12 NAJLEPSZYCH programów do zarządzania dokumentami w 2025 r

System zarządzania dokumentami to oparte na chmurze, zautomatyzowane rozwiązanie do tworzenia, organizowania, udostępniania i zabezpieczania dokumentów i plików biznesowych. Umożliwia bezproblemowe śledzenie wersji dokumentu. Ten system przechowywania w chmurze zapewnia szybszy przepływ recenzji i zatwierdzeń różnym interesariuszom zlokalizowanym w wielu lokalizacjach geograficznych. Umożliwia łatwy dostęp do Twoich dokumenty biznesowe z tabletów i smartfonów.

Po spędzeniu ponad 110 godzin na badaniach przejrzałem ponad 39 systemy zarządzania dokumentami i starannie wybrał najlepsze z nich, w tym zarówno bezpłatne, jak i płatne opcje. Ten kompleksowy i dobrze opracowany przewodnik oferuje dogłębny wgląd w funkcje każdego systemu, zalety i wady oraz ceny. Jeśli szukasz sprawdzonych spostrzeżeń, mój artykuł dostarczy Ci wszystkich szczegółów, których potrzebujesz, aby podjąć świadomą decyzję. Nie przegap okazji odkrycia najlepszych narzędzi, które mogą odmienić sposób zarządzania dokumentami. Czytaj więcej ...

BEST DigiSystemy zarządzania dokumentacją (kontroli)

Imię i nazwisko	Zoho WorkDrive	Smartsheet	OnlyOffice	Icedrive
Udostępnianie publiczne	Tak	Tak	Tak	Tak
Free Trial	15-dniowy bezpłatny okres próbny	30-dniowy bezpłatny okres próbny	30-dniowy bezpłatny okres próbny	14-dniowa gwarancja zwrotu pieniędzy
Aplikacja na urządzenia mobilne	Tak	Tak	Tak	Tak
Lokalny system plików Sync	Tak	Tak	Tak	Tak
Uprawnienia grupowe	Tak	Tak	Tak	Tak
Zarządzanie konfliktami plików	Tak	Nie	Tak	Tak
DigiZarządzanie prawami	Nie	Tak	Tak	Nie
Przechowywanie w chmurze bez lokalnego systemu plików Sync	Tak	Tak	Tak	Tak
Buty na platformie	Windows, Maca i Linuksa	Windows, Maca i Linuksa	Windows, Maca, Linuksa, Androidi iOS	Windows, Maca, Linuksa, Androidi iOS
Połączyć	Dowiedz się więcej	Dowiedz się więcej	Dowiedz się więcej	Dowiedz się więcej

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive jest doskonała platforma do przechowywania plików i współpracy online dla zespołów i firm. Szczególnie doceniam to, że obsługuje zarówno scenariusze pracy w biurze, jak i zdalnej, co czyni go świetną opcją dla zespołów hybrydowych. Narzędzie ułatwia tworzenie, udostępnianie i współpracę przy użyciu scentralizowanej konsoli. To nie jest tylko platforma pamięci masowej. W rzeczywistości oferuje wersjonowanie plików, zaawansowane wyszukiwanie i organizację zespołu, które są niezbędne dla zarządzanie zadaniami sprawnie. W trakcie mojej oceny odkryłem, że jego zdolność do zapewnienia szybkiego dostępu do informacji pomaga Ci być na bieżąco ze swoją pracą i szybciej podejmować świadome decyzje.

Zoho WorkDrive umożliwia wydajne udostępnianie, zarządzanie i zabezpieczanie plików. Oferuje inteligentne wyszukiwanie umożliwiające natychmiastowe pobieranie plików i nieograniczona historia wersji przywrócić dokumenty. Z WorkDrive Snap, asynchroniczna współpraca jest usprawniona. Narzędzie świetnie nadaje się do synchronizowania plików w chmurze bezpośrednio z komputerem stacjonarnym i integruje się z ponad 5000+ aplikacjami. Niestandardowe branding i MFA zapewniają bezpieczeństwo i profesjonalizm danych.

Cechy:

• Foldery zespołowe: Mogę bezproblemowo współpracować z moim zespołem, korzystając z folderów zespołowych. Są one idealnym rozwiązaniem do udostępniania plików i zapewniania aktualizacji w czasie rzeczywistym, co pomaga usprawnić przepływy pracy i scentralizować zarządzanie dokumentami.
• Szablony kolekcji plików: Dzięki temu możesz tworzyć niestandardowe szablony służące do organizowania danych, ulepszania przepływów pracy i gromadzenia dokumentów w sposób ustrukturyzowany, co jest przydatne dla zespołów zarządzających dużymi projektami.
• Zaawansowane bezpieczeństwo danych: Uważam, że zgodność z GDPR i HIPAA dla wrażliwych danych jest niezbędna. To rozwiązanie pomaga uniknąć ryzyka dzięki bezpiecznemu przechowywaniu, dostosowanemu do potrzeb przedsiębiorstwa.
• Zoho WorkDrive Integracja z aplikacjami: Zoho WorkDrive integruje się z Salesforce, Slack, Jira i Gmail, umożliwiając tworzenie niestandardowych przepływów pracy. Jest to świetne rozwiązanie dla firm, które dążą do usprawnionych operacji międzyplatformowych.
• Zoho WorkDrive Konsola administracyjna: Zoho WorkDriveKonsola administracyjna pozwala monitorować aktywność użytkowników, zarządzać dostępem do danych i zapewniać zgodność. Jest to jedno z najlepszych narzędzi do scentralizowanej kontroli.
• Skalowalna pamięć masowa: To świetna opcja dla firm poszukujących elastycznego przechowywania danych. Dzięki planom warstwowym od 1 TB do 5 TB i więcej, Zoho WorkDrive skalowalność pozwalająca na bezproblemową realizację potrzeb przedsiębiorstwa.

Cennik:

Zoho WorkDrive to internetowa platforma do przechowywania, synchronizacji i współpracy plików. Plany zaczynają się od 2.5 USD/użytkownika/miesiąc, z 15-dniowym bezpłatnym okresem próbnym. Idealna do produktywności zespołu.

