Comment organiser les exigences en tant qu'analyste commercial

Une exigence métier est un document formel qui répond aux besoins des parties prenantes pour le projet ou le produit. Il n’existe pas de format ou de modèle standard pour présenter les exigences commerciales. Cependant, il doit couvrir la description du produit ou du projet de manière suffisamment détaillée pour pouvoir être discuté, analysé, documenté et validé.

Une exigence métier peut être présentée de l’une des manières suivantes :

• Un tableau ou une feuille de calcul
• Un diagramme (workflow)
• Un graphique
• Un modèle (schéma entité-relation)
• Un prototype ou une simulation
• Une phrase structurée ou un modèle de texte

Comment organiser et présenter une exigence commerciale

Vous trouverez ci-dessous les étapes pour rédiger et organiser les exigences en tant que Business Analyst.

Étape 1) Catégoriser les exigences.

• Placez une exigence spécifique dans ses catégories pertinentes.
• Pour les parties prenantes techniques, il devrait y avoir une catégorie d’exigences techniques, pour les parties prenantes non techniques, il devrait y avoir une catégorie d’exigences génériques.
• Chaque organisation doit déterminer quelle catégorie correspond à ses normes.
• La catégorisation peut également être effectuée en fonction de leurs types (fonctionnel ou métier). Bien que cela ne soit pas applicable à tous les cas.

Étape 2) Organiser les exigences.
Rassemblez et organisez les exigences dans un ordre logique. Ainsi, lorsque les parties prenantes examinent les exigences, il est facile de s'y retrouver et également d'identifier les éléments manquants.

Étape 3) Préparez une liste.
Préparez une liste des exigences qui doivent être examinées par des parties prenantes spécifiques.

Par exemple, si une partie prenante est issue d’une formation technique, elle souhaite connaître uniquement l’aspect technique du produit.

Étape 4) Utilisez des identifiants uniques.
Si les exigences de traçage les unes des autres sont difficiles, utilisez des identifiants uniques pour faciliter la traçabilité.

Étape 5) Exigence actuelle dans la méthode préférée des parties prenantes
Dans certains scénarios, vous devrez peut-être présenter la même exigence de différentes manières pour différentes parties prenantes. Par exemple, une partie prenante préfère un format graphique tandis que l’autre préfère un format de phrase structurée.

Étape 6) Préparez une table des matières.
Créez une table des matières pour toutes les exigences. Il aide les parties prenantes à suivre facilement les exigences.

Étape 7) Utiliser les outils d'analyse commerciale.
Outils d'analyse commerciale qui aident à présenter et à catégoriser les exigences

Étape 8) Organisez les documents d’exigences par flux de processus.
Dans votre document d'exigences, supprimez toutes les exigences inutiles et organisez les documents d'exigences par flux de processus.

Étape 9) Cartographiez les exigences.
Mappez les exigences que vous avez rassemblées à une étape particulière d'un flux de processus, ce qui aidera les réviseurs à relier les exigences au flux de processus.

Étape 10) Utilisez un tableau et des puces.
Utilisez un tableau pour présenter des exigences complexes. Utilisez des puces pour mettre en évidence l’aspect clé de l’exigence.

Conseils utiles pour rédiger et présenter un document d’exigences commerciales

Pour une meilleure présentation et un meilleur suivi des exigences commerciales pour les parties prenantes, voici quelques conseils qui pourraient être utiles au BA (Business Analyst).

• La catégorisation des exigences prend du temps et il n'est pas toujours possible pour chaque organisation de créer une nouvelle catégorie à chaque fois. Pour les meilleures pratiques, il est recommandé de disposer d’un ensemble standard de catégories qui peuvent être couramment utilisées par les BA, les parties prenantes, les experts en la matière et les équipes techniques.
• Votre besoin doit être préparé en fonction du contexte de votre public. Comprenez qui sont les principaux acteurs, influenceurs et décideurs. (Parties prenantes, personnel technique, développeurs, etc.)
• Définissez une exigence à la fois. Chaque exigence doit être atomique.
• Évitez toute ambiguïté en évitant les acronymes comme etc., approx., etc.
• Ne faites pas référence à une exigence qui reste à définir.
• Évitez les déclarations en double et contradictoires.
• Décomposez les exigences complexes en points gérables et révisables.
• Évitez de décrire comment le système fera quelque chose et mentionnez simplement ce que le système fera.