परियोजना प्रबंधन में परियोजना लागत अनुमान और बजट बनाना

परियोजना लागत प्रबंधन

परियोजना लागत प्रबंधन परियोजना प्रबंधन को परियोजना की लागत और बजट की प्रभावी और कुशल योजना बनाने और उसे नियंत्रित करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया जाता है। यह परियोजना के प्रत्येक परिणाम के लिए आवश्यक लागतों को परिभाषित करता है। इसमें परियोजना प्रबंधन के विभिन्न कार्य शामिल हैं जैसे अनुमान लगाना, कार्य नियंत्रण, क्षेत्र डेटा संग्रह, समय-निर्धारण, लेखांकन, डिजाइन आदि।

परियोजना की लागत का अनुमान विभिन्न प्रक्रिया स्रोतों से लगाया जा सकता है (नीचे उदाहरण दिए गए हैं):

• कार्य विखंडन संरचना (WBS) बनाना
• अनुसूची विकसित करें
• मानव संसाधन की योजना बनाएं
• जोखिमों की पहचान करना

लागत प्रबंधन के इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:

• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना चार्टर
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

इसका आउटपुट यह है:

• लागत प्रबंधन योजना

किसी भी परियोजना के लिए अनुमान और लागत निर्धारण करना अत्यंत महत्वपूर्ण होता है। परियोजना प्रबंधनकिसी परियोजना के बजट की गणना करते समय कई बातों को ध्यान में रखा जाता है, जैसे श्रम लागत, आवश्यक उपकरणों की खरीद, सामग्री लागत आदि।

परियोजना लागत अनुमान क्या है?

परियोजना लागत अनुमान को परियोजना के कुल व्यय का अनुमान लगाने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है। लागत अनुमान और बजट की सटीकता परियोजना प्रबंधन परियोजना के दायरे की सटीकता और विवरण पर निर्भर करता है, जिसे दायरा आधार रेखा कहा जाता है। दायरे में तिथि, संसाधन या बजट जैसी सभी बाधाओं को भी परिभाषित किया जाता है। जोखिम रजिस्टर से अनुमानित लागतों, आकस्मिक कार्रवाई पर किए गए खर्चों और जोखिमों से निपटने पर किए गए खर्चों की गणना करने में मदद मिलती है।

किसी परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए, आपको विभिन्न प्रकार की लागतों को श्रेणियों में वर्गीकृत करना होगा, जैसे:

• श्रम लागत
• उपकरण लागत
• आपूर्ति की लागत
• यात्रा लागत
• प्रशिक्षण लागत
• ओवरहेड लागत, आदि.

परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए प्रयुक्त तकनीकें

किसी परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए कुछ तकनीकों का उपयोग किया जाता है, जैसे विशेषज्ञ निर्णय, त्रि-बिंदु अनुमान, रिजर्व विश्लेषण और गुणवत्ता की लागत।

हालांकि, परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए, औपचारिक रूप से कुछ मुख्य विधियाँ (तकनीकें) उपयोग की जाती हैं, जो इस प्रकार हैं:

अनुरूप अनुमान

यह अनुमान लगाने की तकनीक विशेषज्ञ के निर्णय और समान पूर्व परियोजनाओं से प्राप्त जानकारी पर आधारित है, जिसमें पहले से की गई समान परियोजना की लागत को मौजूदा परियोजना के लिए 20% के प्लस या माइनस के साथ ध्यान में रखा जाता है।

पैरामीट्रिक आकलन

वर्तमान परियोजना की लागत का अनुमान लगाने के लिए पिछले आंकड़ों या अभिलेखों का उपयोग किया जाता है।

नीचे से ऊपर तक आकलन

एक बार जब आप परियोजना का दायरा परिभाषित कर लेते हैं, तो यह सबसे विश्वसनीय तकनीक है। इस तकनीक में, WBS के आधार पर, आप प्रत्येक संसाधन या डिलिवरेबल की लागत का अनुमान लगाते हैं।

इसी प्रकार, लागत का अनुमान लगाने के लिए अन्य विधियाँ (तकनीकें) भी उपयोगी हो सकती हैं, जैसे कि पीईआरटी अनुमान, विक्रेता बोली विश्लेषण, आदि।

परियोजना बजट योजना

इस गतिविधि का मुख्य उद्देश्य परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक वित्तीय संसाधनों का आवंटन और अनुमोदन करना है। बजट निर्धारण के लिए मुख्य आधार लागत प्रदर्शन आधारभूत विश्लेषण है। यह न केवल यह बताता है कि कितना खर्च होगा, बल्कि यह भी बताता है कि खर्च कब होगा। बजट निर्धारण के लिए निम्नलिखित परियोजना प्रबंधन बजट विधियाँ भी आवश्यक हैं:

