Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Aşamaları: Aşamalar nelerdir?
Jonathan Reed
Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Nedir?
Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü proje amaçlarını veya hedeflerini gerçekleştirmek için bir dizi temel faaliyettir. Bir fikrin gerçeğe dönüştürülmesi aşamalarını içeren bir çerçevedir. Projeler farklı boyutlara ve zorluk seviyelerine sahip olabilir ancak projenin boyutu ne olursa olsun Proje Yönetimi yaşam döngüsü yapısına eşlenebilirler.
Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Aşamaları
Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü süreci dört ana bölüme ayrılmıştır: Aşağıdaki diyagramda gösterildiği gibi Başlangıç aşaması, Planlama aşaması, Yürütme aşaması ve İzleme, Kontrol ve Kapanış aşaması.
Her Proje Yaşam Döngüsü Aşamasına bakacağız:
Proje Başlangıç Aşaması
Başlangıç aşaması, yeni bir projeye başlamak için gerekli olan süreçleri tanımlar. Proje başlatma aşamasının amacı, projenin neyi başarması gerektiğini belirlemektir.
Bu aşama temel olarak iki ana faaliyetten oluşmaktadır.
- Bir Proje Başlatma Belgesi Geliştirin ve
- Paydaşları Belirleyin
Projeye ilişkin tüm bilgiler Proje Şartı ve Paydaş Kaydına işlenir. Proje başlatma belgesi onaylandığında proje resmi olarak yetkilendirilmiş olur.
Proje Şartı
Proje Başlatma Belgesi projenin ana unsurlarını tanımlar
- Proje hedefleri
- Proje kısıtlamaları ve Sorun ifadeleri
- Proje yöneticisini atayın
- Paydaş listesi
- Üst düzey program ve bütçe
- Kilometre Taşları
- Onaylar
Bu belge, bir proje yöneticisinin proje uğruna organizasyonel kaynakları kullanmasına olanak tanır. Bir proje başlatma belgesi oluşturmak için gereken girdiler kurumsal ortam faktörü, iş gerekçesi, anlaşmalar, proje çalışma beyanı ve organizasyonel süreç varlıkları olacaktır.
Paydaşların Belirlenmesi
A paydaşlar Projenin başarısını ve başarısızlığını etkileyebilir. Paydaş hakkındaki bilgileri not etmek için Paydaş Kaydı kullanılır.
Paydaş kaydı aşağıdaki gibi bilgilere sahip olacaktır:
- Paydaş türü
- Paydaşların beklentisi
- Projedeki Rol (İş Analisti, Teknoloji Mimarı, Müşteri PM)
- Görev (Direktör, İş Lideri vb.)
- İletişim Türü (Haftalık/Aylık)
- Projeye etkisi (Kısmi/Destekleyici/Etkili)
Süreç grubunun başlatılmasında yer alan diğer faaliyetler şunlardır:
- Proje yöneticisinin atanması
- Paydaş ihtiyaçlarının, beklentilerinin ve üst düzey gereksinimlerin belirlenmesi
- Proje başarı kriterlerini tanımlayın
- Belirli bir aşama için belirli bir bütçe belirleyin
- Projenin kuruluşun stratejik hedefiyle uyumlu olduğundan emin olun
Paydaş listesi ve proje başlatma belgesi, planlama süreç grubu gibi diğer geliştirme gruplarına girdi olarak kullanılır.
Proje Planlama Aşaması
Proje Planlama aşaması tüm sürecin yaklaşık %50'sini kapsar. Planlama aşaması projenin kapsamını ve projenin amacını belirler. Başlangıç aşamasının çıktıları (tüzük, ön kapsam beyanı ve proje yöneticisi) ile başlar. Planlama aşamasının çıktısı, uygulama aşamasının girdisi olarak hizmet eder.
Planlama sürecinin önemli yönleri şunlardır:
- İlk planlamanız tamamlanmadan planlama aşamasına geçilmemelidir
- Yürütme süreci başlayana kadar planları gözden geçirmeyi bırakmamalısınız
İş Kırılım Yapısı (WBS) Oluşturun
Herhangi bir başarılı proje için WBS (Work Breakdown Structure) önemlidir. WBS oluşturmak için adımlar şunlardır.
