Mikä on Softphone? Yleiskatsaus, määritelmä ja sen hankkiminen

Mikä on Softphone?

Softphone on tietokoneessa tai mobiililaitteessa oleva ohjelmisto, jota käytetään äänipuhelujen soittamiseen VOIP:n kautta luurin käyttämisen sijaan.

Kun softphone-sovellus on ladattu ja asennettu älypuhelimeen tai työpöydälle, näytöllä on puhelimen valintanäppäin, joka näyttää tavalliselta kiinteän puhelimen näppäimistöltä. Yrityskäyttäjät voivat soittaa minne tahansa, missä on internetyhteys, mikä lisää yrityksen sisäisten ja etätyöntekijöiden liikkuvuutta ja tuottavuutta.

Miten softphone toimii?

Softphones toimivat samalla tavalla kuin tyypillinen älypuhelin. Kun käynnistät ohjelman, valitse matkapuhelinnumero virtuaalisella valintanäppäimistöllä. Voit myös valita jonkun matkapuhelimesi tai tietokoneesi yhteystietoluettelosta ja odottaa sitten yhteyttä.

VoIP-puhelinjärjestelmät välittävät puhedataa vastaanottimille Internetin kautta. He käyttävät koodekkia, ohjelmistoa, joka jakaa äänidatan paloiksi ja muuntaa sen binäärikoodiksi. Tämä koodi siirtyy tietokoneelta toiselle ja sen "salaus puretaan" vastaanottimen päässä.

Seuraavat ovat edellytykset soittaa puheluita Internetin kautta:

• VoIP-kuulokkeet
• Pöytäkone, henkilökohtainen tietokone ja matkapuhelin
• Internet-yhteydet
• kuten VoIP-palvelu Skype, RingCentral ja niin edelleen

Softphone-sovellukset eivät rajoitu henkilökohtaisiin tietokoneisiin. Vaatimukset vaihtelevat laitteistoittain, mutta ne kaikki vaativat pääsyn Internetiin.

Kuinka käyttää SoftPhonea?

Tässä on tärkeitä vaiheita, jotka auttavat sinua oppimaan käyttämään Softphones:

Vaihe 1) Lataa Softphone-ohjelmisto

Lataa ja asenna ensin VoIP-sovellus yrityksesi tietokoneeltasi tai mobiililaitteeltasi. Kun olet suorittanut asennuksen ja määrittänyt laitteen asetukset, sovellus on valmis käytettäväksi muutamassa minuutissa.

Vaihe 2) Varmista, että Internet on vakaa

Epävakaa Internet-yhteys (DSL- tai kaapelipalvelu) voi turhauttaa sinua soittaessasi tai vastaanottaessasi VoIP-puheluita. Joten sinun on varmistettava, että olet yhteydessä vakaaseen Internetiin, jotta et joutuisi katkeamaan tai katkeamaan puheluihin.

Voit muuttaa reitittimesi palvelun laatua suosimaan äänipaketteja vähemmän aikaherkkiä tietoja vastaan. Useimmat VoIP-ohjelmistopuhelintoimittajat voivat suorittaa tämän käytännössä puolestasi.

Vaihe 3) Täytä kaikki tekniset vaatimukset

On vielä muutama tekninen vaatimus, jotka sinun on täytettävä.

• Vähintään yhden koodekin tulee olla vakio molemmissa päissä
• Softphonet ovat vuorovaikutuksessa vain muiden vastaavia käyttävien laitteiden kanssa VoIP protokolla
• Softphonet eivät toimi vain pöytätietokoneissa ja älypuhelimissa, vaan ne voivat toimia useiden alustojen kanssa.

Softphone-ohjelmisto tarjoaa suhteellisen yksinkertaisen käyttökokemuksen. Se mahdollistaa puheluiden siirtämisen, pidon pitämisen ja vastaajaviestien nopean hallinnan.