Odwiedź Zoho WorkDrive

15-dniowy bezpłatny okres próbny

---

2) SmartSheet

Smartsheet jest system zarządzania dokumentacją Przejrzałem i stwierdziłem, że jest to idealne narzędzie do pracy zespołowej. Jest to rozwiązanie, które automatyzuje powtarzalne zadania takie jak wysyłanie alertów i zarządzanie aktualizacjami. Podczas przeprowadzania oceny zauważyłem, że metody szyfrowania (256-AES i TLS 1.2) są niezawodne i bezpieczne. Smartsheet bezproblemowo łączy się z narzędziami takimi jak Google, Salesforce i Slack. Jego szablony do marketingu i obsługa wielu formatów plików są pomocne w zarządzaniu projektami. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​funkcje Check-Out i Check-In są świetne do utrzymywania zadań w porządku.

Cechy:

• Centralne przechowywanie dokumentów: SmartSheet zapewnia ujednoliconą platformę do przechowywania i organizowania dokumentów, gwarantując bezpieczeństwo plików i możliwość ich pobierania z centralnego repozytorium, co pomaga usprawnić zarządzanie plikami.
• Foldery zespołowe: Mogę efektywnie współpracować z moim zespołem, korzystając z Team Folders, które świetnie nadają się do organizowania współdzielonych dokumentów. Może to pomóc usprawnić komunikację i zapewnić wszystkim dostęp do najnowszych plików.
• Kontrola wersji: Chcę zarządzać rewizjami dokumentów za pomocą SmartSheetKontrola wersji, która pomaga uniknąć nieporozumień poprzez zapewnienie dostępu do najnowszych plików i zachowanie kompletnej historii edycji.
• Szczegółowe uprawnienia: Pomaga kontrolować dostęp do plików dzięki podstawowym ustawieniom uprawnień. To doskonały sposób na zapewnienie, że poufne pliki będą dostępne tylko dla upoważnionych użytkowników.
• Dostępność w chmurze: Dzięki temu rozwiązaniu możesz bezpiecznie uzyskiwać dostęp do dokumentów i edytować je z dowolnego miejsca. To doskonały sposób na usprawnienie współpracy między zespołami w czasie rzeczywistym.
• Przepływy dokumentów: Automatyzuje powtarzalne zadania, takie jak przypomnienia o zatwierdzeniu, co jest jednym z najlepszych sposobów na ograniczenie ręcznej pracy i przyspieszenie procesów.
• Obsługa różnych typów plików: Funkcja ta świetnie sprawdza się w pracy zróżnicowanych zespołów, gdyż obsługuje zarówno tradycyjne, jak i nowoczesne formaty, co pozwala na bezproblemową pracę z dowolnym typem dokumentu.

Cennik:

Smartsheet to dynamiczna przestrzeń robocza, która umożliwia zespołom zarządzanie projektami, automatyzację przepływów pracy i szybkie osiąganie celów. Plany zaczynają się od 9 USD miesięcznie. Skorzystaj z 30-dniowego bezpłatnego okresu próbnego. Nie jest wymagana karta kredytowa.

Odwiedź SmartSheet >>

30-dniowy bezpłatny okres próbny (karta kredytowa nie jest wymagana)

---

3) OnlyOffice

OnlyOffice to kompleksowa platforma do zarządzania dokumentami i współpracy, oferująca niezwykłe funkcje tworzenia, edycji i udostępniania dokumentów. Podczas mojej ewaluacji przekonałem się, że zintegrowany pakiet biurowy imponuje płynnym obiegiem dokumentów. To idealne rozwiązanie dla firm poszukujących kompletnego systemu do zarządzania dokumentami, który łączy narzędzia biurowe zwiększające produktywność z rozbudowanymi funkcjami współpracy.

OnlyOffice oferuje zaawansowany system zarządzania dokumentami, który umożliwia zespołom efektywną współpracę nad dokumentami tekstowymi, arkuszami kalkulacyjnymi i prezentacjami. Platforma zapewnia możliwości współpracy w czasie rzeczywistym z funkcjami kontroli wersji, komentowania i przeglądania. Obsługuje wiele formatów plików i oferuje opcje wdrożenia zarówno w chmurze, jak i lokalnie, co zapewnia elastyczność w dostosowaniu do różnych potrzeb organizacji.

Cechy:

• Zintegrowany pakiet biurowy: OnlyOffice to kompletny pakiet biurowy z edytorami dokumentów tekstowych, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji, eliminujący potrzebę korzystania z wielu aplikacji i zapewniający bezproblemowe tworzenie i edytowanie dokumentów.
• Współpraca w czasie rzeczywistym: Platforma umożliwia jednoczesną pracę wielu użytkowników nad dokumentami, możliwość edycji, komentowania i sugerowania w czasie rzeczywistym, co jest niezbędne do utrzymania efektywnego przepływu pracy zespołowej i skrócenia cykli rewizji.
• Kontrola wersji i historia: OnlyOffice przechowuje szczegółową historię wersji wszystkich dokumentów, umożliwiając użytkownikom śledzenie zmian, porównywanie wersji i przywracanie poprzednich wersji, gdy zajdzie taka potrzeba, gwarantując integralność i rozliczalność dokumentów.
• Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa: Platforma zapewnia bezpieczeństwo klasy korporacyjnej dzięki szyfrowaniu, kontroli dostępu i zarządzaniu uprawnieniami, pomagając organizacjom chronić poufne dokumenty i zachować zgodność ze standardami branżowymi.
• Obsługa wielu formatów: OnlyOffice obsługuje szeroką gamę formatów plików, w tym DOCX, XLSX, PPTX, PDF i inne, zapewniając zgodność z istniejącymi obiegami dokumentów i aplikacjami innych firm.
• Wdrażanie w chmurze i lokalnie: Platforma oferuje elastyczne opcje wdrażania, umożliwiając organizacjom wybór między rozwiązaniami hostowanymi w chmurze a instalacjami lokalnymi, w zależności od wymagań dotyczących bezpieczeństwa i infrastruktury.
• Możliwości integracji: OnlyOffice integruje się z popularnymi usługami przechowywania danych w chmurze, systemami CRM i narzędziami do zarządzania projektami, zapewniając ujednolicone środowisko zarządzania dokumentami na różnych platformach.

