ما هو الهاتف الرقمي؟ نظرة عامة وتعريف وكيفية الحصول على واحدة

ما هو الهاتف الذكي

ما هو الهاتف الرقمي؟

Softphone هو برنامج موجود على جهاز كمبيوتر شخصي أو جهاز محمول يستخدم لإجراء مكالمات صوتية عبر VOIP بدلاً من استخدام الهاتف.

بمجرد تنزيل تطبيق الهاتف الرقمي وتثبيته على هاتفك الذكي أو سطح المكتب، ستحتوي الشاشة على لوحة اتصال هاتفية ستبدو مثل لوحة اتصال عادية للهاتف الثابت. يمكن لمستخدمي الأعمال إجراء مكالمة في أي مكان تتوفر فيه إمكانية الوصول إلى الإنترنت، مما يزيد من إمكانية التنقل والإنتاجية للموظفين الداخليين والبعيدين.

هاتف محمول
هاتف محمول

كيف يعمل الهاتف الرقمي؟

تعمل الهواتف الإلكترونية بنفس الطريقة التي يعمل بها الهاتف الذكي النموذجي. بمجرد تشغيل البرنامج، استخدم لوحة الاتصال الافتراضية لطلب رقم الهاتف المحمول. يمكنك أيضًا اختيار شخص ما من قائمة جهات الاتصال على هاتفك الخلوي أو جهاز الكمبيوتر، ثم انتظار الاتصال.

تنقل أنظمة الهاتف VoIP البيانات الصوتية إلى أجهزة الاستقبال عبر الإنترنت. يستخدمون برنامج الترميز، وهو برنامج يقسم البيانات الصوتية إلى أجزاء ويحولها إلى كود ثنائي. ينتقل هذا الرمز من كمبيوتر إلى آخر ويتم "فك تشفيره" عند جهاز الاستقبال.

فولوwing هي المتطلبات الأساسية لإجراء مكالمات هاتفية عبر الإنترنت:

  • سماعات VoIP
  • سطح المكتب، والكمبيوتر الشخصي، والهاتف المحمول
  • الاتصال بشبكة الإنترنت
  • خدمة VoIP مثل Skype، RingCentral وما إلى ذلك.

لا تقتصر تطبيقات الهواتف الإلكترونية على أجهزة الكمبيوتر الشخصية. سوف تختلف المتطلبات بين الأجهزة، ولكن جميعها تتطلب الوصول إلى الإنترنت.

كيفية استخدام سوفت فون؟

فيما يلي خطوات مهمة تساعدك على تعلم كيفية استخدام الهواتف الذكية:

الخطوة 1) قم بتنزيل برنامج الهاتف الرقمي

أولاً، قم بتنزيل وتثبيت تطبيق VoIP من كمبيوتر العمل أو الجهاز المحمول الخاص بك. بمجرد الانتهاء من إجراء الإعداد وتهيئة إعدادات جهازك، سيكون التطبيق جاهزًا للاستخدام خلال بضع دقائق.

الخطوة 2) تأكد من استقرار الإنترنت لديك

يمكن أن يحبطك اتصال الإنترنت غير المستقر (DSL أو خدمة الكابل) عند إجراء أو استقبال مكالمات VoIP. لذلك، تحتاج إلى التأكد من اتصالك بالإنترنت المستقر لمنعك من تجربة المكالمات المقطوعة أو المقطوعة.

يمكنك تغيير جودة خدمة جهاز التوجيه الخاص بك لتفضيل الحزم الصوتية مقابل البيانات الأقل حساسية للوقت. يمكن لمعظم موفري الهواتف الإلكترونية عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) إنجاز ذلك نيابةً عنك تقريبًا.

الخطوة 3) أكمل جميع المتطلبات الفنية

هناك بعض المتطلبات الفنية الإضافية التي يتعين عليك الوفاء بها.

