परियोजना प्रबंधन में परियोजना लागत अनुमान और बजट बनाना

परियोजना की लागत का अनुमान विभिन्न प्रक्रिया स्रोतों से लगाया जा सकता है (नीचे उदाहरण दिए गए हैं)

• कार्य विखंडन संरचना (WBS) बनाना
• अनुसूची विकसित करें
• मानव संसाधन की योजना बनाएं
• जोखिमों की पहचान करना

लागत प्रबंधन के इनपुट में शामिल हैं,

• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना चार्टर
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

जबकि, इसका आउटपुट है

• लागत प्रबंधन योजना.

किसी भी परियोजना के लिए अनुमान और लागत बनाना अत्यंत महत्वपूर्ण हिस्सा है परियोजना प्रबंधनपरियोजना के लिए बजट की गणना करते समय विभिन्न बातों को ध्यान में रखा जाता है जैसे श्रम लागत, आवश्यक उपकरण अधिग्रहण, सामग्री लागत आदि।

परियोजना लागत अनुमान क्या है?

परियोजना लागत अनुमान को परियोजना के कुल व्यय का अनुमान लगाने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है। लागत अनुमान और बजट की सटीकता परियोजना प्रबंधन परियोजना के दायरे की सटीकता और विवरण पर निर्भर करता है, जो कि दायरे की आधार रेखा है। दायरा तिथि, संसाधन या बजट जैसी किसी भी बाधा को भी परिभाषित करेगा। जोखिम रजिस्टर अनुमानित लागतों के प्रकारों, आकस्मिक कार्रवाई के पीछे किए गए व्यय और जोखिमों से निपटने के लिए किए गए व्यय की गणना करने में मदद करेगा।

परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए आपको विभिन्न लागत प्रकारों को श्रेणियों में वर्गीकृत करना होगा जैसे

• श्रम लागत
• उपकरण लागत
• आपूर्ति की लागत
• यात्रा लागत
• प्रशिक्षण लागत
• ओवरहेड लागत, आदि.

परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए प्रयुक्त तकनीकें

किसी परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए कुछ तकनीकों का उपयोग किया जाता है जैसे: विशेषज्ञ निर्णय, तीन-बिंदु अनुमान, आरक्षित विश्लेषण और गुणवत्ता की लागत।

हालाँकि, परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए औपचारिक रूप से कुछ मुख्य विधियाँ (तकनीकें) उपयोग में लाई जाती हैं:

अनुरूप अनुमान

यह आकलन तकनीक विशेषज्ञों के निर्णयों और पिछली समान परियोजनाओं पर आधारित जानकारी पर आधारित है। जहां पहले समान परियोजना की गई है, वहां मौजूदा परियोजना के लिए 20% के प्लस या माइनस के साथ लागत पर विचार किया जाता है।

पैरामीट्रिक आकलन

वर्तमान परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए पिछले डेटा या रिकॉर्ड का उपयोग किया जाता है।

नीचे से ऊपर तक आकलन

एक बार जब आप परियोजना का दायरा निर्धारित कर लेते हैं, तो यह तकनीक का सबसे विश्वसनीय रूप है। इस तकनीक में, WBS के आधार पर, आप प्रत्येक संसाधन या डिलीवरेबल्स के लिए लागत का अनुमान लगाते हैं।

इसी तरह, अन्य विधियां (तकनीकें) भी हैं जो लागत का अनुमान लगाने के लिए उपयोगी हो सकती हैं जैसे PERT अनुमान, विक्रेता बोली विश्लेषण, आदि।

परियोजना बजट योजना

इस गतिविधि का मुख्य उद्देश्य परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक मौद्रिक संसाधनों को आवंटित और अधिकृत करना है। बजट निर्धारित करने के लिए मुख्य आउटपुट में लागत प्रदर्शन आधार रेखा शामिल है। यह न केवल यह निर्दिष्ट करता है कि क्या लागत आएगी बल्कि यह भी कि लागत कब आएगी। बजट निर्धारित करने के लिए इनपुट में निम्नलिखित परियोजना प्रबंधन बजट विधियाँ शामिल हैं:

• गतिविधि लागत अनुमान
• अनुमान का आधार
• व्यापक आधार रेखा
• परियोजना सूचीपत्र
• संसाधन कैलेंडर
• संविदा
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

इस प्रक्रिया का आउटपुट है

• लागत प्रदर्शन आधार रेखा
• परियोजना के वित्तपोषण की आवश्यकताएं
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

