Qu’est-ce que le MIS ? Introduction et définition

La nécessité du SIM

Voici quelques-unes des justifications pour avoir un Système SIG.

• Les décideurs ont besoin d’informations pour prendre des décisions efficaces. Les systèmes d’information de gestion (MIS) rendent cela possible.
• Les systèmes MIS facilitent la communication au sein et à l’extérieur de l’organisation – les employés de l'organisation peuvent accéder facilement aux informations requises pour les opérations quotidiennes. Des fonctionnalités telles que le service de messages courts (SMS) et le courrier électronique permettent de communiquer avec les clients et les fournisseurs à partir du système MIS qu'une organisation utilise.
• Tenue de dossiers – les systèmes d'information de gestion enregistrent toutes les transactions commerciales d'une organisation et fournissent un point de référence pour les transactions.

Composants du SIG

Les principaux composants d'un formulaire long MIS (système d'information de gestion) typique sont :

• Collaboration – les personnes qui utilisent le système d’information
• Date – les données que le système d’information enregistre
• Procédures commerciales – procédures mises en place sur la manière d’enregistrer, de stocker et d’analyser les données
• Matériel – il s’agit notamment des serveurs, des postes de travail, des équipements réseau, des imprimantes, etc.
• Software – ce sont des programmes utilisés pour gérer les données. Il s'agit notamment de programmes tels que des tableurs, des logiciels de bases de données, etc.

Types de systèmes d'information

Le type de système d'information qu'un utilisateur utilise dépend de son niveau dans une organisation. Le diagramme suivant montre les trois principaux niveaux d'utilisateurs dans une organisation et le type de système d'information qu'ils utilisent.

Systèmes de traitement des transactions (TPS)

Ce type de système d'information est utilisé pour enregistrer les transactions quotidiennes d'une entreprise. Un exemple de système de traitement des transactions est un système de point de vente (POS). Un système de point de vente est utilisé pour enregistrer les ventes quotidiennes.

Systèmes d'information de gestion (SIG)

Les systèmes d'information de gestion, en abrégé MIS, sont utilisés pour guider les gestionnaires tactiques dans la prise de décisions semi-structurées. Le résultat du système de traitement des transactions est utilisé comme entrée dans le système MIS.

Systèmes d'aide à la décision (DSS)

Les systèmes d'aide à la décision sont utilisés par les managers de haut niveau pour prendre des décisions semi-structurées. Les résultats du système d'information de gestion sont utilisés comme entrées dans le système d'aide à la décision. Les systèmes DSS reçoivent également des données provenant de sources externes telles que les forces actuelles du marché, la concurrence, etc.

Systèmes d'information manuels VS systèmes d'information informatisés (MIS)

Les données constituent la circulation sanguine de toute entité commerciale. Tout le monde dans une organisation a besoin d’informations pour prendre des décisions. Un système d'information est une manière organisée d'enregistrer, de stocker des données et de récupérer des informations.

Dans cette section, nous examinerons les systèmes d'information manuels par rapport aux systèmes d'information informatisés.

Système d'information manuel

Un système d’information manuel n’utilise aucun appareil informatisé. L'enregistrement, le stockage et la récupération des données sont effectués manuellement par les personnes responsables du système d'information.

Voici les principaux composants d'un système d'information manuel

• Personnes -les gens sont les destinataires du système d'information
• Procédures commerciales –ce sont des mesures mises en place qui définissent les règles de traitement des données, de conservation, d'analyse et de production d'informations.
• Date -ce sont les transactions enregistrées au jour le jour
• Système de dépôt - c'est une manière organisée de stocker des informations
• Rapports -les rapports sont générés après avoir analysé manuellement les données du système de classement et les avoir compilées.

Le diagramme suivant illustre le fonctionnement d'un système d'information manuel typique.

Avantages et inconvénients d'un système d'information manuel

Avantages:

Voici les avantages des systèmes d’information manuels

• Rentable - il est moins cher qu'un système informatisé car il n'est pas nécessaire d'acheter des équipements coûteux tels que des serveurs, des postes de travail, des imprimantes, etc.
• Souple -les exigences commerciales évolutives peuvent facilement être intégrées aux procédures commerciales et mises en œuvre immédiatement

Désavantages:

Voici quelques-uns des inconvénients d’un système d’information manuel.

