Los 11 mejores software de gestión documental en 2025
El sistema de gestión de documentos es una solución automatizada basada en la nube para crear, organizar, compartir y proteger documentos y archivos comerciales. Le permite realizar un seguimiento de la versión de su documento sin ningún problema. Este sistema de almacenamiento en la nube proporciona un flujo de trabajo de revisiones y aprobaciones más rápido para diferentes partes interesadas ubicadas en múltiples ubicaciones geográficas. Le permite acceder fácilmente a su documentos empresariales desde tabletas y teléfonos inteligentes.
Después de pasar más de 110 horas investigando, he revisado más de 39 sistemas de gestión de documentos y seleccioné cuidadosamente las mejores, incluidas las opciones gratuitas y pagas. Esta guía completa y bien investigada ofrece una mirada en profundidad a las características, ventajas y desventajas, y precios de cada sistema. Si busca información confiable, mi artículo le brindará todos los detalles que necesita para tomar una decisión informada. No se pierda la oportunidad de descubrir las herramientas definitivas que pueden transformar la forma en que administra sus documentos. Leer más ...
Zoho WorkDrive es una plataforma de colaboración de contenido y almacenamiento de archivos en línea para equipos modernos, pequeñas y grandes empresas. Ofrece una búsqueda inteligente para la recuperación instantánea de archivos y un historial de versiones ilimitado para restaurar documentos.
mejor DigiSistemas de Gestión (Control) de Documentos de Tal
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Nombre | Zoho WorkDrive | Hoja inteligente | Icedrive | bit.ai |
Compartir públicamente | Sí | Sí | Sí | Sí |
Prueba Gratuita | Prueba gratuita de 15 días | Prueba gratuita de 30 días | 14 días de devolución de dinero | Gratis para 5 usuarios |
Localización de | Sí | Sí | Sí | Sí |
Sistema de archivos locales Sync | Sí | Sí | Sí | Sí |
Permisos de grupo | Sí | Sí | Sí | No |
Gestión de conflictos de archivos | Sí | No | Sí | Sí |
DigiGestión de Derechos Tales | No | Sí | No | Sí |
Almacenamiento en la nube sin sistema de archivos local Sync | Sí | Sí | Sí | N/A |
Plataformas | Windows, Mac y Linux | Windows, Mac y Linux | Windows, mac, linux, Androidy iOS | Windows, Mac y Linux |
Enlace | Más Información | Más Información | Más Información | Más Información |
1) Zoho WorkDrive
Zoho WorkDrive es un excelente Plataforma de colaboración y almacenamiento de archivos en línea para equipos y empresas. Valoro especialmente su compatibilidad con escenarios de trabajo tanto presenciales como remotos, lo que la convierte en una excelente opción para equipos híbridos. La herramienta facilita la creación, el uso compartido y la colaboración mediante una consola centralizada. No es solo una plataforma de almacenamiento. De hecho, ofrece control de versiones de archivos, búsqueda avanzada y organización de equipos, que son esenciales para gestionando tareas Eficientemente. Durante mi evaluación, descubrí que su capacidad para brindar acceso rápido a la información lo ayuda a mantenerse al tanto de su trabajo y a tomar decisiones informadas más rápido.
Zoho WorkDrive le permite compartir, administrar y proteger archivos de manera eficiente. Ofrece una búsqueda inteligente para la recuperación instantánea de archivos y historial de versiones ilimitado Para restaurar documentos. Con WorkDrive La colaboración asincrónica y rápida se simplifica. La herramienta es ideal para sincronizar archivos en la nube directamente con su escritorio y se integra con más de 5000 aplicaciones. La personalización de marca y la MFA garantizan la seguridad y el profesionalismo de sus datos.
Formatos de archivo: PDF, TIF, JPG, JPEG, GIF, PNG y BMP
Salida/Registro de Documentos: Sí
Plataforma compatible: Windows, Mac y Linux.
Prueba gratis: 15 días de prueba gratis
Características:
- Carpetas del equipo: Puedo colaborar sin problemas con mi equipo utilizando carpetas de equipo, que son perfectas para compartir archivos y garantizar actualizaciones en tiempo real, lo que ayuda a agilizar los flujos de trabajo y centralizar la gestión de documentos.
- Plantillas de colección de archivos: Esto le ayuda a crear plantillas personalizadas para organizar datos, mejorar flujos de trabajo y recopilar documentos de manera estructurada, lo que resulta útil para equipos que gestionan proyectos grandes.
- Seguridad de datos avanzada: Considero esencial cumplir con las normas GDPR y HIPAA para los datos confidenciales. Esta solución le ayuda a evitar riesgos con un almacenamiento seguro, adaptado a las necesidades de la empresa.
- Zoho WorkDrive Integración con aplicaciones: Zoho WorkDrive se integra con Salesforce, Slack, Jira y Gmail, lo que le permite crear flujos de trabajo personalizados. Es ideal para empresas que buscan operaciones multiplataforma optimizadas.