- Tüm görevleri listelemek için bir beyin fırtınası yapın
- Beyin fırtınasına tüm ekibinizi dahil edin
- WBS (iş kırılım yapısı) olarak da bilinen görevin yapı ağacını yazın.
- En önemli WBS'nizi hiyerarşik bir faaliyet kümesine, örneğin kategorilere, alt kategorilere, vb. daha fazla ayırın. Örneğin donanım, yazılım, stajyer, yönetim ekipleri, vb.
- Öğelerin İKY'nize nasıl kaydedileceğini tanımlayın
- Başkalarına sorun; uzman, deneyimli personel vb. olabilir.
- Ayrıntısallık: Göreviniz ne kadar ayrıntılı olmalı? Daha yüksek ayrıntı düzeyi için maliyet ve süreyi tahmin etmek zordur; daha düşük ayrıntı düzeyi için ise çok ayrıntılı bilgilerle çıkmaza girilir.
- Parçalılık doğru seviyede olmalı, ne çok yüksek ne de çok düşük olmalı
Planlama Programı Yönetimi
Plan Çizelgeleme, proje zamanlamasını planlamak, yönetmek, yürütmek ve kontrol etmek için prosedür, politika ve dokümantasyonun oluşturulması sürecidir. Bu faaliyetlerdeki girdiler şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- Proje Şartı
- Kurumsal çevresel faktörler
- Örgütsel süreç varlıkları
Planlama Çizelgesi Yönetiminin çıktısı şunları içerir:
- Zamanlama yönetimi planı
Faaliyetlerin Tanımlanması
Faaliyetlerin Tanımlanması, proje çıktılarının üretilmesi için gerçekleştirilecek belirli eylemlerin belgelenmesi ve tanımlanması prosedürüdür.
Faaliyetlerin tanımlanmasında, her iş paketi bireysel çalışma programı faaliyetlerine bölünür. Tanımlayıcı faaliyetlerin girdileri şunları içerir:
- Zamanlama yönetimi planı
- Kapsam taban çizgisi
- Kurumsal çevresel faktörler
- Örgütsel süreç varlıkları
Bu faaliyetlerin çıktıları ise
- Etkinlik listesi
- Etkinlik özellikleri
- Kilometre taşı listesi
Sıra Aktiviteleri
Faaliyetleri sıralamak, “faaliyetleri tanımla” çıktısının mantıksal olarak organize edilmesinden başka bir şey değildir. Faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gereken sırayı belirler.
Sıralı aktivite sürecinin ana çıktısı “Ağ Diyagramı”dır.
Ağ diyagramı görevi bir panoya mantıksal bir sırayla yerleştirmekten başka bir şey değildir.
Örneğin yabancı ülkede bir iş kurmak istiyorsunuz, faaliyet listeniz ne olacak ve yapılması gereken sıra ne olacak?
Faaliyetleri bu sırayla gerçekleştireceksiniz
- Bir ülke seç
- İşletme izni alın
- Bir yöneticinin işe alınması
- Bir mülk satın almak
- Mobilya satın almak vb.
- İşletmeyi açmak
Faaliyet Kaynaklarının Tahmin Edilmesi
Bu aşama, görevi tamamlamak için gereken iş çabasını ve kaynakları tahmin etme sürecini açıklar. Bu aşamada dikkate alınması gereken bir diğer faktör ise kaynakların kullanılabilirliğidir.
Kaynakları tahmin ederken, planın daha fazla zaman ve para harcayacak olan en uzun yoluna (Kritik Yol) odaklanılmalıdır.
İki görev için kaynakları tahmin etmeniz gerekiyor
- Kritik görevler
- Kayan görevler
Kritik görevlerinizin doğru bir şekilde tahmin edildiğinden (tamamlanma süresi) emin olun.
