Microsoft एक्सेस ट्यूटोरियल: उदाहरण के साथ एमएस एक्सेस [आसान नोट्स]

महत्वपूर्ण शब्द और मूल वस्तुएँ

अब इसमें Microsoft एक्सेस ट्यूटोरियल में, हम एमएस एक्सेस में कुछ महत्वपूर्ण शब्दों और बुनियादी वस्तुओं के बारे में जानेंगे:

डेटाबेस फ़ाइल

यह एक फ़ाइल है जो संपूर्ण डेटाबेस को संग्रहीत करती है। डेटाबेस फ़ाइल आपकी हार्ड ड्राइव या अन्य स्टोरेज डिवाइस में सहेजी जाती है।

जानकारी का प्रकार

डेटाटाइप प्रत्येक फ़ील्ड के गुण होते हैं। प्रत्येक फ़ील्ड का एक डेटाटाइप होता है जैसे टेक्स्ट, नंबर, दिनांक, आदि।

तालिका

• तालिका एक ऑब्जेक्ट है जो डेटा को पंक्ति और स्तंभ प्रारूप में संग्रहीत करता है।
• एक तालिका आमतौर पर डेटाबेस फ़ाइल में अन्य तालिकाओं से संबंधित होती है।
• प्रत्येक कॉलम का नाम अद्वितीय होना चाहिए
• हम तालिका में प्राथमिक कुंजी भी परिभाषित कर सकते हैं।

प्रश्न

• क्वेरीज़, खोज मानदंडों के आधार पर डेटा का चयन, छंटाई और फ़िल्टरिंग करके प्रश्न का उत्तर देती हैं।
• क्वेरीज़ आपके द्वारा दिए गए मानदंडों (सीमाओं) के आधार पर डेटा का चयन दिखाती हैं।
• क्वेरीज़ एक या अधिक संबंधित तालिकाओं और अन्य क्वेरीज़ से खींची जा सकती हैं।
• क्वेरी के प्रकार SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE हो सकते हैं।

प्रपत्र

• प्रपत्र एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग आप डेटाबेस अनुप्रयोग के लिए उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस बनाने के लिए कर सकते हैं।
• फॉर्म आपको टेबल से लाइव डेटा प्रदर्शित करने में मदद करते हैं। इसका उपयोग मुख्य रूप से डेटा प्रविष्टि या संपादन की प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए किया जाता है।

रिपोर्ट

• रिपोर्ट डेस्कटॉप डेटाबेस में एक ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग मुख्य रूप से चयनित डेटा को प्रारूपित करने, गणना करने, प्रिंट करने और सारांशित करने के लिए किया जाता है।
• आप रिपोर्ट के स्वरूप और अनुभव को भी अनुकूलित कर सकते हैं।

मैक्रोज़

मैक्रोज़ मिनी कंप्यूटर प्रोग्रामिंग संरचनाएं हैं। वे आपको अपने फ़ॉर्म में कमांड और प्रक्रियाएँ सेट करने की अनुमति देते हैं, जैसे, खोज करना, किसी दूसरे रिकॉर्ड पर जाना या फ़ॉर्मूला चलाना।

मॉड्यूल

मॉड्यूल प्रक्रियाएं (फ़ंक्शन) हैं जिन्हें आप उपयोग करके लिख सकते हैं अनुप्रयोगों के लिए विजुअल बेसिक (वीबीए)।

Microsoft एक्सेस डेटा प्रकार

एमएस एक्सेस के सामान्य डेटा प्रकार नीचे सूचीबद्ध हैं:

डेटा का प्रकार	विवरण	आकार
छोटा लेख	पाठ, जिसमें संख्याएं शामिल हैं जिनकी गणना की आवश्यकता नहीं है। (उदाहरणार्थ, मोबाइल नंबर)।	अधिकतम 255 अक्षर.
लंबा पाठ	इस डेटा प्रकार का उपयोग लंबे पाठ या अल्फ़ान्यूमेरिक डेटा के लिए किया जाता है।	अधिकतम 63 वर्ण.
नंबर	गणितीय गणनाओं को संग्रहीत करने के लिए प्रयुक्त संख्यात्मक डेटा प्रकार।	1, 2, 4, 8, और 16 बाइट्स.
दिनांक / समय	वर्ष 100 से 9999 तक के लिए भण्डारण दिनांक/समय.	8 बाइट्स।
मुद्रा	यह आपको एक से चार दशमलव स्थानों तक मुद्रा मूल्यों और संख्यात्मक डेटा को संग्रहीत करने की अनुमति देता है।	8 बाइट्स।
ऑटो नंबर	एक अद्वितीय संख्या निर्दिष्ट करें या द्वारा निर्दिष्ट करें Microsoft जब कोई नया रिकॉर्ड बनाया जाता है तो एक्सेस करें। आमतौर पर प्राथमिक कुंजी के रूप में उपयोग किया जाता है	चार बाइट्स (यदि इसे प्रतिकृति आईडी के रूप में सेट किया गया है तो 16 बाइट्स)।
हाॅं नही	यह केवल तार्किक मान हां और नहीं को संग्रहीत करता है।	1 बिट
अनुलग्नक	यह डिजिटल फोटो जैसी फाइलें संग्रहीत करता है। प्रत्येक रिकॉर्ड में कई फाइलें संलग्न की जा सकती हैं।	2GB तक डेटा संग्रहीत किया जा सकता है.
OLE ऑब्जेक्ट्स	OLE ऑब्जेक्ट ऑडियो, वीडियो, अन्य बाइनरी बड़े ऑब्जेक्ट्स को संग्रहीत कर सकते हैं।	2GB तक डेटा संग्रहित किया जा सकता है।
हाइपरलिंक	संग्रहीत पाठ या पाठ और संख्याओं का संयोजन। उस पाठ का उपयोग हाइपरलिंक पते के रूप में किया जाता है।	हाइपरलिंक डेटा प्रकार का प्रत्येक भाग आपको अधिकतम 2048 वर्ण संग्रहीत करने की अनुमति देता है।
परिकलित	आपको एक या अधिक फ़ील्ड से डेटा का उपयोग करने वाली अभिव्यक्ति बनाने में मदद करता है.	आप एक अभिव्यक्ति बना सकते हैं जो एक या अधिक फ़ील्ड से डेटा का उपयोग करती है।

एक्सेस और एक्सेल के बीच अंतर

Microsoft एक्सेस और एक्सेल बहुत समान हैं फिर भी बहुत अलग हैं। यहाँ, दोनों के बीच कुछ महत्वपूर्ण अंतर दिए गए हैं-

पहुँच	एक्सेल
पाठ, संख्या, फ़ाइलें और सभी प्रकार के डेटा से संबंधित है	Microsoft एक्सेल आम तौर पर संख्यात्मक डेटा से संबंधित होता है
सारा डेटा एक ही समय में, एक ही स्थान पर संग्रहीत किया जाता है।	बहुत सारी कार्यपत्रिकाएँ या दस्तावेज़ समान, दोहराए गए डेटा का भंडार होते हैं।
आपको अत्यधिक कार्यात्मक डेटा प्रविष्टि प्रपत्र और रिपोर्ट टेम्पलेट्स बनाने में मदद करता है।	केवल प्राथमिक डेटा प्रविष्टि स्क्रीन उपलब्ध है।
उपयोगकर्ता अधिक कुशलतापूर्वक और सटीकता से डेटा दर्ज कर सकेंगे।	प्रारूप के कारण डेटा की सटीकता और गति अधिक नहीं है।

यह भी जांचें: - Microsoft शुरुआती लोगों के लिए एक्सेल ट्यूटोरियल: 7 दिनों में एमएस एक्सेल सीखें

एमएस एक्सेस के लाभ

अब इस एमएस एक्सेस ट्यूटोरियल में, हम एमएस एक्सेस एप्लिकेशन का उपयोग करने के फायदे सीखेंगे:

• एक्सेस मिनटों में पूर्ण कार्यात्मक, रिलेशनल डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली प्रदान करता है।
• Access में एकाधिक स्रोतों से डेटा आयात करना आसान है
• आप व्यक्तिगत और कंपनी की जरूरतों के अनुसार आसानी से एक्सेस को अनुकूलित कर सकते हैं
• Microsoft एक्सेस ऑनलाइन उन कई विकास भाषाओं के साथ अच्छी तरह से काम करता है जो Windows OS
• यह मजबूत और लचीला है, और यह किसी भी चुनौतीपूर्ण कार्यालय या औद्योगिक डेटाबेस कार्य को पूरा कर सकता है।
• एमएस-एक्सेस आपको डेटा को उसके मौजूदा स्थान पर लिंक करने तथा उसे देखने, अपडेट करने, पूछताछ करने और रिपोर्टिंग के लिए उपयोग करने की अनुमति देता है।
• आपको टेबल, क्वेरीज़, फ़ॉर्म और रिपोर्ट बनाने और मैक्रोज़ की मदद से कनेक्ट करने की सुविधा देता है
• एक्सेस में मैक्रोज़ एक सरल प्रोग्रामिंग संरचना है जिसका उपयोग आप अपने डेटाबेस में कार्यक्षमता जोड़ने के लिए कर सकते हैं।
• Microsoft एक्सेस ऑनलाइन विभिन्न प्लेटफार्मों पर संग्रहीत विभिन्न डेटा सेटों के बीच विषम संयोजन कर सकता है

