Πώς να κάνετε Dunning στο SAP F150
Μέισον Γκαρσία
⚡ Έξυπνη Σύνοψη
Ντάνινγκ μέσα SAP είναι η αυτοματοποιημένη διαδικασία υπενθύμισης στους πελάτες σχετικά με τα ληξιπρόθεσμα ανοιχτά στοιχεία, χρησιμοποιώντας τη συναλλαγή F150 για την επιλογή λογαριασμών, την αντιστοίχιση επιπέδων ειδοποίησης, τη δημιουργία μιας πρότασης ειδοποίησης και την εκτύπωση ή την αποστολή μέσω email των προκύπτουσων ειδοποιήσεων ειδοποίησης.
Ντάνινγκ μέσα SAP Αυτοματοποιεί τις επιστολές υπενθύμισης που στέλνει μια επιχείρηση όταν οι πελάτες αφήνουν τα τιμολόγια να εκκρεμούν. Το πρόγραμμα ενημέρωσης (συναλλαγή F150) διαβάζει τα ανοιχτά στοιχεία, αποφασίζει σε ποιους λογαριασμούς θα γίνει υπενθύμιση, αντιστοιχίζει ένα επίπεδο ειδοποίησης και παράγει τις ειδοποιήσεις ειδοποίησης. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργεί η ενημέρωση, τη διαμόρφωση από την οποία εξαρτάται και μια βήμα προς βήμα εκτέλεση ενημέρωσης F150.
Τι είναι το Dunning; SAP?
Η ενημέρωση είναι η διαδικασία αλληλογραφίας με πελάτες ή προμηθευτές σχετικά με εκκρεμείς λογαριασμούς, οι οποίοι SAP εγγραφές ως ανοιχτά στοιχεία. Στο SAP Μπορείτε να προγραμματίσετε τη διαδικασία ενημέρωσης και να διατηρήσετε διαφορετικά επίπεδα ενημέρωσης για κάθε εκτέλεση ενημέρωσης, έτσι ώστε ο τόνος της υπενθύμισης να κλιμακώνεται όσο περισσότερο παραμένει ένα στοιχείο απλήρωτο. Αποτελεί κυρίως μέρος Εισπρακτέους λογαριασμούς, αλλά ένας προμηθευτής με χρεωστικό υπόλοιπο μπορεί επίσης να ειδοποιηθεί.
Μια διαδρομή dunning ακολουθεί τα ακόλουθα βήματα:
- Εισαγάγετε τις παραμέτρους για το πρόγραμμα ενημέρωσης. Οι παράμετροι μιας παλιάς εκτέλεσης ενημέρωσης μπορούν να αντιγραφούν και οι ημερομηνίες να προσαρμοστούν.
- Η εκτέλεση ενημέρωσης επιλέγει τους λογαριασμούς, τους εξετάζει για ληξιπρόθεσμα στοιχεία, ελέγχει εάν πρέπει να λάβουν ενημέρωση και τους αντιστοιχίζει επίπεδα ενημέρωσης. Όλα τα δεδομένα ενημέρωσης αποθηκεύονται σε μια πρόταση ενημέρωσης.
- Η πρόταση ενημέρωσης μπορεί να υποστεί επεξεργασία, να διαγραφεί και να δημιουργηθεί ξανά όσο συχνά χρειάζεται, μέχρι ο υπάλληλος ενημέρωσης να μείνει ικανοποιημένος με το αποτέλεσμα.
- Εάν επιθυμείτε, αυτό το βήμα μπορεί να παραλειφθεί και η εκτέλεση της ενημέρωσης μπορεί να ακολουθηθεί απευθείας από την εκτύπωση των ειδοποιήσεων ενημέρωσης.
- Με ένα κλικ, οι ειδοποιήσεις ενημέρωσης εκτυπώνονται και τα δεδομένα ενημέρωσης ενημερώνονται στα κύρια αρχεία και τα σχετικά έγγραφα.
Ρύθμιση παραμέτρων και προϋποθέσεις ενημέρωσης (FBMP)
Πριν από την πρώτη εκτέλεση του F150, πρέπει να διαμορφωθούν οι βασικές ρυθμίσεις ενημέρωσης, διαφορετικά η εκτέλεση δεν θα βρει τίποτα προς επεξεργασία. Τρεις ρυθμίσεις έχουν τη μεγαλύτερη σημασία: η διαδικασία ενημέρωσης, τα επίπεδα ενημέρωσης και (προαιρετικά) η περιοχή ενημέρωσης.
