Access Sequence & Condition Table in SAP MM (V/05, M/03)

What is an Access Sequence and Condition Table?

A condition type such as PB00 describes what kind of value a gross price is. It does not know where to find one. That is the job of the access sequence attached to it.

Two objects work together:

• Condition table. A table whose key fields define one combination for which a price can be maintained, for example vendor plus material plus plant. Table 18 is the material info record combination used in the example below.
• Access sequence. An ordered list of accesses, each pointing at one condition table. SAP tries them from the top and stops at the first that returns a record.

The order therefore expresses business priority. A price negotiated in a contract should beat a general info record price, so the contract access sits above it. Reversing the two would silently overwrite negotiated terms with a standard rate, which is why access sequence maintenance deserves care.

The chain is completed by the schéma de calcul, which decides in what order the condition types are applied once each has found its value.

Définir la séquence d'accès

Pour définir et gérer les séquences d'accès, vous devez suivre quelques étapes simples.

Étape 1) Go to SPRO > Materials management > Purchasing > Conditions > Define price determination process > Define access sequences.

As shown below, you will find a dialog structure of Séquences d'accès, Accès et Des champs.

1. Choisissez la séquence d'accès que vous souhaitez conserver (PB01 prix brut).
2. Double cliquez sur le Accès dossier dans la structure de la boîte de dialogue.

Étape 2) À l'étape suivante, vous définissez les méthodes d'accès pour la séquence d'accès. Vous pouvez constater que plusieurs méthodes d'accès sont présentes pour une séquence.

Chacune d'elles est exclusive. Cela signifie que si un enregistrement est trouvé lors du premier accès (Contracélément t), ce qui signifie que si le système trouve une condition disponible auprès de la ContracSi l'élément est trouvé, la recherche s'arrête là et cette valeur est utilisée. Sinon, le système explore les autres accès pour trouver l'entrée appropriée.

Vous pouvez également définir une exigence relative à l'utilisation d'une méthode d'accès. Par exemple, il existe une exigence 35 assignée à l'accès 10, qui utilise la table de conditions 17 – Fiche d'informations sur les matériaux (spécifique à l'usine).

Une exigence pour le numéro d'accès 10 est 35 – Fiche d'informations sur l'usine. S'il n'existe aucune fiche info installation pour la combinaison des valeurs du tableau 17, l'accès 10 n'est pas du tout utilisé.

Étape 3)

1. Sélectionnez l'accès que vous souhaitez modifier.
2. Choisissez le dossier de niveau le plus bas dans la structure de la boîte de dialogue – Des champs.

Étape 4)

1. Vous pouvez voir que nous nous trouvons sur l'écran de détails pour la séquence d'accès PB01, l'accès 20 et le tableau 18.
2. Les champs clés d'une table de conditions utilisée dans l'accès aux conditions sont affichés ici.

La table de conditions se compose de champs de conditions auxquels certains attributs sont attribués. Lorsque le système tente d'accéder à un enregistrement de condition, il utilise ces attributs.

• Source de valeur spéciale – ce champ contient une valeur à utiliser par défaut lors de l'accès (par exemple en utilisant une catégorie d'enregistrement d'informations fixe pour la séquence d'accès)
• Init – si cette case est cochée, le système autorisera la valeur initiale de ce champ lors de l’accès à la table de conditions. Dans le cas contraire, le système ne traitera pas la recherche dans la table de conditions.
• atypique – type de traitement en accès. Vous pouvez spécifier si le champ est pertinent pour l'accès conditionnel s'il fait partie d'un type de clé libre ou fixe. La valeur par défaut est laissée vide (type de clé fixe).
• Priorité – priorité d'un champ (caractéristique), elle peut être réglée de 01 à 99. La plupart du temps ce champ est laissé vide.

Définir des tables de conditions

Maintenant que nous savons ce qu'est une table de conditions, à quoi elle sert, nous pouvons voir où une table de conditions peut être définie et quelle option nous avons lors de sa création.

Comme vous l'avez vu dans la rubrique précédente, nous avons utilisé le tableau 18 – Enregistrement d'informations sur les articles dans notre exemple.

Voyons où et comment cela est défini.

Displaying an existing condition table

Étape 1)

1. Exécuter le code de transaction V / 05 et sur l'écran initial, entrez notre numéro de table - 18.
2. Dans la section 2, vous pouvez voir la définition de notre table, le numéro de la table, la description et deux options qui peuvent être sélectionnées. Le premier signifie l'utilisation de la période de validité (toujours recommandée) et l'autre est une vérification du statut de publication du dossier. Si cette case est cochée, seules les fiches infos validées seront prises en compte lors de la recherche de la condition.
3. Voici la liste des champs que vous avez déjà vus dans la rubrique Définir la séquence d'accès.