- Zoho WorkDrive Consola de administración: Zoho WorkDriveLa consola de administración de le permite supervisar la actividad de los usuarios, administrar el acceso a los datos y garantizar el cumplimiento normativo. Es una de las mejores herramientas para el control centralizado.
- Almacenamiento escalable: Es ideal para empresas que buscan almacenamiento flexible. Con planes escalonados de 1 TB a 5 TB y más, Zoho WorkDrive se escala sin esfuerzo para satisfacer las necesidades empresariales.
Ventajas
Contras
Precios:
Zoho WorkDrive es una plataforma de colaboración, sincronización y almacenamiento de archivos en línea. Los planes comienzan en $2.5 por usuario al mes, con una prueba gratuita de 15 días disponible. Ideal para la productividad en equipo.
Prueba gratuita de 15 días
2) SmartSheet
Hoja inteligente es un sistema de gestión de documentos Lo he revisado y me ha parecido una herramienta ideal para trabajar en equipo. Es una solución que automatiza tareas repetitivas como enviar alertas y administrar actualizaciones. Al realizar mi evaluación, noté que sus métodos de cifrado (256-AES y TLS 1.2) eran confiables y seguros. Smartsheet se conecta sin problemas con herramientas como Google, Salesforce y SlackSus plantillas para marketing y compatibilidad con múltiples formatos de archivos son útiles para la gestión de proyectos. En mi experiencia, las funciones Check-Out y Check-In son excelentes para mantener las tareas organizadas.
Formatos de archivo: JPG, PNG, GIF, PDF y DOC
Salida/Registro de Documentos: Sí
Plataforma compatible: Windows, Mac OS, Android, iOS y Linux
Prueba gratis: Prueba gratuita de 30 días (no se requiere tarjeta de crédito)
Características:
- Almacenamiento centralizado de documentos: SmartSheet Proporciona una plataforma unificada para almacenar y organizar documentos, garantizando que los archivos estén seguros y se puedan recuperar desde un repositorio central, lo que resulta útil para agilizar la gestión de archivos.
- Carpetas del equipo: Puedo colaborar de manera eficiente con mi equipo mediante carpetas de equipo, que son excelentes para organizar documentos compartidos. Esto puede ayudar a agilizar la comunicación y garantizar que todos accedan a los archivos más recientes.
- Control de versiones: Mi objetivo es gestionar las revisiones de documentos con SmartSheetControl de versiones de 's, que le ayuda a evitar confusiones al garantizar el acceso a los archivos más actualizados y conservar un historial completo de ediciones.
- Permiso granular: Le ayuda a controlar el acceso a los archivos con configuraciones de permisos esenciales, una excelente manera de garantizar que los archivos confidenciales sean vistos solo por usuarios autorizados.
- Accesibilidad basada en la nube: Esta solución le permite acceder y editar documentos de forma segura desde cualquier lugar, una opción perfecta para mejorar la colaboración en tiempo real entre equipos.
- Flujos de trabajo de documentos: Automatiza tareas repetitivas como recordatorios de aprobación, lo que constituye una de las mejores maneras de reducir el esfuerzo manual y acelerar los procesos.
- Soporte para varios tipos de archivos: Esta función es ideal para adaptarse a equipos diversos, ya que admite formatos tradicionales y modernos, lo que resulta útil para gestionar cualquier tipo de documento sin problemas.
Ventajas
Contras
Precios:
Smartsheet es un espacio de trabajo dinámico que permite a los equipos gestionar proyectos, automatizar flujos de trabajo y alcanzar objetivos rápidamente. Los planes comienzan en $9 al mes. Disfrute de una prueba gratuita de 30 días. No se requiere tarjeta de crédito.
Prueba gratuita de 30 días (no se requiere tarjeta de crédito)
3) Icedrive
Icedrive Proporciona características notables para colaborar y compartir archivosDurante mi evaluación, descubrí que su sistema de almacenamiento en caché inteligente es impresionante, ya que brinda un acceso rápido y sencillo a los archivos. Es una alternativa ideal a Google Drive, ofreciendo cifrado de conocimiento cero que Mantiene su información segura y sólo disponible para usted.
Es un almacenamiento gratuito en la nube Herramienta que te hace sentir como si estuvieras usando un disco duro físico. Obtienes todas las funciones de los servicios de alojamiento de archivos, como editar, eliminar, cargar, abrir, etc. Es una de las mejores plataformas de almacenamiento en la nube que viene con una operación de control de caché inteligente que le ayuda a acceder a sus archivos inmediatamente después de la instalación sin esperar la sincronización.
Características:
- Versionado de archivos: Pude confiar en el control de versiones de archivos para mantener las versiones anteriores de los archivos, lo que me ayuda a volver a iteraciones anteriores cuando sea necesario. Esto es esencial para realizar un seguimiento eficiente de los cambios.