- Διαδικασία Dunning (FBMP) — Η συναλλαγή FBMP διατηρεί τη διαδικασία ενημέρωσης, η οποία καθορίζει το διάστημα ενημέρωσης σε ημέρες, τον αριθμό των επιπέδων ενημέρωσης (μέγιστο εννέα), τα ελάχιστα ποσά καθυστέρησης και τις φόρμες ειδοποίησης.
- Περιοχή εστίασης (OB61) — μια προαιρετική οργανωτική μονάδα που σας επιτρέπει να καταχωρείτε στοιχεία ξεχωριστά, για παράδειγμα ανά περιοχή ή τμήμα, εντός ενός κωδικού εταιρείας.
- Ανάθεση κύριων δεδομένων — η διαδικασία ενημέρωσης καταχωρείται στο κύριο αρχείο του πελάτη ή του προμηθευτή. Οι λογαριασμοί χωρίς διαδικασία παραλείπονται, επομένως αυτό ορίζεται όταν εσείς δημιουργία των κύριων δεδομένων προμηθευτή ή να διατηρήσουν τον πελάτη.
Επειδή η επιβολή κυρώσεων (dunning) δρα σε ληξιπρόθεσμες απαιτήσεις, λειτουργεί παράλληλα έλεγχος πιστοληπτικής ικανότητας πελατώνΗ διαχείριση πιστώσεων περιορίζει την έκθεση εκ των προτέρων, ενώ η dunning κυνηγά ό,τι είναι ήδη ληξιπρόθεσμο.
Διαδικασία για Dunning in SAP (F150)
Τα παρακάτω βήματα εκτελούν μια πλήρη εκτέλεση ενημέρωσης ως προγραμματισμένη εργασία στο παρασκήνιο. Κάθε οθόνη στη συναλλαγή F150 εμφανίζεται με τη σειρά.
Βήμα 1) Εκτελέστε μια πλήρη εκτέλεση ενημέρωσης ως προγραμματισμένη εργασία στο παρασκήνιο εισάγοντας τον κωδικό συναλλαγής F150 στο SAP πεδίο εντολών, όπως φαίνεται παρακάτω.
Βήμα 2) Στην επόμενη οθόνη, εισαγάγετε την ημερομηνία εκτέλεσης ενημέρωσης και το αναγνωριστικό εκτέλεσης ενημέρωσης, τα οποία μαζί ονομάζουν αυτήν την εκτέλεση.
Βήμα 3) Στην καρτέλα Παράμετροι, εισαγάγετε τις λεπτομέρειες εκτέλεσης που υποδεικνύουν SAP ποια στοιχεία να επιλέξετε:
- Η ημερομηνία ειδοποίησης που εκτυπώνεται στην ειδοποίηση
- Η ημερομηνία έως την οποία τα έγγραφα λαμβάνονται υπόψη για την υποβολή ειδοποίησης
- Ο κώδικας της εταιρείας για την αποχώρηση από το κατάστημα
- Οι πελάτες και οι προμηθευτές πρέπει να ειδοποιηθούν
Βήμα 4) Αποθηκεύστε τις παραμέτρους dunning, ώστε η εκτέλεση να μπορεί να τις χρησιμοποιήσει.
Βήμα 5) Προγραμματίστε την εκτέλεση ενημέρωσης πατώντας το κουμπί Προγραμματισμός.
Βήμα 6) Στην επόμενη οθόνη, επιλέξτε τον εκτυπωτή που θα εκτυπώσει τις ειδοποιήσεις ειδοποίησης που δημιουργούνται από την εκτέλεση.
Βήμα 7) Στην επόμενη οθόνη, προγραμματίστε την ώρα έναρξης της εκτέλεσης ενημέρωσης.
Βήμα 8) Ελέγξτε την κατάσταση της εκτέλεσης ενημέρωσης για να επιβεβαιώσετε ότι έχει ολοκληρωθεί.
Βήμα 9) Ελέγξτε την ειδοποίηση ενημέρωσης στα αιτήματα ουράς, όπου αποθηκεύεται η παραγόμενη έξοδος για εκτύπωση.