एमएस एक्सेस के नुकसान

एमएस एक्सेस का उपयोग करने के नुकसान यहां दिए गए हैं

• Microsoft एक्सेस डेटाबेस छोटे से मध्यम व्यवसाय क्षेत्रों के लिए उपयोगी है। हालाँकि, यह बड़े आकार के संगठनों के लिए उपयोगी नहीं है
• की तुलना में मजबूती का अभाव है डीबीएमएस जैसे सिस्टम एमएस SQL ​​सर्वर or Oracle
• आपके डेटाबेस की सारी जानकारी एक फ़ाइल में सहेजी जाती है। इससे रिपोर्ट, क्वेरी और फ़ॉर्म की गति धीमी हो सकती है
• तकनीकी सीमा 255 समवर्ती उपयोगकर्ता है। हालाँकि, वास्तविक दुनिया की सीमा केवल 10 से 80 है (आप जिस एप्लिकेशन का उपयोग कर रहे हैं उसके प्रकार पर निर्भर करता है)
• अन्य की तुलना में इसमें बहुत अधिक सीखने और प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है Microsoft कार्यक्रमों

कैसे शुरू करें Microsoft पहुँच

नोट: हम मानते हैं कि आपके पास नवीनतम Microsoft एक्सेस स्थापित है जो बंडल के साथ आता है Microsoft Office 365 पैकेज.

एमएस एक्सेस शुरू करने के दो तरीके हैं।

1. से Windows, 'प्रारंभ करें बटन।
2. डेस्कटॉप से, राइट क्लिक> 'नया' विकल्प पर क्लिक करें।

अब इसमें Microsoft एक्सेस ट्यूटोरियल में, आइए दोनों तरीकों का उपयोग करके एमएस एक्सेस शुरू करने पर एक नज़र डालें:

विकल्प 1) से Windows, प्रारंभ करें बटन।

चरण 1) पर क्लिक करें 'Windows' आइकन पर क्लिक करें। आपको इंस्टॉल किए गए प्रोग्रामों की सूची मिल जाएगी।

चरण 2) एक्सेस आइकन ढूंढें। चेक करें और एक्सेस आइकन पर क्लिक करें।

चरण 3) विंडो चेक करें। MS Access एप्लीकेशन विंडो दिखाई देगी।

चरण 4) 'Esc' दबाएँ.

परिणाम: इससे एमएस एक्सेस विंडोज़ एप्लीकेशन खुल जाएगा।

विकल्प 2) डेस्कटॉप से, 'नया' विकल्प।

चरण 1) डेस्कटॉप से ​​राइट क्लिक करें और 'नया' पर क्लिक करें

चरण 2) पर क्लिक करें 'Microsoft 'डेटाबेस एक्सेस विकल्प'

चरण 3) नीचे MS Access एप्लीकेशन विंडो दिखाई देगी

चरण 4) 'Esc' दबाएँ

परिणाम: इससे MS Access विंडोज़ एप्लीकेशन खुल जाएगी

डेटाबेस कैसे बनाएं

इससे पहले कि हम डेटाबेस बनाएं, आइए एमएस एक्सेस के विशेष संदर्भ में डेटाबेस क्या है, इसकी समग्र तस्वीर को जल्दी से समझ लें।

आइये, कुछ वास्तविक जीवन की घटनाओं से शुरुआत करें Microsoft एक्सेस डेटाबेस उदाहरण:

• हमारे पास किताबों की अलमारी है जहाँ किताबें रहती हैं,
• हमारे पास आई-पॉड्स हैं जिनमें संगीत का संग्रह है और अनगिनत केस हैं।

इसी प्रकार, हमारे पास एमएस एक्सेस डेटाबेस है जो एमएस एक्सेस में आपके सभी टेबल्स, क्वेरीज़, फॉर्म्स, रिपोर्ट्स आदि के लिए एक प्रकार का घर है जो आपस में जुड़े हुए हैं।

तकनीकी रूप से, डेटाबेस आसान पहुंच और पुनर्प्राप्ति के लिए डेटा को सुव्यवस्थित तरीके से संग्रहीत करता है।

SQL Access में डेटाबेस बनाने के दो तरीके हैं:

1. टेम्पलेट से डेटाबेस बनाएँ
2. एक रिक्त डेटाबेस बनाएँ

आइये प्रत्येक के बारे में विस्तार से जानें:

टेम्पलेट से डेटाबेस बनाएँ

• ऐसी कई स्थितियाँ होती हैं जहाँ हमें दी गई आवश्यकताओं के लिए कुछ तैयार डेटाबेस टेम्पलेट के साथ शुरुआत करने की आवश्यकता होती है।
• एमएस एक्सेस ऐसे डेटाबेस आवश्यकताओं के लिए कई तैयार टेम्पलेट्स प्रदान करता है जहां डेटा संरचना पहले से परिभाषित होती है।
• आप हमारी आवश्यकता के अनुसार टेम्पलेट संरचना को और भी अनुकूलित कर सकते हैं।
• एमएस एक्सेस डेटाबेस उदाहरण में संपर्क, छात्र, समय ट्रैकिंग आदि शामिल हैं।

टेम्पलेट से डेटाबेस बनाने के चरण

चरण 1) एमएस एक्सेस एप्लीकेशन खोलकर, फ़ाइल पर क्लिक करें।

परिणाम: नीचे दी गई विंडो दिखाई देगी। डेटाबेस टेम्पलेट्स नीचे प्रदर्शित हैं.