• Prend du temps -toutes les entrées de données doivent être vérifiées avant le dépôt, c'est une tâche qui prend du temps lorsqu'elle est effectuée par des humains. La récupération des données du système de classement prend également un temps considérable
• Sujet aux erreurs – l'exactitude des données lorsqu'elles sont vérifiées et validées par des êtres humains est plus sujette aux erreurs que la vérification et la validation effectuées par des systèmes informatisés.
• Manque de sécurité - la sécurité des systèmes manuels est mise en œuvre en limitant l'accès à la salle des dossiers. L'expérience montre que des personnes non autorisées peuvent facilement accéder à la salle d'archivage
• Duplication de données –la plupart des départements d'une organisation doivent avoir accès aux mêmes données. Dans un système manuel, il est courant de dupliquer ces données pour les rendre facilement accessibles à tous les utilisateurs autorisés. Le défi survient lorsque les mêmes données doivent être mises à jour
• Incohérence des données – en raison de la duplication des données, il est très courant de mettre à jour les données d'un fichier et de ne pas mettre à jour les autres fichiers. Cela conduit à une incohérence des données
• Manque de sauvegardes – si le fichier est perdu ou mal géré, les chances de récupérer les données sont presque nulles.

Système d'information informatisé

Des systèmes informatisés ont été développés pour relever les défis des systèmes d'information manuels. La principale différence entre un système d'information manuel et informatisé réside dans le fait qu'un système informatisé utilise une combinaison de logiciels et de matériel pour enregistrer, stocker, analyser et récupérer des informations.

Avantages et inconvénients d'un système d'information informatisé (SIG)

Voici quelques-uns des inconvénients d’un système d’information informatisé.

Avantages:

Voici les avantages des systèmes d’information informatisés

• Traitement rapide des données et récupération d’informations – c'est l'un des plus grands avantages d'un système d'information informatisé. Il traite les données et récupère les informations plus rapidement. Cela conduit à un service client/client amélioré
• Précision des données améliorée – facile à mettre en œuvre des contrôles de validation et de vérification des données dans un système informatisé par rapport à un système manuel.
• Sécurité améliorée – en plus de restreindre l'accès au serveur de base de données, le système d'information informatisé peut mettre en œuvre d'autres contrôles de sécurité tels que l'authentification des utilisateurs, des systèmes d'authentification biométrique, le contrôle des droits d'accès, etc.
• Duplication de données réduite – les systèmes de bases de données sont conçus de manière à minimiser la duplication des données. Cela signifie que la mise à jour des données dans un service les rend automatiquement disponibles aux autres services.
• Systèmes de sauvegarde améliorés – avec la technologie moderne, les sauvegardes peuvent être stockées dans le cloud, ce qui facilite la récupération des données si quelque chose arrivait au matériel et aux logiciels utilisés pour stocker les données
• Accès facile aux informations – la plupart des dirigeants d'entreprise doivent voyager tout en étant en mesure de prendre une décision basée sur les informations disponibles. Le Web et Mobile les technologies permettent d’accéder aux données de n’importe où.

Désavantages:

• L’installation et la configuration coûtent cher – l'organisation doit acheter le matériel et les logiciels requis pour faire fonctionner le système d'information. En outre, les procédures opérationnelles devront être révisées et le personnel devra être formé à l'utilisation du système d'information informatisé.
• Forte dépendance à l’égard de la technologie – si quelque chose arrive au matériel ou au logiciel qui l'empêche de fonctionner, les informations ne sont pas accessibles tant que le matériel ou le logiciel requis n'a pas été remplacé.
• Risque de fraude – Si des contrôles et contrôles appropriés ne sont pas en place, un intrus peut publier des transactions non autorisées telles qu'une facture pour des marchandises qui n'ont jamais été livrées, etc.

Résumé

• MIS signifie Système d'information de gestion. Il s'agit d'un ensemble de personnes, de procédures, de données et de technologies de l'information qui aident les gestionnaires à prendre des décisions éclairées.
• Les systèmes d’information informatisés sont plus efficaces que les systèmes d’information manuels. Les systèmes d’information manuels sont moins chers que les systèmes d’information informatisés.
• Les systèmes de traitement des transactions (TPS) sont utilisés par le personnel opérationnel pour enregistrer les transactions commerciales quotidiennes et sont utilisés pour prendre des décisions structurées.
• Les systèmes d'information de gestion (SIG) sont utilisés par les gestionnaires de niveau intermédiaire pour prendre des décisions semi-structurées.
• Les systèmes d'aide à la décision sont utilisés par les managers de haut niveau et aident les managers de haut niveau à prendre des décisions non structurées.