Softphonen ominaisuudet

Tässä on Softphonen tärkeitä ominaisuuksia:

• Jaetut yhteystietoluettelot: Nämä luettelot jakavat yhteytesi kollegojesi kanssa tai liity yritysyhteystietokantaan.
• Less Laitteet: Ohjelmistopuhelimet tarvitsevat paljon vähemmän laitteistoa kuin perinteiset pöytäpuhelimet.
• Ei omistettua linjaa: Merkittävä kustannussäästö yrityksellesi on erillisen linjan puuttuminen.
• Yhteystiedot: Sinun pitäisi pystyä näkemään yhteystietoluettelo Softphonessasi.
• Laajennusvalinta: Yritysten ohjelmistopuhelimet ovat hyödyllisiä pöytäpuhelimina, joten niiden pitäisi pystyä muodostamaan yhteys työtovereihin alaliittymän kautta, erityisesti puhelinneuvotteluja varten.
• Ylivoimainen puhelun laatu: Enemmän kaistanleveysprioriteettia ja parannettua reititintekniikkaa käyttämällä käsittämättömät puheen ja äänen viiveet eivät aiheuta ongelmia, ja voit nauttia erinomaisesta puheluiden laadusta.
• Pikaviestintä: Voit käyttää välitöntä chattailua softphone-puhelimen kautta koordinoidaksesi nopeammin ja vastataksesi ongelmiin nopeasti, samalla kun saavutettavuus vähenee huomattavasti.
• Videopuhelut: Videopuheluiden avulla voit olla yhteydessä miehistösi. Yhteistyön tehostamiseksi tiimin jäsenet voivat käyttää työkaluja, kuten virtuaalista taulua, näytön jakamista, näytön etähallintaa jne.
• Puhelun pito ja soittajan tunnus: Aina kun agentti vastaanottaa saapuvan puhelun ollessaan puhelimessa jonkun muun kanssa, koputustoiminto hälyttää häntä.
• Äänenvoimakkuuden säätö ja mykistys: Softphone on hyvä puhelujen vastaanottamiseen, kun et ole sopivassa paikassa. Voit mykistää ja säätää äänenvoimakkuutta.
• Kolmisuuntainen neuvottelu: Voit soittaa kolmisuuntaisen neuvottelupuhelun kahdella ylimääräisellä yhteystiedolla käyttämällä softphonea.

Kuinka määrität softphonen?

Yrityksen kiinteän puhelinverkon luominen voi olla aikaa vievä ja liian hankala tehtävä. Asennus saattaa olla monimutkaista ja tarvitset asiantuntijoita päästäksesi työpaikallesi. Se voi estää tiimiäsi soittamasta pitkän, häiritsevän asennusprosessin aikana.

Sinulla on kuitenkin sujuva kokemus käytettäessä softphone-järjestelmää, koska asetukset tiimisi puhelimella tai tietokoneella voivat tapahtua minuuteissa.

Tässä on vaiheet Softphonen tehostamiseksi:

Vaihe 1) Seuraa asennusohjeita IT-tiimisi kanssa ja lataa softphone-palveluntarjoajan tiedosto.

Vaihe 2) Aloita asennus valitsemalla tiedostokuvake.

Vaihe 3) Lopeta ohjelman aktivointi napauttamallaping puhelinohjelmisto näyttää symbolin kahdesti.

Softphonen ja siihen liittyvien ominaisuuksien nopea käyttöönotto voi kuulostaa hankalalta, mutta kolmen yksinkertaisen vaiheen jälkeen pystyt tarjoamaan huipputason käyttökokemuksen.

Softphonen tärkeät ominaisuudet

Tässä on joitain Softphonen tärkeitä ominaisuuksia

• Läsnäolo: Softphones paljastaa, onko tiimi offline-tilassa, online-tilassa, kokouksessa tai kiireinen. Voit soittaa heille, kun tiedät heidän saatavuusaikansa, tai siirtyä sopivammalle kanavalle, kuten pikaviestintään.
• siirrettävyys: Etätyöntekijät, toimiston henkilökunta ja usein matkustavat voivat kuljettaa yrityksensä matkapuhelimia kaikkialle. Työntekijöiden ei tarvitse jäädä työpisteilleen vastatakseen puheluihin. He voivat soittaa ja vastaanottaa puheluita mistä tahansa aivan kuin he istuisivat pöydän ääressä.
• Privacy: Oletetaan, että haluat pitää tietosi yksityisinä, voit käyttää softphone-ohjelmistoa vastataksesi työpuheluihin älypuhelimesta, mutta jätä tietosi ja yhteystietosi erilleen. Softphonella koko organisaatiosi kommunikoi yksityisen yhteyden kautta.
• Tehokkuus: Softphones auttaa sinua käyttämään useita ominaisuuksia, mukaan lukien visuaaliset vastaajaviestit, vedä ja pudota puhelukytkimet, saapuvien puhelujen ilmoitukset ja puhepostin asetukset sähköpostiin käyttöliittymän (UI) kautta.
• Liitettävyys: Mahdollisuus kuljettaa Softphone-puhelintasi missä tahansa on merkittävä etu. Voit asentaa sovelluksesi uudelle tietokoneelle ja sisällyttää sen useisiin mobiililaitteisiin. Parasta siinä on, että sinun on oltava huolissaan laitteiden siirtämisestä ja vaihtamisesta aiheutuvista kustannuksista.