• गतिविधि लागत अनुमान
• अनुमान का आधार
• व्यापक आधार रेखा
• परियोजना सूचीपत्र
• संसाधन कैलेंडर
• साथtracts
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

इस प्रक्रिया का परिणाम यह है:

• लागत प्रदर्शन आधार रेखा
• परियोजना के वित्तपोषण की आवश्यकताएं
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

परियोजना का बजट निर्धारण परियोजना अनुसूची प्रक्रिया के समानांतर किया जाता है। यह तीन घटकों पर अत्यधिक निर्भर करता है:

• लागत अनुमान
• कार्य अवधि
• आवंटित संसाधन

परियोजना के बजट और लागत निर्धारण के दौरान, परियोजना प्रबंधक कार्य प्रयासों के प्रबंधन के साथ-साथ परियोजना लागत का अनुमान लगाने के लिए जिम्मेदार विभिन्न लोगों के साथ संवाद करता है।

वह व्यक्ति परियोजना के विभिन्न पहलुओं जैसे कि परियोजना की कार्यविभाजन संरचना, लागत अनुमान, ऐतिहासिक डेटा और रिकॉर्ड, संसाधन जानकारी और नीतियों का उपयोग करेगा/करेगी।

जोखिम मूल्यांकन के बिना बजट बनाने की प्रक्रिया पूरी नहीं होती। जोखिम मूल्यांकन प्रक्रिया में समय की कमी, संसाधनों की उपलब्धता, विकास दल का अनुभव, उपयोग की गई तकनीक आदि जैसे कारकों पर विचार किया जाता है। जोखिम मूल्यांकन की राशि परियोजना की कुल लागत का 25 से 30 प्रतिशत तक हो सकती है।

परियोजना गुणवत्ता प्रबंधन योजना

गुणवत्ता प्रबंधन प्रक्रिया समूह में तीन प्रक्रियाएं शामिल हैं।

योजना की गुणवत्ता

गुणवत्ता योजना प्रक्रिया में परियोजना के लिए प्रासंगिक गुणवत्ता मानकों की पहचान करना और उन्हें पूरा करने के तरीके निर्धारित करना शामिल है। इसमें परियोजना प्रक्रियाओं, नियामक अनुपालन आवश्यकताओं, उत्पाद कार्यक्षमता, दस्तावेज़ीकरण आदि के लिए गुणवत्ता मेट्रिक्स और मानक मापों की पहचान करना भी शामिल है।

योजना गुणवत्ता प्रबंधन के इनपुट में निम्नलिखित शामिल हैं:

• परियोजना प्रबंधन योजना
• हितधारक रजिस्टर
• जोखिम रजिस्टर
• आवश्यकताएँ दस्तावेज़
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

गुणवत्ता प्रबंधन का परिणाम यह है:

• गुणवत्ता प्रबंधन योजना
• प्रक्रिया सुधार योजना
• गुणवत्ता मीट्रिक
• गुणवत्ता जाँच सूची
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

क्वालिटी एश्योरेंस

इस चरण में मुख्य रूप से दो गतिविधियाँ शामिल हैं: पहली, परियोजना की गुणवत्ता का विश्लेषण करना, और दूसरी, परियोजना की गुणवत्ता में सुधार करना। यह गुणवत्ता संबंधी आवश्यकताओं और गुणवत्ता नियंत्रण मापन के परिणामों का ऑडिट करने की प्रक्रिया है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि पूरी प्रक्रिया के दौरान गुणवत्ता मानक बनाए रखा जाए। इसके लिए इनपुट, योजना गुणवत्ता प्रबंधन के आउटपुट के समान ही होगा।

इस प्रक्रिया का परिणाम यह होगा:

• अनुरोध बदलो
• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठन प्रक्रिया परिसंपत्ति अद्यतन

गुणवत्ता नियंत्रण

यह परियोजना जीवनचक्र के दौरान गुणवत्ता नियंत्रण के लिए किया जाएगा। यह परिभाषित करता है कि गुणवत्ता मानक निर्धारित गुणवत्ता मानकों का अनुपालन कैसे कर सकता है। इसका परिणाम यह होगा कि... क्वालिटी एश्योरेंस यह गुणवत्ता नियंत्रण के लिए इनपुट होगा।

आउटपुट इस प्रकार होगा:

• गुणवत्ता नियंत्रण माप
• परिवर्तन मान्य करें
• सत्यापित डिलिवरेबल्स
• कार्य प्रदर्शन की जानकारी
• अनुरोध बदलो
• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन

परियोजना मानव संसाधन प्रबंधन

मानव संसाधन प्रबंधन में परियोजना टीम को संगठित करने, प्रबंधित करने और नेतृत्व करने की प्रक्रिया शामिल है। इसमें वे लोग शामिल होते हैं जिन्हें परियोजना को पूरा करने के लिए भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ सौंपी जाती हैं। मानव संसाधन प्रबंधन चार प्रक्रियाओं से संबंधित होता है।

मानव संसाधन योजना विकसित करें

इस चरण में परियोजना की भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ, परियोजना के संगठनात्मक चार्ट और कर्मचारी प्रबंधन योजना को परिभाषित किया जाता है।

इसके लिए इनपुट यह होगा:

• परियोजना प्रबंधन योजना
• गतिविधि संसाधन आवश्यकताएँ
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

इसका आउटपुट यह होगा:

• मानव संसाधन प्रबंधन योजना

परियोजना टीम का अधिग्रहण करें

इस चरण में मानव संसाधन की उपलब्धता और परियोजना गतिविधियों को पूरा करने के लिए आवश्यक टीम की पुष्टि की जाती है। इस चरण का इनपुट पिछले चरण का आउटपुट होगा। इस चरण का आउटपुट होगा:

• प्रोजेक्ट स्टाफ असाइनमेंट
• संसाधन कैलेंडर
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन

परियोजना टीम विकसित करें

इस चरण में, टीम की कार्यकुशलता, टीम सदस्यों के बीच आपसी तालमेल और समग्र टीम एवं परियोजना प्रदर्शन को बेहतर बनाने पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। इस चरण का इनपुट पिछले चरण का आउटपुट होगा। इस चरण का आउटपुट होगा:

• टीम के प्रदर्शन का आकलन
• एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट

प्रोजेक्ट टीम प्रबंधित करें

इस प्रक्रिया में शामिल है tracटीम के सदस्यों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना, समस्याओं का समाधान करना, प्रतिक्रिया प्रदान करना और परियोजना के प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए टीम का प्रबंधन करना। इस चरण का इनपुट पिछले चरण का आउटपुट होगा। इस चरण का आउटपुट होगा:

• अनुरोध बदलो
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• एंटरप्राइज़ पर्यावरणीय कारक अपडेट
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन

परियोजना संचार प्रबंधन

यहां, परियोजना संचार का अर्थ एक दूसरे के साथ मौखिक रूप से बातचीत करना नहीं है, बल्कि transmitपरियोजना टीम, हितधारकों, परियोजना प्रबंधकों और अन्य लोगों के साथ परियोजना से संबंधित जानकारी को प्रभावी ढंग से साझा करना। इसमें जोखिम संबंधी कार्रवाई और आकलन, परियोजना योजनाएं, बैठक प्रबंधन और कार्यप्रणालियाँ, समीक्षाएँ और कार्य-प्रक्रियाएँ आदि शामिल होनी चाहिए।

इस खंड में निम्नलिखित प्रमुख क्षेत्रों को शामिल किया गया है:

हितधारकों के साथ संचार

यह विकास की प्रक्रिया है।ping हितधारकों के साथ कुशलतापूर्वक संवाद करने और उनकी आवश्यकताओं को समझने का एक दृष्टिकोण। इसके लिए आवश्यक इनपुट निम्नलिखित होगा:

• परियोजना प्रबंधन योजना
• हितधारक रजिस्टर
• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

इसका आउटपुट इस प्रकार होगा:

• संचार प्रबंधन योजना
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन

संचार प्रबंधित करें

यह संचार योजना के अनुसार परियोजना संबंधी जानकारी को संग्रहित करने, वितरित करने, एकत्र करने और पुनः प्राप्त करने की प्रक्रिया है। इस चरण का इनपुट होगा:

• उद्यम पर्यावरणीय कारक
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति
• कार्य प्रदर्शन रिपोर्ट
• संचार प्रबंधन योजना

आउटपुट इस प्रकार होगा:

• परियोजना संचार
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति अद्यतन

संचार पर नियंत्रण रखें

यह संपूर्ण परियोजना जीवनचक्र के दौरान संचार को नियंत्रित और निगरानी करने की प्रक्रिया है। इस चरण के लिए इनपुट निम्नलिखित होगा:

• परियोजना प्रबंधन योजना
• परियोजना संचार
• समस्या लॉग
• कार्य प्रदर्शन डेटा
• संगठनात्मक प्रक्रिया संपत्ति

इस चरण का परिणाम यह होगा:

• कार्य प्रदर्शन की जानकारी
• परिवर्तन अनुरोध
• परियोजना प्रबंधन योजना अद्यतन
• परियोजना दस्तावेज़ अद्यतन
• संगठनात्मक प्रक्रिया अद्यतन

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न