Faaliyet kaynaklarını tahmin etmek için kullanılan beş girdi vardır
- Zamanlama Yönetim Planı
- Etkinlik listesi
- Kaynak Takvimi
- Kurumsal çevresel faktörler
- Örgütsel süreç varlıkları
Bu aşamanın çıktısı
- Etkinlik kaynağı gereksinimleri
- Kaynak dökümü yapısı
- Proje belgeleri güncellemeleri
NOT: Şu ana kadar yapılan tüm faaliyetler (faaliyetleri tanımla + aktiviteleri sırala + Aktivite kaynaklarını tahmin et) "Zamanlama Geliştirme"de yardımcı olacaktır.
Faaliyet Sürelerinin Tahmin Edilmesi
Faaliyet Süresinin Tahmin Edilmesi, bireysel görevi tahmini kaynaklarla tamamlamak için gereken çalışma dönemi sayısını (hafta/ay) tahmin etme sürecidir. Bu adım, bireysel bir görevin tamamlanmasının ne kadar zaman alacağını tanımlar.
Görevi tamamlamak için gereken çalışma eforunu ve kaynakları hesaplamadan etkinlik süresini hesaplayamazsınız. Tahminleme işlemi bu sıraya göre yapılmalıdır
- Önce iş çabasını tahmin edin
- Kaynakların tahmin edilmesiyle takip edilir
- Bunu Görev Süresinin Tahmin Edilmesi izledi
Etkinlik sürelerini tahmin etmek için girdilere ihtiyacınız var
- Etkinlik listesi
- Etkinlik özellikleri
- Kaynak takvimleri
- Proje kapsam beyanı
- Örgütsel süreç varlıkları
- Kurumsal çevresel faktörler
İki ana çıktı varken
- Etkinlik sürelerini tahmin edin
- Etkinlik sürelerini tahmin etme-proje belge güncellemeleri
Bu tekniğe PERT (Proje Değerlendirme ve Değerlendirme) adı da verilmektedir. Revie Techniques) tahminleri.
Zamanlamayı Geliştir
Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi, proje zaman çizelgesi modelini oluşturmak için aktivite dizilerini, kaynak gereksinimlerini, süreleri ve zaman çizelgesi kısıtlamalarını analiz etme sürecidir. Her görevi planlamak için üç ana faktör dikkate alınır
- Süre
- Görev bağımlılıkları
- Kısıtlamalar
Bu faktörleri kullanarak proje, her görev için başlangıç tarihini ve bitiş tarihini hesaplar.
Bir zamanlama oluşturmak için bir zamanlama yazılımı kullanılabilir. Proje faaliyetlerini tamamlamak için planlanan tarihleri içeren bir zamanlama modeli oluşturur.
Bu aracın girişi şunları içerir:
- Zamanlama yönetimi planı
- Etkinlik listesi
- Etkinlik özellikleri
- Proje takvimi – ağ diyagramları
- Etkinlik kaynağı gereksinimleri
- Kaynak takvimleri
- Etkinlik süresi tahminleri
- Proje kapsam beyanı
- Risk kaydı
- Proje personeli atamaları
- Kaynak dökümü yapısı
- Kurumsal çevresel faktörler
- Örgütsel süreç varlıkları
Bunun çıktısı şöyle olacaktır:
- Proje takvimi
- Proje ağ şeması
- Gantt çizelgeleri veya Çubuk çizelgeleri
- Kilometre taşı grafiği
- Temel planlama
- Planlanmış veriler
- Proje belgesi güncellemeleri
Kontrol Programı
Planlama aşamasının son aşaması Kontrol Programıdır. Proje sürecini güncellemek ve zaman çizelgesi temel çizgisindeki değişiklikleri yönetmek için proje faaliyetlerinin durumunun izlenmesi sürecidir.
Programda değişiklik yapılması gerekiyorsa, bunların gözden geçirilmesi gerekir. kontrol sürecini değiştir. Program yönetici tarafından proaktif olarak yönetilmeli veya kontrol edilmelidir.