प्रोजेक्ट बजटिंग प्रोजेक्ट शेड्यूलिंग प्रक्रिया के समानांतर की जाती है। यह तीन घटकों पर अत्यधिक निर्भर है –

• लागत अनुमान
• कार्य अवधि
• आवंटित संसाधन

परियोजना बजट और लागत निर्धारण के दौरान, परियोजना प्रबंधक कार्य प्रयासों के प्रबंधन के साथ-साथ परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए जिम्मेदार विभिन्न लोगों के साथ संवाद करता है।

वह परियोजना की कार्य-विभाजन संरचना, लागत अनुमान, ऐतिहासिक डेटा और रिकॉर्ड, संसाधन सूचना और नीतियों जैसी विभिन्न परियोजना संभावनाओं का उपयोग करेंगे।

जोखिम मूल्यांकन के बिना बजट प्रक्रिया पूरी नहीं होती। जोखिम मूल्यांकन प्रक्रिया में समय की कमी, संसाधनों की उपलब्धता, विकास टीम का अनुभव, इस्तेमाल की गई तकनीक आदि जैसे कारकों पर विचार किया जाता है। जोखिम मूल्यांकन कुल परियोजना लागत का 25 से 30 प्रतिशत के बीच हो सकता है।

परियोजना गुणवत्ता प्रबंधन योजना

गुणवत्ता प्रबंधन प्रक्रिया समूह में तीन प्रक्रियाएँ शामिल हैं,

योजना की गुणवत्ता

योजना गुणवत्ता प्रक्रिया में यह पहचान करना शामिल है कि कौन सी मानक गुणवत्ता परियोजना के लिए प्रासंगिक है और उन्हें कैसे पूरा किया जाए। इसमें परियोजना प्रक्रियाओं, विनियामक अनुपालन आवश्यकताओं, उत्पाद कार्यक्षमता, दस्तावेज़ीकरण आदि के लिए गुणवत्ता मीट्रिक और मानक उपायों की पहचान करना भी शामिल है।

योजना गुणवत्ता प्रबंधन के इनपुट में शामिल हैं

• परियोजना प्रबंधन योजना
• हितधारक रजिस्टर
• जोखिम रजिस्टर
• आवश्यकताएँ दस्तावेज़
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

गुणवत्ता प्रबंधन के लिए आउटपुट है

• गुणवत्ता प्रबंधन योजना
• प्रक्रिया सुधार योजना
• गुणवत्ता मीट्रिक
• गुणवत्ता जाँच सूची
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

क्वालिटी एश्योरेंस

इस चरण में मुख्य रूप से दो गतिविधियाँ शामिल हैं, पहला परियोजना गुणवत्ता का विश्लेषण करना और दूसरा परियोजना गुणवत्ता में सुधार करना। यह गुणवत्ता आवश्यकताओं और गुणवत्ता नियंत्रण माप से परिणामों की ऑडिटिंग की एक प्रक्रिया है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि पूरी प्रक्रिया में गुणवत्ता मानक बनाए रखा गया है। इसके लिए इनपुट योजना गुणवत्ता प्रबंधन के आउटपुट के समान होगा जबकि

इस प्रक्रिया का आउटपुट होगा

• अनुरोध बदलो
• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठन प्रक्रिया परिसंपत्ति अद्यतन

गुणवत्ता नियंत्रण

यह परियोजना के पूरे जीवन चक्र में गुणवत्ता को नियंत्रित करने के लिए आयोजित किया जाएगा। यह परिभाषित करता है कि गुणवत्ता मानक किस तरह से परिभाषित गुणवत्ता मानकों का अनुपालन कर सकता है। क्वालिटी एश्योरेंस गुणवत्ता नियंत्रण के लिए इनपुट होगा। जबकि आउटपुट होगा

• गुणवत्ता नियंत्रण माप
• परिवर्तन मान्य करें
• सत्यापित डिलिवरेबल्स
• कार्य प्रदर्शन की जानकारी
• अनुरोध बदलो
• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन

परियोजना मानव संसाधन प्रबंधन

मानव संसाधन प्रबंधन में परियोजना टीम को संगठित करने, प्रबंधित करने और नेतृत्व करने की प्रक्रिया शामिल है। इसमें परियोजना को पूरा करने के लिए आवंटित भूमिकाएँ और ज़िम्मेदारियाँ वाले लोग शामिल होते हैं। मानव संसाधन प्रबंधन चार प्रक्रियाओं से निपटेगा।