Cennik:

OnlyOffice oferuje elastyczne ceny, a plany w chmurze zaczynają się już od 20 USD miesięcznie za administratora. Rozwiązania lokalne są dostępne z jednorazową licencją. Dostępny jest 30-dniowy bezpłatny okres próbny.

Odwiedź OnlyOffice >>

30-dniowy bezpłatny okres próbny

---

4) Icedrive

Icedrive zapewnia niezwykłe funkcje dla współpraca i udostępnianie plików. Podczas mojej oceny uznałem, że jego inteligentny system buforowania jest imponujący, ponieważ zapewnia szybki i łatwy dostęp do plików. Jest to idealna alternatywa dla Google Driveoferując szyfrowanie z zerową wiedzą, które chroni Twoje informacje i dostępne tylko dla Ciebie.

Jest bezpłatne przechowywanie w chmurze narzędzie, które sprawia, że ​​czujesz się, jakbyś używał fizycznego dysku twardego. Otrzymujesz wszystkie funkcje usług hostingu plików, takie jak edycja, usuwanie, przesyłanie, otwieranie itp. Jest to jedno z najlepsze platformy do przechowywania w chmurze wyposażony w inteligentną kontrolę pamięci podręcznej, dzięki której możesz uzyskać dostęp do plików natychmiast po instalacji, bez konieczności czekania na synchronizację.

Cechy:

• Wersje plików: Mogłem polegać na File Versioning, aby zachować poprzednie wersje plików, co pomaga w razie potrzeby powrócić do wcześniejszych iteracji. Jest to niezbędne do efektywnego śledzenia zmian.
• Integracja napędu wirtualnego: Icedrive umożliwia zamontowanie pamięci masowej w chmurze jako dysku wirtualnego na komputerze, co stanowi najłatwiejszy sposób na bezproblemowy dostęp do plików, tak jakby były przechowywane lokalnie, bez konieczności ręcznej synchronizacji.
• Szyfrowanie po stronie klienta: Icedrive zapewnia najskuteczniejsze szyfrowanie z zerową wiedzą. Zapewnia, że ​​pliki są szyfrowane na Twoim urządzeniu przed przesłaniem, co jest niezbędne do zachowania poufności i bezpieczeństwa.
• Przeglądarka dokumentów: Zawiera wbudowaną przeglądarkę dokumentów, która umożliwia podgląd popularnych formatów plików bez ich pobierania. To świetny sposób na zwiększenie wydajności przepływu pracy i zaoszczędzenie czasu.
• Zaawansowane udostępnianie: Umożliwia to bezpieczne udostępnianie plików z ochroną hasłem i datą ważności, co jest najlepszym sposobem na zapewnienie, że dokumenty będą dostępne wyłącznie dla zamierzonych odbiorców.
• Inteligentne buforowanie: Wykorzystuje inteligentny mechanizm buforowania, który umożliwia szybki dostęp do często używanych plików, minimalizując jednocześnie użycie lokalnej pamięci masowej. To doskonałe rozwiązanie zapewniające wydajne wyszukiwanie dokumentów.

Cennik:

Icedrive oferuje plany zaczynające się od 3.99 USD miesięcznie za 150 GB pamięci. 20% zniżki na płatność roczną.

Odwiedź Icedrive >>

Dożywotni bezpłatny plan podstawowy z 10 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej

---

5) DocHub

DocHub to kompleksowa platforma do zarządzania dokumentami i edycji plików PDF. Podczas mojej ewaluacji stwierdziłem, że doskonale sprawdza się w usprawnianiu obiegu dokumentów i zwiększaniu produktywności. Ta aplikacja umożliwia płynną edycję, podpisywanie i udostępnianie dokumentów bez konieczności przełączania się między wieloma narzędziami. Wykorzystuje zaawansowane zabezpieczenia, co jest jednym z najlepszych sposobów zapewnienia bezpiecznego przetwarzania dokumentów i zgodności ze standardami branżowymi.

Umożliwia wydajne zarządzanie dokumentami PDF za pomocą narzędzi, takich jak podpisy elektroniczne, wypełnianie formularzy i współpraca w czasie rzeczywistym. Obsługa klienta DocHub jest dostępna za pośrednictwem wielu kanałów, zapewniając dostępność pomocy w razie potrzeby.

Cechy:

• Edycja i adnotacje PDF: Mogę powiedzieć, że funkcje edycji plików PDF w DocHub to jeden z najlepszych sposobów na efektywną modyfikację dokumentów. Umożliwiają one dodawanie tekstu, obrazów i adnotacji bezpośrednio do plików PDF, eliminując potrzebę korzystania z dodatkowego oprogramowania.
• Podpisy elektroniczne: Dzięki DocHub mogłem usprawnić przetwarzanie dokumentów, korzystając z prawnie wiążących podpisów elektronicznych. Pomaga to skrócić czas realizacji, eliminując potrzebę drukowania i fizycznych podpisów, co jest świetnym sposobem na przyspieszenie procesów biznesowych.
• Tworzenie i wypełnianie formularzy: Usprawnienie gromadzenia danych jest kluczowe. Funkcje tworzenia i wypełniania formularzy DocHub oferują rozwiązanie z konfigurowalnymi szablonami i automatycznym wykrywaniem pól, idealne do efektywnego przetwarzania dokumentów.
• Integracja z chmurą: Może to pomóc w ujednoliceniu przepływu pracy. DocHub umożliwia bezproblemową integrację z Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, świetna opcja umożliwiająca płynną synchronizację dokumentów pomiędzy platformami.
• Współpraca w czasie rzeczywistym: Może być pomocne usprawnienie pracy zespołowej. Funkcje współpracy w czasie rzeczywistym DocHub umożliwiają wielu użytkownikom jednoczesną pracę nad dokumentami, zapewniając ustrukturyzowane i wydajne przepływy pracy.
• Szablony dokumentów: Jednym z najprostszych sposobów na przyspieszenie tworzenia dokumentów jest skorzystanie z obszernej biblioteki szablonów DocHub. Pozwala ona na dostosowywanie szablonów w celu uzyskania jak najskuteczniejszej standaryzacji dokumentów.
• Zaawansowane wyszukiwanie: Dobrym pomysłem na szybkie znalezienie informacji jest zaawansowana funkcja wyszukiwania DocHub. Pomaga ona znaleźć określone treści w dokumentach przy użyciu słów kluczowych i metadanych, co zapewnia najskuteczniejsze wyszukiwanie dokumentów.

