Какво е софтуерен телефон? Общ преглед, определение и как да го получите

Какво е софтуерен телефон?

Softphone е софтуерна програма на персонален компютър или мобилно устройство, използвана за осъществяване на гласови повиквания през VOIP вместо използване на слушалка.

След като приложение за софтфон бъде изтеглено и инсталирано на вашия смартфон или настолен компютър, на екрана ще има клавиатура за набиране на телефона, която ще изглежда като нормална клавиатура за набиране на телефон с кабел. Бизнес потребителите могат да се обаждат навсякъде, където има достъп до интернет, увеличавайки мобилността и производителността на вътрешните и отдалечените служители.

Как работи софтуерният телефон?

Софтфоните функционират по същия начин, по който прави типичен смартфон. След като стартирате програмата, използвайте виртуалната клавиатура за набиране, за да наберете мобилен номер. Можете също така да изберете някого от списъка с контакти на вашия мобилен телефон или компютър, след което да изчакате връзка.

VoIP телефонните системи предават гласови данни до приемниците през интернет. Те използват кодек, софтуерна програма, която разделя звуковите данни на части и ги преобразува в двоичен код. Този код се премества от един компютър на друг и се „дешифрира“ в края на получателя.

Следват предварителните условия за извършване на телефонни разговори през интернет:

• VoIP слушалки
• Настолен компютър, персонален компютър и мобилен телефон
• Интернет свързаност
• VoIP услуга като Skype, RingCentral и т.н.

Софтфон приложенията не се ограничават до персонални компютри. Изискванията ще варират в зависимост от хардуера, но всички изискват достъп до интернет.

Как да използвам SoftPhone?

Ето важни стъпки, които ви помагат да научите как да използвате Softphones:

Стъпка 1) Изтеглете софтуера Softphone

Първо изтеглете и инсталирайте VoIP приложението от вашия бизнес компютър или мобилно устройство. След като завършите процедурата по настройка и конфигурирате настройките на вашето устройство, приложението ще бъде готово за използване след няколко минути.

Стъпка 2) Уверете се, че вашият интернет е стабилен

Нестабилна интернет връзка (DSL или кабелна услуга) може да ви разочарова, когато правите или получавате VoIP повиквания. Така че трябва да се уверите, че сте свързани към стабилен интернет, за да предотвратите прекъсване или прекъсване на повикванията.

Можете да промените качеството на услугата на вашия рутер, за да предпочитате гласовите пакети пред по-малко чувствителните към времето данни. Повечето доставчици на VoIP софтуерни телефони могат да постигнат това виртуално вместо вас.

Стъпка 3) Изпълнете всички технически изисквания

Има още няколко технически изисквания, които трябва да изпълните.

• Минимум един кодек трябва да бъде стандартен и в двата края
• Софтфоните взаимодействат само с други устройства, които използват подобни VoIP протокол
• Софтфоните не само работят на настолни компютри и смартфони, но могат да работят с различни платформи.

Софтуерът Softphone осигурява сравнително лесно потребителско изживяване. Той позволява телефонните разговори да бъдат прехвърляни, задържани и съобщенията на гласовата поща могат да се управляват бързо.

Характеристики на Софтфона

Ето важни характеристики на софтуерния телефон:

• Споделени списъци с контакти: Тези списъци споделят вашите връзки с вашите колеги или се присъединяват към база данни за бизнес контакти.
• Less Оборудване: Софтфоните се нуждаят от много по-малко хардуер от традиционните настолни телефони.
• Няма специална линия: Значително намаляване на разходите за вашата компания е липсата на специална линия.
• Указател за контакти: Трябва да можете да видите списък с контакти на вашия Softphone.
• Вътрешно набиране: Фирмените софтуерни телефони са полезни като настолни телефони, така че те трябва да могат да се свързват с колеги чрез набиране на разширение, особено за телеконференции.
• Превъзходно качество на разговора: С по-голям приоритет на честотната лента и подобрена технология за рутер, неразбираемият говор и забавянето на звука не са проблеми и можете да се насладите на превъзходно качество на разговорите.
• Мигновени съобщения: Можете да използвате незабавен чат чрез софтфон, за да координирате по-бързо и да отговаряте бързо на проблемите, като същевременно значително намалявате достъпа си през цялото време.
• Видео разговори: Видео разговорите ви позволяват да се ангажирате с вашия екипаж. За да засилят сътрудничеството, членовете на екипа могат да използват инструменти като виртуална бяла дъска, споделяне на екрана, дистанционно управление на екрана и др.
• Задържане на повикване и ID на обаждащия се: Всеки път, когато агент получи входящо обаждане, докато в момента разговаря по телефона с някой друг, функцията за изчакване на повикване го предупреждава.
• Контрол на звука и заглушаване: Софтфонът е добър за приемане на обаждания, когато не сте на удобно място. Можете да заглушите и да регулирате силата на звука.
• Тристранна конференция: Можете да проведете тристранен конферентен разговор с два допълнителни контакта, докато използвате софтфон.