चरण 2) हम किसी भी टेम्पलेट पर क्लिक करके उसे चुन सकते हैं। संपर्क टेम्पलेट आगे की श्रद्धा के लिए.

चरण 3) फ़ाइल नाम बॉक्स डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम के साथ दिखाई देगा.

चरण 4) नया दर्ज करें नाम।

चरण 5) पर क्लिक करें 'बनाएं।'

रिजल्ट: Guru99_Contact डेटाबेस बनाया गया और नीचे विंडो दिखाई देगी।

चरण 6) वैकल्पिक रूप से, आप बाएं नेविगेशन फलक से किसी भी ऑब्जेक्ट पर क्लिक कर सकते हैं और आगे के संदर्भों और कार्य के लिए उस ऑब्जेक्ट को खोल सकते हैं।

उदाहरण के लिए, 'संपर्क विवरण' फॉर्म पर क्लिक करने से 'संपर्क विवरण' फॉर्म खुल जाएगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

एक रिक्त डेटाबेस बनाएँ

चरण 1) एमएस एक्सेस एप्लीकेशन खोलकर, फ़ाइल > नया पर क्लिक करें

चरण 2) 'रिक्त डेटाबेस' पर क्लिक करें।

चरण 3) फ़ाइल नाम बॉक्स डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम के साथ दिखाई देगा.

चरण 4) नया नाम दर्ज करें।

चरण 5) पर क्लिक करें 'बनाएं।'

रिजल्ट: गुरु99 डेटाबेस बनाया गया और नीचे विंडो दिखाई देगी।

तालिका कैसे बनाएं

इसमें पहला कदम Microsoft डेटाबेस में डेटा संग्रहीत करने के लिए एक्सेस ट्यूटोरियल एक टेबल बना रहा है जहाँ डेटा रहेगा। टेबल बनाने के बाद, हम टेबल में पंक्तियाँ डाल सकते हैं।

MS Access में डेटाबेस बनाने के दो तरीके हैं

1. से एक तालिका बनाएं डिजाइन देखें
2. से एक तालिका बनाएं डेटाशीट दृश्य

तालिका बनाएं – डेटाशीट दृश्य

चरण 1) पहला क्लिक बनाएं टैब. फिर से टेबल्स समूह, क्लिक करें तालिका.

चरण 2) सिस्टम 'Table1' नाम से बनाई गई डिफ़ॉल्ट तालिका प्रदर्शित करेगा।

चरण 3) सेवा मेरे नाम बदलें कॉलम में, कॉलम हेडर पर डबल क्लिक करें और नया कॉलम नाम दर्ज करें।

ध्यान दें कि Course_ID का डेटा प्रकार है 'ऑटोनंबर.' इसलिए यह तालिका की अद्वितीय कुंजी भी है।

चरण 4) तुम कर सकते हो स्तंभ जोड़ें किसी भी श्रेणी पर क्लिक करके 'जोड़ें और हटाएं' वैकल्पिक रूप से, आप 'क्लिक टू ऐड' पर क्लिक करके भी कॉलम जोड़ सकते हैं

उदाहरण के लिए, 'लघु पाठ' पर क्लिक करें ''जोड़ें और हटाएं' समूह पर क्लिक करें.

चरण 5) कॉलम को डिफ़ॉल्ट नाम के साथ जोड़ा जाएगा 'फ़ील्ड1.'

चरण 6) हेडर पर क्लिक करें और नाम बदलें 'कोर्स का नाम।'

चरण 7) तालिका को सहेजने के लिए 'Ctrl + S' दबाएं और नया तालिका नाम दर्ज करें।

चरण 8) आप ' पर क्लिक करके किसी भी कॉलम के लिए नया नाम, कैप्शन और संक्षिप्त विवरण भी सहेज सकते हैंनाम और कैप्शन.' इस पर क्लिक करें

चरण 9) संवाद Box दिखाई देगा। निम्नलिखित जोड़ें और 'ओके' पर क्लिक करें

• 'नाम' - यह कॉलम का वास्तविक नाम है।
• 'कैप्शन' - यह कॉलम का उपयोगकर्ता दृश्य नाम है.
• 'Description' – यह कॉलम नाम का संक्षिप्त विवरण है।

रिजल्ट: नाम, कैप्शन, और Descriptआयन अब अस्तित्व में है.