Kontrol çizelgesi sürecinin dört ana çıktısı vardır
- Proje yönetim planı
- Temel planlama
- Zamanlama yönetimi planı
- Proje takvimi
- İş performansı bilgileri
- Örgütsel süreç varlıkları
Kontrol programının beş çıktısı vardır
- İş performansı yönetimi
- Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
- İsteği değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
Proje Yürütme Aşaması
Yürütme aşaması, proje yönetim planında tanımlanan faaliyetlerden oluşur. Bu süreç, paydaş beklentilerinin yönetilmesini, insanlar ve kaynaklarla koordinasyonun sağlanmasının yanı sıra proje çıktılarıyla ilgili diğer faaliyetlerin gerçekleştirilmesini de içerir.
Yürütme aşamasında, sonuç, yeniden temel oluşturma ve mevcut proje gereksinimlerinde güncellemeler gerektirebilir. Uygulama aşamasında alınan aksiyonlar proje yönetim planını veya belgelerini etkileyebilir.
Proje Yürütmeyi Yönlendirmek ve Yönetmek
Bu aşamada çoğu tüketilir proje maliyeti, zaman ve kaynaklar, çünkü bu, proje çıktılarını üreten süreçtir.
Proje Yürütmeyi Yönlendirmek ve Yönetmek için dört girdi vardır
- Proje yönetim planı
- Onaylanan değişiklik isteği
- EEF'ler (Kurumsal Çevresel Faktörler)
- OPA'lar (Organizasyonel Süreç Varlıkları)
Beş çıkış varken
- Teslim
- İş performansı verileri
- İsteği değiştir
- Proje Yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgeleri güncellemeleri
Bu aşamada uzman görüşleri, toplantılar ve KPI'ların (Anahtar Performans Göstergeleri) raporlanması büyük önem taşımaktadır.
Kalite Güvencesinin Gerçekleştirilmesi
Gösteri Kalite güvencesi kalite gereksinimlerinin ve kalite kontrol ölçümlerinden elde edilen sonuçların denetlenmesi sürecidir. Performansı değerlendirmek amacıyla kalite faaliyetlerinin sonuçlarının kaydedilmesi ve izlenmesi sürecidir. Bu süreç için kontrol grafikleri, maliyet-fayda analizi, akış şeması, çalışma grafikleri, dağılım diyagramları, inceleme ve incelemeler vb. gibi çeşitli araçlar kullanılabilir.
Bunun ana girdisi
- Proje yönetim planı
- Kalite Ölçütleri
- Kalite kontrol ölçümleri
- İş performansı bilgileri
Bu arada, bunun çıktısı
- İsteği değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
- Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
Proje Ekibinin Kazanılması
Yürütme aşamasında, proje ekibinin edinilmesi gerçekleşir; bunun nedeni, süreç boyunca farklı becerilere sahip kişilere ihtiyaç duyulma ihtimalinin daha yüksek olmasıdır.
Proje ekibini kazanmak için üç ana girdi vardır
- Görev ve Sorumluluklar
- Proje organizasyon şeması
- Personel yönetimi planı
Üç çıkış varken
- Proje personeli atamaları
- Kaynak takvimleri
- Proje yönetim planı güncellemeleri
Proje Ekibini Geliştirin
İnsan kaynakları süreçlerinin büyük bir kısmı yürütme sürecini içerir, proje ekibinin geliştirilmesi de bunun bir parçasıdır. Proje ekibi geliştirmenin temel amacı ekip üyelerinin genel performansını iyileştirmektir. Bu aşama projenin erken safhalarında başlamalıdır.
Proje geliştirme ekibindeki girdiler şunları içerir:
- İnsan kaynakları yönetimi planı
- Proje personeli atamaları
- Kaynak takvimleri
Bu sürecin çıktısı şunları içerir:
- Takım performans değerlendirmeleri
- EEF Güncellemeleri
Proje ekibini yönet
Proje ekibini yönetmek, proje yönetiminin önemli parçalarından biridir. Proje yönetiminin en karmaşık alanıdır çünkü çoğu zaman yöneticiler ekip üyeleriyle doğrudan temas halinde olmazlar, böyle bir durumda performanslarını analiz etmek ve ücretlendirmelerine karar vermek zorlaşır.
