्रोजेक्ट टीम के सदस्य प्रोजेक्ट मैनेजर को
- प्रोग्राम मैनेजर को प्रोजेक्ट मैनेजर
- हितधारकों या अन्य प्रायोजकों के लिए कार्यक्रम प्रबंधक
संचार प्रबंधन के इनपुट में शामिल हैं
- संचार प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- ईईएफ
- ओपीए
इस चरण का आउटपुट होगा
- परियोजना संचार
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- ओपीए अपडेट
आचरण खरीद
इस चरण में, खरीदार और विक्रेता दो मुख्य भूमिकाएँ निभाते हैं। खरीद प्रक्रिया के दौरान निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं
- संभावित विक्रेताओं को बोली पैकेज जारी करें
- बोलीदाता सम्मेलन आयोजित करें
- संभावित विक्रेता प्रस्तावों का मूल्यांकन करें
- विजेता विक्रेता प्रस्तावों का चयन करें
खरीद प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद दस्तावेजों का संचालन करें
- स्रोत चयन मानदंड
- योग्य विक्रेता सूची
- विक्रेता प्रस्ताव
- परियोजना दस्तावेज
- निर्णय लें या खरीदें
- साझेदारी समझौता (टीमिंग समझौता)
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि, आपके पास छह आउटपुट होंगे
- चयनित विक्रेता
- खरीद अनुबंध पुरस्कार
- संसाधन कैलेंडर
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
हितधारक जुड़ाव प्रबंधित करें
इस चरण में पूरे प्रोजेक्ट में हितधारकों को सक्रिय रूप से प्रबंधित करना शामिल है। अप्रत्याशित परियोजना देरी या बीच में ही परियोजना को छोड़ने से बचने के लिए, हितधारकों की अपेक्षाओं की पहचान की जाती है और उन्हें जल्दी से हल किया जाता है।
हितधारक प्रक्रिया को प्रबंधित करने के लिए पांच इनपुट हैं
- हितधारक रजिस्टर
- हितधारक प्रबंधन रणनीति
- परियोजना प्रबंधन योजना
- समस्या लॉग
- लॉग बदलें
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इस प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- अनुरोध बदलो
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना प्रलेखन अद्यतन
परियोजना चरण Review
निष्पादन चरण के अंत में, परियोजना चरण की समीक्षा की जाती है। यह आपको निम्नलिखित गतिविधियों को दस्तावेज़ित करने में मदद करता है
- अपनी परियोजना प्रबंधन समीक्षा के परिणाम का दस्तावेजीकरण करें
- परियोजना की प्रगति के बारे में प्रायोजक को सूचित करें
- परियोजना को प्रभावित करने वाले किसी भी जोखिम या मुद्दों की पहचान करना
- परियोजना के दौरान उत्पादित हितधारक को सुपुर्दगी योग्य दिखाता है
- अगले चरण में आगे बढ़ने के लिए स्वीकृति प्राप्त करें
परियोजना निगरानी एवं नियंत्रण एवं समापन चरण
निष्पादन चरण के बाद, यह जाँचने के लिए कि परियोजना सही दिशा में चल रही है, निगरानी और नियंत्रण चरण सक्रिय हो जाता है। इस चरण के दौरान परियोजना के प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए विभिन्न परिवर्तन और समीक्षा की जाती है।
निगरानी और नियंत्रण परियोजना कार्य
इस चरण में परियोजना के उद्देश्य को पूरा करने के लिए प्रगति को ट्रैक करना, समीक्षा करना और विनियमित करना शामिल है। यह यह भी सुनिश्चित करता है कि डिलीवरेबल्स परियोजना प्रबंधन योजना के अनुसार हैं। इस चरण का मुख्य ध्यान परियोजना प्रबंधन योजना के बिंदु से किए गए किसी भी परिवर्तन की पहचान करना है ताकि उचित निवारक कार्रवाई निर्धारित की जा सके।
इस चरण के लिए इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- प्रदर्शन रिपोर्ट
- लागत पूर्वानुमान
- अनुसूची पूर्वानुमान
- परिवर्तन मान्य करें
- उद्यम पर्यावरणीय कारक
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि आउटपुट में शामिल हैं
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण निष्पादित करें