Edut ja haitat Softphone

Tässä on softphonen käytön edut/edut:

• Puheluja voi soittaa tai ottaa vastaan ​​mistä tahansa
• Työntekijät voivat piilottaa puhelinnumerot ja henkilökohtaisia ​​tietoja
• Tarjoaa lisäominaisuuksia, kuten äänipuhelut sähköpostiin
• Voit ladata sen useille laitteille
• Se näyttää joukkueen saatavuuden ja sen, onko heidän kutsuminen aikatehokkain tapa

Tässä ovat softphone-puhelimen käytön haitat:

• Internet-yhteytesi laatu vaikuttaa puheluiden soittamiseen ja vastaanottamiseen.
• Sinulle voi aiheutua ylimääräisiä ennakkokuluja VOIP-palveluntarjoajastasi riippuen.
• Softphonen toiminnan hallitseminen voi viedä paljon aikaa.

Softphones vs. pöytäpuhelimet

Saatat olla epävarma, valitsetko perinteisen puhelimen vai softphonen. Tässä on vertailuja, jotka auttavat sinua valinnassa:

Perinteiset puhelimet:

• Huomattavat ennakkokustannukset: Perinteiset puhelimet vaativat kalliita puhelimia, maksuja puhelinlinjojen perustamisesta ja mahdollisesti jonkin verran uudelleenjohdotusta rakennuksessa järjestelmän mukauttamiseksi. Näissä alkukuluissa ei oteta huomioon summia, jotka sinun on käytettävä niiden ylläpitämiseen tai korvaamiseen ajan myötä.
• Rajoitetut perusominaisuudet ja toiminnot: Perinteinen lankapuhelin käsittelee vain äänipuheluita ja vaatii päivityksen neuvottelupuheluita varten.
• Yhtenäinen viestintä: Yksi puhelinjärjestelmä koko henkilöstölle on hyödyllistä.
• Tarjoaa rajoitetusti tietoa soittajista, koska näet vain soittajan perustunnuksen.

Softphones:

• Alhaiset ennakkokustannukset: Softphones vaatii vain kuulokkeet kaikille käyttäjille, ja sen mukana tulee neuvottelu- ja videoominaisuudet ilman lisäkustannuksia. Lisäksi sinun ei tarvitse ostaa lisäohjelmistoja, koska softphonet ovat yhteensopivia olemassa olevien kanssa yhteisvalvontajärjestöissä.
• Laajat perusominaisuudet: Softphones sisältää edelleen pikaviestien jakamisen kriittisten puheluiden aikana, puhelinneuvottelujen nopean ajoituksen ja puhepostin lähettämisen sähköpostiin -mahdollisuudet tarjoavat uudenlaisia ​​yhteyksiä, joita juurtuneilla puhelimilla ei ole.
• Kaukosäätimen ominaisuudet: Ohjelmistopuhelimet voivat olla hyödyllisiä, jos sinulla on etätyöskentelyä. Tiimi voi aktivoida soitonsiirron älypuhelimeensa, käyttää softphone-sovellusta mistä päin maailmaa tahansa ja muokata asetuksia painamalla vain painiketta. Koska voit soittaa mistä tahansa, jopa etätyöryhmän jäsenet osallistuvat neuvottelupuheluihin.
• Tarjoaa hyödyllistä tietoa: Se tarjoaa tärkeitä tietoja soittajista, mukaan lukien tiedot aiemmista puheluista.

Mitä eroa on VoIP:llä ja softphoneilla?

Tässä on joitain merkittäviä eroja VOIP- ja softphone-puhelimien välillä:

• VoIP mahdollistaa fyysisen IP-puhelimen toiminnan ja yhteyden verkkoon.
• Softphone on ohjelmisto, joka tarjoaa tavanomaisen puhelinkokemuksen käyttämällä älypuhelinta, kämmenlaitetta tai tietokonetta.
• A Fyysinen VoIP puhelin liitetään Ethernet-porttiin ja vaatii fyysisen luurin.
• Softphonet ovat halpoja käyttää, ja jokainen tiimin jäsen voi käyttää niitä ilman, että hänen tarvitsee olla fyysisesti paikalla.