Proje ekibi sürecini yönetmek için beş girdi vardır
- Proje personeli atamaları
- Takım performans değerlendirmeleri
- Performans raporları
- Proje yönetim planı
- Örgütsel süreç varlıkları
Dört ana çıktı var
- Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
- Kurumsal çevresel faktörler güncellemeleri
- İsteği değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
İletişimi Yönet
Üç iletişim özelliğinden biri yürütme sürecine giriyor. İletişim yönetimi programında izlenmesi gereken üç ana iletişim unsuru vardır.
- Proje ekibi üyelerinden proje yöneticisine
- Proje yöneticilerinden program yöneticisine
- Paydaşlara veya diğer sponsorlara program yöneticisi
İletişim yönetiminin girdileri şunları içerir:
- İletişim yönetimi planı
- İş performansı raporları
- EEF'ler
- OPA'lar
Bu aşamanın çıktısı şöyle olacaktır:
- Proje iletişimi
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgeleri güncellemeleri
- OPA güncellemeleri
Tedariklerin Yürütülmesi
Bu aşamada alıcı ve satıcının iki ana rolü vardır. Tedarik süreci boyunca ilgili faaliyetler şunlardır:
- Teklif paketini potansiyel satıcılara verin
- Teklif veren konferansları düzenleyin
- Potansiyel satıcı tekliflerini değerlendirin
- Kazanan satıcı tekliflerini seçin
Tedarik sürecinin çıktısı şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- Tedarik dokümanlarının yürütülmesi
- Kaynak seçim kriterleri
- Nitelikli satıcı listesi
- Satıcı önerileri
- Proje belgeleri
- Karar verin veya satın alın
- Ortaklık sözleşmesi (ekip anlaşması)
- Örgütsel süreç varlıkları
Altı çıktınız olacak
- Seçilen satıcılar
- Tedarik sözleşmesinin verilmesi
- Kaynak takvimleri
- İstekleri değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
Paydaş Katılımını Yönetin
Bu aşama, proje boyunca paydaşların aktif olarak yönetilmesini içerir. Beklenmedik proje gecikmelerini veya bu arada projeden vazgeçilmesini önlemek için paydaşların beklentileri belirlenir ve hızlı bir şekilde çözüme kavuşturulur.
Paydaş sürecini yönetmek için beş girdi vardır
- Paydaş kaydı
- Paydaş yönetimi stratejisi
- Proje yönetim planı
- Sorun günlüğü
- Değişim günlüğü
- Örgütsel süreç varlıkları
Bu sürecin çıktısı şunları içerir:
- Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
- İsteği değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje dokümantasyonu güncellemeleri
Proje Aşaması Review
Uygulama aşamasının sonunda, proje aşaması incelemesi yapılır. Aşağıdaki aktiviteleri belgelemenize yardımcı olur
- Proje yönetimi incelemenizin sonucunu belgeleyin
- Sponsora projenin ilerleyişi hakkında bilgi verin
- Projeyi etkileyen herhangi bir risk veya sorunun belirlenmesi
- Proje sırasında paydaşlara sunulan çıktıları gösterir
- Bir sonraki aşamaya geçmek için onay isteyin
Proje İzleme ve Kontrol & Kapanış Aşaması
Yürütme aşamasından sonra projenin doğru yolda olup olmadığını kontrol etmek için izleme ve kontrol aşaması aktif hale gelir. Bu aşamada proje performansını artırmak için çeşitli değişiklikler ve incelemeler yapılır.
Proje Çalışmalarının İzlenmesi ve Kontrol Edilmesi
Bu aşama, projenin hedefine ulaşmak için ilerlemenin izlenmesini, gözden geçirilmesini ve düzenlenmesini içerir. Ayrıca, teslimatların proje yönetim planına uygun olmasını sağlar. Bu adımın ana odağı, uygun önleyici eylemi belirlemek için proje yönetim planı noktasından yapılan değişiklikleri belirlemektir.