यह परियोजना प्रबंधन की सबसे महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं में से एक है। यह वह चरण है जहाँ किसी भी परिवर्तन का परियोजना पर प्रभाव का आकलन किया जाता है। यदि इस चरण में किसी परियोजना के किसी एक भाग में परिवर्तन होता है, तो पूरी परियोजना का मूल्यांकन किया जाएगा। परियोजना के शुरुआती चरण में ही परिवर्तन लागू करना बेहतर होता है, क्योंकि जैसे-जैसे परियोजना आगे बढ़ती है, परिवर्तनों को लागू करने की लागत भी बढ़ती जाती है।
इस चरण के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- परिवर्तन अनुरोध
- ईईएफ
- ओपीए
जबकि आउटपुट हैं
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- लॉग बदलें
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
मान्य दायरा
स्कोप को मान्य करने में यह सत्यापित करना शामिल है कि डिलीवरेबल्स ग्राहक स्वीकृति मानदंडों को पूरा करते हैं या नहीं। ग्राहक या हितधारकों के साथ बाहरी जाँच स्कोप प्रबंधन को मान्य करने का हिस्सा है।
दायरे को मान्य करने के लिए इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- आवश्यकताएँ
- दस्तावेज़ीकरण
- ज़रुरत मापने के तरीका
- सत्यापित डिलिवरेबल्स
- कार्य प्रदर्शन डेटा
जबकि स्कोप सत्यापन के आउटपुट में शामिल हैं
- स्वीकृत डिलिवरेबल्स
- परिवर्तन अनुरोध
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण का दायरा
नियंत्रण का दायरा यह सुनिश्चित करता है कि वितरित किए जाने वाले दायरे में होने के रूप में पहचाना जाने वाला यह एकमात्र कार्य है। वास्तविक परिणाम की तुलना स्कोप बेसलाइन से की जाती है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी स्वीकृत स्कोप वास्तव में वितरित किए जा रहे हैं।
स्कोप प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- आवश्यकता दस्तावेज
- ज़रुरत मापने के तरीका
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
जबकि आउटपुट में शामिल हैं
- कार्य प्रदर्शन माप
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण अनुसूची
नियंत्रण अनुसूची प्रक्रिया आपको कई तरह से मदद करती है। यह आपको वर्तमान शेड्यूल स्थिति को कैप्चर करने, शेड्यूल बेसलाइन से भिन्नता निर्धारित करने, भिन्नता की प्रकृति को समझने और उचित कार्रवाई करके प्रतिक्रिया देने में मदद करता है।
यदि अनुसूची में परिवर्तन की आवश्यकता है तो उन्हें परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुजरना होगा, परिवर्तन का पुनर्मूल्यांकन किया जाना चाहिए और उसके बाद ही अनुसूची आधार रेखा को अद्यतन करने के लिए इसका उपयोग किया जाना चाहिए।
नियंत्रण अनुसूची में चार मुख्य इनपुट होते हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- शेड्यूल बेसलाइन
- अनुसूची प्रबंधन योजना
- परियोजना सूचीपत्र
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
आउटपुट में शामिल हैं
- कार्य प्रदर्शन माप
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
नियंत्रण लागत
नियंत्रण लागत प्रत्येक डिलीवरेबल के लिए वास्तविक लागत के विरुद्ध आधारभूत लागत की तुलना है। लागत आधारभूत रेखा केवल उस परिवर्तन अनुरोध के जवाब में बदलनी चाहिए जो एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया से गुज़रा हो। नियंत्रण लागत सुनिश्चित करती है कि आपकी परियोजना वित्तपोषण सीमाओं के भीतर रहे।
नियंत्रण लागत के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- परियोजना के वित्तपोषण की आवश्यकताएं
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- नियंत्रण लागत संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
इसके लिए आउटपुट में शामिल हैं
- अर्जित मूल्य कार्य प्रदर्शन माप
- नियंत्रण लागत में अर्जित मूल्य बजट पूर्वानुमान
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन
नियंत्रण गुणवत्ता
गुणवत्ता नियंत्रण यह सुनिश्चित करता है कि परियोजना और उत्पाद गुणवत्ता प्रबंधन योजना के साथ वितरित किए जाएं। यह सुनिश्चित करता है कि कार्य सही ढंग से किया गया है या नहीं। गुणवत्ता नियंत्रण का प्रमुख आउटपुट है गुणवत्ता प्रबंधन योजना. जबकि अन्य जानकारी जो सहायक होगी वह है