  • يجب أن يكون هناك برنامج ترميز واحد على الأقل قياسيًا بين كلا الطرفين
  • تتفاعل الهواتف الإلكترونية فقط مع الأجهزة الأخرى التي تستخدم نفس الشيء الصوت عبر بروتوكول الإنترنت بروتوكول
  • لا تعمل الهواتف الإلكترونية فقط على أجهزة الكمبيوتر المكتبية والهواتف الذكية، ولكنها قد تعمل مع مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية.

يوفر برنامج Softphone تجربة مستخدم بسيطة نسبيًا. يسمح بنقل المكالمات الهاتفية وتعليقها وصوتهاmail يمكن إدارة الرسائل بسرعة.

مميزات برنامج سوفت فون

مميزات برنامج سوفت فون

فيما يلي ميزات مهمة للهاتف الرقمي:

  • قوائم جهات الاتصال المشتركة: تقوم هذه القوائم بمشاركة اتصالاتك مع زملائك أو الانضمام إلى قاعدة بيانات جهات الاتصال التجارية.
  • معدات أقل: تحتاج الهواتف الإلكترونية إلى أجهزة أقل بكثير من الهواتف المكتبية التقليدية.
  • لا يوجد خط مخصص: إن التخفيض الكبير في نفقات شركتك هو عدم وجود خط مخصص.
  • دليل الاتصال: يجب أن تكون قادرًا على رؤية قائمة جهات الاتصال على هاتفك الرقمي.
  • الطلب الداخلي: تعد الهواتف الإلكترونية الخاصة بالشركة مفيدة كهواتف مكتبية، لذا يجب أن تكون قادرة على الاتصال بالزملاء عبر الاتصال الإضافي، خاصة بالنسبة للمؤتمرات عن بعد.
  • جودة اتصال متفوقة: مع زيادة أولوية عرض النطاق الترددي وتقنية التوجيه المحسنة، لن يعد هناك أي تأخير غير مفهوم في الكلام والصوت، ويمكنك الاستمتاع بجودة مكالمات فائقة.
  • رسالة فورية: يمكنك استخدام الدردشة الفورية عبر الهاتف الرقمي للتنسيق بشكل أسرع والإجابة على المشكلات بسرعة مع تقليل إمكانية الوصول إليها طوال الوقت بشكل كبير.
  • مكالمات فيديو: تتيح لك مكالمات الفيديو التواصل مع طاقمك. لتعزيز التعاون، يمكن لأعضاء الفريق استخدام أدوات مثل السبورة الافتراضية ومشاركة الشاشة والتحكم عن بعد في الشاشة وما إلى ذلك.
  • تعليق المكالمة ومعرف المتصل: عندما يتلقى الوكيل مكالمة واردة أثناء اتصاله حاليًا بالهاتف مع أي شخص آخر، تقوم ميزة انتظار المكالمات بتنبيهه.
  • التحكم في مستوى الصوت وكتم الصوت: يعد الهاتف الرقمي مفيدًا لتلقي المكالمات عندما لا تكون في مكان مناسب. يمكنك كتم الصوت وضبط مستوى الصوت.
  • المؤتمرات الثلاثية: يمكنك إجراء مكالمة جماعية ثلاثية الأطراف مع جهتي اتصال إضافيتين أثناء استخدام الهاتف الرقمي.

كيف يمكنك إعداد الهاتف الرقمي؟

قد يكون إعداد شبكة الهاتف السلكية الخاصة بالشركة مهمة تستغرق وقتًا طويلاً وصعبة للغاية. قد تجد عملية التثبيت معقدة وتحتاج إلى خبراء للوصول إلى مكان عملك. قد يمنع ذلك فريقك من الاتصال أثناء إجراء التثبيت المطول والمزعج.

ومع ذلك، ستتمتع بتجربة سلسة أثناء استخدام نظام الهاتف الرقمي، حيث يمكن أن تتم عملية الإعداد على هاتف فريقك أو جهاز الكمبيوتر الخاص بك في دقائق معدودة.