Как се настройва софтфон?

Създаването на жична телефонна мрежа на фирмата може да отнеме много време и да е твърде сложна задача. Може да намерите сложна инсталация и да имате нужда от експерти за достъп до работното ви място. Това може да попречи на вашия екип да се обади по време на дълга, разрушителна инсталационна процедура.

Въпреки това ще имате гладко изживяване, докато използвате софтфон система, тъй като настройката на телефона или компютъра на вашия екип може да стане за минути.

Ето стъпките за засилване на Softphone:

Стъпка 1) Следвайте инструкциите за настройка с вашия ИТ екип, след което изтеглете файла на доставчика на софтфон.

Стъпка 2) Стартирайте процеса на инсталиране, като изберете иконата на файла.

Стъпка 3) Завършете активирането на програмата, като докоснете софтуерния телефон, за да предоставите символа два пъти.

Бързото настройване на вашия Softphone и свързаните с него функции може да звучи трудно, но след три прости стъпки ще можете да предложите потребителско изживяване от най-високо ниво.

Важни характеристики на Софтфон

Ето някои важни характеристики на софтуерния телефон

• Присъствие: Софтфоните разкриват дали екипът е офлайн, онлайн, на среща или е зает. Можете да им се обадите, след като разберете часовете им за наличност, или да преминете към по-подходящ канал, като например месинджър.
• Преносимост: Отдалечените служители, вътрешният офис персонал и често пътуващите могат да носят служебните си мобилни телефони навсякъде. Служителите не трябва да остават на работните си места, за да отговарят на телефонни обаждания. Те могат да правят и получават обаждания отвсякъде, сякаш седят на бюро.
• Защита: Да предположим, че искате да запазите данните си поверителни, можете да използвате софтуер за софтфон, за да отговаряте на служебни обаждания от вашия смартфон, но оставете данните и контактите си отделно. Със софтфон цялата ви организация комуникира чрез частна връзка.
• Ефективност: Softphones ще ви помогнат да използвате няколко функции, включително визуални гласови съобщения, превключватели за повиквания с плъзгане и пускане, известия за входящи повиквания и настройка на гласова поща към имейл, чрез потребителския интерфейс (UI).
• Свързаност: Възможността да носите вашия Softphone навсякъде е значително предимство. Можете да инсталирате приложението си на нов компютър и да го включите на множество мобилни устройства. Най-добрата част от това е, че трябва да сте загрижени за разходите за прехвърляне и подмяна на оборудване.

Предимства и недостатъци Софтфон

Ето плюсовете/предимствата на използването на софтфон:

• Обажданията могат да се извършват или приемат отвсякъде
• Служителите могат скриване на телефонни номера и лична информация
• Предлага допълнителни функции като гласово обаждане към имейл
• Можете да го изтеглите на множество устройства
• Показва наличността на екипа и дали извикването им е най-ефективният във времето метод

Ето недостатъците/минусите на използването на софтфон:

• Качеството на вашата интернет връзка влияе върху осъществяването и получаването на повиквания.
• Можете да понесете допълнителни предварителни разходи в зависимост от вашия VOIP доставчик.
• Овладяването на това как работи софтуерният телефон може да изисква много време.

Софтфони срещу настолни телефони

Може да не сте решили дали да изберете традиционен телефон или софтфон. Ето сравненията, които ще ви помогнат при избора:

Традиционни телефони:

• Значителни предварителни разходи: Традиционните телефони изискват скъпи телефони, такси за установяване на телефонни линии и евентуално прекабеляване в сградата, за да се приспособи системата. Тези първоначални разходи не вземат предвид сумата, която ще трябва да похарчите, за да ги поддържате или замените с течение на времето.
• Ограничени базови характеристики и функционалност: Традиционният стационарен телефон обработва само аудио разговори и изисква надграждане за конферентни разговори.
• Обединени комуникации: Наличието на единна телефонна система за целия ви персонал е от полза.
• Предоставя ограничена информация относно обаждащите се, защото можете да видите само основния идентификатор на обаждащия се.