- Integración de unidad virtual: Icedrive le permite montar el almacenamiento en la nube como una unidad virtual en su computadora, proporcionando una de las maneras más fáciles de acceder a los archivos sin problemas como si estuvieran almacenados localmente, evitando la sincronización manual.
- Cifrado del lado del cliente: Icedrive Proporciona el cifrado de conocimiento cero más eficaz. Garantiza que los archivos se cifren en su dispositivo antes de cargarlos, lo que es esencial para mantener la confidencialidad y la seguridad.
- Visor de documentos: Incluye un visualizador de documentos integrado que permite obtener una vista previa de los formatos de archivo más populares sin tener que descargarlos. Es una excelente manera de mejorar la eficiencia del flujo de trabajo y ahorrar tiempo.
- Uso compartido avanzado: Esto permite compartir archivos de forma segura con protección por contraseña y fechas de vencimiento, que es la mejor manera de garantizar que los documentos permanezcan accesibles solo para los destinatarios previstos.
- Almacenamiento en caché inteligente: Utiliza un mecanismo de almacenamiento en caché inteligente que le ayuda a acceder rápidamente a los archivos utilizados con frecuencia mientras minimiza el uso del almacenamiento local, lo que es una excelente opción para garantizar una recuperación eficiente de documentos.
Ventajas
Contras
Precios:
Icedrive ofrece planes desde $ 3.99 al mes para 150 GB de almacenamiento. 20% de Descuento en Pago Anual.
Plan básico gratuito de por vida con 10 GB de almacenamiento gratuito
4) bit.ai
Bit.ai es una sistema de gestión de documentos inteligente que ayuda a las empresas a gestionar la información en todos los proyectos, equipos y departamentos. Durante mi investigación, descubrí que esta herramienta permite crear espacios de trabajo ilimitados con facilidad. Es importante Organiza tus documentos en carpetas y subcarpetas, y Bit.ai ofrece una forma sencilla de hacerlo. Los temas que ofrece este programa son excelentes para darle a sus documentos un diseño nuevo y moderno.
Bit.ai, fundada en 2016, es una herramienta multifacética excelente para gestionar y crear contenido. Admite más de 100 formatos de archivo y ofrece 1 GB de almacenamiento gratuito. Los usuarios se benefician de una perfecta integración con Tableau, Boxmesa de aire, Figmay Dropbox. Además, Bit.ai proporciona plantillas para diversos sectores, incluidos marketing y educación, y garantiza la seguridad de sus datos con cifrado 256-AES y TLS, que cumple con los estándares GDPR y PCI.
Características:
- Espacios de trabajo escalables: Lo mejor es utilizar los espacios de trabajo escalables de Bit.ai para organizar proyectos en distintos equipos. Esto le permite mantener la eficiencia, ya sea que esté a cargo de un grupo pequeño o de una organización grande.
- Búsqueda universal: La función de búsqueda universal de Bit.ai es perfecta para localizar rápidamente contenido y documentos incrustados. Te ayuda a ahorrar tiempo al proporcionarte todo lo que necesitas en un solo lugar.
- Uso compartido avanzado: Bit.ai permite opciones de uso compartido avanzadas, como enlaces rastreables y documentos protegidos con contraseña, que son excelentes para compartir de forma segura y mantener el control sobre información confidencial.
- Documentos inteligentes interactivos: Puedo crear documentos interactivos "vivos" sin problemas con Bit.ai, que son perfectos para integrar videos, imágenes y otros elementos multimedia. Esto puede ayudar a impulsar la colaboración en equipo.
- Escritor genio de IA: AI Genius Writer de Bit.ai es una excelente solución para la creación de contenido. Te ayuda a generar plantillas, generar ideas y agilizar la investigación, ahorrando tiempo y esfuerzo.
- Colaboración en tiempo real: Mi objetivo es colaborar con mi equipo en tiempo real utilizando Bit.ai, lo que me permite trabajar en equipo sin esfuerzo, independientemente de la ubicación. Es una de las formas más efectivas de mejorar la productividad.
- Plantillas personalizables: Esta función ofrece cientos de plantillas prediseñadas para procedimientos operativos estándar, notas de reuniones y tutoriales. Es una excelente manera de agilizar y profesionalizar la creación de contenido.
Ventajas
Contras
Precios:
Tool Bit.ai ofrece planes desde $8 mensuales, con un 25% de descuento para pagos anuales. También puedes probarlo con una prueba gratuita de 7 días.
Enlace: https://bit.ai/
5) IncoDocs
IncoDocs es una solución que te ayuda Gestionar documentos digitalmente para exportadores y empresas comercialesDurante mi análisis, descubrí que es una de las mejores herramientas para crear archivos de ventas y envíos en menos tiempo. Minimiza la entrada manual de datos y ayuda a evitar retrasos en los envíos. IncoDocs permite que los equipos trabajen juntos en un espacio de trabajo compartido, lo cual es esencial para las tareas remotas. También almacena plantillas de documentos de forma segura en la nube, lo que ofrece un proceso de exportación más eficiente.