Bu aşamanın girdileri şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- Performans raporları
- Maliyet tahminleri
- Tahminleri planlayın
- Değişiklikleri doğrula
- Kurumsal çevresel faktörler
- Örgütsel süreç varlıkları
Çıktı şunları içerirken
- İstekleri değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
Entegre değişim kontrolü yap
Proje yönetiminin en önemli süreçlerinden biridir. Herhangi bir değişikliğin etkisinin projeye karşı değerlendirildiği aşama bu aşamadadır. Bu aşamada projenin herhangi bir kısmında değişiklik olması durumunda projenin tamamı değerlendirilecektir. Değişiklikleri projenin erken bir aşamasında uygulamak daha iyidir çünkü proje ilerledikçe değişikliklerin uygulanmasının maliyeti de artar.
Bu aşamanın girdisi şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- İş performansı raporları
- İstekleri değiştir
- EEF'ler
- OPA'lar
Çıkışlar yapılırken
- Onaylanan değişiklik istekleri
- Değişim günlüğü
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
Kapsamı Doğrula
Kapsamın doğrulanması, teslimatların müşteri kabul kriterlerini karşılayıp karşılamadığının doğrulanmasını içerir. Müşteri veya paydaşlarla yapılan harici kontrol, Kapsam Yönetiminin Doğrulanmasının bir parçasıdır.
Kapsamın doğrulanmasına yönelik girdiler şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- Yer Alan Kurallar
- Dökümanlar
- Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi
- Doğrulanmış teslimatlar
- İş performansı verileri
Kapsam doğrulamanın çıktısı şunları içerir:
- Kabul edilen teslimatlar
- İstekleri değiştir
- İş performansı bilgileri
- Proje belgesi güncellemeleri
Kontrol Kapsamı
Kapsam kontrolü, kapsam dahilinde olduğu belirlenen ve teslim edilen tek işin olmasını sağlar. Gerçek sonuç, kapsam temel çizgisiyle karşılaştırılır ve onaylanan kapsamın tamamının gerçekten teslim edildiğinden emin olunmasını sağlar.
Kapsamın kontrol edilmesine yönelik girdiler şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- İş performansı bilgileri
- Gereksinim belgeleri
- Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi
- Örgütsel süreç varlıkları
Çıktı şunları içerirken
- İş performansı ölçümleri
- Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
- İstekleri değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
Kontrol Programı
Kontrol Çizelgesi süreci size birçok yönden yardımcı olur. Mevcut program durumunu yakalamanıza, program temel çizgisinden sapmayı belirlemenize, sapmanın doğasını anlamanıza ve uygun eylemi gerçekleştirerek yanıt vermenize yardımcı olur.
Programda değişiklik yapılması gerekiyorsa, bunlar değişiklik kontrol sürecinden geçmeli, değişiklik yeniden değerlendirilmeli ve ancak o zaman program temel çizgisini güncellemek için kullanılmalıdır.
Kontrol çizelgesinin dört ana girdisi vardır
- Proje yönetim planı
- Temel planlama
- Zamanlama yönetimi planı
- Proje takvimi
- İş performansı bilgileri
- Örgütsel süreç varlıkları
Çıktı şunları içerir:
- İş performansı ölçümleri
- Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
- İstekleri değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
Maliyeti Kontrol Etme
Kontrol maliyeti, her teslimatın temel maliyetini gerçek maliyetle karşılaştırmaktır. Maliyet temel çizgisi yalnızca Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinden geçen bir değişiklik talebine yanıt olarak değişmelidir. Maliyet kontrolü, projenizin finansman sınırlamaları dahilinde kalmasını sağlar.
Kontrol Maliyetinin girdileri şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- Proje finansman gereksinimleri
- İş performansı bilgileri
- Maliyetin Kontrolü Organizasyonel süreç varlıkları
Bunun çıktısı şunları içerir:
- Kazanılan değer iş performansı ölçümleri
- Maliyetlerin kontrolünde kazanılan değer bütçesi tahminleri
- İstekleri değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
- Organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri
Kontrol Kalitesi
Kalite kontrolü, projenin ve ürünün kalite yönetim planıyla teslim edilmesini sağlar. İşin doğru yapılıp yapılmadığını kontrol eder. Kontrol kalitesinin ana çıktısı Kalite yönetim planı. Yardımcı olacak diğer bilgiler ise
- Mevcut akış şeması
- Kontrol grafiklerinde yer alan üst ve alt kontrol ve spesifikasyon limitleri
- Örnek kriterleri, örnekleme sayıları, ölçümler ve değişken örnekleme gibi bilgilere atıfta bulunulur
- Kalite metrikleri - kalite gereksinimlerini karşılamak için standart bir ölçümdür
- Süreç, politika veya düzenleme gibi hususlara uymak için doğru adımların takip edilmesini sağlar.