Το άνοιγμα του αιτήματος ουράς εμφανίζει την ολοκληρωμένη ειδοποίηση ειδοποίησης, στην οποία παρατίθενται τα εκπρόθεσμα ανοιχτά στοιχεία και το επίπεδο ειδοποίησης που έχει εφαρμοστεί στον λογαριασμό.
Κατανόηση των Επιπέδων Ενημέρωσης και των Ειδοποιήσεων Ενημέρωσης
Τα επίπεδα ειδοποίησης είναι αυτά που κλιμακώνουν τη διαδικασία. Κάθε επίπεδο αντιστοιχεί σε ένα στάδιο ληξιπρόθεσμου χρέους και με κάθε επίπεδο η υπενθύμιση γίνεται πιο σταθερή και μπορεί να προσθέσει χρεώσεις ειδοποίησης ή τόκους.
| Επίπεδο Ντάνινγκ | Τυπικός τόνος | Κοινό περιεχόμενο |
|---|---|---|
| Επίπεδο 1 | Ευγενική υπενθύμιση | Μια ευγενική σημείωση ότι το τιμολόγιο είναι εκπρόθεσμο |
| Επίπεδο 2 | Σαφής υπενθύμιση | Ένα ισχυρότερο αίτημα, συχνά με χρεώσεις dunning ή τόκους |
| Επίπεδο 3 | Επείγουσα ειδοποίηση | Μια τελευταία απαίτηση πριν από την κλιμάκωση |
| Επίπεδο 4+ | Τελικό / νομικό | Προειδοποίηση για νομικές ενέργειες ή παράδοση σε συλλογές (έως επίπεδο 9) |
Το επίπεδο ενημέρωσης που επιτυγχάνεται από κάθε στοιχείο εγγράφεται πίσω στο κύριο αρχείο του πελάτη ή του προμηθευτή και στο έγγραφο, έτσι ώστε η επόμενη εκτέλεση να γνωρίζει πώς να μετακινήσει ένα στοιχείο στο επόμενο επίπεδο μόλις περάσει το διάστημα. Τα ίδια τα δεδομένα ενημέρωσης αποθηκεύονται σε πίνακες FI όπως ο πίνακας ενημέρωσης προμηθευτή LFB5, που περιγράφεται στο σημαντικοί πίνακες FI αναφορά.
Ντάνινγκ μέσα SAP S/4HANA και συνηθισμένα σφάλματα
Η συναλλαγή F150 εξακολουθεί να εκτελείται με καθυστέρηση SAP S/4HANA και η κλασική διαμόρφωση στο FBMP παραμένει έγκυρη. SAP Το S/4HANA Cloud προσθέτει εφαρμογές Fiori, όπως η Διαχείριση Ειδοποιήσεων Ενημέρωσης και ο Προγραμματισμός Εργασιών Εισπρακτέων Λογαριασμών, οι οποίες προγραμματίζουν και παρακολουθούν την εκτέλεση χωρίς το κλασικό παράθυρο διαλόγου, αλλά η υποκείμενη λογική επιλογής είναι η ίδια.
Μια βέλτιστη πρακτική σε οποιαδήποτε έκδοση είναι να ξεκινάτε την εκτέλεση ενημέρωσης μετά την εκτέλεση πληρωμής, επομένως τα στοιχεία που μόλις πληρώθηκαν έχουν ήδη εκκαθαριστεί και οι πελάτες δεν λαμβάνουν ειδοποιήσεις για τιμολόγια που έχουν διευθετήσει. Συνήθη προβλήματα που σταματούν μια εκτέλεση περιλαμβάνουν:
- Η λίστα δεν περιέχει δεδομένα — δεν υπάρχουν εκπρόθεσμα στοιχεία για την επιλογή, η διαδικασία ειδοποίησης λείπει από το κύριο αρχείο ή δεν έχει επιτευχθεί το ελάχιστο ποσό.
- Μπλοκ Ντάνινγκ — ένα σύνολο μπλοκ στην κύρια εγγραφή ή ένα στοιχείο γραμμής εξαιρεί σκόπιμα αυτά τα στοιχεία, συχνά κατά τη διάρκεια μιας διαφωνίας.
- Λάθος ημερομηνίες — η ημερομηνία ενημέρωσης ή η ημερομηνία εξέτασης του εγγράφου εξαιρεί τα στοιχεία που αναμένατε να δείτε.