IncoDocs es un software de gestión de documentos versátil, fundado en 2016, accesible desde cualquier dispositivo. Te permite crear fácilmente facturas comerciales y ofrece plantillas para diversos documentos de venta. La herramienta se integra perfectamente con Xero y QuickBooks y admite múltiples formatos de archivo.
Características:
- Bibliotecas de datos reutilizables: Me resulta útil utilizar bibliotecas de datos reutilizables, que permiten almacenar detalles de productos e información de contacto. Esta es una de las formas más sencillas de ahorrar tiempo en entradas repetitivas.
- DigiFirma tal: Esta excelente solución le ayuda a firmar y sellar digitalmente documentos con DigiFirmas digitales y sellos de la empresa, eliminando la impresión y el escaneo para un flujo de trabajo fluido y sin papel.
- Integración: Una buena idea es considerar sus API e integraciones de sistemas, que le permiten conectarse con ERP, TMS y otros sistemas. Esta es una de las formas más efectivas de reducir la carga de trabajo manual.
- Plantillas de documentos: Es esencial tener acceso a más de 30 plantillas alineadas con UNLK, incluidas facturas comerciales, Billde embarque y certificados de origen. Esto le ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas internacionales.
- Data Synchronización: Esta función le ayuda a minimizar los errores al ingresar los detalles del envío una sola vez en el Archivo Maestro y los datos se sincronizan automáticamente en los documentos relacionados.
- Espacio de trabajo basado en la nube: Es perfecto para colaborar con miembros del equipo en un entorno compartido basado en la nube, lo que le permite acceder a documentos en tiempo real y mejorar la transparencia operativa.
- Intercambio seguro de documentos: Esta función es excelente para transmitir información confidencial a socios y clientes de forma segura, lo que le ayuda a evitar violaciones de datos y garantizar la eficiencia.
Ventajas
Contras
Precios:
IncoDocs simplifica la documentación de importación/exportación, mejorando la eficiencia del comercio global. Precio: $29/mes, 20% de descuento anual. Disfrute de un plan básico gratuito de por vida. Agilice, organice y acelere su comercio.
Enlace: https://incodocs.com/
6) Plantilla
Templafy es una excelente solución de gestión de documentos. Analicé sus características y me impresionó su capacidad para mostrar el contenido adecuado a los empleados en función de sus funciones. El panel de control es fácil de navegar y le permite administrar el contenido sin problemas.Durante mi evaluación, vi cómo vincula los datos de DMS directamente a los documentos, lo que genera flujos de trabajo más rápidos. Lo recomiendo para empresas que buscan mantener el almacenamiento de documentos preciso y confiable.
Templafy, fundada en 2016, permite conectar y combinar datos del DMS, ofreciendo una solución de almacenamiento en la nube que garantiza su acceso a los documentos desde diversos dispositivos como tabletas y teléfonos inteligentes.
Características:
- Generación automatizada de documentos: Pude compilar documentos completamente formados mediante la automatización basada en reglas y GenAI. Esta es una de las formas más sencillas de obtener contenido actualizado de bibliotecas internas o integraciones de terceros.
- Bibliotecas de contenido centralizadas: Templafy te permite acceder a todos los recursos en un solo lugar, lo que resulta ideal para crear bibliotecas personalizadas. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia sin tener que alternar entre diferentes aplicaciones.
- Gestión de firmas de correo electrónico: Templafy te ayuda a crear y gestionar firmas de correo electrónico en un entorno de poco código. Es mejor implementar actualizaciones o campañas rápidamente sin necesidad de asistencia de TI.
- Plantillas inteligentes: Puedo garantizar la coherencia y el cumplimiento incorporando automáticamente la identidad visual, las pautas de la marca y los avisos legales en las plantillas. Esto le ayuda a ahorrar tiempo y evitar errores manuales en todos los tipos de documentos.
- Integración de contenido dinámico: Es una excelente manera de automatizar los elementos necesarios extrayendo contenido de bibliotecas internas y externas. Esto le permite personalizar de manera eficiente y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento normativo cuando sea necesario.
- Gestión de plantillas en tiempo real: Esto le ayudará a mantener todo actualizado con una gestión centralizada de plantillas. Puede resultar útil para garantizar que todos los usuarios puedan acceder a las últimas versiones en tiempo real.
- Gestión de usuarios: Es fundamental gestionar los perfiles de usuario y los niveles de acceso a través de un panel de administración centralizado. Esto permite escalar y asegurar la gestión de contenidos de forma intuitiva.
Ventajas
Contras
Precios:
Templafy mejora la eficiencia en la creación y gestión de documentos. Póngase en contacto con el equipo de ventas para obtener información sobre precios.