Cennik:

DocHub oferuje darmowy plan z podstawowymi funkcjami. Plany Pro zaczynają się od 8 USD miesięcznie za użytkownika i oferują zaawansowane funkcje oraz nieograniczoną liczbę dokumentów.

Odwiedź DocHub >>

Dożywotni bezpłatny plan podstawowy

---

6) bit.ai

Bit.ai to jest inteligentny system zarządzania dokumentami który pomaga firmom zarządzać informacjami w projektach, zespołach i działach. Podczas moich badań odkryłem, że to narzędzie umożliwia tworzenie nieograniczona przestrzeń robocza z łatwością. Ważne jest, aby uporządkować swoje dokumenty do folderów i podfolderów, a Bit.ai oferuje prosty sposób, aby to zrobić. Motywy dostarczane przez ten program są doskonałe, aby nadać Twoim dokumentom nowy i nowoczesny wygląd.

Bit.ai, założony w 2016 roku, to wieloaspektowe narzędzie świetnie nadające się do zarządzania i tworzenia treści. Obsługuje ponad 100 formatów plików i oferuje 1 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej. Użytkownicy korzystają z bezproblemowości integracja z Tableau, Box, Stolik powietrzny, Figma, Dropbox. Dodatkowo Bit.ai udostępnia szablony dla różnych sektorów, w tym marketingu i edukacji, oraz zapewnia bezpieczeństwo Twoich danych dzięki szyfrowaniu 256-AES i TLS, zgodnemu ze standardami RODO i PCI.

Cechy:

• Skalowalne przestrzenie robocze: Najlepiej jest używać skalowalnych przestrzeni roboczych Bit.ai do organizowania projektów w zespołach. Pozwala to zachować wydajność, niezależnie od tego, czy zarządzasz małą grupą, czy dużą organizacją.
• Wyszukiwanie uniwersalne: Uniwersalna funkcja wyszukiwania Bit.ai jest idealna do szybkiego lokalizowania osadzonych treści i dokumentów. Pomaga zaoszczędzić czas, zapewniając wszystko, czego potrzebujesz, w jednym miejscu.
• Zaawansowane udostępnianie: Bit.ai umożliwia zaawansowane opcje udostępniania, takie jak śledzone linki i dokumenty chronione hasłem, które doskonale nadają się do bezpiecznego udostępniania i zachowania kontroli nad poufnymi informacjami.
• Interaktywne inteligentne dokumenty: Mogę bezproblemowo tworzyć interaktywne „żywe” dokumenty za pomocą Bit.ai, które idealnie nadają się do integrowania filmów, obrazów i innych bogatych mediów. Może to pomóc w zwiększeniu współpracy zespołowej.
• Genialny pisarz AI: Bit.ai's AI Genius Writer to świetne rozwiązanie do tworzenia treści. Pomaga generować szablony, burzę mózgów i usprawniać badania, oszczędzając czas i wysiłek.
• Współpraca w czasie rzeczywistym: Chcę współpracować z moim zespołem w czasie rzeczywistym za pomocą Bit.ai, co pozwala mi na bezproblemową współpracę, niezależnie od lokalizacji. To jeden z najskuteczniejszych sposobów na zwiększenie produktywności.
• Konfigurowalne szablony: Ta funkcja zapewnia setki gotowych szablonów dla SOP, notatek ze spotkań i samouczków. To świetny sposób, aby tworzenie treści było szybkie i profesjonalne.

Cennik:

Tool Bit.ai oferuje plany już od 8 dolarów miesięcznie, z 25% rabatem na płatności roczne. Możesz także wypróbować go w ramach 7-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.

Połączyć: https://bit.ai/

---

7) IncoDocs

IncoDocs to rozwiązanie, które Ci pomoże zarządzaj dokumentami cyfrowo dla eksporterów i firm handlowychPodczas mojej analizy odkryłem, że jest to jedno z najlepszych narzędzi do tworzenia plików sprzedaży i wysyłek w krótszym czasie. Minimalizuje ręczne wprowadzanie danych i pomaga uniknąć opóźnień w wysyłkach. IncoDocs umożliwia zespołom współpracę w ramach współdzielonej przestrzeni roboczej, co jest niezbędne w przypadku zadań zdalnych. Przechowuje również szablony dokumentów bezpiecznie w chmurze, oferując bardziej wydajny proces eksportu.

IncoDocs to wszechstronne oprogramowanie do zarządzania dokumentami, założone w 2016 roku, dostępne z dowolnego urządzenia. Pozwala na to łatwo tworzyć faktury handlowe i oferuje szablony dla różnych dokumentów sprzedaży. Narzędzie bezproblemowo integruje się z Xero i QuickBooks i obsługuje wiele formatów plików.