तालिका बनाएं – डिज़ाइन दृश्य

चरण 1) सबसे पहले क्रिएट टैब पर क्लिक करें। फिर टेबल्स समूह से, टेबल पर क्लिक करें।

चरण 2) टेबल संवाद बॉक्स प्रकट होता है। प्रत्येक फ़ील्ड के लिए दर्ज करें दायर नाम, डेटा प्रकार और Descriptआयन।

चरण 3) Course_ID को प्राथमिक कुंजी के रूप में जोड़ने के लिए, इसे चुनें और 'प्राथमिक कुंजी' पर क्लिक करें। Course_Id के पहले KEY ICON होगा, जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

चरण 4) 'Ctrl+S' दबाएँ. टेबल का नाम दर्ज करें और OK पर क्लिक करें

रिजल्ट:

डेटाशीट और डिज़ाइन के बीच दृश्य कैसे स्विच करें

अब इस एमएस एक्सेस ट्यूटोरियल में, हम सीखेंगे कि डेटाशीट और डिज़ाइन के बीच दृश्यों को कैसे स्विच किया जाए:

डेटाशीट (स्प्रेडशीट दृश्य) और डिज़ाइन दृश्य के बीच दृश्य स्विच करने के लिए, क्लिक करें 'राय' एक्सेस रिबन के ऊपरी-बाएँ कोने में बटन (होम/सहायता/डिज़ाइन टैब में दिखाया गया है) पर क्लिक करें। और उस दृश्य पर क्लिक करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए: मान लीजिए कि आप नव निर्मित तालिका 'कोर्स_स्ट्रेंथ' को 'डिज़ाइन दृश्य' से 'डेटा शीट' दृश्य पर स्विच करना चाहते हैं।

चरण 1) डेटाशीट दृश्य पर क्लिक करें

रिजल्ट:

एमएस एक्सेस- डेटा जोड़ना

• आपने Course और Course_Strength तालिकाएं बनाई हैं।
• डेटा जोड़ने के दो तरीके हैं। एक डेटाशीट व्यू और दूसरा फॉर्म से। हम इस अनुभाग में डेटाशीट व्यू से डेटा जोड़ना सीखेंगे।
• डेटा को मैन्युअल रूप से सहेजने की कोई आवश्यकता नहीं है। एक बार जब आप अन्य पंक्तियों पर क्लिक करते हैं, तो Access स्वचालित रूप से डेटा सहेज लेता है।
• डेटा जोड़ते समय आपको केवल एक बात का ध्यान रखना है कि आपको सही डेटा प्रकार दर्ज करना चाहिए, अर्थात, यदि कॉलम को संख्या के रूप में परिभाषित किया गया है तो हम केवल संख्या जोड़ सकते हैं, पाठ नहीं।

चलो कुछ डेटा जोड़ें अपने द्वारा पहले बनाए गए Access डेटाबेस को खोलकर अपनी तालिका में एक नया टैब खोलें।

चरण 1) 'पाठ्यक्रम' तालिका का चयन करें

चरण 2) चयन डेटाशीट दृश्य रिबन में विकल्प और जोड़ना इसमें मान दर्ज करके कुछ डेटा प्राप्त करें। अपडेट किया गया डेटा स्वतः सहेजा जाएगा।

अब मान लीजिए आप 4 हटाना चाहते हैं^th पंक्ति में पाठ्यक्रम नाम के रूप में 'My SQL' लिखें।

चरण 3) सबसे बाएं कॉलम पर क्लिक करके पंक्ति का चयन करें और पंक्ति पर राइट क्लिक करें। विकल्प मेनू 'डिलीट रिकॉर्ड' विकल्प के साथ दिखाई देगा

चरण 4) रिकॉर्ड के विलोपन की पुष्टि करने के लिए पॉपअप विंडो दिखाई देगी। क्लिक करें 'ठीक है'

रिजल्ट:

विचारों का सारांश

डेटाशीट दृश्य

दृश्य में प्रदर्शित होता है, जो आपको अपने डेटाबेस तालिका में कच्चा डेटा दर्ज करने की अनुमति देता है।

डिज़ाइन दृश्य:

वह दृश्य प्रदर्शित करता है, जो आपको अपने डेटाबेस तालिका में फ़ील्ड, डेटा प्रकार और विवरण दर्ज करने की अनुमति देता है।

एमएस एक्सेस में फॉर्म

• प्रपत्र एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग आप डेटाबेस अनुप्रयोग के लिए उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस बनाने के लिए कर सकते हैं।
• इसका उपयोग मुख्य रूप से डेटा प्रविष्टि या संपादन की प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए किया जाता है।
• किसी प्रपत्र में डेटा एक या अधिक तालिकाओं से चुना जा सकता है।
• फ़ॉर्म का उपयोग डेटा तक पहुंच को नियंत्रित करने के लिए भी किया जा सकता है, जैसे डेटा के कौन से फ़ील्ड या पंक्तियाँ किस उपयोगकर्ता को दिखाई देंगी।
• फॉर्म में एक फॉर्म दृश्य होता है.
• नए डेटा के आसान निर्माण के साथ लाइव डेटा प्रदर्शित करने में आपकी सहायता करें।