Софтфони:

• Ниски първоначални разходи: Софтфоните изискват само слушалки за всички потребители и се предлагат с функции за конференции и видео без допълнителни разходи. Освен това не е необходимо да купувате допълнителен софтуер, тъй като софтуерните телефони са съвместими със съществуващите колективно управление на права.
• Разширени базови функции: Софтфоните все още включват споделяне на незабавни съобщения по време на критични обаждания, бързо планиране на телеконференции, а възможностите за гласова поща към имейл предлагат нова сфера на свързаност, която руутираните телефони не могат да съвпадат.
• Дистанционни възможности: Софтфоните може да са полезни, ако имате персонал, който работи дистанционно. Вашият екип може да активира пренасочване на повикване към своя смартфон, да има достъп до приложението за софтфон от всяка част на земното кълбо и да променя настройките само с натискане на бутон. С възможността да се обаждате от всяко място, дори отдалечени членове на екипа ще присъстват на конферентни разговори.
• Предоставя полезна информация: Предоставя важна информация за обаждащите се, включително данни за предишни обаждания.

Каква е разликата между VoIP и софтуерните телефони?

Ето някои основни разлики между VOIP и софтуерните телефони:

• VoIP позволява на физически IP телефон да работи и да се свързва с мрежа.
• Софтуерният телефон е софтуерна програма, която предоставя обичайното телефонно изживяване с помощта на вашия смартфон, ръчно устройство или персонален компютър.
• A Физически VoIP телефонът се включва в Ethernet порт и изисква физическа слушалка.
• Софтфоните са евтини за използване и всеки член на екипа има достъп до тях, без да е необходимо да е физически там.

Как да изберете правилния доставчик на софтфон за вашия бизнес

Ето важни неща, които трябва да запомните, докато избирате правилния доставчик на софтуерни телефони за вашия бизнес:

• Интегрирани мобилни приложения: Софтфонът трябва да се основава на интегрирана, удобна за потребителя програма за софтфон. Тя трябва да включва комуникационни маршрути, като обаждания, видео срещи и незабавни съобщения. Това ще ви позволи да поддържате връзка с колеги.
• Достатъчно телефонни линии: Определете колко телефонни линии ще иска вашата компания и също така се уверете, че избраният от вас доставчик на софтуерни телефони може да достави този брой линии.
• Определете адаптивността: Софтфонът трябва да може да предлага персонализирана информация за контакт и да се адаптира към културата на бизнеса, в който работи. Адаптациите включват възможност за работа под напрежение и по време на пиковите часове.
• Operating системна съвместимост: Не всички софтфони работят с всеки операционната система (OS) и трябва да изберете софтфон, съвместим с текущата ви операционна система. (Windows, macOS, iOS и Android.
• Съвместимост на VoIP протокол: Проверете дали вашият софтфон използва точния протокол като предпочитаната от вас VoIP услуга. Протоколите определят как данните се обработват и преместват през всяка мрежа. Така че проверката дали новият софтфон отговаря на изискванията за VOIP е от съществено значение.
• 24/7 Отстраняване на неизправности:Трябва също така да се уверите, че вашият предпочитан доставчик предоставя подходяща техническа помощ. Ще искате да сте сигурни, че някой ще бъде там, за да ви напътства, независимо какво се случва.
• Сигурност: Изключително важно е да проучите предпазните мерки за сигурност, използвани от всеки отделен доставчик. Дори и да има атаки, заплахата за сигурността не е по-голяма от мениджърите за изтегляне, незабавните съобщения или интернет изследователите. Някои софтуерни телефони са склонни към хакване. Пренебрегването на механизмите за сигурност на Softphone може да доведе до разочарование по-късно. Разберете какви мерки за сигурност е въвел доставчикът на софтфон. Резултатът може да бъде значително разкриване на вашите чувствителни данни, което води до огромни загуби.
• Ценова структура и опции за плащане:Софтфоните са евтини. Всеки доставчик предлага различни ценови планове и възможности за плащане. Проучете и оценете тарифите на различни доставчици и техните услуги и функции. Трябва да имате предвид нивата на ценообразуване за броя на връзките и дали има горни граници за броя минути, които бизнесът може да използва. Трябва да поискате период за тестване в договора и да проверите дали услугата отговаря на вашите очаквания.
• Местно и международно покритие:За да поддържате връзка с вашите клиенти, получаването на вашите телефонни номера и софтуерен телефон на едно място и от един доставчик на услуги е предимство. Това може да помогне да се спестят време и пари, изразходвани за два отделни доставчика и системи.

Oбобщение

• Софтуерната телефонна система е софтуерна програма, която функционира като традиционен телефон на персонален компютър, таблет или смартфон.
• Предлага интегрирани функции като незабавни съобщения, идентификация на обаждащия се, конферентни разговори и споделени списъци с контакти.
• Бизнесът може да предпочете софтфон пред настолен телефон за отдалечени работници, за да намалят първоначалните разходи за настройка.
• Трябва да изберете доставчик на софтуер за софтфон, който предлага пробен период.