Cechy:

• Biblioteki danych wielokrotnego użytku: Uważam, że przydatne jest korzystanie z bibliotek danych wielokrotnego użytku, które pozwalają na przechowywanie szczegółów produktu i informacji kontaktowych. Jest to jeden z najłatwiejszych sposobów oszczędzania czasu na powtarzających się wpisach.
• Digital Podpis: To świetne rozwiązanie pozwala na cyfrowe podpisywanie i stemplowanie dokumentów DigiPodpisy firmowe i pieczęcie firmowe, eliminując konieczność drukowania i skanowania, zapewniając płynny, bezpapierowy obieg pracy.
• Integracja: Dobrym pomysłem jest rozważenie jego API i integracji systemów, które pozwalają na połączenie z ERP, TMS i innymi systemami. Jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów na zmniejszenie ręcznego obciążenia pracą.
• Szablony dokumentów: Niezbędny jest dostęp do ponad 30 szablonów zgodnych z UNLK, w tym faktur handlowych, Bills of Lading i Certificates of Origin. Pomaga to zapewnić zgodność z normami międzynarodowymi.
• Dane Syncronizacja: Funkcja ta pomaga zminimalizować liczbę błędów poprzez jednorazowe wprowadzenie szczegółów przesyłki do pliku głównego, a następnie automatyczną synchronizację danych we wszystkich powiązanych dokumentach.
• Przestrzeń robocza oparta na chmurze: Rozwiązanie to doskonale nadaje się do współpracy z członkami zespołu w ramach współdzielonego środowiska opartego na chmurze, umożliwiając dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym i zwiększając przejrzystość operacyjną.
• Bezpieczne udostępnianie dokumentów: Funkcja ta doskonale sprawdza się w bezpiecznym przesyłaniu poufnych informacji partnerom i klientom, pomagając uniknąć naruszeń danych i zapewniając wydajność.

Cennik:

IncoDocs upraszcza dokumentację importu/eksportu, zwiększając efektywność handlu światowego. Cena: 29 USD miesięcznie, 20% zniżki rocznie. Ciesz się dożywotnim bezpłatnym planem podstawowym. Usprawnij, zorganizuj i przyspiesz swój handel.

Połączyć: https://incodocs.com/

---

8) Templafy

Templafy to doskonałe rozwiązanie do zarządzania dokumentami. Przeanalizowałem jego funkcje i zrobiło na mnie wrażenie swoją zdolnością do pokazywania pracownikom właściwych treści na podstawie ich ról. pulpit nawigacyjny jest łatwy w obsłudze i umożliwia zarządzanie treścią bez kłopotów. Podczas mojej oceny zobaczyłem, jak łączy dane DMS bezpośrednio z dokumentami, tworząc szybsze przepływy pracy. Polecam go firmom, które chcą zachować dokładność i niezawodność przechowywania dokumentów.

Założona w 2016 roku firma Templafy umożliwia łączenie i łączenie danych z DMS, oferując m.in rozwiązanie do przechowywania w chmurze zapewniające dostęp do dokumentów z różnych urządzeń, takich jak tablety i smartfony.

Cechy:

• Automatyczne generowanie dokumentów: Mogłem kompilować w pełni uformowane dokumenty, korzystając z automatyzacji opartej na regułach i GenAI. To jeden z najłatwiejszych sposobów pobierania aktualnej zawartości z wewnętrznych bibliotek lub integracji stron trzecich.
• Centralne biblioteki treści: Templafy umożliwia dostęp do wszystkich zasobów w jednym miejscu, co jest świetne do tworzenia spersonalizowanych bibliotek. Może to pomóc zwiększyć wydajność bez przełączania się między różnymi aplikacjami.
• Zarządzanie podpisem e-mail: Templafy pomaga tworzyć i zarządzać podpisami e-mail w środowisku low-code. Najlepiej jest szybko wdrażać aktualizacje lub kampanie bez konieczności pomocy IT.
• Inteligentne szablony: Mogę zapewnić spójność i zgodność, automatycznie włączając identyfikację wizualną, wytyczne dotyczące marki i zastrzeżenia prawne do szablonów. Pomaga to zaoszczędzić czas i uniknąć błędów ręcznych w różnych typach dokumentów.
• Dynamiczna integracja treści: To świetny sposób na automatyzację niezbędnych elementów poprzez pobieranie treści z wewnętrznych i zewnętrznych bibliotek. Pozwala to na wydajne dostosowywanie przy jednoczesnym zachowaniu zgodności tam, gdzie jest to potrzebne.
• Zarządzanie szablonami w czasie rzeczywistym: Pomaga to zachować wszystko na bieżąco dzięki scentralizowanemu zarządzaniu szablonami. Może być pomocne zapewnienie wszystkim użytkownikom dostępu do najnowszych wersji w czasie rzeczywistym.
• Zarządzanie użytkownikami: Istotne jest zarządzanie profilami użytkowników i poziomami dostępu za pośrednictwem scentralizowanego panelu administracyjnego. Pozwala to na intuicyjne skalowanie i zabezpieczanie zarządzania treścią.

Cennik:

Templafy zwiększa wydajność tworzenia i zarządzania dokumentami. Skontaktuj się z zespołem sprzedaży, aby uzyskać informacje o cenach.

Połączyć: https://www.templafy.com/home/platform/

---

9) Bitrix24

Bitrix24 oferuje doskonałe rozwiązanie dla zespołów potrzebujących oprogramowania do zarządzania dokumentamiPrzejrzałem jego funkcje i są one następujące: idealny dla małych i dużych zespołów. Obsługuje systemy w chmurze i lokalne oraz zapewnia dostęp do kodu źródłowego. To narzędzie jest pomocne w przechowywaniu ważnych plików, w tym filmów, dokumentów i prezentacji, do użytku prywatnego lub współdzielonego. Uważam, że jego system śledzenia wersji jest imponujący w zakresie organizowania plików.

Firma Bitrix24, założona w 2012 roku, zapewnia centrum zarządzania dokumentami w 5 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej. Automatycznie zapisuje dokumenty na Twoim koncie, obsługuje wiele formatów plików i oferuje konfigurowalne uprawnienia dostępu. Bitrix24 jest idealny dla tych, którzy szukają kompleksowego, bezpiecznego i wydajnego rozwiązania do zarządzania dokumentami.