फॉर्म को समझने के लिए सबसे पहले बनाते हैं दो नये रिकार्ड संपर्क तालिका (चर्चा किए गए पूर्वनिर्मित संपर्क डेटाबेस से) यहाँ उत्पन्न करें)

चरण 1) बाएं नेविगेशन से 'संपर्क' तालिका का चयन करें।

चरण 2) दो पंक्तियों में कुछ प्रासंगिक डेटा दर्ज करके दो पंक्तियाँ बनाएँ।

फॉर्म बनाएं, और फिर हम देखेंगे कि फॉर्म का उपयोग आसान प्रदर्शन, संपादन और नए डेटा के निर्माण के लिए कैसे किया जा सकता है।

फॉर्म कैसे बनाएं

फॉर्म बनाने के चार प्राथमिक तरीके नीचे बताए गए हैं:

• फॉर्म विज़ार्ड
• प्रपत्र
• एकाधिक आइटम
• विभाजित प्रपत्र

आइए फॉर्म बनाने के लिए प्रत्येक विकल्प पर एक-एक करके नज़र डालें:

1. फॉर्म विज़ार्ड का उपयोग करके बनाएं

यह विकल्प उपयोगकर्ता को विज़ार्ड के साथ प्रपत्र बनाने और लीगेसी चयन विंडो प्रारूप में स्तंभ प्रपत्र की उपलब्ध सूची से स्तंभ का चयन करने की अनुमति देता है।

चरण 1) पर क्लिक करें 'फॉर्म विज़ार्ड.'

चरण 2) सिस्टम स्क्रीन के नीचे प्रदर्शित होगा।

चरण 3) उन स्तंभों का चयन करें जिन्हें आप अंतिम रूप में रखना चाहते हैं।

रिजल्ट: आईडी चयनित है

चरण 4) उपरोक्त चरण 3 में बताए अनुसार सभी आवश्यक कॉलम का चयन करते रहें और फिर 'अगला' पर क्लिक करें।

चरण 5) लेआउट चयन बॉक्स दिखाई देगा जो उपयोगकर्ता को विभिन्न प्रकार के फॉर्म लेआउट का चयन करने की अनुमति देता है। 'NEXT' पर क्लिक करें

चरण 6) फ़ॉर्म का नाम “Contact_Form” दर्ज करें और ‘समाप्त करें’ पर क्लिक करें.

रिजल्ट: संपर्क_फ़ॉर्म अब चयनित कॉलम सूची में चरण 4 में मौजूद सभी कॉलम के साथ मौजूद है।

2. फॉर्म का उपयोग करके बनाएं

यह फॉर्म बनाने का सबसे सरल तरीका है जो:

• डिफ़ॉल्ट रूप से, 'फ़ॉर्म दृश्य' में चयनित तालिका से सभी कॉलम भरें,
• उपयोगकर्ता गैर-आवश्यक कॉलम को मैन्युअल रूप से हटा सकता है

चरण 1) वह तालिका चुनें जिसके लिए हम फॉर्म बनाना चाहते हैं और 'फॉर्म' पर क्लिक करें।

चरण 2) नीचे विंडो दिखाई देगी.

चरण 3) किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें जिसे हम अंतिम फॉर्म का हिस्सा नहीं बनाना चाहते हैं और 'हटाएँ' पर क्लिक करें।

परिणाम: 'फैक्स नंबर' फ़ील्ड अब मौजूद नहीं है.

चरण 4) 'Ctrl+S' दबाएँ और नया फ़ॉर्म नाम 'Contact_Form2' दर्ज करें। 'OK' पर क्लिक करें।

रिजल्ट: नाम के साथ नया फॉर्म 'संपर्क_फ़ॉर्म2' “फ़ॉर्म” अनुभाग के अंतर्गत मौजूद है।

3. 'एकाधिक आइटम' द्वारा फ़ॉर्म बनाएँ

यह एक अन्य प्रकार है जिसमें पहले से बनाए गए सभी रिकॉर्ड फॉर्म में नए रिकॉर्ड जोड़ने के विकल्प के साथ प्रदर्शित किए जाएंगे।

चरण 1) 'बनाएँ' टैब से 'अधिक फ़ॉर्म' पर क्लिक करें और 'एकाधिक आइटम' चुनें।

रिजल्ट: एकाधिक पंक्तियों के नीचे, विंडो दिखाई देगी

चरण 2) 'Ctrl+S' दबाएँ। नया फ़ॉर्म नाम दर्ज करें और 'OK' पर क्लिक करें।

रिजल्ट: 'Contact_Form_Multiple_Item' नाम वाला नया फॉर्म "फॉर्म" अनुभाग के अंतर्गत मौजूद है।

4. 'स्प्लिट फ्रॉम' द्वारा फॉर्म बनाएं

यह सरल रूप और विभाजित रूप का एक ऐसा मिश्रण है जिससे यह रूप दृश्य प्रदान करता है फॉर्म और डेटाशीट एक विभाजित विंडो में.