Enlace: https://www.templafy.com/home/platform/
7) Bitrix24
Bitrix24 ofrece una Excelente solución para equipos que necesitan software de gestión de documentos.Revisé sus características y son: Perfecto para equipos pequeños o grandes.Admite sistemas en la nube y locales y brinda acceso al código fuente. Esta herramienta es útil para almacenar archivos importantes, incluidos videos, documentos y presentaciones, para uso privado o compartido. Su sistema de seguimiento de versiones me pareció impresionante para organizar archivos.
Bitrix24, fundada en 2012, ofrece una Centro de gestión de documentos con 5 GB de almacenamiento gratuitoGuarda automáticamente los documentos en su cuenta, admite múltiples formatos de archivo y ofrece permisos de acceso configurables. Bitrix24 es perfecto para quienes buscan una solución de gestión de documentos completa, segura y eficiente.
Características:
- Colaboración en tiempo real: Es fundamental que el trabajo en equipo sea fluido. Bitrix24 le permite editar documentos en forma simultánea con colegas o usuarios externos, lo que garantiza que los proyectos se mantengan actualizados y organizados.
- Almacenamiento y uso compartido de archivos: Una excelente manera de proteger los archivos es usar las opciones de almacenamiento de archivos de Bitrix24. Le ayuda a almacenar y compartir archivos sin esfuerzo y, al mismo tiempo, garantiza el acceso desde computadoras de escritorio y dispositivos móviles.
- Historial de versiones: Esta función le permite realizar un seguimiento de las modificaciones a través del historial de versiones, y el bloqueo de documentos le ayuda a evitar cambios accidentales durante actualizaciones críticas. Es ideal para garantizar la integridad de los datos.
- Permisos de acceso: Es una buena idea configurar los derechos de acceso para proteger los datos confidenciales. Bitrix24 le ayuda a garantizar que solo el personal autorizado pueda ver y editar documentos importantes.
- Creación y edición de documentos: Puedo crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones en tiempo real con Bitrix24, que admite formatos como docx, pptx y xlsx. Esto puede ayudar a mejorar la colaboración entre equipos de manera eficaz.
- Acceso móvil: Resulta útil utilizar la aplicación móvil de Bitrix24 para acceder, editar y compartir documentos desde cualquier lugar. Es perfecta para mantener la productividad fuera de la oficina.
- Flujos de trabajo de documentos automatizados: Una de las formas más eficaces de optimizar las aprobaciones de documentos es mediante los flujos de trabajo automatizados de Bitrix24. Le ayudan a garantizar la coherencia y el procesamiento oportuno en todos los equipos.
Ventajas
Contras
Precios:
Bitrix24 ofrece planes asequibles a partir de $49 al mes. Obtenga hasta un 20 % de descuento en pagos anuales. Explore con una prueba gratuita de 30 días.
Enlace: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php
8) Bynder
Bynder es una de las mejores opciones para la gestión de contenido. Probé sus capacidades de gestión de documentos y aceleró y mejoró mis flujos de trabajo. Es ideal para profesionales que necesitan crear videos rápidamente y entregárselos a sus equipos. Recomiendo prestar atención a su capacidad para garantizar el cumplimiento de la marca. En mi experiencia, esta herramienta es excelente para simplificar la gestión de activos.
Bynder se fundó en 2013 y es elogiado por acelerar el ciclo de vida del contenido creativo y permitir intercambio seguro de archivos, interna y externamente. Es ideal para organizaciones que buscan una gestión de contenido y una colaboración eficientes y seguras.
Características:
- DigiGestión de Activos Fijos (DAM): Bynder te ayuda a organizar y controlar activos como imágenes, videos y documentos en un solo sistema. Esto puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo y garantizar el uso más eficaz de los recursos.
- Soporte de medios enriquecidos: Puedo decir con seguridad que Bynder es ideal para gestionar tipos de archivos complejos. Permite gestionar imágenes y vídeos con facilidad, lo que mejora la flexibilidad de la gestión de documentos.
- Etiquetado automático de imágenes: Bynder te permite automatizar el etiquetado de imágenes mediante IA, lo que facilita la categorización y la búsqueda de archivos de manera eficiente. Es ideal para simplificar tareas repetitivas.
- Reproducción de vídeo: Pude usar Bynder para revisar y colaborar en contenido de video sin esfuerzo, gracias a su función de reproducción directa. Esta es una excelente opción para equipos que necesitan compartir videos sin inconvenientes.
- Biblioteca Centralizada: Es esencial tener un repositorio unificado, y Bynder lo ayuda a mantener una biblioteca segura para el acceso consistente del equipo y la organización de los activos.
- Consistencia de la marca: Esta solución es ideal para garantizar la identidad de marca con herramientas que le permiten alinear los materiales con las pautas de su marca. Puede resultar útil para transmitir mensajes coherentes.