فيما يلي خطوات لتكثيف الهاتف الرقمي:

الخطوة 1) اتبع تعليمات الإعداد مع فريق تكنولوجيا المعلومات لديك، ثم قم بتنزيل ملف موفر الهاتف الرقمي.

الخطوة 2) ابدأ عملية التثبيت عن طريق تحديد أيقونة الملف.

الخطوة 3) قم بإنهاء تنشيط البرنامج من خلال النقر على الهاتف الرقمي لتوفير الرمز مرتين.

قد يبدو إعداد Softphone والميزات المرتبطة به سريعًا أمرًا صعبًا، ولكن بعد ثلاث خطوات بسيطة، ستتمكن من تقديم تجربة مستخدم من الدرجة الأولى.

الخصائص الهامة للهاتف الرقمي

فيما يلي بعض الخصائص المهمة للهاتف الرقمي

  • حضور: تكشف الهواتف الإلكترونية ما إذا كان الفريق غير متصل بالإنترنت أو متصلاً بالإنترنت أو في اجتماع أو مشغولاً. يمكنك الاتصال بهم بمجرد معرفة أوقات توفرهم أو الانتقال إلى قناة أكثر ملاءمة، مثل برنامج المراسلة الفورية.
  • قابلية التنقل: يمكن للموظفين عن بعد، وموظفي المكاتب الداخلية، والمسافرين الدائمين حمل هواتفهم المحمولة الخاصة بالشركة في كل مكان. لا يتعين على الموظفين البقاء في محطات عملهم للرد على المكالمات الهاتفية. يمكنهم إجراء واستقبال المكالمات من أي مكان كما لو كانوا يجلسون على مكتب.
  • الخصوصية: لنفترض أنك تريد الاحتفاظ بـ details خاصًا، يمكنك استخدام برنامج الهاتف الرقمي للرد على مكالمات العمل من هاتفك الذكي، ولكن اترك ديونكtails والاتصالات منفصلة. باستخدام الهاتف الرقمي، تتواصل مؤسستك بأكملها عبر اتصال خاص.
  • كفاءة: ستساعدك الهواتف الإلكترونية على استخدام العديد من الميزات، بما في ذلك الصوت المرئيmails، ومفاتيح السحب والإفلات للمكالمات، وإشعارات المكالمات الواردة، والصوتmail-إصبع قدمmail الإعداد، عبر واجهة المستخدم (UI).
  • الربط: تعد القدرة على حمل الهاتف الرقمي الخاص بك في أي مكان ميزة كبيرة. يمكنك تثبيت التطبيق الخاص بك على جهاز كمبيوتر جديد وإدراجه على أجهزة محمولة متعددة. أفضل جزء منه هو أنك بحاجة إلى القلق بشأن تكلفة نقل المعدات واستبدالها.

مميزات وعيوب سوفت فون

فيما يلي إيجابيات ومزايا استخدام الهاتف الرقمي:

  • يمكن إجراء المكالمات أو تلقيها من أي مكان
  • يمكن للموظفين إخفاء أرقام الهواتف والمعلومات الشخصية
  • يقدم ميزات إضافية مثل الصوت إلى البريدmail دعوة
  • يمكنك تنزيله على أجهزة متعددة
  • فهو يوضح مدى توفر الفريق وما إذا كان الاتصال بهم هو الطريقة الأكثر كفاءة للوقت

فيما يلي عيوب/سلبيات استخدام الهاتف الرقمي:

  • تؤثر جودة اتصالك بالإنترنت على إجراء واستقبال المكالمات.
  • يمكنك تحمل تكاليف إضافية مقدمًا اعتمادًا على مزود خدمة VOIP الخاص بك.
  • قد يتطلب إتقان كيفية عمل الهاتف الرقمي الكثير من الوقت.