उपयोगकर्ता फॉर्म में जो कुछ भी दर्ज करता है वह डेटाशीट दृश्य में तुरंत दिखाई देता है और इसके विपरीत भी।

चरण 1) 'बनाएँ' टैब से, 'अधिक फ़ॉर्म' पर क्लिक करें और 'फ़ॉर्म विभाजित करें' चुनें।

रिजल्ट: नीचे विंडो में फॉर्म और डेटा शीट एक साथ दिखाई देंगे।

चरण 2) 'Ctrl+S' दबाएँ और नया फ़ॉर्म नाम दर्ज करें। 'OK' पर क्लिक करें।

रिजल्ट: 'Contact_Form_Split' नाम से नया फॉर्म "फॉर्म" अनुभाग के अंतर्गत मौजूद है।

फॉर्म के माध्यम से मौजूदा रिकॉर्ड को संपादित करें

• फॉर्म की एक विशेषता यह है कि हम फॉर्म से सीधे ही मानों और डेटा को संपादित कर सकते हैं।
• यह अधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल है क्योंकि तालिका में पंक्ति प्रारूप की तुलना में, प्रपत्रों में चयनित फ़ील्ड की बेहतर दृश्यता होती है और उपयोगकर्ता सीधे अपडेट कर सकता है।
• फॉर्म से अद्यतन किए गए ये मान मूल तालिकाओं में भी तुरंत दिखाई देंगे।

आइए देखें कि फॉर्म से मान को कैसे संपादित किया जाए:

चरण 1) पर क्लिक करें 'संपर्क करें प्रपत्र'

चरण 2) 'Contact_Form' मान पर कुछ मान अपडेट करें

चरण 3) Double 'संपर्क' तालिका पर क्लिक करें।

रिजल्ट: अद्यतनित मान मूल तालिका रिकॉर्ड में मौजूद है.

फ़ॉर्म में रिकॉर्ड जोड़ें

• फॉर्म रिकॉर्ड जोड़ने की सुविधा भी देते हैं।
• पुनः, पंक्ति रूप में रिकॉर्ड जोड़ने की तुलना में यह रिकॉर्ड जोड़ने का एक उपयोगकर्ता-अनुकूल और आकर्षक तरीका है।
• यहाँ, हम लेंगे Microsoft ऊपर बनाए गए 'Contact_Form_Split' से विभाजन का एक्सेस डेटाबेस उदाहरण।

चरण 1) 'संपर्क_फ़ॉर्म_विभाजन' खोलें

चरण 2) रिकॉर्ड जोड़ने के लिए, 'नया (रिक्त) रिकॉर्ड आइकन' पर क्लिक करें।

रिजल्ट: नई रिकॉर्ड विंडो यहां दिखाई देगी:

1. फॉर्म देखें और
2. डेटाशीट दृश्य.

चरण 3) फॉर्म से डेटा मैन्युअल रूप से भरें। ध्यान दें कि विभाजित फॉर्म में सभी डेटा स्वचालित रूप से नीचे दी गई डेटा शीट में भी दिखाई देंगे।

चरण 4) Double 'संपर्क' तालिका पर क्लिक करें।

रिजल्ट: नया रिकॉर्ड 'संपर्क' में अपडेट किया गया, 'Contact_Form_Multiple_Item' फॉर्म से तालिका जोड़ी गई

रिपोर्ट

• रिपोर्ट एमएस एक्सेस में एक ऑब्जेक्ट है जिसे संगठित तरीके से चयनित डेटा को प्रारूपित करने, गणना करने और प्रिंट करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
• इसमें तालिकाओं से जानकारी के अलावा रिपोर्ट डिज़ाइन में मौजूद जानकारी भी शामिल होती है।
• रिपोर्टें उपयोगी होती हैं क्योंकि वे आपको अपने डेटाबेस की समस्त जानकारी को पढ़ने में आसान प्रारूप में प्रस्तुत करने की अनुमति देती हैं।

आइए MS Access डेटाबेस का उदाहरण लेते हैं 'संपर्क करना' डीबी डिफ़ॉल्ट रिपोर्ट – 'फोन बुक.'

चरण 1) 'रिपोर्ट' अनुभाग के अंतर्गत 'फ़ोन बुक' पर क्लिक करें। सिस्टम इनबिल्ट 'फ़ोन बुक' रिपोर्ट खोलेगा।

इसमें संपर्क नाम, घर, व्यवसाय और मोबाइल नाम प्रदर्शित होगा

प्रत्येक मौजूद रिकॉर्ड के लिए.