मानव संसाधन योजना विकसित करें

यह चरण परियोजना की भूमिकाओं और जिम्मेदारियों, परियोजना संगठन चार्ट और स्टाफ प्रबंधन योजना को परिभाषित करता है

इसके लिए इनपुट होगा

• परियोजना प्रबंधन योजना
• गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

इसका आउटपुट होगा

• मानव संसाधन प्रबंधन योजना

परियोजना टीम का अधिग्रहण करें

यह चरण मानव संसाधन की उपलब्धता और परियोजना गतिविधियों को पूरा करने के लिए आवश्यक टीम प्राप्त करने की पुष्टि करता है। इस चरण के लिए इनपुट पिछले चरण से आउटपुट होगा। जबकि इस चरण का आउटपुट होगा

• प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
• संसाधन कैलेंडर
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन

परियोजना टीम विकसित करें

इस चरण में, टीम की कार्यकुशलता में सुधार, टीम के सदस्यों के बीच आपसी संवाद और समग्र टीम और परियोजना प्रदर्शन को बेहतर बनाने पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। इस चरण के लिए इनपुट पिछले चरण का आउटपुट होगा। जबकि इस चरण का आउटपुट होगा

• टीम के प्रदर्शन का आकलन
• एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट

प्रोजेक्ट टीम प्रबंधित करें

इस प्रक्रिया में टीम के सदस्यों के प्रदर्शन पर नज़र रखना, समस्याओं का समाधान करना, फीडबैक देना और परियोजना के प्रदर्शन को अनुकूलित करने के लिए टीम का प्रबंधन करना शामिल है। इस चरण के लिए इनपुट पिछले चरण का आउटपुट होगा। जबकि इस चरण का आउटपुट होगा

• अनुरोध बदलो
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन

परियोजना संचार प्रबंधन

यहां, परियोजना संचार का अर्थ एक-दूसरे के साथ मौखिक रूप से बातचीत करना नहीं है, बल्कि परियोजना से संबंधित जानकारी को परियोजना टीम, हितधारक, परियोजना प्रबंधकों आदि के साथ प्रभावी ढंग से संप्रेषित करना है। इसमें जोखिम कार्रवाई और आकलन, परियोजना योजनाएं, बैठक प्रबंधन और कार्रवाई, समीक्षा और वॉक-थ्रू आदि को संबोधित किया जाना चाहिए।

यह खंड मुख्य रूप से पांच क्षेत्रों को कवर करता है

हितधारकों के साथ संचार

यह हितधारकों के साथ कुशलतापूर्वक संवाद करने और उनकी आवश्यकताओं को समझने के लिए एक दृष्टिकोण विकसित करने की प्रक्रिया है। इसके लिए इनपुट होगा

• परियोजना प्रबंधन योजना
• हितधारक रजिस्टर
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

जबकि इसका आउटपुट होगा

• संचार प्रबंधन योजना
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

संचार प्रबंधित करें

यह संचार योजना के अनुसार परियोजना की जानकारी को संग्रहीत करने, वितरित करने, एकत्र करने और पुनः प्राप्त करने की प्रक्रिया है। इस चरण का इनपुट होगा

• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
• कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
• संचार प्रबंधन योजना

जबकि आउटपुट होगा

• परियोजना संचार
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन

संचार पर नियंत्रण रखें

यह संपूर्ण परियोजना जीवनचक्र के दौरान संचार को नियंत्रित करने और निगरानी करने की प्रक्रिया है। इस चरण के लिए इनपुट होगा

• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना संचार
• समस्या लॉग
• कार्य प्रदर्शन डेटा
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

जबकि इस चरण का आउटपुट होगा

• कार्य प्रदर्शन की जानकारी
• परिवर्तन अनुरोध
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठनात्मक प्रक्रिया अद्यतन

सारांश

लागत प्रबंधन परियोजना की लागत को प्रभावी ढंग से नियोजित करने और नियंत्रित करने की प्रक्रिया है। परियोजना प्रबंधन में लागत बजट आपको परियोजना के बाद किए गए खर्चों को रिकॉर्ड करने और ट्रैक करने में मदद करता है।

यह देखने के लिए कि आपकी परियोजना दी गई समयसीमा और बजट में पूरी हो गई है, हम अगले ट्यूटोरियल में देखेंगे कि किस जोखिम कारक को कम करने की आवश्यकता है।

परियोजना लागत आकलन और बजट को परियोजना के कुल व्यय का अनुमान लगाने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जाता है।