الهواتف الذكية مقابل الهواتف المكتبية

ربما لم تقرر بعد ما إذا كنت ستختار هاتفًا تقليديًا أم هاتفًا إلكترونيًا. فيما يلي المقارنات لمساعدتك في الاختيار:

الهواتف التقليدية:

  • تكاليف أولية كبيرة: تتطلب الهواتف التقليدية هواتف باهظة الثمن، ورسومًا لإنشاء خطوط هاتف، وربما بعض عمليات تجديد الأسلاك في المبنى لاستيعاب النظام. لا تأخذ هذه النفقات الأولية في الاعتبار المبلغ الذي سيتعين عليك إنفاقه للحفاظ عليها أو استبدالها بمرور الوقت.
  • الميزات والوظائف الأساسية المحدودة: يتعامل الخط الثابت التقليدي مع المكالمات الصوتية فقط ويتطلب ترقية للمكالمات الجماعية.
  • اتصالات موحدة: يعد وجود نظام هاتف واحد لجميع موظفيك أمرًا مفيدًا.
  • يقدم معلومات محدودة حول المتصلين لأنه يمكنك فقط رؤية معرف المتصل الأساسي.

الهواتف الذكية:

  • تكاليف أولية منخفضة: تتطلب الهواتف الإلكترونية سماعات الرأس فقط لجميع المستخدمين، وهي تأتي مع ميزات عقد المؤتمرات والفيديو دون أي تكلفة إضافية. علاوة على ذلك، لا يتعين عليك شراء برامج إضافية لأن الهواتف الإلكترونية متوافقة مع البرامج الموجودة CRMs.
  • ميزات قاعدة واسعة النطاق: لا تزال الهواتف الإلكترونية تتضمن مشاركة الرسائل الفورية أثناء المكالمات المهمة، وجدولة المؤتمرات الهاتفية بسرعة، والصوتmail-إصبع قدمmail توفر الإمكانيات عالمًا جديدًا من الاتصال لا يمكن للهواتف ذات الجذور أن تتطابق معه.
  • القدرات عن بعد: قد تكون الهواتف الإلكترونية مفيدة إذا كان لديك موظفين يعملون عن بعد. يمكن لفريقك تنشيط تحويل المكالمات إلى هواتفهم الذكية، والوصول إلى تطبيق الهاتف الرقمي من أي جزء من العالم، وتعديل الإعدادات بمجرد الضغط على زر. مع القدرة على الاتصال من أي مكان، حتى أعضاء الفريق البعيدين سيحضرون المكالمات الجماعية.
  • يقدم معلومات مفيدة: فهو يوفر معلومات مهمة عن المتصلين، بما في ذلك بيانات المكالمات السابقة.

ما الفرق بين VoIP والهواتف الإلكترونية؟

فيما يلي بعض الاختلافات الرئيسية بين VOIP والهواتف الذكية:

  • يسمح VoIP لهاتف IP الفعلي بالعمل والاتصال بالشبكة.
  • الهاتف الرقمي هو برنامج يوفر تجربة الهاتف المعتادة باستخدام هاتفك الذكي أو جهازك المحمول أو الكمبيوتر الشخصي.
  • A الصوت عبر بروتوكول الإنترنت المادية يتم توصيل الهاتف بمنفذ Ethernet ويتطلب هاتفًا فعليًا.
  • الهواتف الإلكترونية رخيصة الاستخدام، ويمكن لأي عضو في الفريق الوصول إليها دون الحاجة إلى التواجد فعليًا هناك.