You can see how the table is defined for later use in customizing the access sequence.

V / 05 La transaction est utilisée pour afficher une table de conditions.

V / 04 La transaction est utilisée pour modifier une table de conditions.

V / 03 La transaction est utilisée pour créer une table de conditions.

Creating a new condition table

Vous pouvez désormais définir une nouvelle table de conditions si nécessaire, in order to use it in the access sequence definition. Most of the time new condition tables are not required, because SAP delivers a large catalogue of predefined tables.

Étape 1)

1. Entrez le t-code M/03 et exécutez-le.
2. Choisissez votre nouveau numéro de table (doit être inutilisé, par exemple 818).
3. Si vous souhaitez copier une table existante dans votre nouvelle table, vous pouvez sélectionner la table source ici. Ceci est utile si votre table est similaire à une autre table existante et ne nécessite qu'une simple modification pour répondre aux exigences.

Étape 2) Sur l'écran suivant, vous pouvez effectuer tous les réglages d'une table de conditions et la générer.

1. Cliquez sur ce bouton si vous souhaitez modifier la description.
2. Choisissez si votre table doit vérifier les périodes de validité et les statuts de version.
3. Liste des champs actuels. Vous pouvez sélectionner n'importe quel champ que vous souhaitez supprimer (en cliquant dessus) et choisir l'icône de suppression (icône de liste avec un signe moins rouge).
4. Vous pouvez ajouter des champs du catalogue de champs en double-cliquant dessus.
5. Vous devez générer le tableau pour qu'il puisse être utilisé par les fonctions de tarification.

Vous pouvez également utiliser le clic droit pour supprimer ou ajouter un champ à votre table, ainsi que pour parcourir le catalogue de champs sur le côté droit de l'écran. Tous les champs ne peuvent pas être affichés sur une seule page du catalogue de champs.

Après une création réussie, vous serez invité à créer une demande de modification et ensuite, un écran de journal vous sera présenté comme vous pouvez le voir sur l'écran suivant.

You have successfully generated a condition table, let’s see if we can see it in the access sequence maintenance screens.

It’s there, so now we can create an access using this table. We will not cover this in detail as it is an extremely straight forward process.

On the accesses node of our access sequence, choose New entries button. You can create an access like in the below screen for testing purposes.

Fields should also be assigned to our access PB01 – 96 in order for it to work properly.

Condition Table Transaction Codes: MM and SD

The transaction codes above deserve a note, because two parallel families exist and using the wrong one is a frequent source of confusion. The steps above use V/05 to display and M/03 to create, which reflects how many consultants actually work, but the families are not interchangeable.

Action	Gestion des matières	Vente et de distribution
Create condition table	M / 03	V / 03
Change condition table	M / 04	V / 04
Display condition table	M / 05	V / 05
Access sequence maintenance	M / 07	V / 07
Condition type maintenance	M / 06	V / 06

The M family belongs to purchasing and the V family to sales. Both read the same underlying table definitions, which is why V/05 will display a purchasing table, but always create in the family that matches the application so the field catalogue offered is the correct one. Sales side pricing is covered in the SAP SD training course.

How Condition Records Are Found at Runtime

Configuration only makes sense once the runtime behaviour is clear. When a purchase order item is priced, SAP performs the following sequence for every condition type in the schema.

1. Read the access sequence. The condition type names one sequence. A condition type without a sequence, such as PBXX, is skipped entirely and can only be entered by hand.
2. Evaluate the requirement. Each access can carry a requirement routine. Requirement 35 in the example checks whether a plant specific info record exists. A failed requirement skips that access without any database read.
3. Build the key. The key fields of the condition table are filled from the document. Vendor, material, plant, and purchasing organisation are taken from the order header and item.
4. Read the condition table. If a record exists for that exact key and is valid on the pricing date, the value is taken and the search stops. This is what exclusive means.
5. Fall through on no hit. If nothing is found, the next access is tried. When every access fails the condition simply carries no value, which on a mandatory condition raises an error.

This behaviour explains two common symptoms. A price that is stubbornly wrong usually means a higher access is matching a record nobody remembered, and the Analysis button on the item conditions screen names the access that won. A price that never appears usually means every access failed, most often because the fiche d'information sur l'achat validity period has expired. The determination of the whole schema is covered in defining schema groups.

FAQ