Kalite kontrolün gerçekleştirilmesi sürecinin dört ana çıktısı vardır:
- Entegre değişiklik kontrolü
- Onaylanan değişiklik istekleri
- Onaylanan değişiklik isteklerinin incelenmesi
- Doğrulanmış değişiklikler
Kontrol İletişimi
Kontrol iletişimi paydaşlara doğru bilginin ulaşmasını sağlar. Kontrol iletişimi bilgisi, bu sürece ait girdileri, araçları ve teknikleri ve çıktıları içerir.
Kontrol iletişimi herhangi bir formatta olabilir,
- Trend verileri
- Tablolanmış bilgiler
- S-eğrisi
- Kontrol paneli formatları
- Histogramı kullan
Kontrol iletişimi sürecinde iş bilgileri çeşitli süreçlerden alınır ve performans raporu çeşitli izleme ve yönetim süreçlerine girdi olarak kullanılır. Kontrol iletişimi sürecinin ana çıktıları performans kayıtlarıdır.
Kontrol Riskleri
Proje döngüsü boyunca risk analizi sürekli bir süreçtir. Riskleri sürekli olarak analiz etmeniz, tanımlamanız ve bunlara yanıt vermeniz önemlidir. Kontrol riskine dahil olan faaliyetler şunlardır:
- Mevcut risklerin takibi
- Kalan risklerin izlenmesi
- Yeni risklerin belirlenmesi
- Risk yanıt planlarının uygulanması
- Risk sürecinin sürekli değerlendirilmesi
Kontrol riski girdisi:
- Risk kaydı
- İş performansı bilgileri
- Performans raporları
- Rezerv analizi
- Risk Denetimleri
Kontrol riskinin çıktısı:
- Risk kaydının güncellenmesi
- Risk yönetim Planı
Tedariklerin Kontrolü
Dört satın alma planından üçüncü satın alma süreci İzleme ve Yürütme süreç grubuna girer. Bu aşama, satıcının performansının izlenmesini ve tüm sözleşme gereksinimlerinin karşılandığından emin olmayı içerir.
Kontrol tedarik süreci doğrulamayı içerir
- Mal veya hizmetin teslim edilip edilmediği
- Zamanında teslim edilip edilmediği
- Faturanın doğru miktara ait olup olmadığı
- Sözleşmenin tüm koşullarının karşılanıp karşılanmadığı
- Alıcı veya satıcı arasındaki ilişkinin doğru yönetilip yönetilmediği
Tedarik sürecinin ana girdileri şunlardır:
- Proje yönetim planı
- Tedarik belgeleri
- Anlaşmalar
- Onaylanan değişiklik istekleri
- İş performansı raporları
- İş performansı verileri
Tedariklere yönelik çıktılar:
- İş performansı bilgileri
- İstekleri değiştir
- Proje yönetim planı güncellemeleri
- Proje belgesi güncellemeleri
- OPA güncellemeleri
Kontrol Paydaş Yönetimi
Paydaşların yetersiz yönetimi nedeniyle birçok proje tökezliyor. Paydaşlar doğru bir şekilde yönetilirse projenin başarılı olma şansı artar. Bu süreçte paydaşların mevcut katılım düzeyini izliyor ve buna göre aksiyon alıyoruz.