Ventajas
Contras
Precios:
Bynder ofrece una variedad de funciones de gestión de activos digitales y de marca. Comuníquese con el equipo de ventas para obtener un presupuesto.
Enlace: https://www.bynder.com/en/document-management-system/
9) Documentos
Docuware es una Herramienta de gestión de documentos y automatización del flujo de trabajoA lo largo de mi evaluación, descubrí que Ideal para mantener datos comerciales importantes seguros y de fácil acceso.Esta aplicación te permite compartir, actualizar y guardar contratos sin problemas. Utiliza cifrado de datos, que es una de las mejores formas de garantizar un acceso seguro a los archivos.
DocuWare, fundada en 1988, cuenta con comentarios positivos de los clientes y una gran cantidad de funciones. Le permite Gestionar documentos de forma eficiente con herramientas como Indexación Inteligente y Automatización del flujo de trabajoEl software se integra perfectamente con SAP, Oracle, y más, y admite varios formatos de archivo. El servicio de atención al cliente de DocuWare es accesible a través de diferentes medios, lo que garantiza que la ayuda esté disponible cuando la necesite.
Características:
- Indexación inteligente: Puedo decir que la indexación inteligente de Docuware es una de las mejores formas de garantizar una recuperación rápida de datos. Permite automatizar la indexación, evitando la entrada manual de datos para lograr una mayor eficiencia.
- Automatización del flujo de trabajo: Con Docuware, podría intentar mejorar la productividad mediante la automatización del flujo de trabajo. Te ayuda a reducir las tareas repetitivas al automatizar las aprobaciones y las notificaciones, una excelente manera de acelerar la toma de decisiones.
- Documento seguro Archiving: Es esencial mantener segura la información confidencial. Secure Document de Docuware Archiving ofrece una solución con controles de acceso y cifrado, perfecto para cumplir con la normativa.
- Capacidades de integración: Esto puede ayudar a unificar su flujo de trabajo. Docuware le permite integrarse sin problemas con Microsoft Teams, Outlooky SAP, una excelente opción para un flujo de información fluido.
- Procesamiento inteligente de documentos: Puede resultar útil agilizar la entrada de datos. El procesamiento inteligente de documentos de Docuware captura información de diversas fuentes y automatiza las rutinas, lo que garantiza flujos de trabajo estructurados y eficientes.
- Formularios electrónicos: Una de las formas más sencillas de acelerar la recopilación de datos es utilizar los formularios electrónicos de Docuware. Le permite personalizar los formularios para compartir la información de forma más eficaz.
- Búsqueda de texto completo: Una buena idea para localizar información rápidamente es utilizar la función de búsqueda de texto completo de Docuware. Le ayuda a generar consultas de búsqueda precisas y personalizables para recuperar documentos de forma más eficaz.
Ventajas
Contras
Precios:
Comuníquese con el equipo de ventas de Docuware para obtener información sobre precios.
Enlace: https://start.docuware.com/
10) Administrador de contenido FileNet
FileNet Content Manager es una herramienta extraordinaria que permite recuperar información valiosa de los documentos. Revisé sus funciones y descubrí que Ofrece soluciones de seguridad, almacenamiento y contenido a nivel empresarial junto con flujos de trabajo. que son fáciles de implementar. Pude acceder a múltiples almacenes de contenido de forma segura y noté cómo automatiza la clasificación de archivos sin problemas. Esto puede ayudar a los equipos que desean colaborar más rápido y con menos problemas, lo que lo convierte en una opción superior para la gestión de documentos.
FileNet Content Manager, fundado en 1982, le permite crear e integrar sin problemas servicios de contenido en su empresa a través de su API. Gracias a integraciones como Salesforce, ofrece plantillas para PowerPoint y correo electrónico.
Características:
- Captura e indexación de contenido: Con FileNet Content Manager, puedo capturar, indexar y organizar documentos automáticamente, lo que reduce el esfuerzo manual. Esto es excelente para garantizar un acceso y una recuperación sin inconvenientes, especialmente cuando se trabaja con grandes cantidades de datos.
- Capacidades de búsqueda avanzada: FileNet Content Manager le permite localizar rápidamente documentos mediante metadatos y búsqueda de texto completo. Esto le ayuda a encontrar contenido específico de manera eficiente, lo que resulta ideal para ahorrar tiempo en las tareas de administración de documentos.
- Información sobre contenido impulsada por IA: Es fundamental analizar datos no estructurados, y FileNet Content Manager lo hace posible aprovechando herramientas impulsadas por IA. Esto le ayuda a extraer información y automatizar la clasificación de contenido, lo que es una excelente manera de mejorar la productividad.
- Colaboración de contenido: Esta función es perfecta para facilitar la colaboración en tiempo real. Puedo compartir, editar y anotar documentos fácilmente dentro de FileNet Content Manager sin tener que cambiar de herramienta. Es una de las mejores opciones para optimizar el trabajo en equipo.