Cechy:

• Współpraca w czasie rzeczywistym: Niezbędna jest bezproblemowa praca zespołowa. Bitrix24 pozwala na współedycję dokumentów z kolegami lub użytkownikami zewnętrznymi jednocześnie, zapewniając, że projekty pozostają aktualne i zorganizowane.
• Przechowywanie i udostępnianie plików: Świetnym sposobem na zabezpieczenie plików jest użycie opcji przechowywania plików Bitrix24. Pomaga przechowywać i udostępniać pliki bez wysiłku, zapewniając jednocześnie dostęp z komputerów stacjonarnych i urządzeń mobilnych.
• Historia wersji: Ta funkcja umożliwia śledzenie edycji poprzez historię wersji, a blokowanie dokumentu pomaga uniknąć przypadkowych zmian podczas krytycznych aktualizacji. Jest to najlepsze rozwiązanie do zapewnienia integralności danych.
• Uprawnienia dostępu: Dobrym pomysłem jest skonfigurowanie praw dostępu w celu ochrony poufnych danych. Bitrix24 pomaga upewnić się, że tylko upoważniony personel może przeglądać i edytować ważne dokumenty.
• Tworzenie i edycja dokumentów: Mogę tworzyć i edytować dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje w czasie rzeczywistym za pomocą Bitrix24, który obsługuje formaty takie jak docx, pptx i xlsx. Może to pomóc w efektywnym usprawnieniu współpracy między zespołami.
• Dostęp mobilny: Przydatne jest korzystanie z aplikacji mobilnej Bitrix24, aby uzyskać dostęp, edytować i udostępniać dokumenty w podróży. Jest to idealne rozwiązanie, aby zachować produktywność poza biurem.
• Zautomatyzowane obiegi dokumentów: Jednym z najskuteczniejszych sposobów usprawnienia zatwierdzania dokumentów są zautomatyzowane przepływy pracy Bitrix24. Pomagają one zapewnić spójność i terminowe przetwarzanie w zespołach.

Cennik:

Bitrix24 oferuje przystępne plany zaczynające się od 49 USD miesięcznie. Skorzystaj z 20% zniżki na płatności roczne. Odkryj z 30-dniowym bezpłatnym okresem próbnym.

Połączyć: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

10) Bynder

Bynder to najlepiej oceniany wybór w zakresie zarządzania treścią. Przetestowałem jego możliwości zarządzania dokumentami i sprawił, że moje przepływy pracy stały się szybsze i bardziej wydajne. Jest świetny dla profesjonalistów, którzy muszą szybko tworzyć filmy i dostarczać je swoim zespołom. Radzę zwrócić uwagę na jego zdolność do zapewnienia zgodności z marką. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​to narzędzie doskonale upraszcza zarządzanie zasobami.

Firma Bynder została założona w 2013 roku i jest chwalona za przyspieszanie cyklu życia treści twórczych i umożliwianie bezpieczne udostępnianie plików, wewnętrznie i zewnętrznie. Jest świetny dla organizacji dążących do wydajnego, bezpiecznego zarządzania treścią i współpracy.

Cechy:

• DigiZarządzanie aktywami (DAM): Bynder pomaga organizować i kontrolować zasoby, takie jak obrazy, filmy i dokumenty, w ramach jednego systemu. Może to pomóc usprawnić przepływy pracy i zapewnić najbardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
• Obsługa multimediów: Mogę śmiało powiedzieć, że Bynder świetnie nadaje się do zarządzania złożonymi typami plików. Pozwala z łatwością obsługiwać obrazy i filmy, zwiększając elastyczność zarządzania dokumentami.
• Automatyczne tagowanie obrazów: Bynder umożliwia automatyzację tagowania obrazów za pomocą AI, ułatwiając wydajne kategoryzowanie i wyszukiwanie plików. Najlepiej nadaje się do upraszczania powtarzalnych zadań.
• Odtwarzanie wideo: Mogłem używać Byndera do przeglądania i współpracy nad treścią wideo bez wysiłku, dzięki funkcji bezpośredniego odtwarzania. To świetna opcja dla zespołów potrzebujących płynnego udostępniania wideo.
• Biblioteka Centralna: Posiadanie ujednoliconego repozytorium jest niezbędne, a Bynder pomaga utrzymać bezpieczną bibliotekę, zapewniając spójny dostęp zespołowi i organizując zasoby.
• Spójność marki: To rozwiązanie jest świetne do zapewnienia tożsamości marki za pomocą narzędzi, które pozwalają dopasować materiały do ​​wytycznych marki. Może być pomocne w celu zapewnienia spójnego przekazu.

Cennik:

Bynder oferuje szereg funkcji zarządzania marką i zasobami cyfrowymi. Skontaktuj się z zespołem sprzedaży, aby uzyskać wycenę.

Połączyć: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

11) Menedżer treści FileNet

FileNet Content Manager to niezwykłe narzędzie, które pozwala na odzyskiwanie cennych informacji z dokumentów. Przejrzałem jego funkcje i stwierdziłem, że dostarcza rozwiązania w zakresie bezpieczeństwa, pamięci masowej i treści na poziomie przedsiębiorstwa, a także przepływów pracy które są łatwe do wdrożenia. Mogłem bezpiecznie uzyskać dostęp do wielu magazynów treści i zauważyłem, jak bezproblemowo automatyzuje klasyfikację plików. Może to pomóc zespołom, które chcą współpracować szybciej i z mniejszym zamieszaniem, co czyni je lepszym wyborem do zarządzania dokumentami.

FileNet Content Manager, założony w 1982 r., umożliwia bezproblemowe tworzenie i integrowanie usług treści w Twojej firmie za pośrednictwem interfejsu API. Korzystając z integracji, takich jak Salesforce, zapewnia szablony dla programu PowerPoint i poczty e-mail.

