İş Analizi Süreç Akışı: Adım Adım Eğitim

Herhangi bir İş Analisti için bir proje aldıktan sonra en büyük zorluk projeye nasıl ve nereden başlanacağıdır? Veya hangi teslimatlar yaratılıyor olabilir ve proje başarıyla nasıl tamamlanabilir?

Her türlü sorunuza yardımcı olmak amacıyla başarılı bir iş süreci analizi için bazı temel teknikleri listeledik.

İş Analizi Sürecinde izlenecek adımlar nelerdir?

Aşağıda iş analizi sürecinde yer alan adımlar yer almaktadır. 1. iş analizi sürecinden planlama aşamasının sonuna kadar size rehberlik edecektir.

Adım 1) Projeyle ilgili tüm bilgileri toplayın

Öyle iş analisti Projeyle ilgili tüm detayları toplama sorumluluğu. Projeyle bağlantılı kişilere (proje yöneticisi, proje sponsoru, yönetici veya işletme sahibi) sorular sorarak.

Toplanan bilgiler bu konuları kapsamalıdır

Proje kapsamı ve sınırları
Organizasyonu etkileyen mevcut faktörler
Proje riski ve kısıtlamalar
Daha geniş organizasyonel bağlam

Aktif olarak katılan paydaşlar. Bu, yürütmek için iyi bir zaman olabilir Paydaş İhtiyaç Analizi

Tüm bu bilgileri topladıktan sonra projedeki rolünüzü analiz edin ve bir İş analisti olarak dahil edebileceğiniz bir kontrol listesi yapın.

Önceki deneyimlerinizden mevcut projenizde neler uygulayabileceğinizi
Mevcut proje için gerekli dokümantasyon ve planlama
Projenin olası sonuçlarının paydaşlarla tartışılması
Projeye dahil olan üyeleri sıralayın
Paydaşlarla bir toplantı ayarlamak gibi müşteriden herhangi bir yardım isteyin
Beklenen teslimatlar nelerdir ve hangi formatta gereklidir?
Daha iyi proje fikri için hangi mevcut belgeleri inceleyebilirsiniz?
Hangi metodolojiyi öğrenin (Çevik veya Şelale) projenize uygun olacaktır

Adım 2) Paydaşları belirleyin ve bir inceleme toplantısı düzenleyin

İkinci adımda, bir kurulum yapın gözden geçirme toplantısı Proje yöneticisi/Paydaş/Ekip üyeleri ile. Belirsiz bir gündem projenin başarısız olmasına neden olabilir.

Projeden ne beklendiği konusunda spesifik olun.
Proje yöneticisini/Paydaş/Ekip üyelerini toplantıya dahil edin ve projeyle ilgili sorular sorun
Büyük olasılıkla tamamen yeni bir proje üzerinde çalışıyor olabilirsiniz, bu durumda proje yöneticisine veya bu alanda daha önce çalışmış olan irtibat kişisine sorun.

Adım 3) Projeyle ilgili tüm belgeleri analiz edin

Sonraki, Düzgün Çözümlemek aşağıdakiler gibi projeyle ilgili tüm belgeler:

İş süreci belgeleri
İş ve sistem gereksinimleri belgeleri
İş vakaları
Grafikler ve akış diyagramları
Proje planları
Organizasyon şeması
Strateji belgeleri ve iş planları
Politikalar ve mevzuat

İş gereksinimi belgesinde gizli olan bilgileri ortaya çıkarın ve mevcut sistemler, süreçler, prosedürler ve operasyonlarla ilgili boşlukların izini sürün. Size sağlanan belgenin güncel olmaması mümkündür, bu nedenle bulduğunuz bilgileri doğrulayın.

Adım 4) Keşfettiğiniz tüm gerçekleri ve bilgileri kaydedin

Araştırma ve analizlerinizden, projede değiştirilmesi veya uygulanması gereken, projeyle ilgili birçok yararlı bilgiyi keşfedebilirsiniz. Bunları kaydedin.

Raporlama gereksinimleri dahil iş gereksinimleri
İş süreçleri ve destekleyici sistemler
İşlevsel ve işlevsel olmayan gereksinimler
Şu anda projeyi etkileyen sorunlar ve riskler

Adım 5) Sorun alanını anlama

Artık proje hakkında iyi bir fikir edinmiş olacaksınız, artık şunları yapabilirsiniz: Sorun alanını tanımlayın Projede. Öğrenmen gerek

Tam olarak hangi iş fonksiyonu etkilenecek
İşletmeyi etkileyen riskler ve faktörler
Projeyi etkileyen politikalar ve kısıtlamalar
Projenin önem düzeyini belirleyen değerler
Sistem şu anda ticari faaliyetleri desteklemektedir
Sorun alanı hakkında kısa bilgi veren belge - örneğin, Yıllık Rapor
Şu anda işletmenin istenen sonuçlara ulaşmasını engelleyen sorunlar
Önerilen değişiklik, sorunlu etki alanında herhangi bir fark yaratıyor mu?

Adım 6) İş Gereksiniminizi Sunmak

Tüm iş gereksinimlerinizi topladıktan ve sorun alanını anladıktan sonra. Bir sonraki adım İş Gereksiniminizi sunmak Paydaşlara veya Proje Yöneticisine. Gereksinimi sunmak için kullanılabilecek çok sayıda teknik vardır.

Bir tablo veya e-tablo
Bir diyagram veya grafik
Bir prototip veya simülasyon
Yapılandırılmış bir metin şablonu veya yapılandırılmış cümle

İş analisti sürecine hızlı bir genel bakış sağlayacak kelimeler sözlüğü

Amaç: Önerilen girişim için gerekli iş analizi faaliyetlerinin amacını tanımlar
Dürbün: Dahil edilen ve hariç tutulan teslimatları tanımlar
Ana neden: Belirlenen sorunların temel nedenlerini tanımlayın
Şu anki durum: Değişim ihtiyacına neden olan sorunu tanımlar
Planlanmış aktiviteler: Faaliyetin nedenini, teslimatları ve teslimat tarihlerini tanımlar
Paydaş Katılım Planı: Paydaş katılım sürecine genel bir bakış sunar
Kalite Yönetimi: Proje çıktılarının kalitesini garanti altına alacak faaliyetleri açıklar.
Target Şart: Belirlenen kritik sorunların nasıl ele alınacağını tanımlar

İş Analisti için hızlı ipuçları

Toplantılarda sorular sorun
Paydaş toplantısı veya inceleme öncesinde hazırlıklı olun
Değişime ve yeni deneyimlere uyum sağlayabilmek
Beklentileri yönetin
Geri bildirime yanıt verme