- Almacenamiento seguro de documentos: Resulta útil garantizar la seguridad de los datos con controles de acceso basados en roles y cifrado. FileNet Content Manager tiene como objetivo proteger la información confidencial y, al mismo tiempo, cumplir con las normas de la industria.
- Automatización del flujo de trabajo: Esta solución es ideal para automatizar flujos de trabajo centrados en documentos. FileNet Content Manager le permite mejorar la eficiencia y administrar tareas de manera uniforme, lo que constituye la forma más eficaz de simplificar procesos repetitivos.
- Gestión de contenido escalable: Considero que la escalabilidad es esencial a la hora de gestionar las crecientes necesidades de una empresa. FileNet Content Manager ofrece una excelente manera de gestionar grandes volúmenes de documentos gracias a su arquitectura escalable, lo que lo convierte en una solución perfecta para organizaciones de todos los tamaños.
Ventajas
Contras
Precios:
FileNet Content Manager es una solución de gestión de contenido sólida. Solicite una cotización al departamento de ventas.
Enlace: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager
11) Proyectos Zoho
Zoho Projects es una herramienta increíble para la gestión y colaboración de documentos. Probé esta herramienta y me pareció excelente para Planificar proyectos, asignar tareas y mantenerme en contacto con mi equipo.En mi opinión, es una de las mejores soluciones para gestionar distintos tipos de archivos como documentos, gráficos, vídeos, informes y hojas de cálculo en un solo lugar. Resulta de gran utilidad para compartir los archivos de tu organización sin ninguna complejidad. Recomiendo esta herramienta para Seguimiento y gestión de versiones de documentos con facilidad. Su función de búsqueda le permite localizar archivos rápidamente por palabras clave en el título o el contenido, lo que lo convierte en una opción superior.
Características:
- Almacenamiento de archivos centralizado: Zoho Projects le permite administrar todos sus archivos, incluidos documentos, hojas de cálculo y gráficos, en una ubicación centralizada. Esto le ayuda a evitar el desorden y mantener todo organizado en un solo lugar.
- Control de versiones: Puedo confirmar que Zoho Projects ofrece una de las mejores formas de realizar un seguimiento de los cambios, las revisiones y las actualizaciones. Le ayuda a mantener la claridad en las versiones de los archivos con notas detalladas e información del autor.
- Potentes herramientas de búsqueda: Es fundamental localizar archivos rápidamente, y las potentes herramientas de búsqueda de Zoho Projects le permiten encontrar documentos mediante títulos o palabras clave. Esto puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo del proyecto.
- Colaboración en tiempo real: Esta función le permite anotar, comentar y revisar archivos en tiempo real. Es una excelente manera de reducir la falta de comunicación y garantizar un trabajo en equipo sin inconvenientes.
- Organización jerárquica de carpetas: Es una buena idea utilizar carpetas jerárquicas en Zoho Projects. Esto le permite organizar los archivos según el flujo de trabajo de su equipo, lo que hace que la navegación sea sencilla e intuitiva.
- Registros de auditoría: Los registros de auditoría en Zoho Projects lo ayudan a mantener la transparencia y el cumplimiento normativo. Esto puede ayudar a realizar un seguimiento de toda la actividad de los documentos, incluidas las ediciones y las visitas, de manera estructurada.
- Gestión automatizada del flujo de trabajo: Automatizar tareas repetitivas como el seguimiento de revisiones es una de las formas más sencillas de ahorrar tiempo. Zoho Projects te ayuda a mejorar la eficiencia al administrar los flujos de trabajo sin problemas.
Ventajas
Contras
Precios:
Zoho Projects ofrece planes desde $4.25 mensuales, con un 20% de descuento para pagos anuales. Pruébalo gratis con una prueba de 10 días. No se requiere tarjeta de crédito.
Enlace: https://www.zoho.com/projects/
¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?
El sistema de gestión de documentos es una solución automatizada basada en la nube para crear, organizar, compartir y proteger documentos y archivos comerciales. Le permite realizar un seguimiento de la versión de su documento sin ningún problema. Este sistema de almacenamiento en la nube proporciona un flujo de trabajo de revisiones y aprobaciones más rápido para diferentes partes interesadas ubicadas en múltiples ubicaciones geográficas. Le permite acceder fácilmente a documentos comerciales desde tabletas y teléfonos inteligentes.
¿Cómo elegimos Mejores Document Management Software?
At Guru99Priorizamos la credibilidad y nos esforzamos por brindar información precisa, relevante y objetiva. Después de dedicar más de 110 horas a investigar más de 39 mejores sistemas de gestión de documentosHe seleccionado cuidadosamente las mejores opciones, tanto gratuitas como de pago. Esta completa La guía ofrece una explicación detallada Analice las características, ventajas y desventajas de cada sistema y los precios, para asegurarse de tener lo que necesita. información confiable Es necesario tomar una decisión informada. Al seleccionar el mejor software de gestión o control de documentos, factores como la seguridad, la interfaz de usuario y las capacidades de integración son cruciales. A continuación, consulte los factores importantes para asegurarse de que el software se ajuste a sus requisitos específicos.