Cechy:

• Przechwytywanie i indeksowanie treści: Dzięki FileNet Content Manager mogę automatycznie przechwytywać, indeksować i organizować dokumenty, redukując ręczny wysiłek. To świetne rozwiązanie, aby zapewnić bezproblemowy dostęp i pobieranie, zwłaszcza w przypadku dużych ilości danych.
• Zaawansowane możliwości wyszukiwania: FileNet Content Manager umożliwia szybkie lokalizowanie dokumentów za pomocą metadanych i wyszukiwania pełnotekstowego. Pomaga to sprawnie znaleźć określone treści, co jest świetne dla oszczędzania czasu w zadaniach zarządzania dokumentami.
• Wgląd w treści dzięki sztucznej inteligencji: Niezbędna jest analiza niestrukturalnych danych, a FileNet Content Manager umożliwia to dzięki wykorzystaniu narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Pomaga to wyodrębnić spostrzeżenia i zautomatyzować klasyfikację treści, co jest świetnym sposobem na zwiększenie produktywności.
• Współpraca nad treścią: Ta funkcja jest idealna do ułatwiania współpracy w czasie rzeczywistym. Mogę łatwo udostępniać, edytować i adnotować dokumenty w FileNet Content Manager bez przełączania się między narzędziami. To jedna z najlepszych opcji usprawniających pracę zespołową.
• Bezpieczne przechowywanie dokumentów: Pomocne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych za pomocą kontroli dostępu opartych na rolach i szyfrowania. FileNet Content Manager ma na celu ochronę poufnych informacji przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami branżowymi.
• Automatyzacja przepływu pracy: To rozwiązanie świetnie nadaje się do automatyzacji przepływów pracy skoncentrowanych na dokumentach. FileNet Content Manager pozwala zwiększyć wydajność i zarządzać zadaniami w sposób spójny, co jest najskuteczniejszym sposobem na uproszczenie powtarzalnych procesów.
• Skalowalne zarządzanie treścią: Uważam, że skalowalność jest niezbędna przy zarządzaniu rosnącymi potrzebami biznesowymi. FileNet Content Manager oferuje świetny sposób na obsługę dużych wolumenów dokumentów dzięki swojej skalowalnej architekturze, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla organizacji każdej wielkości.

Cennik:

FileNet Content Manager to solidne rozwiązanie do zarządzania treścią. Poproś o wycenę w dziale sprzedaży.

Połączyć: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

12) Projekty Zoho

Zoho Projects to niesamowite narzędzie do zarządzania dokumentami i współpracy. Przetestowałem to narzędzie i okazało się doskonałe do planowanie projektów, przydzielanie zadań i utrzymywanie kontaktu z moim zespołem. Moim zdaniem jest to jedno z najlepszych rozwiązań do zarządzania różnymi typami plików, takimi jak dokumenty, grafiki, filmy, raporty i arkusze kalkulacyjne w jednym miejscu. Przydatne jest udostępnianie plików organizacji bez żadnych komplikacji. Polecam to narzędzie do śledzenie i zarządzanie wersjami dokumentów z łatwością. Funkcja wyszukiwania pozwala na szybkie lokalizowanie plików według słów kluczowych w tytule lub treści, co czyni ją doskonałym wyborem.

Cechy:

• Centralne przechowywanie plików: Zoho Projects pozwala zarządzać wszystkimi plikami, w tym dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi i grafikami, w jednym scentralizowanym miejscu. Pomaga to uniknąć bałaganu i zachować wszystko uporządkowane w jednym miejscu.
• Kontrola wersji: Mogę potwierdzić, że Zoho Projects zapewnia jeden z najlepszych sposobów śledzenia zmian, rewizji i aktualizacji. Pomaga zachować przejrzystość wersji plików dzięki szczegółowym notatkom i informacjom o autorze.
• Potężne narzędzia wyszukiwania: Istotne jest szybkie lokalizowanie plików, a potężne narzędzia wyszukiwania Zoho Projects pozwalają na znajdowanie dokumentów za pomocą tytułów lub słów kluczowych. Może to pomóc usprawnić przepływy pracy w projektach.
• Współpraca w czasie rzeczywistym: Ta funkcja umożliwia adnotowanie, komentowanie i przeglądanie plików w czasie rzeczywistym. To świetny sposób na ograniczenie nieporozumień i zapewnienie płynnej pracy zespołowej.
• Hierarchiczna organizacja folderów: Dobrym pomysłem jest używanie hierarchicznych folderów w Zoho Projects. Pozwala to organizować pliki na podstawie przepływu pracy zespołu, dzięki czemu nawigacja jest bezwysiłkowa i intuicyjna.
• Dzienniki audytu: Dzienniki audytu w Zoho Projects pomagają zachować przejrzystość i zgodność. Może to pomóc śledzić całą aktywność dokumentu, w tym edycje i wizyty, w sposób ustrukturyzowany.
• Zautomatyzowane zarządzanie przepływem pracy: Automatyzacja powtarzalnych zadań, takich jak śledzenie rewizji, jest jednym z najłatwiejszych sposobów oszczędzania czasu. Zoho Projects pomaga zwiększyć wydajność poprzez płynne zarządzanie przepływami pracy.

Cennik:

Zoho Projects oferuje plany już od 4.25 USD miesięcznie z 20% rabatem na płatności roczne. Wypróbuj za darmo w 10-dniowym okresie próbnym. Nie jest wymagana żadna karta kredytowa.

Połączyć: https://www.zoho.com/projects/

Czym jest system zarządzania dokumentacją?

System zarządzania dokumentami to oparte na chmurze, zautomatyzowane rozwiązanie do tworzenia, organizowania, udostępniania i zabezpieczania dokumentów i plików biznesowych. Umożliwia bezproblemowe śledzenie wersji dokumentu. Ten system przechowywania w chmurze zapewnia szybszy przepływ recenzji i zatwierdzeń różnym interesariuszom zlokalizowanym w wielu lokalizacjach geograficznych. Umożliwia łatwy dostęp do dokumentów biznesowych z tabletów i smartfonów.

Jak wybraliśmy najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentacją?

At Guru99, stawiamy na wiarygodność i staramy się dostarczać dokładne, istotne i obiektywne informacje. Po poświęceniu ponad 110 godzin na zbadanie 39+ najlepsze systemy zarządzania dokumentami, Starannie wybrałem najlepsze opcje, zarówno bezpłatne, jak i płatne. Ta kompleksowa przewodnik oferuje dogłębną przyjrzyj się funkcjom, zaletom i wadom każdego systemu oraz cenom, aby mieć pewność, że masz zaufane spostrzeżenia potrzebne do podjęcia świadomej decyzji. Przy wyborze najlepszego oprogramowania do kontroli lub zarządzania dokumentami, czynniki takie jak bezpieczeństwo, interfejs użytkownika i możliwości integracji są kluczowe. Sprawdź poniżej ważne czynniki, aby upewnić się, że oprogramowanie jest zgodne z Twoimi konkretnymi wymaganiami.