كيفية اختيار مزود الهاتف الرقمي المناسب لعملك

فيما يلي بعض الأمور المهمة التي يجب تذكرها أثناء اختيار موفر خدمة الهاتف الرقمي المناسب لشركتك:

  • تطبيقات الهاتف المحمول المتكاملة: يجب أن يعتمد الهاتف الرقمي على برنامج هاتف رقمي متكامل وسهل الاستخدام. ويجب أن تتضمن طرق الاتصال، مثل الاتصال واجتماعات الفيديو والمراسلة الفورية. سيسمح لك بالبقاء على اتصال مع زملاء العمل.
  • خطوط هاتف كافية: حدد عدد خطوط الهاتف التي ستحتاجها شركتك وتأكد أيضًا من أن مورد الهواتف الإلكترونية الذي تختاره يمكنه توصيل هذا العدد من الخطوط.
  • تحديد القدرة على التكيف: يجب أن يكون الهاتف الرقمي قادرًا على تقديم معلومات اتصال شخصية والتكيف مع ثقافة العمل الذي يعمل فيه. وتشمل التكيفات القدرة على العمل تحت الضغط وأثناء أوقات الذروة.
  • توافق نظام التشغيل: لا تعمل جميع الهواتف الذكية مع كل منها نظام التشغيل (نظام التشغيل)، ويجب عليك تحديد هاتف رقمي متوافق مع نظام التشغيل الحالي لديك. (Windows, macOSو iOS و Android.
  • توافق بروتوكول VoIP: تأكد من أن هاتفك الرقمي يستخدم البروتوكول الدقيق كخدمة VoIP المفضلة لديك. تحدد البروتوكولات كيفية معالجة البيانات ونقلها عبر أي شبكة. لذا، يعد التحقق من أن الهاتف الرقمي الجديد سيلبي امتثال VOIP أمرًا ضروريًا.
  • استكشاف الأخطاء وإصلاحها على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع:يجب عليك أيضًا التأكد من أن المورد المفضل لديك يقدم المساعدة الفنية الكافية. ستحتاج إلى التأكد من وجود شخص ما لإرشادك، بغض النظر عما يحدث.
  • الأمن: من الأهمية بمكان التحقق من الاحتياطات الأمنية التي يستخدمها كل مورد معين. حتى لو كانت هناك هجمات، فإن التهديد الأمني ​​ليس أكبر من مديري التنزيلات أو الرسائل الفورية أو متصفحات الإنترنت. بعض الهواتف الذكية عرضة للقرصنة. يمكن أن يؤدي تجاهل آليات أمان الهاتف الرقمي إلى الإحباط later. تعرف على الإجراءات الأمنية التي طبقها مورد الهاتف الرقمي. يمكن أن تكون النتيجة تعرضًا كبيرًا لبياناتك الحساسة، مما يؤدي إلى خسائر فادحة.
  • هيكل التسعير وخيارات الدفع:الهواتف الذكية غير مكلفة. يقدم كل مورد خطط تسعير وخيارات دفع مختلفة. بحث وتقييم أسعار الموردين المختلفين وخدماتهم وميزاتهم. يجب عليك مراعاة مستويات التسعير لعدد الاتصالات وما إذا كانت هناك حدود عليا لعدد الدقائق التي يمكن للشركة استخدامها. يجب عليك طلب فترة اختبار في العقد والتحقق مما إذا كانت الخدمة تلبي توقعاتك.
  • التغطية المحلية والدولية:للبقاء على اتصال مع عملائك، يعد الحصول على أرقام الهواتف والهواتف الرقمية الخاصة بك في مكان واحد ومن مورد خدمة واحد أمرًا مفيدًا. يمكن أن يساعد في توفير الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على موردين ونظامين منفصلين.

نبذة عامة

  • نظام الهاتف الرقمي هو برنامج يعمل كهاتف تقليدي على جهاز كمبيوتر شخصي أو جهاز لوحي أو هاتف ذكي.
  • ويقدم ميزات متكاملة مثل الرسائل الفورية، معرف المتصل، الدعوة المؤتمروقوائم جهات الاتصال المشتركة.
  • قد تفضل الشركات استخدام الهاتف الرقمي على الهاتف المكتبي للعاملين عن بعد لتقليل تكاليف الإعداد الأولية.
  • يجب عليك اختيار موفر برنامج الهاتف الرقمي الذي يقدم فترة تجريبية.