- Buscando: Debe buscar una amplia variedad de opciones para encontrar rápidamente los archivos necesarios. Es bueno que te permita buscar documentos por nombre, contenido, tipo y fecha de modificación.
- Estructura de archivo simple: El Sistema de Gestión Documental debe tener una estructura de archivos fácil de usar.
- Control de versiones: El control de versiones es una característica importante del software de gestión de documentos que le permite realizar un seguimiento de los cambios en los archivos. El mejor DMS también debe mantener un archivo de versiones antiguas. De este modo, podrá ver fácilmente las modificaciones en los documentos.
- Acceso móvil: Hay que buscar el Sistema de Gestión Documental al que se pueda acceder a través de tabletas y teléfonos inteligentes. Esto le permitirá ver, modificar y compartir archivos desde cualquier lugar.
- Integración: El sistema de gestión de documentos debe integrarse fácilmente con otro software que ya esté utilizando, como el software CRM y el cliente de correo electrónico.
- Exploración: El software de gestión de documentos debe proporcionar una función de escaneo de documentos.
- Seguridad: El sistema de gestión de documentos debe permitirle asignar permisos para que un usuario en particular acceda a carpetas y archivos.
¿Cuál es la mejor manera de presentar documentos?
Estas son las mejores formas de presentar documentos:
- Sistema de archivo alfabético: La mejor manera de archivar documentos es archivarlos alfabéticamente. El nombre de una carpeta debe ser acorde al nombre de los documentos.
- Sistema de archivo numérico: Las empresas que necesitan una serie de documentos, como facturas, deben crear un sistema de archivo numérico.
- Sistema de archivo de categorías: Debe organizar sus archivos según categorías como datos personales, de marketing, administrativos y de clientes. También es posible incluir subtemas para cada categoría según sus necesidades.
¿Cómo funciona un Sistema de Gestión Documental Electrónica?
Aquí está el proceso de trabajo de un Sistema de Gestión Documental:
- Capturar documentos: La función de captura de documentos le ayudará a guardar sus archivos para que pueda encontrarlos fácilmente más tarde. Esto es posible gracias a la función de indexación de DMS. También puede agregar algunos metadatos para buscarlos sin problemas.
- Almacenamiento central de documentos: Un DMS tiene un almacenamiento central de documentos. Esto es importante para gestionar y conservar documentos que provienen de múltiples lugares.
- Recuperación y distribución de documentos: Un DMS incluye la recuperación y distribución de documentos. Es importante asegurarse de utilizar y compartir sus documentos sin ningún problema.
¿Cuáles son las opciones de implementación del software de gestión de documentos?
Hay dos opciones de implementación para el software de gestión de documentos: 1) software basado en la nube y 2) software local.
1. Software basado en la nube:
El software basado en la nube se aloja en Internet en lugar de instalarse en su PC. Le permite acceder a sus documentos desde cualquier lugar.
El software basado en la nube tiene las siguientes opciones de implementación:
- Tiene menores costos de gestión de documentos y proporciona una fácil escalabilidad.
- Los datos se almacenan en servidores de terceros. Esto reducirá la carga de controlarlo.
- Accesible desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
2. Software local:
El software local generalmente son aplicaciones que se instalan en el sistema local. Le permite configurar, administrar y controlar sus datos con facilidad.
El software local tiene las siguientes opciones de implementación:
- Este tipo de software tiene costos iniciales más altos pero no tiene gastos recurrentes.
- Lleva mucho tiempo de implementación.
- Las actualizaciones son responsabilidad del usuario.
- Todos sus datos se almacenan en servidores autoadministrados que brindan a los usuarios un buen control sobre ellos.
- Es personalizable en términos de control y seguridad de datos.
Veredicto
Software de gestión de documentos Simplifica la organización, el almacenamiento y el acceso seguro a los archivos.Considero que es esencial para las empresas que buscan optimizar los flujos de trabajo y mejorar la colaboración en equipo. Es una solución segura y confiable que ofrece control de versiones, cumplimiento y funciones de integración. Consulte mi veredicto a continuación para conocer las herramientas mejor calificadas en esta categoría.
- Zoho WorkDrive: Una plataforma sólida que ofrece búsqueda inteligente, control de versiones ilimitado, colaboración fluida e integración con más de 5000 aplicaciones. Es segura, fácil de usar e ideal para empresas de todos los tamaños.
- Hoja inteligente: Una herramienta integral para automatizar flujos de trabajo y gestionar proyectos con opciones de integración e informes en vivo.
- Icedrive: Una solución segura y rentable con cifrado de conocimiento cero, almacenamiento en caché inteligente y funciones confiables para compartir archivos.