• Badawczy: Aby szybko znaleźć potrzebne pliki, trzeba szukać wielu różnych opcji. Dobrze, że umożliwia wyszukiwanie dokumentów po nazwie, treści, typie i dacie modyfikacji.
• Prosta struktura pliku: System zarządzania dokumentami musi mieć łatwą w użyciu strukturę plików.
• Kontrola wersji: Kontrola wersji lub wersjonowanie to ważna funkcja oprogramowania do zarządzania dokumentami, która umożliwia śledzenie zmian w plikach. Najlepszy DMS powinien również przechowywać archiwum starych wersji. Dzięki temu możesz łatwo zobaczyć modyfikacje w dokumentach.
• Dostęp mobilny: Trzeba szukać Systemu Zarządzania Dokumentami dostępnego za pośrednictwem tabletów i smartfonów. Umożliwi to przeglądanie, modyfikowanie i udostępnianie plików z dowolnego miejsca.
• Integracja: System zarządzania dokumentacją powinien z łatwością integrować się z innym oprogramowaniem, którego już używasz, np. oprogramowaniem CRM i klientem poczty e-mail.
• Łów: Oprogramowanie do zarządzania dokumentami powinno zapewniać funkcję skanowania dokumentów.
• Bezpieczeństwo: System zarządzania dokumentami musi umożliwiać nadawanie poszczególnym użytkownikom uprawnień dostępu do folderów i plików.

Jaki jest najlepszy sposób przechowywania dokumentów?

Oto najlepsze sposoby przechowywania dokumentów:

• Alfabetyczny system składania dokumentów: Najlepszym sposobem segregowania dokumentów jest segregowanie dokumentów w kolejności alfabetycznej. Nazwa folderu powinna być zgodna z nazwą dokumentów.
• System składania dokumentów numeryczny: Firmy, które potrzebują wielu dokumentów, takich jak faktury, powinny stworzyć numeryczny system archiwizacji.
• System składania kategorii: Musisz uporządkować swoje pliki według kategorii, takich jak dane osobowe, marketingowe, administracyjne i dane klientów. Możliwe jest również uwzględnienie podtematów dla każdej kategorii, zgodnie z potrzebami.

Jak działa elektroniczny system zarządzania dokumentacją?

Oto proces działania systemu zarządzania dokumentami:

• Przechwyć dokumenty: Funkcja przechwytywania dokumentów pomoże Ci zapisać pliki, dzięki czemu będziesz mógł je później łatwo znaleźć. Jest to możliwe dzięki funkcji indeksowania DMS. Możesz również dodać metadane, aby wyszukiwać je bezproblemowo.
• Centralne przechowywanie dokumentów: DMS posiada centralne przechowywanie dokumentów. Jest to ważne w przypadku zarządzania dokumentami pochodzącymi z wielu miejsc i ich przechowywania.
• Pobieranie i dystrybucja dokumentów: DMS obejmuje wyszukiwanie i dystrybucję dokumentów. Ważne jest, aby mieć pewność, że możesz bezproblemowo wykorzystywać i udostępniać swoje dokumenty.

Jakie są opcje wdrażania oprogramowania do zarządzania dokumentami?

Istnieją dwie opcje wdrożenia oprogramowania do zarządzania dokumentami: 1) oprogramowanie w chmurze i 2) oprogramowanie lokalne.

1. Oprogramowanie w chmurze:

Oprogramowanie oparte na chmurze jest hostowane przez Internet, a nie instalowane na komputerze. Umożliwia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.

Oprogramowanie oparte na chmurze ma następujące opcje wdrożenia:

• Zapewnia niższe koszty zarządzania dokumentami i zapewnia łatwą skalowalność.
• Dane są przechowywane na serwerach stron trzecich. Zmniejszy to obciążenie związane z jego kontrolowaniem.
• Dostęp z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu.

2. Oprogramowanie lokalne:

Oprogramowanie lokalne to zazwyczaj aplikacje instalowane w systemie lokalnym. Umożliwia łatwe konfigurowanie, zarządzanie i kontrolowanie danych.

Oprogramowanie lokalne ma następujące opcje wdrażania:

• Ten typ oprogramowania wiąże się z wyższymi kosztami początkowymi, ale nie wiąże się z żadnymi wydatkami stałymi.
• Wymaga to długiego czasu realizacji.
• Za aktualizacje odpowiada użytkownik.
• Wszystkie Twoje dane są przechowywane na samodzielnie zarządzanych serwerach, które dają użytkownikom dobrą kontrolę nad nimi.
• Można go dostosować pod względem kontroli i bezpieczeństwa danych.

Werdykt

Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją ułatwia organizowanie, przechowywanie i bezpieczny dostęp do plików. Uważam, że jest to niezbędne dla firm, które chcą usprawnić przepływy pracy i poprawić współpracę zespołową. Jest to bezpieczne, niezawodne rozwiązanie oferujące kontrolę wersji, zgodność i funkcje integracji. Sprawdź mój werdykt poniżej, aby poznać najlepiej oceniane narzędzia w tej kategorii.

• Zoho WorkDrive: Solidna platforma oferująca inteligentne wyszukiwanie, nieograniczone wersjonowanie, bezproblemową współpracę i integrację z ponad 5000 aplikacji. Jest bezpieczna, przyjazna dla użytkownika i idealna dla firm każdej wielkości.
• Smartsheet: Kompleksowe narzędzie do automatyzacji przepływów pracy i zarządzania projektami z opcjami raportowania na żywo i integracji.
• OnlyOffice: Jest to kompleksowa platforma do zarządzania dokumentami i współpracy, która oferuje znakomite funkcje tworzenia, edytowania i udostępniania dokumentów.

Najczęstsze pytania