चरण 2) अब मान लीजिए कि हम रिपोर्ट हेडिंग को 'होम' से 'होम नंबर' में संपादित करना चाहते हैं। राइट क्लिक करें और 'डिज़ाइन व्यू' पर क्लिक करें।

सिस्टम रिपोर्ट को डिज़ाइन दृश्य में खोलेगा।

चरण 3) वह नाम संपादित करें जिसे आप अपडेट करना चाहते हैं और 'Ctrl+S' दबाएं।

चरण 4) Double रिपोर्ट के अंतर्गत 'फ़ोन बुक' पर क्लिक करें

रिजल्ट: लेबल को 'होम' से 'होम फोन' में अपडेट किया गया है।

मैक्रो

• एमएस एक्सेस में मैक्रो एक समय बचाने वाली सुविधा है जो आपको कार्यक्षमता जोड़ने या सरल कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देती है।
• अक्सर उपयोग किए जाने वाले चरणों को मैक्रो का उपयोग करके स्वचालित किया जा सकता है
• यह एक सरल डेटाबेस अनुप्रयोग बनाने के लिए अन्य सभी ऑब्जेक्ट्स को एक साथ जोड़ने के लिए एक त्वरित और आसान तरीका जोड़ सकता है।

चलो एक लेते हैं Microsoft एक्सेस डेटाबेस का उदाहरण 'संपर्क करना' DB डिफ़ॉल्ट मैक्रो – 'AutoExec.'

चरण 1) 'रिपोर्ट' अनुभाग के अंतर्गत 'ऑटोएक्सेक' पर क्लिक करें। सिस्टम इनबिल्ट 'वेलकम' मैक्रो को खोलेगा। यह वेलकम नोट और संपर्कों से संबंधित अन्य डेटा प्रदर्शित करेगा डेटाबेस जिसका कोड डिफ़ॉल्ट 'ऑटोएक्सेक' मैक्रो में है

चरण 2) यदि आप इस मैक्रो के पीछे का कोड देखना चाहते हैं तो राइट क्लिक करें।

रिजल्ट:

मॉड्यूल

• यह उपयोगकर्ता-परिभाषित कार्यों, घोषणाओं, कथनों और प्रक्रियाओं का एक संग्रह है जो एक इकाई के रूप में एक साथ संग्रहीत होते हैं।
• यह संभवतः एक स्टैंडअलोन ऑब्जेक्ट है जिसमें फ़ंक्शन होते हैं जिन्हें आप अपने Access डेटाबेस में कहीं से भी कॉल कर सकते हैं।

'संपर्क' डेटाबेस से एमएस एक्सेस डेटाबेस उदाहरण

चरण 1) 'modMapping' पर क्लिक करें

रिजल्ट:

सारांश

• Microsoft पहुँच एक है डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली द्वारा की पेशकश की Microsoft.
• आपको टेबल, क्वेरीज़, फ़ॉर्म और रिपोर्ट बनाने और मैक्रोज़ की मदद से कनेक्ट करने की सुविधा देता है
• एमएस-एक्सेस आपको मौजूदा स्थान पर डेटा से लिंक करने और इसे देखने, अपडेट करने, पूछताछ करने और रिपोर्टिंग के लिए उपयोग करने में सक्षम करेगा।
• पहुँच में निम्न शामिल हैं चार मुख्य डेटाबेस ऑब्जेक्ट: तालिकाएँ, प्रश्न, प्रपत्र और रिपोर्टें.
• वहां दो तरीके सेवा मेरे SQL Access में डेटाबेस बनाएँ:
• डेटाबेस बनाएं टेम्पलेट
• बनाओ रिक्त डेटाबेस
• वहां दो तरीके सेवा मेरे MS Access में डेटाबेस बनाएँ
• से एक तालिका बनाएं डिजाइन देखें
• से एक तालिका बनाएं डेटाशीट दृश्य
• आप एक्सेस प्रोग्राम के ऊपरी-बाएं कोने में 'व्यू' बटन पर क्लिक करके डेटाशीट और डिज़ाइन दृश्य के बीच स्विच कर सकते हैं।
• फॉर्म विज़ार्ड, फॉर्म, मल्टीपल आइटम, स्प्लिट फॉर्म का उपयोग करके एक फॉर्म बनाया जा सकता है
• एमएस एक्सेस डेटाबेस में मैक्रो एक समय बचाने वाली सुविधा है जो आपको कार्यक्षमता जोड़ने या सरल कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देती है।
• रिपोर्ट एमएस एक्सेस में एक ऑब्जेक्ट है जिसे संगठित तरीके से चयनित डेटा को प्रारूपित करने, गणना करने और प्रिंट करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।
• मॉड्यूल उपयोगकर्ता-परिभाषित कार्यों, घोषणाओं, कथनों और प्रक्रियाओं का एक संग्रह है जो एक इकाई के रूप में एक साथ संग्रहीत होते हैं।

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