- मौजूदा फ़्लोचार्ट
- नियंत्रण चार्ट में निहित ऊपरी और निचले नियंत्रण और विनिर्देश सीमाएं
- सूचना का संदर्भ दिया जाता है जैसे नमूना मानदंड, नमूना संख्या, माप और परिवर्तनीय नमूनाकरण
- गुणवत्ता मेट्रिक्स- यह गुणवत्ता की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक मानक माप है
- यह सुनिश्चित करता है कि प्रक्रिया, नीतियों या विनियमों जैसे पहलुओं का पालन करने के लिए उचित कदमों का पालन किया जा रहा है
प्रदर्शन गुणवत्ता नियंत्रण प्रक्रिया से चार मुख्य आउटपुट हैं:
- एकीकृत परिवर्तन नियंत्रण
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोधों की समीक्षा
- मान्य परिवर्तन
संचार पर नियंत्रण रखें
नियंत्रण संचार सुनिश्चित करता है कि सही जानकारी हितधारक तक पहुंचे। नियंत्रण संचार जानकारी में इनपुट, उपकरण और तकनीक और आउटपुट शामिल हैं जो इस प्रक्रिया से संबंधित हैं।
नियंत्रण संचार किसी भी प्रारूप में हो सकता है, यह हो सकता है
- रुझान डेटा
- सारणीबद्ध जानकारी
- एस कर्व
- डैशबोर्ड प्रारूप
- हिस्टोग्राम का प्रयोग करें
नियंत्रण संचार प्रक्रिया में, कार्य संबंधी जानकारी विभिन्न अन्य प्रक्रियाओं से ली जाती है, तथा निष्पादन रिपोर्ट का उपयोग विभिन्न निगरानी और प्रबंधन प्रक्रियाओं के लिए इनपुट के रूप में किया जाता है। नियंत्रण संचार प्रक्रिया से प्राप्त मुख्य डिलीवरेबल्स निष्पादन रिकॉर्ड है।
नियंत्रण जोखिम
परियोजना चक्र के दौरान, जोखिम विश्लेषण एक सतत प्रक्रिया है। यह महत्वपूर्ण है कि आप लगातार जोखिमों का विश्लेषण करें, उन्हें पहचानें और उनका जवाब दें। जोखिम नियंत्रण में शामिल गतिविधियाँ हैं
- मौजूदा जोखिमों पर नज़र रखना
- अवशिष्ट जोखिमों की निगरानी
- नए जोखिमों की पहचान
- जोखिम प्रतिक्रिया योजनाओं को लागू करना
- जोखिम प्रक्रिया का निरंतर मूल्यांकन
नियंत्रण जोखिम के लिए इनपुट हैं
- जोखिम रजिस्टर
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- प्रदर्शन रिपोर्ट
- रिजर्व विश्लेषण
- जोखिम लेखा परीक्षा
नियंत्रण जोखिम के लिए आउटपुट हैं
- जोखिम रजिस्टर अपडेट करना
- जोखिम प्रबंधन की योजना
नियंत्रण खरीद
चार खरीद योजनाओं में से, खरीद की तीसरी प्रक्रिया निगरानी और निष्पादन प्रक्रिया समूह में आती है। इस चरण में विक्रेता के प्रदर्शन की निगरानी करना और यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी अनुबंध आवश्यकताओं को पूरा किया जा रहा है।
नियंत्रण खरीद प्रक्रिया में सत्यापन शामिल है
- क्या माल या सेवा वितरित की जा रही है
- क्या यह समय पर वितरित किया जाता है
- क्या चार्ज किया गया चालान सही मात्रा के लिए है
- क्या अनुबंध की सभी शर्तों को पूरा किया जा रहा है
- क्या खरीदार या विक्रेता के बीच संबंध ठीक से प्रबंधित होते हैं
खरीद प्रक्रिया के लिए प्रमुख इनपुट हैं:
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद दस्तावेज
- करार
- स्वीकृत परिवर्तन अनुरोध
- कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
- कार्य प्रदर्शन डेटा
खरीद के लिए आउटपुट हैं
- कार्य प्रदर्शन की जानकारी
- परिवर्तन अनुरोध
- परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
- परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
- ओपीए अपडेट
नियंत्रण हितधारक प्रबंधन
कई परियोजनाएँ हितधारकों के अपर्याप्त प्रबंधन के कारण विफल हो जाती हैं। यदि हितधारकों का उचित प्रबंधन किया जाए, तो परियोजना की सफलता की संभावना अधिक होती है। इस प्रक्रिया में, हम हितधारकों के वर्तमान जुड़ाव स्तर की निगरानी करते हैं और उसके अनुसार कार्रवाई करते हैं।
इन सभी गतिविधियों के लिए इनपुट और आउटपुट में शामिल हैं:
| निवेश | उत्पादन |
|---|---|
| योजना हितधारक प्रबंधन | कार्य प्रदर्शन की जानकारी |
| समस्या लॉग | परिवर्तन अनुरोध |
| कार्य प्रदर्शन डेटा | परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन |
| परियोजना दस्तावेज | परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन |
| ओपीए अपडेट |
समापन- चरण
समापन चरण वह प्रक्रिया है जो अंत में परियोजना को नियंत्रित रूप से बंद कर देती है। एक परियोजना में, तीन समापन गतिविधियाँ चल रही होती हैं
- उत्पाद को बंद करना- यदि परियोजना बाहरी है तो ग्राहक को अंतिम डिलिवरेबल्स स्वीकार करने के लिए प्राप्त करना
- परियोजना का समापन- इसमें प्रशासनिक प्रक्रियाओं को औपचारिक रूप से बंद करना, परियोजना दस्तावेजों को अद्यतन करना और उन डेटाबेस और दस्तावेजों को संग्रहीत करना शामिल है
- परियोजना के पीछे संसाधन का बंद होना- परियोजना का वित्तीय समापन, परियोजना को सौंपे गए संसाधनों को वापस किया जाना चाहिए
इस प्रक्रिया के इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- स्वीकृत डिलिवरेबल्स
- ओपीए
इस प्रक्रिया के आउटपुट में शामिल हैं
- अंतिम आउटपुट, सेवा या परिणाम संक्रमण
- ओपीए अपडेट
खरीद बंद करें
प्रत्येक परियोजना विकास जीवन चक्र चरण- नियोजन, निष्पादन, निगरानी और नियंत्रण और समापन के लिए एक खरीद प्रक्रिया है। अंतिम समापन खरीद विक्रेता और खरीदार के बीच अनुबंध के अनुसार की जाती है।
समापन गतिविधियों और डिलिवरेबल्स में शामिल हैं:
-
जोखिम और मुद्दों के प्रबंधन सहित परियोजना के प्रदर्शन की समीक्षा
-
वास्तविक परिणामों को दर्शाने के लिए अद्यतन परियोजना प्रबंधन योजना
-
उपयुक्त हितधारकों को वितरित की गई अंतिम रिपोर्ट
खरीद बंद करने के लिए इनपुट में शामिल हैं
- परियोजना प्रबंधन योजना
- खरीद दस्तावेज
जबकि आउटपुट में शामिल हैं
- बंद खरीद
- ओपीए अपडेट
परियोजना प्रबंधन संहिता और आचरण की नैतिकता
अंत में, आप कोड और आचरण के परियोजना प्रबंधन नैतिकता से रूबरू होंगे जो विभिन्न मानवीय व्यवहार पहलुओं से संबंधित है जैसे कि
- उत्तरदायित्व
- सम्मान
- निष्पक्षता
- ईमानदारी
- सांस्कृतिक सक्षमता
इस कोड का अभ्यास प्रोजेक्ट मैनेजर में आत्मविश्वास पैदा करने और व्यवहार का एक सामान्य ढांचा लाने के लिए किया जाता है।
सारांश
दीक्षा चरण उन प्रक्रियाओं को परिभाषित करता है जो एक नई परियोजना शुरू करने के लिए आवश्यक हैं। यह परिभाषित करता है कि किस परियोजना को नियत समय में पूरा करना चाहिए।
दीक्षा चरण मुख्य रूप से दो मुख्य गतिविधियों से बना है
- एक प्रोजेक्ट चार्टर विकसित करें
- हितधारकों की पहचान करें
हितधारक रजिस्टर और परियोजना चार्टर परियोजना प्रबंधन के अन्य प्रक्रिया समूहों जैसे नियोजन प्रक्रिया में भी उपयोगी होते हैं।
नियोजन चरण परियोजना के दायरे के साथ-साथ उद्देश्य को भी निर्धारित करता है। इसमें योजनाओं का एक सेट बनाना शामिल है जो आपको परियोजना के निष्पादन और समापन चरणों के माध्यम से मार्गदर्शन करता है।
निष्पादन चरण में वे गतिविधियाँ शामिल होती हैं जिन्हें परियोजना प्रबंधन योजना में परिभाषित किया जाता है। यह परियोजना जीवन चक्र का सबसे लंबा चरण है और इसमें अधिकतम ऊर्जा और संसाधनों की खपत होती है। निष्पादन चरण में की गई कार्रवाई परियोजना प्रबंधन योजना या दस्तावेजों को प्रभावित कर सकती है।
निष्पादन परियोजना जीवन चक्र चरणों में प्रमुख कार्य हैं
- परियोजना प्रबंधन योजनाएं निष्पादित करें
- परियोजना निष्पादन को प्रत्यक्ष और प्रबंधित करें
- कार्य असाइनमेंट निष्पादित करें
- प्रगति स्थिति बैठकें आदि आयोजित करना।
निष्पादन चरण के दौरान, परिणाम को पुन: आधारभूत बनाने और मौजूदा परियोजना आवश्यकताओं को अद्यतन करने की आवश्यकता हो सकती है।
निगरानी और नियंत्रण चरण सुनिश्चित करता है कि समापन चरण से पहले परियोजना प्रबंधन योजना के अनुसार डिलिवरेबल्स हैं।
इस चरण का मुख्य फोकस किसी भी अप्रत्याशित परिणाम के खिलाफ निवारक कार्रवाई निर्धारित करने के लिए परियोजना प्रबंधन योजना के बिंदु से किए गए किसी भी परिवर्तन की पहचान करना है।
समापन चरण वह प्रक्रिया है जो अंत में परियोजना का नियंत्रित शट डाउन करती है।
