Paydaş Analizi ve Şablonlu Haritalama ÖRNEĞİ

Paydaş Analizi Nedir?

Paydaş Analizi Paydaşlarınızın çıkarlarını haritalama sürecidir. Kimin çıkarının dikkate alınması gerektiğini belirlemek için niteliksel bilgilerin sistematik olarak analiz edilmesi ve toplanması sürecidir. Proje liderlerinin ve yöneticilerinin projeyle ilgili paydaşların çıkarlarını, pozisyonlarını, ittifaklarını ve bilgilerini değerlendirmelerine yardımcı olur.

Paydaş Haritalaması Nedir?

Paydaş Haritalama projeyle ilgili kilit paydaşların bulunmasında etkili bir süreçtir. Paydaşlar hakkında bilgi edinmeye ve proje sonucuyla ilgilenen tüm bireylerin belirlenmesine yardımcı olur. Tüm paydaşlar belirlendikten sonra, farklı ilgi alanlarına ve katılım düzeylerine göre haritalandırılabilir ve kategorize edilebilirler.

Paydaş Analizi ne zaman yapılmalıdır?

Paydaş analizi her zaman bir projenin başında yapılmalıdır. Bu tür bir analiz, bir mantıksal çerçevenin taslağının hazırlanmasında faydalıdır. Mantıksal çerçeve, 'mantıksal çerçeve matrisi' biçiminde proje planlama, izleme ve değerlendirmeye yönelik genel bir yaklaşımdan başka bir şey değildir. Bir projenin yaşam döngüsü boyunca günlük çerçeveler yeniden değerlendirildiğinde, paydaş analizi faydalı olacaktır. Bu, ne zaman orta vadeli incelemeler veya yıllık izleme ele alınsa paydaş analizinin de bunun bir parçası olması gerektiği anlamına gelir.

Paydaş Kategorizasyonu

Paydaşlar iki kategoriye ayrılıyor

İç Paydaşlar	Dış paydaşlar
Organizasyon içinde: Çalışanlar ve Yönetim	Kuruluşun dışında: Hükümet ve Ticaret Birliği

Paydaş Analizi ve Haritalama Süreci

Aşağıdaki paydaş eşleme örneği, paydaş analizi için dikkate alınması gereken birincil hususu açıklamaktadır

) 1 Adım Paydaşlarınızı belirleyin: Patronunuz, ekibiniz, üst düzey yöneticileriniz, potansiyel müşterileriniz, aileniz vb.

) 2 Adım Bu paydaşların kuruluştan nasıl etkilenebileceğini veya kuruluş üzerinde nasıl bir etkiye sahip olabileceğini değerlendirin

) 3 Adım Paydaşlarınıza öncelik verin

Paydaş Türü	Action
Yüksek güç, ilgilenen insanlar	– Yakından yönetin
Yüksek güç, daha az ilgilenen insanlar	– Memnun kalın
Düşük güç, ilgilenen insanlar	– Haberdar olun
Düşük güç, daha az ilgilenen insanlar	– Minimum çabayla izleyin

) 4 Adım Çatışma alanlarını belirleyin (organizasyona karşı paydaş, paydaşa karşı paydaş)

) 5 Adım Paydaşları önceliklendirin, uzlaştırın ve dengeleyin

) 6 Adım Önemli paydaş ihtiyaçlarını kuruluşun stratejileri ve eylemleriyle uyumlu hale getirin

Bu paydaş haritalama örneğinin bir sonraki bölümünde, paydaşlarla ilgilenirken dikkat edilmesi gerekenleri öğrenelim.

• Paydaşlara değer katmayan süreçleri ortadan kaldırabilir misiniz?
• Paydaşlarla nasıl iletişim kurarsınız?
• İletişimleriniz paydaş değişimini teşvik ediyor mu?
• Paydaşlara anlaşmanın değerini iletiyor musunuz?

Paydaş Analizi ve Haritalama Sırasında Sorulması Gereken Önemli Sorular

Paydaş için farklı özellik kontrolü	Paydaşlarınıza soracağınız soru
Paydaşın belirlenmesi	Projenin parasını kim ödüyor? Projenin çıktılarını veya karını kim alacak? Projeyi uygulamak için hem kuruluşunuzdan hem de müşteri kuruluşunuzdan kim sizinle birlikte çalışacak? Organizasyondaki proje alanına yönelik uzmanı belirleyin.
Faiz	Paydaşlar projeden ne gibi doğrudan faydalar elde etmeyi bekliyor? Paydaşlar proje sonucunda ne gibi sonuçlar bekliyor? Proje sonucunda paydaşların ne gibi değişiklikler yapması gerekiyor? Paydaşlar arasında herhangi bir çıkar çatışması var mı?
Etkilemek	Paydaşların kuruluşta hangi meşru yetkileri var? Proje varlıklarını ve kaynaklarını kim kontrol ediyor? Belirlenen paydaşlarınızın kuruluşta ne derece etkisi veya müzakere gücü var?
darbe	Paydaşların proje üzerinde ne kadar etkisi olabilir ve bu projenin başarısını etkileyecek mi?

Ayrıca paydaşların aşağıdakilere ne zaman dahil olacağını da belirlemeniz gerekir:

• Proje Vizyonu
• Proje Kapsamı Tanımı
• İş Süreçleri Analizi
• Ortaya Çıkarma Gerekiyor
• Gereksinim Doğrulaması
• Tasarım incelemeleri
• kullanıcı Kabul Testi

Bir " oluşturabilirsinizKatılım Matrisi Tablosu” Paydaşlar için aşağıdaki paydaş haritası örneğinde verildiği gibi:

Katılım Türü	Bildirmek	Danışmak	Ortaklık	Control
İhtiyaç analizi
Planlama
Uygulamak
İzleme ve Değerlendirme

Paydaş Analizi Şablonu

Aşağıda bir Paydaş Analizi Şablonu bulunmaktadır. Paydaşlarınızı tanımlamanıza ve onları farklı kategori ve kriterlere göre sınıflandırmanıza kolayca yardımcı olacaktır.

Paydaş Analizi Şablonunu İndirin

Paydaşlarınızı yönetmeye yönelik ipuçları

• Şikayet etme. Paydaşları oldukları gibi kabul edin
• Garantili başarı için kilit liderliği işin içine dahil edin.
• Paydaşlarınızı iş analizi sürecine erken dahil ettiğinizden emin olun.
• Hassas bir konu olması durumunda, güvenlerini kazanmak için tüm paydaşların tam gizliliğini sağlayın.
• Çatışmaları önlemek için tüm paydaşların projeden kişisel kazançlarını elde etmelerine yardımcı olun.
• Paydaş haritalaması ve analizi her zaman yardımcı olur.