Kuinka valita oikea softphone-toimittaja yrityksellesi

Nämä ovat tärkeitä asioita, jotka tulee muistaa, kun valitset yrityksellesi sopivaa softphone-toimittajaa:

• Integroidut mobiilisovellukset: Softphonen tulisi perustua integroituun, käyttäjäystävälliseen softphone-ohjelmaan. Sen tulisi sisältää viestintäreitit, kuten puhelut, videokokoukset ja pikaviestit. Sen avulla voit pitää yhteyttä työtovereihin.
• Riittävä määrä puhelinlinjoja: Määritä, kuinka monta puhelinlinjaa yrityksesi haluaa, ja varmista myös, että valitsemasi softphone-toimittaja pystyy toimittamaan kyseisen määrän linjoja.
• Määritä sopeutumiskyky: Softphonen tulee pystyä tarjoamaan henkilökohtaisia ​​yhteystietoja ja mukautumaan sen liiketoiminnan kulttuuriin, jossa se työskentelee. Mukautuksia ovat muun muassa kyky toimia paineen alaisena ja ruuhka-aikoina.
• Operating-järjestelmän yhteensopivuus: Kaikki softphonet eivät toimi kaikkien kanssa käyttöjärjestelmän (OS), ja sinun on valittava ohjelmistopuhelin, joka on yhteensopiva nykyisen käyttöjärjestelmän kanssa. (Windows, macOS, iOS ja Android.
• VoIP-protokollan yhteensopivuus: Tarkista, että ohjelmistopuhelimesi käyttää tarkkaa protokollaa ensisijaisena VoIP-palveluna. Protokollat ​​määrittävät, kuinka tietoja käsitellään ja siirretään missä tahansa verkossa. Siksi on tärkeää varmistaa, että uusi softphone täyttää VOIP-yhteensopivuuden.
• 24/7 vianetsintä:Sinun tulee myös varmistaa, että valitsemasi toimittaja tarjoaa riittävää teknistä apua. Haluat varmistaa, että joku on paikalla opastamassa sinua, tapahtuipa mitä tahansa.
• Turvallisuus: On erittäin tärkeää tutkia kunkin tietyn toimittajan käyttämät turvatoimenpiteet. Vaikka hyökkäyksiä olisikin, turvallisuusuhka ei ole suurempi kuin lataushallintaohjelmat, pikaviestit tai Internet Explorer -ohjelmat. Tietyt ohjelmistopuhelimet ovat alttiita hakkerointiin. Softphonen turvamekanismien huomiotta jättäminen voi johtaa myöhemmin turhautumiseen. Ota selvää, mitä turvatoimia softphone-toimittaja on ottanut käyttöön. Seurauksena voi olla arkaluontoisten tietojen huomattava paljastaminen, mikä voi johtaa valtaviin menetyksiin.
• Hinnoittelurakenne ja maksuvaihtoehdot:Ohjelmistopuhelimet ovat edullisia. Jokainen toimittaja tarjoaa erilaisia ​​hinnoittelusuunnitelmia ja maksuvaihtoehtoja. Tutki ja arvioi eri toimittajien hintoja sekä heidän palveluitaan ja ominaisuuksiaan. Sinun tulisi ottaa huomioon hinnoittelutasot yhteyksien lukumäärän mukaan ja onko yrityksen käytettävissä olevien minuuttien määrälle ylärajoja. Sinun kannattaa pyytää kokeilujaksoa sopimuksessa.tracja tarkista, vastaako palvelu odotuksiasi.
• Paikallinen ja kansainvälinen kattavuus:Kun haluat pitää yhteyttä kuluttajiisi, on edullista saada puhelinnumerosi ja Softphone yhdestä paikasta ja yhdeltä palveluntarjoajalta. Se voi auttaa säästämään aikaa ja rahaa, joka kuluu kahteen eri toimittajaan ja järjestelmään.

Yhteenveto

• Softphone-järjestelmä on ohjelmisto, joka toimii perinteisenä puhelimena henkilökohtaisessa tietokoneessa, tabletissa tai älypuhelimessa.
• Se tarjoaa integroituja ominaisuuksia, kuten pikaviestinnän, soittajan tunnuksen, neuvottelupuhelut ja jaetut yhteystietoluettelot.
• Yritykset voivat mieluummin käyttää softphonea kuin pöytäpuhelinta etätyöntekijöille pienentääkseen alkuasennuskustannuksia.
• Sinun tulisi valita ohjelmiston toimittaja, joka tarjoaa kokeilujakson.