Tüm bu faaliyetlerin girdi ve çıktıları şunları içerir:
| Giriş | Çıktı |
|---|---|
| Paydaş Yönetiminin Planlanması | İş performansı bilgileri |
| Sorun günlüğü | İstekleri değiştir |
| İş performansı verileri | Proje yönetim planı güncellemeleri |
| Proje belgeleri | Proje belgeleri güncellemeleri |
| OPA güncellemeleri |
Kapanış Aşaması
Kapanış aşaması, projenin sonunda kontrollü olarak kapatılmasını sağlayan süreçtir. Bir projede devam eden üç kapatma faaliyeti vardır
- Ürünün kapatılması - Proje harici ise müşterinin nihai teslimatları kabul etmesini sağlamak
- Projenin Kapatılması- Bu, idari prosedürlerin resmi olarak kapatılmasını, proje belgelerinin güncellenmesini ve bu veri tabanlarının ve belgelerin arşivlenmesini içerir.
- Projenin arkasındaki kaynağın kapatılması - Projenin mali olarak kapatılması, projeye atanan kaynakların iade edilmesi gerekir
Bu sürecin girdileri şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- Kabul Edilen Teslimatlar
- OPA'lar
Bu sürecin çıktısı şunları içerir:
- Nihai çıktı, hizmet veya sonuç geçişi
- OPA güncellemeleri
Tedarikleri Kapat
Her proje geliştirme yaşam döngüsü aşaması için (planlama, yürütme, izleme, kontrol etme ve kapatma) bir satın alma süreci vardır. Nihai kapanış alımı satıcı ve alıcı arasındaki sözleşmeye göre yapılır.
Kapanış faaliyetleri ve çıktıları şunları içerir:
-
Risklerin ve sorunların yönetimini de içeren proje performansı incelemeleri
-
Gerçek sonuçları yansıtacak şekilde güncellenmiş proje yönetimi planı
-
Uygun paydaşlara dağıtılan nihai raporlar
Tedarikin kapatılmasına ilişkin girdiler şunları içerir:
- Proje yönetim planı
- Tedarik belgeleri
Çıktı şunları içerirken
- Kapalı tedarik
- OPA güncellemeleri
Proje Yönetimi Kural ve davranış etiği
Sonunda, aşağıdakiler gibi çeşitli insan davranışsal yönlerini ele alan proje yönetimi kod ve davranış etiğiyle karşılaşacaksınız:
- sorumluluk
- saygı
- adalet
- Dürüstlük
- Kültürel Yetkinlik
Bu kurallar, proje yöneticisinde güven uyandırmak ve ortak bir davranış çerçevesi oluşturmak için uygulanır.
ÖZET
Başlangıç aşaması, yeni bir projeye başlamak için gerekli olan süreçleri tanımlar. Hangi projenin zamanında tamamlanması gerektiğini tanımlar.
Başlangıç aşaması temel olarak iki ana faaliyetten oluşur
- Bir Proje Başlatma Belgesi Geliştirin
- Paydaşları Belirleyin
Paydaş listesi ve proje başlatma belgesi, planlama süreci gibi proje yönetiminin diğer süreç gruplarında da faydalıdır.
Planlama aşaması projenin kapsamını ve amacını belirler. Projenin yürütme ve kapanış aşamalarında size yol gösterecek bir dizi plan oluşturmayı içerir.
Yürütme aşaması, proje yönetim planında tanımlanan faaliyetlerden oluşur. Proje yaşam döngüsünün en uzun aşamasıdır ve maksimum enerji ve kaynak tüketir. Uygulama aşamasında alınan aksiyonlar proje yönetim planını veya belgelerini etkileyebilir.
Proje yaşam döngüsü aşamalarının yürütülmesindeki temel görevler şunlardır:
- Proje Yönetim Planlarını Yürütme
- Proje Yürütmeyi Yönlendirmek ve Yönetmek
- Görev Atamaları Yürütün
- İlerleme Durumu Toplantıları vb. düzenleyin.
Yürütme aşamasında, sonuç, yeniden temel oluşturma ve mevcut proje gereksinimlerinde güncellemeler gerektirebilir.
İzleme ve kontrol aşaması, kapanış aşaması öncesinde teslimatların proje yönetim planına uygun olmasını sağlar.
Bu aşamanın ana odağı, proje yönetim planı açısından yapılan değişiklikleri tespit ederek beklenmeyen sonuçlara karşı önleyici eylemleri belirlemektir.
Kapanış aşaması, projenin sonunda kontrollü olarak kapatılmasını sağlayan süreçtir.
